Overseas Beyond Europe Ufficio Ufficio Relazioni Internazionali Vademecum dello studente Overseas (scambi extra-UE) Procedure e Modulistica A.A. 2014/2015 Caro Studente, cara studentessa, in qualità di vincitore di uno scambio “Overseas” per la mobilità presso un’Università extra europea, troverai di seguito un memorandum con i moduli necessari e le procedure da seguire prima, durante e dopo il tuo soggiorno all’estero. Inoltre troverai una pubblicazione a parte con le informazioni specifiche per il Paese dove sei diretto sui documenti che devi preparare per ottenere il visto, l’assistenza sanitaria e altre pratiche per il tuo soggiorno. Cogliamo l’occasione per augurarti di trarre il massimo profitto da tutte le opportunità di crescita personale, formativa e professionale che ti saranno certamente offerte dall’esperienza Overseas. Buon viaggio! Ufficio Relazioni Internazionali Università Ca Foscari Venezia 1 UNIVERSITÀ CA’ FOSCARI PER LA MOBILITÀ INTERNAZIONALE Ca' Foscari intrattiene rapporti con numerose università e istituzioni extraeuropee, attraverso la stipula di Accordi di Cooperazione Scientifica e Culturale con l'obiettivo di sviluppare attività congiunte di studio, ricerca e formazione, e di incentivare la mobilità di studenti, ricercatori e docenti. Alcuni di questi accordi consentono agli studenti dell’Ateneo di realizzare un’esperienza formativa in regime di scambio con l’università estera partner. Gli studenti, hanno dunque la possibilità di frequentare corsi e sostenere esami presso qualificate università internazionali. Tali esami, se preventivamente concordati con i docenti di Ca’ Foscari tramite compilazione del “Learning Agreement”, sono poi riconosciuti nella carriera universitaria dello studente. Se sei stato selezionato per un periodo di scambio Overseas, ecco i passaggi che devi fare: DOPO L’ACCETTAZIONE Periodo di mobilità Il periodo di mobilità presso l’università ospitante: - può essere di un semestre o di un anno accademico a seconda del tipo di accordo stipulato con l’università partner. ATTENZIONE = non sempre i semestri corrispondono a quelli italiani (con 1° semestre a volte si intende il nostro 2° semestre); - deve essere continuativo e non frammentato; - può essere prolungato. Rinuncia In caso di rinuncia, devi darne tempestiva comunicazione scritta all’Ufficio Relazioni Internazionali. (Basta una e-mail a [email protected] ). Documenti da preparare per l’università ospitante Ricorda di controllare bene le scadenze entro le quali vanno inviati i documenti, in quanto sarà tua cura presentare quanto richiesto, entro le scadenze indicate, all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari, che si occuperà di inviare il tutto alle Università partner. Per chiarimenti e supporto per la preparazione dei documenti da inviare, rivolgiti all’Ufficio Relazioni Internazionali. PRIMA DELLA PARTENZA Tasse e iscrizione a Ca’ Foscari Come studente vincitore di uno scambio Overseas, al momento della partenza, devi risultare iscritto a Ca’ Foscari e sei tenuto al pagamento delle tasse entro le normali scadenze. Se sei uno studente che deve conseguire la laurea nella sessione straordinaria, risulti comunque uno studente cafoscarino e non sei pertanto tenuto a pagare un’ ulteriore rata. 2 Learning Agreement (ALLEGATO 1A e 1B) Prima di partire, dovrai preparare il Learning Agreement (LA), un documento che contiene il piano delle attività che vuoi svolgere all’estero e l’indicazione per il riconoscimento a Ca’ Foscari: - cerca nel sito dell’università ospitante i corsi che possono essere compatibili con il tuo piano di studi; - prepara una bozza del Learning Agreement: Allegato 1A per esami e/o Allegato 1B per ricerca per tesi; - fissa un appuntamento con il docente coordinatore del collegio didattico del tuo corso di laurea a Ca’ Foscari per completare il modulo. Fallo firmare dal docente (Academic contact person) e dall’Ufficio Relazioni Internazionali (Exchange Institutional Coordinator) DURANTE IL PERIODO DI MOBILITA’ Invia i documenti qui sotto elencati per e-mail ([email protected]) o per fax (+39 041 234 7567). Conserva gli originali per le procedure di rientro; Sul sito dell’università sono disponibili tutte le procedure per studenti vincitori di Scambi Overseas Internazionli extra UE; i documenti da utilizzare sono quelli su carta intestata di Ca’ Foscari. Conferma di arrivo (Allegato 3 p. 1) Al tuo arrivo presso l’Università ospitante, compila e fai compilare dall’Ufficio Relazioni Internazionali il modulo di conferma di arrivo (Allegato 3 p. 1), e invialo entro 15 giorni all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari per e-mail ([email protected]) o per fax (+39 041 234 7567). Learning Agreement (Allegato 1A o 1B) Il Learning Agreement (Allegato 1A per studio o Allegato 1B per ricerca) va fatto firmare dal docente referente dello scambio presso l’università ospitante oppure all’Ufficio Relazioni Internazionali e inviato per e-mail ([email protected]) o per fax (+39 041 234 7567) all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari. Ricordati di conservare il documento originale. Cambiamenti al Learning Agreement (Allegato 2) Se devi apportare dei cambiamenti al tuo Learning Agreement, contatta prima per e-mail il docente coordinatore del collegio didattico di Ca’ Foscari che ha firmato il LA originale. Chiedigli di firmare il modulo di cambiamento (Changes to the Learning Agreement) e di inviarlo scansionato per e-mail all’Ufficio Relazioni Internazionali. Il modulo si trova alla pagina http://www.unive.it/nqcontent.cfm?a_id=28278 ATTENZIONE: nel modulo Changes to the Learning Agreement vanno inseriti solo i cambiamenti effettuati rispetto ai corsi indicati nel Learning Agreement originale. I corsi che restano invariati non devono essere riportati nel modulo di variazione 3 PRIMA DEL RIENTRO Conferma di Partenza (Allegato 3 p. 2) In occasione della chiusura del tuo periodo di scambio Overseas, compila e fai compilare dal responsabile dell’ufficio Relazioni Internazionali il modulo di conferma di partenza (Allegato 3 p. 2), e invialo all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari per e-mail ([email protected]) o per fax (+39 041 234 7567). Transcript of records Al termine del tuo periodo di scambio internazionale presso un Paese extra UE, alcune università rilasciano direttamente allo studente il Transcript of Records (certificato degli esami sostenuti). In caso contrario, chiedi che il Transcript venga spedito direttamente all’Ufficio Relazioni Internazionali per e-mail ([email protected]) e per posta (Università Ca’ Foscari di Venezia – Ufficio Relazioni Internazionali/ scambi internazionali - Dorsoduro 3246 - 30123 Venezia - Italia). E’ necessario l’originale per poter procedere al riconoscimento degli esami a Ca’ Foscari. AL RITORNO Compilazione del questionario Chiedi all’Ufficio Relazioni Internazionali, oppure scarica dal sito dell’università, il questionario relativo allo scambio Overseas . Compilalo e consegnalo al tuo rientro. Chiusura del periodo di mobilità Entro 15 giorni dal tuo rientro in Italia dovrai fissare un appuntamento con l' Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari (http://www.unive.it/nqcontent.cfm?a_id=26734 ). Se non dovessi riuscire entro questo termine ti chiediamo gentilmente di avvisarci. Per terminare il tuo periodo di scambio, dovrai consegnare: - i moduli Confirmation of Arrival e Confirmation of Departure (Allegato 3), dai quali risulterà l’intero periodo di mobilità effettuato. - il Learning Agreement (Allegato 1A o Allegato 1B) in originale firmate dall’Università ospitante, le eventuali variazioni approvate dal Direttore del Collegio didattico; - il Transcript of records, se rilasciato dall’università ospitante; Rimborso spese Per ottenere il rimborso delle spese di viaggio dovrai compilare il modulo di rimborso (Allegato 4 vedi sessione allegati), presentando il biglietto aereo con indicazione della spesa sostenuta, le carte d’imbarco in originale, o in formato elettronico, eventuali altri giustificativi di spesa (ad es: ricevute di alloggio) fino al raggiungimento della somma massima prevista. Ti ricordiamo che il contributo massimo previsto dipende dalle destinazione. In nessun caso potranno essere corrisposti contributi per le spese di viaggio in assenza di giustificativi. 4 IMPORTANTE: ricorda che per poter avere il rimborse delle spese di viaggio è necessario attivare la carta prepagata di Ca’ Foscari e comunicare il codice IBAN. ATTIVITÀ A CUI POTRAI PARTECIPARE AL RIENTRO Erasmus Students Network (ESN) a Venezia L‘Erasmus Student Network (ESN) è una delle più grandi associazioni studentesche in Europa. Fondata nel 1989, si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali. È costituita da studenti interessati all’internazionalizzazione o che hanno già partecipato a progetti di mobilità. Il target sono gli studenti in scambio in tutta Europa e nel mondo, con l’obiettivo di aiutarli nel processo di integrazione nel paese che li ospita, attraverso l’organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche. Al tuo rientro, puoi aderire a ESN Venezia in qualsiasi momento dell’anno accademico, contattando direttamente l’associazione: [email protected] FB: Esn Venezia www.esnvenezia.it Programma Ca’ Foscari Buddy Un Buddy è uno studente di Ca’ Foscari disponibile a fare da tutor a uno studente internazionale nel proprio tempo libero, aiutandolo a integrarsi nella vita universitaria. Per diventare un Buddy, invia all'Ufficio Relazioni Internazionali per e-mail ([email protected]) l’apposito modulo di adesione che trovi su www.unive.it/cafoscari-buddy entro le scadenze: 30 Aprile 2014 – disponibilità per il primo semestre o l’intero anno accademico 2014/2015; 30 Ottobre 2014 – disponibilità per il secondo semestre dell’anno accademico 2014/2015. Ufficio relazioni internazionali L’ufficio è a disposizione per ogni informazione durante l’orario di ricevimento: martedi 9.30>12.30, mercoledi 9.30>12.30 e 14.30>15.00, venerdi 9.30>12.30. È obbligatoria la prenotazione on line dal link www.unive.it/prenotazione-servizi-studenti Università Cà Foscari Venezia, Dorsoduro 3246 – 30123 Venezia Università Cà Foscari Venezia > Cà Foscari Internazionale Tel.: 39 041 234 7570 Fax: +39 041 234 7567 e-mail: [email protected] Tutti i moduli possono essere scaricati sul sito: Università Cà Foscari Venezia > Cà Foscari Internazionale > Mobilità in Uscita > Studio all’estero > Scambi Culturali Internazionali extra-Ue 5 CHECKLIST Verifica di non avere dimenticato nulla! Dopo l’accettazione Preparare e inviare i documenti richiesti dall’università ospitante secondo le scadenze Controllare che i documenti di viaggio siano validi per il Paese di destinazione e provvedere al visto e all’assicurazione sanitaria Prima di partire Compilare il Learning Agreement e farlo firmare dal docente coordinatore del collegio didattico del tuo corso di laurea a Ca’ Foscari Provvedere all’iscrizione a Ca’ Foscari (e al pagamento delle tasse d’iscrizione all’Università Ca’ Foscari) Durante il periodo di mobilità Inviare copia della Confirmation of Arrival all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari Far firmare il Learning Agreement e inviarlo all’Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari per fax o e-mail In caso di cambiamenti al Learning Agreement, farle approvare dall’Università ospitante e inviarlo al docente coordinatore del collegio didattico di Ca’ Foscari che ti ha firmato il LA originale. Prima del rientro Al termine del periodo far compilare la Confirmation of Departure dall’Università straniera Assicurarsi che il Transcript of Records, se non viene consegnato, venga inviato ai recapiti corretti Al rientro in Italia Presentare la documentazione richiesta all’Ufficio Relazioni Internazionali dell’Università Ca’ Foscari entro 15 giorni dal rientro in Italia SCADENZE Entro una settimana dalla pubblicazione delle graduatorie: accettazione scambio Entro 15 giorni dalla data di arrivo presso l’università ospitante: inviare la Confirmation of Arrival Entro 30 giorni dall’inizio dei corsi presso l’università ospitante: inviare variazioni del L.A. Entro 15 giorni dal rientro in Italia: consegnare i documenti in originale all’ Ufficio Relazioni Internazionali. 6 GLOSSARIO Accommodation (Housing) Form Modulo richiesto dall’università ospitante allo studente vincitore di uno scambio internazionale in un paese extra UE in partenza per richiedere l’alloggio durante il periodo all’estero. Application Form Modulo di iscrizione richiesto dall’università ospitante allo studente vincitore di uno scambio internazionale in un paese extra UE in partenza. Possono essere previste scadenze entro cui inviare il modulo e diverse modalità di invio (online, via fax, via posta etc…). Confirmation of Arrival Dichiarazione che certifica l’arrivo dello studente presso l’università ospitante. Deve essere firmata dall’università ospitante e spedita all’Ufficio Relazioni Internazionali dell’Università Ca’ Foscari Venezia. Confirmation of Departure Dichiarazione che certifica la partenza dello studente dall’università ospitante. Deve essere firmata dall’università ospitante e consegnata all’Ufficio Relazioni Internazionali dell’Università Ca’ Foscari Venezia. ESN (Erasmus Student Network) Associazione studentesca che si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali attraverso l’organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche per gli studenti internazionali. Hosting Institution (o “Receiving Institution”) Università di destinazione o Università ospitante che accoglie lo studente durante il periodo di mobilità. Institutional Coordinator Responsabile amministrativo del Programma di scambio. Nel caso dell’Università Ca’ Foscari si tratta dell’Ufficio Relazioni Internazionali. Learning Agreement Piano di studi scambi internazionali, che specifica gli esami da svolgere presso l’università ospitante e gli esami corrispondenti nell’università di origine. Sending Institution (o “Home Institution”) L’Università presso cui lo studente è immatricolato (ovvero l’Università Ca’ Foscari Venezia). Statement of purpose (o “Study Project”) 7 Spesso le Università ospitanti chiedono a integrazione della documentazione per l’ammissione, anche la stesura di un “statement of purpose” o “study project”. Si intende con questo la produzione di un testo in cui lo studente ha l’opportunità di raccontare le tue motivazioni personali, le tue esperienze e le tue attività e i tuoi futuri obiettivi. Deve essere scritto in maniera convincente e deve descrivere anche le tue conoscenze culturali e linguistiche. Lo scopo è di scrivere un testo che nessun altro saprebbe scrivere al posto tuo. Transcript of Records Certificato degli esami sostenuti. 8 – International Relations Office, Ca’ Foscari, Dorsoduro 3246, 30123 301 Venice, Italy – International Exchange Outgoing Student LEARNING AGREEMENT Annex 1A Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca’ Foscari University of Venice by fax (+39 041 234 7567) or by e-mail e ([email protected]). @unive.it). The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca’ Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. period DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Academic year Student’s name Field of study Sending institution ______________________ Semester ______ Matriculation number __________ ______________________ Student’s surname _____________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _Università Università Ca’ Foscari Venezia______________ Venezia Hosting Institution Country _ _Italy_________________ Country Course unit code Course unit title OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC Number of university credits recognized at Ca’ Foscari F University OC = Original Course at the hosting university; EC = Equivalent Course at Ca’ Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. Student’s Date (dd/mm/yyyy) signature 9 SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ Academic contact person’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) ____________________________ Exchange Institutional Coordinator’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ __________ ____________________________ Date Exchange Institutional Academic contact person’s signature Coordinator’s signature (dd/mm/yyyy) __________ Date (dd/mm/yyyy) 10 – International Relations Office, Ca’ Foscari, Dorsoduro 3246, 30123 Venice, Italy – International Exchange Outgoing Student LEARNING AGREEMENT AGREEMENT FOR RESEARCH ACTIVITIES Annex 1B Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca’ Foscari University of Venice by fax (+39 041 234 7567) or by e-mail e ([email protected]). @unive.it). The student has also to submit ubmit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca’ Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Research activities for the degree thesis Academic year Student’s name Field of study Sending institution ______________________ Semester ______ Matriculation number __________ ______________________ Student’s surname _____________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _Università Università Ca’ Foscari Venezia______________ Venezia Hosting Institution Country _ _Italy_________________ Country Description of the research esearch activities for the degree thesis: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Student’s signature Date (dd/mm/yyyy) 11 SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ Academic contact person’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) ____________________________ Exchange Institutional Coordinator’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ __________ ____________________________ Date Exchange Institutional Academic contact person’s signature Coordinator’s signature (dd/mm/yyyy) __________ Date (dd/mm/yyyy) 12 – International Relations Office, Ca’ Foscari, Dorsoduro Dorsoduro 3246, 30123 Venice, Italy – International Exchange Outgoing Student CHANGES TO THE LEARNING AGREEMENT Annex 2 Please fill in the form and send it to the International International Relations Office of Ca’ Foscari University of Venice by fax (+39 041 234 7567) or by e-mail mail ([email protected]). The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca’ Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. CHANGES TO THE ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT (to be filled in only if appropriate) Academic year Student’s name Field of study Sending institution ______________________ Semester ______ Matriculation triculation number __________ ______________________ Student’s surname _____________________________ ______________________________________________________________________ _Università Università Ca’ Foscari Venezia______________ Venezia Hosting Institution Country _ _Italy_________________ Country Course unit code Course unit title OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC OC EC Del. Add. Number of university credits OC = Original Course at the hosting university; EC = Equivalent Course at Ca’ Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. Student’s signature Date (dd/mm/yyyy) 13 SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ Academic contact person’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) ____________________________ Exchange Institutional Coordinator’s signature __________ Date (dd/mm/yyyy) HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. ______________________________ __________ ____________________________ Date Exchange Institutional Academic contact person’s signature Coordinator’s signature (dd/mm/yyyy) __________ Date (dd/mm/yyyy) 14 – International Relations Office, Ca’ Foscari, Dorsoduro 3246, 30123 Venice, Italy – International Exchange Outgoing Student CONFIRMATION OF ARRIVAL Annex 3, p.1 Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca’ Foscari University of Venice by fax (+39 041 234 7567) or by e-mail e mail ([email protected]). The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Interna Relations Office of Ca’ Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. Academic year Student’s name Sending institution ______________________ __________ Semester ______ Matriculation number __________ ______________________ Student’s surname _Università Ca’ Foscari Venezia______________ Number of months of the Exchange mobility period _____________________________ ___________________________ Country _Italy________ _Italy_________________ _______________________________________________ ______________________________ HOSTING INSTITUTION: Name and full address __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ International Relations Officer – name and surname, tel., fax, e-mail __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ DATE OF ARRIVAL at the hosting institution (dd/mm/yyyy): (dd/mm/yyyy) Student’s signature __________________________ _______________________________ International Relations Officer of the hosting institution: signature and stamp _________________________________ _______________________________________ __________________________________ ________________________ Date (dd/mm/yyyy) _______________ ____________________ Date (dd/mm/yyyy) __________________________ _________ 15 – International Relations Office, Ca’ Foscari, Dorsoduro 3246, 30123 Venice, Italy – International Exchange Outgoing Student CONFIRMATION OF DEPARTURE Annex 3, p.2 Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca’ Foscari University of Venice by fax (+39 041 234 7567) or by e-mail e ([email protected]). @unive.it). The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to to the International Relations Office of Ca’ Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. Academic year Student’s name Sending institution ______________________ Semester ______ Matriculation number __________ ______________________ Student’s surname _Università Ca’ Foscari Venezia______________ Number of months of the Exchange mobility period _____________________________ Country _Italy________ _Italy_________________ _______________________________________________ ______________________________ HOSTING INSTITUTION: Name and full address __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ International Relations Officer – name and surname, surname tel., fax, e-mail __________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ DATE OF DEPARTURE from the hosting institution (dd/mm/yyyy): (dd/mm/yy Student’s signature __________________________ ___________________________________________ International Relations Officer of the hosting institution: signature and stamp _________________________________ __________________________________________ __________________________________ __________________________ Date (dd/mm/yyyy) _______________ __________________________ Date (dd/mm/yyyy) __________________________ _________ 16 ATTENZIONE Conserva questo vademecum con cura perché contiene tutta la modulistica utile per il tuo Scambio Internazionale Ufficio Relazioni Internazionali Università Ca’ Foscari Venezia Dorsoduro 3246 - 30123 Venezia www.unive.it > Ecco come > Mobilità internazionale [email protected] Tel: +39 041 234 7566 Fax: +39 041 234 7567 17
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