Regolamento Etico nei rapporti di fornitura con

Regolamento Etico nei rapporti di fornitura con Umbra Cuscinetti S.p.A.
In un’economia sempre più globale ed integrata, la creazione di una rete di relazioni
durature e reciprocamente soddisfacenti con Fornitori e Partners qualificati rappresenta
per Umbra Cuscinetti S.p.A. un obiettivo strategico ed una fonte di successo competitivo.
Lo sviluppo di tali relazioni con i Fornitori non solo potrà generare un impatto positivo sulle
attività gestionali aziendali, ma ci aiuterà a raggiungere l’obiettivo di fondo, costituito dal
miglioramento del servizio offerto ai nostri Clienti.
Oltre alla valorizzazione delle linee guida che caratterizzano la Umbra Cuscinetti S.p.A,
vengono qui sintetizzati i concetti di coerenza e trasparenza comportamentale che
regolano i rapporti con i Partner commerciali, improntandoli a condizioni di parità e di
rispetto reciproco e individuando criteri di selezione fondati sulla qualità e competitività dei
servizi o beni offerti.
1. Integrità nella relazione
Il processo di acquisto deve conciliare, nello stesso tempo, la ricerca del massimo
vantaggio competitivo e la concessione delle medesime opportunità a ciascun Fornitore o
potenziale Fornitore.
Nella gestione delle relazioni con i Fornitori e i potenziali Fornitori, Umbra si impegna ad
attenersi ai principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà. Umbra non intende
ricavare vantaggi competitivi dai Fornitori in base a comportamenti non responsabili.
Umbra si impegna altresì ad evitare che nei rapporti in essere, si cerchi di approfittare di
lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto con un Fornitore al
solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali il Fornitore si
sia venuto a trovare.
Tale impegno, che coinvolge la relazione con il sistema dei Fornitori nel suo complesso, è
quindi richiesto a tutte le funzioni aziendali coinvolte in qualsiasi modo in tale relazione.
Ogni collaboratore deve comprendere che la sua condotta verrà attribuita ad Umbra e
influenzerà la sua relazione interna e esterna.
Le relazioni con i Fornitori sono disciplinate soltanto da criteri oggettivi. In nessuna
circostanza le relazioni e gli interessi personali di un collaboratore, di qualsiasi unità
organizzativa, possono influire nell’aggiudicazione di un contratto o di un ordine. Nessun
collaboratore può, direttamente o indirettamente, ottenere vantaggi personali dall’
aggiudicazione di una fornitura. Deve essere evitato qualsiasi atto che condizioni, anche in
maniera indiretta, la scelta di un Fornitore.
Qualsiasi irregolarità o tentativo di turbare la correttezza delle trattative va segnalata
all’Ufficio Acquisti (quale autorità preposta alla negoziazione) o alla Direzione Umbra.
L’aver notato che altri si comportano in maniera non consona non giustifica mai una
violazione di queste regole da parte di un collaboratore.
2. Riservatezza
Umbra assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso ottenute dai
Fornitori e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole
autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti.
Umbra è tenuta a non utilizzare informazioni riservate ottenute dai Fornitori per scopi non
connessi con l’esercizio della propria attività.
Umbra pone in essere ogni ragionevole e necessaria azione per assicurare che non venga
fatto uso di informazioni confidenziali di Fornitori allo scopo di acquisire vantaggi
competitivi e si impegna a:
• tenere riservati i documenti e le informazioni acquisite dai Fornitori attuali e/o
potenziali;
• non farne utilizzo in chiave opportunistica allo scopo di massimizzare l’esito delle
trattative a proprio favore o a favore di un concorrente;
È sempre vietato l’invio ad altri offerenti di informazioni riguardanti l’identità di un offerente
o il contenuto della sua offerta.
3. Potenziali conflitti di interesse
Devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o
possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.
Non deve crearsi nessuna situazione che crei vantaggi ad un’azienda a dispetto delle
altre. A maggior ragione, non possono o non devono crearsi situazioni che avvantaggino
un’azienda a discapito del vantaggio complessivo di Umbra.
Ogni collaboratore deve mantenere separati i propri interessi da quelli di Umbra. Le
decisioni dei collaboratori non devono essere influenzate da interessi privati o da relazioni
personali. I potenziali conflitti di interesse devono essere comunicati immediatamente. Le
irregolarità devono essere immediatamente segnalate all’Uff.Acquisti o alla Direzione
Umbra
4. Concorrenza e mercato
Umbra promuove una competizione leale e sostenibile tra i propri Fornitori. Una
competizione leale e sostenibile è funzionale all’interesse stesso di Umbra e di tutti gli altri
attori del processo.
Nella promozione della competizione, Umbra presta una adeguata attenzione a non
agevolare il mantenimento o la creazione di posizioni dominanti o di dipendenza
economica e si impegna a rispettare i principi e le leggi comunitarie e nazionali poste a
tutela della concorrenza, onde evitare che qualsiasi accordo o comportamento assunto in
nome di una qualsiasi delle Aziende facenti parte del Gruppo Umbra possa costituire una
restrizione della concorrenza tra Fornitori o potenziali Fornitori.
Nelle eventuali situazioni di rapporto asimmetrico, Umbra:
a) si impegna a mantenere un comportamento particolarmente equilibrato e non abusare
della sua eventuale posizione di forza con Fornitori economicamente dipendenti;
b) considera con favore, sostiene e promuove iniziative finalizzate al superamento dei
rapporti asimmetrici e alla riduzione della dipendenza economica di particolari Fornitori.
Umbra si impegna a garantire:
a) un rapporto aperto con i Fornitori e i potenziali Fornitori, improntato alla massima
trasparenza, compatibilmente con le esigenze di riservatezza, concorrenzialità e di altri
obiettivi economici;
b) la massima accoglienza e protezione dei contributi innovativi (di prodotto, di processo,
tecnologico, procedurale, ecc.) espresso dal sistema dei Fornitori.
5. Deroghe di Comportamento al Regolamento
Deroghe al presente Regolamento sono ammesse, nei casi specificati nel § 3, purché
abbiano carattere di eccezionalità e urgenza. Tali deroghe devono essere documentate e
motivate sulla base di regole chiare e trasparenti.
6. Definizione dei requisiti di fornitura
Le specifiche o i requisiti di fornitura sono definiti dall’ente che richiede la fornitura in
collaborazione con l’Uff.Acquisti Umbra che stipula l’ordine o il contratto e da quest’ultimo
condivise.
Umbra definisce le proprie condizioni di fornitura documentandoli nelle Condizioni Generali
di Fornitura della Umbra Cuscinetti S.p.A., nel Manuale Qualità Fornitori o in specifiche,
documenti, comunicazioni, capitolati chiari, imparziali, oggettivi, pertinenti, consolidati e
completi.
Umbra si impegna a garantire, tempestivamente e a tutti i Fornitori senza alcuna
discriminazione, l’accesso a informazioni necessarie per la definizione dei beni e dei
servizi da offrire.
I requisiti di fornitura vanno espressi, quando la natura oggettiva del bene o del servizio lo
consentono, in termini di richieste o capitolati o specifiche funzionali/prestazionali in modo
da definire con precisione l’oggetto della fornitura.
Eventuali modifiche e integrazioni dei requisiti, successivi alla loro pubblicazione, devono
essere tempestivi, trasparenti e accessibili a tutti i Fornitori o potenziali Fornitori.
In linea di principio sono da evitare, salvo eccezioni documentate e regolate da apposite
richieste o procedure:
a) le formulazioni di requisiti che limitano, nella forma o nel contenuto, la concorrenza tra
Fornitori o che possano ingenerare il dubbio che i criteri e le procedure di scelta non siano
trasparenti o imparziali;
b) le specifiche costruite su un prodotto o servizio o sulle specifiche caratteristiche di un
particolare Fornitore;
c) la definizione di requisiti superiori a quelli effettivamente necessari;
d) le specifiche incomplete o provvisorie.
7. Selezione e valutazione dei Fornitori
Umbra seleziona i propri Fornitori e Partners commerciali attraverso procedure chiare,
trasparenti, certe, e non discriminatorie, utilizzando esclusivamente criteri oggettivi,
documentabili, meritocratici e trasparenti, legati:
a) alla rispondenza dell’offerta ai requisiti specificati;
b) alla competitività oggettiva dei servizi e dei prodotti offerti;
c) ai dati il più possibile oggettivi sul rispetto dei requisiti di qualità richiesti al Fornitore e
sulla solidità economica ed organizzativa del Fornitore;
d) al rapporto tra fatturato globale e fatturato riferito ad Umbra, che non deve essere
costituito da una % consistente. Questo ad evitare che l’eventuale chiusura nei rapporti di
fornitura, cosa sempre possibile, non costituisca minaccia per l’esistenza stessa del
Fornitore;
f) alla conformità dei Fornitori ai contenuti del presente Regolamento.
I Fornitori e i Partner Commerciali sono tenuti ad adeguarsi agli standard di selezione
scelti dall’Azienda.
Umbra si impegna a:
a) consentire, a chiunque sia in possesso dei requisiti oggettivi necessari, di partecipare al
processo di selezione;
b) assicurare una concorrenza sufficiente nella selezione di un Fornitore;
c) vegliare sulla corretta esecuzione dei processi e di conseguenza:
d) escludere dalla fornitura quei soggetti che attraverso pressioni esterne al rapporto
Cliente/Fornitore abbiano cercato di ottenere qualche commessa;
e) prendere gli opportuni provvedimenti, fino all’esclusione definitiva da qualsiasi trattativa,
per quei Fornitori che abbiano compiuto azioni deontologicamente discutibili;
Umbra valuta i propri Fornitori attraverso sistemi di monitoraggio trasparenti, certi e non
discriminatori, che si impegna a tenere aggiornati in funzione delle evoluzioni dei dati e
delle procedure
8. Stipula dei contratti
Umbra assume impegni di fornitura attraverso procedure chiare, certe e non
discriminatorie, volte in particolare a:
a) assicurare che gli impegni contrattuali possano essere assunti solo dagli Acquisti
Umbra, unità preposta alle trattative e alla stipula di ordini e contratti, o direttamente dalla
Direzione;
b) prevenire la possibilità che collaboratori privi delle necessarie autorizzazioni assumano
impegni di fornitura, anche verbalmente, creando in tal modo elementi di responsabilità
precontrattuale;
Un contratto con un Fornitore deve sempre essere caratterizzato da estrema chiarezza e
disciplinare, in linea generale, almeno i seguenti aspetti:
a) descrizione della fornitura;
b) condizioni contrattuali (prezzi, date di consegna, requisiti, fatturazione e pagamenti);
c) regolamentazione dei subappalti;
d) recesso e risoluzione;
e) variazioni prezzi;
Nella stipula di un contratto si deve inoltre evitare ogni possibile forma di abuso o
dipendenza del Fornitore, anche nel rigoroso recepimento delle norme imperative
disciplinanti specifici rapporti contrattuali.
Un Fornitore non deve essere indotto a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli
intendere un successivo contratto più vantaggioso.
9. Esecuzione e valutazione di conformità della fornitura
Umbra si impegna a garantire parità di trattamento a tutti i Fornitori e a non discriminare
alcun Fornitore nell’accesso ad ambienti, mezzi aziendali e informazioni necessari al
Fornitore per l’adempimento del contratto.
L’accettazione di beni e servizi da parte dell’ente aziendale preposto deve avvenire sulla
base di regole certe e trasparenti. In particolare la valutazione di conformità del bene
consegnato o del servizio erogato con quello ordinato, anche ai fini delle implicazioni sulla
sicurezza dei luoghi di lavoro e dei prodotti, deve essere tempestiva (entro un termine
congruo con la natura della fornitura) e basarsi su criteri oggettivi e verificabili.
10. Vigilanza sulla catena di approvvigionamento
Umbra incoraggia i propri Fornitori ad adottare i principi contenuti nel presente
regolamento.
I Fornitori e Partners Commerciali si impegnano a:
• rispettare le leggi degli ordinamenti giuridici di volta in volta applicabili;
• non ammettere e non intraprendere alcuna forma di corruzione, inclusi pagamenti o
altre forme di benefici al fine di influenzare decisioni;
• prevenire la violazione, anche da parte delle proprie catene di approvvigionamento
dei seguenti principi internazionali:
a) la Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo delle Nazioni Unite,
b) le Convenzioni dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro, e
c) la Convenzione delle Nazioni Unite sui Diritti dell’Infanzia, vigilando sulla loro
osservanza e attuazione.
• promuovere al proprio interno il rispetto dei diritti umani fondamentali dei
dipendenti, promuovere pari opportunità per i propri dipendenti, nonché un
trattamento equo degli stessi, indipendentemente da colore della pelle, razza,
nazionalità, background sociale, disabilità, orientamento sessuale, fede politica o
religiosa, sesso o età;
• rispettare la dignità personale, la privacy e i diritti di ciascun individuo;
• astenersi dall'assumere o fare lavorare qualcuno contro la sua volontà;
• non ammettere alcun trattamento inaccettabile dei dipendenti, quali crudeltà
mentale, molestia sessuale o discriminazione;
• proibire qualsiasi comportamento che sia sessualmente offensivo, coercitivo,
minaccioso, ingiurioso o di sfruttamento;
• fornire una remunerazione adeguata e garantire il salario minimo nazionale
obbligatorio vigente;
• conformarsi al numero massimo di ore di lavoro stabilito dalle norme applicabili;
• riconoscere, per quanto legalmente possibile, il diritto di libera associazione dei
dipendenti e non appoggiare, né discriminare membri di organizzazioni associative
di dipendenti o sindacati.
non assumere lavoratori di età inferiore a 15 anni oppure, nei paesi soggetti alla
deroga per i paesi in via di sviluppo della Convenzione 138 dell'OIL
(Organizzazione Internazionale del Lavoro), non assumere lavoratori di età inferiore
a 14 anni
• assumersi la responsabilità per la salute e la sicurezza dei dipendenti; le violazioni
da parte dei Fornitori delle norme applicabili in materia di sicurezza e salute nei
luoghi di lavoro, tutela dell’ambiente e salute pubblica e dei principi internazionali
sopra richiamati prevedono opportuni meccanismi sanzionatori, tesi anche ad
evitare reati contro la pubblica amministrazione o disastri ambientali. A tale fine, nei
contratti di approvvigionamento saranno predisposte apposite clausole rescissorie
• tenere sotto controllo i pericoli e intraprendere le misure precauzionali più adeguate
contro incidenti e malattie professionali;
• offrire attività di formazione e assicurare che i dipendenti siano informati sulle
problematiche relative a salute e sicurezza;
• istituire o utilizzare un sistema di gestione della sicurezza e della salute dei
lavoratori secondo lo standard OHSAS 18001 o sistema equivalente;
• agire in conformità alle normative statutarie e internazionali sulla tutela ambientale;
• ridurre al minimo l'inquinamento e apportare continui miglioramenti per la tutela
dell'ambiente;
• istituire o utilizzare un sistema di gestione ambientale in conformità allo standard
ISO 14001 o sistema equivalente.
• conformarsi ai principi di non discriminazione in materia di selezione e trattamento
dei fornitori.
11. Gestione del processo di approvvigionamento
Il processo interno di approvvigionamento è gestito dall’Uff.Acquisti Umbra, che
rappresenta l’autorità negoziale e si organizza e opera in modo da garantire un effettivo e
efficace svolgimento delle proprie funzioni, coordinandosi con l’ente aziendale che richiede
la fornitura.
All’Uff.Acquisti Umbra compete di:
a) vigilare sul regolare andamento del processo di acquisto e sull’applicazione delle regole
di condotta del presente Regolamento;
b) assistere l’ente aziendale che richiede la fornitura nella definizione delle specifiche di
fornitura in conformità ai principi di cui al paragrafo 7 del presente Regolamento;
c) verificare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo e amministrativo di supporto al
processo di acquisto, assicurando in particolare l’esistenza e l’applicazione delle
procedure menzionate nelle regole di condotta nonché la loro conformità al presente
Regolamento;.
3) In particolare, a Acquisti di Umbra competono, in via esclusiva, le seguenti funzioni:
a) verifica e approvazione formale delle specifiche formulate dall’ ente aziendale che
richiede la fornitura in conformità ai principi di cui al paragrafo 7 del presente
Regolamento;
b) definizione, applicazione e aggiornamento costante delle politiche e procedure
specifiche per la protezione delle informazioni confidenziali, in particolare tramite la
sottoscrizione di accordi di riservatezza con i Fornitori;
c) definizione dei criteri di aggiudicazione della fornitura e di selezione e valutazione del
Fornitore (Vendor Rating) in conformità ai principi di cui al paragrafo 8 del presente
Regolamento;
d) emissione degli ordini e stipula dei contratti in conformità ai principi di cui al paragrafo 9
del presente Regolamento;
•
e) vigilanza sul processo di esecuzione e valutazione della fornitura (di competenza
dell’ente aziendale che richiede la fornitura) in conformità ai principi del presente
Regolamento.
12. Vigilanza del processo interno di approvvigionamento
1) Agli Organismi di Controllo e alla Direzione Umbra compete di:
a) verificare l’esistenza dei controlli necessari da parte di Acquisti di Umbra per vigilare sul
regolare andamento del processo di acquisto;
b) vigilare sul rispetto dei principi generali e dei principi di attuazione del presente
Regolamento;
c) vigilare sull’esistenza delle procedure menzionate nelle regole di condotta e sulla loro
conformità con il contenuto del presente Regolamento;
d) gestire eventuali conflitti di competenze tra:
– autorità negoziali (Acquisti)
– autorità di spesa (Enti aziendali richiedenti)
– autorità preposta al pagamento (Amministrazione)

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