RELAZIONE ANNUALE OVC

RELAZIONE SULLE ATTIVITA’ SVOLTE NEL PERIODO
NOVEMBRE-DICEMBRE 2013 – GENNAIO 2014
DALL’ORGANISMO DI VIGILANZA E CONTROLLO
- D.lgs. 231/2001 -
La presente relazione intende illustrare le attività svolte dall’Organismo di Vigilanza e
Controllo (nel seguito, “OVC” ) così come richiesto dal Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo (nel seguito, “Modello Organizzativo”) adottato, in conformità ai
requisiti previsti dal decreto Legislativo 231/2001 e successive modifiche e
aggiornamenti, da “Unirelab S.r.l.”.
PREMESSA
Si rammenta che il Consiglio di Amministrazione nella seduta del 07.11.2013, ha
istituito l’Organismo di Vigilanza, in forma collegiale, che è chiamato ai sensi dell’art
6 del Decreto legislativo 231/2001 a svolgere il compito di vigilare sul funzionamento
e l’osservanza del Modello Organizzativo, approvato in data 19.12.2013, curandone
anche il relativo aggiornamento. Sono stati nominati i componenti nelle persone
dell’Avv. Giuseppe Ignazio Nicosia, dell’Avv. Michele Puma e del “responsabile
amministrativo” della società, attualmente il f.f., Dott. Antonello Gallo. I componenti
dell’OVC hanno ricevuto ed esaminato il Modello Organizzativo adottato dal
Consiglio di Amministrazione della società completo degli allegati.
UNIRELAB S.R.L. Unipersonale
Società soggetta ad attività di direzione e coordinamento del Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali
Sede legale ed amministrativa: Via Quintino Sella, 42 - 00187 Roma - Tel. 0646656512
Sede operativa: Via A. Gramsci, 70 – 20019 Settimo Milanese (MI) – Tel. 0233502133 – Fax 0233514200
PEC: [email protected]
C.F. e P.IVA: 07535401009 - Capitale Sociale: euro 1.717.345 i.v.
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ATTIVITA’ SVOLTA
Nel Corso della prima riunione, tenutasi in data 17.01.2014, l’OVC ha provveduto
all’esame del “Modello Organizzativo” del “Codice Etico” dei vigenti “Statuto
Sociale” e “Manuale della Qualità”. E’stato esaminato, inoltre, il regolamento
dell’OVC.
In adempimento al disposto di legge e con riferimento alle prescrizioni e procedure
previste dal Modello Organizzativo, l’OVC ha statuito di iniziare una preliminare
analisi e verifica
della operatività della struttura organizzativa della società, dei
rapporti intrattenuti e delle eventuali criticità di sistema, alla luce della normativa di
riferimento, al fine di una completa conoscenza da parte di tutti i membri della
situazione attuale della società,
riservandosi all'esito ulteriori incontri ed
approfondimenti in merito ed eventuali proposte.
Per quanto attiene la verifica dell’efficacia del modello nel tempo, stante la
recentissima redazione del medesimo, si è ritenuto opportuno iniziare un periodo di
osservazione e controllo, pari a mesi sei, onde rilevare eventuali criticità ed elaborare
proposte risolutive di quanto eventualmente accertato.
L’Organismo ha, altresì, deciso di dare comunicazione a tutti i dipendenti, agli organi
societari ed agli eventuali terzi a contatto con la società, dell’esistenza e del contenuto
del “Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo” e del “Codice Etico”, mediante
pubblicazione degli stessi documenti sul sito istituzionale della società all'indirizzo
www.unirelab.com, precisamente con le seguenti modalità:
Nell’area “info”, sotto la voce “amministrazione trasparente” è stata predisposta
un'area dedicata all’ODV, in cui sono stati inseriti i seguenti documenti elettronici
liberamente consultabili dall' utente:
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a) Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo;
b) Statuto Sociale;
c) Codice Etico;
d) Modulo di segnalazione all’ODV della commissione o dei tentativi di commissione
di uno dei reati contemplati dal D.lgs. 231/2001.
e) La presente Relazione dell’OVC.
Sempre in detta area verranno via via pubblicate le relazioni periodiche redigende
dall’OVC.
Della pubblicazione sul sito internet societario di detti documenti e dell'apertura
dell'area verrà data comunicazione anche tramite e-mail o altro mezzo equivalente, con
invito a tutti i destinatari a prenderne visione e cognizione.
Con riguardo all’attività di monitoraggio, considerato che gli audit sono attualmente in
corso, l' ODV fa riserva di comunicare eventuali suggerimenti per conseguenti azioni
correttive, rilevandosi come, alla data attuale, non siano pervenute segnalazioni di
alcun tipo.
Per quanto riguarda la eventuale segnalazione della commissione di reati o di tentativi
di essi, in relazione a quanto statuito dal Modello Organizzativo, L’OVC ha iniziato ad
elaborare le modalità tecniche per consentire la presentazione delle comunicazioni o
segnalazioni anche in modalita' anonima.
A seguito di tale attività, il personale dipendente, gli organi sociali ed eventuali terzi,
nel rispetto della privacy, potranno comunicare o segnalare fatti costituenti reato,
anche solo potenzialmente, utilizzando sia strumenti elettronici, per il tramite di un
link sul sito o altra soluzione che consenta la trasmissione sicura delle segnalazioni, o
tramite una cassetta installata presso la sede amministrativa di via Q. Sella, 42. E' in
corso di predisposizione apposito regolamento, per meglio ed ulteriormente
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disciplinare le dette attività, regolamento che verrà parimenti pubblicato nella suddetta
sezione “amministrazione trasparente”.
L’Organismo ha, altresì, predisposto la creazione di un registro di protocollo nel quale
verranno registrati tutti gli atti in entrata e uscita.
Da una prima analisi delle procedure inserite nel Modello Organizzativo la struttura
organizzativa e le azioni eseguite appaiono adeguate alle prescrizioni in esso indicate e
risultano attuati i sistemi di controllo nelle aree di rischio in cui operano le singole
unità.
L’OVC attesta l’avvenuta pubblicazione dei dati, ai sensi dell’art. 14 del D.lgs. n.
150/2009 e dell’art. 44 del D.lgs. n. 33/2013.
Si dà comunque atto che non sono giunte segnalazioni di commissione o di tentativi di
commissione di uno dei reati contemplati dal D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, recante
“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e
delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della
legge 29 settembre 2000, n. 300”, ovvero di violazione o elusione fraudolenta del
Modello Organizzativo di “Unirelab S.r.l.”.
OBIETTIVI
L' ODV, nella suddetta riunione, ha posto i seguenti obiettivi operativi:
-
Verificare l'adeguatezza delle prescrizioni e procedure del Modello Organizzativo,
previo esame comparato della operatività della struttura organizzativa della società;
-
Organizzare momenti formativi per i dipendenti ed i collaboratori, oltre che per gli
organi sociali, tali da far crescere la coscienza della legalità e la cultura del rispetto
delle norme, oltre che la conoscenza delle regole e procedure rappresentate nel
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Modello Organizzativo;
-
Garantire l’efficacia del Modello Organizzativo nel tempo, operando delle
proiezioni di funzionamento;
-
Segnalare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale eventuali
possibili miglioramenti ed adeguamenti delle procedure adottate, dei processi e
dell’organizzazione posta a presidio di essi, alla luce dei risultati degli audit
effettuandi;
Roma, 30 gennaio 2014
Avv. Michele Puma
Avv. Giuseppe Ignazio Nicosia
Dott. Antonello Gallo
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