15 Luglio 2014 Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura

15 Luglio 2014
Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA
Gentile Cliente,
abbiamo rilasciato un nuovo modulo software e creato un servizio web per gestire in modo snello,
guidato e sicuro l’intero processo di interscambio dati con la PA.
Processo reso obbligatorio dall’art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007 n. 244
(legge finanziaria 2008).
In particolare dal 6 giugno 2014 Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza non
potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né potranno procedere al
pagamento, nemmeno parziale, di documenti non trasmessi in forma elettronica.
E dal 31 marzo 2015 la disposizione si estenderà ai restanti enti nazionali.
MODULO SOFTWARE INTEGRATO PER LA PRODUZIONE ED INVIO DELLE FATTURE ALLA
PA
Il modulo software “Fattura Elettronica TeamSystem” è integrato con le procedure Gamma
Enterprise/Sprint/Evolution e supporta tutto il processo di produzione, invio, gestione e controllo
dei documenti:
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



produzione delle Fatture Elettroniche in formato XML standard a norma
invio delle fatture in XML prodotte dal gestionale di riferimento al servizio web
verifica e controlli
notifiche dell’avvenuta ricezione delle fatture elettroniche
firma digitale (necessita di software e dispositivo specifici) e successive notifiche
invio tramite PEC o canale accreditato al SDI e gestione di ricevute e notifiche
Ricordiamo che le fatture elettroniche, per poter essere accettate dalla PA, dovranno recare la
firma elettronica e che anche per questa esigenza TeamSystem potrà mettere a vostra
disposizione un’apposita soluzione.
SERVICE WEB PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Abbiamo predisposto per i nostri clienti che non hanno interesse a farsi carico della conservazione
sostitutiva al proprio interno, un apposito servizio Web per adempiere agli obblighi di
Conservazione sostitutiva delle fatture emesse alla PA ricorrendo, come previsto dalla
normativa, a un intermediario (TeamSystem Service).
Il “Service Web Fatture PA” è completamente WEB e la sua fruizione avverrà tramite
autenticazione al seguente indirizzo: https://fatturaelettronica.teamsystem.com
Mediante una semplice ed intuitiva interfaccia Web i documenti saranno acquisiti e archiviati a
norma di legge per la conservazione sostitutiva da parte di TeamSystem Service.
Il “Service Web Fatture PA” può essere fruito in doppia modalità:
 pay-per-use a consumo,
 canone mensile a scaglioni (indicato per chi produce molti documenti/anno).
In qualsiasi momento è possibile passare dalla modalità Pay per Use al Canone a scaglioni.
Per ordinare il modulo software per la Fattura Elettronica, il servizio Web di Conservazione
sostitutiva e richiedere ulteriori informazioni sulla firma elettronica è sufficiente spuntare le voci di
vostro interesse nei Coupon allegati e inviarli via fax debitamente compilati e firmati.
A disposizione per qualsiasi chiarimento salutiamo cordialmente.
Allegati:



Coupon d’ordine – richiesta informazioni
Esempio di calcolo del costo a canone del Service Web Fattura Elettronica
Scheda di approfondimento del Service Web Fattura Elettronica
COUPON D’ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI
Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax 099 7774586
Spett. Team ufficio con la presente desidero:
Informazioni riguardo il modulo software “Fattura Elettronica PA”
Informazioni riguardo alla firma elettronica (dispositivi e software)
Aderire al “Service web fatture PA” in modalità pay-per-use:
Descrizione servizio
Modalità
Listino al Pubblico
Attivazione servizio
Una tantum per ogni Azienda
150,00 Euro + IVA
Descrizione
servizio
Modalità
Elaborazione,
invio e gestione
esiti
Una tantum per
ogni documento
elaborato
Archiviazione
sostitutiva
Canone annuale
per singolo
documento
Listino al
Pubblico
Lotto minimo e
multiplo di
fatturazione
1,00 Euro + IVA
25 documenti, per
OGNI Azienda
attivata, pari a Euro
25,00 + IVA
0,50 Euro + IVA
25 documenti, per
OGNI Azienda
attivata pari a Euro
12,50 + IVA
Note
Nessun vincolo temporale
sull’utilizzo del singolo
lotto.
Fatturazione a
consuntivazione mensile
La fatturazione verrà
effettuata, per i lotti attivati,
alla sottoscrizione del
servizio e a gennaio di ogni
anno.
Aderire al “Service web fatture PA” in modalità a canone per scaglione:
Descrizione servizio
Modalità
Listino al Pubblico
Attivazione servizio
Una tantum per ogni Azienda
150,00 Euro + IVA
da 200 a 500 fatture/anno
Canone mensile
Elaborazione, invio e
gestione esiti
€. 15
da 501 a 1000 fatture/anno
€. 30
€. 15
da 1001 a 5000 fatture/anno
€. 60
€. 30
da 5001 a 10000 fatture/anno
€. 90
€. 45
da 10001 a 15000 fatture/anno
€. 120
€. 60
chiedere quotazione
chiedere quotazione
Scaglione
oltre 15000 fatture/anno
Canone mensile
Conservazione sostitutiva
€. 10
La fatturazione iniziale sarà effettuata in base allo scaglione che ho indicato nella prima colonna
della tabella sopra riportata. Autorizzo fin d’ora l’emissione della fattura di conguaglio se a fine anno
il numero di documenti realmente processati ricadrà in un diverso scaglione.
Data ____________
Timbro e Firma Cliente ___________________________________
continua nella pagina successiva – è obbligatorio compilarne tutti i campi
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COUPON D’ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI
Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax 099 7774586
segue da pagina precedente
(tutti i campi di seguito specificati vanno obbligatoriamente compilati)
Ragione Sociale _____________________________________________________________
Partita IVA
___________________________________________
Indirizzo
_____________________________________________________________
CAP-Città-Prov. ___________ ___________________________________________ _____
PEC
_________________________________________________________
E-mail
_________________________________________________________
Telefono-Fax
_______________________________ _________________________
Persona di riferimento _____________________________________________________
□ impresa individuale □ società □ studio professionale □ ente/associazione □ altro
Data ____________
Timbro e Firma Cliente ___________________________________
Compilazione obbligatoria a cura del Fornitore (Software Partner TeamSystem)
Ragione Sociale TEAM UFFICIO SRL
Partita IVA
01867760736
Indirizzo
VIA LAMA 267/C
CAP-Città_Prov. 74122 TARANTO (LAMA) TA
PEC
[email protected]
Persona di riferimento Cosimo Valentini
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ALLEGATO 2 – Esempio di calcolo del canone per “Service Web Fatture PA”
LOGICHE ED ESEMPIO DI CALCOLO DEL COSTO DEL SERVIZIO WEB A CANONE
Note operative:
‐
‐
‐
Esempio numerico:
TOTALE
ARCHIVIAZIONE
SOSTITUTIVA
ELABORAZIONE,
INVIO E GESTIONE
ESITI
ANNUO
‐
Alla prima sottoscrizione del contratto il cliente stima le fatture annue emesse e si applica lo
scaglione di listino corrispondente.
A fine anno vengono conteggiate le fatture realmente emesse dal cliente e, in caso di
superamento del numero di fatture previste dallo scaglione applicato, verrà emessa una
fattura a conguaglio della differenza di importo fra scaglione applicato e scaglione corretto.
Negli anni successivi al primo viene preso come riferimento lo scaglione di listino
dell'anno precedente.
Il numero di fatture riportato nello scaglione di listino si riferisce al numero di fatture emesse
nell’anno solare (es. se un cliente sottoscrive il contratto a Giugno ed emetterà fino a fine
anno 400 fatture va applicato lo scaglione “da 200 a 500 fatture”).
VOCE
ANNO 1
ANNO 2
ANNO 3
ANNO 4
Fatt. annue inviate
a PA
200
250
350
Scaglione listino
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
Canone mensile
€ 15
€ 15
€ 15
€ 15
€ 30
Canone annuo
€ 180
€ 180
€ 180
€ 180
€ 360
Fatture archiviate
200
450
800
1.250
2.700
Scaglione listino
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
da 501 a
1000 fatture
da 1001 a
5000 fatture
da 1001 a
5000 fatture
Canone mensile
€ 10
€ 10
€ 15
€ 30
€ 30
Canone annuo
€ 120
€ 120
€ 180
€ 360
€ 360
TOTALE
Canone annuo
€ 300
€ 300
€ 360
450
da 200 a 500
fatture
€ 540
ANNO 5
550
da 501 a
1000 fatture
€ 720
ALLEGATO 3 – Scheda di approfondimento
SERVIZIO WEB ARCHIVIAZIONE FATTURA ELETTRONICA TEAMSYSTEM
QUADRO NORMATIVO
In base a quanto disposto dall’art.1 (cc.209-214) della L. 244/2007, gli operatori economici
fornitori delle PA devono emettere le fatture in formato elettronico. Dovranno cioè inserire tutte
le informazioni relative alla fattura in un apposito file XML nel quale deve essere inserito anche
il codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario; codice disponibile sull’indice delle
pubbliche amministrazioni.
Il documento XML, firmato digitalmente, viene quindi trasmesso al Sistema di Interscambio
(SdI) gestito da SOGEI.
L’SdI funge da tramite tra i fornitori e gli uffici della PA, regolando trasmissione e validazione
delle informazioni e dandone comunicazione a trasmittente e ricevente attraverso particolari
messaggi previsti da uno specifico protocollo di comunicazione.
Dal 6 giugno 2014 dovranno essere inoltrati in modo elettronico i documenti diretti a Ministeri,
Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali. Dal 31 Marzo 2015 anche quelli diretti verso i restanti enti
nazionali.
UTILIZZO DELL’INTERFACCIA WEB
Le fatture potranno essere trasmesse al Service Web singolarmente o all’interno di un file
ZIP, tramite un upload manuale da interfaccia web.
Attraverso la login e la password rilasciata il cliente accreditato può accedere alla sua home
page dal cui cruscotto avrà immediata evidenza di:
•
•
Numero di fatture caricate (sia manuali che precompilate dal gestionale);
Dettaglio numerico per stato delle varie fatture caricate (gestione dei ritorni dall’SDI);
Potrà quindi:
• Inserire manualmente da interfaccia WEB le Fatture Elettroniche;
• Inviare al servizio le Fatture elettroniche XML prodotte con il modulo software.
L’utente autenticato dispone poi delle seguenti funzionalità del servizio:
•
•
•
•
•
•
•
Visualizzazione immediata dei link alle fatture in modifica ma non ancora completate;
Visualizzazione immediata dei link alle fatture che hanno originato errori;
Possibilità di ricercare le fatture utilizzando filtri di ricerca preimpostati per monitorarne
lo stato e/o visualizzare le notifiche restituite dalla PA;
Aprire in modifica le fatture da completare o scartate a causa di errori (solo per gli
utenti abilitati all’uso del modulo di compilazione online);
Scaricare in locale le fatture inviate;
Scaricare in locale le notifiche ricevute;
Eseguire il logout.
Se autorizzato potrà inoltre accedere alla voce di menu Gestione Fatture dal quale:
•
•
•
Effettuare il download di fatture e/o messaggi;
Ricercare le fatture caricate;
Visualizzare i dati statistici di dettaglio.
ALLEGATO 3 – Scheda di approfondimento
MODALITA’ DI ADESIONE AL SERVIZIO
Per aderire al servizio “Service Web Fatture PA” è sufficiente compilare il relativo coupon in
tutte le sue parti e ritornarlo via mail o fax ai recapiti indicati.
Al ricevimento del coupon la segreteria del Service avvierà la procedura di accreditamento del
cliente che ha aderito ed invierà contestualmente una comunicazione dell’avvenuta
registrazione sul portale web al cliente.
A questa comunicazione verrà allegata la documentazione contrattuale di delega a
TeamSystem Service per i servizi di cui si vuole avvalere il cliente, che la dovrà restituire
firmata alla segreteria del Service tramite PEC.
Successivamente l’operatore del “Service Web Fattura PA” provvederà entro 8 ore lavorative
ad assegnare ed inviare al cliente la login e password di accesso al portale web tramite PEC.
Da quel momento il cliente potrà accedere alle funzionalità sottoscritte tramite contratto.

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