Manuale Upload-Download Excel_Fornitori

e-Procurement Hera
MANUALE FORNITORI:
FUNZIONALITA’ DI
UPLOAD/DOWNLOAD EXCEL
Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014
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Offerta - Upload / Download Excel
•
•
E’ possibile operare il download / upload del documento di Offerta per consentire una
più agevole indicazione dei prezzi nel caso siano presenti un cospicuo numero di
posizioni.
Tale funzionalità consiste, in fase di creazione e/o modifica dell’Offerta, nelle seguenti
attività:
Download dell’Offerta creata in un file Excel tramite il pulsante “Esportare” (è necessario prima
aver salvato l’offerta tramite il pulsante “Salvare”)
Inserimento dei dati nel file Excel scaricato
Upload del file Excel nel sistema tramite il pulsante “Importare”
Alla pressione del pulsante “Esportare” si
apre una finestra che consente il
salvataggio in locale del file in formato .xls
Premere il pulsante “Salvare”
Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014
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Offerta - Upload / Download Excel
• Il file scaricato in locale ha il seguente layout:
Schermata 1
Riferimento al N° dell’Offerta a sistema
Dati interni di elaborazione del sistema
Informazioni relative al riepilogo delle posizioni
(continua nella slide successiva)
Indica il tipo di posizione:
1 – Materiale
2 – Prestazione di servizio
Il formato file .xls riporta tutte le informazioni necessarie
al fornitore coerentemente con quelle inserite all’interno
del Portale del sistema e-Procurement
Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Schermata 2
•
Una volta scaricato il file Excel in locale, il fornitore può avviare l’inserimento dei dati
relativi alla propria offerta (analogamente a quelli modificabili via portale).
In particolare, le colonne compilabili dall’utente sono:
•
Codice Prodotto Fornitore: il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla
riga di inserimento
Offerta del fornitore: il valore dell’offerta coerentemente con la Tipologia di offerta richiesta
(QUOT, SCPER, SCASS) per la posizione corrispondente alla riga di inserimento
Non disponibile: l’eventuale inserimento del valore “X” nella cella indica la volontà di non
presentare offerta per la posizione corrispondente alla riga di inserimento
Tempo di consegna: i giorni previsti per la consegna per la posizione corrispondente alla riga di
inserimento
Testo fornitore: eventuali testi che rappresentatno le “Osservazioni dell’Offerente” per la
posizione corrispondente alla riga di inserimento (limitati ad un max di 150 caratteri)
•
In alcuni casi previsti dal buyer, è anche possibile modificare le quantità offerte
nell’apposita colonna “Qta”. Nel caso in cui, invece, il fornitore modifichi tale dato, senza
che sia prevista tale opzione dal buyer, tali modifiche saranno ignorate dal sistema.
Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Esempio di file compilato, pronto per effettuare il caricamento (Upload) a sistema:
In rosso le colonne compilabili dal fornitore
N.B: Possono verificarsi eventuali anomalie per il formato della
data trasformato dal programma Excel. Nella slide 13 sono
descritte le attività da fare sul proprio PC per la risoluzione
•
•
•
Il file che è possibile importare nel sistema con le modifiche effettuate dal buyer deve
essere rigorosamente in formato .xls.
ATTENZIONE: Non è possibile operare più di un’operazione di download all’interno della
stessa sessione, in quanto successive esportazioni del file sono consentite dal sistema
nel solo formato *csv.
Eventuali upload consecutivi possono essere operati solo sullo stesso file .xls di
partenza esportato per la prima volta.
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Offerta - Upload / Download Excel
•
•
Una volta effettuate le modifiche necessarie al file, è necessario salvare nuovamente
il file in locale.
Il sistema propone tre pop-up di conferma: è necessario confermare tutti i messaggi
senza effettuare alcuna modifica al formato del file proposto.
Sostituire il file scaricato con
quello modificato
Confermare tutti i messaggi del sistema
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Offerta - Upload / Download Excel
•
•
•
Per effettuare l’upload del file modificato, è necessario entrare in modifica della
Richiesta d’Offerta a sistema.
In tal modo si attiva il pulsante “Importare”. Premendo il pulsante, si apre una finestra
che permette la scelta del file da caricare a sistema tramite il pulsante “Browse”:
E’ necessario premere quindi il pulsante “Eseguire caricamento” per effettuare
l’upload. Eventuali non conformità dell’operazione sono segnalate dal sistema tramite
messaggi di errore (dovuti ad esempio ad un formato del file non conforme).
Pulsante di
navigazione
Alla pressione del pulsante “Importare” si
apre una finestra che consente il
caricamento del file in formato .xls
•
Il sistema restituisce un messaggio di errore. Il messaggio viene in ogni caso ignorato
successivamente dal sistema, e non impedisce pertanto il proseguimento
dell’operazione.
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Nella schermata il file per cui è stato eseguito l’Upload (con dettaglio dei dati caricati
per la posizione “test 1”).
Posizioni modificate
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Particolari tipi di posizioni, come le gerarchie e le relative sottoposizioni, sono
rappresentate nel file Excel come segue:
Outline: Tipo di posizione che individua una riga corrispondente alla “Macro – Posizione” della
gerarchia
Item: Tipo di posizione che individua tutte le righe corrispondenti alle sotto-posizioni della
gerarchia posizionate immediatamente di seguito alla posizione Outline.
•
Nell’esempio il risultato del Download in un file Excel, con evidenza della MacroPosizione della gerarchia (il campo N° Posizione per questa riga ha il valore “1-Outline”).
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Nei casi previsti dal buyer, è inoltre possibile aggiungere nuove posizioni a quelle
segnalate dal buyer (il tasto “Aggiungere nuovo” nel riepilogo posizioni è attivo).
•
Anche attraverso la funzionalità di Download / Upload Excel, è possibile caricare in
maniera rapida un numero elevato di posizioni, indicando per esse l’offerta puntuale
ed altre informazioni.
Per inserire nuove posizioni, è sufficiente quindi nel file Excel di origine, aggiungere
tante righe quante sono le posizioni da inserire.
E’ consigliabile quindi partire dalla copia di una riga esistente e procedere quindi per
modifica.
•
•
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Offerta - Upload / Download Excel
•
In particolare, è possibile specificare:
Descrizione: descrizione libera breve della posizione che si desidera inserire
Tipo prod.: tipologia di prodotto (1 per Materiali, 2 per Prestazioni di Servizio)
Prodotto: codice di prodotto per materiali codificati
Cat.: codice della Categoria Mercelogica (generalmente come copia di quello della posizione
originale inserita dal buyer)
Codice Prodotto Forn. : il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla riga
di inserimento
Qta: quantità offerta
UdM: Unità di Misura
Tipologia di offerta: inserire il valore “QUOT”
Offerta del fornitore: il prezzo puntuale del fornitore (in questo caso il sistema infatti come
unica tipologia d’offerta possibile la QUOTAZIONE).
Unità di prezzo: Fattore di conversione (immettere almeno il valore 1)
Tempo di consegna: Giorni di consegna
Testo fornitore: eventuale testo di posizione del fornitore
•
Attenzione! Per le nuove posizioni inserite non immettere alcun valore nel campo “N.
Pos.“. Il sistema automaticamente assegna un nuovo numero di posizione per le righe
inserite.
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Offerta - Upload / Download Excel
•
Nell’esempio, il file Excel caricato con evidenziate in giallo le colonne in cui è possibile
inserire informazioni nelle nuove posizioni aggiunte dal fornitore.
RISULTATO DELL’UPLOAD DEL FILE EXCEL NEL SISTEMA
Posizioni aggiunte dal fornitore
•
Attenzione: per le sole posizioni inserite dal fornitore di tipo “Prest. di servizio”, non è
possibile inserire tramite la funzionalità di Upload/Download Excel la Data di Consegna.
Tale valore puà comunque essere inserito via portale.
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Risoluzione delle anomalie per il formato della Data
•
•
•
A causa delle impostazioni locali del PC, potrebbero riscontrarsi dei problemi in fase di
download / upload dei campi di tipo Data (nello specifico “Data di consegna”).
Per risolvere tali problemi, è sufficiente quindi modificare alcune impostazioni
dell’utente locale coerentemente con quelle utilizzate dal sistema.
In particolare:
1. Entrare nel Pannello di Controllo
Impostazioni internazionali
2. Impostare per il formato Data GG MM AAAA, il separatore “.”, in maniera tale da visualizzare
sul proprio PC il formato data seguente:
GG.MM.AAAA
•
Una volta impostati tali valori, non si dovrebbe più riscontrare alcun tipo di anomali
nell’Upload/Download in Excel del documento.
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