approvvigionamento e conservazione dei prodotti

ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE
“G. BONFANTINI”
- NOVARA -
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
SER-03
Rev. 6
Pag. 1 di 7
Tipo documento: Procedura Area Qualità
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
INDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Scopo e campo di applicazione
Termini e definizioni
Legenda
Documenti di riferimento
Flusso delle modalità operative
Modalità operative aggiuntive
Descrizione delle revisioni
Copia controllata n.
6
RQ
DS
01/10/14
5
RQA
DS
01/03/13
4
RQA
DS
01/10/12
3
RQA
DS
28/10/09
2
RQA
DS
09/03/07
1
RQA
DS
01/07/05
0
RQA
Sigla(°)
DS
Sigla(°)
20/06/03
Rev.
Firma
Redazione/Verifica
Firma
Approvazione
Data
(°) Sigla Funzione
SER - 03 Rev.6
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE
“G. BONFANTINI”
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1.
SER-03
Rev. 6
Pag. 2 di 7
Tipo documento: Procedura Area Qualità
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità per il processo di classificazione, qualificazione e monitoraggio dei fornitori di materiali e servizi, allo scopo di poter conseguire obiettivi ottimali in termini di qualità ed economicità del parco fornitori, nel rispetto dei requisiti contrattuali e della normativa applicabile.
I fornitori, anche se “qualificati” dell'I.I.S.”G.Bonfantini”, restano pienamente responsabili della qualità di
quanto fornito.
Essi devono documentare, quando richiesto, la qualità di quanto fornito e garantire che ciascun prodotto/servizio soddisfi tutti i requisiti richiesti dall’ordine di acquisto e/o specificati nei loro cataloghi.
2.
TERMINI E DEFINIZIONI
Definizione
Fornitore critico
Fornitore corrente
3.
Descrizione
Fornitore di prodotto o servizio in grado di influenzare direttamente le caratteristiche qualitative del servizio fornito dall’I.I.S.
Fornitore di prodotto o servizio che non influisce direttamente sulle caratteristiche qualitative del servizio fornito dall’I.I.S.
LEGENDA
Sigla
DS
DSGA
RQ
RA
SGQ
N/A
ISO
Definizione
Dirigente Scolastico
Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi
Responsabile Qualità
Responsabile Accreditamento
Sistema di Gestione per la Qualità
Non applicabile
International Standard Organization
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4.
4.1.
Formazione, aggiornamento e qualificazione
Gestione delle non conformità
Istruzioni Operative
Criteri di qualificazione dei fornitori
Criteri di qualificazione del personale per attività specifiche
Criteri di scelta di un fornitore
Modulistica
Mod. 26
Mod. 27
Mod. 34
Mod. 31
Mod. 14
Mod.159ACR06
4.5.
“Sistema di Gestione per la qualità – Fondamenti e terminologia”
“Sistemi di Gestione per la qualità – Requisiti”
“Sistemi di Gestione per la qualità – Linee guida per il miglioramento
delle prestazioni”
Procedure
IO-02
IO-03
IO-07
4.4.
Tipo documento: Procedura Area Qualità
Leggi/norme
RIS-01
MAM-03
4.3.
SER-03
Rev. 6
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DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
Norma ISO 9000: 2000
Norma ISO 9001: 2008
Norma ISO 9004: 2000
4.2.
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
Scheda fornitore
Elenco fornitori qualificati (Beni e Servizi)
Verbale di collaudo
Prospetto comparativo per forniture
Rapporto di non conformità
Candidatura per attività e/o incarichi specifici
Documenti tecnici
DT-10
Curriculum Europa
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5.
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
SER-03
Rev. 6
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Tipo documento: Procedura Area Qualità
FLUSSO DELLE MODALITA’ OPERATIVE
PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
Fase
Attività
10
Definizione dei fabbisogni
20
Raccolta dati e informazioni secondo categoria di
appartenenza
Responsabile
Documenti prodotti
o applicati
Procedure e
Istruzioni di
riferimento
Funzione coinvolta
Richiesta di acquisto
DSGA / RQ
Cataloghi, referenze,
certificati, analisi storica, listini prezzi, collocazione territoriale, ecc
DSGA / RQ
Prospetto comparativo
economico (Mod. 30) e
Prospetto comparativo
generale (Mod. 31)
DS / DSGA
Lettera d’incarico, Contratto, Ordine a fornitore
RQ /DSGA
Scheda fornitore
(Mod.26)
Rapporto di non conformità (Mod. 14)
Elenco fornitori qualificati (Mod. 27)
MAM-03
MAM-03
↓
30
Valutazione dati raccolti e individuazione fornitore e redazione ordine/incarico/contratto con il
supporto di cataloghi, listini prezzi e curricula
RIS-01
IO-02
IO-03
IO-07
↓
40
Verifica ordine/incarico/contratto, firma per approvazione e trasmissione a fornitore
↓
50
Monitoraggio delle forniture con indicatore,
Aggiornamento Elenco fornitori qualificati.
Rinnovo qualifica triennale
60
↓
Archiviazione dei documenti
↓
DSGA
Verifica dello stato di conservazione
Assistente
Amministrativo; subconsegnatari di laboratorio
Rapporto di non conformità (Mod. 14)
Funzione interessata; DSGA;
DS
Registri
70
↓
80
Definizione dei fabbisogni di utilizzo del materiale
↓
90
Scarico del materiale
DSGA
Registro di carico e scarico; Registro dei beni
di facile consumo; Registro dei beni inventariabili; Verbale di scarico
100
↓
Alienazione dei beni, vendita, donazione
DS; DSGA
Bando di gara
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6.
10
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
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Tipo documento: Procedura Area Qualità
MODALITA’ OPERATIVE AGGIUNTIVE
Le richieste di approvvigionamento pervengono al DSGA attraverso un apposito modulo.
20-30 Per importi inferiori al limite fissato dal D.I. n°44/2001 art.34 e in sede di CdI, il DS autorizza la spesa senza la necessità di richiedere preventivi.
Per importi superiori, occorre richiedere almeno tre preventivi ed applicare quindi il Prospetto comparativo economico (Mod. 30) e il Prospetto comparativo generale (Mod.31) per individuare l’offerta più
vantaggiosa.
All’interno del Programma Annuale viene previsto un fondo per le minute spese gestito, secondo regolamento, dal DSGA.
In ogni caso gli ordini per forniture critiche possono essere emessi solo ai fornitori annoverati all’interno
dell’Elenco dei fornitori qualificati. Nel caso si individuasse la necessità di nuovi fornitori, non presenti
nell’Elenco fornitori qualificati, la funzione coinvolta lo segnala al DSGA che, in collaborazione con RQA,
procede alla valutazione e qualificazione come indicato dalla IO-02.
Per quanto riguarda l’approvvigionamento di personale per attività specifiche (IO-03)all’interno
dell’I.I.S., la candidatura verrà presentata con il mod.159 ACR06 o con il DT10 e l’iter di qualificazione e
scelta è quello descritto all’interno della procedura RIS-01 “Formazione, aggiornamento e qualificazione”.
Anche per la consulenza in merito al prodotto da acquistare, il DS può usufruire di una persona competente, scelta all’interno o all’esterno dell’I.I.S. secondo i criteri stabiliti dalla procedura RIS-01.
40
Prima di trasmettere l’ordine, la lettera d’incarico o il contratto al fornitore, ne viene verificata la rispondenza ai requisiti espressi e quindi il DS procede alla firma.
50
Tutte le forniture vengono monitorate all’arrivo, compilando una scheda del fornitore(Mod.26), e durante l’espletamento del servizio; le eventuali non conformità vengono gestite secondo quanto indicato dalla procedura MAM-03 “Gestione delle non conformità”.
In base alle evidenze emerse durante tale monitoraggio, avviene il riesame triennale della qualifica che
può portare al rinnovo o all’esclusione dall’inserimento nell’Elenco dei fornitori qualificati (come fornitore qualificato o qualificato con riserva).
60
In caso di effettuazione di lavori, forniture o servizi, viene rilasciato un Verbale di collaudo finale
(Mod.34) o un verbale di regolare fornitura, a seconda della tipologia e dell’importo di fornitura, entro
15 giorni dall’effettuazione, consegna o erogazione, ad opera del DS o, in caso di verbale di collaudo, dalla Commissione Tecnica e firmato dal DS, con il quale si autorizza anche il pagamento del fornitore.
70
L’I.I.S. dispone di un locale adibito a magazzino di prodotti per le pulizie.
I materiali di cancelleria sono conservati in appositi armadi collocati nei locali di segreteria.
I materiali e le attrezzature per i laboratori sono custoditi all’interno degli stessi sotto la responsabilità
dei subconsegnatari di laboratorio.
Periodicamente un collaboratore scolastico, un assistente tecnico e i subconsegnatari di laboratorio, per
quanto di competenza, si occupano di verificare il corretto stato di conservazione del materiale caricato;
nel caso in cui riscontrino danneggiamenti o non conformità di qualsiasi natura, procederanno in conformità a quanto indicato nella procedura MAM-03 “Gestione delle non conformità”.
80-90 Il personale può formulare le richieste di materiale di piccola quantità e di importo minuto direttamente
al DSGA, il quale provvede all’acquisto attingendo dal fondo per le minute spese. Il materiale approvvigionato viene preso in carico dal DSGA, il quale lo consegna immediatamente al richiedente e compila il
registro di carico e scarico e il registro dei beni di facile consumo attestando l’avvenuta acquisizione.
All’arrivo del materiale inventariabile, il DSGA ne effettua il carico inserendo la relativa voce nel registro
d’inventario. Se il materiale è destinato ad un laboratorio, il subconsegnatario responsabile lo prende in
carico e il DSGA registra l’operazione sul registro di inventario.
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Pag. 6 di 7
Tipo documento: Procedura Area Qualità
Il materiale di consumo viene tenuto in giacenza nel magazzino e prelevato dal personale addetto secondo necessità. Periodicamente il collaboratore scolastico e l’assistente tecnico, per quanto di competenza, verificano la giacenza disponibile, al fine di garantire una scorta minima.
Il personale ATA si rifornisce del materiale di pulizia direttamente a magazzino, compilando un apposito
registro per la presa in carico.
100
I beni in dotazione all’Istituto possono essere eliminati dall’inventario nei seguenti casi:
- Quando trattasi di beni assolutamente inservibili all’uso;
- Quando trattasi di beni obsoleti;
- Quando trattasi di beni mancanti per furto o forza maggiore.
L’eliminazione dei beni dall’inventario avviene con provvedimento del DS che deve tener conto della seguente documentazione:
- Dichiarazione del consegnatario (DSGA) di non negligenza nella conservazione;
- Elenco dei beni destinati al discarico distinti per categoria con tutti gli estremi desunti dall’inventario;
- Verbale della Commissione Tecnica interna che accerta lo stato dei beni.
I beni obsoleti e quelli non più utilizzabili possono essere posti in vendita, previa determinazione del loro
valore, ad opera di un’apposita Commissione interna.
Per poter effettuare la vendita dei beni in questione è necessario indire una gara, predisponendo un apposito bando.
SER - 03 Rev.6
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7.
APPROVVIGIONAMENTO E CONSERVAZIONE
DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
SER-03
Rev. 6
Pag. 7 di 7
Tipo documento: Procedura Area Qualità
DESCRIZIONE DELLE REVISIONI
Revisione
Descrizione
Data
0
Prima emissione del documento
20/06/03
1
Inserimento delle Istruzioni Operative IO-02 .
01/07/05
2
Revisione della procedura
09/03/07
3
Aggiornamento della denominazione dell’Istituto
28/10/09
4
Aggiornamento delle procedure di riferimento RIS-01 e MAM-03; modifica alla
IO-02, alla IO-03 e al mod.31. Eliminazione del mod.30 ”Richiesta di acquisto
materiale”
01/10/12
5
Inserimento del mod.26 “Scheda fornitore”e del mod.30 “Prospetto comparativo economico”; inserimento della IO-07 “Criteri di scelta di un fornitore” e modifica del flusso delle modalità operative e delle modalità operative aggiuntive
01/03/13
6
Sostituzione della funzione di Responsabile Qualità e Accreditamento con le
due funzioni di Responsabile Qualità e di Responsabile Accreditamento
01/10/14
SER - 03 Rev.6

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