Valutazione fornitori

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- Premessa
EM
8.6
PSI-08
O
Valutazione fornitori
Il parco Fornitori aziendale è stato suddiviso per categorie di forniture di prodotti/servizi ben definite, differenziate
Alta criticità

Media criticità

Bassa criticità
Media criticità
AR
Alta criticità
S

D
in base al grado di criticità in:
Servizi di consulenza (81/2008, ISO 9000,
Materie prime (polietilene, etc.,)
14000, SA8000, OHSAS 18001)
Bassa criticità
Materiale di consumo
U
Servizi di taratura manutenzione
apparecchiature, analisi ambientali
Fornitori di minuteria per la produzione
Q
Master
Dispositivi di protezione
individuale/Indumenti
E
Imballaggi
Servizi di trasporto per la consegna dei
Installatori, manutentori e
C
ED
U
conduttori di impianti
prodotti
R
Smaltitori e trasportatori di rifiuti
Software
Assistenza impianti di
Refrigerazione
Servizi di pulizie
Ditte appaltatrici presso lo
Stabilimento
O
Manutenzione impianti e
PR
dispositivi antincendio
Fornitori di carburante
Fornitori di sostanze pericolose
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=
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O
La società ha disposto di informare a mezzo Informativa tutti i fornitori dell’azienda, circa il trattamento dei dati
personali ai sensi dell'art. 13 del D. Lgs. 196/2003, in particolare all’inizio del rapporto di fornitura o sottoscrizione
EM
di accordi. La documentazione è conservata nell’Archivio Privacy e periodicamente controllata. Nel caso in cui
intervengano delle modifiche, il Titolare assicura la distribuzione della documentazione aggiornata alle categorie di
D
interesse.
- Descrizione attività
8.7.1
- Individuazione e valutazione fornitori/subappaltatori e subfornitori
AR
S
8.7
I fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori individuati sono sottoposti ad un processo di valutazione e selezione
secondo uno o più dei seguenti metodi:
U
un sistema indiretto:
valutazione dei dati storici relativi alle precedenti forniture e/o forniture di prova
o
accertamento di certificazione del sistema aziendale (ISO 9001:08, ISO 14001, SA8000 OHSAS 18001)
o
accreditamenti/attestazioni possedute dal fornitore
o
referenze altri utilizzatori
o
posizioni di monopolio sul mercato
o
rapporto qualità/prezzo
o
invio puntuale schede di sicurezza
o
rispetto regole di comportamento/rispetto ambiente
o
R
E
Q
o
C
ED
U

prestazione e impegno a rispondere ai requisiti richiesti dallo standard SA8000 in merito alla
responsabilità sociale
o

invio questionario informativo
un sistema diretto:
o
o
analisi degli esiti di audit di Qualità
analisi degli esiti di audit SA8000
incontro formazione e/o informazione su SA8000 c/o fornitore
o
incontro formazione e/o informazione su SA8000
PR
O
o
Il criterio di valutazione è scelto in base alla tipologia del fornitore da qualificare; il sistema indiretto è adottato per
fornitori abituali e ritenuti affidabili, mentre il sistema diretto, in considerazione degli alti costi e dei tempi necessari,
è adottato solo per nuovi fornitori di prodotti molto critici o per fornitori che pur non avendo un vero e proprio
SGI-QUARS, sono potenzialmente qualificabili.
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- Assegnazione livello di criticità SA 8000
O
8.7.2
PSI-08
EM
In conformità ai requisiti dello standard SA8000, tutti i fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori di materiali e/o
servizi aziendali sono soggetti ad attività di qualifica e valutazione basata sulla tipologia di fornitore, sul settore di
appartenenza, area geografica di provenienza ect. Tale valutazione attribuisce un differente livello di criticità al
fornitore a cui corrisponde un coinvolgimento diverso nell’applicazione del sistema di responsabilità sociale. Lo
D
scopo che la società intende perseguire è quello di porre in essere azioni di sensibilizzazione
S
delle parti sociali coinvolte, in questo caso fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori, per migliorare le condizioni dei
lavoratori in tutta la filiera produttiva nel rispetto dei principi etici sanciti dallo Standard di riferimento.
AR
In riferimento alla SA8000 ai fornitori è richiesto per l’aspetto amministrativo:
il certificato di Iscrizione alla Camera di Commercio

la Partita iva e l’eventuale iscrizione all’Albo degli Autotrasportatori.
U

Q
Per quanto riguarda l’aspetto tecnico:
è richiesta l’evidenza della proprietà del mezzo

è controllato il libretto di circolazione

è verificato l’aggiornamento della revisione e la presenza del “bollino blu”, quest’ultime per ottemperare al
E

R
processo di sensibilizzazione dei fornitori per il rispetto dell’ambiente.
C
ED
U
Il procedimento di qualifica del fornitore ai fini della SA8000, inizia con l’inserimento dello stesso nel Piano di
Monitoraggio fornitori, effettuato da R-QUARS dopo approvazione di PRS. Il livello di criticità espresso nel Piano di
Monitoraggio fornitori è attribuito a seguito di una serie di valutazioni di cui si dirà subito dopo e fa sì che ad ogni
PR
O
livello corrisponda una serie di azioni di coinvolgimento differenti.
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O
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individuati sono:
S
Grossista / servizi
Dettagliante / professionista
Forniture materie prime e prodotti finiti settore gomma / plastica, meccanica
e chimica, manutenzione impianti e macchine, forniture prodotti destinati alla
vendita
Forniture materie prime, prodotti finiti e servizi settore imballaggi, edilizia,
elettricità ed elettronica, ferramenta, servizi di trasporto, servizi ambientali
Consulenza aziendale (sicurezza, qualità, ambiente, lavoro, legale, etc.,)
forniture computer e prodotti hardware / software e servizi Web ed internet,
servizi assistenza informatica
Forniture materiale per ufficio, sanificazione, servizi di fotografia, traslochi,
ricambi auto, pubblicità
E
Q
SETTORE DI ATTIVITÀ
Produttore / spedizioniere / vettore
AR
TIPOLOGIA DI
FORNITORE
Valore
U
Descrizione parametro
D
ASSEGNAZIONE LIVELLO DI CRITICITÀ FORNITORI SA 8000
EM
L’assegnazione del livello di criticità segue le indicazioni riportate nelle Tabella 1 sotto riportata. I livelli di criticità
R
Aziende attive nel mercato regionale
Aziende attive nel mercato nazionale
C
ED
U
Aziende operanti sul mercato internazionale
AREA GEOGRAFICA DI
APPARTENEZA
Paesi asiatici, Paesi dell’Est Europa, Paesi non UE o di recente ingresso, paesi
del medio oriente, etc.,
Paesi appartenenti UE
Regioni del Sud Italia
O
Regioni del Centro Nord Italia
Da 35 a 50
Da 29 a 34
Da 14 a 28
Da 4 a 13
5
3
1
10
5
3
1
Conversione
punteggio
Risultato
PR
Punteggio finale
10
10
5
3
1
Aziende operanti nel mercato locale
DIMENSIONE MERCATO
DI RIFERIMENTO
Punteggio
10
7
4
Altamente critico
Critico
Probabilmente critico
Scarsamente critico
1
2
3
4
In base al livello di criticità del fornitore attua una o più azioni per monitorare il rispetto dei requisiti dello standard
SA8000 (Si veda Tabella 2). Tali azioni di monitoraggio sono individuate nel piano e sono descritte nel prosieguo.
Inoltre, la società. ha stabilito che la redazione dei contratti di acquisto con i fornitori, la cui criticità è elevata (livello
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EM
O
1-2), deve comprendere clausole riguardanti il rispetto dei requisiti dello Standard SA8000.
Classe di criticità
Azioni da mettere in atto
4
Scarsamente critico
3
Probabilmente critico
2
Critico
1
Altamente critico
Lettera di impegno
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
requisiti dello standard SA 8000
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
requisiti dello standard SA 8000 + formazione su tematiche sociali
standard
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
requisiti dello standard SA 8000 + formazione su tematiche sociali
standard + scambio di informazioni + audit
AR
S
D
Punteggio
I fornitori con sistema certificato SA8000, ambientale/qualità/sicurezza o Applicant sono ritenuti non critici
U
indipendentemente dal numero dei dipendenti, zona geografica di appartenenza, dimensione azienda. R-QUARS a
Q
tali fornitori richiede copia del certificato o dello stato di Applicant.
Tale azione verrà ripetuta ogni sei mesi per verificare che il fornitore mantenga il certificato o che lo abbia ottenuto.

R
SCARSAMENTE CRITICO provvede a:
E
R-QUARS, nel caso di fornitore:
invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale
C
ED
U
PROBABILMENTE CRITICO provvede a:

invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale

invio Questionario di valutazione fornitori SA8000
CRITICO provvede a:

invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale

invio Questionario di valutazione fornitori SA8000

organizzare delle sessioni di formazione che coinvolgano il fornitore circa le tematiche di responsabilità
O
sociale e contenuti dello standard SA8000
ALTAMENTE CRITICO provvede a:
invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale

invio Questionario di valutazione fornitori SA8000

organizzare delle sessioni di formazione che coinvolgano il fornitore circa le tematiche di responsabilità
PR

sociale e contenuti dello standard SA8000
La

richiesta di scambio di informazioni

pianificare ed effettuare Audit.
società mantiene registrazioni
appropriate sull’impegno
in
ambito
di
responsabilità
sociale
dei
fornitori/subcontraenti e, ove appropriato, dei sub-fornitori. A tal fine R-QUARS invia a tutti i fornitori, qualsiasi sia il
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EM
O
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8.7.3.1 - Valutazione dati storici / fornitura di prova
D
Nella fase iniziale d’introduzione del SGI-QUARS e ogni anno, R-QUARS raccoglie informazioni e dati relativi alle al
fornitore e alle forniture dell’ultimo anno ed effettua una valutazione stesse assegnando ai criteri definiti nella
Criterio
Punteggi
NO
Certificazione ISO 9000
-
Certificazione SA 8000 / OHSAS
18001:2007
SI
-
10
E
Oltre 1 anno e fino a 3 anni
Oltre 3 anni
5
10
2
Qualificato con riserva
R
Qualificato
C
ED
U
6
Rapporto Qualità/Prezzo
1
Buono
Da migliorare
5
Da 4 a 9 referenze
3
Tra i primi 5
Leader sul mercato
Non qualificato
3
3 referenze
Referenze / altri utilizzatori
SI
NO
Fino a 1 anno
Forniture di prova
10
Q
Certificazione ISO 14001 / EMAS
Dati storici
SI
U
NO
AR
S
tabella che segue:
Oltre 10 referenze
5
10
Tra 6 e 19
Oltre 20
10
5
0
NO
SI
-
5
Processo
SGI-QUARS
5
10
SI
NO
5
-
Rispetto regole di comportamento
SI
NO
ambientale
5
O
Accreditamenti / attestazioni
PR
Audit
Invio puntuale schede di sicurezza
Capacità di rispondere ai requisiti
Qualificato
Qualificato con riserva
Non qualificato
richiesto dallo standard SA 8000 in
10
5
-
merito alla responsabilità sociale
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Valutazione fornitori
- Qualificazione ed inserimento nella lista fornitori qualificati
O
8.7.5
PSI-08
EM
Per fornitori attivi è predisposta la Scheda fornitore che registra i dati anagrafici e tecnici. I fornitori attivi sono
sottoposti ad un processo di valutazione e successiva qualifica. La valutazione è realizzata assegnando ad ogni
elemento disponibile il punteggio indicato in tabella.
Punteggio
Qualificato
Da 35 in su
Qualificato con riserva
Da 19 a 34
Non qualificato
Fino a 18
AR
Livello di qualificazione
S
tabella.
D
Al termine della valutazione, secondo il punteggio raggiunto è assegnato il livello di approvazione indicato nella
U
A seguito della valutazione, R-QUARS aggiorna la Scheda Fornitore registrando la qualifica raggiunta.
Q
I fornitori risultati qualificati sono inseriti nella lista fornitori.
Nella lista fornitori sono definiti, in relazione ai prodotti/servizi forniti, nel relativo campo gli aspetti ambientali
negativi. La lista dei fornitori è trasmesso periodicamente a seguito aggiornamenti AGI. Ogni reparto dispone
E
dell’elenco fornitori di proprio interesse con l’elenco degli aspetti ambientali negativi. I fornitori in base a quanto
R
previsto nella lista sono sensibilizzati con informazioni durante la fornitura e successive e-mail di informazione. Nel
campo note generalmente sono riportate informazioni utili al processo di qualifica. A seconda del sistema di

C
ED
U
qualifica applicato è riportato:
la data di scadenza del certificato e l’esito dell’audit annuale da parte dell’Ente preposto, per i fornitori che
dispongono di SGI-QUARS certificato

il numero di forniture negative nel periodo considerato, per i fornitori valutati con i dati storici delle forniture.
Tale documento è redatto, gestito ed aggiornato da R-QUARS, approvato da PRS e consegnato a RAC per
O
assicurare l’acquisizione di prodotti/prestazioni esclusivamente ai fornitori inseriti nella lista. La qualifica dei
fornitori ha validità annuale ed è rinnovata o no per l’anno successivo in base alla valutazione dei dati raccolti del
PR
controllo delle forniture o a seguito di verifiche ispettive di sorveglianza. Nel caso in cui nell’anno di riferimento si
verifichino 5 forniture negative o trascorra il periodo di qualificazione senza che abbia avuto luogo alcuna fornitura,
R-QUARS sospende la qualifica del fornitore e l’eventuale rinnovo avviene secondo l’iter descritto per la prima
valutazione. I fornitori che non raggiungono un punteggio minimo di qualifica sono annotati nella lista con la
dicitura fornitori con riserva e sono sottoposto alla valutazione di ulteriori 2 forniture; in caso di esito positivo delle
stesse è considerato qualificato e inserito nella lista fornitori. I fornitori che nel corso dell’anno hanno dato luogo a
meno di tre forniture sono inseriti nella lista come fornitori in prova conclusa la terza fornitura con esito positivo
sono classificati qualificati. Il punteggio di qualifica determina generalmente una priorità nella scelta del fornitore ad
eccezione di quei fornitori che sono per situazioni contingenti obbligatori.
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