Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione

N. 16 REGISTRO DELIBERAZIONI
CONSORZIO ECOLOGICO CUNEESE
Municipio di Cuneo - Via Roma n. 28
VERBALE DI DELIBERAZIONE DEL
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Seduta del 29 MAGGIO 2014
Oggetto: Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione,
emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione delle
fatturazioni Tia e bollettazione TARES/TARI. Rinnovo
affidamento servizio. ANNO 2014.
L'anno duemilaquattordici addì ventinove del mese di maggio alle ore dieci presso
la Sala delle riunioni degli uffici consortili siti in Cuneo - Via Schiaparelli 4/bis.
A seguito di avvisi regolarmente recapitati ai sensi dell'art. 20 punto 2 dello Statuto
del Consorzio di Bacino si è riunito il CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
composto dai Signori:
1 – QUIRITI Pier Giacomo
2 – ORO Felice
3 – GALFRE’ Domenico
- Presidente
- Vice-Presidente
- Consigliere
Con l’assistenza del Segretario: Dott. Vittorio QUAGLIA Segretario del Consorzio.
Risultano presenti tutti i Consiglieri.
Il Presidente riconosciuto legale il numero degli intervenuti, dichiara aperta la
seduta per la trattazione dell'argomento in oggetto indicato, iscritto all'ordine del
giorno.
Oggetto: Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione, emissione, stampa,
imbustamento e rendicontazione delle fatturazioni Tia e bollettazione TARES/TARI.
Rinnovo affidamento servizio. ANNO 2014.
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Premesso che, ai sensi dell’art. 49 comma 1 del decreto legislativo 5/02/1997 n. 22, come
modificato dall’art. 24 bis della legge finanziaria per l’anno 2000 e dell’art.11 comma 1 del
Presidente della Repubblica 27/04/1999 n. 158, come da ultimo modificato dall’art. 1 comma
523 della legge 30/12/2004 n. 311, i Comuni di Busca, Caraglio, Centallo e Peveragno hanno
soppresso la tassa smaltimento rifiuti solidi urbani e hanno provveduto alla contestuale
istituzione della Tariffa di Igiene Ambientale per la copertura dei costi relativi alla gestione dei
rifiuti urbani;
Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 3 del 19 aprile 2005, il
Comune di Busca ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. – Tariffa di Igiene Ambientale
individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della
Tariffa ai sensi dell’art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97;
Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 15 del 22 marzo 2005,
il Comune di Caraglio ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. – Tariffa di Igiene
Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la
riscossione della Tariffa ai sensi dell’art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97;
Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 67 del 30 novembre
2005, il Comune di Centallo ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. – Tariffa di Igiene
Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la
riscossione della Tariffa ai sensi dell’art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97;
Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 36 del 16 settembre, il
Comune di Peveragno ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. – Tariffa di Igiene
Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la
riscossione della Tariffa ai sensi dell’art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97;
Considerato che nel 2005 è stata individuata l’Exatio quale ditta fornitrice del software di
gestione della Tia e che il servizio è stato reso secondo le specifiche previste;
Visto che, a decorrere dal 1° gennaio 2014 è istituita, ai sensi della legge n. 147 del 2013, commi
da 641 a 668, l’applicazione della tassa sui rifiuti – TARI in tutti i comuni del territorio
nazionale, a copertura dei costi relativi al servizio di gestione dei rifiuti urbani e dei rifiuti
assimilati avviati allo smaltimento, svolto in regime di privativa dai comuni. Soggetto attivo
dell’obbligazione tributaria è il comune nel cui territorio insiste, interamente o prevalentemente,
la superficie degli immobili assoggettabili al tributo. La tassa sui rifiuti è versata esclusivamente
al Comune, solamente i Comuni che hanno realizzato sistemi di misurazione puntuale delle
quantità di rifiuti conferiti al servizio pubblico possono, con regolamento, prevedere una tariffa
avente natura corrispettiva, in luogo del tributo, applicata e riscossa dal soggetto affidatario del
servizio di gestione dei rifiuti urbani;
Considerato che il C.E.C. dovrà comunque procedere ad effettuare gli eventuali conguagli, a
debito o a credito, relativamente agli utenti iscritti nella banca dati della TIA per i quali verranno
rilevate variazioni che riguardino il periodo 2009/2012;
Considerato che il Comuni di Caraglio e Centallo hanno affidato al Consorzio, con apposita
convenzione approvata dal Cda n 94 del 24/09/13, il servizio di emissione, stampa,
imbustamento e rendicontazione degli avvisi TARES di competenza anno 2013 e che pertanto
sarà necessario provvedere ad emettere i relativi conguagli;
Considerato che il Comune di Centallo ha comunicato con prot. 648 del 13/02/2014 l’intenzione
di voler affidare al Consorzio il servizio di emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione
degli avvisi TARI di competenza anno 2014;
Dato atto che la spesa presunta per l’anno 2014 per i servizi di front office, assistenza annua,
hosting, assistenza per elaborazione anagrafe è imputabile per un totale di circa Euro 4.020,00
oltre all’I.V.A., alla voce B7 “Costi per servizi” del conto economico del bilancio previsionale
del Consorzio;
Dato atto che la spesa presunta per l’anno 2014 per i servizi di elaborazione dati per l’emissione
delle fatture e avvisi, per la stampa, l’imbustamento e la rendicontazione, è pari a 1,06
€/documento oltre all’I.V.A., e che il totale presunto pari a € 6.000,00 è imputabile alla voce B7
“Costi per servizi” del conto economico del bilancio previsionale del Consorzio;
Si ravvisa pertanto la necessità di prorogare l’affidamento dei servizi suddetti per l’anno 2014
alla ditta EXATIO s.r.l.;
Visto il Decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 - Testo unico delle leggi sull'ordinamento
degli enti locali (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 227 del 28 settembre 2000);
Visto lo Statuto del Consorzio Ecologico Cuneese;
Visto il parere favorevole espresso dal Segretario del Consorzio (Responsabile Servizio
Amministrativo-contabile) in ordine alla regolarità tecnica della proposta
Con voti unanimi espressi nei modi di legge,
DELIBERA
1. di affidare a EXATIO s.r.l. l’incarico per la gestione del servizio di front office, assistenza
annua, hosting, assistenza per elaborazione anagrafe per l’anno 2014, per i Comuni di Busca,
Caraglio, Centallo e Peveragno, per un importo presunto complessivo di Euro 4.020,00 oltre
all’I.V.A. 22% ;
2. di affidare a Exatio Srl l’incarico per la gestione del servizio di elaborazione, emissione,
stampa, imbustamento e rendicontazione dei conguagli TIA e TARES per l’anno 2014, e
avvisi TARI anno per un importo presunto complessivo di Euro 6.000,00 oltre all’I.V.A.
22%;
3. di dare atto che la spesa totale presunta di Euro 10.020,00, oltre all’I.V.A. 22%, è imputabile
alla voce B7 “Costi per servizi” del conto economico del bilancio previsionale del
Consorzio;
4. di approvare il rinnovo dell’affidamento come da allegato alla presente deliberazione;
5. Di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell’articolo 134,
comma 4, D. Lgs. n. 267/00.
GESTIONE DEL SERVIZIO DI ELABORAZIONE FATTURE, EMISSIONE,
STAMPA, SPEDIZIONE E RENDICONTAZIONE DELLA TIA-TARES-TARI
tra
il CONSORZIO ECOLOGICO CUNEESE “C.E.C.” (c.f. 80012270049) con sede
legale in Cuneo, Via Roma 28 e sede operativa in Cuneo, Via Schiaparelli 4 bis, di
seguito denominato semplicemente Consorzio, in persona del legale rappresentante sig.
Pier Giacomo Quiriti, nato a Cuneo (CN) il 29 aprile 1947 e domiciliato per la carica in
Cuneo, Via Roma 28, in qualità del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
e
l’EXATIO – Informatica per l’ambiente, con sede in Capannori (LU) 55012 Lunata via
della Madonnina, 37 dal dott. Angelo Cima nato a Viareggio il 09/10/1970 nella Sua
qualità di Amministratore;
le parti convengono e stipulano quanto segue.
Exatio S.r.l. si impegna a fornire i seguenti servizi:
Articolo I.
Servizio di Assistenza/Hosting
Descrizione
Costo
€/anno
1.500,00
1.720,00
300,00
500,00
Hosting – server Exatio
Assistenza software
Assistenza Anagrafe
Assistenza Scenari
La fornitura è completa di tutti i servizi quali: server, backup, sicurezza, antivirus,
firewall, licenze Sql, assistenza helpdesk ed intervento nelle 6 ore nella fascia dalle 9.00
alle 18.00 dei giorni feriali.
Articolo II.
Elaborazione documenti
Descrizione
Costo
€/documento
Elaborazione documenti con resocontazione
0,31
nel front office
Il servizio comprende l’acquisizione dei flussi di aggiornamento dell’anagrafe e la
relativa elaborazione ai fini dell’attribuzione del nucleo familiare e delle relative
variazioni, l’importazione della banca dati estratta dal programma utilizzato dall’ufficio
tributi per i Comuni che non utilizzano il programma Exatio, e la successiva
elaborazione delle fatture/note di credito entro quindici giorni dall’acquisizione dati.
1
Articolo III. Elaborazione elenco degli utenti e stampa degli avvisi
L’Exatio elabora l’elenco degli utenti, lo sottopone per conferma al Consorzio e
provvede alla stampa e spedizione delle fatture entro sette giorni dalla conferma.
Ogni fattura contiene il numero e la data della fattura, la natura del credito, il dettaglio
delle somme dovute, la data di scadenza delle rate ed ogni altra notizia fornita dal
Consorzio utile a chiarire la natura del credito. L’Exatio è tenuto ad inviare la fattura
all’indirizzo di recapito dell’utente.
Articolo IV. Compensi e rimborso spese
Per il servizio prestato dall’Exatio compete un compenso pari a:
Descrizione
Costo
€/documento
Stampa imbustamento e consegna alla posta
(multicolore quadricromia) (a documento)
Servizi base
0,35
0,37
Gestione addebiti automatici su c/c (R.I.D.)
Fornitura sezionale I.V.A.
Predisposizione modulistica
Pratica approvazione bollettino prestampabile
presso Poste Italiane
Gestione Contributi enti separati (Contributo
Provinciale)
Gestione Rimborsi
Predisposizione ristampa on-line della fattura
delle schede contabili degli utenti presenti sul
front office
Definizione formato e layout tipi di sollecito
(una tantum)
Elaborazione, stampa e invio solleciti (a
documento)
Elaborazione liste contribuenti morosi/ruolo
coattivo (a elaborazione)
Generazione file per l’ente incaricato alla
riscossione coattiva e rendicontazione (a
documento)
Costo a lavorazione (indipendentemente dal
numero di comuni o elaborazioni contenute)
0,03
1.000,00
1,20
300,00
0,56
200,00
Il sezionale IVA (libro giornale sezionale) e il registro provinciale, in formato PDF
saranno inviati per la stampa entro la prima settimana di ogni mese.
L’aggiornamento dei pagamenti avverrà in modo automatico, con cadenza quindicinale,
prelevando i movimenti (già predisposti da Poste su file di testo) fornendo a Exatio il
codice utente e password per accedere al sito del Banco Posta. Saranno inviate a CEC
liste di risultanza modificabili.
2
Per i pagamenti non incrociabili automaticamente (tipo bollettini compilati
manualmente), sarà possibile accedere alle immagini degli stessi presenti sul sito di
Poste e quindi aggiornare manualmente il pagamento sull’utente. Considerando il
numero delle riscossioni di CEC si può prevedere un impegno compreso tra le 20 e le
40 ore annue. L’aggiornamento dei pagamenti non incrociabili automaticamente potrà
eventualmente essere delegato ad Exatio al costo orario di euro 25,00.
Articolo V.
Rendicontazione
L’Exatio mette a disposizione, le seguenti informazioni:
Situazione completa del contribuente per quanto riguarda tutti i ruoli in essere
con visualizzazione delle fatture e, se presenti, dei relativi pagamenti.
Situazione contabile con indicazione del carico iniziale, del riscosso, compensi
ecc. distintamente per ciascun comune gestito.
Monitoraggio e stampa elenco contribuenti morosi.
Ristampa della fattura
La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista
degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front-office. Per i
Comuni che non utilizzano il front office l’Exatio metterà a disposizione il programma
con una particolare configurazione in modo da poter visualizzare la scheda contabile e
la ristampa fatture. Per facilitare la registrazione giornaliera degli incassi la stessa
rendicontazione verrà riepilogata per giorno d’incasso e per emissione di competenza.
Articolo VI. Quote indebite ed esecuzione rimborsi
La lista dei rimborsi da effettuare sarà inviata a CEC a richiesta oppure periodicamente
tramite fornitura di file modificabile che dovrà tornare a Exatio con l’indicazione dei
rimborsi da non aggiornare sulla scheda cliente. L’effettuazione fisica del rimborso sarà
a cura di CEC (bonifico, assegno…) . I rimborsi dovrebbero comunque essere solo per
casi limite, (quali chiusure, trasferimenti, etc.) in quanto la procedura Exatio può attuare
dei meccanismi di compensazione sulle fatture successive.
Articolo VII. Emissione solleciti
Prevede l’invio di una comunicazione totalmente personalizzabile (nel contenuto, nelle
modalità e nella cadenza di invio) all’utenza insolvente, verranno indicate le scadenze
non pagate ed allegati i bollettini con gli importi relativi.
Exatio predisporrà apposita interrogazione da front office contenente l’elenco degli
utenti morosi che il C.E.C. potrà verificare e restituire ad Exatio con indicazione delle
eventuali esclusioni dai solleciti. La stampa consisterà nel sollecito su singolo foglio A4
più allegati i bollettini necessari. Normalmente l’invio avrà luogo entro una settimana
dall’accettazione dell’anteprima di stampa. Compreso nel servizio è la tracciabilità del
sollecito. I solleciti inviati per raccomandata saranno collegati all’utente (tramite codice
raccomandata) e tracciabili presso Poste Italiane.
3
Articolo VIII. Riscossione coattiva
Prevede l’elaborazione dei clienti morosi e la generazione di un file per il carico del
concessionario.
Il ruolo coattivo o l’elenco dei contribuenti morosi, come per i precedenti solleciti, sarà
elaborato ogni qualvolta CEC lo riterrà opportuno. Exatio fornirà a CEC un elenco degli
utenti morosi che dovrà ritornarle con indicazione delle eventuali esclusioni.
La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista
degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front -office.
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo IX. Durata
La presente convenzione ha efficacia relativamente all’emissione dei ruoli di
competenza dell’anno 2013 dei Comuni di Busca, Caraglio, Centallo, Peveragno. La
presente potrà essere prorogata.
Articolo X.
Determinazioni
Per tutto quello che non sia esplicitamente contemplato nei precedenti articoli, si
intendono qui richiamate le disposizioni legislative vigenti in materia, per quanto
applicabili.
Articolo XI. Legge n. 675/96 – DPR 318/99 – D.Lgs 196/2003
Adozione di ogni misura nel rispetto della Legge 675/96 cosiddetta sulla privacy e
successive modifiche avvenute con DPR 318/99 e D.Lgs 196/2003, per il trattamento
dei dati personali.
L’Exatio, inoltre, dichiara e garantisce che i propri sistemi informativi e d’archivio sono
conformi alle disposizioni vigenti relative alla sicurezza e archiviazione dei documenti,
anche in formato digitale.
Articolo XII. Conclusioni
Le parti danno atto che tutto quanto precede è conforme alle loro volontà e
sottoscrivono.
Si dà atto che la presente scrittura non è soggetta a registrazione ai sensi articolo 7
D.P.R. 26 Aprile 1986 n.131.
Cuneo lì
L’EXATIO
Il Consorzio Ecologico Cuneese
“C.E.C”
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