Manuale aggiornamento SKIWORK ver.2014/2015

Win-Skiwork - Aggiornamento 2014/2015
Manuale aggiornamento
SKIWORK
ver.2014/2015
a cura di
Brigadoi Martino
Leveghi Alessandro
Aprile Antonella
www.skiwork.it
www.dolomitisoft.it
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Win-Skiwork - Aggiornamento 2014/2015
1. Stagionalità, periodi di stagione e listini
1.1 Stagionalità e periodi
E' stata radicalmente cambiata la modalità di gestione delle stagionalità, con l'introduzione del
nuovo archivio periodi legati alla stagionalità.
Questa importante modifica permette di creare una sola stagionalità ed associare ad essa
diversi periodi, evitando così di dover ripetere i listini per ogni periodo di stagione. In altre parole ora
si puo creare una stagionalità, ad esempio "bassa stagione" e specificando i periodi DAL/AL di
"bassa stagione", creare un solo listino per stagionalità che verrà replicato in automatico a tutti i
periodi ad essa associati. Questo vale sia per i listini delle ore private che dei corsi collettivi, agenzie
ed Internet.
Passi da seguire:
1) Creare la nuova stagionalità e specificarne il nome.
2) Inserire i periodi della stagionalità nella griglia apposita. Per aprire la cella fare doppio click,
introdurre le due date (DAL/AL) -> confermare poi la cella della "data"con invio.
Note:
- Si possono creare fino a 50 periodi per ogni stagionalità.
- Questo nuovo sistema permette dalla prossima stagione di mantenere i listini e quindi
operare solo in aggiornamento di quelli precedenti. Saranno solo da inserire le nuove date dei
periodi di stagionalità. La funzione di azzeramento stagionale non eliminerà più i prezzi
precedentemente utilizzati.
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1.2 Listini Ore Private
Importanti modifiche sono state apportate anche alla definizione dei listini delle ore private.
In primis su tutte, l'introduzione di una nuova fascia oraria di calcolo e separazione dei prezzi, e
di una tabella autonoma offerte e pacchetti.
Passi da seguire:
1) Selezionare la stagionalità (il programma farà vedere i periodi associati nella tabella a lato).
2) Indicare attraverso l'apposita spunta se si vogliono gestire per quella stagionalità la
differenziazione dei prezzi per fascia oraria. In questo caso indicare l'orario dalle/alle della prima
e della seconda fascia oraria. Nel caso si voglia gestire una solo fascia oraria lasciare vuota
l'indicazione dell'orario dalle/alle.
3) Aggiungere se necessario, gli eventuali "pacchetti offerta" indicando l'orario, il numero di
persone e il relativo prezzo. Esempio dalle 9.00 alle 10.30, 1 pers, prezzo 42,00. Significa che il
costo per 1,5h per una persona se acquistate dalle 9 alle 10.30 è di 42 euro. Si possono
aggiungere fino a 100 pacchetti offerta per stagionalità.
4) La spunta "Proposto su Web" indica che questi "pacchetti offerta" vengono pubblicizzati e resi
acquistabili anche su Skiwork-WEB, e selezionabili dal cliente (è stata aggiunto una tabella sul
sito sottostante agli orari acqustabili per le ore private, in modo che il cliente WEB può vedere il
set di ore e appena sotto le eventuali offerte)
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2.Anagrafiche Cliente
2.1 Anno di nascita allievo
E' stata definitivamente introdotta la casella di riferimento dell'anno di nascita dell'allievo.
Questa casella è gestibile in ogni videata di vendita unitamente all'anagrafica dell'allievo. Il riferimento
dell'anno di nascita viene visualizzato anche in alcune liste, una su tutte l'elenco iscritti della proprietà
del corso collettivo.
2.2 Criticità cliente e note cliente
In ogni videata di vendita o di richiamo al cliente, ora è possibile, attraverso l'apposita spunta,
indicare se il cliente è "problematico" o presenta alcune criticità.
Quando poi verrà richiamato il cliente verrà anche visualizzato con un "Bollino di Attenzione".
Nella casella gialla si potranno inserire le eventuali note cliente o note di criticità. Queste note non
vengo stampante da nessuna parte ma solo visualizzate al sucessivo richiamo del cliente o nelle liste
di gestione.
Anche le note cliente, come pure la spunta di criticità, restano agganciate all'anagrafica
dell'allievo e riproposte al sucessivo utilizzo dello stesso, anche in annualità e stagionalità
diverse.
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3.2 Note cliente, Note prenotazione, Note maestro
E' stato messo ordine al significato delle note categorizzandole.
Per ogni prenotazione sono proposte 4 annotazioni:
1) Note cliente (casella gialla): note che riguardano l'allievo e vengono memorizzate
nell'archivio anagrafico del cliente e rivisualizzate ad ogni richiamo, anche negli anni successivi.
2) Note prenotazione (casella arancio): note associate alla prenotazione, queste note
rimangono memorizzate alla singola prenotazione e visualizzate solo nelle proprietà della
prenotazione, all'azzeramento stagionale vengono perdute.
3) Note maestro (casella rosa): note agganciate alla singola prenotazione, ma che a
differenza delle note prenotazione, vengono ora visualizzate sia sui promemoria mestri, agende,
iMae Smatphone maestri, programma gestione maestri separato etcc. In altre parole in questa
casella vanno annotate solo le note che saranno poi palesate al maestro specifico.
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3. Contabilità prenotazione.
3.1 Sconto forfettario
Nel corso della stagione passata, era stata accennata la presenza della casella sconto
forfettario come mero calcolo. Da quest'anno questa casella è gestita all'interno della contabilità
e memorizzata per la singola prenotazione o vendita.
Lo "sconto forfettario" acquista in questo modo una valenza importante, in quanto permette di
memorizzare a livello di prenotazione telefonica le eventuali variazioni di prezzo a preventivo rispetto
al listino, questo semplicemente inserendo il valore di variazione nella casella dello sconto forfettario.
Questo vale sia per le prenotazioni telefoniche delle ore private sia per i corsi collettivi.
Lo sconto forfettario verrà poi memorizzato e rivisualizzato anche in forma di calcolo all'atto della
conferma di saldo. Lo sconto forfettario applicato è anche visualizzato in contabilità generale nella
colonna apposita.
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3.2 Movimenti della prenotazione o vendita
Nelle proprietà dell'occupazione, visualizzabile con il doppio click su planning, vengono ora
visualizzati tutti i movimenti relativi, compresi acconti, persone aggiunte e rimborsi.
Questo ora permette di controllare in casi particolari la storia contabile dell'occupazione.
NB: La visualizzazione dell'elenco movimenti è posta nella cartella "Pagamenti" della videata
delle proprietà.
3.3 Movimenti della
prenotazione o vendita in
fase di rimborso
Per effettuare il rimborso ed un
calcolo corretto del rimborso ora è
possibile fare riferimento allo storico
movimenti direttamente sulla videata del
rimborso. Per attivare l'elenco movimenti
premere il nuovo pulsante apposito.
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4. ServiziAggiuntivi (Pacchetti)
4.1 Logiche
La commercializzazione da parte delle scuole di servizi accessori al corso, o di servizi
comunque che la scuola eroga e/o vende per conto di terzi diventa sempre più frequente e
preponderante.
Skiwork da questo punto di vista ha dovuto evolversi e cambiare radicalmente "tattica" nei
confronti di questo trend. Per questo motivo Skiwork nella sezione "pacchetti" è stato riscritto
totalmente, anche nel gergo di utilizzo i "pacchetti" vengono ora denominati "servizi aggiuntivi".
Nelle versioni precedenti di Skiwork era possibile vendere un solo "pacchetto" alla volta a
corredo del corso collettivo, ora invece si possono vendere simultaneamente più servizi aggiuntivi
(ognuno con il proprio listino) e decidere a priori quali sono i servizi aggiuntivi disponibili corso per
corso.
Questa rivoluzione è stata resa necessaria anche per poter rendere disponibili questi
servizi su Skiwork-WEB e permettere al cliente WEB di sceglierli ed acquistarli unitamente
al corso collettivo.
4.2 Gestione generale dei servizi aggiuntivi
- Categorie Servizi Aggiuntivi
Innanzitutto è necessario creare una categorizzazione dei servizi aggiuntivi. Indicando per
coloro che utilizzano Skiwork-WEB la traduzione nelle lingue del sito (esempio da figura
sottostante).
La casella azzurra "kinderland" permette
di instradare gli eventuali movimenti di cassa
per quella categoria direttamente al registro
separato incassi Kinderland, quando il
kinderland viene venduto unitamente al corso
collettivo.
L'ordine di visualizzazione serve ad
indicare a Skiwork con quale ordine
visualizzare la scelta sia in fase di vendita dei
corsi collettivi sia su WEB
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- Listino servizi Aggiuntivi
Il listino è rimasto pressochè invariato con le seguenti aggiunte e differenze:
1) Possibilità di creare un listino con prezzi differenziati per ogni stagionalità (spunta barra rosa).
2) Di indicare se il prezzo deve essere calcolato al giorno (tipo noleggio) oppure se una tantum
al corso (ad es. Gita)
3) Di indicare la descrizione dei contenuti del servizio (quella che andrà stampata sul cartellino)
e di indicare la descrizione per il WEB lingua per lingua (premere il pulsante "configurazione WEB"
per accedere alla videata).
- Attivazione Servizi
Affinchè il servizio si attivo è
necessario spuntare il campo,
rispettivamente se si vuole rendere
vendibile il servizio su Skiwork e/o su
SKIWORK-WEB.
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- WEB
Se si vuole attivare la vendita del servizio anche su Web è necessario oltre alla spunta
di attivazione, inserire anche i dati, lingua per lingua del sito, per la visualizzazione corretta
del servizio proposto al potenziale cliente su WEB. Questi dati (Descrizione del Servizio)
possono poi essere visualizzati dal cliente Web premendo il pulsante "info" nella sezione
dedicata all'acquisto dei servizi aggiunti al corso.
(pagina di SKIWORKWEB Esempio)
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- Attribuzione dei servizi aggiuntivi al corso collettivo
L'attribuzione dei servizi aggiuntivi ai corsi, ossia la definizione di quali servizi aggiuntivi si
possono vendere per i vari corsi, si esegue attraverso la "tabella delle tipologie dei corsi".
Nell'archivio delle tipologie ora sarà possibile inserire fino a 5 Listini/Servizi Aggiuntivi da poter
associare in vendita a tutti i corsi che appartengono alla categoria selezionata.
Il risultato di tutto questo sarà la semplificazione verso l'operatore di vendita che troverà nella
videata di vendita corsi, già i servizi aggiuntivi vendibili per il corso selezionato, con prezzo e totali
(vedi esempio sottostante della videata di vendita corsi). Le stesse opzioni si troveranno anche in fase
di registrazione di corso colettivo in fase di prenotazione telefonica. Per il Vs. operatore di vendita
sarà sufficiente spuntare la casella del servizio aggiuntivo da vendere unitamente al corso. Il
sucessivo calcolo ed eventuale contabilizzazione avverrà automaticamente nei vari registri di
competenza.
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5. Messaggistica interna
Questa versione di Skiwork permette ora di gestire per ogni utente skiwork
- uno scadenziario con priorità
- una agenda appuntamenti personale
- la messaggistica con gli altri utenti interni a skiwork
In fondo alla videata principale di Skiwork appaiono ora tre barre che si riferiscono ai tre
sopracitati archivi. Il "led" inzia a lampeggiare quando: vi è un nuovo messaggio non letto nella sezione
messaggistica Skiwork, quando vi è una scadenza, oppure quando vi è un appuntamento imminente
in agenda. Per aprire la videata di gestione della messaggistica è sufficiente cliccare su queste
sezioni
Pulsante
per
confermare la lettura del
messaggio selezionato
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Pulsante
per
accedere allo stato dei
messaggi mandati agli altri
utenti (vedi pagina
sucessiva)
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Per
cancellare
dallo
storico il
messaggio
mandato
Per
cancellare
tutti
i
messaggi
letti
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6. Statistiche
6.1 STATISTICHE PRESENZE
La statistica presenza permette di effettuare il conteggio per giorno o per mese di un
determinato periodo. La presenza viene calcolata come effettiva partecipazione ad un corso collettivo
o ora privata nella giornata che esse vengono realizzate.
La statistica si può appunto effettuare per giorno come visualizzato nella figura sopra, oppure
per mese come nella figura sottostante
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6.2 STATISTICHE ORE PRIVATE PER FASCIA ORARIA
Questa statitica è molto importante per valutare ed individuare con un conteggio preciso quali
giorni e quali fascie orarie sono più frequentemente richieste ed utilizzate. L'esperienza della
direzione di una scuola è già ovviamente consapevole quali sono i momenti di maggior affluenza e
richiesta, ma con un calcolo preciso che questa statistica fornisce l'analisi di questo aspetto diventa
preciso e certificato verso i soci.
La statistica può essere effettuata per giorno oppure con calcolo per giorno della settimana
all'interno del periodo prescelto. Quest'ultima suddivisione è molto interessante in quanto permette
di avere il calcolo per fascia oraria per il lunedì, per il martedi e così via.
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7. Varie
7.1 Stampa conteggio Maestri (variazioni)
Nella videata di conteggio ore maestri, si possono visualizzare e quindi stampare la lista che
comprende solo i meastri che hanno lavorato. Nella videata di partenza questa opzione è presa come
impostazione di "default".
Con questa opzione è stata aggiunta nella stampa una colonna dove poter far apporre la firma
di vaglio/conferma dei maestri. In questo modo questa lista può essere utilizzata come quietanza di
conformità e di controllo da parte di tutti i maestri delle ore effettuate settimanalmente.
7.2 Conteggio "RECORD" su liste
In questa versione di Skiwork, per ogni lista è stata aggiunta in testata il numero di elementi
(records) di cui la lista è composta. Può essere utile in determinate valutazioni e conteggi.
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7.3 Kinderland (Variazioni)
E' stata radicalmente cambiata la gestione della prenotazione Kinderland, in quanto è stata
introdotta la gestione in variazione, prolungamento o rimborso. Questo permette di effettuare il
tagliando di variazione e di rimborso e mantenere aggiornato e corretto il registro presenze del
giorno.
Per variare una registrazione Kinderland, entrare nell'elenco vendite Kinderland, selezionare la
registrazione da variare e premere il pulsante di variazione (solito pulsante con freccia azzurra),
riapparirà la videata di vendita con la possibilità di variare il periodo DAL/AL, se il periodo è più breve
rispetto a quallo originale verrà automaticamente effettuato un rimborso, altrimenti un prolungamento.
Se il periodo rimane lo stesso, e viene variato solamente il trattamento allora in questo caso Skiwork
considera la registrazione solo una registrazione di variazione.
NB. Il cartellino o il Cliente si può trovare utlizzando la nuova casella di ricerca
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7.4 Ricerca rapida del maestro su planning
Digitando sulla tastiera parte del nome del maestro Es: "HITTEL..." il cursore si posizionerà sul
primo maestro in cui il proprio nominativo contiene la chiave di ricerca (esempio in figura sottostante).
La chiave di ricerca si azzera ogni 2 secondi, il che significa che si può comodamente scrivere
il nome da cercare ma tra una lettera e l'altra del nome non possono passare più di 2 secondi,
altrimenti la ricerca riprende nuovamente dall'ultima lettera digitata.
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Appunti
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