Modalità di utilizzo

1. MODALITA’ DI UTILIZZO ............................................................1
1. MODALITA’ DI UTILIZZO
Il servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA PA è utilizzabile esclusivamente dai clienti che:
• hanno un credito attivo sulla Sdì Card;
• hanno accettato le condizioni di utilizzo
Nota bene: il servizio è totalmente web e non richiede alcuna installazione.
ACCETTAZIONE CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO
Dopo aver effettuato il login, in occasione del primo accesso al servizio è necessario accettare le condizioni
di utilizzo.
Queste sono diversificate a seconda che il cliente debba gestire solamente proprie fatture (azienda o
professionista) oppure gestisca fatture di aziende diverse dalla propria (studi professionali o associazioni).
•
Cliente che gestisce solo proprie fatture
Questi clienti dovranno indicare:
a) se per la firma digitale delle fatture elettroniche utilizzeranno un proprio dispositivo di firma,
oppure se intendono delegare a Zucchetti il compito di firmare le fatture;
b) se affideranno la conservazione sostitutiva delle fatture a Zucchetti, oppure se hanno già in essere
un servizio di conservazione sostitutiva.
•
Cliente che gestisce fatture di aziende diverse
Questi clienti non possono delegare a Zucchetti la firma digitale delle fatture, quindi dovranno indicare
solamente la scelta relativa alla modalità di conservazione sostitutiva
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Nota bene: sia la nomina di Zucchetti come responsabile della conservazione sostitutiva sia l’incarico per la
firma della fattura devono essere stampati, timbrati, firmati ed inviati all’indirizzo mail
[email protected] o via fax al numero 0371-42.17.79. Ricevuto il contratto, Zucchetti
abiliterà il cliente all’utilizzo del servizio e comunicherà l’avvenuta attivazione tramite mail.
ACQUISTO PACCHETTI
Il passo successivo riguarda l’acquisto dei pacchetti di fatture, dipendenti dalla modalità di invio dei dati
della fattura che si intende adottare:
-
Data Entry Zucchetti
-
Data Entry Cliente
Si veda il LISTINO del servizio per scoprire le 2 offerte commerciali
L’importo del pacchetto prescelto verrà scalato dal credito disponibile sulla SDICard.
Dopo aver effettuato l’acquisto, il numero di fatture a disposizione viene mostrato sia nella pagina di
accesso al servizio sia nella pagina di inserimento delle fatture.
Alla conferma dell’inserimento, il numero di fatture disponibili si riduce di una unità. Quando sarà arrivato
a 0, per poter procedere con nuovi invii si dovrà acquistare un nuovo “pacchetto” di fatture.
Naturalmente, l’acquisto può essere concluso anche prima che il numero di fatture disponibili si azzeri; in
tal caso le fatture acquistate si sommeranno a quelle disponibili.
Nota bene:
•
è necessario acquistare un pachetto di fatture specifiche per il Data Entry che si desidera utilizzare,
non è infatti possibile “passare” le eventuali fatture residue da un Data Entry all’altro (anche perché
il listino è diverso);
•
le fatture acquistate non hanno scadenza: potranno essere utilizzate anche successivamente alla
data di scadenza della SDICard ( ricordiamo che la SdiCard ha durata biennale);
•
le fatture disponibili verranno azzerate in caso di revoca da parte del cliente del contratto di
servizio per la Fatturazione Elettronica;
•
nel caso in cui per una fattura si renda necessario una nuova trasmissione (a seguito di un rifiuto da
parte della PA) questa verrà addebitata sul saldo della SdiCard al prezzo indicato nel Listino del
servizio: l’integrazione ha un prezzo standard e non è soggetta a sconti.
Si può quindi procedere con l’invio della fattura a Zucchetti, cliccando sulla voce DATA ENTRTY ZUCCHETTI o
DATA ENTRY CLIENTE.
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GESTIONE DI UNA NUOVA FATTURA
DATA ENTRY ZUCCHETTI
Con tale modalità il cliente affida a Zucchetti l’incarico per l’imputazione dei singoli dati della fattura.Tali
dati devono essere trasmessi a Zucchetti in modo da risultare chiari e intelligibili.
Possono essere inviati a Zucchetti file in formato TXT, XLS, DOC, PDF, ZIP.
All’interno del file caricato dovranno essere presenti tuttI i dati che il cliente vuole che siano inseriti nella
sua fattura.
Gli operatori Zucchetti provvederanno a trascrivere esclusivamente i dati forniti dal cliente.
DATA ENTRY CLIENTE
Con tale modalità, il cliente dovrà procedere in autonomia all’imputazione dei singoli dati della fattura
nelle maschere presenti nella sezione dedicata.
Nota bene: L’individuazione dei dati, la compilazione dei campi e il controllo finale della composizione della
fattura sono completamente a carico del cliente; a supporto di tali fasi, Zucchetti mette a disposizione la
checklist e le istruzioni per la compilazione.
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GENERAZIONE DEL FILE XML
DATA ENTRY ZUCCHETTI
Dopo aver ricevuto i dati nelle modalità sopra descritte, gli operatori Zucchetti provvedono a generare il
file in formato xml.
FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML DA PARTE DEL CLIENTE
Non appena il file xml è pronto per essere firmato, il cliente viene avvisato via mail.
Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione “GESTIONE FATTURE”.
Il cliente:
•
prende visione dell’xml generato tramite l’apposita funzione “visualizza fatt. generata” disponibile
in “GESTIONE FATTURE” per verificare la correttezza di quanto inserito;
•
salva il file sul proprio pc utilizzando l’apposita funzione “preleva xml da firmare” disponibile in
“GESTIONE FATTURE”;
•
lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica;
•
lo restituisce a Zucchetti, utilizzando la funzione ”upload xml firmato” presente in “GESTIONE
FATTURE”.
Il cliente ha la possibilità di visualizzare la propria fattura elettronica tramite un foglio di stile presente
in GESTIONE FATTURE.
Il servizio Sdì non comprende la fornitura della firma elettronica.
FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML IN CARICO A ZUCCHETTI
Una volta generato il file xml, il cliente riceverà via mail apposita notifica con le indicazioni per procedere:
•
al controllo del file xml generato in base ai dati da lui fornito,
•
alla confermare della correttezza dei contenuti del file.
Entrambe queste azioni vengono svolte mediante i bottoni presenti in Gestione Fatture.
In seguito al ricevimento della conferma, Zucchetti firmerà il file come da delega ricevuta..
Se invece dal controllo risulteranno dei dati differenti da quelli inviati, il cliente contatterà l’assistenza
Zucchetti per segnalare l’incongruenza.
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DATA ENTRY CLIENTE
FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML DA PARTE DEL CLIENTE
Una volta terminata e confermata l’imputazione dei dati (dopo aver quindi cliccato su “Chiudi Fattura”
all’interno della form) il cliente potrà apporre la sua firma digitale sull’xml generato.
Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione “GESTIONE FATTURE”.
Il cliente:
•
salva il file sul proprio pc utilizzando l’apposita funzione “preleva xml da firmare” disponibile in
“GESTIONE FATTURE”;
•
lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica;
•
lo restituisce a Zucchetti, utilizzando la funzione ”upload xml firmato” presente in “GESTIONE
FATTURE”.
Il cliente ha la possibilità di visualizzare la propria fattura elettronica tramite un foglio di stile presente
in GESTIONE FATTURE.
Il servizio Sdì non comprende la fornitura della firma elettronica.
FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML IN CARICO A ZUCCHETTI
Una volta terminata e confermata l’imputazione dei dati da parte del cliente (dopo che avrà cliccato su
“Chiudi Fattura” all’interno della form), Zucchetti firmerà il file come da delega ricevuta.
TRASMISSIONE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Il file così firmato dal cliente o da Zucchetti, verrà trasmesso al Sistema Di Interscambio.
Nel flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio e da questo verso la PA destinataria, verranno
generate diverse ricevute e notifiche relative agli esiti delle trasmissione delle fatture. Il cliente verrà
sempre messo al corrente del contenuto di tali notifiche.
Mediante la funzione “GESTIONE FATTURE” è possibile verificare lo stato di avanzamento del processo di
gestione di una fattura, visualizzare le notifiche di risposta provenienti dal Sistema di Interscambio e - per i
clienti che utilizzano un proprio sistema di conservazione - prelevare i file da mandare in conservazione.
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Zucchetti effettuerà la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e delle relative ricevute in
conformità alle disposizioni di legge.
Il cliente che in fase di attivazione del servizio ha dichiarato di provvedere autonomamente alla
conservazione dovrà prelevare i file e ad inviarli al proprio servizio di conservazione.
GESTIONE ANOMALIE
Durante il processo di gestione della fattura potrebbero emergere problemi di diversa natura, sia prima
sia dopo l’invio al Sistema di Interscambio.
1) PROBLEMI RILEVATI DALL’OPERATORE ZUCCHETTI PRIMA DELL’INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Potrebbe accadere che gli operatori Zucchetti rilevino dati errati o mancanti durante la fase di generazione
del file xml. In questi casi provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare direttamente i
dati forniti tramite l’utilizzo della funzione Invio Sostitutivo.
N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa.
Tale controllo manuale da parte dell’operatore viene effettuato soltanto in caso di Data Entry Zucchetti.
2) PROBLEMI RILEVATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO - ESITO DI SCARTO
Il Sistema di Interscambio potrebbe respingere la fattura xml perché non rispetta le specifiche imposte.
In questi casi gli operatori Zucchetti provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare i dati
forniti.
Poiché il file xml è già stato trasmesso, sarà necessario ripetere l’operazione di generazione dello stesso
nonché firmare elettronicamente il nuovo file generato. L’operazione richiede, quindi, il pagamento di una
nuova trasmissione.
N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa.
3) PROBLEMI RILEVATI DALLA PA DESTINATARIA
Può accadere che il file xml della fattura risulti formalmente corretto (ovvero rispetti le specifiche tecniche
imposte dalla normativa), superi i controlli del Sistema di Interscambio e venga da questo inoltrato alla PA
destinataria, tuttavia quest’ultima rileva dei problemi: la mancanza di informazioni ritenute indispensabili
per la corretta gestione del processo di liquidazione, ovvero richieste dai contratti/bandi/regolamenti o
altro; potrebbero anche essere rilevati discrepanze od errori relativi ai prezzi pattuiti, agli sconti o
maggiorazioni, alle quantità o altro importo.
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In tutti questi casi la PA destinataria rifiuterà la fattura. Gli operatori Zucchetti, a fronte di tali situazioni,
contatteranno il cliente segnalando la notifica di rifiuto. A questo punto dovrà essere il cliente a valutare
come intervenire: in base al tipo di problema segnalato potrebbe essere sufficiente una integrazione del
documento già emesso,con pagamento del corrispettivo di integrazione, oppure potrebbe rendersi
necessaria l’emissione di un nuovo documento (nota integrativa od altro), con pagamento dell’intero
corrispettivo.
4) ESITO DI MANCATA CONSEGNA
E’ possibile che il Sistema di Interscambio segnali l’impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria.
In tali casi il Sistema eseguirà nuovi ulteriori tentativi. In questa fase il soggetto emittente non deve fare
nulla.
Trascorsi 10 giorni senza che i tentativi di contattare la PA abbiano avuto alcun esito, il Sistema
comunicherà una notifica di Impossibilità di recapito al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà
ad avvisare il cliente.
N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente/cliente dovrà a questo
punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali
5) NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI
Se la trasmissione alla PA destinataria da parte del Sistema di Interscambio va a buon fine, la prima
dovrebbe rispondere con una Notifica di Esito.
Se, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA non risponde, il Sistema di Interscambio notifica tale circostanza
al soggetto emittente o al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente.
N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente dovrà a questo punto
contattare direttamente la PA destinataria.
TUTTI I DIRITTI RISERVATI - VIETATA LA
RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE.
L’elaborazione dei testi, anche se curata con
scrupolosa attenzione, non può comportare
specifiche responsabilità per eventuali involontari
errori o inesattezze.
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