DISPATCHER SOCIAAL SECRETARIAAT (M/V) (CONTRACT VAN 6 MAANDEN, NIVEAU D, STARTBAANOVEREENKOMST) Word jij de nieuwe motor van het Sociaal Secretariaat? Wij zoeken een enthousiaste collega die graag met de pc werkt. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de generieke mailbox. Je wijst inkomende mails toe aan je collega’s uit het Service– en Operations Center. Je kan zelfstandig werken en durft het initiatief te nemen om je werk op een efficiënte manier af te handelen. Kenmerken van de functie? Je komt terecht in het gemeenschappelijk dienstencentrum ‘Sociaal Secretariaat’. Dit dienstencentrum heeft de ambitie om op termijn de werking van alle entiteiten van de Vlaamse overheid te ondersteunen op vlak van personeelsbeheer. Je kan meewerken aan de nieuwe werkwijze van het dienstencentrum. Je krijgt bovendien ruimte voor het formuleren van verbetermogelijkheden omtrent de werking van het dienstencentrum. Op basis van het onderwerp van de mails maak je nieuwe cases aan in ons intern softwareprogramma. Je bent eveneens in staat om reeds bestaande cases te herkennen en correct toe te wijzen. Wie zoeken we? We hechten veel belang aan je houding en motivatie: we zoeken vooral een positieve collega die graag het initiatief neemt en kan omgaan met verandering, aangezien we in de startblokken staan van het nieuwe Sociaal Secretariaat. Maar ook een proactieve collega, die zelfstandig oplossingen kan vinden. Je hebt oog voor detail, ook bij het uitvoeren van herhaaldelijk werk. Voor deze functie zoeken we een loyale collega met een sterke interesse in digitaal werken. Ervaring in het werken met Microsoft Office (Outlook) is een pluspunt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. We selecteren kandidaten dan ook op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst of handicap. Gelet op de huidige samenstelling van ons team, moedigen we in het bijzonder kandidaten uit de kansengroepen (migratieachtergrond, arbeidshandicap) aan om zich kandidaat te stellen. Je wordt aangeworven in het kader van de regeling rond startbanen. Om hiervoor in aanmerking te kunnen komen, moet je jonger dan 26 jaar zijn. Ga naar http://www.werk.be voor meer informatie. Wie zijn we? Je komt terecht op het gemeenschappelijk dienstencentrum ‘Sociaal Secretariaat’ van het Agentschap Overheidspersoneel. Het dienstencentrum telt een 23-tal personeelsleden (dossierbehandelaars personeel, adviesverleners; medewerkers ‘woon-werkverkeer’, ‘welzijn’, ‘archief’,…). Het Agentschap Overheidspersoneel bevindt zich in Brussel, nabij het noordstation. Dit Agentschap behoort tot het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur van de Vlaamse overheid. De entiteiten van het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor 1 boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Kanselarij en Bestuur. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Werkzekerheid - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 05/05/2015. 2 Het Agentschap Overheidspersoneel werft aan in contractueel dienstverband (6 maanden) via startbaanovereenkomst: DISPATCHER SOCIAAL SECRETARIAAT (M/V) Afdeling: Niveau: Graad: Contractduur: Standplaats: Gemeenschappelijk Dienstencentrum Sociaal Secretariaat D Assistent 6 maanden Brussel Vacaturenummer: 24668 DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Deze functie situeert zich in het gemeenschappelijk dienstencentrum ‘Sociaal Secretariaat’. Dit Sociaal Secretariaat, bestaande uit een Service Center en een Operations Center, heeft de ambitie om op termijn de werking van alle entiteiten van de Vlaamse overheid te ondersteunen op vlak van personeelsbeheer. Het Service Center is een aanspreekpunt in eerste lijn voor management en personeelsleden voor operationele vragen m.b.t. personeelsadministratie en personeelsdossiers. Dit Service Center bestaat uit verschillende medewerkers: dossierbehandelaars personeel, medewerkers woon-werkverkeer, medewerkers welzijn en administratieve medewerkers. Het Operations Center ondersteunt het Service Center en het management bij complexere vragen en dossiers. Dit Operations Center bestaat uit adviesverleners met een grondige expertise in Vlimpers, Vlaams Personeelsstatuut, Regelgeving, enz. JE TAKENPAKKET Je beheert de generieke mailbox en wijst inkomende mails toe aan je collega’s voor verdere verwerking. Zo garandeer je een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening. 1. Informatieverzameling- en verwerking: je voert inkomende mails in ons intern software programma Flamingo met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde je collega’s op elk ogenblik over correcte en recente informatie te laten beschikken. - Inkomende mails verwerken in intern softwareprogramma Flamingo - Herkennen van reeds bestaande cases - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - Werklijsten in Vlimpers volgens het onderwerp toewijzen aan de juiste collega 2. Informatiebeheer: verzorgen en ontsluiten van klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Verwerken van inkomende mails - Toewijzen van inkomende mails aan de collega’s in het softwareprogramma Flamingo - Toewijzen van werklijsten aan de collega’s in Vlimpers 3 - Klasseren van de papieren personeelsdossiers 3. Dossierbehandeling ondersteunen : dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - Werklijsten toewijzen in Vlimpers - Opvolgen van inkomende mails: bv. tijdig toewijzen van mails,… - Nagaan welke informatie in een mail ontbreekt en eventueel opvragen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot de verwerking van de mails 4. Opstellen van documenten: voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Opmaken van documenten waarin je werking wordt beschreven 5. Ondersteunende taken: uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,… - Inspringen bij afwezigheid van collega’s 6. Post: sorteren, eventueel filteren en verdelen van mails teneinde de informatiewisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - Inkomende mails zo snel mogelijk toewijzen aan collega’s 7. Agendabeheer: beheren van je eigen agenda teneinde bij te dragen tot een goed beheer van je tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Eigen agenda zorgvuldig beheren - Afspraken maken - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,… JE PROFIEL JE WERKERVARING Geen werkervaring vereist. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Ervaring in het werken met MS-Office (Outlook) is een pluspunt, alsook interesse in het digitaal werken. 4 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES We hechten veel belang aan je houding en motivatie: Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Communiceren niveau 1 Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over Samenwerken niveau 1 Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Plannen en organiseren niveau 1 Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de nodige acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Klantgerichtheid niveau 1 Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren Flexibiliteit niveau 1 Je werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. Je past je gedrag aan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 05/05/2015 Om te solliciteren stuur je je cv en motivatiebrief bij voorkeur via mail naar [email protected] of per post naar Dienstencentrum Talent - Dienst Rekrutering & Selectie, t.a.v. Rita Creyelman, Boudewijnlaan 30 bus 42, 1000 Brussel. Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: 6 mei 2015 De kandidaten met het meest relevante profiel worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Prescreening: 12 en 13 mei 2015 in Brussel Deze prescreening zal bestaan uit computergestuurde oefeningen en een verkennend gesprek. Jurygesprek: 27 mei 2015 in Brussel De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijk indiensttreding. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het ‘nieuwe werken’ principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. 5 Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van assistent (rang D1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 1737,07 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Joke Renneboog, Teamhoofd Dienstencentrum Sociaal Secretariaat Tel.: 0478 75 76 38 E-mail : [email protected] - Voor de selectievoorwaarden en arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of contact opnemen met de P&O-consulent: Fatima El Herbouti, P&O-consulent Tel.: 0484 02 22 99 E-mail : [email protected] 6
© Copyright 2024 ExpyDoc
