Het digitaliseren van technische informatie

Digitaliseren
Registreren
Technische informatie
digitaal toegankelijk
Uniformeren
Voorkant 3.1.doc
als digitale 1kwaliteit belangrijk is
Hartelijk bedankt voor uw interesse in PRM Service BV
Met dit informatieboekje wil PRM Service BV u graag onder de
aandacht brengen waarom goed en betrouwbaar digitaliseren
belangrijk is. Wij hopen dan ook dat u na het lezen van deze
informatie tot de conclusie bent gekomen dat uw technische
informatie bij ons in goede en veilige handen is en dat wij samen
met u uw project tot een succesvol einde kunnen brengen.
Ondersteuning
op het gebied van
digitaliseren
kwaliteit
vakkennis
betrouwbaarheid
Voorkant 3.1.doc
Copyright
Deze brochure is gemaakt door
PRM Service BV te Hendrik Ido
Ambacht. De brochure is
samengesteld uit het beschikbare
beeldmateriaal overeenkomstige
de beschreven producten en
processen.
Het kopiëren of op elke andere
manier verspreiden van deze
brochure is niet toegestaan
zonder toestemming van PRM
Service BV.
2
Waarom is technische documentatie belangrijk voor uw bedrijf?
Een goede informatievoorziening is de grondslag van ieder technisch georiënteerd bedrijf. Over de juiste informatie
beschikken op het juiste moment is een belangrijke en onmisbare schakel om werkzaamheden op allerlei vlakken efficiënt
uit te kunnen voeren. Tijdens het ontwerpproces, de bewerkingen, de productie, de controle, onderhoud en reparatie, de
raadpleging: op elk gebied wordt technische informatie gebruikt. Kortom, de beschikbaarheid van informatie is een centraal
onderdeel bij alle werkzaamheden die worden uitgevoerd.
Bij technisch georiënteerde bedrijven is het onvermijdelijk dat de digitalisering een grote invloed gaat uitoefenen. Een goed
digitaal informatiebeheer zal een essentieel element zijn om de werkprocessen bij de uitvoering van projecten op een
efficiënte en functionele manier te laten verlopen.
Door de mogelijkheden van een digitale centrale opslag van informatie zal de individuele manier van werken plaats gaan
maken voor een werkwijze waar het samenwerken en samen delen van informatie de basis is
De beschikbaarheid van informatie en de samenwerking bij de projectuitvoering zal hierdoor sterk verbeterd worden.
Werkzaamheden kunnen efficiënter uitgevoerd worden en technische mankementen aan installaties zijn sneller verholpen
wat weer kostenbesparingen met zich meebrengt. De kostenbeheersing en de effectiviteit van de werkzaamheden zal een
belangrijke rol gaan spelen bij het innemen van een sterke marktpositie.
Informatie van een betrouwbare digitale kwaliteit en een betrouwbare inzetbaarheid hiervan zijn noodzakelijk omdat de
werkzaamheden binnen projecten en processen hier steeds meer op gebaseerd zullen zijn. Gedigitaliseerde informatie moet
goed leesbaar zijn en gemakkelijk terug te vinden. Informatieverlies mag bij het converteren van papier naar digitaal
absoluut niet plaatsvinden. Medewerkers die de werkzaamheden uitvoeren moeten erop kunnen vertrouwen dat zij op
ieder moment over de juiste digitale informatie kunnen beschikken. Hierbij mogen er geen twijfels ontstaan bij het
raadplegen of bewerken van de digitale informatie. Alleen als de informatie op de juiste manier en met de juiste kwaliteit
digitaal beschikbaar is kunnen bedrijven er profijt van hebben.
Gedigitaliseerde informatie geeft alleen voordelen als u rekening houdt met de volgende aspecten:
1. De betrouwbaarheid, is alle informatie compleet aanwezig?
2. De digitale leesbaarheid
3. De terugvindbaarheid door een juiste registratie
4. De gebruiksvriendelijkheid om informatie op een eenvoudige manier terug te vinden
5. Is informatie met de juiste kennis verwerkt (vakmanschap met kennis van digitaliseren)
PRM Service BV heeft zich gespecialiseerd in het digitaal toegankelijk maken van projectinformatie. Onze
opdrachtgevers zijn voornamelijk bedrijven waar technische informatie een belangrijke rol speelt.
Het digitaliseren van technische documenten vraagt extra aandacht omdat deze vaak uit
wisselende kwaliteiten en samenstellingen bestaan. Maar ook de diversiteit aan
benamingen en indexkenmerken kan uiteenlopend zijn. Voor elke klant en voor elk
project wordt er een werkprocedure opgesteld om zo tot het beste eindresultaat te
komen.
De in de jaren opgebouwde ervaring, vakmensen en professionele
apparatuur zorgen dat PRM Service BV ook uw organisatie
tevreden kan stellen met een betrouwbaar digitaal product. Zo
hebben wij al vele projecten bij offshorebedrijven,
energiemaatschappijen, baggerbedrijven, scheepsbouwers en
netwerkleveranciers tot volle tevredenheid uitgevoerd.
Voordelen van het digitaal beschikbaar stellen van informatie
Het beschikbaar stellen van technische documentinformatie op een digitale manier betekent een grote vooruitgang en kan
veel van de huidige problemen bij het werken met papier oplossen.
Digitaal werken geeft de volgende voordelen:
Snel en overzichtelijk
Nooit meer informatie verzamelen, maar alles duidelijk en overzichtelijk in uw systeem.
Flexibel en efficiënt
Uw technische informatie digitaal beschikbaar zorgt voor flexibiliteit en efficiëntie.
Nieuwe mogelijkheden
Uw technische informatie als kenniscentrum binnen uw organisatie.
Besparingen
Bij goed gebruik van digitale informatie bespaart u veel kosten en tijd.
Samenwerken is samen delen
Door digitale centrale opslag geen individuele manier van werken mee, samenwerken en samen delen is de basis.
Waarom
is technische informatie
Bepalend
belangrijk
voor uw
voor uw organisatie?
marktpositie
Efficiënt
samenwerken
door informatie
te delen
Vertrouwen
in uw
informatiebeleid
Informatie als
centraal onderdeel
van uw werkzaamheden
Als digitale kwaliteit belangrijk is
Digitaliseren
Het digitaliseren van technische informatie
Hoe komt u tot kwalitatief goede informatie?
Als digitale kwaliteit belangrijk is
Het digitaliseren van technische informatie
Digitale technische informatie neemt een steeds belangrijkere plaats in bij technisch georiënteerde bedrijven. Deze kan op
twee manieren zijn opgebouwd:
1. Documenten en tekeningen worden digitaal gecreëerd en worden als zodanig geïntegreerd in projecten.
2. Er bestaat, naast de digitale informatie, nog een grote hoeveelheid documenten in papieren vorm.
Er is nog steeds veel belangrijke technische informatie in papieren vorm in omloop, zoals;
• Documentatie of tekeningen van installaties en fabrieken
• Inspectiecertificaten met handtekening
• Goedkeuringscertificaten
• Plattegronden
• Berekeningen
• Vergunningen
• As built-documentatie die door leveranciers in papieren vorm aangeleverd wordt
Om optimaal te kunnen profiteren van het digitale werken is het noodzakelijk om documenten die oorspronkelijk van papier
zijn te digitaliseren, zodat deze bruikbaar worden in de digitale werkomgeving. Het digitaliseren is echter aan een aantal
belangrijke voorwaarden gebonden.
De samenstelling van technische informatie
Een technisch dossier is in de loop van een project of fabricageproces opgebouwd. De samenstelling bestaat dan ook
dikwijls uit een groot aantal varianten. Dit kunnen losse documenten zijn in mapjes, boekwerkjes, technische tekeningen
van verschillende formaten, nieuwe en zeer oude documenten of tekeningen.
Het is dan ook een belangrijke voorwaarde bij het converteren van papieren informatie naar digitale bestanden, dat er een
waarheidsgetrouwe overdracht van de beeldinformatie plaatsvindt. Een buitengewoon belangrijk onderdeel omdat het
digitale exemplaar de basis wordt waarmee binnen de werkprocessen gewerkt zal worden. De variërende samenstelling van
technische informatie vraagt extra aandacht tijdens het digitaliseringproces.
Alleen een betrouwbaar digitaal product geeft voordelen
Digitaliseren van technische informatie heeft alleen maar zin als deze waarheidsgetrouw gedigitaliseerd wordt. Bij het
digitaliseren van documenten en tekeningen is het belangrijk dat alle details die op het papieren object aanwezig zijn ook in
het gedigitaliseerde bestand voorkomen. Digitale documentatie moet minstens zo betrouwbaar zijn in gebruik als de
papieren vorm; het is immers een onderdeel van fundamenten die voor een bedrijf zo belangrijk zijn om goed te
functioneren. Alleen een goede digitale kwaliteit geeft verbeteringen aan de werkprocessen.
Het is van essentieel belang dat alle details van een document of technische tekening tijdens het scannen worden overgenomen.
Het belang van een betrouwbaar document
Als informatie die niet goed is gedigitaliseerd weer beschikbaar gesteld moet worden voor raadpleging of andere
werkzaamheden, kunnen er twijfels ontstaan over de aanwezigheid van individuele onderdelen in digitale documenten of
tekeningen. Het creëert een grote mate van onzekerheid en onbetrouwbaarheid waarbij veel twijfels kunnen ontstaan.
Medewerkers die geconfronteerd worden met onvolledige of kwalitatief slechte informatie zullen naar alternatieve
mogelijkheden gaan zoeken om een oplossing te vinden voor het informatieverlies. Dit kost manuren, ergernissen en geld.
Als digitale informatie verkeerd geïnterpreteerd wordt kunnen ook andere problemen gaan ontstaan zoals;
• Productonderdelen die foutief vervaardigd zijn en opnieuw vervaardigd moeten worden
• Stagnatie in het werk- en productieproces
• Verkeerde bestellingen van productonderdelen
• Schadeclaims
• Ongelukken door verkeerde uitvoeringen
Hoe wordt de kwaliteit beïnvloed?
Documenten en tekeningen kunnen tijdens hun levenscyclus sterk in kwaliteit zijn afgenomen. De volgende oorzaken
kunnen de digitale kwaliteit van documenten en tekeningen beïnvloeden.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
De opdruk op papier die slecht is door
ouderdom van het origineel
Gescheurde documenten
Vlekken op documenten door gebruik
Een slechte opdruk bij documenten en
tekeningen door revisie aanpassingen
Slecht gemaakte kopieën
Blauwdrukken
Documenten gerepareerd met plakband
Gebruik in slechte omstandigheden
Veelvuldig gebruik
Als in de praktijk blijkt dat relevante informatie ontbreekt bij de digitale technische documentatie wordt dit dikwijls
veroorzaakt door het gebrek aan specialisme bij het converteren van technische informatie. Symbolen en cijfers moeten
goed leesbaar zijn omdat deze anders bij de raadpleging verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Als er een technisch
mankement verholpen moet worden moet dit op basis van de juiste informatie. Behoud van informatie tijdens het
digitaliseringproces is daarom uitermate belangrijk.
Wanneer tijdens het scannen geen goede controle wordt uitgevoerd op
kwaliteitsaspecten zoals de kleur, zal de digitale informatie niet bruikbaar zijn.
Hoe komt u tot kwalitatief goede digitale informatie?
Om tot een kwalitatief en betrouwbaar product te komen, moet met drie hoofdfactoren rekening gehouden worden.
1. Kwaliteit; is alle digitale informatie leesbaar en verwerkbaar?
2. Volledigheid; is alle informatie aanwezig, inclusief aantaleenheden en zonder beeldverlies?
3. Vakmanschap; is informatie op de juiste manier verwerkt, met voldoende vakmanschap en aandacht voor het
digitaliseren?
1. Kwaliteit
Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij het digitaliseren?
PRM Service BV let op documenten waarin kleur verwerkt is of objecten met grijswaarden die voor het behoud van de
informatiewaarde niet in zwart-witmodus gescand mogen worden. Denk hierbij aan:
• Foto’s
• Grafieken
• Tabellen
• Lijntekeningen met kleur
• Wijzigingen op lijntekeningen getekend in kleur
Documenten met grijswaarden in het origineel maar in zwart-wit modus gescand,
verliezen gedetailleerde informatiewaarde.
De medewerkers die bij PRM Service BV de digitaliseringwerkzaamheden uitvoeren maken gebruik van uiterst moderne
scanapparatuur. Zeer belangrijk, want mede hierdoor wordt de kwaliteit van het digitaliseren bepaald. Door altijd te letten
op de juiste toepassingen voor het verbeteren van de beeldkwaliteit blijft essentiële informatie behouden:
• Niet te licht of te donker scannen zodat informatie bruikbaar blijft
• Symbolen geven vaak belangrijke informatie weer. Deze moeten leesbaar blijven en de juiste functie weergeven
• Lijnen moeten duidelijk blijven
• Maataanduidingen
• Onderdeelcoderingen
Tijdens het scannen worden op ieder gescand beeld verschillende controles uitgevoerd. Zo worden de gescande beelden
gecheckt op helderheid, contrast, scherpte, uitlijning, zwakke details en de pixels die niet bij het digitale beeld horen. Elke
afwijking wordt onmiddellijk gecorrigeerd, zodat steeds het beste resultaat wordt geproduceerd. Voor de beeldverbetering
wordt een groot aantal mogelijkheden geboden waarvan optimaal gebruik wordt gemaakt.
Het resultaat van scannen met geavanceerde software
Gebruik maken van de kwaliteit om op tekstinhoud te zoeken naar informatie
Gescande documenten en technische tekeningen kunnen doorzoekbaar worden gemaakt op de individuele inhoud van de
informatie. Hiermee kan via een willekeurige zoekmethode op elk woord in de tekst gezocht worden op zoek naar de
gewenste informatie. Indien u besloten heeft dat de gedigitaliseerde informatie naar een PDF-bestandsstructuur verwerkt
moeten worden, kunt u gebruik maken van deze PDF-zoekfunctie.
Bij het onderdeel Registratie wordt een uitgebreidere uiteenzetting gegeven over het gebruik van de verschillende
zoekmethoden.
Compacte opslag en snel gebruik door een goede kwaliteit
Hoe beter de digitale kwaliteit is, hoe minder opslagruimte er nodig is om de bestanden te bewaren. Bestanden die niet
goed gefilterd zijn en daardoor extra ruis op de achtergrond van de beelden hebben zijn traag vanwege de bestandsgrootte.
Goede kwaliteit bestanden zorgen ervoor dat documentbeheersystemen of andere elektronische toepassingen soepel
kunnen werken. PRM Service BV zorgt dat alle bestanden zo goed mogelijk gecomprimeerd worden met de juiste
compressietechnieken.
De ruis om de letters in het bovenstaande voorbeeld vraagt om extra capaciteit.
2. Volledigheid
Is de gedigitaliseerde informatie compleet?
Wat een groot struikelblok kan zijn om informatie te digitaliseren is vaak de vraag: ‘Zijn alle gegevens die op papier aanwezig
zijn ook echt digitaal?’. Om te zorgen dat uw informatie compleet wordt overgenomen, heeft PRM Service BV een aantal
belangrijke controlefases in het proces geïntegreerd. De volgende zaken zullen tijdens het digitaliseringsproces voor u
worden gecontroleerd:
Aan de hand van het origineel:
•
•
•
Komt de inhoud overeen met de index?
Klopt het als er geen informatie achter een tabblad zit?
Lopen, indien aanwezig, de paginanummers door?
Bij het digitaliseren van documenten:
•
•
•
•
•
•
Staat de informatie op de pagina ook daadwerkelijk op de scan, is er niets afgesneden?
Zijn alle aanwezige pagina’s gedigitaliseerd?
Kloppen de instellingen bij dunne en dikkere originelen?
Zijn documenten enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt?
Klopt het aantal pagina’s met de inhoud van het boek?
Is er rekening gehouden met de tabbladen?
Bij het digitaliseren van tekeningen:
•
•
Bevat een tekening ook informatie op de achterzijde?
Zijn de documenten en tekeningen digitaal goed samengevoegd, is de informatie op de juiste plek te vinden?
In overleg met u worden de gewenste controles geselecteerd voor uitvoering, zodat er geen ongewenste werkzaamheden
worden verricht.
Een goede controle zorgt voor betrouwbaarheid
Een belangrijk onderdeel bij het digitaliseren is de controle tijdens het gehele proces van scannen tot het ontsluiten van
informatie. De werkmethode en bijbehorende disciplines zijn een belangrijk onderdeel van het digitaliseringsproces, omdat
hiermee een digitaal product wordt gerealiseerd dat identiek is aan het originele, papieren document.
Een technische documentatie bestaat dikwijls uit een verdeling in documenten en technische tekeningen. In verband met
de afwijkingen in formaat worden deze gescheiden van elkaar gedigitaliseerd. Belangrijk is dat op dit onderdeel zeer
nauwkeurig wordt gewerkt. Na het scannen van beide soorten papieren informatie is het digitaal samenvoegen een
zorgvuldige handeling. Als de samenvoeging na het scannen niet precies gebeurt, zal men digitale informatie missen, die
waarschijnlijk wel aanwezig is maar op een verdwaalde plaats.
3. Vakmanschap
PRM Service BV beschikt over goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers. Bij hun werkzaamheden worden zij
ondersteund door uitgekiende werkdisciplines met doordachte controlemethoden en door moderne, geavanceerde
apparatuur. Er wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteitscontroles van alle documenten en tekeningen door alle
mogelijkheden om de beeldkwaliteit te verbeteren optimaal te benutten. Het resultaat hiervan is dat er een maximaal
prestatieniveau behaald wordt met een betrouwbare conversieoverdracht. De werkzaamheden van PRM Service BV zijn erop
gebaseerd dat alle informatie in originele staat op het computerscherm te zien is of geprint kan worden.
Voordat u begint aan het traject gaat beginnen van het converteren van papieren broninformatie tot digitale bestanden, zult
u moeten overwegen of u kiest voor kwaliteit of kwantiteit. Als er bij het verwerken van de informatie voor bulkscanning
zonder controle van de kwaliteit wordt gekozen vanwege de prijs, zal dit ten koste gaan van de aandacht die nodig is bij het
digitaliseren. De keuze voor kwantiteit kan voor de kwaliteit en betrouwbaarheid vervelende gevolgen hebben. Daarnaast
kan dit organisatorische en financiële gevolgen hebben die grote problemen veroorzaken op het moment dat de
gedigitaliseerde informatie weer beschikbaar gesteld moet worden.
Als u er altijd vanuit bent gegaan dat de prijs geen invloed heeft op de kwaliteit, zal deze brochure u op andere gedachten
brengen. Bij PRM Service BV wordt er gewerkt volgens slim uitgedachte procedures die veel aandacht vestigen op
kwaliteitsbehoud- en verbetering. U zult ontdekken dat door deze efficiënte manier van werken een uitstekende prijskwaliteitverhouding tot stand komt.
als digitale kwaliteit belangrijk is
Waarom
Profiteer van
uw technische
informatie
optimale
digitale
kwaliteit
een
digitaliseren?
Overzicht
in variërende
informatiebronnen
snel
gebruik van
Maak
volledige
informatie
Eenduidige
toegang
tot uw informatie
als digitale kwaliteit belangrijk is
Registreren
Het belang van een juiste registratie
PDF-opmaakstructuur van technische
documenten
Zoeken op tekstinhoud
Als digitale kwaliteit belangrijk is
Het belang van een juiste registratie
De registratie is een zeer belangrijk onderdeel van het conversieproces van papieren documenten en technische tekeningen
naar digitale informatie. Er kan niet optimaal geprofiteerd worden van de digitale informatie als deze niet terug te vinden is.
Waarom?
Een zorgvuldige registratie van de basiskenmerken van de gedigitaliseerde technische documentatie bepaalt of de
informatie op elk gewenst tijdstip doelgericht geraadpleegd kan worden en voor verdere werkzaamheden bruikbaar is. Een
foutieve registratie leidt tot het niet kunnen terugvinden van de gewenste informatie, wat dus eigenlijk informatieverlies
betekent omdat deze op digitale wijze niet meer te traceren is.
Wat kunnen de oorzaken zijn van informatieverlies?
Onzorgvuldig registreren, wat zorgt voor informatieverlies, kan onder andere op de volgende manieren plaatsvinden:
• De juiste locatiecode is niet vermeld
• De benaming van het bestand stemt niet overeen met de documentomschrijving
• Bij het gebruik van een classificatiecode is de verkeerde code ingevoerd
• Wisseling in bestandsformaat of geen uniforme benaming
• Door de historie is de opbouw van de documentatie door verschillende personen uitgevoerd, met
ieder een eigen indeling en benaming
PRM Service BV is gespecialiseerd in het nauwlettend registeren
De medewerkers van PRM Service BV die verantwoordelijk zijn voor de registratiewerkzaamheden brengen de
werkzaamheden zeer gedisciplineerd en oplettend ten uitvoer. Er wordt veel aandacht besteed aan een correcte overname
van de gegevens. Essentieel is dat zij over meer dan voldoende ervaring beschikken om op de juiste criteria te registreren.
Aan de hand van duidelijke procedures, controles en geavanceerde registratiesoftware worden uw bestanden vakkundig
geregistreerd.
Procedure bij afwijkingen
De wensen en werkwijzen van elke opdrachtgever worden in een procedure vastgesteld voor het gehele registratieproces.
Tijdens de registratie van de digitale bestanden kunnen afwijkingen van de invoergegevens voorkomen, waardoor het
mogelijk is dat deze afgesproken procedure niet meer van toepassing is. Als PRM Service BV afwijkingen heeft gesignaleerd,
zult u hiervan op de hoogte worden gebracht door middel van een rapportage. Er zal dan met u gecommuniceerd worden
hoe de verwerking van deze documenten of tekeningen verder moet verlopen.
Een zorgvuldige registratie van kwalitatief goed gedigitaliseerde documenten en tekeningen
resulteert in een betrouwbaar digitaal product.
PDF-opmaakstructuur van technische documenten
PRM Service BV heeft zich gespecialiseerd in de digitale PDF-filestructuur. PDF, ‘Portable Document Format’, is een digitaal
platform met een universeel en onafhankelijk opmaakformaat voor de uitwisseling van documenten, technische tekeningen
en alle overige digitale informatie.
PDF is wereldwijd gestandaardiseerd en kan via iedere computer worden geopend en geraadpleegd. Het enige wat hier
voor nodig is, is minimaal de Adobe Reader die via het internet licentievrij verkrijgbaar is.
Bij het gebruik van de PDF-filestructuur wordt de samenwerking binnen projecten sterk verbeterd omdat er met een
uniform bestandsformaat gewerkt wordt dat geen problemen geeft met verschillende softwaretoepassingen. Ieder PDFbestand kan als informatieplatform gekoppeld worden aan andere softwareapplicaties en van daaruit opgestart worden en
functioneert daarom als een brug tussen de verschillende toepassingen.
Ieder soort papieren document, technische tekening en elk digitaal
bestandsformaat kan naar de PDF structuur geconverteerd
worden.
PRM Service BV heeft door het uitvoeren van een groot aantal
opdrachten veel ervaring opgebouwd en kennis opgedaan
rond de PDF-filestructuur. Bedrijven waar PRM Service BV de
werkzaamheden voor uitvoert profiteren hiervan. De
opdrachtgevers van PRM Service BV voor wie deze
werkzaamheden uitgevoerd worden komen uit een
verscheidenheid van technische branches, zoals de offshore,
elektriciteit bedrijven, constructie, enzovoort.
Gebruik maken van de PDF-opmaakstructuur
PDF-navigatiestructuren voor snel en gericht raadplegen
In bestanden die in de PDF-filestructuur staan kunnen navigatielinken toegepast worden. Door het aanklikken van een
navigatielink in het PDF-document wordt u direct verwezen naar het onderdeel dat u wenst te raadplegen. In het algemeen
wordt een navigatielinkstructuur aangemaakt op basis van de indexgegevens of een andere aanwezige documentstructuur
in de broninformatie.
Op verschillende manieren kan de navigatielink toegepast worden:
•
Binnen hetzelfde PDF-bestand
•
Koppelingen naar andere PDF-bestanden
•
Koppelingen vanuit andere bestanden
naar PDF
Linkstructuren binnen een PDF-bestand kunnen zijn:
•
Bladwijzers
Op basis van de hoofdstuk- of paragraafindeling van een boek of een andere aanwezige indeling wordt structuur in het PDFbestand aangebracht. Aan de linkerzijde van het scherm is een overzicht van alle gegevens beschikbaar. Als op een kenmerk
geklikt wordt, verschijnt direct de juiste pagina van het boek op het scherm.
•
Hyperlinken
Op basis van een bestaande index in een boek kunnen navigatielinken aangemaakt worden. Als de gebruiker op een regel
van de index klikt, verschijnt direct de juiste pagina van het boek op het scherm.
•
Linkstructuur naar meerdere PDF-bestanden
Via de bladwijzers en hyperlinken kunnen ook verwijzingen aangemaakt worden naar informatie die in een ander PDFbestand aanwezig is. Deze verwijzing kan zelfs op paginaniveau toegepast worden.
Links: de PDF-navigatiestructuur zoals deze voor u gemaakt wordt door
PRM Service BV.
Boven: Voorbeeld van het zoeken op basis van de bladwijzerstructuur
Vanuit een index toegang tot al uw technische informatie
Om snel het juiste bestand te vinden, kan er gekozen worden om alle informatie vast te leggen in een overzichtelijke
totaalindex. Deze index bevat alle informatie over de documentatie. De herkenbare kenmerken die voor u belangrijk zijn,
zoals groepsindeling, code, omschrijving, bestandsnaam, en dergelijke worden hierin vastgelegd. Vanuit deze index kunnen
direct de digitale bestanden geopend worden. De basis voor deze index kan een Excel-, Access-, PDF-, of ander
bestandsformaat zijn waarin koppelingen naar het Adobe PDF-formaat mogelijk zijn. Deze vorm van navigatie wordt vaak
toegepast wanneer er projectgerelateerd gewerkt wordt.
Toegang tot PDFdocumenten vanuit
een Excel-bestand
Zoeken op de tekstinhoud van documenten en tekeningen
PDF-bestanden met zowel documenten als tekeningen kunnen op tekstinhoud doorzoekbaar gemaakt worden. Met deze
methode kan worden gezocht naar een woord of groter tekstdeel binnen afzonderlijke documenten en technische
tekeningen die deel uitmaken van een groter informatiebestand. De PDF-zoekstructuur heeft de volgende mogelijkheden:
•
Zoeken op hele woorden
•
Meerdere woorden tegelijk opgeven
•
Exact woord of exacte woordgroep
•
Kiezen voor hoofdletters of kleine letters
•
Bladwijzers en/of opmerken meenemen
Kostenbesparing door geavanceerde technologie
Om een PDF-bestand doorzoekbaar te maken wordt hightech OCR-tekstherkenningssoftware gebruikt. Deze intelligente
software analyseert alle woorden van tekstdocumenten, tekeningen of andere gescande documenten. De digitale locatie
van de woorden wordt opgeslagen in een intern PDF-databestand, waarbij gelijktijdig een index wordt opgebouwd. Het
resultaat dat wordt geleverd bij het zoeken naar de gewenste informatie is sterk afhankelijk van de digitale kwaliteit van de
bestanden en varieert daardoor van 30% tot 100%. Wanneer de kwaliteit van documenten zodanig slecht is dat de software
maar weinig tekens kan analyseren, kan het handmatig doorzoeken van documenten soms een beter resultaat opleveren.
Het belang van de digitale kwaliteit is dus erg groot, omdat er bij het raadplegen van informatie veel tijd bespaard wordt als
er optimaal gebruik gemaakt wordt van geavanceerde technologieën.
Analoge characters worden omgezet naar digitale characters
Extra mogelijkheden om informatie te raadplegen
Indien de digitale kwaliteit van de informatie gewaarborgd is, beschikt u over een uiterst moderne methode om
gedetailleerde informatie terug te vinden. Op het moment dat een medewerker behoefte heeft om informatie terug te
vinden in één of meerdere PDF-bestanden tegelijk, zijn de handelingen die daarvoor verricht moeten worden op een
eenvoudige manier uit te voeren. Via een standaard zoekmenu wordt de gewenste zoekterm ingevoerd, waarna de
gevonden informatie wordt getoond in een overzichtslijst met daarbij de pagina’s waarop deze informatie beschikbaar is.
Doelgericht zoeken
De PDF-zoekmethode is niet te vergelijken met het zoeken naar informatie op andere manieren zoals bijvoorbeeld zoeken
naar informatie bij Google. Hierbij worden erg veel hits getoond, waarbij de persoonlijke interpretatie van de gevonden
zoekresultaten zeer belangrijk is. De PDF-zoekstructuur daarentegen is sterk resultaatgericht. Dit houdt in dat alleen de
gewenste informatie in een overzichtslijst wordt getoond, wat een grote tijdsbesparing oplevert. De combinatie van
geavanceerde software en doelgerichte zoekstructuren bieden u veel mogelijkheden om uw informatie op een
gebruiksvriendelijke en efficiënte manier te raadplegen.
Zowel documenten die via een digitale manier zijn gecreëerd als documenten en technische tekeningen die gedigitaliseerd
zijn kunnen in de zoekstructuur opgenomen worden. Het zoeken naar informatie in PDF-bestanden kan op meerdere
locaties plaatsvinden:
•
Op de volledige inhoud van een enkel PDF-document
•
Op de inhoud van alle PDF-documenten in een directory
•
Op de inhoud van alle PDF-documenten op een schijflocatie
De volgende mogelijkheden heeft de PDF-structuur voorhanden:
•
Zoeken op hele woorden
•
Meerdere woorden tegelijk opgeven
•
Exact woord of exacte woordgroep
•
Kiezen voor hoofdletters of kleine letters
•
Bladwijzers en/of opmerkingen meenemen
De zoekresultaten worden
getoond in een
overzichtslijst en thumbnails
Thumbnails verwijzen
naar de locatie van de
zoekresultaten
Zoekgegevens invullen
Zoekcriteria opgeven
Overzichtslijst van
de zoekresultaten
Zoeklocatie opgeven
Aanvullende
zoekmogelijkheden
De PDF-bestandsstructuur
geeft geavanceerde
zoekmogelijkheden
Uniformeren
Al uw digitale informatie uniform toegankelijk
Eenduidige toegang tot uw informatie
Uniformiteit in de bestandssamenstelling
Als digitale kwaliteit belangrijk is
Al uw digitale informatie uniform toegankelijk
Zoals u reeds heeft gelezen, levert het digitale werken veel voordelen op. Uw informatie is snel toegankelijk en kan gemakkelijk gedeeld
worden met collega’s en externe partijen. Een probleem kan echter zijn dat de bestanden zijn gecreëerd door verschillende medewerkers
die elk een eigen werkwijze hanteren. Hierdoor ontstaat een grote diversiteit aan bestandsbenamingen en directorystructuren. Als er
daarnaast ook nog digitale informatie wordt aangeleverd door externe partijen, wordt deze diversiteit nog groter, waardoor het zoeken en
raadplegen een omslachtige handeling zal zijn en veel tijd kosten.
Als u deze informatie gemakkelijk wilt gebruiken binnen uw organisatie en op een inzichtelijke manier naar buiten wilt brengen, kan PRM
Service BV deze op een eenduidige manier toegankelijk maken.
Eenduidige toegang tot uw informatie
1. Gelijke bestandsformaten
Als as built-projectinformatie door leveranciers digitaal wordt aangeleverd, zijn er vaak uiteenlopende bestandstypen aanwezig. De meest
voorkomende bestandsformaten zijn doc .xls .dwg .pdf en .tif, maar in de praktijk blijkt dat er ook minder gangbare formaten aangeleverd
worden, zoals Visio of Ms Project. De diversiteit aan bestandsformaten kan bij het raadplegen de nodige problemen opleveren indien niet
iedere computer over de bijbehorende software beschikt. Een ongewenst effect dat hieruit voorkomt is dat de samenwerking met collega’s
en samenwerkende partijen wordt benadeeld omdat de informatie niet gemakkelijk is uit te wisselen. Om uniformiteit in documentatie te
bereiken heeft PRM Service BV alle benodigde tools beschikbaar om bestanden om te zetten naar het gestandaardiseerde PDF-formaat.
Hierdoor kan iedereen die toegang heeft tot de bestanden deze gemakkelijk openen, zij zijn dus niet afhankelijk van speciale software. Een
Adobe Reader is voldoende en bovendien gratis. Daarnaast heeft de informatie vaak al de as built-status, welke gewaarborgd kan blijven in
het PDF-formaat.
2. Herkenbare bestandsbenamingen
Uniformiteit en herkenbare bestandsbenamingen zijn belangrijk om informatie weer terug te kunnen vinden. De benamingen van de
bestanden die aangeleverd zijn door uw leveranciers kunnen volledig afwijkend zijn van de benamingen die binnen uw organisatie worden
gehanteerd. Daarnaast kent de bestandsbenamingen vaak een history die in de loop der jaren is opgebouwd; verschillende afdelingen die
hun eigen werkwijze doorgevoerd hebben en een verschillende interpretatie hebben over de manier waarop een document het best
benoemd kan worden. Onherkenbare benamingen zorgen ervoor dat de informatie niet meer terug te vinden is of gaat zweven binnen de
organisatie, waardoor deze niet meer te traceren is. Dit is dus verlies van informatie!
Om de benaming van bestanden duidelijk en overzichtelijk te houden, is het belangrijk om een aantal basisregels in acht te nemen, zoals:
•
Worden door alle betrokken eenduidige en juiste termen gebruikt?
•
Worden er hoofdletters of kleine letters gebruikt?
•
Wordt er een koppelteken of een laag streepje gebruikt?
•
Zijn de tekens die niet in een Windows bestandsnaam mogen voorkomen (\ / : * < > l) eenduidig verwerkt?
PRM Service BV zorgt ervoor dat alle bestanden conform de door u gehanteerde richtlijnen benoemd of hernoemd worden.
3. Overzichtelijke folderstructuren
Informatie kan ingedeeld zijn volgens een complexe folderstructuur, die daarnaast compleet af kan wijken van de structuren die binnen uw
organisatie worden gehanteerd. PRM Service BV kan de structuur voor u overzichtelijk en eenduidig maken zodat deze gemakkelijk binnen
uw organisatie is te gebruiken.
4. Uniforme bestandssamenstelling
Als de informatie verdeeld is over meerdere bestanden, maar qua informatiewaarde een samenhangend geheel vormt, kan PRM Service BV
de bestanden digitaal voor u samenvoegen. Hierbij wordt de volgorde, de volledigheid en de bruikbaarheid van de informatie nauwlettend
in de gaten gehouden. Denk bijvoorbeeld aan een handleiding in PDF-formaat, waarbij alle hoofdstukken als afzonderlijke bestanden zijn
opgeslagen. Deze losse bestanden worden samengesteld tot één bestand met bladwijzers op hoofdstukniveau.
5. PDF-bestanden op tekstinhoud doorzoekbaar
Als PDF-bestanden op tekstinhoud doorzoekbaar zijn kan op ieder woord in het document gezocht worden.
Gescande documenten of documenten die verkeerd naar PDF zijn geconverteerd kunnen niet van deze
functionaliteit zijn voorzien. PRM Service kan deze bestanden alsnog voor u doorzoekbaar maken op
tekstinhoud.
Meer over het registreren en doorzoekbaar maken van uw bestanden kunt u lezen in
het onderdeel Registratie.
6. Logische navigatiestructuur in PDF-bestanden
Digitale documenten binnen uw organisatie kunnen al in PDF-formaat aanwezig zijn, zonder of met een navigatiestructuur. Echter, PDFnavigatiestructuren vereenvoudigen de toegang tot informatie alleen als deze op een logische manier is ingedeeld.
Daarbij kan gelet worden op de volgende aspecten:
•
Is de indeling van de navigatiestructuur uniform?
•
Is de navigatiestructuur compleet?
•
Zijn er overbodige onderdelen in de navigatiestructuur vermeld waardoor deze onduidelijk wordt?
PRM Service BV kan de PDF-bestanden van een logische navigatiestructuur voorzien, zodat deze gebruikt kan worden binnen uw
organisatie en ook duidelijk is voor alle betrokken partijen.
7. Toereikende kwaliteit
Wilt u er zeker van zijn alle bestanden, zowel de aangeleverde en reeds aanwezige documenten, voldoen aan de juiste kwaliteit? PRM
Service BV controleert op de volgende onderdelen:
•
Aanwezigheid van de individuele documentatie
•
Volledigheid
•
Leesbaarheid
•
Lege pagina's
•
Scheve pagina's
•
Vlekken en strepen
•
Pixelverstoringen
Indien bestanden onbruikbaar zijn door een slechte digitale kwaliteit zal PRM Service BV u hiervan op de hoogte stellen door middel van een
rapportage.
8. Bruikbare informatie
Alle bestanden worden gecontroleerd of deze bruikbaar zijn en dus goed van bestandsformaat zijn opgebouwd.
Hieronder zijn een aantal voorbeelden beschreven die in de praktijk vaak blijken voor te komen:
•
Bij CAD-bestanden zijn niet alle xref’s en fonts beschikbaar
•
Bij Excel-bestanden staan filters aan of kolommen zijn verborgen, waardoor informatie onvolledig wordt weergeven
•
PDF-bestanden zijn beveiligd, zodat deze zonder password niet te openen zijn of de printfunctionaliteit is niet
beschikbaar
•
Door een foutieve omzetting is een PDF-bestand beschadigd, waardoor deze niet meer bruikbaar is
Wanneer bestanden functioneel niet bruikbaar zijn, zal PRM Service BV u hiervan middels een rapportage op de hoogte stellen of in overleg
en indien mogelijk de bestanden voor u corrigeren.
Wat kan PRM Service BV uw organisatie bieden?
PRM Service BV heeft één doelstelling: een tevreden eindgebruiker. Hoe wij dit doel bereiken? Door te luisteren, mee te denken en vragen te
stellen. Natuurlijk beschikken wij ook over vakkundig personeel dat volgens de laatste technieken en met intelligente software werkt. Voor
elke klant en voor elk project wordt er een werkprocedure opgesteld om zo tot het beste eindresultaat te komen.
PRM Service BV heeft zich gespecialiseerd in het digitaal toegankelijk maken van technische informatie. Onze opdrachtgevers zijn
voornamelijk bedrijven waar technische informatie een belangrijke rol speelt. Zo hebben wij al vele projecten bij offshorebedrijven,
energiemaatschappijen, baggerbedrijven, scheepsbouwers en netwerkleveranciers uitgevoerd.
Uw voordelen:
• Simpel, snel en moeiteloos al uw projectdocumentatie raadplegen
• Informatie eenduidig en toegankelijk naar uw opdrachtgever
• Niet afhankelijk van software, alleen een gratis versie van Adobe Reader
• Eenvoudige intergratie in uw documentinformatiesysteem
Neem vrijblijvend contact met ons op
PRM Service BV
Reeweg 148
3343 AP
Hendrik Ido Ambacht
@
Of bezoek onze website voor meer informatie:
www.prmservice.nl
Als digitale kwaliteit belangrijk is
Postbus 300
3340 AH
078-6817566
[email protected]