Brochure Partnerselectie Ketensamenwerking

Partnerselectie ketensamenwerking: succesfactoren en leerpunten
vertrouwen,
transparantie &
Verbondenheid
2
Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Een nieuwe
marktbenadering
B
ij Wonen Limburg zijn halverwege 2013 ideeën ontstaan
om hun onderhouds- en nieuwbouwactiviteiten via ketensamenwerking anders vorm te gaan geven. Als eerste
heeft de corporatie partners geselecteerd
voor het niet-planmatig onderhoud (NPO).
Doel daarbij was het aantal leveranciers
terug te brengen en tegelijkertijd door een
intensievere samenwerking de kwaliteit van
het onderhoud te verbeteren en zo ook de
bewonerstevredenheid verder te verbeteren.
Uiteindelijk heeft Wonen Limburg 8 partijen
geselecteerd, ten opzichte van 260 partijen
vóórdat ze dit traject in ging. Met deze partijen is
Wonen Limburg een strategische en langdurige
samenwerking aangegaan, naar het model van
ketensamenwerking. Met als uitgangspunten
vertrouwen, transparantie en verbondenheid.
Deze aanpak leidde tot veel onrust. 260
Ondernemers raakten in één klap een meer
of mindere klant kwijt. Slechts enkelen
konden werken blijven uitvoeren als directe
partner van Wonen Limburg. Een deel van
de 260 ondernemers zijn weer aangehaakt
als ketenpartner van de direct geselecteerde
ondernemingen.
Alle Limburgse aannemers mochten zich
melden voor een innovatieve selectieprocedure. Uiteindelijk waren er 48 partijen
die dat daadwerkelijk deden. 19 kwamen er
door de eerste, papieren schifting. En na de
presentatierondes bleven er 8 ketenpartners
over. Voor nieuwbouw en transformatie is
er een vergelijkbaar traject gevolgd, maar
met minder deelnemers. Er was in dit traject
meer tijd beschikbaar om de relatie tussen de
organisatiedoelstellingen van Wonen Limburg
en de vormgeving van de ketensamenwerking
te borgen. Uit 10 deelnemers in het
selectieproces zijn uiteindelijk 2 ketenpartners
geselecteerd.
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
3
Ervaringen
I
n korte tijd is bij Wonen Limburg het roer
omgegaan. Wat het resultaat daarvan is,
valt natuurlijk pas te zeggen als er een
jaar of langer ervaring is opgedaan met de
nieuwe manier van werken.
Maar over de vernieuwende wijze van partnerselectie waren direct na de selectieprocessen
al duizend meningen te horen. Reden voor
de Regieraad Bouw Limburg om samen met
Wonen Limburg de gevolgde procedure eens
kritisch tegen het licht te houden. Wat is goed
gegaan en wat had beter gekund? Niet om
met de vinger te wijzen, maar om ervan te
leren voor de vormgeving en uitwerking van
toekomstige soortgelijke ketensamenwerkingstrajecten. Voor de partijen die deel uitmaakten
van deze aanbesteding, maar ook voor partijen
die bij andere, soortgelijke aanbestedingen
4
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
betrokken zijn aan opdrachtgevende of
opdrachtnemende zijde. Brink Management &
Advies, onderdeel van Brink Groep is opdracht
gegeven om deze evaluatie uit te voeren.
Opdrachtgever hiertoe waren Wonen Limburg
en de Regieraad Bouw Limburg gezamenlijk.
Er is daarbij zowel vanuit een expertmatige blik
gekeken, maar ook de beleving van partijen
heeft een belangrijke rol gespeeld. Uiteindelijk
heeft dit onderzoek geresulteerd in een lijvig
rapport. Maar tevens een rapport met een
duidelijk kern, in de vorm van ‘Tips’ en ‘Tops’.
Aanbevelingen dus, over wat goed is gegaan
en wat beter kan. Deze kern wordt op pagina
6 weergegeven.
“Bij ketensamenwerking
wordt er MÉÉr Van Je geVraagd als
aanneMer dan de gebruikeliJke
traditionele en technische
coMpetenties.”
Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Wat ging goed?
6
1.Heldere visie
Zorg dat je interne doelstellingen helder afgeleid zijn vanuit de organisatiedoelstellingen zodat deze richting geven aan je criteria en de procesopzet.
2.Goed gesprek
Het daadwerkelijk in gesprek gaan met de partijen draagt op een belangrijke
wijze bij aan het selecteren van een partner. Neem hiervoor voldoende tijd en
kijk op welke wijze je dit zo optimaal mogelijk kunt vormgeven.
3.Efficiënt en proportioneel
Beperk het aantal partijen in de verschillende selectierondes zodat dat aantal
in verhouding staat tot het aantal partijen dat je uiteindelijk wilt selecteren.
Vraag niet meer uit dan strikt noodzakelijk is om je keuze te kunnen bepalen.
4.Doordachte eisen
Denk vroegtijdig na over het proces van scoren, de criteria en de wijze van
vastlegging.
5.Adequate beoordelaars
Stem de omvang en specialismen in je beoordelingscommissie af op de
doelen en type werkzaamheden.
Geef bij aanvang een duidelijke indicatie van de verwachte omvang en duur
van de opdracht zowel voor opdrachtnemer (afweging deelname en wanneer
weer aan bod) als opdrachtgever (proportionaliteit omzeteisen en vaststellen
juiste aantal partijen).
2.Weet wat je vraagt
Realiseer je als opdrachtgever welke inspanning je vraagt van de inschrijvers
en zorg dat die in verhouding is met de omvang van de na gunning uit
te voeren werkzaamheden. De Gids Proportionaliteit biedt een aantal
aanknopingspunten die zeker voor aanbestedingsplichtige diensten navolging
verdienen.
3.Beperk aantal criteria
Hanteer een beperkt aantal criteria waaraan je een waardering toekent, zodat
helder is en blijft wat elk criterium bijdraagt aan het totaalcijfer.
4.Lijn je organisatie op
Neem voldoende tijd om eerst met de eigen organisatie te schakelen. Kies een
realistisch tijdsbestek waarbinnen je als opdrachtgever zelf je eigen spelregels
kunt waarmaken en een zorgvuldig proces kunt opstellen en waarbinnen je
voldoende tijd hebt om je een goed beeld te vormen van de partijen.
5.Deel je doelen
Spreek de achterliggende doelstellingen van het middel ketensamenwerking
in voldoende mate uit naar de partijen bij de start van het selectietraject.
Wat kan beter?
1.Tijd en budget indicatie
7
tiPs voor opdrachtneMers
1. aanbesteden van ketensamenwerking is echt anders
realiseer je als opdrachtnemer dat de
aanbesteding van een ketensamenwerking
naar de aard van de aanbesteding anders is
dan een ‘traditionele aanbesteding’ en dat
bijvoorbeeld de verwoording en presentatie
van een visie op ketensamenwerking
een essentieel onderdeel is van de
aanbesteding. de aanbesteding vraagt
dan ook om andere competenties dan de
traditionele technische competenties of
de competenties die nodig zijn om in te
schrijven op een laagste prijs aanbesteding.
8
2. ketensamenwerking vereist
een andere insteek!
realiseer je als opdrachtnemer dat de
uitvraag voor ketensamenwerking geen
gunningsuitvraag is waarbij een concrete
oplossing met prijs voor een opgave wordt
gevraagd, maar dat de gevraagde cases
worden gebruikt als illustratie van de
werkwijze en aanpak in een traject om de
beste samenwerkingspartner te selecteren.
3. vragen, vragen, vragen…
Maak als opdrachtnemer gebruik van de
ruimte die je krijgt om vragen te stellen over
Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
inhoud, proces en achterliggende ideeën
en verwachtingen van de opdrachtgever
en te toetsen of jouw interpretatie van de
vraagstelling klopt.
4. wees doordacht en consistent
zorg als opdrachtnemer voor consistentie
in de visieverwoording indien je aan
verschillende trajecten van eenzelfde
opdrachtgever deelneemt.
“Het is Belangrijk steeds
Het doel voor ogen te Houden:
Met elkaar werken aan efficiËnte
processen waarbiJ de bewonersteVredenheid centraal staat.”
Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
10
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Tips voor
aanbestedende diensten
1.Volg Aanbestedingswet en
Gids Proportionaliteit
Formuleer, zeker als aanbestedingsplichtige
dienst, alle criteria in overeenstemming met
de eisen uit de Aanbestedingswet en de
Gids Proportionaliteit.
2.Verschaf direct helderheid
over knock-out criteria
Beschrijf in de uitvraag de minimumeisen
die je hanteert voor knock-out criteria zoals
de financiële draagkracht, zodat partijen
vroegtijdig weten wanneer ze onvoldoende
scoren.
3.Wat wint de geselecteerde?
4. Beargumenteer je keuzes
Wanneer je als opdrachtgever kiest voor
een selectietraject in twee delen zonder
gunningsfase, zorg er dan voor dat voor
inschrijvers duidelijk is wat ze te winnen hebben
wanneer ze geselecteerd worden. Is dat een
vast of variabel deel van de koek? Of volgen er
minicompetities bij elke deelopdracht? Leg dat
helder vast in de aanbestedingsstukken, omdat
inschrijvingen kunnen verschillen afhankelijk van
welk vervolg er aan de selectie wordt gegeven.
Leg achterliggende argumentatie schriftelijk
vast vanuit herleidbaarheid en herhaalbaarheid
van de procedure.
5.Koppel terug en evalueer
Geef partijen een goede terugkoppeling over
de behaalde resultaten en de belangrijke
argumenten om hen wel of niet te selecteren
zodat zij hiervan kunnen leren voor vervolgtrajecten en duidelijkheid hebben over de
beoordeling.
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
11
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl

Download Report