AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE

AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
Ordina N.V.
27 januari 2015
1 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
1
Inleiding
De Business Principles van Ordina zijn leidend voor de manier waarop wij
zaken willen doen en omgaan met onze omgeving. Centraal hierin staan
integriteit, eerlijke concurrentie en transparantie. Eind mei 2014 hoorden wij
voor het eerst dat het televisieprogramma Zembla onderzoek deed naar
mogelijke onregelmatigheden mede bij Ordina. Ordina heeft naar aanleiding
van de vragen van Zembla een uitgebreid intern onderzoek uitgevoerd naar
mogelijke onregelmatigheden bij aanbestedingen en opdrachten van de
overheid. Dit onderzoek is inmiddels afgerond. Zoals eerder aangekondigd doet
Ordina met deze circulaire publiek verslag van de belangrijkste resultaten van
het uitgevoerde onderzoek en onze conclusies die wij naar aanleiding hiervan
hebben getrokken. Verder bevat deze circulaire een toelichting op het
integriteitsprogramma en een overzicht van de gang van zaken vanaf het
eerste contact met Zembla eind mei 2014.
2
Samenvatting
Aanleiding en opzet onderzoeken
Eind mei/begin juni 2014 zijn wij benaderd door Zembla met vragen over
mogelijke onregelmatigheden bij twee aanbestedingen in de periode 2005 –
2010. Op 29 augustus 2014 heeft Zembla ons wederom benaderd, ditmaal met
vragen over vier andere gevallen van mogelijke onregelmatigheden in dezelfde
periode. Of er zich ook daadwerkelijk onregelmatigheden hadden voorgedaan,
konden wij in beide situaties op basis van de beperkte Zembla informatie en
zonder verificatie op dat moment niet vaststellen.
Uit het oogpunt van zorgvuldigheid hebben wij in beide situaties een onderzoek
gelast. De onderzoeken zijn uitgevoerd door het advocatenkantoor De Brauw
Blackstone Westbroek met als doel een objectief en onafhankelijk beeld te
krijgen van de gang van zaken. Naar één van de door Zembla aangedragen
gevallen1 en op enkele onderdelen heeft Ordina zelf (voor)onderzoek verricht.
Zoals uit het voorgaande volgt, hebben wij de zes gevallen die door Zembla
naar voren zijn gebracht, in onderzoek genomen. Deze gevallen zagen alle op
de periode 2005 – 2010. Daarnaast hebben wij een beeld willen krijgen van de
huidige cultuur binnen Ordina en dan met name de omgang met klanten en
klantinformatie binnen onze afdeling Commercie. Ook wilden wij weten of er
wellicht in de periode 2005 – 2010 of daarna signalen van andere mogelijke
1
Dit betreft het geval met betrekking tot het Ministerie van Defensie. Zie hiervoor nader par.
3.6.
2 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
onregelmatigheden zijn geweest waarvan wij geen weet hadden. Met dat doel
zijn met 13 huidige medewerkers, met name van de afdeling Commercie,
interviews gehouden. Ook in de overige interviews is gevraagd naar de huidige
cultuur en signalen van mogelijke onregelmatigheden.
In het kader van de onderzoeken zijn enkele additionele signalen van mogelijke
onregelmatigheden naar boven gekomen, die wij vervolgens hebben
opgevolgd. In twee van deze gevallen is sprake van relevante bevindingen,
waarvan wij in deze circulaire verslag doen. Deze bevindingen zien ook op de
periode 2005 – 2010.
De onderzoeken zijn omvangrijk geweest en hebben verschillende maanden in
beslag genomen. Onder meer is van meer dan 70 (oud-)medewerkers digitale
informatie verzameld. Het gaat hierbij om in totaal ca. 1,5 miljoen digitale
bestanden, waaronder e-mails, digitale agenda's en documenten. Bij de
verzameling en ontsluiting van de digitale informatie zijn (mede) forensische ITdeskundigen van Fox-IT ingeschakeld. Door middel van zoektermen zijn
vervolgens ongeveer 315.000 documenten geselecteerd, die vervolgens
allemaal inhoudelijk zijn beoordeeld. Er zijn verder ca. 65 interviews gehouden
met in totaal meer dan 45 personen.
Hoewel alles is gedaan dat redelijkerwijs mogelijk is om alle relevante
informatie in de onderzoeken te betrekken, zijn de onderzoeken aan
verschillende beperkingen onderhavig geweest en valt niet uit te sluiten dat niet
alle relevante informatie naar boven is gekomen.
Belangrijkste bevindingen onderzoek
Onze belangrijkste conclusies op basis van de onderzoeken kunnen als volgt
worden samengevat.
Binnen de afdeling Commercie was in de periode 2005 – 2010 sprake van een
open en informele cultuur, waarin veel ruimte werd geboden aan eigen
ondernemerschap. Binnen een kleine groep personen rondom een voormalig
leidinggevende van het team Public van de afdeling Commercie heerste
bovendien een subcultuur. De subcultuur kende een eigen taalgebruik, wijze
van opereren en een grote mate van succesdrang, waarbij iedere potentiële
opdracht topprioriteit had. Daarbij werd informatie soms ook interessanter
gemaakt dan de inhoud daarvan vermoedelijk rechtvaardigde. Het gehanteerde
taalgebruik is op zijn minst onhandig, ongelukkig en in enkele gevallen ook
ongepast geweest.
De invulling van de omgang met klanten tijdens aanbestedingen werd
overgelaten aan, en werd ingevuld door, de betrokkenen zelf. Wij hebben
3 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
moeten constateren dat de complianceregels van Ordina in die periode
onvoldoende richtsnoeren gaven voor de wijze van omgang met klanten. Uit de
onderzoeken komt het beeld naar boven dat werknemers in het algemeen
meenden dat het hen vrij stond om vragen te stellen om voor de aanbesteding
relevante informatie te verkrijgen en dat het (primair) aan de aanbestedende
dienst was om de grenzen van het contact te bepalen.
In deze circulaire staan de bevindingen naar aanleiding van onderzoek naar
acht gevallen (de zes aangedragen door Zembla en twee die in de context van
de onderzoeken opkwamen). Onze conclusie is dat er in één geval een
duidelijke aanwijzing is dat sprake is geweest van een onregelmatigheid. In
twee gevallen lijkt geen sprake te zijn geweest van onregelmatigheden. In de
overige vijf gevallen is op basis van de onderzoeken niet vastgesteld dat
sprake is geweest van onregelmatigheden. Wel vinden wij dat in enkele van die
gevallen ongepast gedrag is vertoond.
Het geval waar een duidelijke aanwijzing bestaat dat sprake is geweest van
een onregelmatigheid is niet een geval aangedragen door Zembla, maar is
naar voren gekomen in het kader van de eigen onderzoeken. Het gaat daarbij
om de wijze waarop in 2009 op verzoek van het Openbaar Ministerie (OM) een
ingediende offerte is aangepast. Wij hebben over dit geval inmiddels contact
opgenomen met het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever.
In twee gevallen, het Ministerie van Defensie en een opdracht voor het OM, lijkt
geen sprake geweest te zijn van onregelmatigheden.
Vier van de acht gevallen zien op de wijze waarop in de periode 2005 – 2010
met (vertrouwelijke) informatie van klanten is omgegaan, onder andere door
gedetacheerde medewerkers. Daarbij is niet vastgesteld dat de
informatiedeling onregelmatig was. Toch plaatsen wij vraagtekens bij de wijze
waarop in de periode 2005 – 2010 met (vertrouwelijke) informatie van klanten
werd omgegaan en vinden wij dat in enkele van de gevallen ongepast is
gehandeld. Ook moeten wij vaststellen dat in die periode onvoldoende
duidelijke richtsnoeren bestonden voor omgang met dergelijke informatie.
In het laatste geval is op verzoek van het ICT-bedrijf van de Rechterlijke
Organisatie (ICTRO) een bestaande raamovereenkomst verlengd. Daarbij is
niet vastgesteld dat deze verlenging onregelmatig was. Toch vinden wij de
wijze waarop dit verlengingsproces is verlopen niet wenselijk.
Uit de onderzoeken is niet gebleken van een praktijk van excessieve
geschenken, excessief relatiebeheer of diners in exclusieve restaurants.
4 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Door Ordina georganiseerde evenementen, zoals het voorheen gesponsorde
tennistoernooi van Rosmalen (de Ordina Open) en het hebben van een skybox
in de Amsterdam Arena, zijn op zich gebruikelijke en aanvaardbare vormen van
zakelijk vermaak en relatiebeheer. Niettemin hebben wij besloten om de regels
op dit vlak verder aan te scherpen.
Niet is gebleken van omkoping of ongeoorloofde afstemming met concurrenten.
Wij betreuren dat er in één geval een duidelijk aanwijzing is van een
onregelmatigheid en dat daarnaast enkele incidenten van ongepast gedrag
door een beperkt aantal personen zijn geconstateerd. Tegelijkertijd concluderen
wij dat de onderzoeken geen aanwijzingen hebben opgeleverd dat binnen
Ordina sprake zou zijn van structurele onregelmatigheden bij aanbestedingen
en opdrachten van de overheid. Wel is duidelijk gebleken dat in het verleden
een onwenselijke subcultuur heeft bestaan bij een kleine groep personen en
dat de complianceregels van Ordina onvoldoende richtsnoeren gaven voor de
omgang met klanten. Zoals wij hieronder toelichten, hebben wij maatregelen
genomen om onze compliance verder te verstevigen.
Versterking compliance
De Raad van Bestuur heeft in de (voorlopige) bevindingen uit de onderzoeken
aanleiding gezien de compliance nadrukkelijk te intensiveren.
Wij zijn een intensief integriteitsprogramma gestart om ons nu en in de
toekomst positief in de markt te onderscheiden op het gebied van integriteit,
compliance en transparantie. In het kader van het integriteitsprogramma zijn
niet alleen een aangescherpte gedragscode en verschillende gedragsrichtlijnen
ingevoerd, maar is ook veel aandacht voor training, bewustwording en dialoog.
Inmiddels hebben wij een aangescherpte gedragscode ingevoerd. Belangrijke
uitgangspunten daarbij zijn het waarborgen van vertrouwelijkheid, de gepaste
omgang met klanten en het verder inkaderen van gepast relatiebeheer. De
gedragscode wordt verder uitgewerkt in duidelijke interne gedragsrichtlijnen.
Deze gedragsrichtlijnen zijn toegesneden op de concrete situaties waarmee
Ordina medewerkers in de praktijk te maken kunnen krijgen. Er zijn specifieke
richtlijnen ingevoerd op onderwerpen zoals geschenken en zakelijk vermaak en
het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling. In de komende periode
zullen wij nog een aantal gedragsrichtlijnen invoeren, onder andere op het
gebied van het omgaan met vertrouwelijke informatie en omgang met
leveranciers.
Een nieuw en uitgebreid opleidingsprogramma is een belangrijk aspect van het
integriteitsprogramma. Dit opleidingsprogramma bestaat onder andere uit
5 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Dilemma's & Vragen-bijeenkomsten, verplichte e-learning trainingen en
leiderschapsdialogen. Ook worden maatregelen getroffen om eventuele
drempels om mogelijke misstanden te melden verder te verlagen.
De Raad van Bestuur speelt een belangrijke en actieve rol bij het uitdragen van
het belang van integer handelen en meer in het bijzonder bij het
opleidingsprogramma. Dit onderstreept het belang dat aan compliance wordt
gehecht.
Met dit intensieve integriteitsprogramma willen wij onze ambitie benadrukken
om onszelf positief te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance
en transparantie.
Disciplinaire maatregelen
De Raad van Bestuur heeft in een aantal gevallen geconstateerd dat sprake is
geweest van ongepast gedrag van (voormalige) medewerkers.
De gevallen zien op de periode 2005 – 2010 en veel van de betrokken
medewerkers werken inmiddels niet meer voor Ordina. In een aantal gevallen
gaat het om zzp’ers die destijds door Ordina werden ingehuurd. Met deze
zzp’ers werken wij niet meer.
Van één medewerker is inmiddels afscheid genomen naar aanleiding van de
voorlopige onderzoeksresultaten. Op basis van de zeer recent verkregen
onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich momenteel op
disciplinaire maatregelen tegen enkele andere werknemers die ongepast
gedrag hebben vertoond.
Als in de toekomst mocht blijken dat andere werknemers ongepast gedrag
hebben vertoond, dan zullen wij daar krachtig tegen optreden.
3
Onderzoeken
3.1
Opzet onderzoeken
De Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen hebben de signalen
van Zembla uit eind mei/begin juni 2014 en van 29 augustus 2014 serieus
genomen en zorgvuldig onderzocht. De onderzoeken zijn uitgevoerd door het
advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek met als doel een objectief
en onafhankelijk beeld te krijgen van de gang van zaken. Naar één van de door
6 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Zembla aangedragen cases2 en op bepaalde onderdelen is binnen Ordina
(voor)onderzoek verricht.
De zes gevallen die door Zembla naar voren zijn gebracht, hebben wij in
onderzoek genomen. Daarnaast hebben wij een beeld willen krijgen van de
huidige cultuur binnen Ordina en dan met name de omgang met klanten en
klantinformatie binnen onze afdeling Commercie. Ook wilden wij weten of er
wellicht in de periode 2005 – 2010 of daarna andere signalen van mogelijke
onregelmatigheden zijn geweest. Met dat doel zijn met 13 huidige
medewerkers, met name van de afdeling Commercie, interviews gehouden.
Ook in de interviews met de overige personen is gevraagd naar de huidige
cultuur en signalen van mogelijke onregelmatigheden. In het kader van de
onderzoeken zijn enkele additionele signalen van mogelijke onregelmatigheden
naar boven gekomen. Ook die signalen hebben wij opgevolgd. In twee gevallen
heeft dit geleid tot relevante bevindingen, waarvan wij in deze circulaire verslag
doen. Deze bevindingen zien ook op de periode 2005 – 2010.
De acht gevallen die in deze circulaire worden genoemd, zien alle op de
periode 2005 – 2010.
De onderzoeken zijn omvangrijk geweest en hebben verschillende maanden in
beslag genomen. Onder meer is van meer dan 70 (oud-)medewerkers digitale
informatie verzameld. Het gaat hierbij om in totaal ca. 1,5 miljoen digitale
bestanden, waaronder e-mails, digitale agenda's, documenten etc. Bij de
verzameling en ontsluiting van de digitale informatie zijn (mede) forensische
onderzoekers van Fox-IT ingeschakeld. Deze ca. 1,5 miljoen bestanden zijn
aan de hand van zoektermen doorzocht. Op basis daarvan zijn ongeveer
315.000 documenten geselecteerd die vervolgens allemaal inhoudelijk zijn
beoordeeld. Er zijn verder ca. 65 interviews gehouden met in totaal meer dan
45 personen.
Hoewel alles is gedaan dat redelijkerwijs mogelijk is om alle relevante
informatie in de onderzoeken te betrekken, zijn de onderzoeken aan
verschillende beperkingen onderhevig geweest en valt niet uit te sluiten dat niet
alle relevante informatie naar boven is gekomen. Zo zijn de onderzoeken onder
andere intern van karakter geweest. Zij hadden verder betrekking op een
periode die vier tot tien jaar in het verleden lag, waardoor onder andere niet alle
informatie meer beschikbaar is.
2
Dit betreft het geval met betrekking tot het Ministerie van Defensie. Zie hiervoor nader par.
3.6.
7 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
3.2
Algemene conclusies Ordina op basis van onderzoeken
Cultuur
De onderzoeken hebben zich mede gericht op de algemene bedrijfscultuur
binnen de afdeling Commercie. Daaruit komt het beeld naar voren van een
open en informele cultuur en veel ruimte voor eigen ondernemerschap.
Binnen een kleine groep personen rondom de voormalig leidinggevende van
het team Public van de afdeling Commercie (het team dat zich bezighield met
overheidsopdrachtgevers) heerste in het verleden een door betrokkenen als
"masculien" omschreven subcultuur. Deze subcultuur lijkt te zijn verbonden aan
een beperkte groep personen binnen het team Public en kwam onder meer tot
uiting in een eigen taalgebruik en wijze van opereren. In de onderlinge
communicatie binnen deze groep werden regelmatig termen uit de militaire en
racewereld gebruikt, zoals "we zijn weer terug op het parcours", "pole position",
"in de grindbak", "de parachutes staan uit" en "code rood". Er was sprake van
een grote mate van succesdrang waarbij ieder potentiële opdracht "topprioriteit"
had.
Deze subcultuur hing mede samen met de gunstige marktomstandigheden. Met
name in de periode 2005 – 2009 overtrof de vraag naar bepaalde ICTapplicaties en -oplossingen het aanbod. Er was meer vraag naar deze diensten
dan Ordina kon leveren. De afdeling Commercie wilde graag verkopen, maar
aan de zijde van de afdeling Delivery was men door de grote vraag hiernaar
beperkt in het aanbod. De afdeling Delivery was verantwoordelijk voor de
uitvoering van een bepaalde opdracht en nam uiteindelijk de beslissing over de
vraag of op een potentiële opdracht een offerte zou worden uitgebracht.
Een en ander leidde regelmatig tot spanningen in de verhouding tussen de
afdelingen Commercie en Delivery. Voor de betrokkenen binnen het team
Public was het niet ongebruikelijk om de gunningskansen van een potentiële
opdracht intern beter voor te stellen dan mogelijk in werkelijkheid het geval
was, om zo de afdeling Delivery te overtuigen van het belang om een offerte uit
te brengen.
Daartoe bediende men zich binnen het team Public van termen die de
onderliggende informatie in bepaalde gevallen interessanter maakte dan de
inhoud daarvan vermoedelijk rechtvaardigde. Voorbeelden hiervan zijn het
presenteren van aanbestedingen als een "must win" en het "zo goed als zeker
gegund krijgen", terwijl achteraf kan worden vastgesteld dat dit niet strookte
met de daadwerkelijke inschatting van de desbetreffende commerciële
medewerker en de uiteindelijke uitkomst van de gunningsbeslissing. Tevens
voerde men aan geregeld te beschikken over "secret intelligence" en "zeer
8 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
vertrouwelijke" informatie, terwijl achteraf maar de vraag is in hoeverre de
informatie die kwalificatie rechtvaardigde.
Door huidige en voormalige werknemers van het team Public is aangegeven
dat dit taalgebruik – gelet op de inhoud van de onderliggende informatie –
achteraf bezien op zijn minst onhandig, ongelukkig en in sommige gevallen
ongepast is geweest.
Compliance en omgang met klanten
De invulling van de omgang met klanten tijdens aanbestedingen werd
overgelaten aan de verantwoordelijkheid van de betrokkenen zelf. Uit de
onderzoeken komt het beeld naar boven dat werknemers van Ordina in het
algemeen meenden dat het (primair) aan de aanbestedende dienst was om de
grenzen van het contact te bepalen en dat het werknemers van Ordina vrij
stond om vragen te stellen om voor de aanbesteding relevante informatie te
verkrijgen.
Uit de onderzoeken is gebleken dat binnen Ordina in de onderzoeksperiode
geen schriftelijk intern kader bestond voor de omgang met klanten tijdens
aanbestedingen en dat geen structurele trainingen op dat gebied plaatsvonden.
Verschillende van de onderzochte gevallen zien op de wijze waarop met
(vertrouwelijke) informatie van klanten is omgegaan, met name door
gedetacheerde medewerkers. Daarbij is niet vastgesteld dat de
informatiedeling onregelmatig was. Toch plaatsen wij vraagtekens bij hoe in de
periode 2005 – 2010 in algemene zin met (vertrouwelijke) informatie van
klanten werd omgegaan door met name de kleine groep personen binnen het
team Public. Wij moeten vaststellen dat in die periode onvoldoende duidelijke
richtsnoeren bestonden voor omgang met vertrouwelijke informatie van klanten.
Dit is dan ook een van de belangrijkste onderdelen van het
integriteitsprogramma.
Hospitality
In de onderzoeken is geen schriftelijk intern kader aangetroffen op het punt van
hospitality en geschenken. Een en ander werd aan het eigen inzicht van de
betrokken Ordina medewerker overgelaten, en zijn leidinggevende die de
declaraties moest goedkeuren.
Uit de onderzoeken komt naar voren dat door Ordina evenementen werden
georganiseerd ten behoeve van klantenbinding. Een voorbeeld hiervan was het
Ordina Open tennistoernooi in Rosmalen, waarvan Ordina tot 2009 sponsor
was. Een deel van het programma van het Ordina Open was recreatief en een
9 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
deel was inhoudelijk. Voor dat laatste deel werden sprekers uitgenodigd om
actuele thema's uit de markt te bespreken.
Ordina beschikte (en beschikt) eveneens over een skybox in de Amsterdam
Arena. De skybox werd, naast een bezoek aan voetbalwedstrijden en andere
evenementen, ook afzonderlijk gebruikt voor inhoudelijke ronde tafel-sessies.
Klanten werden voorts wel eens uitgenodigd voor andere activiteiten, zoals de
jaarlijkse Computable Awards, Sail en benefietevenementen. Buitenlandse
reizen of evenementen vonden niet of nauwelijks plaats. Tijdens evenementen
in het buitenland van andere partijen, zoals de Oracle Open World in San
Francisco, werden incidenteel ontmoetingen georganiseerd met aldaar
aanwezige klanten. Uit de interviews is niet gebleken dat Ordina bij
buitenlandse evenementen de reis- en verblijfskosten van klanten voor haar
rekening nam.
De Ordina Open, de skybox in de Amsterdam Arena en de andere genoemde
evenementen zijn op zich een gebruikelijke en aanvaardbare vorm van zakelijk
vermaak en relatiebeheer. De uitgenodigde klanten zullen aan de hand van hun
interne gedragscodes uiteraard zelf moeten toetsen of zij op een dergelijke
uitnodiging mogen ingaan. Dat laat onverlet dat het ook de
verantwoordelijkheid van medewerkers van Ordina is zich meer bewust te zijn
van de interne regels die bij klanten kunnen gelden voordat zij een uitnodiging
versturen. In de nieuwe interne regels van Ordina is dit naar de toekomst toe
verankerd, door expliciet te maken dat medewerkers geen zakenrelaties mogen
uitnodigen als hen blijkt dat dit in strijd is met de interne regels van de klant.
Ordina organiseerde daarnaast wel eens lunches of diners met bestaande
klanten. De frequentie waarin dergelijke lunches of diners plaatsvonden
verschilde sterk per persoon. Uit de onderzoeken is niet gebleken van een
praktijk van excessief relatiebeheer of diners in exclusieve restaurants.
Geschenken
Uit de onderzoeken is gebleken dat wat betreft geschenken wel flessen wijn,
boekenbonnen en zogenoemde lollytorens werden weggegeven. In het
verleden zouden eveneens weleens kerstpakketten en paaspakketten gegeven
zijn. Ordina is op een gegeven moment met het weggeven van kerstpakketten
of paaspakketten gestopt. Niet gebleken is van een praktijk van het weggeven
van excessieve geschenken.
10 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Omkoping
Uit de onderzoeken zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen dat sprake is
geweest van omkoping.
Contacten met concurrenten
Tijdens de onderzoeken is tevens aandacht besteed aan de vraag of mogelijk
sprake is geweest van ongeoorloofde afspraken of contacten met concurrenten.
Uit de onderzoeken is gebleken dat reguliere contacten met concurrenten
plaatsvonden en dat Ordina in consortia met andere partijen deelnam aan
aanbestedingen. Niet is gebleken dat sprake is geweest van ongeoorloofde
afspraken of contacten.
3.3
Aanbestedingen en opdrachten van de IND
Door Zembla zijn met betrekking tot de IND drie gevallen aangedragen waar
mogelijk sprake zou zijn van onregelmatigheden.
Een van deze kwesties betrof een aanbesteding van een project in 2006/2007.
Formeel onderdeel van deze aanbesteding was een fase waarin tussen de IND
en elk van de inschrijvende partijen bilateraal contact was, waaronder Ordina.
Het consortium waar Ordina onderdeel van uitmaakte heeft het project
uiteindelijk toegewezen gekregen. Op grond van de onderzoeken is niet
vastgesteld dat bij deze aanbesteding sprake is geweest van
onregelmatigheden.
Verder is onderzoek gedaan naar een aanbesteding die in 2009 door de IND is
uitgeschreven. Op basis van de onderzoeken lijkt het waarschijnlijk dat een
externe review van de conceptofferte van Ordina heeft plaatsgevonden. Niet is
vast komen te staan welke persoon deze review heeft uitgevoerd. Uit e-mails
lijkt te volgen dat het een medewerker betrof van een extern adviesbureau.
Voor zover Ordina bekend heeft dit bureau geen formele rol gespeeld bij de
aanbesteding. Het door de onbekende persoon gegeven commentaar lijkt
verder alleen aan publiek bekende standaarden te refereren en heeft slechts tot
enkele beperkte tekstuele aanpassingen van de offerte geleid. Op grond van de
onderzoeken is niet vast komen te staan dat het commentaar vertrouwelijke
informatie over de IND of de aanbesteding betrof. Het lijkt niet aannemelijk dat
de uitkomst van de aanbesteding door het commentaar is beïnvloed. Op grond
van de onderzoeken is derhalve niet vastgesteld dat sprake is geweest van
onregelmatigheden bij deze aanbesteding.
De onderzoeken hebben zich daarnaast gericht op contacten tussen een
voormalige zzp’er die door Ordina gedetacheerd was bij de IND en een
11 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
medewerker van de afdeling Commercie van Ordina. Deze contacten vonden
plaats in de periode 2005 – 2006. Uit de onderzoeken is gebleken dat de
gedetacheerde medewerker drie documenten van de IND met de commerciële
medewerker heeft gedeeld. Op grond van de beschikbare onderzoeksinformatie
kon niet worden vastgesteld of de verstrekte informatie relevant is geweest
voor, of gebruikt is bij het verkrijgen van opdrachten door Ordina. Wel is
opmerkelijk dat twee van de drie documenten vanaf een privé e-mailadres van
de gedetacheerde medewerker zijn verzonden. Verder is gebleken dat de
gedetacheerde medewerker input heeft geleverd voor de offerte van Ordina bij
een aanbesteding uit 2005 voor een mantelovereenkomst voor ICT-diensten.
Het vragen van dergelijke input van gedetacheerde medewerkers is op zich niet
ongebruikelijk, onregelmatig of ongepast. Op grond van de onderzoeken kon
niet worden vastgesteld of de gedetacheerde medewerker bij het leveren van
input vertrouwelijke informatie heeft gedeeld en of sprake is geweest van
onregelmatigheden.
3.4
Aanbestedingen en opdrachten gemeente Rotterdam
Zembla heeft vragen gesteld omtrent betrokkenheid van Ordina bij mogelijke
onregelmatigheden met betrekking tot aanbestedingen en opdrachten van de
gemeente Rotterdam.
Aan de zijde van de gemeente Rotterdam fungeerde een inkoopmedewerker
als eerste aanspreekpunt voor Ordina. Binnen Ordina onderhield een voormalig
medewerker primair de relatie met de gemeente Rotterdam. Uit de
onderzoeken is gebleken dat er tussen deze personen een intensieve en
informele zakelijke relatie bestond.
Zembla heeft aandacht gevraagd voor e-mails uit 2006 met betrekking tot een
voorgenomen omvangrijk aanbestedingstraject tot integratie van ICT-systemen
bij de gemeente Rotterdam. Deze e-mails kunnen de suggestie wekken dat de
aanbesteding mogelijk al door of in afstemming met de gemeente Rotterdam
tussen partijen (waaronder Ordina) was verdeeld voorafgaand aan de
aanbesteding. Ook vermeldden zij het bestaan van een herenakkoord met de
gemeente Rotterdam en de voorkeurspositie die Ordina bij de gemeente
Rotterdam zou genieten. Betrokkenen plaatsen deze opmerkingen in de context
van het intern 'verkopen' van het project om een beslissing te verkrijgen of een
aanbieding zou worden gedaan. Op basis van de onderzoeken kan niet worden
vastgesteld of Ordina met betrekking tot dit project een voorkeurspositie bij de
gemeente Rotterdam genoot of dat er op andere wijze afstemming over de
verdeling van het project met de gemeente Rotterdam heeft plaatsgevonden.
Waar de gemeente Rotterdam aanvankelijk één aanbesteding voor ogen stond,
heeft zij er uiteindelijk voor gekozen om de verschillende percelen als
afzonderlijke aanbestedingen uit te schrijven. Ordina lijkt slechts enkele van die
12 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
aanbestedingen te hebben gewonnen. Of een voorkeurspositie en een
herenakkoord hebben bestaan is niet duidelijk, mede in het licht van de
omstandigheden dat de omvangrijke aanbesteding geen doorgang heeft
gevonden en de relatief geringe score van Ordina op het eindresultaat.
Zembla heeft voorts verwezen naar e-mails uit 2009 waar de medewerker van
de gemeente Rotterdam een conceptbestek heeft toegestuurd aan de
voormalig medewerker van Ordina één dag vóór de formele offerteaanvraag.
Uit de onderzoeken blijkt dat het hierbij niet ging om een aanbestedingstraject,
maar om een uitvraag door de gemeente Rotterdam voor een offerte onder een
bestaande raamovereenkomst. De voormalig medewerker van Ordina heeft
aangegeven dat het conceptbestek werd toegestuurd zodat Ordina kon nagaan
of het bestek functioneel en technisch correct was. Op basis van de
onderzoeken is niet komen vast te staan waar de input uit heeft bestaan, of het
conceptbestek na verzending aan Ordina ten gunste van Ordina is aangepast
en of Ordina hiervan bij de opdrachtverlening enig voordeel heeft gehad.
In het kader van de onderzoeken is voorts opgemerkt dat in een geval uit 2010
Ordina documenten van de gemeente Rotterdam van een andere mantelpartij
heeft ontvangen. Het is op basis van de onderzoeken niet mogelijk geweest om
vast te stellen of het deze andere mantelpartij al dan niet was toegestaan deze
informatie op dat moment met Ordina te delen. Verder is opgemerkt dat in een
geval uit 2010 de gemeente Rotterdam een opdracht tot (coördinatie van)
inhuur van ICT-medewerkers onder een bestaande mantelovereenkomst aan
Ordina heeft gegund, terwijl mogelijk ook andere mantelpartijen om een offerte
voor die opdracht hadden moeten worden gevraagd. Of dit daadwerkelijk het
geval is geweest, kan niet worden vastgesteld. Overigens zijn er voor de
desbetreffende opdracht uiteindelijk enkel gedetacheerde medewerkers van
andere mantelpartijen ingezet.
3.5
Aanbestedingen en opdrachten OM
Zembla heeft aandacht besteed aan drie e-mailwisselingen tussen toenmalige
medewerkers, onder wie de projectleider, van Ordina in het kader van een
opdracht die Ordina voor het OM uitvoerde in 2006. De desbetreffende
medewerkers, inclusief de projectleider, waren niet gedetacheerd bij het OM.
(i)
Een van de e-mailswisselingen zag op projectdocumentatie die door de
projectleider van Ordina aan andere Ordina medewerkers was
toegestuurd die commercieel of operationeel bij de opdracht voor het
OM betrokken waren. Op grond van de onderzoeken blijkt dat deze
documentatie door het OM aan de projectleider van Ordina regulier
was toegestuurd. Deze documentatie kon dan ook door hem met
andere Ordina-teamleden worden gedeeld.
13 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
(ii)
In een tweede e-mailwisseling schrijft de projectleider van Ordina over
mogelijke nieuwe opdrachten voor het OM. Uit de onderzoeken komt
naar voren dat de projectleider in de e-mail op basis van eigen
waarneming zijn inschatting geeft van de commerciële mogelijkheden
voor, en de onderhandelingspositie van, Ordina. Niet is gebleken dat
die inschatting steunt op van het OM verkregen vertrouwelijke
informatie.
(iii)
In een derde e-mailwisseling geeft de projectleider een terugkoppeling
van een overleg over vertraging in het project tussen
vertegenwoordigers van Ordina en het OM. De terugkoppeling was aan
Ordina-medewerkers die niet aan het overleg hadden deelgenomen,
maar bij de voorbereiding daarvan betrokken waren geweest. Die
terugkoppeling was niet onregelmatig. Opmerkelijk is echter dat de
projectleider door de voormalig leidinggevende van het team Public
vervolgens is gevraagd om de desbetreffende e-mail te verwijderen. Dit
lijkt de projectleider ook te hebben gedaan. Het is op grond van de
onderzoeken niet duidelijk geworden waarom dit verzoek is gedaan. De
inhoud van de e-mail gaf daartoe geen aanleiding.
Tijdens de onderzoeken zijn twee additionele signalen van mogelijke
onregelmatigheden bij aanbestedingen van het OM opgekomen. Deze hebben
tot de volgende bevindingen geleid.
Ordina heeft in 2005 na een aanbesteding een raamovereenkomst gesloten
met het OM. Twee andere ICT-dienstverleners fungeerden daarbij als
onderaannemer van Ordina. De raamovereenkomst bevatte een
verlengingsmogelijkheid. Nadat de raamovereenkomst met Ordina was
verlopen, is op initiatief van het ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie
(ICTRO) zonder voorafgaande aanbestedingsprocedure een
verlengingsovereenkomst tot stand gekomen tussen ICTRO, Ordina en de twee
betrokken ICT-dienstverleners ter voortzetting van de mantelovereenkomst uit
2005. ICTRO kreeg onder die nieuwe overeenkomst de mogelijkheid om
zonder tussenkomst van Ordina contracten af te sluiten met de twee ICTdienstverleners. Deze nieuwe contractstructuur heeft tot in 2009 bestaan. Niet
is vastgesteld dat de verlenging onregelmatig was, maar het is de vraag of de
raamovereenkomst op bovengenoemde wijze verlengd had mogen worden. Wij
vinden de wijze waarop dit verlengingsproces is verlopen niet wenselijk.
Ordina heeft in 2009 deelgenomen aan een aanbesteding van het OM voor een
raamovereenkomst. Ordina heeft hierop een offerte ingediend met een
prijsstelling waarop bepaalde kortingspercentages van toepassing waren.
Vervolgens is de raamovereenkomst voorlopig gegund aan Ordina. Vermoed
wordt dat een medewerker van het OM verzocht heeft de kortingspercentages
na voorlopige gunning alsnog aan te passen. Vervolgens lijken de
14 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
kortingspercentages bij de offerte alsnog te zijn gewijzigd. Op die basis is ook
de raamovereenkomst uiteindelijk gesloten. Er zijn duidelijke aanwijzingen dat
de vermoede gang van zaken mogelijk onregelmatig is geweest.
Ordina heeft het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever over de
bovenstaande twee gevallen inmiddels ingelicht.
3.6
Aanbestedingen en opdrachten Ministerie van Defensie
In de Zembla-uitzending kwam naar voren dat een naar Uruzgan uitgezonden
militair mogelijk informatie van gevoelige aard zou hebben gedeeld met
medewerkers van Ordina.
Ordina heeft deze kwestie na vragen daarover van Zembla onderzocht. De
desbetreffende militair was een reservist, die in het dagelijks leven medewerker
bij Ordina was. De reservist was op het moment van het delen van informatie in
dienst bij het Ministerie van Defensie. Hij heeft aangegeven te hebben
gehandeld na afstemming met vertegenwoordigers van Defensie. Van een
onregelmatigheid aan de zijde van Ordina lijkt geen sprake. Ordina heeft in
vervolg op de communicatie kosteloos advies gegeven. Ook overigens is
Ordina niet gebleken dat zij commercieel voordeel zou hebben genoten als
gevolg van de communicatie.
Overigens heeft Ordina slechts een beperkt onderzoek naar deze kwestie
kunnen uitvoeren. De achtergrond daarvan is dat betrokken medewerkers van
Ordina geautoriseerd zijn militair-gevoelige informatie te verkrijgen. Nietgeautoriseerde personen mogen geen kennis nemen van militair-gevoelige en
staatsgeheime informatie, ook niet in het kader van een intern onderzoek.
4
Versterking compliance en getroffen maatregelen
4.1
Intensivering integriteitsprogramma
Kernwaarden compliance Ordina
Ordina staat voor integriteit en transparantie: wij willen te allen tijde onze
klanten en al onze andere stakeholders recht in de ogen kunnen kijken.
Daarom hebben wij op grond van de (voorlopige) bevindingen uit de
onderzoeken besloten om onze compliance significant aan te scherpen. Dit is
de start geweest van een intensief integriteitsprogramma dat ons de
mogelijkheid biedt ons nu en in de toekomst positief in de markt te
onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie.
Het integriteitsprogramma maakt iedereen niet alleen bewust van de regels die
gelden, maar ook dat het bij integriteit en compliance gaat om het uitdragen en
15 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
in de praktijk brengen van de waarden van Ordina. Het programma is erop
gericht onze medewerkers handvatten te bieden bij het omgaan met dilemma’s
rondom integer en transparant handelen. Bovendien stimuleert het programma
medewerkers om dergelijke dilemma’s vrijuit te bespreken en samen tot een
juiste afweging te komen.
De scope van het integriteitsprogramma is bewust breed: het richt zich tot
iedereen die voor Ordina werkzaam is. Dus niet alleen tot werknemers, maar
ook tot inhuurkrachten zoals zzp’ers.
Een belangrijk element van het integriteitsprogramma is de grote aandacht voor
de bewustwording binnen onze organisatie via een uitgebreid
opleidingsprogramma, onder meer bestaande uit trainingen, Dilemma's &
Vragen-bijeenkomsten en leiderschapsdialogen.
De inspanningen van Ordina op het vlak van compliance zijn niet eenmalig.
Ook voor de periode na 2015 hebben wij een continu proces aan compliance
activiteiten voor ogen.
Gedragscode en –richtlijnen
Het fundament van het integriteitsprogramma is een aangescherpte
Gedragscode die wij hebben ingevoerd. De belangrijkste uitgangspunten uit
deze gedragscode zijn de volgende:
•
waarborgen van vertrouwelijkheid;
•
gepaste geschenken en zakelijk vermaak;
•
eerlijke mededinging;
•
voorkomen van fraude; en
•
tegengaan van omkoping.
Wij hebben deze onderwerpen in duidelijke interne gedragsrichtlijnen
uitgewerkt. Inmiddels hebben wij gedragsrichtlijnen over de volgende
onderwerpen opgesteld en ingevoerd 3:
•
eerlijke mededinging in aanbestedingen en daarbuiten;
•
geschenken en zakelijk vermaak;
•
omkoping; en
•
voorkomen van belangenverstrengeling.
De gedragsrichtlijnen zijn toegesneden op de concrete situaties waar Ordina
medewerkers in de praktijk mee te maken kunnen krijgen. Met de richtlijnen
informeren wij medewerkers ook waar zij terecht kunnen in geval van vragen of
twijfels.
3
In een geval wacht invoering nog op instemming door de Ondernemingsraad van Ordina.
16 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
In de komende periode zullen wij een aantal additionele gedragsrichtlijnen
invoeren. Die zullen onder andere zien op de volgende thema's:
•
omgang met vertrouwelijke informatie;
•
omgang met leveranciers en andere zakenrelaties;
•
politieke activiteiten en goede doelen;
•
voorkomen van fraude;
•
correct gebruik van bedrijfsmiddelen;
•
gebruik van internet, e-mail en sociale media in de zakelijke context;
•
privacy; en
•
duurzaamheid.
Compliance opleidingsprogramma
Een nieuw en uitgebreid opleidingsprogramma is een belangrijk aspect van ons
integriteitprogramma. Dit opleidingsprogramma bestaat uit de volgende
onderdelen:
Dilemma’s & Vragen-bijeenkomsten en specifieke trainingen
Wij hebben de afgelopen maanden zogeheten Dilemma’s & Vragenbijeenkomsten georganiseerd met circa 100 medewerkers. De selectie van
deze medewerkers vond plaats op basis van hun rol, de frequentie waarin zij
met zakelijke dilemma’s kunnen worden geconfronteerd en hun betrokkenheid
bij offerte- en aanbestedingstrajecten. In deze bijeenkomsten werden door de
deelnemers zelf aangedragen actuele dilemma’s besproken zodat de
deelnemers van elkaar konden leren over wat binnen Ordina gepast en
ongepast gedrag is.
Vanaf dit jaar zullen regelmatig specifieke, verplichte trainingen worden
ontwikkeld voor al onze medewerkers, of specifieke groepen daaruit, aan de
hand van informatie uit de Dilemma’s & Vragen-bijeenkomsten.
Verplichte e-training beschikbaar in Q2 2015
Wij ontwikkelen op dit moment een op Ordina toegeschreven e-training over het
belang van integriteit en transparantie. Deze komt beschikbaar in Q2 2015. Al
onze huidige en toekomstige medewerkers zullen verplicht deelnemen aan
deze training. In de training komen het belang en de inhoud van de hiervoor
genoemde complianceregelingen aan bod en wat Ordina op het vlak van
compliance van haar medewerkers verwacht.
17 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Leiderschapsdialogen
De Raad van Bestuur en het senior management hebben een belangrijke rol bij
het uitdragen van de kernwaarden van Ordina, zoals integriteit en
transparantie, naar de andere medewerkers van Ordina.
In het eerste kwartaal 2015 vindt voor onze circa 140 managers een serie
zogeheten Leiderschapsdialogen plaats rond het thema integriteit. Naast het
bespreken van concrete situaties, zal de rol van het management bij het
bewaken van de integriteit van Ordina daarin expliciet aan de orde komen.
Bevordering van interne meldingen en discussie
Van belang is dat medewerkers mogelijke misstanden binnen Ordina kunnen
melden. Dit stelt ons ook in staat waar nodig maatregelen te treffen en onze
organisatie te verbeteren. Wij hebben daarom de volgende maatregelen
genomen om het doen van meldingen te stimuleren en de drempel voor het
doen van meldingen verder te verlagen:
•
de invoering van een nieuwe Meldregeling Gedragscode;
•
het aanstellen van een Compliance Vertrouwenspersoon;
•
op 1 februari 2015 wordt een externe meldlijn geopend waar
medewerkers anonieme meldingen kunnen achterlaten (de zogeheten
SpeakUp lijn); en
•
het openstellen van een intern e-mailadres voor vragen over integriteit
in het zakelijk verkeer.
Vragen van medewerkers over integriteit (via de meldlijn, e-mail of uit de
Dillemma’s & Vragen sessies) worden (geanonimiseerd) gebruikt voor een
Frequently Asked Questions-document op intranet. Daarnaast werken wij aan
de ontwikkeling van een ICT-tool die het onderwerp integriteit binnen Ordina tot
leven brengt en in de toekomst levend houdt.
De Raad van Bestuur zal erop toezien dat Ordina in de toekomst blijft
vernieuwen op het vlak van compliance. Met trainingen en door het inzetten
van diverse communicatiemiddelen zullen wij de onderwerpen integriteit,
compliance en transparantie onder de aandacht van onze medewerkers blijven
brengen.
4.2
Disciplinaire en overige maatregelen
De onderzochte aanbestedingen en opdrachten zien voornamelijk op de
periode 2005 – 2010. Veel van de betrokken personen, sommigen daarvan
waren zzp’ers, werken al niet meer bij of voor Ordina.
18 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Naar aanleiding van de voorlopige onderzoeksresultaten is afscheid genomen
van één medewerker. Op basis van de zeer recent verkregen
onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich momenteel op
disciplinaire maatregelen tegen enkele andere werknemers die ongepast
gedrag hebben vertoond.
Binnen Ordina wordt ongepast gedrag niet getolereerd en wordt tegen
medewerkers die zich daaraan schuldig hebben gemaakt maatregelen
getroffen.
De Raad van Bestuur zal eventuele signalen van mogelijke onregelmatigheden
steeds beoordelen, en waar gepast onderzoek gelasten en maatregelen
nemen. Op dit moment lopen er nog enkele punten die in dat kader worden
opgevolgd.
5
Gang van zaken vanaf het eerste contact met Zembla tot heden
Op 4 november 2014 hebben wij aangekondigd een overzicht te geven van de
relevante gebeurtenissen en gang van zaken na het eerste contact met Zembla
eind mei 2014. In dit hoofdstuk doen wij daarvan verslag.
Periode I (30 mei – 5 augustus 2014)
Op 30 mei 2014 vernam onze CEO dat het televisieprogramma Zembla een van
onze medewerkers had benaderd met vragen over mogelijke
onregelmatigheden bij Ordina in de periode 2005 – 2010. Zembla beschikte in
dit kader over de e-mailgegevens van een voormalig werknemer van Ordina die
tot 2010 leidinggevende was van een team dat verantwoordelijk was voor de
overheidsmarkt (Public).
De CEO is vervolgens met Zembla in gesprek gegaan. Zembla gaf op 6 juni
2014 aan dat zij onderzoek deed ter voorbereiding van een mogelijke
uitzending over de verhouding tussen ICT-bedrijven en de overheid. In het licht
daarvan stelde Zembla vragen over de wijze van optreden door de voormalig
commercieel directeur en over twee aanbestedingen van de IND uit 2006/2007
respectievelijk 2009 waarbij hij betrokken was geweest. Zembla heeft de emails waarop zij haar vermoedens baseerde niet met ons gedeeld met een
beroep op bronbescherming. Het was ons op dat moment niet duidelijk wat de
inhoud van een eventuele uitzending van Zembla zou zijn en in welke mate
Ordina daarin zou voorkomen.
De informatie had betrekking op gebeurtenissen die vijf tot negen jaar geleden
zouden zijn gebeurd. Wij konden op basis van de beperkte informatie van
19 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
Zembla en zonder verificatie niet vaststellen of sprake was geweest van
onregelmatigheden en wat de eventuele aard, ernst en omvang daarvan zou
kunnen zijn geweest. Op dat moment was er dus geen aanleiding de signalen
van Zembla publiek te maken.
Uit het oogpunt van zorgvuldigheid hebben wij besloten de door Zembla
aangedragen IND-aanbestedingen diepgaand en voortvarend te laten
onderzoeken door het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek. Dit
onderzoek was op 5 augustus 2014 afgerond. Op basis daarvan hebben wij
geconcludeerd dat niet was vastgesteld dat bij de twee IND-aanbestedingen
onregelmatigheden hadden plaatsgevonden. Ook op dat moment bestond
derhalve geen aanleiding tot het uitbrengen van een persbericht.
Periode II (29 augustus – 9 oktober 2014)
Wij hebben Zembla op 29 augustus 2014 op de hoogte gesteld van de
resultaten van het uitgevoerde onderzoek. Tijdens dat gesprek heeft Zembla
vragen over vier nieuwe gevallen van mogelijke onregelmatigheden aan ons
voorgelegd. Deze gevallen zagen wederom op de periode 2005 – 2010 en op
opdrachten en aanbestedingen van de overheid. Zembla heeft een zeer korte
toelichting op deze gevallen gegeven en heeft de desbetreffende e-mails niet
met ons gedeeld. Wij konden op basis van de beperkte informatie van Zembla
en zonder verificatie niet vaststellen of mogelijk sprake was geweest van
onregelmatigheden. Wat de inhoud zou zijn van de eventuele Zemblauitzending, en de rol van Ordina daarin, werd ook nu niet duidelijk. Er was om
deze redenen dan ook geen aanleiding de summier onderbouwde beweringen
van Zembla publiek te maken.
Ook hier hebben wij uit het oogpunt van zorgvuldigheid onderzoek gelast naar
de vier nieuwe gevallen.
Op 28 september 2014 publiceerde Zembla een zogenoemde teaser op haar
website over één van de vier op 29 augustus 2014 door Zembla aan ons
voorgelegde gevallen, met betrekking tot het Ministerie van Defensie.4 In de
teaser citeerde Zembla de eerste reactie die Ordina haar kort daarvoor had
gegeven. Die kwam erop neer dat in dat geval geen sprake leek te zijn van
ongeoorloofde informatiedeling. Op basis van de teaser bleek weinig van de
overige inhoud van de aankomende uitzending van Zembla. Wij zagen geen
aanleiding om in verband met de teaser een eigen persbericht uit te brengen.
4
http://zembla.vara.nl/seizoenen/2014/afleveringen/02-10-2014/inlichtingenofficier-lektgeheimen-naar-ict-leverancier/
20 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
In de ochtend van 2 oktober 2014 namen wij kennis van een persbericht van
Zembla, vooruitlopend op de uitzending later die avond.5 Tot de publicatie van
dit persbericht van Zembla kenden wij niet de precieze aard en inhoud van de
uitzending en de rol van Ordina daarbij. Het persbericht van Zembla bevatte
stevige beschuldigingen dat er bij Ordina sprake zou zijn geweest van
structurele fraude bij verschillende aanbestedingen van de overheid. In het
persbericht werd een vergelijking gemaakt met de 'bouwfraude'.
De beschuldigingen in het persbericht waren zodanig dat wij een reactie gepast
achtten, hoewel op dat moment het onderzoek nog liep. Wij hebben dan ook
nog diezelfde ochtend, voorbeurs, een eigen persbericht uitgebracht.6 In dat
persbericht hebben wij bekend gemaakt dat het onderzoek naar de twee INDaanbestedingen, afgerond was en dat wij in dat kader hadden geconcludeerd
dat niet was vastgesteld dat bij deze aanbestedingen onregelmatigheden
hadden plaatsgevonden. Tevens vermeldden wij dat nog onderzoek werd
gedaan naar de vier nieuwe gevallen die Zembla voor het eerst op 29 augustus
2014 had genoemd.
Op 2 oktober 2014 vond een aanzienlijke koersdaling van het aandeel Ordina
plaats. De slotkoers van het aandeel Ordina op 1 oktober 2014 was EUR 1,912.
Die dag sloot het aandeel Ordina op EUR 1,444.
De uitzending van Zembla op de avond van 2 oktober 2014 bleek bijna volledig
gewijd aan Ordina. Er werd onder meer gesuggereerd dat Ordina betrokken
zou zijn bij oplichting, corruptie en bij stelselmatige schending van
aanbestedings- en mededingingsregels. In de uitzending werd nauwelijks
melding gemaakt van de door Ordina met Zembla gedeelde
onderzoeksresultaten en informatie.
Zo snel als mogelijk na het beschikbaar komen van de voorlopige, eerste
bevindingen van het lopende (en op 2 oktober 2014 bekendgemaakte)
onderzoek naar de vier op 29 augustus 2014 door Zembla aan ons voorgelegde
gevallen, heeft Ordina – op 9 oktober 2014 – een volgend persbericht met een
update uitgebracht. In dit persbericht werd herhaald dat wij op basis van het
afgeronde onderzoek naar de twee IND-aanbestedingen hadden
geconcludeerd dat niet was vastgesteld dat onregelmatigheden hadden
plaatsgevonden. Het persbericht vermeldde voorts de voorlopige bevindingen
van het onderzoek naar de andere vier door Zembla genoemde gevallen.
Daarbij merkten wij op dat wij ons niet herkenden in het door Zembla
5
http://zembla.vara.nl/seizoenen/2014/afleveringen/02-10-2014/ict-bedrijf-ordina-fraudeerdemet-overheidsaanbestedingen/
6
http://www.ordina.com/nl-nl/nieuws/news-overview/2014/ordina-onderzoekt-aanwijzingenzembla-eerste-bevindingen-tonen-geen-onregelmatigheden/
21 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
gepresenteerde beeld dat sprake zou zijn van stelselmatige
onregelmatigheden. De voorlopige bevindingen waren wel dat in enkele
gevallen sprake leek te zijn geweest van ongepast gedrag van een beperkt
aantal personen. Het persbericht vermeldde ook dat nog onderzoeken liepen
en Ordina nog nader onderzoek zou doen, in het bijzonder naar het handelen
van drie personen die nog werkzaam waren bij ons. Ook maakten wij melding
van het integriteitsprogramma dat wij bezig waren te ontwikkelen.
Periode III (9 oktober 2014 – heden)
Wij maakten op 4 november 2014 bekend dat wij verwachtten in het vierde
kwartaal van 2014 of het eerste kwartaal van 2015 publiek verslag te kunnen
doen van onze bevindingen op basis van het lopende onderzoek. Verder
kondigden wij aan dan ook een toelichting te geven op het
integriteitsprogramma en een overzicht te geven van de relevante
gebeurtenissen vanaf de eerste vragen van Zembla. Op 18 december 2014
maakten wij bekend te verwachten dit verslag eind januari 2015 te kunnen
doen.
Op 12 november 2014 heeft Mont Cervin, een grootaandeelhouder, een
verzoek ingediend bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te
Amsterdam tot het instellen van een onderzoek bij Ordina. Mont Cervin stelt dat
ten onrechte koersgevoelige informatie niet onverwijld naar buiten zou zijn
gebracht en dat wij een onjuist communicatiebeleid zouden hebben gevoerd.
Zoals echter al uit het bovenstaande blijkt, hebben wij vanaf het eerste contact
met Zembla zorgvuldig gehandeld en elke keer terecht geoordeeld dat geen
aanleiding was een persbericht uit te brengen. Voor het verzoek tot het
instellen van een onderzoek is dan ook geen aanleiding of grond.
Op 6 januari 2015 zijn wij opnieuw benaderd door Zembla met diverse vragen
over contacten tussen Ordina en (medewerkers van) opdrachtgevers. Zembla
gaf aan dat op 28 januari 2015 een nieuwe uitzending zal plaatsvinden. Op 9
januari 2015 heeft Zembla desgevraagd een nadere toelichting gegeven op de
gestelde vragen. Op 14 en 19 januari 2015 heeft Zembla nog nadere vragen
gesteld. De vragen van Zembla zagen grotendeels op thema's die in deze
circulaire aan de orde komen. Daarnaast zagen de vragen op diverse
specifieke gevallen. De precieze aard en inhoud van de komende uitzending is
ons niet bekend. Wij bestuderen de gestelde vragen, en zullen kennis nemen
van de uitzending morgen. Op basis daarvan zullen wij zorgvuldig beoordelen
of nog nadere stappen vereist zijn.
6
Update externe onderzoeken, claims en enquêteprocedure
De signalen van Zembla hebben, zoals hierna toegelicht, een aantal van onze
opdrachtgevers aanleiding gegeven tot het laten doen van onderzoek en een
22 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
aantal van onze (voormalige) aandeelhouders tot het indienen van vorderingen
en in één geval tot het initiëren van een juridische procedure.
6.1
Externe onderzoeken
De gemeente Rotterdam en het Ministerie van Defensie hebben publiekelijk
aangegeven aangifte te hebben gedaan. Het Ministerie van Veiligheid en
Justitie heeft aangegeven de ACM te hebben gevraagd onderzoek te doen naar
de twee IND-aanbestedingen die Zembla eind mei/begin juni 2014 heeft
aangedragen (zie par. 3.3 hierboven).
Uit de media begrijpt Ordina dat de aangifte van de gemeente Rotterdam heeft
geleid tot een oriënterend onderzoek door de Rijksrecherche naar mogelijke
onregelmatigheden bij aanbestedingen van de ICT-afdeling van de gemeente
Rotterdam.
Verder begrijpt Ordina dat het Ministerie van Veiligheid en Justitie de ACM
heeft gevraagd een onderzoek te doen. Voor zover ons bekend voert de ACM
een sector breed verkennend onderzoek uit en is geen formeel onderzoek
aangevangen.
Ordina zal uiteraard haar medewerking verlenen aan eventuele onderzoeken
van autoriteiten en toezichthouders.
6.2
Claims
Een beperkt aantal particuliere aandeelhouders heeft om compensatie
gevraagd voor de verliezen die geleden zouden zijn – kort samengevat – door
de koersreactie volgende op de Zembla-uitzending en de berichtgeving
daaromtrent. Ordina ziet geen basis voor een dergelijke compensatie en wijst
aansprakelijkheid derhalve af.
Wij hebben op dit moment geen claims ontvangen van klanten, concurrenten of
ketenpartners. Het valt niet te voorspellen of dergelijke claims nog zullen
volgen, maar vooralsnog hebben wij daar geen indicaties voor.
6.3
Enquêteprocedure
Mont Cervin heeft op 12 november 2014 een verzoek ingediend bij de
Ondernemingskamer tot het instellen van een onderzoek bij Ordina.
In de kern stelt Mont Cervin dat ten onrechte koersgevoelige informatie niet
onverwijld naar buiten zou zijn gebracht en dat Ordina een onjuist
communicatiebeleid zou hebben gevoerd. Mont Cervin heeft op 8 september
23 / 24
AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE
ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015
2014 een deelneming van ruim 12% in het aandelenkapitaal van Ordina
verkregen. Volgens Mont Cervin zou zij van het verwerven van deze
deelneming hebben afgezien als zij tijdig over mogelijke onregelmatigheden bij
Ordina had vernomen. Mont Cervin stelt dat door het uitblijven van een
persbericht Ordina marktpartijen – waaronder Mont Cervin – misleid zouden
zijn.
Ordina heeft op 15 januari 2015 een verweerschrift ingediend tegen het
verzoek tot instellen van een enquête. De conclusie van Ordina in het
verweerschrift is dat een onderzoek naar het beleid van of de gang van zaken
bij de onderneming niet gerechtvaardigd is.
De Ondernemingskamer zal het verzoek van Mont Cervin behandelen tijdens
een zitting op 12 februari 2015.
7
Conclusie Raad van Bestuur
Onze conclusie is dat er geen aanwijzingen zijn gevonden voor structurele
onregelmatigheden, maar tegelijkertijd moeten wij constateren dat er in één
geval een duidelijke aanwijzing is van een onregelmatigheid en dat in enkele
gevallen sprake is geweest van ongepast gedrag van een beperkt aantal (oud-)
medewerkers. Wij betreuren deze incidenten.
Wij staan voor Ordina als een integer bedrijf en veroordelen elke vorm van
ongepast gedrag. Wij beseffen dat de bevindingen impact hebben op onze
klanten, medewerkers en aandeelhouders. Al onze stakeholders moeten blind
op ons kunnen vertrouwen. Terecht verwachten zij dat wij de hoogste
standaarden hanteren in de beoordeling van gewenst en ongewenst handelen.
Wij hebben de ambitie gesteld om onszelf positief te onderscheiden op het
gebied van integriteit, compliance en transparantie. Ons integriteitsprogramma
vervult daarin een cruciale rol.
Nieuwegein, 27 januari 2015
Raad van Bestuur Ordina
Stépan Breedveld
Jolanda Poots-Bijl
CEO
CFO
24 / 24

Download Report