Download - De Bonte Fabriek!

ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME:
De Bonte Fabriek op 2 en 3 mei 2015
Laat je vooral niet afschrikken door de omvang van dit document. Goede afspraken maken goede vrienden.
Je neemt toch zelf ook graag het zekere voor het onzekere? Veel leesplezier! Evelyne & Joke
De nieuwe voorwaarden voor deze editie staan in een kleurtje!
Art.1
WIE?
De Bonte fabriek VOF is opgericht door Evelyne Van Bogaert en Joke De Lille. We
organiseren evenementen met een gevarieerd aanbod (web)winkels en ontwerpers.
Inkom voor de beurs bedraagt één symbolische euro.
Art. 2
WANNEER
 De zesde editie van De Bonte Fabriek gaat door op zaterdag 2 mei 2015 van 13u tot
18u en zondag 3 mei 2015 van 10u tot 17u in AGB ’t Bau-Huis, Slachthuisstraat 60,
9100 Sint-Niklaas.
 Je kunt toekomen om je stand op te bouwen op vrijdag 1 mei 2015 van 17u – 20u en
zaterdag 2 mei 2015 vanaf 8u en we verwachten dat je klaar bent met je stand ten
laatste om 12u30.
 Voor de afbraak van je stand heb je tijd op zondag 3 mei 2015 van 17u tot 19u30.
 Tijdens de openingsuren van de beurs ben je verplicht je stand te bemannen. Wacht
ook tot 17u om te starten met de afbraak van je stand op zondag. Niets is zo ongezellig
voor de bezoekers als standhouders die al aan het afbreken zijn en bovendien is de
kans dat je nog iets verkoopt, zeer klein.
Art. 3
KOSTENPLAATJE
3.1
VERPLICHTE KOSTEN
Huur van een stand, keuze uit :
STANDHOUDERS
Mini stand 2m x 2m*
kleine stand 2,5m x 3m
medium stand 2,5m x 4m
medium hoekstand 2,5m x 4m
grote stand 2,5m x 6m
Dubbele stand 2,5m x 8m
CATERAARS
Plaats binnen 3m x 4m
Spoelbak
Frigo
*voorbehouden voor crafters, handgemaakte spullen, ontwerpers.
3.2
€125,00
€ 250,00
€ 300,00
€ 350,00
€ 450,00
€ 590,00
€300,00
€5,00
€10,00
NIET VERPLICHTE BIJKOMENDE KOSTEN
tafel 120cm x 80cm
€ 5,00
stoel(en)
€ 2,00
persoonlijke BC terminal (inclusief waarborg 100 € 160,00
euro)
elektriciteitspunt op je stand
€ 30,00
vergoeding opruimen achtergelaten afval
€ 50,00
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 4
3.2.1 Alle prijzen vermeld zijn exclusief 21% BTW.
3.2.2 Als standhouder draag je de volledige verantwoordelijkheid over je stand.
Als we na afloop van de beurs kunnen vaststellen dat panelen, eventueel
gehuurde tafel(s) en stoel(en) niet in de staat zijn waarin wij ze je gegeven
hebben, wordt er een vergoeding van 50 euro aangerekend aan de
standhouder. Je bent ook verplicht om voor het begin van de beurs de tape
die de grenzen van je stand markeert, te verwijderen.
3.2.3 Bovendien laat je je stand(plaats) op zondagavond volledig opgeruimd
achter, als de organisatie na afloop van de beurs nog afval moet verwijderen,
worden ook hier de kosten verhaald op de standhouder.
3.2.4 Je brengt je gehuurde tafels en stoelen zelf terug naar de daartoe voorziene
rekken.
3.2.5 Voor het gepersonaliseerd bancontacttoestel wordt een waarborg
aangerekend, de verantwoordelijkheid over het gehuurde toestel ligt volledig
bij de standhouder. De waarborg wordt teruggestort van zodra het toestel in
perfecte staat is afgeleverd bij het bedrijf.
3.3
INBEGREPEN IN HET STANDGELD:
 vermelding op de website www.debontefabriek.be
 promotie-materiaal : affiches en flyers
 een standhoudersdoos met onder andere 2 gratis drankbonnetjes en goodies
 gratis parking op zondag
 gratis draadloze internetverbinding
 een Bonte Fabriek-button om je op de beursdagen te onderscheiden als
standhouder
 enthousiaste organisatie, die openstaat voor al je vragen & zorgen !
Art. 4
INSCHRIJVING – Goede afspraken maken goede vrienden
 Je stelt je kandidaat als standhouder door het online inschrijvingsformulier
volledig in te vullen.
 De inschrijvingen van de vroegboekactie worden definitief afgesloten op
8 november 2014.
 De gewone inschrijvingen starten op 1 december 2014 en lopen tot 31
januari 2015.
 Als standhouder dien je te beschikken over een geldig ondernemingsnummer.
 Let op : inschrijving is geen garantie voor deelname; je bent pas zeker van
je deelname als je via e-mail een bevestiging hebt gekregen van de organisatie.
Deze bevestiging valt in je mailbox ten laatste 15 februari 2015.
 Indien je geselecteerd bent, verwachten we een kopie van de verplichte polis
burgerlijke aansprakelijkheid.
 Samen met je bevestiging ontvang je ook meteen je factuur. Wie de factuur niet
tijdig (binnen de 20 kalenderdagen) betaalt, is niet langer van deelname
verzekerd.
 De betaling van de factuur gebeurt via het rekeningnummer
BE88 7380 3520 3241 en dit uiterlijk 20 kalenderdagen na ontvangst van de
factuur.
 Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 4



Om je inschrijving te vervolledigen, stuur je ons na selectie het volgende
grafische materiaal door in een gecomprimeerde map (zie checklist inschrijving)
 een banner / logo / typerende productfoto door van 300 x 150 pixels
waarin je logo, bedrijfsnaam, product, … weergegeven worden. Zorg er
voor dat je zelf beschikt over de rechten van het aangeleverde bestand /
fotomateriaal.
 Dit mag een animated gif zijn van 300 x 150 pixels. Dit is voor de
website.
 Je levert het aan in jpg of gif in de bijlage van je mail.
 een korte tekst waarin je je merk/artikel/winkel omschrijft (min 40, max
90 woorden)
 een URL waarnaar je banner moet gelinkt worden.
 Een typerende productfoto van 300 x 300 pixels. Dit is voor het
standenplan.
 Indien de bestanden niet volgens de vooropgestelde opmaak
binnenkomen, wordt er 40 euro excl. BTW aangerekend per banner/foto.
Er is wellicht iemand in de buurt die je hiermee kan helpen. Bedankt!
We proberen de beurs doordacht in elkaar te puzzelen, de bedoeling is dat
gelijkaardige winkels niet naast elkaar staan. Het is onbegonnen werk om elke
aparte standhouder inspraak te geven wat betreft je favoriete plaatsje. Bedankt
voor jullie begrip.
Door deze inschrijving verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden.
Art. 5
ANNULERINGSVERGOEDINGEN
 Wij selecteren onze standhouders tussen 1 en 15 februari 2015. Stel dat je je inschreef
en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag voor 1 februari
2015.
 Indien je na je selectie toch besluit om af te zien van je deelname, wordt er een
administratieve vergoeding aangerekend van €25.
 Bij annulering van de inschrijving minder dan 2 maanden voor de eerste opbouwdag
betaal je 50% van de standhuur
 Bij annulering van de inschrijving minder dan 1 maand voor de eerste opbouwdag
betaal je 75% van de standhuur.
 Bij annulering van de inschrijving minder dan 14 dagen voor de eerste opbouwdag
betaal je 100% van de standhuur.
 Annulatie kan enkel schriftelijk gebeuren via de post of via mail.
Art. 6
STANDHOUDERS
 Wij verwachten dat je je stand inricht binnen jouw gereserveerde ruimte. Teveel
ingenomen plaats mag en kan niet in het kader van de brandveiligheid en wordt later
gefactureerd.
 Langs de muren hangen talrijke brandblusapparaten. Deze zijn er uiteraard voor onze
veiligheid maar ontsieren je stand wel. We proberen zoveel mogelijk te vermijden dat
een brandblusapparaat in je stand valt, want het gangpad voor de brandblusapparaten
moet vrijgehouden worden – preventie. Mocht er toch een brandblusapparaat in je
stand hangen, dan krijg je wat extra ruimte als compensatie.
 Richt je stand met smaak in. Mocht je stand een auto zijn, hou er dan rekening mee dat
je als één van de eersten zult moeten opbouwen.
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 4

Denk er verder ook aan dat ’t Bau-Huis een industrieel pand is met kale grijze muren
en een betonnen vloer. Al viif edities zijn we erin geslaagd om ’t Bau-Huis om te toveren
tot een kleurrijke en gezellige beurs. Hierin kunnen we enkel slagen als elke
standhouder zijn stand leuk aankleedt.

Aan de zijwanden van ’t Bau-Huis zijn de ramen bedekt met rode folie. Bij felle zon
krijgen spullen hierdoor een rode gloed. Om je producten volledig tot hun recht te laten
komen, voorzie je dus best zelf extra (witte) verlichting.

Het is leuk als iedereen op de beursdag zelf net zo enthousiast is als wij, het geeft de
klanten een goed gevoel en op die manier maken we er samen een fantastisch
evenement van dat hopelijk voor herhaling vatbaar is !

Indien je elektriciteit aanvraagt voor op je stand, voorzie dan zelf verdeelstekker(s) en
verlengkabel(s).
Het is verboden om muziek af te spelen op je eigen stand, tenzij je Sabam betaald hebt.

Art. 7
CATERAARS
 Voor de catering voorzien we zowel plaatsen in de foyer als in de grote zaal.
 Wij verwachten dat je je stand inricht binnen jouw gereserveerde ruimte. Teveel
ingenomen plaats mag en kan niet in het kader van de brandveiligheid en wordt later
gefactureerd.
 Voor wie binnen een plaats krijgt, is het verboden om met gas te werken. Enkel
elektriciteit wordt toegelaten als energiebron.
 Elektriciteit is inbegrepen in het plaatsgeld.
 Voorzie zelf een vuilbak aan de plaats.
 Het is niet de bedoeling om in de keuken aan onze bar jullie vaat te doen. Voorzie zelf
materiaal of werk met wegwerpbordjes / servetten. We bieden jullie ook de mogelijkheid
om een spoelbak te huren.
Art. 8
CONTROLES
8.1
Zorg ervoor dat AL je artikelen duidelijk zichtbaar geprijsd zijn.
8.2
Als je personeel tewerkstelt op je stand, zorg er dan voor dat zij wettelijk in orde
zijn, je moet er immers altijd rekening mee houden dat er controle kan langskomen.
Art. 9
PROMOTIE
9.1
Bij inschrijving geef je door hoeveel affiches en flyers je wenst te ontvangen. Geef
hierbij een logisch aantal op door m.a.w. het aantal flyers dat je binnen de beperkte
tijd kunt verdelen. Het zou immers zonde zijn dat je op de vooravond van de beurs
een stapeltje flyers bij het oud papier moet gooien.
Je hebt de keuze uit de volgende formules voor het promomateriaal :
Klein : 1 affiche, 20 flyers
Medium: 2 affiches, 50 flyers
Groot: 2 affiches, 100 flyers
Kingsize: 3 affiches, 200 flyers
Superherosize : 3 affiches, 500 flyers
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 4
9.2
9.3
9.4
Het evenement wordt aangekondigd via Facebook, pers en gehuurde kaders
in de stad (www.agrafa.be).
We verspreiden 12000 flyers en 350 affiches over de standhouders & het
Waasland en omstreken. We maken de week ervoor reclame in het station van
Sint-Niklaas en Antwerpen-Berchem en in de lokale pers. Op de beurs zelf
verspreiden we 3000 beursboekjes met alle standhouders op vermeld!
Het is ten strengste verboden om op eigen houtje via Facebook een groep, pagina
of evenement aan te maken in naam van De Bonte Fabriek.
Art. 10
AANSPRAKELIJKHEID
De Bonte Fabriek VOF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, ongevallen
en/of directe of indirecte schade van welke aard dan ook die ontstaat door deelname aan
De Bonte Fabriek op 2 en 3 mei 2015.
Art. 11
BETWISTINGEN
Uitsluitend het Belgische recht is van toepassing en enkel de rechtbanken van
Dendermonde zijn bevoegd.
Heb je nog vragen of opmerkingen ? De organisatie helpt je graag verder !
[email protected]
Evelyne Van Bogaert & Joke De Lille
De Bonte Fabriek VOF
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 4

Download Report