Extra Nieuwsbrief - Vrijwilligerssteunpunt Ommen

Extra Nieuwsbrief
Oktober 2014
Inlooptijden:
maandag en donderdag
van 8.30 uur tot 12.30 uur
Deze nieuwsbrief is geheel gewijd aan onze nieuwe Vrijwilligers VacatureBank en de
opgefriste website
Als je naar www.vrijwilligerssteunpuntommen.nl surft zie je een opgefriste website met een
nieuw logo en kom je terecht bij onze nieuwe Vrijwilligers VacatureBank (VVB), die op 29
oktober 2014 officieel werd gelanceerd door wethouder Ko Scheele.
Aanleiding
De oude VVB is gebaseerd op anonimiteit. Een vrijwilliger op zoek naar een leuke klus kan
weliswaar zien wat er te doen is en welke kennis
en vaardigheden gevraagd worden, maar niet om
welke organisatie het gaat. Doorsurfen naar de
website van die organisatie voor meer informatie of
een contactpersoon benaderen om te ‘solliciteren’
is niet mogelijk zonder eerst contact op te nemen
met het Vrijwilligerssteunpunt.
Voor veel organisaties is dit een knelpunt. Dat blijkt
wel uit het feit dat zij steeds vaker in de
taakomschrijving of het veld bijzonderheden ook
hun naam en algemene of contactinformatie
opnemen. Aan vrijwilligerskant komt het steeds
vaker voor dat het contact met het
Vrijwilligerssteunpunt slechts bestaat uit het
doorgeven van de contactinformatie van de
organisatie.
Voeg daarbij dat vacatures en vrijwilligersprofielen vanaf plaatsing in de VVB niet meer door
de organisaties, respectievelijk de vrijwilligers, gewijzigd kunnen worden en het zal duidelijk
zijn dat de oude VVB niet meer voldoet aan de verwachtingen van onze belangrijkste
‘klanten’, de organisaties en de vrijwilligers.
Wat is nieuw?
Organisaties
In de nieuwe situatie beheren organisaties hun eigen gegevens. Zij maken allereerst een
algemeen organisatieprofiel aan met daarin de doelstelling en de activiteiten van de
organisatie, de centrale contactpersoon en contactgegevens voor vrijwilligerswerk. Ook
kunnen zij een link naar de eigen website en een logo opnemen en kiezen ze een
gebruikersnaam en wachtwoord waarmee zij op een later moment kunnen inloggen om hun
gegevens bij te werken of vacatures te plaatsen.
Vervolgens kunnen, indien van toepassing, verschillende contactpersonen voor vacatures
ingevoerd worden en kan gestart worden met het invoeren van vacatures. In de vacatures
kunnen gelijksoortige gegevens opgenomen worden als in de
oude VVB, maar ook een koppeling naar een informatief
filmpje op Youtube en, als de organisatie zich op meer
locaties bevindt, het werkadres voor die vacature. Ook kan
onderscheid gemaakt worden tussen vrijwilligerswerk voor
langere tijd (een vacature), een korte klus, een klus voor een
groep vrijwilligers en een Maatschappelijke stage.
Organisaties die regelmatig sterk op elkaar lijkende vacatures
plaatsen kunnen vacaturesjablonen aanmaken en bewaren,
zodat ze niet steeds dezelfde gegevens hoeven in te voeren.
Verder kunnen organisaties aan de hand van het veldje
Activiteit zoeken in de profielen van de vrijwilligers. Dat
gebeurt nog steeds anoniem, de naam en contactgegevens van de vrijwilliger blijven buiten
beeld. Wel kan een organisatie door een muisklik het Vrijwilligerssteunpunt vragen het
contact met die vrijwilliger tot stand te brengen.
Een laatste vernieuwing die we hier willen noemen is dat nieuwe organisatieprofielen en
vacatures door het Vrijwilligerssteunpunt geaccordeerd moeten worden voordat ze zichtbaar
zijn voor bezoekers van de VVB. We doen dit uiteraard zo snel mogelijk nadat de organisatie
aangemeld of de vacature geplaatst is.
Vrijwilligers
Ook vrijwilligers beheren in de nieuwe situatie hun eigen gegevens. Ze maken een profiel
aan dat een vergelijkbare, maar toch net iets andere opbouw heeft dan in de oude situatie.
Zij kunnen uitgebreid zoeken in de vacatures en vanuit de gevonden vacatures snel
doorsurfen naar de algemene informatie over en de website van de organisatie. Enthousiast
geworden over een vacature kunnen ze met een muisklik de gegevens uit hun profiel
doorsturen naar de contactpersoon van de vacature.
Verder is nieuw dat ook een groep vrijwilligers die samen een klus willen klaren met elkaar
een profiel kunnen aanmaken door in het profiel van de contactpersoon aan te geven uit
hoeveel personen de groep bestaat.
Informatieve deel van de website
Gelijk met het opzetten de nieuwe VVB hebben we het informatieve deel opgefrist. Een
andere lay-out, een ander lettertype, een ander logo. Het oogt allemaal eigentijdser. Het
gebruik van dit deel van de website blijft zoals het was: nieuwsfeiten op de homepage,
informatie die langer meegaat achter de menukeuzes bovenaan de pagina.
Hoe nu verder?
De vacatures uit de oude VVB hebben wij zo goed mogelijk vertaald naar
organisatieprofielen en vacatures in de nieuwe VVB. De betreffende organisaties hebben
een mail ontvangen (of ontvangen die zeer binnenkort) met hun inloggegevens en het
verzoek hun profiel en vacatures te controleren en waar nodig aan te vullen en te verbeteren.
Organisaties die op het moment van overzetten geen actuele vacatures hadden in de VVB
kunnen, zodra zij weer een vacature willen plaatsen, zelf een profiel aanmaken en de
vacature plaatsen. Wij denken dat je de daarvoor te volgen route makkelijk zelf kunt vinden
na binnenkomst op de homepage van www.vrijwilligerssteunpuntommen.nl. Mocht dat niet
het geval zijn, schroom dan niet ons te benaderen met je vragen of opmerkingen: 14 0529 of
[email protected]
Tips voor organisaties
Icoontjes
Je komt in de VVB zo hier en daar icoontjes tegen, die een functie uitvoeren als je er op klikt.
We hebben ze in onderstaande tabel bij elkaar gezet.
Toevoegen
Wijzigen
Bekijken
Archiveren
Heractiveren
Verwijderen
Helptekst
Opslaan sjabloon
Ophalen sjabloon
Printen
Onzichtbaar
Zichtbaar
Benaderen van het beheermenu/onderhoudsoverzicht
Zodra je bent ingelogd (of zodra je het organisatieprofiel hebt aangemaakt) zie je
rechtsboven aan elke pagina die je opvraagt een link naar het beheermenu. Zo spring je
makkelijk terug naar dit menu, waar je je ook op de website bevindt. De link verdwijnt na
uitloggen (keuze in het beheermenu).
Scheid algemene organisatie-info van vacature-info
Zet informatie die voor de hele organisatie geldt in het organisatieprofiel en niet (opnieuw) in
de daaraan gekoppelde vacatures. Vermijd ook het omgekeerde. Het lijkt een open deur,
maar in de praktijk blijkt het soms best lastig.
Formuleer kernachtig
De grote tekstblokken die je kunt invullen in het organisatieprofiel en in de vacatures kunnen
(veel) meer tekst bevatten dan je op het eerste gezicht zou verwachten. Ons advies is echter
zo kort en kernachtig mogelijk te formuleren. De ervaring leert dat mensen die op zoek zijn
naar een leuke vrijwilligersplek snel willen zien wat de kern van de organisatie en de
vacature is. Als een tekst lang wordt zijn mensen snel geneigd door te gaan met de volgende
vacature.
Vrijwilligers die door een kernachtige tekst geïnteresseerd geraakt zijn prikken door naar uw
website voor meer informatie of nemen contact met u op, telefonisch of via e-mail.
Beschikbaarheid
Als laatste een nogal detaillistisch punt, maar zeker niet onbelangrijk. Je kunt het moment
waarop een vrijwilliger beschikbaar moet zijn op verschillende manieren in de vacature
opnemen. Allereerst kun je het beschrijven in het veld werktijden. De tweede mogelijkheid is
het blokje Beschikbaarheid waarin je per dagdeel
kunt aanvinken wanneer de vrijwilliger
beschikbaar moet zijn. En natuurlijk is het
mogelijk een combinatie van die twee te
gebruiken.
Let daarbij wel op het volgende. Als je het blokje
Beschikbaarheid gebruikt en een bezoeker van
de VVB gaat zoeken door op het zoekscherm aan
te vinken wanneer zij/hij beschikbaar is, dan komt
jouw vacature alleen in beeld als de vrijwilliger
minimaal alle vakjes die jij hebt aangevinkt ook
heeft gekozen.
Wees dus heel secuur in het gebruik van deze
mogelijkheid. Een voorbeeld ter verduidelijking.
Stel, je zoekt twee vrijwilligers voor eenzelfde functie. De één wil je op dinsdagochtend
inzetten, de ander op donderdagochtend. Als je dan een vacature aanmaakt waarin je
aangeeft dat je twee vrijwilligers zoekt en je vinkt zowel de dinsdag- als de
donderdagochtend aan, dan zal een vrijwilliger die vrijwilligerswerk zoekt voor de
dinsdagochtend jouw vacature niet via het blokje Beschikbaarheid vinden, want de VVB
denkt dat je 2 mensen zoekt die allebei op zowel dinsdag- als donderdag aan moeten
treden.
In dit geval kun je ervoor kiezen in het blokje Beschikbaarheid alleen ‘In overleg’ aan te
vinken en in Werktijden te omschrijven wat je precies zoekt. De andere mogelijkheid is twee
dezelfde vacatures aanmaken (gebruik de Sjabloonfunctie!) voor 1 vrijwilliger en in de ene
vacature dinsdagochtend aanvinken en in de andere donderdagochtend.

Download Report