Matrix aanbevelingen Verbonden partijen Algemene aanbevelingen

Matrix aanbevelingen Verbonden partijen
Beslissing
Algemene aanbevelingen
1
Unifomeer de informatieverstrekking
Uniformeer de informatieverstrekking van de Verbonden partijen via een standaard kader. Het gaat hierbij om de visie dat de
informatiebehoefte binnen de gemeentelijke organisatie leidend is voor de wijze waarop informatie wordt verstrekt. Daarvoor worden drie
gewijzigde visies aangedragen (zie 1a, 1b en 1c).
1a
Ambtelijke afstemming
De intercollegiale ambtelijke afstemming is relevant op het moment dat verschillende onderdelen binnen de gemeente zich bezig houden met
de organisatie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van (1) een directiereglement waarin de formele afspraken tussen de organisatie en de
gemeente wordt vastgelegd (o.a. in een directiereglement) en (2) de reguliere actualisatie van de Verbonden partijen in de programmarekening
en programmabegroting door de verantwoordelijke beleidsambtenaar.
1b
Afstemming met bestuurder
De bestuurlijke afstemming is relevant op het moment dat de bestuurder stukken ontvangt, waar hij formeel over moet beslissen. Het is voor
een bestuurder van belang dat hij/zij zich realiseert dat op het moment dat hij als bestuurlijke vertegenwoordiger (en dus namens de
gemeente) optreedt, er een mogelijk risico is van vermenging van belangen. De ambtenaar en bestuurder hebben gezamenlijk de
verantwoordelijkheid om de afstemming te waarborgen en zodoende het risico te minimaliseren. De bestuurder zorgt voor de afstemming in het
college.
1c
Afstemming commissie/raad
De bestuurder heeft als wethouder of raadslid die betrokken is bij een organisatie (dus niet alleen bij Verbonden partijen) formeel een actieve
informatieplicht. Hij/zij dient hierbij dus de Commissie of Raad te informeren over ontwikkelingen en besluiten die de organisatie gaat nemen of
heeft genomen. Eén van de belangrijkste aandachtspunten voor de Raad is de afstemming met de raadsvertegenwoordiging of Commissie
over de organisaties. Bij het informeren van de Commissie of Raad is het van belang om ook bewust de wijze van informeren te optimaliseren.
De wijze waarop dient conform de kadernota Verbonden partijen nader uit te worden gewerkt.
2
Raad
College
Organisatie
x
x
x
x
x
Waarborg de aanlevering van rekening en begroting van de Verbonden partijen
Extra aandacht voor de opvolging van de stukken vanuit de gemeente is noodzakelijk, aangezien de kwaliteit hiervan wisselend is. Daarbij is
tevens het advies om het proces te borgen door steekproefsgewijs de naleving van de statuten te controleren.
x
x
3
Actualiseer periodiek de nota Verbonden partijen en herhaal dit onderzoek
Deze nota dient, conform de wet- en regelgeving, periodiek te worden herzien en geactualiseerd. Voorgesteld wordt om een frequentie aan te
houden van vier jaar. Hierbij wordt geadviseerd om eveneens periodiek de uitwerking van de nota in de praktijk te toetsen.
x
x
4
x
x
5
Integreer de evaluatie van de Verbonden partijen in het proces van risicomanagement
De evaluatie van Verbonden partijen zou onderdeel moeten uitmaken van het risicomanagement. Indien er relevante ontwikkelingen zijn,
worden deze gemonitoord in het proces van risicomanagement.
Vermeld de risico’s per Verbonden partij in de programmabegroting en de programmarekening
Geadviseerd wordt om de risico’s per Verbonden partij expliciet te vermelden in de programmabegroting en programmarekening in de
verplichte lijst Verbonden partijen. Hierdoor is voor alle betrokkenen jaarlijks inzichtelijk welke risico’s de gemeente loopt bij een bepaalde
organisatie.
x
x
6
Heroverweeg de relatie met een individuele organisatie bij veranderingen/ontwikkelingen
x
x
x
x
De heroverweging van een Verbonden partij is aan de orde op het moment dat er een wijziging is die invloed heeft op de huidige
samenwerking. Geadviseerd wordt om bij een evaluatie de beslissingsbomen te gebruiken, zoals opgenomen in de nota Verbonden partijen.
Hierbij moeten de stappen doorlopen worden om expliciet te bepalen of het wenselijk is om de samenwerkingsvorm aan te passen.
document4105230207500349380.xls
16:12:20 12-06-2014
Beslissing
Algemene aanbevelingen
7
Raad
Evalueer jaarlijks het bestuurlijk en ambtelijk overleg, ook in relatie tot de samenwerking
College
Organisatie
x
x
Bij de opstelling van de programmarekening kan de interne samenwerking binnen de gemeente in relatie tot Verbonden partijen worden
geëvalueerd. Door bij het aanleveren van gegevens tevens te kijken naar welke informatie onvolledig is, en de wijze waarop informatie is
verkregen, kunnen mogelijke knelpunten zichtbaar worden. Hiermee kan het proces eventueel worden herijkt of geformaliseerd om de interne
samenwerking te optimaliseren.
8
Maak de concern controller ambtelijk verantwoordelijk voor de Verbonden partijen
Om duidelijkheid omtrent de verantwoordelijkheid van de Verbonden partijen te scheppen, wordt voorgesteld om de concerncontroller ambtelijk
verantwoordelijk te maken voor het onderwerp Verbonden partijen. De concern controller kan vervolgens deze taak delegeren naar een
financieel adviseur.
9
Aanbeveling per Verbonden partij
x
Raad
College
x
9a
Regio de Vallei
Borg de interne afstemming
Formaliseer en verbeter de afstemming tussen het ambtelijke apparaat en de bestuurlijke vertegenwoordiging. Geadviseerd wordt om, naast
de nu al opgepakte verbeterpunten, de ambtelijke advisering binnen de gemeente te borgen. Vanwege de ontwikkelingen met de Food Valley
wordt geadviseerd om de Regio en de kwartiermaker van Food Valley de adviezen te laten operationaliseren.
9b
GR Hulp-verlening Gelderland Midden
Ontwerp aanvullend directiereglement
Gelet op het aantal betrokken ambtenaren is formalisering van de afspraken door middel van een intern directiereglement wenselijk.
Voornamelijk op het gebied van informatievoorziening en vooroverleg (welke documenten worden wanneer door wie beoordeeld) zijn formele
afspraken noodzakelijk.
9c
NV Afval combinatie De Vallei
Borg de afstemming van de vertegenwoordiging binnen het College
Het advies is om de afstemming van de huidige bestuurlijke vertegenwoordiging binnen het College te borgen. Dit betekent dat de
portefeuillehouder beslispunten of anderszins strategische kwesties vooraf met het College doorspreekt en daardoor met een gezamenlijk
standpunt naar buiten treedt.
x
9d
Stichting Voorwerk
Beschrijf een functieprofiel
Het functieprofiel voor de vertegenwoordiging vanuit de gemeente moet worden opgesteld, aangezien er momenteel geen kaders zijn voor de
huidige vertegenwoordiging. Hierin wordt beschreven: (1) de wijze van benoeming, (2) functiegebonden of persoonsgebonden, (3) de
functiescheiding voor de bestuurders, (4) de benodigde competenties en (5) de afspraken omtrent wijzigingen.
x
9e
Stichting Voorwerk
Opteer voor bestuurlijke vertegenwoordiging in het bestuur
Gelet op de financiële belangen (jaarlijkse bijdrage circa 2 mln.) en de complexiteit binnen het marktsegment, is bestuurlijke
vertegenwoordiging gewenst. Hierbij kan de bestuurlijke vertegenwoordiger de opdracht krijgen om niet alleen als bestuurder voor de Stichting
te opereren, maar ook als verantwoordelijke worden benoemd voor de afstemming binnen de gemeente met de andere partijen.
9f
Stichting Woonstede
Monitor jaarrekening en begroting via afdeling Treasury
Gelet op de omvang van de hypothecaire leningen (119 mln.) is het advies om de afdeling Treasury verantwoordelijk te maken voor de
controle op de jaarrekening en begroting van de Stichting Woonstede.
10
Stichting Bedrijventerreinen Ede
Beperk vertegenwoordiging vanuit de gemeente
x
Het advies is om de bestuurlijke vertegenwoordiging terug te brengen naar één wethouder. Op deze wijze houdt de gemeente controle over het Raad mag haar gevoelens
beleid, maar wordt de zwaarte van de bestuurlijke vertegenwoordiging verminderd.
doen blijken tbv overgang
van 2 wethouders naar 1.
x
11
Stichting Idee in Uitvoering
Maak de stichting tot een Verbonden partij
Maak van de stichting een Verbonden partij, conform de definitie. Dit betekent dat er een bestuurlijke vertegenwoordiging namens de
gemeente en een financiële relatie moet zijn. Hierdoor worden er duidelijke sturingsmogelijkheden vanuit het college en/of raad bepaald. De
randvoorwaarde voor deze optie is dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de inhoudelijke kaders.
x
document4105230207500349380.xls
Organisatie
x
x
x
x
Statuut: bestuursleden
worden door benoemd door
het college van B&W.
x
x
De bestuursleden worden
door de gemeenteraad
benoemd.
16:12:20 12-06-2014
Bijla Stand van zaken
Verbonden Partijen
ge
G
Verbonde Programmarekening
Soort VP Doel VP
Ontwikkeli Rolverdeli verantwoo Lening
n Partij
2008
Gr
publiekrec Verbonden
Recreatie htelijk
partij met
schap
50%
Veluwe
aandeelho
uder in
RGV
Holding
Gemeensc (met 4
happelijke bv's) voor
19
Regeling
gemeenten
ngen
ng sturing rdingsdoc
en control umenten
Fietspaden
Holding
jaarlijks
verlies,
actie
nodig.
AB, DB en
voorzitter
(allen
Wethouder
Ede in).
begroting nvt
en
jaarstukke
n GR via
AB
geen
financiele
zeggensch
ap over
BV's.
begroting
en
jaarstukke
n Holding
via RvC
ook
subsidie
relatie voor
zwemactivi
teiten
college =
100%
aandeelho
uder,
directeur in
loondienst
en RvC
voor
toezicht en
adviserend
e functie.
jaarverslag 5800000
en
jaarrekenin
g door alle
bestuurder 980000
s en RvC
onderteken
d.
Bv
privaatrech overheidsB vanaf 2008
Zwembad telijk
V
extra
middelen
ter
De Peppel
ontwikkele beschikkin
g
n,
realiseren,
in stand
houden,
beheren
en
exploiteren
van sport en
recreatievo
orzieninge
n in de
gemeente
ede,
inclusief
interim
managem
ent en
horeca
gelegenhe
den.
Toelichtin Gemeente Toelichtin
g
garantie
g
(X1000)
Nvt
nvt
aandelen:
17,500
rekeningco
urant:
100,000
PPS /
Stichting
Ede
Centrum
RMC
publiekprivate
samenwer
king
gaat om 2
samenwer
kingsovkst:
VSOK en
Stichting
Ede
Centrum
publieke
samenwer
king vlgs
Wet RMC.
Regionale Geen
sociale
Verbonde
recherche n Partij
VSOK:
realisatiepl
an maken
(centrumpl
an ede)
om de
herontwikk
eling van
Stichting
het
Edeplangebied
centrum:
te
doen
realiseren
coordinere
en het
n
van
aangaan
geldstrome
organisere
van
n
en
mbt
afzonderlij
coordinere
aantal
ke
n
van de
activiteiten
realisatiemelding,
en
het
overeenko
registratie
beheren
msten.
en
doorverwij
coordinere
ziging
van
n van het
voortijdig
niet
grondverev
opnemen.
eningsfond
schoolverl
s.
aters
in de
RMC
regio.
vlgs
planning
wordt het
project
Ede
centrum in
2008
afgerond.
VSOK
eindigt per
31-122008 en
financiele
verevening
volgt. Wrs.
tekort van
circa
200.000.
wethouder
zitting in
stuurgroep
VSOK en
Stichting
Ede.
jaarrekenin Nvt
gen via
bestuur
stichting
vastgestel
d
Nvt
Ede ook
aantal
ambtenare
n voor
bepaalde
werkzaam
heden
7
regiogem,
uitgeleend.
6
porthouder
s (Ede
onderdeel
onderwijs)
van
RMC
gemandate
regio
erd. 3eem
en
vallei,
medewerk
via
ers welke
en
financierin
bedrijfsvoe
g
loopt.
ringskoste
n rekening
Ede.
jaarlijkse
Nvt
effectrapp
ortage aan
rijk door
RMC
bestuur
vastgestel
d.
Nvt
Jaarlijkse Toelichtin Solvabilite Kans op
Mate van
bijdrage
g
it (tov
financieel aansprake
omzet)
risico
lijkheid
van de
gemeente
De
grootte
(bij bijv.
van
het
faillissem
financieel
ent)?:
risico
Nvt
EV =91000
Het
mogelijke
risico bij
faillisseme
nt van rgv
holding
waarvan
recreatiesc
Eenmalige
VV= 0 (?)
hap 50%
afkoopsom
aandeelho
is in 1998
uder is,
betaald ad
betreft
3,5 miljoen
Omzet
alleen het
(gulden)
GR= ?
verlies wat
reeds
betaald is
RGV
RGV
Holding
Fietspaden
=ruim 4
en wat dan
miljoen
niet is
Nvt
Ontvangt
Ede
uitgevoerd
van
100%
wordt.
gemeente
aandeelho
Ede
uder,
subsidierin
alleen bij
Bijdrage
EV=
= Risico
g.
wanbeleid
2007:
75.000
aansprakel
negatief
ijk
€ 263.387
waarvan:
€118,351
exploitatie
en
Per
2008
€145,936
resp.
2009
schoolzwe
is
175.000
mmen
en resp.
200.000is
Tevens
extra
175.000
opgenome
structureel
n in de
opgenome
begroting.
n.
Dit
zijn
structurele
gelden tbv
de
exploitatie
en het
onderhoud
sfonds
VV= 6,5
mln.
omzet= 2,3
miljoen
rekeningre
sultaat
30.000
positief
Cijfers
2007
Nvt
Nvt
EV= 1,4
miljoen
=klein
risico
VV= 8.
650.000
cijfers
2005
Niet
bekend , in
jaarstukke
n leeg
"Het
bedrag
waarvoor
aansprakel
ijkheid
bestaat is
gerelateer
d aan de
Het
renteproject
op
Ede
het te
Centrum
verevenen
is
volgens
bedrag
bij
planning
beëindigin
begin
2008
g van de
Nvt
afgerond.
(vervolg)Bij
samenwer
afronding
kingsovere
van
het
enkomst".
project zal
finale
verevening
plaatsvind
en.
Resultaat
voor Ede
231.000
negatief
(totaal
695.000
negatief)
VP
hoofdcategorieen te onderscheiden
Samen met andere gemeenten werken
meer op afstand uitvoeren
Gem regelingen, convenant
stichtingen, nv's
opvallendheden
veelal al lange tijd actief
deels vanuit rijksregelgeving min of meer gedwongen

Download Report