Verslag sessie sociale media en integriteit door Tim

Verslag sessie sociale media en integriteit door Tim Vanheers
Op voorhand werd aan de deelnemers van de sessie via mail gevraagd met welke
integriteitsvraagstukken zij zaten met betrekking tot sociale media. Het volgende kwam eruit (zie ook
naar slides):
“Collega's blijken vaak bevriend met elkaar op Facebook. Al twee gevallen werden mij gemeld van
een collega die roddelt over een andere collega op Facebook. In het ene geval was dit enkel zichtbaar
voor de vrienden en in het andere geval was het zelfs openbaar te zien. Hoe ga je als leidinggevende
hiermee om?”
Roddelen op Facebook kan niet vinden de deelnemers en deze collega’s zouden hierover
aangesproken moeten worden als dit tot bij de leidinggevende komt. Het is wel not done als de
leidinggevende zelf de profielen van zijn medewerkers screent. Dit gaat te ver.
Men zegt vaak dat Facebook/sociale media privé is, maar dat klopt eigenlijk niet want alles wat je er
op zet, staat op het internet. Het internet vergeet niet. Voorzichtigheid is dus geboden. Mensen zijn
zich vaak niet bewust over de impact en reikwijdte van sociale media.
Er wordt vaak een opdeling gemaakt in sociale media, namelijk Facebook is meer voor privégebruik
en Linkedin en Twitter meer voor professionele contacten.
Bevriend zijn met collega’s moet kunnen op Facebook. Je spendeert veel tijd op het werk en dan is
het onvermijdelijk dat je bevriend geraakt met sommige collega’s. Dan kan Facebook daar ook bij
horen. Het kan de banden ook versterken, je leert de mensen op een andere manier kennen.
Anderen houden werk en privé sterk gescheiden en aanvaarden geen verzoeken van collega’s of
leidinggevenden. Dit moet ook kunnen. Eigenlijk is het een verlengstuk van wie je bent
(authenticiteit). Als je op de werkvloer weinig deelt over je privéleven ga je ook minder geneigd zijn
om collega’s op sociale media toe te laten. Omgekeerd als mensen op het werk een open boek zijn
over hun privéleven, gaan ze collega’s ook gemakkelijker toelaten tot hun privéleven op sociale
media.
“Wat doe je als iemand kritiek geeft via sociale media op wat Flanders’ Care doet of wat de regering
beslist?”
Het gaat hier over kritiek geven op het beleid van je organisatie. De conflicterende waarden hier zijn
enerzijds spreekrecht en anderzijds loyauteit t.o.v. je organisatie. Maar wat primeert? Dit is niet
zwart of wit. Er zijn verschillende afwegingen die je kan/moet maken.
Je mag kritiek geven als privépersoon, een persoonlijk standpunt hebben en dit uiten op sociale
media. Dan moet je duidelijk maken dat je uit eigen persoon spreekt. Maar wat als op het profiel van
de persoon op sociale media de job ook kenbaar wordt gemaakt? Je krijgt ook soms commentaar van
andere mensen op je job bv. bij wegen en verkeer: “de file is weer u schuld zeker”. Hoe reageer je
hierop? Want je bent niet de woordvoerder van de organisatie, maar je bent wel ambassadeur van je
werk. Je kan reageren op een positieve manier bv. dat het agentschap er alles aan doet om files te
vermijden en verwijzen naar website voor meer informatie.
Er zijn regels voor externe communicatie bij de Vlaamse overheid, waar sociale media ook bij hoort.
Beleidsuitspraken moeten afgestemd zijn (leidinggevenden, kabinet,…). Er zijn veel regels over wat
mag en wat niet mag, maar er zijn weinig sancties aan gekoppeld bij het overtreden van de regels. Je
hebt de tuchtsancties uit het VPS, maar die worden zeer weinig toegepast. Zelden wordt 1 persoon
aangepakt, vaak resulteert zoiets in regels voor een grotere groep. Zij worden dan de dupe ervan.
Hier verschilt de overheid zeer sterk met de privésector. Kritiek geven op de werkgever kan een
reden voor ontslag zijn, in de privésector is dat zo.
Er is ook een verschil tussen constructieve kritiek en gewoon kritiek spuien.
Het geven van constructieve kritiek op beleid kan zeer nuttig zijn in het kader van het optimaliseren
van het beleid, maar dit gebeurt beter intern. Nadenken over de gepastheid van het kanaal sociale
media hiervoor. In een entiteit hebben ze een gesloten Yammernetwerk dat gebruikt wordt om
zaken te bespreken, te discussiëren en verbetervoorstellen te doen. Ook hiermee oppassen, want
zoiets kan snel openbaar gemaakt worden (screenshot,…). Is interne communicatie nog verschillend
van externe communicatie?
“We merken op dat sociale media de plaats innemen van ‘echte’ communicatie op de werkvloer. Met
de installatie van open landschapsbureaus is men bang om de ander te storen, is er geen privacy, … Er
wordt minder echt gecommuniceerd en we merken op dat mensen met elkaar communiceren via
Facebook. Ze hebben chat openstaan en praten zo met elkaar. Af en toe zie je dan een glimlach op
hun gezicht en een schalkse blik vanop afstand. Mensen die niet op Facebook zitten, zitten dan in de
‘stilte’ (gewild of ongewild), denken dat ze mensen niet mogen storen want ze lijken zo hard aan het
werk, …. Dit wekt wrevel op en is niet goed voor de sfeer. Facebook verbieden is niet wenselijk en te
verregaand, maar hoe kan je dit op een redelijke manier ‘oplossen’, hoe kan je mensen toch
‘motiveren’ om ook nog ‘face-to-face, met stemgeluid erbij  te communiceren?”
Iedereen in de groep is voorstander van rechtstreekse communicatie. Maar er is wel een gevaar dat
dergelijke situaties meer en meer gebeuren. De generatie die komt communiceert veel meer op die
manier. Met het nieuwe werken is rechtstreekse communicatie ook niet altijd wenselijk, want dan
stoor je mensen. De communicatie zou dan beter verlopen via een werkchat en niet via facebook.
Veel wordt ook via mail gecommuniceerd, waardoor de mailboxen ontploffen.
In deze situatie kunnen mensen zich uitgesloten voelen. Hier kan je als leidinggevende iets aan doen.
Bespreken met de medewerkers.
Conclusie
Sociale media bestaat. Als werkgeven moet je dit aanvaarden, het begeleiden en een kader
scheppen, medewerkers sensibiliseren. Dus niet controleren, maar een positieve benadering
hanteren, want sociale media zijn ook bron van informatie. Verbieden van sociale media is niet
werkbaar. Als werknemer, denk erover na wat je doet op sociale media, het is niet eenduidig. Bij
dilemma’s is het belangrijk dat er over gepraat kan worden. Open gesprekscultuur!
Voorzichtigheid is belangrijk bij sociale media, bezin eer je begint! Sociale media is zeer snel en
uitspraken zijn snel verspreid. Zaken kunnen ook gemakkelijk escaleren. Nadenken voor je iets de
wereld in stuurt is de boodschap. Je hebt een aantal instrumenten bij de Vlaamse overheid die als
richtlijnen kunnen dienen:





Integriteitstesten: http://www.bestuurszaken.be/integriteitstesten. Je hebt bv. de
voorpaginatest: je kan nadenken over wat er zou gebeuren als je oplossing/kritiek in het
nieuws kwam of op de voorpagina van de krant. Je kan als simpeler alternatief ook nadenken
of je hetzelfde zou doen als je baas of collega’s meekijken over je schouder. Of de
spiegeltest: kan je jezelf nog recht in de ogen kijken na de uitspraak?
Handreiking sociale media van DDAR:
http://communicatie.vlaanderen.be/nlapps/docs/default.asp?fid=171
ICT-code ‘integer omgaan met ICT-middelen’: http://www.bestuurszaken.be/ict-code
Deontologische code van de Vlaamse overheid:
http://www.bestuurszaken.be/deontologische-code
Een aantal entiteiten hebben aanvullende regels voor sociale media bv. VLM heeft 10 groene
regels voor sociale media.
Sociale media niet te veel zien als iets apart, niet te veel op focussen. Je hebt dezelfde
integriteitsvraagstukken als bij andere kanalen. Wanneer telefoon werd geïntroduceerd had men ook
veel bedenkingen en dacht men dat er niet meer gewerkt ging worden doordat mensen heel de tijd
zouden bellen met elkaar.

Download Report