UMC Utrecht installeert inhuurdesk

UMC Utrecht
installeert
inhuurdesk
D
e inkoopafdeling van het Universitair
Medisch Centrum Utrecht (UMC
Utrecht), onderdeel van het facilitair
bedrijf, werkt voor elf medische divisies en zes
ondersteunende directies (zoals het facilitair bedrijf zelf, ICT en P&O). Het uitgangspunt van
inkoop is business alignment, oftewel de klanten
optimaal ondersteunen bij het behalen van hun
doelstellingen en in hun bijdrage aan de strategische organisatiethema’s. Een van die thema’s is
operational excellence, ook wel OPEX genoemd.
Dit thema focust op efficiënter werken, minder verspilling en meer standaardisering. Het
inhuurproces via de inhuurdesk is een OPEX
best practice, waarmee divisies en directies rechtstreeks bijdragen aan de doelstellingen op het
gebied van operational excellence.
Auteurs
Goede balans
Anne Marie van
den Berg
Functie:
facilitair inkoper
Organisatie:
UMC Utrecht
Michiel Plancken
Functie:
facilitair inkoper
Organisatie:
UMC Utrecht
32
In een organisatie als het UMC Utrecht liggen
beslissingsbevoegdheid en budgetverantwoordelijkheid op decentraal niveau bij de divisies en
directies en niet vanzelfsprekend op centraal niveau bij de raad van bestuur. Een categorie als
externe inhuur van medewerkers is bij uitstek
een terrein waarop de divisies en directies veel
invloed hebben. Begrijpelijk, want als divisie,
directie en inhurend leidinggevende wil je de
zeggenschap hebben over wie en wanneer wordt
ingehuurd. Dus om op centraal niveau toch grip
te kunnen krijgen op de uitgaven, en juridische
en financiële risico’s te kunnen beheersen, is een
flexibel centraal inhuurproces noodzakelijk.
Wij hebben de volgende vraag centraal gesteld:
hoe komen we tot een goede balans tussen die
soms tegenstrijdige decentrale en centrale belangen? Want de dienstverlening van zowel het
facilitair bedrijf als van inkoop is gericht op de
belangen van de interne klanten. Dit zijn in de
oktober 2014
Het Universitair Medisch
Centrum Utrecht werkt sinds
kort met een inhuurdesk voor
flexwerk. Op centraal niveau
geeft het greep op kosten en
risico’s van de externe inhuur
en op decentraal niveau zit
de juiste flexwerker op de
juiste plek. Inkopers Anne
Marie van den Berg en Michiel
Plancken vertellen over de
totstandkoming en de eerste
resultaten.
eerste plaats de divisies en directies, maar uiteraard ook de raad
van bestuur.
Centrale aanpak
De inkoopactiviteiten binnen
het UMC Utrecht zijn verdeeld
over drie inkoopteams met verschillende aandachtsgebieden.
Wij zijn belast met hr-inkoop
voor de afdeling P&O en UMC
Utrecht-breed. In de oude situatie bestond voor de inzet van
extern personeel geen standaard
inhuurproces. Inhuur vond decentraal plaats binnen de verschillende divisies en directies,
waardoor niet altijd tegen de
gunstigste prijs en voorwaarden
werd ingehuurd. Synergievoordelen werden niet benut en het
UMC Utrecht liep daarmee onnodige risico’s. Als je nagaat dat
de inhuur van extern personeel tot de hoogste uitgaven van ons ziekenhuis behoort,
leek het zeer de moeite waard om het proces te centraliseren. Al in 2011 werd daarom
door inkoop een analyse gemaakt van het
verbeterpotentieel, maar toen bleek de tijd
nog niet rijp voor een meer centrale aanpak.
Onze conclusie was dat door het inrichten
van een centraal proces besparingen mogelijk waren. Ook konden risico’s beter worden afgewend en konden we gemakkelijker
voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. De systematiek om dit eenvoudig in
te voeren, ontbrak echter nog.
Inhuurdesk
Met het concept inhuurdesk kunnen we nu
een voor alle afdelingen laagdrempelig proces aanbieden, dat ze alleen maar voordeel
oplevert. We beperken ze niet door ze hun
beslissingsbevoegdheid uit handen te nemen,
maar bieden ze juist meer keuze, met door
marktwerking vaak gunstiger tarieven. Het
Met de klok mee: Anne Marie
van den Berg (UMC Utrecht),
Paul Oldenburg (Staffing
Fotografie: De Beeldredaktie / Ed van Rijswijk
Management Services), Erwin
van den Heuvel (UMC Utrecht),
Andor Kemper (Intrakoop) en
Michiel Plancken (UMC Utrecht).
marktconforme tarieven beschikken, spreekt
overigens wel erg tot de verbeelding van de raad
van bestuur.
mooie van de inhuurdesk is dat het een oplossing biedt die bijdraagt aan de doelstellingen
van zowel de divisies en directies als de raad van
bestuur. Op centraal niveau wordt bepaald hóé
wordt ingehuurd, op decentraal niveau wíé en
waarom.
Voor inkopers die in een decentrale organisatie opereren, is de inhuurdesk daarom een goed
verhaal om de interne klanten mee te benaderen. Onze ervaring tot nu toe is dat de inhuurdesk zich relatief snel verkoopt. De voordelen
zijn dan ook evident, waarbij je zou verwach-
ten dat inhurende managers de
te verwachten besparingen het
meest interessant vinden. Dat is
tot nu toe echter niet het geval,
want juist de belofte van ontzorging krijgt de meeste bijval.
Eens te meer het bewijs dat je
als inkoop de focus moet leggen op waar de klant behoefte
aan heeft en niet per definitie
op een zo laag mogelijke prijs.
Dat we nu gegarandeerd over
Als je nagaat dat externe
inhuur tot de hoogste uitgaven
van ons ziekenhuis behoort,
leek het de moeite waard dit
proces te centraliseren
Verleiding
Binnen UMC Utrecht hebben we gekozen voor
het overtuigen van onze divisies door ze te verleiden om mee te doen. Verleiden werkt in onze
ervaring beter dan voorschrijven. Onze eerste
klant was de directie IT. Ons aanspreekpunt
hier is Erwin van den Heuvel, strategisch ICTadviseur. Voor zijn project digitale werkplekken
had hij veel extra ICT-professionals nodig. De
inhuur van personeel was zo omvangrijk, dat
het bedrag boven de drempel van een Europese
aanbesteding uitkwam. Na een geslaagde pilot
met de inhuurdesk voor enkele specifieke, op
zichzelf staande ICT-functies, besloot hij voor
zijn project de inhuurdesk grootschalig in te
zetten. Het voordeel van deze samenwerking is
volgens Van den Heuvel dat de inhuurdesk hem
in staat stelt de voorkeurskandidaat in te huren
en hem daarnaast ook flink ontzorgt. Hierdoor
komen de juiste mensen op de juiste plek en
wordt tegelijkertijd aan alle regels voldaan, zoals het voorkomen van onrechtmatige inhuur.
Ook neemt de inhuurdesk het hele administra- à
oktober 2014
33
Hoe werkt het concept inhuurdesk?
Stap 1
Aanvraag
en
distributie
De tijdelijke
vacature wordt
telefonisch
of per e-mail
doorgegeven aan
de inhuurdesk.
De toegewezen
relatiebeheerder
toetst de vacature
op objectieve
gunningscriteria
en stemt het te
volgen proces af.
Hierbij worden
tijden vastgesteld
voor het indienen
van offertes door
marktpartijen,
het te voeren
intakegesprek, de
bekendmaking
van de gunning
en de aanvangsdatum van de
werkzaamheden.
Na goedkeuring
wordt de vacature
gepubliceerd
en kunnen ruim
10.000 marktpartijen (bureaus én
zzp’ers) reageren.
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
Stap 6
Stap 7
Matching
Opdracht
De contracten
worden opgemaakt tussen de
leverancier en de
dienstverlener
en tussen de
dienstverlener
en de inlenende
organisatie.
Digitaal
dossier
Tijd
registratie
Facturatie
Afhankelijk van
de afgesproken
tijden levert de
persoonlijk relatiebeheerder een
top vijf aan van
meest geschikte
kandidaten. De
aanbiedingen
van deze kandidaten zijn door
de dienstverlener
gecheckt op
correctheid en
volledigheid.
De organisatie
bepaalt, al
dan niet via
het geplande
intakegesprek,
welke kandidaat
zij kiest.
De dienstverlener
bericht de
overige leveranciers dat zij de
opdracht niet
krijgen.
Rapportages
Het digitaal
dossier wordt
online gezet met
de gewenste
documenten
zoals cv’s,
diploma’s, VOG en
VAR-verklaring.
De kandidaat
registreert
gewerkte uren
in het systeem,
waarna de inhurend manager
deze uren kan
goedkeuren. De
dienstverlener
bewaakt de
voortgang.
Binnen een maand
leverde de inhuurdesk een
besparingspotentieel
van € 90.000 op
Het systeem
maakt automatisch de factuur
op basis van de
goedgekeurde
uren en de
overeengekomen
tarieven, toeslagen
en vergoedingen.
De dienstverlener
stuurt een
verzamelfactuur
per kostenplaats.
De dienstverlener
verzorgt de
uitbetaling aan
de kandidaat of
leverancier.
tieve proces en een groot deel van het beheer
van het inhuurproces over. Een ander voordeel
is de marktwerking. “Het grote marktbereik resulteert in marktconforme tarieven, terwijl de
kwaliteit die wij eisen, wordt gewaarborgd. Niet
onbelangrijk: de doorlooptijd van het wervingstraject was kort, terwijl je voor een Europese
aanbesteding zomaar een halfjaar moet uittrekken. De inhuurdesk vangt dit allemaal voor ons
af ”, aldus Van den Heuvel.
Personele flexibilisering
Een voordeel dat deze interne klant noemt, is
dat de cv’s en profielen van de flexwerkers centraal toegankelijk zijn. Als er nu bijvoorbeeld
een tester of een helpdeskmedewerker nodig
is, dan is die snel gevonden. Er waren in het
ICT-project zeven functieprofielen in te vullen,
verdeeld over 34 kandidaten. Van twee functies
bleek dat het UMC Utrecht hiervoor voorheen
al uitstekend gekwalificeerde mensen voor een
marktconform tarief had gecontracteerd, dus
dit bleef ook zo. Voor de overige vijf functies is
de inhuurdesk erin geslaagd deze binnen enkele
De organisatie
ontvangt
maandelijks
een compleet
overzicht van alle
inhuur en heeft
continu toegang
tot realtime
rapportages en
managementdashboards.
weken in te vullen. Het project
loopt tot het einde van dit jaar
en hiernaast zijn ook al enkele
mensen in lijnfuncties ingezet.
Op dit moment zijn ruim veertig mensen namens de inhuurdesk aan het werk binnen het
UMC Utrecht. Dit leverde binnen een maand een besparingspotentieel van 90.000 euro op.
Voor het ziekenhuis als geheel
vertaalt zich dat in een besparingsdoelstelling van 1,5 miljoen euro voor 2015. Inmiddels
zijn we klaar voor het stimuleren van het UMC Utrecht-brede gebruik van de inhuurdesk,
bijvoorbeeld voor tijdelijk medisch personeel. De inhuurdeskoplossing is voor UMC
Utrecht het antwoord gebleken
op de vraag naar personele flexibilisering tegen een marktconform tarief. £
oktober 2014
35
Bron: Staffing Management Services, 2014
Vanaf het moment dat binnen het UMC Utrecht een aanvraag komt voor een tijdelijke
vacature, wordt gebruikgemaakt van de inhuurdesk van Intrakoop en Staffing Management Services (hierna aangeduid als ‘de dienstverlener’).
In de werkzaamheden van die inhuurdesk zijn zeven stappen te onderscheiden:

Download Report