Concept notulen jaarvergadering 2014

PT
Concept notulen Jaarvergadering dinsdag 28 januari 2014
Aanwezig: 27 leden inclusief bestuur
1. Opening en mededelingen =>
De vergadering is geopend om 20.15 uur.
1 Minuut stilte i.v.m. het overlijden van Truus Geitebeek.
Wij hebben een bewogen jaar achter de rug met ups en downs en zijn geconfronteerd met o.a. accijns- en
belastingverhogingen. Er is besloten de accijnsverhoging niet door te voeren.
Het streven is naar een ledenaantal van 300 leden, echter wij zijn per 31 december 2013 blijven steken op 289
leden. Zorgelijk is dat er te weinig leden zich inzetten als vrijwilliger voor de vereniging. Wij hebben hierdoor de
festiviteiten- en sponsorcommissie moeten beëindigen.
NC
E
2. Notulen jaarvergadering 29 januari 2013 =>
Pagina 1 =>
Ton Wolf => Inhoudelijk zijn de notulen correct weergegeven. Ton vraagt het bestuur om op korte termijn een
oplossing te vinden voor het ballenkanon. Het ballenkanon is alleen te gebruiken als de kantinedienst aanwezig
is. Indien mogelijk het ballenkanon beschikbaar te stellen buiten de tijden van de kantinedienst. De kosten voor
het ballenkanon zijn € 1.700,--.
Ge => Op verzoek van de jeugdcommissie is er een ballenkanon aangeschaft i.p.v. een tennismuurtje. Voor de
doelgroep (jeugd) is het ballenkanon beschikbaar en is aan de vraag voldaan. Zolang er geen afdoende
controle is wordt het ballenkanon buiten de openingsuren niet beschikbaar gesteld.
Ton Wolf => Status introductieboekje.
Ge => Leon heeft dit opgepakt. Het boekje is klaar.
Ans Spexgoor => Opmerking van 250 leden in 2012 naar 289 leden in 2013 is een flinke stijging.
Pagina 2 =>
Geen opmerkingen.
CO
Pagina 3 =>
Ton Wolf => Het bestuur moet alle grote investeringen gaan inventariseren. De korte en middellange termijn
dient onder de loep te worden genomen.
Niek Beimer => De grootste investering is vervanging van de banen over circa 4 jaar. Verder verwachten wij
geen noemenswaardige investeringen.
Ge Blokvoort => Op verzoek van de parkcommissie baan 1 en 2 zoveel mogelijk mijden. De slijtage van deze
banen is het grootst. Wij verzoeken iedereen hier rekening mee te houden.
Gerard Belshof en Gerrit Stegeman => Baan 5 moet ontzien worden i.p.v. baan 1 en 2.
Tanja Grutterink => Worden de banen elk jaar gecontroleerd?
Gerrit Stegeman => 2x Per jaar worden de banen gecontroleerd door de parkcommissie. De zwakste punten
zijn bij de baselines.
Chiel van der Scheer => Belangrijk is dat iedereen kan zien dat er les wordt gegeven op de banen. Een
belangrijk onderdeel van de vereniging.
Niek Beimer => Tennisles naar baan 4. Er bestaat eventueel een mogelijkheid om de tennisles van de senioren
te verplaatsen naar baan 6. Het bestuur pakt dit op met de trainers.
Actie => Baan 5 zoveel mogelijk ontlasten.
Pagina 4 =>
Geen opmerkingen
3. Jaarverslag 2013
Chiel van der Scheer => Verwachting is dat komend jaar de omzet minder is, omdat er minder mensen
meedoen aan de competitie. Je mag dit ook niet vergelijken met enkele jaren geleden.
Ton Wolf => Zijn 65+ leden wel aangemeld bij de KNLTB?
Niek Beimer => Alle leden zijn aangemeld bij de KNLTB.
Ton Wolf => Hoe verloopt de samenwerking van de jeugdcommissie met de andere verenigingen?
Frank Ver der Holst => Vorig jaar is de jeugdcommissie in gesprek gegaan met TCH en zijn een samenwerking
PT
aangegaan voor o.a. toernooien, uitjes en eventuele uitwisseling van de jeugd. Om te voorkomen dat de jeugd
kiest voor Grintebos. Het probleem bij TVV is de samenstelling van de kinderen (leeftijd en speelsterkte). Dit
probleem speelt zich tevens af bij TCH. Binnenkort is er overleg met TCH over een eventuele samenwerking.
Punten vastleggen en een stukje op de site plaatsen. Dit jaar wil de jeugdcommissie meer scholen (gymles
vervangen voor tennisles) benaderen voor schooltennis in de hoop dat er kinderen lid gaan worden van de
vereniging.
NC
E
4. Verslag kascontrole
Dick ter Haar => De kantineomzet is toegenomen met 30%.
Verklaring => Verhoging van de prijzen van alcoholische dranken (€ 0,25 per consumptie), inkoopuitgaven zijn
gedaald o.a. 2x inkoop bier (aanbieding) wat een voordeel heeft opgeleverd van € 1.900,-- en het toernooi heeft
meer opgeleverd. Voorraden zijn toegenomen. Sponsoring gelijk t.o.v. 2012.
De kantinecommissie controleert dagelijks de kas.
Dekking toegenomen van 33% naar 48%.
Belangrijke opmerking => Het ontbreken van de balans 2012 (voorraad).
Energierekening is gedaald (nieuwe ketel).
Commissiekosten aantal boekingen afwijken van 2012.
Vrienden van TVV => uitleg van Nicole.
Notie van Dick ter Haar en Hans Wissink => Kennis van boekhoudkundige zaken ontbreekt enigszins.
Ge => Er is kritisch en met redelijk goede kennis van zaken naar het geheel gekeken. Het bestuur, de
penningmeester wordt decharge verleend. De balansen van 2012 zijn niet geheel betrouwbaar. 2012 geeft een
verkeerd beeld van de werkelijkheid.
Nicol Wijlens => Vraagt Ton als 3e persoon voor de kascontrole. Bart Harleman gaat de administratie doen voor
de kantine.
Nicol Wijlens => Lastig begin o.a. de overgang van 2 verschillende boekhoudpakketten, welke kosten zijn in
welke kostenpost geboekt. Begin 2014 zal een duidelijk beeld worden geven van alle kosten. De balans is
opgemaakt door Mario Stevens.
CO
Opbrengst kantine => Alle bonnen zijn geboekt. Extreem verschil in omzet 2012 – 2013. Ton => € 7000
consumpties roept vragen op. Wekelijkse afdrachten van 2014 nakijken. Toernooiweken grote verschillen.
Hans =>Doordat er eind 2012 geen telling heeft plaatsgevonden en de cijfers van 2011 zijn overgenomen klopt
de balans van 2012 niet. Een vergelijking tussen 2012 en 2013 is niet reëel. Tijdens het toernooi is er een
hogere omzet gedraaid, mede door bokbier en meerdere deelnemers. Volgend jaar kan er een goede
vergelijking worden gemaakt (2013 – 2014).
Ton => Ieder kwartaal controle van de boekhouding, om hetzelfde als 2012 te voorkomen.
Ge => De kantinecommissie controleert wekelijks. Inkoop heeft veel opgeleverd. Van 2012 is € 5.000,-- direct
verklaarbaar en € 2.000 niet. De verwachting voor 2014 is meer omzet door o.a. een extra toernooi en in 2013
zijn wij circa 1,5 maand dicht geweest i.v.m. het weer.
Nicol => Stichting Vrienden van TVV => Wij gaan bekijken of het interessant is de lening van € 19.000,-vroegtijdig af te lossen. Wij gaan in overleg met Frank Oosterhuis (penningmeester tot voor enkele jaren
geleden). Er bestaat een mogelijkheid de lening voor 1 maart aanstaande boetevrij af te lossen.
Gerrit Stegeman => De lening is afgesloten als een BTW-constructie (i.v.m. stichtingsvorm) voor dit gebouw.
Verstandig is om de stichting niet op te heffen (de kosten zijn al gemaakt).
Vragen=>
Chiel => Baten en lasten pagina kostenpost KNLTB betalen wij een vast bedrag per lid? Waarom is iedereen lid
van de KNLTB?
Irma => Ieder lid van de tennisvereniging is lid van de KNLTB. Een besluit uit het verleden. Wij hebben geen
“grijze leden”.
PT
NC
E
6. Vaststelling contributie
Ge Blokvoort => Voorstel vanuit het bestuur om de contributie met 3% te verhogen.
Frank van der Holst => 65+ leden verschil niet groter dan € 45,-- is nu € 46,-Contributie jeugdleden niet verhogen. Bij TCH is het aanzienlijk goedkoper. Administratief is het teveel werk om
het op dezelfde manier als TCH te doen.
Chiel van der Scheer => Bij TCH is € 5,-- per maand gesponsord via de vereniging. Verschil in leeftijden.
Ton Wolf => Voorstel is om de contributie niet te verhogen voor de jeugdleden en het bestuur een beslissing
maakt aan de hand van de informatie van de jeugdcommissie (gaat bekijken wat men moet betalen bij de
overige Haaksbergse verenigingen) en gelijktrekken met een vergelijkbare vereniging als TCH.
Frank van der Holst => de jeugdcommissie gaat e.e.a. uitzoeken en voorleggen aan het bestuur.
Ge Blokvoort => Volgende vergadering bespreken.
Tanja Grutterink => Wat is het verschil 65+ leden en “normale” leden => beperkingen alleen overdag tennissen
en de weekenden (m.u.v. de competitie). Dit is omschreven in het huishoudelijk reglement. Ontlasten van de
avonduren minder contributie (koffietennis) 22 leden.
7. Begroting 2014
Nicol Wijlens => De contributie is lager aangehouden i.v.m. eventuele daling van het aantal leden.
Sponsorcommissie is er niet meer. Wij zijn enkele afspraken niet nagekomen met Elbo. Leon gaat het e.e.a.
uitzoeken.
Sponsoring loopt achteruit.
Kantineomzet lager aangehouden
Overige opbrengsten 2 toernooien dit jaar
Inkoopwaarde lager aangehouden (50% van de verkoopwaarde).
KNLTB iets hoger aangehouden.
Dick ter Haar => De omzet is lager aangehouden dan in 2013 50% i.p.v. 57%. Dekking 50% op de inkoop.
Ton Wolf => 50% is niet reëel, 45% is een mooie doelstelling.
Hans Wissink => 2012 is een dubieus jaar geweest. Resultaten afwachten van 2014.
8. Wijziging bestuurssamenstelling
Vorig jaar 3 aftredende leden. Nu 2.
Niek stopt i.v.m. zijn werk en tevens stopt Ge als voorzitter => Tot en met 30 juni aanstaande blijft Ge als interim
zijn werkzaamheden als voorzitter voortzetten. Vacature (2x).
CO
9. Wat verder er tafel komt en rondvraag
Gerrit Stegeman => 1 april 2014 bestaat het tennispark 25 jaar.
Jaarkalender => op de site plaatsen.
Frank van der Holst => TCH 15 maart aanstaande open dag.
Open dag TVV (nog niet bekend).
Vrijwilligersavond vrijdag 7 maart aanstaande.
10. Sluiting
Ge bedankt alle aanwezigen voor hun bijdrage en aanwezigheid en sluit de vergadering om 22.10 uur.

Download Report