Case Sleutelbeheer Politie Haaglanden

POLITIE HAAGLANDEN
Steeds meer geautomatiseerd sleutelbeheer
Sonny Sophia is als projectleider Huisvesting bij de
Politie Haaglanden nauw betrokken bij alles wat met
geautomatiseerd sleutelbeheer te maken heeft. Samen met collega Ben van den Nouland is hij daar
eerstverantwoordelijk voor. Moeiteloos somt Sonny
de onderdelen/bureaus in Haaglanden op die al een
sleutelkast van Traka en NoRisk in gebruik hebben
of bezig zijn het systeem en de kast te bestellen.
Sonny Sophia: “Veel collega’s zijn er best enthousiast over. Er komt veel meer orde en overzicht in
het sleutelbeheer. De politie is een hectisch bedrijf
dat zeven dagen per week 24 uur per dag doorgaat.
Als een wagen moet uitrukken, genieten administratie en registratie even niet de hoogste prioriteit. Er
zijn wellicht mensen in nood die hulp en bijstand behoeven, daar draait het op dat moment even om.
Bij het Traka-systeem hoef je verder niets te noteren, dat doet het systeem zelf wel. Daardoor weten
we ook weken later nog precies wie op die bewuste
dag in die of die auto heeft gereden. Als er schade is
of de auto is geflitst, dan kunnen we precies nagaan
wie er op dat moment die auto reed. Dat voorkomt
heel veel discussies en toestanden.”
De politie gebruikt de Traka-sleutelkast niet alleen
voor de auto’s, maar ook voor alle denkbare ruimten
in het politiebureau zelf. Veelal gaat het om ruimtes
die niet voor iedereen vrij toegankelijk zijn.
Met Traka is precies te regelen wie een bepaalde
sleutel wel krijgt en wie niet.
Het onderdeel Scheveningen heeft niet lang geleden
een sleutelkast van Traka in gebruik genomen. Ton
van Leeuwen is daar vanuit het onderdeel direct bij
betrokken geweest en houdt een enthousiast verhaal
over de kast: “We hadden specifieke wensen op het
vlak van de autorisatie voor bepaalde sleutels,
bijvoorbeeld dat een medewerker sleutel 1 wel mag
pakken, sleutel 2 niet, maar sleutel 3 weer wel. Daar
is een aanpassing van de software voor gemaakt en
dat werkt prima.”.
Sonny Sophia sluit niet uit dat uiteindelijk alle twintig
onderdelen van de Politie Haaglanden zullen kiezen
voor het gemak, de praktische handigheid, de efficiency en de veiligheidsbevorderende werking van het
geautomatiseerde sleutelbeheer. “Er wordt op dit
moment een effectiviteitsonderzoek gedaan bij een
aantal bureaus die al voorzien zijn van een Trakakast. Het hangt van de uitkomsten af of ook andere
bureaus zullen worden voorzien van zo’n kast.”
Sonny Sophia is content over de samenwerking met
NoRisk KeyManagement. “In het begin was de SQLsoftware nog deels in het Engels. Daar waren we
niet over te spreken. Nu is alles omgezet in het
Nederlands en zo hoort het ook.”
Tekst: Sjaak Oudshoorn
NOOIT MEER SLEUTELS ZOEK
uit Facto Magazine
Hoe houd je zicht op honderden sleutels in een organisatie waar circa 5000 mensen werken? En hoe
regel je dat op een praktische manier inclusief een
geautomatiseerde logging, zodat altijd achterhaald
kan worden wie wanneer welke sleutel heeft meegenomen? Dertien vragen aan Ben van den Nouland
van politiekorps Haaglanden.
der werkstation op locatie kan worden uitgevoerd.
Daartoe zijn per locatie een of meerdere personen
geautoriseerd, dat zijn de locatiebeheerders.’
En werkt dat?
‘Ja, het functioneert goed, zeker de functionele bediening door de eindgebruikers. Het beheer zou wel
wat sneller kunnen. Onze automatiseringsmensen
zijn samen met de leverancier druk bezig dat op te
lossen, het is alleen nog niet duidelijk waar het aan
Bij het regiokorps Haaglanden gaan honderden sleu- ligt. Het kan ons systeem zijn, het kan in de software
tels rond. Dat is nogal wat.
van de leverancier zitten, of beiden. Maar hoe dan
ook, op dat gebied willen we nog wel vooruitgang
‘Ja dat klopt. Het zijn sleutels in allerlei soorten en
boeken.’
maten, die toegang geven tot voertuigen, motorfietsen, deuren, kasten, kluisjes waarin laptops, portoHoeveel sleutelkasten zijn in het korps in gebruik?
foons, Maglites en andere waardevolle spullen lig‘Op dit moment beschikken we over 32 kasten bingen, bedenk het maar. Met zon 5000 man in dienst
nen het korps, verdeeld over het hoofdbureau en
is het logisch dat je daar goed op moet letten, anwijkbureau’s. Overigens verschillen die kasten in
ders weet je niet meer waar welke sleutels zich begrootte, de een bevat 20 sleutelposities maar in de
vinden.’
ander kun je zo 200 sleutels kwijt.’
Hoe hebben jullie dat geregeld?
Als er problemen zijn, wat gebeurt er dan?
‘Een jaar of vier geleden hebben we gekozen voor
‘Dat is inderdaad een belangrijk punt, want als bijhet elektronisch sleutelmanagementsysteem van
voorbeeld een kast niet geopend kan worden moet
Traka, een Engels systeem. Op een van de wijkbudat snel opgelost worden. We bellen dan met de lereaus was al een kleine sleutelkast in gebruik en de
verancier en dat gaat prima, de support zit goed in
ervaringen waren positief. Toen vanuit andere onelkaar.’
derdelen in de organisatie ook het verzoek kwam om
een sleutelkast te mogen aanschaffen, werd het bu- Wat zijn de voordelen van het systeem?
reau Facilitaire Zaken ingeschakeld, dit om een cen‘Je weet precies wie wanneer welke sleutel heeft
trale aanpak te realiseren.’
meegenomen. Het systeem liegt niet. Is er schade
Hoe was het sleutelbeheer vroeger georganiseerd? aan een auto, dan kun je zo achterhalen wie die auto
heeft meegenomen en daar navraag naar doen. Het
‘Alles werd handmatig, bij wijze van spreken in een
is een goed functionerend hulpmiddel om zicht op
schriftje, bijgehouden. Op zich werkte dat, maar ik
alle sleutels te houden. Spullen raken ook niet meer
begrijp ook wel dat dat in de huidige tijd niet meer
zoek, vroeger was dat meer het geval. Via het syspast, zeker gezien de grootte van onze organisatie.’
teem kun je ook sleutels reserveren. In tijden van
Hoe worden de kasten bediend?
bezuinigingen loopt het aantal auto’s terug, dus is
het handig als je via een reservering zeker weet dat
‘Toen we met de kasten begonnen was bedieningsje over een auto kunt beschikken.’
gemak voor ons een van de belangrijke punten. We
wilden dat de kast met de gewone toegangspas geo- Hoe ervaren de gebruikers het systeem?
pend zou kunnen worden. Dat is op ons verzoek op
‘Het systeem is inmiddels goed ingeburgerd. Men
die manier geregeld.’
ziet het voordeel dat sleutels niet meer zoek zijn en
Hoe verloopt het beheer, zoals het toekennen van
de kans op misgrijpen is dan ook vrijwel nihil. En is
sleutelautorisaties of het opvoeren van personen?
een sleutel toch weg, dan kun je zo traceren wie de
laatste is geweest die de sleutel heeft meegenomen.
‘De vraag was: moesten we dat stand alone, per loMensen weten dus gelijk waar ze aan toe zijn. Men
catie, of centraal doen? Alles afwegende hebben we
ervaart het als prettig.’
voor het laatste gekozen. De systeemsoftware is op
ons netwerk geïnstalleerd op een SQL-server, zodat Tekst Gerard Dessing
het functioneel systeembeheer in principe vanaf ie-

Download Report