Handleiding aanvragen uSis-profiel.

0
Handleiding aanvragen uSis-account
en -profiel
FF
SOZ (Studenten- en Onderwijszaken) | Functioneel Beheer uSis
Universiteit Leiden | Postbus 9512 | 2300 RA Leiden |
Functioneel Beheer uSis
Handleiding aanvragen uSis-account en –profiel
SOZ / FB uSis – versie 30 september 2014
Inhoudsopgave
1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 1
2.
Profielen .......................................................................................................................................... 1
3.
Aanvragen account/profiel.............................................................................................................. 3
3.1
Inloggen webapplicatie ........................................................................................................... 3
3.2
Dashboard ............................................................................................................................... 4
3.3
uSis Toegang ............................................................................................................................ 5
3.3.1
Gebruikersinformatie ...................................................................................................... 5
3.3.2
Gewenste Toegang .......................................................................................................... 5
3.3.3
Randvoorwaarden ........................................................................................................... 6
3.4
Status aanvraag controleren / annuleren van uw verzoek ..................................................... 6
4.
Accepteren geheimhoudingsverklaring........................................................................................... 7
5.
Mijn taken........................................................................................................................................ 8
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
1
1.
Inleiding
Als u voor uw werkzaamheden bij de Universiteit het studenteninformatiesysteem uSis nodig heeft,
dan dient u hiervoor toegang aan te vragen bij uw contactpersoon uSis Autorisatie. Dit kunt u doen
via de webapplicatie, waarvan u de link kunt vinden op de uSis Autorisatie-pagina. De webapplicatie
is zowel beschikbaar in het Nederlands als Engels. Dit is afhankelijk van uw taalinstellingen van uw
browser.
Toegang tot uSis gaat gepaard met een specifiek profiel dat afhankelijk is van uw aanstelling en
werkzaamheden. De verschillende profielen staan in deze handleiding toegelicht. Indien u niet zeker
weet welk profiel u nodig heeft, neem dan contact op met de contactpersoon autorisatie van uw
faculteit of eenheid.
Deze handleiding bevat verder een uitgebreide toelichting op de verschillende stappen in het proces
van het aanvragen van uSis-profielen en kan als naslagwerk gebruikt worden bij de proceskaart
Aanvragen van een uSis profiel.
MINIMUMEISEN
Er gelden een aantal minimumeisen om een uSis-account en profiel toegewezen te krijgen:
1. U heeft een geldig ULCN-account. Indien u deze (nog) niet heeft, kan er ook (nog) geen
toegang worden verleend tot uSis. Als u twijfelt of u een ULCN-account heeft, neem dan
contact op met de contactpersoon van uw faculteit of eenheid.
2. U dient de elektronische geheimhoudingsverklaring (“non-disclosure agreement”) te
accepteren. Dit vormt een verplichte stap bij het aanvragen een profiel. U hoeft deze slechts
eenmaal te accepteren. Wanneer u in later een ander profiel nodig heeft, zal u niet opnieuw
worden gevraagd om de verklaring te accepteren. Uitzondering is wanneer uw aanstelling
tussentijds is beëindigd.
2.
Profielen
U kunt kiezen uit verschillende profielen. Hieronder vindt u een overzicht van de beschikbare
profielen met een korte omschrijving. Let op: een aanvraag van een nieuw profiel, overschrijft uw
oude profiel! Profielen kunnen grofweg in twee ‘functies’ worden opgedeeld: Inschrijf en Volg.
Indien u bij een faculteit werkt (bijv. bij een onderwijsadministratie of als studieadviseur) dan zult u
een profiel moeten kiezen waar ‘Volg’ achter staat. Indien u werkt bij centrale diensten zoals
Studentenadministratie of de Front Office Plexus, dan zult u een profiel moeten selecteren waar
‘Inschrijf’ achter staat. Dit zijn de zogeheten basisrollen. Daarnaast bestaan er enkele zogeheten
profiel onafhankelijke rollen (‘permissies’) die niet bij een standaardprofiel horen, maar worden
toegekend indien u als medewerker een specifiek takenpakket dient uit te voeren, bijv. handelingen
i.h.k.v. het bindend studieadvies, verzoekschriften of studiekeuzecheck.
VOLG profielen
Raadpleger
Medewerker die alleen Volg-componenten mag raadplegen
Docent
Raadpleeg en commentaarfuncties voor docenten.
Examencommissie
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
2
Medewerker faculteit met rechten voor afhandelen afstuderen, BSA en verzoekschriften.
Decaan/Studieadviseur
Raadplegen, behandelen verzoekschriften en gebruikmaken van 3C en beperkte toegang tot Volgcomponenten.
Junior Volg
Medewerker met beperkte toegang tot basis Volg-componenten.
Senior Volg
Medewerker met uitgebreide toegang tot Volg-componenten. N.B.: u kunt dit profiel alleen
aanvragen wanneer u reeds het profiel Junior Volg heeft.
Key Volg
Medewerker met vergaande toegang tot Volg-componenten. N.B.: u kunt dit profiel alleen aanvragen
wanneer u reeds het profiel Senior Volg heeft. Bovendien moet uw aanvraag – naast de goedkeuring
van de facultair functioneel beheerder – ook worden goedgekeurd door functioneel consulent van de
afdeling Functioneel Beheer uSis (SOZ).
Superkey Volg
Dit profiel is alleen beschikbaar voor facultair functioneel beheerders. Bovendien moet uw aanvraag
– naast de goedkeuring van de facultair functioneel beheerder – ook worden goedgekeurd door
functioneel consulent van de afdeling Functioneel Beheer uSis (SOZ).
INSCHRIJF profielen
Raadpleger Inschrijf
Medewerker die alleen basis Inschrijf-component mag raadplegen.
Junior Inschrijf
Medewerkers met beperkte rechten op Inschrijf, bijv. FO-medewerkers.
Senior Inschrijf
Medewerkers met uitgebreide rechten op Inschrijf-componenten. N.B.: u kunt dit profiel alleen
aanvragen wanneer u reeds het profiel Senior Inschrijf heeft.
Key Inschrijf
Medewerkers met vergaande rechten op Inschrijf, voor STA-medewerkers. N.B.: u kunt dit profiel
alleen aanvragen wanneer u reeds het profiel Senior Inschrijf heeft. Bovendien moet uw aanvraag –
naast de goedkeuring van de facultair functioneel beheerder – ook worden goedgekeurd door
functioneel consulent van de afdeling Functioneel Beheer uSis (SOZ).
Additionele rollen
Sommige toegangsrechten zijn onafhankelijk van uw profiel en kunnen daarom naast deze
basisrollen worden aangevraagd. Dit worden ook wel ‘additionele rollen’ genoemd. U heeft een
keuze uit de volgende additionele rollen:
BSA (bindend studieadvies)
Toegangsrechten specifiek voor medewerkers die bij BSA-processen zijn betrokken, zoals het
toekennen en vastleggen van de adviezen en het generen van de bijbehorende BSA-brieven voor
studenten.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
3
Verzoekschriften
Toegangsrechten specifiek voor medewerkers die verzoekschriften van studenten behandelen (t.b.v.
bijv. studiedeelvervangingen).
Decentrale Selectie Inzage/Muteren
Toegangsrechten voor medewerkers die voor hun faculteit gegevens m.b.t. decentrale selectie
moeten inzien (optie Inzage), gegevens moeten vastleggen (optie Muteren) of een combinatie van
beide.
Studiekeuzecheck Raadplegen/Muteren
Toegangsrechten voor medewerkers die voor hun faculteit gegevens m.b.t. studiekeuzecheck
moeten inzien (optie Raadplegen), gegevens moeten vastleggen (optie Muteren) of een combinatie
van beide.
3.
Aanvragen account/profiel
3.1
Inloggen webapplicatie
Om een uSis-account of een ander profiel aan te vragen dient u in te loggen op:
http://Uaccess.leidenuniv.nl/myaccess. U dient in te loggen met uw ULCN-logingegevens.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
4
3.2
Dashboard
Na het inloggen komt u op het volgende scherm. Dit is uw hoofdpagina. U kunt altijd terugkeren naar
deze pagina door op “Dashboard” te klikken.
1. Mijn toestemmingen: indien u reeds een uSis-profiel heeft, ziet u hier welke rollen u heeft.
Zowel uw basisprofiel als eventuele Additionele rollen worden hier getoond. Indien u nog
geen profiel heeft, zult u de melding “Geen resultaten” zien.
2. Historie: hier ziet u een het verloop van historische aanvragen. Indien u een verzoek heeft
ingediend kunt u de status en het verloop van uw aanvraag inzien door op
te
klikken.
3. Mijn taken: hier verschijnt een taak wanneer uw oorspronkelijk verzoek niet wordt
geaccepteerd. Meestal zal uw contactpersoon Autorisatie aangeven een alternatieve
aanvraag voor uw indienen (bijv. door een andere rol te selecteren). Deze kunt u dan
accepteren. Meer informatie voor zulke taken vindt u onder 5. Mijn taken.
4. uSis Toegang: met deze optie vraagt u uw uSis-account aan of kunt u een wijziging van uw
bestaande profiel aanvragen.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
5
3.3
uSis Toegang
Nadat u op uSis Toegang heeft geklikt, verschijnt er (afhankelijk van uw browserinstellingen) een
nieuw tabblad of een nieuw venster waarmee u uw aanvraag kunt indienen.
1. Gebruikersinformatie: deze velden geven uw huidige toegang weer.
2. Gewenste Toegang: hier kunt u uw gewenste profiel (Toegangsniveau) selecteren, aangevuld
met eventuele Extra permissies. Indien u al een profiel heeft (met additionele rollen) worden
deze tevens in deze velden getoond.
3. Randvoorwaarden: u dient de reden voor uw aanvraag op te geven. Als u eerder al de
geheimhoudingsverklaring heeft geaccepteerd, verschijnt hier de datum waarop dit is
verwerkt in het systeem. Indien u niet eerder de geheimhoudingsverklaring heeft
geaccepteerd, bijv. wanneer u niet eerder een uSis-account heeft gehad of omdat u
aanstelling in het verleden was beëindigd, bent u verplicht deze te accepteren. Hoe u dit kunt
doen, ziet u onder 4. Accepteren geheimhoudingsverklaring.
3.3.1 Gebruikersinformatie
Indien u een aanstelling hebt bij meerdere faculteiten, selecteer hier dan de faculteit bij welke u uw
toegangsprofiel wilt aanvragen of wijzigen.
3.3.2 Gewenste Toegang
In veld 2 kunt u de gewenste toegang aanvragen. Indien u al een basisprofiel heeft, maar meer,
andere of geen additionele rollen (Extra Permissies) nodig heeft, dan kunt u deze desgewenst aan- of
uitvinken. In het voorbeeld hieronder vraagt de gebruiker een ander profiel aan zonder extra
permissies. Let op: sommige profielen die bij 2. Profielen zijn beschreven zult u niet zien. Deze zullen
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
6
pas zichtbaar worden wanneer u het juiste ingangsprofiel heeft. Bijv. u kunt pas een Senior
Volgprofiel aanvragen wanneer u al een Junior Volgprofiel heeft.
Selecteer de gewenste rol. In dit voorbeeld wordt er een ander profiel geselecteerd, Volg Junior. De
vinkjes die voorheen bij de extra permissies stonden, zijn verwijderd. U kunt ze – indien u deze
wederom nodig heeft – opnieuw aanvinken.
3.3.3 Randvoorwaarden
U dient altijd de reden voor uw aanvraag op te geven. Dit doet u bij de Randvoorwaarden. Selecteer
een van mogelijkheden die het beste bij uw situatie past.
Klik vervolgens op Indienen wanneer u uw selecties heeft gemaakt. U heeft uw aanvraag nu voltooid
en u keert automatisch terug naar het Dashboard.
3.4
Status aanvraag controleren / annuleren van uw verzoek
Wanneer u terug bent op uw Dashboard ziet u bij Historie een nieuw icoontje. Deze is blauw
gekleurd, wat aangeeft dat uw aanvraag nog in behandeling is bij uw contactpersoon Autorisatie.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
7
Wanneer u op het icoontje klikt, ziet u meer details over uw verzoek, waaronder de naam van
degene die uw verzoek in behandeling neem. U ontvangt een notificatie per mail, zodra uw aanvraag
behandeld is. Klik op Dashboard om terug te keren naar het hoofdscherm.
In ditzelfde scherm kunt u uw verzoek, zolang deze nog niet is behandeld, nog annuleren. Klik
hiervoor op de knop ‘Dit verzoek annuleren’. U keert daarna automatisch terug naar uw Dashboard.
4.
Accepteren geheimhoudingsverklaring
Indien u niet eerder een uSis-account heeft gehad of uw aanstelling tijdelijk beëindigd is geweest,
dan dient u de geheimhoudingsverklaring te accepteren om uw aanvraag te kunnen voltooien. Bij
3.3 uSis Toegang ziet u onderaan de pagina het de knop
.
Klik op Toon Overeenkomst om de geheimhoudingsverklaring in te zien. Er verschijnt nu een pop-up
met de geheimhoudingsverklaring
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
8
Klik op Accepteren om de geheimhoudingsverklaring te accepteren. U komt dan vanzelf terug op de
vorige pagina uSis Toegang. Indien u op Annuleren klikt, heeft u de geheimhoudingsverklaring niet
geaccepteerd. Uw verzoek wordt niet verwerkt, zolang u de geheimhoudingsverklaring niet
accepteert.
5.
Mijn taken
Indien uw contactpersoon Autorisatie besluit dat een ander profiel beter bij uw werkzaamheden
past, dan het profiel dat u heeft aangevraagd, zal hij/zij uw verzoek niet afwijzen, maar wijzigen. In
dat geval krijgt u per mail hierover bericht. Als u de link in het bericht volgt, komt u weer op de
inlogpagina. U kunt wederom inloggen met uw ULCN-inloggegevens. De reactie van de
contactpersoon staat dan onder Mijn Taken.
Als u uSis Toegang aanklikt, opent er (afhankelijk van uw browserinstellingen) een nieuw tabblad of
een nieuw venster.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014
9
Achter de naam van uw contactpersoon Autorisatie staat de toelichting, waarom besloten is uw
aanvraag te wijzigen.
Vervolgens kunt u op Taak voltooien aanklikken en dan ziet u het profiel dat uw contactpersoon
voorstelt.
U kunt deze wijziging Accepteren of Weigeren. Als u de wijziging weigert, komt uw aanvraag te
vervallen. Als u de wijziging accepteert, wordt u nieuwe profiel direct geactiveerd.
Handleiding Aanvragen uSis-account
v. 30.09.2014

Download Report