Whitepaper Privacyvoorwaarden

Whitepaper Privacyvoorwaarden
Hoe stelt u begrijpelijke en juridisch
correcte privacyvoorwaarden op?
www.considerati.com
1 Inleiding
Privacy en de bescherming van persoonsgegevens staan steeds nadrukkelijker in de
maatschappelijke belangstelling. Als organisatie bent u wettelijk verplicht zorgvuldig
om te gaan met persoonsgegevens en voorlichting te geven over de verwerking van
persoonsgegevens. Meestal gebeurt dit in de vorm van privacyvoorwaarden (ook
wel privacy policy, privacybeleid of privacy statement genoemd).
Met de aankomende Algemene Verordening Gegevensbescherming worden de
wettelijke eisen ten aanzien van privacyvoorwaarden strenger en krijgt de
toezichthouder uitgebreidere boetebevoegdheden. De boete die de toezichthouder
in de toekomst kan opleggen voor ondeugdelijke privacyvoorwaarden kan oplopen
tot maar liefst 100 miljoen euro of 5% van de wereldwijde jaaromzet! Een goede
reden om kritisch naar de privacyvoorwaarden van uw producten en diensten kijken.
Duidelijke privacyvoorwaarden vergroten het vertrouwen dat gebruikers hebben in
uw dienstverlening en verkleinen de kans op ingrijpen door de toezichthouder. Het is
echter niet eenvoudig om goede privacyvoorwaarden op te stellen die én voldoen
aan de bij wet gestelde eisen én tegelijkertijd begrijpelijk zijn voor de gebruiker. In dit
Whitepaper bespreken wij de belangrijkste eisen die worden gesteld aan
privacyvoorwaarden en geven wij tips voor goede en leesbare voorwaarden.
Wilt u meer weten over het opstellen van privacyvoorwaarden voor producten
en diensten van uw organisatie? Considerati helpt u met het opstellen van
toegankelijke en leesbare privacyvoorwaarden. Neem vrijblijvend contact op
met de experts van Considerati.
mr. dr. Bart W. Schermer
Partner
E-mail: [email protected]
Telefoon: 06-13433437
mr. drs. Martine Wubben CIPP/E
Senior legal consultant
email: [email protected]
Telefoon: 06-14586741
2
www.considerati.com
2 Waarom privacyvoorwaarden?
Privacyvoorwaarden dienen in juridische zin een tweeledig doel. Ten eerste dienen
zij om de gebruiker te informeren over het verwerken van privacygevoelige
informatie (persoonsgegevens). Wil een organisatie (de ‘verantwoordelijke’)
persoonsgegevens verwerken, dan moet de deze de gebruiker (de ‘betrokkene’)
hierover informeren. Ten tweede vormen privacyvoorwaarden -waar nodig- de basis
voor toestemming van de gebruiker voor de verwerking persoonsgegevens. De
toestemming moet namelijk gebaseerd zijn op 'specifieke informatie' en deze
informatie geeft u via de privacyvoorwaarden.
3 Waar moeten uw privacyvoorwaarden aan voldoen?
Goede privacyvoorwaarden voldoen zowel qua vorm als aan inhoud aan bepaalde
eisen.
Wettelijk gezien zijn er momenteel nog geen eisen aan de vorm van
privacyvoorwaarden. Dit gaat met de komst van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming veranderen. Er zijn momenteel wel al eisen die niet in de wet
staan, maar door de toezichthouders zijn geformuleerd. U kunt deze eisen als
'dringend advies' opvatten. De vorm van de privacyvoorwaarden moet voldoen aan
de volgende eisen:
1. Vindbaarheid
2. Toegankelijkheid
3. Leesbaarheid
Qua inhoud zijn er door de wetgever wel verplichtingen geformuleerd. Daarnaast
hebben de toezichthouders ook nog aanvullende inhoudelijke eisen geformuleerd.
Het gaat alles bij elkaar om de onderstaande eisen. De wettelijk verplichte eisen zijn
aangegeven met een asterisk (*).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Identificatie*
Specificatie gebruikte gegevens en doeleinden*
Delen van gegevens met derden*
Noodzakelijkheid van de te verstrekken gegevens*
Rechten van de gebruiker*
Bewaartermijnen
Veiligheidsmaatregelen
Uitleg afwegingen voor het gebruik van persoonsgegevens
In de volgende paragrafen gaan we nader in op de individuele eisen.
3
www.considerati.com
3.1 Vorm
1. Vindbaarheid
De privacyvoorwaarden dienen voor de gebruiker zowel voor als na de aanschaf van
uw producten en diensten gemakkelijk vindbaar te zijn. Stop de privacyvoorwaarden
daarom niet diep weg in menu's maar zorg dat ze altijd snel aan te klikken zijn.
2. Toegankelijkheid
Om de transparantie te vergroten is het van belang dat privacyvoorwaarden goed
leesbaar zijn en dat ze gemakkelijk te navigeren zijn. Korte en bondige
privacyvoorwaarden vergroten de toegankelijkheid voor de gebruiker. Maak
bijvoorbeeld gebruik van opsommingstekens en deel de voorwaarden in met
duidelijke kopjes en titels. Wanneer u veel informatie moet verstrekken, maak dan
'gelaagde' privacyvoorwaarden. In gelaagde privacyvoorwaarden wordt eerste
beknopte informatie verstrekt en daarna pas in de onderliggende lagen alle details
gegeven.
3. Leesbaarheid
Privacyvoorwaarden moeten in begrijpelijke en duidelijke taal worden opgesteld.
Bovendien dienen de voorwaarden toegespitst te zijn op de gebruiker. Vermijd
daarom juridisch of technisch jargon, lange zinnen en bijzinnen. Ten slotte is het
belangrijk dat de voorwaarden niet te lang zijn: houd ze kort en bondig.
3.2 Inhoud
1. Identificatie*
Het dient voor de gebruiker mogelijk te zijn om te identificeren wie de
'verantwoordelijke' is voor de verwerking van persoonsgegevens. Geef daarom
duidelijk aan wie u bent. Denk hierbij aan adresgegevens, e-mailadres,
telefoonnummer en KvK-nummer.
2. Specificatie gebruikte gegevens en doeleinden*
Het is belangrijk om duidelijk weer te geven welke verwerkingen plaatsvinden en
voor welke doeleinden de verschillende categorieën gegevens worden gebruikt.
Daarbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen verwerkingen die op
specifieke gebruikers van toepassing zijn en verwerkingen die op iedere gebruiker
van toepassing zijn.
3. Delen van gegevens met derden*
Het dient voor de gebruiker duidelijk te zijn of zijn (persoons)gegevens worden
verstrekt aan derden. Het is daarbij van belang dat voor de gebruiker duidelijk is
omschreven in welke gevallen de gegevens aan derden worden verstrekt en welke
derden dit zijn.
4
www.considerati.com
4. Noodzakelijkheid van de te verstrekken gegevens
Bij het opstellen van de privacyvoorwaarden dient een onderscheid gemaakt te
worden tussen gegevens die noodzakelijk verstrekt moeten worden en gegevens die
vrijwillig verstrekt kunnen worden. Geef bijvoorbeeld aan welke velden verplicht
ingevuld moeten worden door gebruikers in een invulformulier en welke optioneel
zijn.
5. Rechten van de gebruiker*
De gebruiker dient gewezen te worden op diens recht van inzage, correctie,
verwijdering en verzet. Hierbij dient duidelijk aangegeven te zijn hoe de gebruiker
van deze rechten gebruik kan maken, bijvoorbeeld door een link op te nemen naar
de klantenservice of de juridische afdeling die zich met deze verzoeken bezighoudt.
6. Bewaartermijnen
De gebruiker dient gewezen te worden op de bewaartermijnen van de
persoonsgegevens. Geef daarom aan hoe lang u de gegevens bewaart en waarom u
ze zo lang bewaart.
7. Veiligheidsmaatregelen
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens dient voldoende
veiligheidsmaatregelen te nemen om zoveel mogelijk te voorkomen dat er
datalekken
of
andere
beveiligingsproblemen
plaatsvinden.
In
de
privacyvoorwaarden
moet
op
hoofdlijnen
worden
vermeld
welke
beveiligingsmaatregelen er worden genomen en welk niveau van beveiliging de
gebruiker kan verwachten.
8. Uitleg afwegingen voor het gebruik van persoonsgegevens
De privacyvoorwaarden dienen een toelichting te bevatten waarom bepaalde
gegevens worden gebruikt en welke afweging hier aan ten grondslag ligt. Hoe
duidelijker u kunt uitleggen waarom u heeft gekozen om bepaalde gegevens te
verwerken, hoe groter het begrip van de gebruiker.
5
www.considerati.com
4 Checklist
Inhoud vorm Om op gemakkelijke te wijze te controleren of de privacyvoorwaarden van uw
producten en diensten voldoen aan de (wettelijke) eisen heeft Considerati een
checklist opgesteld.
Vindbaarheid Toegankelijkheid Leesbaarheid Identificatie* Gegevens en doeleinden* Delen gegevens met derden* Noodzakelijkheid gegevens* Rechten van de gebruiker* Bewaartermijnen Veiligheidsmaatregelen Afwegingen gebruik * Wettelijk verplicht 6
www.considerati.com

Download Report