Versie ter inzage juli 2014 Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en het Nationaal Archief over de vaststelling van de (generieke) selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vanaf (2002) 2006 Den Haag, 14 maart 2014/aangevuld 30 mei 2014 drs. A.R.M. Sacher-Flaat Organisatie De Selectielijst SZW voor de waardering en selectie van archiefbescheiden is van toepassing op het kerndepartement en de uitvoeringsorganisaties van SZW, te weten het Agentschap SZW en de Inspectie SZW. De Selectielijst SZW heeft betrekking op alle processen waarvoor de Minister van SZW in het kader van zijn taakuitvoering verantwoordelijk is. Een uitzondering hierop wordt gevormd door de personeelsdossiers. Die zijn in beheer bij P-Direkt en vallen onder de selectielijst Mens en Werk. De lijst geldt vanaf 2006. Voor archiefbescheiden van twee directies gelden andere ingangsdata: De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst vanaf 2002 en de Directie Integratie en Samenleving vanaf december 2012. In de voorliggende lijst is een beschrijving opgenomen van de organisatieonderdelen en taken en de rol van de Minister van SZW. De onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerde processen zijn in het gevoerde overleg zeer uitvoerig aan de orde geweest. De externe deskundige als bedoeld in artikel 3, lid 1, onder d, van het Archiefbesluit 1995 is bij het overleg betrokken nadat de vertegenwoordigers van de Minister van SZW enerzijds en die van de algemene rijksarchivaris anderzijds overeenstemming hadden bereikt over de lijst. De inbreng van de externe deskundige en de reacties daarop zijn verwerkt in een afzonderlijke paragraaf van dit verslag. De Selectielijst is – waar nodig – aangepast. Selectiedoelstelling en –criteria en belangen Bij het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c, van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het onder artikel 2, sub d, van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt voor het overleg gold de door het Nationaal Archief gehanteerde selectiedoelstelling: waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: Representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd Representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving Door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek beschouwd worden omdat ze de belangrijke en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen. Om op basis van deze selectiedoelstelling tot een waardering van de uitgevoerde processen te komen, worden zes selectiecriteria voor bewaren toegepast en 6 selectiecriteria voor vernietigen. Deze zijn opgenomen in de hoofdstukken 3.2.1 en 3.2.2 van deze selectielijst. Overleg Het overleg over de selectielijst vond plaats in de periode november 2012 – maart 2014. Het werd mondeling en schriftelijk gevoerd. Nieuwe versies werden door SZW per mail gestuurd en het NA leverde daar schriftelijk commentaar op. Vervolgens vond mondeling overleg plaats over de betreffende 1 Versie ter inzage juli 2014 versie. Mondelinge overleggen vonden plaats op 15 november 2012, 4 december 2012, 25 april 2013, 9 juli 2013, 6 november 2013, 11 december 2013, 27 februari 2014 en 6 maart 2014. De externe deskundige als bedoeld in artikel 3, lid 1, onder d, van het Archiefbesluit 1995 werd op 17 maart 2014 bij het proces van vaststelling betrokken. Zijn advies is besproken tijdens het strategisch informatieoverleg (SIO) van 14 april 2014 met de algemene rijksarchivaris, de plaatsvervangend chief information officer (CIO) van het Ministerie van SZW en vertegenwoordigers van beide partijen. De externe deskundige nam eveneens deel aan dit overleg. Tijdens het SIO zijn de waarderingen afgestemd en daarmee werd de definitieve tekst van de Selectielijst SZW vastgesteld. Aan het driehoeksoverleg werd deelgenomen door de volgende personen: als beleidsdeskundigen en deskundigen op het terrein van het archiefbeheer, vertegenwoordigers van de Minister van SZW: - Dhr J.P. Selder, beleidsadviseur, Ministerie van SZW Dhr M. Zonneveld, leveranciersmanager en archivaris, Ministerie van SZW als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: - Mw. drs. I.W. Lentze, sr. adviseur, sector Acquisitie en Advies, Nationaal Archief Mw. drs. A.R.M. Sacher-Flaat, medewerker accountmanagement, sector Kennis en Advies, Nationaal Archief als externe deskundige in de zin van artikel 3, lid 1, onder d, van het Archiefbesluit 1995: De heer mr. W. Meijerink. De heer Meijerink bekleedde voorheen diverse leidinggevende functies bij SZW. Inhoudelijk verslag Proces November 2012 bood het Ministerie van SZW het Nationaal Archief ter bespreking een nieuwe selectielijst aan. Deze selectielijst was gebaseerd op het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) en sloot aan bij het bij SZW leidende informatiesysteem Digidoc2. SZW stelde voor om per proces een concordantie te maken naar de corresponderende handelingen van de toen geldende basisselectiedocumenten (bsd’s). Hiermee volgde SZW de aanbeveling in de aanbiedingsnota bij besluitvorming in subcommissie Generieke Informatievoorziening (SGI) over het GWR in januari 2013. De bsd’s bleven dan de wettelijke grondslag voor de waardering. De nieuwe selectielijst hoefde, zo was de veronderstelling, daarom niet formeel vastgesteld te worden. Deze tussenoplossing zou gehanteerd worden totdat een nieuwe selectielijst met behulp van het nieuwe waarderingsinstrumentarium kon worden opgesteld. Dit nieuwe waarderingsinstrumentarium wordt ontwikkeld. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris gingen hierin mee. In de periode januari tot en met juli 2013 zijn verschillende versies besproken. Gaandeweg de besprekingen bleek dat in verschillende bsd’s vergelijkbare handelingen anders gewaardeerd werden. Er waren conflicterende waarderingen (soortgelijke handelingen waarbij de ene handeling de neerslag met een B waardeerde en de andere handeling de neerslag met een V waardeerde). In meerdere gevallen ging het om een verschil in V-termijnen. Voor een aantal processen kon dit opgelost worden door de processen te splitsen. Dit was echter niet altijd mogelijk. In de versie van de selectielijst van juni 2013 had SZW ervoor gekozen om voor processen waar handelingen met uiteenlopende vernietigingstermijnen op van toepassing waren, met een maximaal verschil van 10 jaar, de langste vernietigingstermijn te kiezen. Daarnaast stelden de vertegenwoordigers van SZW voor om met betrekking tot de processen waar bij soortgelijke handelingen een conflicterende 2 Versie ter inzage juli 2014 waardering speelde een beargumenteerde keuze te maken voor bewaren of vernietigen. Verder bleek dat niet altijd bij elk proces alle corresponderende handelingen waren vermeld. Dat kon betekenen dat er misschien meer conflicterende waarderingen waren. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris concludeerden dat er hierdoor sprake was van herwaarderen. De tijdelijke selectielijst zou niet worden gepubliceerd in de Staatscourant en zou daardoor niet bekend zijn bij de burger. De burger zou derhalve geen kennis hebben van het feit dat archiefbescheiden tot wel 9 jaar langer kunnen worden bewaard dan in de bsd’s staat vermeld of zelfs blijvend zouden worden bewaard in plaats van vernietigd. De vertegenwoordigers van algemene rijksarchivaris adviseerden daarom een vaststellingstraject in te gaan. Dat had meteen als voordeel dat SZW nog eens goed naar de waarderingen kon kijken. De vertegenwoordigers van SZW hebben dit advies intern bij SZW besproken. Augustus 2013 lieten zij weten in te stemmen met dit advies en te kiezen voor het vaststellen van een nieuwe lijst. Reikwijdte Ingangsdatum van de selectielijst De ingangsdatum van de Selectielijst SZW is onderwerp van gesprek geweest. In de eerste concepten van de lijst ging SZW ervan uit dat de ingangsdatum van de lijst 2014 zou zijn. De archieven tot en met de periode 2005 zijn of worden reeds bewerkt. Dit betekende dat voor de papieren en digitale archieven uit de periode 2006-2013 nog gewerkt zou moeten worden met ruim 60 bsd’s. November 2013 deed SZW daarom het voorstel om de selectielijst met terugwerkende kracht vanaf 2006 te laten gelden. Nadeel hiervan was dat de Selectielijst SZW niet aansluit bij de ordening van het papieren archief, een eis gesteld in het Archiefbesluit 1995 artikel 5 lid 1 sub c en e. Een andere optie was dat de nieuwe selectielijst alleen zou gelden voor het digitale archief en dat de oude bsd’s geldig zouden blijven voor het papieren deel. Gezamenlijk kwamen de vertegenwoordigers van SZW en de algemene rijksarchivaris tot de conclusie dat deze optie principieel niet zuiver was, omdat de waarderingen uit de oude bsd’s en de Selectielijst SZW niet overeenkwamen. SZW kon daarbij nog niet aangeven wanneer het volledig papiervrij zou zijn, er kon dus niet worden bepaald per wanneer de bsd’s zouden worden afgesloten. Besloten is daarom de lijst per 2006 in te laten gaan. In het overleg is veel aandacht besteed aan de vraag hoe in de praktijk omgegaan zal worden met de bepaling van het Archiefbesluit 1995 dat de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden in een selectielijst in overeenstemming moet zijn met de voor het archief geldende ordeningsstructuur (zie relatie selectielijst en informatiesystemen) Organisatieonderdelen waarop de lijst van toepassing is. De Selectielijst SZW is van toepassing op alle onderdelen van SZW. Dit betreft naast het kerndepartement de uitvoeringsorganisaties van SZW, te weten het Agentschap en de Inspectie SZW. Personeelsdossiers vallen niet onder de Selectielijst SZW. Die zijn in beheer bij P-Direkt en vallen onder de selectielijst Mens en Werk. De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD), vanaf 1 januari 2012 bekend als de Directie Opsporing van de Inspectie SZW, wordt vanaf 2002, met het inwerking treden van de Wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen, ingezet bij de opsporing van zware en/of sectoroverschrijdende strafbare feiten op onder meer het beleidsterrein van de sociale verzekeringen. Met betrekking tot de SIOD was nog geen handeling vastgesteld. De Selectielijst SZW is daarom al vanaf 2002 van toepassing voor de archieven van de SIOD/Directie Opsporing van de Inspectie SZW. De Directie Integratie en Samenleving maakt pas sinds december 2012 deel uit van SZW. De Directie is afkomstig van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Voor deze directie is de Selectielijst SZW derhalve met ingang van december 2012 van toepassing Bewerking van archieven van vóór 2006 die doorlopen tot na 2006 Ten tijde van het vaststellen van de Selectielijst SZW worden of zijn bij de bewerkingsorganisatie DocDirekt archieven van SZW bewerkt die doorlopen tot na 2006. Voor deze archieven zijn de bsd’s gebruikt als grondslag voor het waarderen en selecteren. Beide partijen waren het erover eens dat de 3 Versie ter inzage juli 2014 bewerking niet opnieuw kan worden gedaan. In de Selectielijst SZW is daarom opgenomen dat de oude, af te sluiten, bsd’s nog wel gelden voor dié archieven, die Doc-Direkt momenteel al bewerkt of bewerkt heeft. In de inventarissen van de betreffende archieven zal gemeld worden dat waardering en selectie heeft plaatsgevonden op grond van de oude bsd’s. Relatie selectielijst SZW en informatiesystemen Binnen het Ministerie van SZW is Digidoc2 het leidende Archiefsysteem. Digidoc2 kent een procesgerichte ordening. Bij de totstandkoming van de Selectielijst SZW is gekeken naar de relatie tussen de processen uit de Selectielijst SZW en de processen uit de ordeningsstructuur van Digidoc2. De vertegenwoordigers van SZW gaven aan dat bij enkele dienstonderdelen ook andere systemen in gebruik zijn die worden ingezet bij een beperkt aantal zaakgerichte en ondersteunende processen. In 2014 worden intern bij SZW afspraken gemaakt over de koppelvlakken met Digidoc2. Daarnaast gaat SZW de nieuwe selectielijst ook toepassen op het papieren archief vanaf 2006. Dit papieren archief is op een andere manier geordend. Discussie ontstond over de vraag hoe moest worden omgegaan met de in het Archiefbesluit 1995 opgenomen eis dat de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden van een selectielijst in overeenstemming moet zijn met de voor de archieven geldende ordeningsstructuur. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris realiseerden zich dat hier sprake is van een overgangssituatie van papier naar digitaal en kozen voor een realistische aanpak door te accepteren dat niet alle delen van het archief geordend zouden zijn volgens de ordening in de selectielijst. Zij vroegen de vertegenwoordigers van SZW in een toelichting te verduidelijken om welke systemen het gaat en de praktijk van het selecteren te beschrijven. Van belang was dat werd aangegeven waar de aansluiting is met de selectielijst. Overeengekomen werd dat SZW deze toelichting en verantwoording zou opnemen in paragraaf 2.3 Archiefsystemen en ordening. In deze paragraaf wordt beschreven om welke dienstonderdelen en systemen het gaat en welke processen en categorieën uit de selectielijst het betreft. Met betrekking tot de papieren archieven meldden de vertegenwoordigers dat de definities van de werkprocessen in de Selectielijst SZW beter aansluiten op de werkprocessen bij de verschillende SZW-onderdelen dan de af te sluiten bsd’s. Deze tellen namelijk duizenden handelingen die elkaar deels overlappen, wat het selectieproces bemoeilijkt. In bijlagen 1A en 1B heeft SZW de relatie tussen de processen uit de Selectielijst SZW en de ordening in Digidoc2 weergegeven. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris werd opgemerkt dat verschillende processen met verschillende waarderingen naar dezelfde Digidoccodes verwezen. Op hun vraag of dit in de selectiepraktijk niet tot problemen zou leiden gaven de vertegenwoordigers van SZW aan dat de waardering met bewaar- en vernietigingstermijnen altijd plaatsvindt op het niveau van dossiers. Het afsluiten en waarderen van dossiers gebeurt handmatig door de dossierbeheerders van de afdeling Documentatie en Informatiemanagement (DIM) van de directie Bedrijfsvoering, onder verantwoordelijkheid van de dossiereigenaren. In de praktijk zullen zij in overleg de dossiers afsluiten waarbij het dossier nog eens wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid. In bijlage 2 heeft SZW een verantwoordingstabel opgenomen waarin overzichtelijk de waarderingen zijn opgenomen en waarin te zien is hoe deze zich verhouden tot de af te sluiten selectielijsten en het GWR, alsmede welke processen uit het GWR zijn gesplitst. Geldigheidsduur van de Selectielijst SZW De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vroegen zich af of alle werkprocessen die voortkomen uit de taken ook allemaal ondergebracht zijn bij de categorieën uit de Selectielijst SZW. SZW meldde dat de lijst intern bij SZW twee keer aan de orde is geweest in de Regiegroep Organisatie en Bedrijfsvoering (ROB). In het ROB zijn alle SZW-kolommen vertegenwoordigd. De eerste keer hebben de vertegenwoordigers van SZW de procedure uitgelegd en aangekondigd dat de lijst ter behandeling zou worden aangeboden. Een maand later is de selectielijst inhoudelijk met de ROB besproken en zijn opmerkingen van de ROB besproken. Het gegeven commentaar en de aanvullingen zijn verwerkt in de Selectielijst SZW. 4 Versie ter inzage juli 2014 De Selectielijst SZW is gebaseerd op het GWR en is daarmee een geheel nieuw soort selectielijst. De verwachting is dat deze lijst beter toepasbaar zal zijn dan de af te sluiten bsd’s. De praktijk zal moeten uitwijzen of de verwachte voordelen ook zullen worden behaald en de selectielijst goed toe te passen is. In die zin heeft de Selectielijst SZW een experimenteel karakter. De vertegenwoordigers van SZW en de algemene rijksarchivaris besloten daarom de Selectielijst SZW binnen 5 jaar te evalueren. Met name de relatie tussen de Selectielijst SZW en de ordening is een punt van aandacht. Bij de evaluatie zal onder andere worden getoetst of de processen uit de Selectielijst SZW voldoende aansluiten op de daadwerkelijke werkprocessen bij SZW, of er een nadere differentiatie in processen nodig is en of de organisatie overweg kan met de Selectielijst SZW. Waarderingscriteria Selectiecriteria voor bewaren Bij de evaluatie zal ook de waardering van de processen besproken worden. De B-waarderingen in de Selectielijst SZW zijn op conventionele wijze tot stand gekomen. De algemene selectiecriteria (PIVOT) zijn gebruikt om te bepalen welke processen voor bewaring in aanmerking komen. Het Nationaal Archief werkt met zorgdragers aan een nieuwe waarderingsmethode waar ook het Ministerie van SZW in geïnteresseerd is. De vertegenwoordigers van SZW stelden voor om als aanzet voor de nieuwe selectiemethodiek ieder jaar voorafgaand aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO) een uitvraag te doen aan de SZW organisatie of er onderwerpen, trends of hotspots zijn die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Daarmee kan invulling worden gegeven aan artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris adviseerden SZW om hiervoor een proces in te richten en een procesverantwoordelijke te benoemen. Afgesproken is om de bespreking van de aangedragen onderwerpen, trends en hotspots een vast onderdeel te laten zijn van het SIO. Op het SIO van 14 april 2014 zullen nadere afspraken worden gemaakt over het proces waarmee invulling wordt gegeven aan artikel 5, lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995. Selectiecriteria voor vernietigen Door SZW is een lijst met algemene selectiecriteria gemaakt op grond waarvan de dossierbeheerder van SZW kan bepalen wanneer het bedrijfsbelang van een proces vervalt. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris adviseerden dit goede initiatief iets meer uit te werken en te beargumenteren wanneer er sprake is van kort en lang ‘archiefbelang’. Bijvoorbeeld door een relatie te leggen met wetgeving. Door de vertegenwoordigers van SZW zijn hierop aanpassingen gedaan. De vernietigingscriteria zullen een punt van aandacht zijn bij de evaluatie. In het concept van februari 2014 waren er 6 selectiecriteria voor vernietigen met een vernietigingstermijn van respectievelijk 2, 5, 7, 10, 15 en 20 jaar. Er is discussie gevoerd over de vraag of het voor de toepasbaarheid in de praktijk niet beter is om het aantal selectiecriteria voor vernietigen te verminderen. Besloten is dit voor te leggen tijdens het SIO van 14 april 2014. Waarderingen processen (1.5) Het beheersen van de organisatie. Onder dit proces valt het centraal overleg met de medezeggenschap. Na 7 jaar wordt neerslag voortkomend uit dit proces vernietigd, dus ook de verslagen van de medezeggenschap. Door de vertegenwoordigers van SZW en de algemene rijksarchivaris is besproken of de verslagen van de medezeggenschap niet blijvend bewaard moeten worden. De verslagen geven weer hoe medewerkers tegen het intern gevoerde beleid aankeken. Uit onderzoek van SZW in verschillende bsd’s is gebleken dat de waardering van de handelingen die betrekking hebben op de medezeggenschap per beleidsterrein verschilt. Besloten is om de vraag over wel of niet bewaren van de verslagen voor te leggen aan de externe deskundige en 14 april 2014 te bespreken op het SIO . (5.2) Het afhandelen van verzoeken om informatie door de Nationale Ombudsman. In de eerste versies van de Selectielijst SZW was dit proces met een V gewaardeerd. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris is deze waardering ter discussie gesteld. Mensen kloppen naar hun 5 Versie ter inzage juli 2014 mening pas aan bij de Nationale Ombudsman als zij er met het Ministerie van SZW niet uitkomen. Interventie van de Nationale Ombudsman kan leiden tot beleidswijzigingen. De vraag was daarom of dit proces niet met een B moest worden gewaardeerd. Door de vertegenwoordigers van SZW werd aangevoerd dat beleidswijzigingen terug waren te vinden onder proces 2.1.1 Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid. Tevens veronderstelde SZW dat de dossiers worden bewaard bij de Nationale Ombudsman. Navraag leerde dat er nu gewerkt wordt aan een nieuwe selectielijst Nationale Ombudsman. Deze loopt vanaf 1998. In die lijst worden de onderzoeksdossiers met een B gewaardeerd. Deze lijst moet nog wel vastgesteld worden. In de Selectielijst SZW is nu bij de toelichting bij dit proces opgenomen dat de door SZW geleverde informatie bij de Nationale Ombudsman bewaard wordt en dat zaken die leiden tot beleidswijziging worden opgenomen bij proces 2.1. (7.7) Het verrichten van onderzoek naar fraude, uitbuiting en georganiseerde criminaliteit binnen de keten van werk en inkomen of het uitvoeren van onderzoeken naar criminele feiten met betrekking tot de sociale wet- en regelgeving. In het concept van november 2013 had SZW dit proces met V10 gewaardeerd. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris is de vraag gesteld of dit proces, of in ieder geval de onderzoeken naar arbeidsuitbuiting, mensensmokkel en grootschalige fraude op het terrein van de sociale zekerheid, niet met een B moet worden gewaardeerd. In de huidige maatschappij en in de media krijgen deze zaken erg veel aandacht. Aanvankelijk hadden de vertegenwoordigers van SZW naar aanleiding van deze inbreng het proces op B5 gezet. Intern werden zij er echter op gewezen dat SZW het originele procesdossier overdraagt aan het Openbaar Ministerie (OM) ten behoeve van de toekomstige strafrechtzaak. Daarmee wordt het OM zaakeigenaar en dossiereigenaar van dat procesdossier. Het onderzoeksdossier en een kopie van het procesdossier blijven bij SZW. De V-termijn van het onderzoeksdossier en de kopie van het procesdossier is 5 jaar, waarbij het moment waarop de termijn gaat lopen afhankelijk is van hetgeen in diverse artikelen van de Wet Politiegegevens (Wpg) wordt bepaald. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris is uitgezocht of deze dossiers bij de rechtbanken bewaard blijven. Onderzoek wees uit dat over het algemeen dergelijke opsporingsrapporten op termijn vernietigd worden. Van de strafzaak worden de stukken bewaard die de zaak op grote lijnen weergeeft. Bij de rechtbanken bewaren ze verder één keer in de vijf jaar een voorbeelddossier en zijn uitzonderingen op vernietigen mogelijk op grond van artikel 5, lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995. De vraag rees in hoeverre de onderzoeksdossiers bij SZW bewaard moeten blijven aangezien via de rechtbankarchieven de hoofdlijnen van strafzaken te reconstrueren zijn. Het voorstel is om per jaar één voorbeelddossier te bewaren en net als bij de rechtbanken dossiers van spraakmakende zaken op grond van artikel 5 lid 1 sub e van vernietiging uit te zonderen. Deze dossiers worden dan besproken op de jaarlijks te houden SIO’s. Dit voorstel wordt besproken met de externe deskundige en in het SIO van 14 april 2014. Een ander bespreekpunt was wanneer de vernietigingstermijn van de dossiers start. De vernietigingstermijn van een onderzoeksdossier en de kopie van het procesdossier is vijf jaar, waarbij het moment waarop de termijn gaat lopen afhankelijk is van hetgeen in diverse artikelen van de Wpg bepaald is. Zo vangt bij vonnis de bewaartermijn van vijf jaar aan nadat een onherroepelijk vonnis is gewezen. Meldingen en tips die niet leiden tot een onderzoek vallen onder proces 7.8. Vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris was hoe dit in de praktijk gaat, is dit uitvoerbaar? Hoe weet SZW dat er in een zaak onherroepelijk vonnis is gewezen? De vertegenwoordigers van SZW hebben aangegeven dat bij de invoering en ingebruikname van de lijst DIM afspraken zal maken met de procesverantwoordelijken. Bij de evaluatie zal dit proces extra aandacht krijgen. (9.2.1) Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van informatievoorziening. Te bewaren documenten en (9.2.2) Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van informatievoorziening op termijn te vernietigen documenten. Aanvankelijk werd dit proces met een B gewaardeerd. Bij de bespreking van de concept selectielijst van november 2013 is nog eens goed naar de neerslag van dit proces gekeken. In hoeverre moeten registratuurplannen, documentair structuurplannen voor altijd bewaard worden? Door de gesprekspartners werd het voldoende geoordeeld om deze documenten 20 6 Versie ter inzage juli 2014 jaar na het vervallen van het belang te vernietigen. Wel was nog de vraag of verklaringen van overbrenging, vervreemding en vernietiging bewaard moesten worden. Binnen de archiefwereld is er echter ook een stroming die van mening is dat stukken die iets zeggen over de oude orde en informatie geven hoe het archief gevormd is, bewaard moet worden. De vertegenwoordigers van SZW en de algemene rijksarchivaris leggen dit voor aan de externe deskundige, waarna er in het SIO van 14 april 2014 over wordt beslist. (10.1.1) Het leveren van producten en diensten en (10.1.2) Het verlenen van subsidies in het kader van het Europees Sociaal Fonds. In het concept van november 2013 heette het proces Het verlenen van subsidies, vergunningen en ontheffingen. Dit proces was met een V7 gewaardeerd. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris werd de vraag gesteld of onder dit proces ook de subsidieprocessen van het Europees Sociaal Fonds (ESF) vielen en of de vernietigingstermijn van 7 jaar ook geldt voor subsidiedossiers van het ESF. De vertegenwoordigers van SZW hebben hierover intern bij SZW navraag gedaan. Dit heeft ertoe geleid dat het verlenen van subsidies in het kader van het ESF nu een apart proces is. Deze subsidieverlening heeft een afwijkende bepaling voor het vernietigen van stukken. In de concept selectielijst van februari 2014 had SZW dit opgelost door te verwijzen naar het besluit van algemene strekking ESF. Door de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris is opgemerkt dat het voor de burger wel duidelijk moet zijn na hoeveel jaar de archiefbescheiden vernietigd worden. Door SZW zijn daarom voor de subsidieregelingen uit de periode 2000-2006 en de periode 2007-2013 de jaren vermeld waarin de stukken vernietigd moeten worden. Voor de periode 2014-2020 was ten tijde van het opstellen van de selectielijst de datum waarop de bescheiden vernietigd moeten worden nog niet bekend, dit is tevens vermeld in de toelichting. (10.2) Het behandelen van zaaksoorten die onderdeel uitmaken van een ketenbehandeling met betrekking tot het opleggen van bestuurlijke boete en/of last onder dwangsom, waarschuwing preventieve stillegging, bevel tot stillegging, innen van vorderingen, restitutieverlening. De waardering van dit proces is V 15, maar ingeval van een tweede zaak recidive en met een derde zaak herhaalde recidive, zal de termijn steeds met 15 jaar worden verlengd. In de toelichting wordt vermeld dat in een zaak ook een bezwaar/beroep en hoger beroep aan de orde kan zijn, welke voor de afhandeling van de totale zaak en een eventuele vervolgzaak van belang is. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris zijn bezorgd over de toepasbaarheid van deze bepalingen in de praktijk. De vertegenwoordigers van SZW gaven ook hier aan dat bij de invoering en ingebruikname van de lijst afspraken worden gemaakt met de procesverantwoordelijken. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris zullen dit proces agenderen voor de evaluatie. (12.2) Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in nationale procedures. Door SZW werd dit proces gewaardeerd met een V 20, terwijl proces 12.1 het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in internationale procedures met een B is gewaardeerd. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris meldden dat onder proces 12.2 ook interessante zaken kunnen zitten. Besloten is om bij de toelichting van dit proces op te nemen dat in bijzondere gevallen dossiers op grond van art. 5, lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995 alsnog kunnen worden aangemerkt als te bewaren. Hierbij kan gedacht worden aan neerslag betreffende geruchtmakende zaken of van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang. Op het SIO van 14 april 2014 zullen nadere afspraken worden gemaakt over het proces van signalering van dit soort dossiers. Categorie 13 Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden. De selectielijst is gebaseerd op het GWR. Dit model is tot stand gekomen in samenwerking tussen alle departementen en het Nationaal Archief. SZW heeft moeite met het invullen van deze categorie. Vragen van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris met betrekking tot de processen konden niet allemaal door SZW worden beantwoord. Velden met voorbeeldproducten waren niet of zeer summier ingevuld. Door de vertegenwoordigers van SZW werd aangegeven dat niet duidelijk is of de processen onder categorie 13 allemaal plaatsvinden. Zij stelden voor om de processen onder categorie 13 zekerheidshalve in de Selectielijst SZW te handhaven. Bij de evaluatie zou dan bepaald 7 Versie ter inzage juli 2014 kunnen worden of de processen wel of niet kunnen worden geschrapt. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vonden dit geen wenselijke oplossing en adviseerden SZW om bij de beleidsdirecties na te gaan hoe het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden binnen SZW is georganiseerd. Zijn het aparte werkprocessen of maken deze activiteiten onderdeel uit van een ander proces. Per mail hebben de vertegenwoordigers van SZW de contactpersonen uit de organisatie verzocht om overleg over de bedoelde processen. De overleggen hebben ten tijde van het opstellen van het verslag nog niet plaatsgevonden. Besloten is in ieder geval categorie 13 voor te leggen aan de externe deskundige en als gespreksonderwerp op de agenda van het SIO te plaatsen. 14 maart 2014/aangepast 30 mei 2014 8 Versie ter inzage juli 2014 ADVIES EXTERNE DESKUNDIGE/STRATEGISCH INFORMATIE OVERLEG (SIO) d.d. 14 april 2014 De selectielijst en het verslag van het daarover gevoerde overleg werd met het verzoek om als extern deskundige als bedoeld in art. 3 lid 1 onder d van het Archiefbesluit 1995 daarover van advies te dienen op 17 maart 2014 toegezonden aan de externe deskundige. De externe deskundige zond zijn advies op 9 april 2014 naar het Nationaal Archief en het Ministerie van SZW. Tijdens het SIO van 14 april 2014 is het advies van de externe deskundige besproken met de plaatsvervangend chief information officer van het Ministerie van SZW en de algemene rijksarchivaris. De vertegenwoordigers van het Ministerie van SZW, de vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en de externe deskundige waren hierbij aanwezig. Advies externe deskundige De externe deskundige geeft in zijn advies aan dat hij naast het beantwoorden van de aan hem gestelde vragen bij de beoordeling van de selectielijst met name heeft gelet op de relatie onderwerp en ordeningsstructuur, de integriteit van de overheid en de kleine geschiedenis achter de grote (politieke) geschiedenis. Met betrekking tot de relatie onderwerp en ordeningsstructuur vroeg de externe deskundige zich af of de burger met behulp van de selectielijst de door hem gezochte informatie kan vinden. Door SZW werd toegelicht dat de selectielijst is voorgelegd aan de beleidsdirecties. Bij de evaluatie van de selectielijst zal het aspect van terugvindbaarheid worden meegenomen. Ten aanzien van de integriteit van de overheid wees de externe deskundige vooral op door particuliere organisaties gedane uitnodigingen voor reizen en schenkingen. Vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering is de in de selectielijst gehanteerde vernietigingstermijn van twee jaar reëel, maar voor het in beeld brengen van beïnvloedingsstructuren en verantwoording naar de burger toe zouden deze bescheiden zijns inziens langer bewaard moeten worden. Het voorstel van de algemene rijksarchivaris om de vernietigingstermijn op 5 jaar te zetten en bij de evaluatie te toetsen wat dit oplevert voor de burger werd overgenomen. Door de externe deskundige werden inspectierapporten genoemd als voorbeeld voor de kleine geschiedenis achter de grote geschiedenis. Hij wees erop dat ook voor enquêtecommissies de concrete inspectierapporten van belang zijn en vroeg zich af of de in de selectielijst gehanteerde vernietigingstermijn van zeven jaar niet te kort is. SZW meldde dat het gaat om heel veel onderzoeken. Besloten werd om bij de evaluatie de bewaartermijn van de inspectierapporten mee te nemen. Dossiers van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang kunnen op grond van artikel 5 lid e Archiefbesluit 1995 worden uitgezonderd van vernietiging. Na de bespreking van de door de externe deskundige aangevoerde punten werd in het SIO overgegaan tot het bespreken van de vragen die schriftelijk door SZW en het Nationaal Archief aan de externe deskundige waren gesteld. Aantal selectiecriteria Met betrekking tot de vraag of in verband met de praktische toepasbaarheid het aantal criteria voor vernietigen niet verminderd moet worden, werd door SZW toegelicht dat de selectiecriteria met bijbehorende vernietigingstermijnen in overleg met de beleidsdirecties tot stand zijn gekomen. De deelnemers aan het SIO waren het erover eens dat het bedrijfsbelang doorslaggevend dient te zijn. Besloten werd hierin geen wijzigingen aan te brengen. (1.5) Het beheersen van de organisatie/Centraal overleg met de medezeggenschap De externe deskundige merkte op dat hij geen grote publieke belangstelling voor dit onderwerp verwacht. Hij ging er wel van uit dat de jaarverslagen van ondernemingsraden worden bewaard en kon zich vinden in de voorgestelde vernietigingstermijn. De in de selectielijst gehanteerde waardering van dit proces met V 7 jaar wordt gehandhaafd. 9 Versie ter inzage juli 2014 (7.7) Het verrichten van onderzoek naar fraude, uitbuiting en georganiseerde criminaliteit binnen de keten van werk en inkomen of het uitvoeren van onderzoeken naar criminele feiten met betrekking tot de sociale wet- en regelgeving. In zijn advies had de externe deskundige al gewezen op het belang van inspectierapporten. Hij gaf verder aan dat voor maatschappelijk gevoelige onderwerpen de Selectielijst SZW al in bewaren voorziet (processen 7.3 en 7.4). De deelnemers aan het SIO concludeerden dat het via de rechtbankarchieven mogelijk is de hoofdlijnen van strafzaken te reconstrueren, daarom wordt de V-termijn uit de selectielijst gehandhaafd. Tevens stemden de deelnemers aan het SIO in met het voorstel om per jaar één voorbeelddossier te bewaren. Daarnaast kunnen dossiers van spraakmakende zaken op grond van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995 van vernietiging worden uitgezonderd. (9.2.1) Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van informatievoorziening. Te bewaren documenten en (9.2.2) Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van informatievoorziening op termijn te vernietigen documenten. De externe deskundige adviseerde om stukken die iets zeggen over de oude orde en die de toegankelijkheid van het archief op termijn bevorderen met een B dienen te worden gewaardeerd. Dit advies werd overgenomen. De Selectielijst zal worden aangepast. (12.2) Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in nationale procedures. De externe deskundige, plaatsvervangend CIO en Algemene Rijksarchivaris waren het eens met het voorstel om dit proces een vernietigingstermijn van 20 jaar toe te kennen en in de toelichting bij dit proces op te nemen dat in bijzondere gevallen, dossiers op grond van artikel 5, lid 1 sub e Archiefbesluit 1995 alsnog kunnen worden aangemerkt als te bewaren. Categorie 13 Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden De externe deskundige veronderstelde dat binnen SZW het voornamelijk de directie Internationale Zaken zal zijn die de beschreven processen praktiseert. Door SZW werd toegelicht dat de processen uit deze categorie inderdaad aan de directie Internationale Zaken zijn voorgelegd. Deze directie had voorgesteld om proces 13.8.1 (het deelnemen aan (internationale) organisaties waarbij het secretariaat bij SZW ligt) te laten vervallen omdat dit bij SZW niet aan de orde is. Tevens had deze directie voorgesteld om in de toelichting bij proces 13.2 (inhoudelijk bijdragen aan staatsbezoeken) in de toelichting op te nemen dat het voortouw bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ligt en de vakdepartementen een bijdrage leveren. Deze voorstellen werden overgenomen. Door de Algemene Rijksarchivaris werd gewezen op het belang van het inrichten van een proces voor het signaleren van dossiers van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang en van het aanwijzen van een proceseigenaar. Door de deelnemers aan het SIO werd afgesproken om dit proces en de deelnemers later met elkaar vast te stellen. Tijdens het SIO is besloten de Selectielijst SZW na vijf jaar te evalueren. 30 mei 2014 A.R.M. Sacher-Flaat 10 Versie ter inzage juli 2014 11
© Copyright 2024 ExpyDoc
