met VITRISapp - Glas in Beeld

Efficiënt inmeten, plaatsen en leveren glas met ‘coole’ App
Veel te winnen
met VITRISapp
Geen smartphone zonder app’s. Aan onze alsmaar groeiende behoefte aan
Dubbel werk voorkomen
informatie, praktisch of louter ter vermaak, is met een druk op de knop te
Namens BOWA uit Haaksbergen zijn de
voldoen. Nieuws, muziek, een pizza om de hoek, een selfie maken en delen,
navigeren, het weer. (Zelf maak ik nog steeds de blits met ‘Star Walk’, maar ik
directeuren Marco en Martijn Wagelaar
aanwezig om ‘hun’ app live te kunnen
toelichten. Minstens zo trots als de
loop een beetje achter). Voor de bouw, laat staan het glas – waar nog volop
twee broers sluit ook directeur Richard
wordt gefaxt – zijn nog nauwelijks app’s beschikbaar ter vergemakkelijking
Ackerstaff bij het gesprek aan, want het
van het dagelijks werk. Een ‘coole’ app van BOWA Automatisering, gemaakt in
samenwerking met Service Glasherstel OverGelder, brengt daar verandering in.
Met deze VITRISapp valt voor een glasbedrijf letterlijk veel te winnen.
is zijn SGH OverGelder dat vanaf de
start heeft meegedacht bij de ontwikkeling van de VITRISapp. Sterker nog: het
was Ackerstaff die al jarenlang met het
idee liep om het logistieke en admini
stratieve proces van het afhandelen van
Het is stil op het kantoor van SGH Over-
afhankelijk van de grootte van het her-
een glasschade efficiënter te maken.
Gelder in Deventer. Twee dames bezet-
stelwerk, acht tot twaalf opdrachten ver-
‘De aanleiding is heel simpel’, zegt hij.
ten twee van de drie werkplekken op de
werken. Uit niets blijkt dat de monteurs
‘Mijn compagnon Wim Mulder is in no-
planning en administratie. Op een groot
via de VITRISApp van BOWA continu
vember 65 geworden en zijn pensioen
tv-scherm aan de wand zijn vijftien picto-
input geven over hun werkzaamheden.
is aanstaande. Hij doet veel administra-
grammen op een kaart van Midden- en
Input die door hun twee collega’s op
tief werk zoals afmeldingen van scha-
Oost-Nederland zichtbaar. Elk staat, zo
kantoor zonder merkbare communicatie
des en dat werk neem ik van hem over
blijkt later, voor een medewerker wiens
wordt verwerkt ten behoeve van vol-
in de vakanties. Het viel me op hoeveel
werk met track-and-trace nauwlettend
gende te nemen stappen. Zo is het hele
werk handmatig en vaak ook nog eens
kan worden gevolgd. Niets doet ver-
proces van een melding, offerte maken,
dubbel werd gedaan. Het proces van
moeden dat vanaf hier in alle rust vijftien
glas bestellen, herstelwerk inplannen en
eerste melding tot het maken van een
glaszetters worden aangestuurd die,
facturatie grotendeels geautomatiseerd.
afspraak en van het inmeten en invul-
Marco (links)
en Martijn
wagelaar
van BOWA
Automatisering:
‘We zijn ervan
overtuigd dat
de VITRISapp
voor bijna alle
glasbedrijven
bruikbaar is.’
1 8
Glas in Beeld
18-19-20-21_bowa.indd 18
18-02-14 09:02
BEDRIJF MARCO GROOTHOFF
Een aantal voorbeelden van de te activeren schermen van de VITRISapp.
len van bonnen tot glas bestellen en de
Demonstratie werking
toe. ‘Daar aangekomen toont de app
uiteindelijke facturatie en gereed- en af-
Na een ontwikkelperiode van een klein
wat er moet worden gedaan. Wanneer
melding moest in mijn ogen administra-
jaar startte begin 2013 een pilot van zes
het gaat om het inventariseren van de
tief veel efficiënter kunnen.’ En lachend:
maanden. Sinds oktober 2013 werken
schade en inmeten van het glas wordt
‘Puur eigen belang dus.’
alle vijftien monteurs van SGH Over-
de monteur stap voor stap langs een
Gelder met de VITRISapp die is geïn-
aantal in te vullen schermen geleid:
SGH OverGelder verwerkt met zijn vier
tegreerd in de VITRIS administratie op
het soort glas, de maten en aantallen,
vestigingen in Deventer, Enschede,
kantoor. De gebroeders Wagelaar tonen
kruisroedes, de RAL-kleuren, de beno-
Hoogeveen en Zwolle ruim 15.000
de VITRIS applicatie op een beeld-
digde glaslatten, het gebruik van neus-
schademeldingen per jaar. Om de
scherm en aan de hand van een ge-
medewerkers te stimuleren fouten te
fingeerde melding demonstreren ze de
voorkomen reikt het bedrijf jaarlijks een
werking. Links op het scherm is de mel-
‘Project-8000-bokaal’ uit, een overigens
ding in beeld, rechts de planning met de
volstrekt willekeurige naam. Het bedrijf
monteurs en hun afspraken. Gekleurde
‘Natuurlijk had
werkte reeds sinds 2007 met TomTom
balletjes geven de status per afspraak
de ene monteur
Webfleet maar het wilde meer om het
aan en zo heeft kantoor niet alleen zicht
meer tijd nodig
proces te verbeteren en de circa 125 ge-
op de dagplanning van de monteurs,
er aan te
registreerde fouten per jaar terug te bren-
maar ook continu op het verloop van
wennen dan de
gen. Ackerstaff: ‘We vonden het naar de
de werkzaamheden. De monteurs op
andere. Maar
TomTom sturen van een spoedmelding
hun beurt beschikken over een door
iedereen ziet
al heel stoer en ook over track-and-trace
hun werkgever beschikbaar gestelde
de toegevoegde
beschikten we al langer, maar met name
smartphone met daarop de VITRISapp.
waarden en
voor de terugkoppeling van monteur naar
’s Avond om 19.00 uur krijgen ze de rit-
niemand wil
kantoor zochten we verbeteringen. Met
tenlijst door met de werkzaamheden die
anders meer.’
de komst van app’s, en dat is nog maar
voor de volgende dag op het programma
een paar jaar, zijn heel veel zaken samen
staan. Vanuit deze digitale rittenlijst is
gekomen.’ De samenwerking met BOWA
alle benodigde informatie op het scherm
dateert van begin 2012. SGH OverGelder
zichtbaar: van naam, adres, telefoon-
nam met meerdere partijen contact op
nummer en het uit te voeren werk tot
en hoewel het bedrijf niet met VITRIS
gegevens als het al of niet van te voren
werkte, het administratie- en plannings-
bellen van een opdrachtgever tot het be-
programma van BOWA, gingen de twee
nodigde glas en hulpmateriaal.
>>
toch met elkaar in zee. Ackerstaff: ‘De
match was er meteen, mede ook omdat
‘Met de app belt de monteur het te-
BOWA zelf oplossingen in ontwikkeling
lefoonnummer en navigeert hij naar
had die in lijn met onze ideeën lagen.’
het werkadres’, licht Martijn Wagelaar
www.glasinbeeld.nl
18-19-20-21_bowa.indd 19
19
18-02-14 09:03
De afdeling administratie en planning van SGH OverGelder in Deventer met op
de voorgrond Ingrid Ackerstaff. ‘Terug naar de oude situatie? Nee, dat nooit.’
Richard
latten, maar ook het al dan niet nodig
slot groen. Een heldere uitleg van een
lingen glas, maar ook aan de soorten
Ackerstaff,
zijn van ventilatieroosters of hulpmate-
tool die voor meerdere bedrijven en in
glaslatten. De app kan ook een aantal
directeur
riaal . De VITRISapp stuurt de monteur
diverse disciplines van de glasbran-
stappen verder gaan: als de klant dat
van Service
op een intelligente wijze door deze keu-
che geschikt zal zijn. Marco Wagelaar
wil kunnen eenvoudig extra regels in
Glasherstel
zes. Hij kan niet door als een bepaalde
bevestigt dit en vertelt dat de app de
het systeem worden aangebracht. De
OverGelder:
noodzakelijke stap niet is gedaan. Snel,
flexibiliteit in zich heeft naar de wens
oorzaak van de schade bijvoorbeeld of
‘We deden veel
gemakkelijk en foutloos.’ De Wagelaars
van de gebruiker te worden ingericht.
hoeveel tijd een monteur nodig denkt te
werk handmatig
laten zien dat het laatste scherm een
Daarbij legt hij een aantal kaarten op
hebben voor het herstel. SGH OverGel-
en vaak ook nog
overzicht is waarop een monteur altijd
tafel in de vorm van een scherm van
der heeft de mogelijkheid voor het plaat-
eens dubbel.
nog aanpassingen kan doen voordat
een smartphone. Elke kaart geeft een
sen van een handtekening door ons in
Dat moest in
hij de informatie doorzet naar de zaak.
dialoog weer zoals die in de VITRISapp
laten bouwen. Ook digitaal ja. En wan-
mijn ogen veel
Zo kan hij ook invoeren of een nood-
gebruikt zou kunnen worden. ‘Dat is
neer die handtekening niet wordt gezet
efficiënter
voorziening is aangebracht en of er een
een kwestie van een keuze maken uit
vraagt het systeem om een motivatie.
kunnen.’
aanvullende offerte nodig is. Marco Wa-
de kaarten’, legt hij uit, ‘en deze in de
Het kan dan bijvoorbeeld om een open-
gelaar: ‘Een bedrijf kan zijn mensen er
gewenste volgorde leggen. Zo wordt de
bare ruimte gaan.’ De jongste uitbrei-
op die manier ook toe zetten extra pro-
app al dan niet afhankelijk van product-
ding is de mogelijkheid voor het maken
ducten te verkopen, zoals bijvoorbeeld
groep of voorgaande keuzes ingericht
van foto’s van de schadesituatie voor en
een rooster of veiligheidsglas.’
naar wens van de klant. We zijn er dan
na herstel. Ackerstaff: ‘Die worden dan
ook van overtuigd dat de app voor bijna
automatisch aan de order gekoppeld en
Flexibele dialoog
alle glasbedrijven bruikbaar is. Het ver-
bij afronding van de schade toegevoegd
Tijdens de demonstratie voert Martijn
loop van de dialoog hangt samen met
aan de akte van sessie. Een extra ser-
Wagelaar de inmeetgegevens van de
de ingevoerde gegevens en is bruikbaar
vice naar opdrachtgever en klant.’
gefingeerde afspraak in op zijn smart-
voor praktisch voor elk glasbedrijf. Met
phone en na verzending worden die als
uitzondering van bedrijven als hardglas-
Mensenwerk
order zichtbaar op het beeldscherm.
specialisten, omdat die werkzaamheden
De filosofie van de VITRISapp is dat
Geïntegreerd in de administratie op
met teveel variabelen hebben.’
de informatie compleet bij een melding
staat. De koppeling aan de VITRIS-
kantoor zijn de inmeetgegevens en
2 0
plaatsingswerkzaamheden elektronisch
Zijn broer aanvullend: ‘De klant bepaalt
administratie zelf, inclusief die van het
verwerkt. De eerder genoemde ge-
zelf de systematiek, beschikbare pro-
magazijn vervolmaakt het proces. Toch
kleurde balletjes geven de status van
ducten en de invulling van een favorie-
blijven invoering en gebruik mensen-
de afspraak aan en die verspringen
tenlijst voor extra snelle invoer. Denk
werk. Hoe staan die er tegenover? We
afhankelijk van rood naar geel en tot
aan de meest gangbare samenstel-
lopen terug naar de administratie en
Glas in Beeld
18-19-20-21_bowa.indd 20
18-02-14 09:03
leggen die vraag voor aan de werk-
het schadeadres kan worden afgere-
eerst naar het magazijn. Wij hebben
zame dames aldaar. Eén ervan blijkt
kend, maar factureren vanaf de service-
“service” in onze naam staan, dan mag
Ingrid Ackerstaff te zijn, “de vrouw
auto naar de verzekeraar is in theorie
je dat toch ook van onze leveranciers
van”. ‘Het kan altijd efficiënter’, zegt zij,
ook al mogelijk. De verzekeraars zijn
verwachten? En in de aircobusiness
‘maar dit systeem is 300 procent beter
daar echter nog niet klaar voor. En aan
gebeurt het al. Ook bij de landelijke
dan de papieren bonnenstroom. We
de voorkant zou het geweldig zijn als we
Service Glasherstel-organisatie zijn nog
hebben continu zicht op de status van
het met onze leveranciers zo kunnen
stappen te zetten. Dit is het systeem
een melding en kunnen de monteurs
organiseren dat het glas dat een monteur
waar wat mij betreft alle 180 monteurs
veel effectiever op pad sturen. Het
de volgende dag nodig heeft, ’s avonds
van de aangesloten bedrijven mee zou-
enige werk dat wij nu nog dubbel doen
bij hem thuis op zijn serviceauto wordt
den moeten gaan werken. “One call
is de administratieve afhandeling met
geladen. Dan hoeft hij ’s ochtends niet
does it all”, dat zou helemaal top zijn.’ <
de verzekeraars. Als hun systeem er
klaar voor is kan ook de facturatie geautomatiseerd plaatsvinden. Terug naar
de oude situatie? Nee, dat nooit.’
En de monteurs van SGH OverGelder,
wat vinden zij van de VITRISapp? Ingrid
Ackerstaff: ‘Ze werken al maanden met
de app en die is dan ook gemeengoed
geworden. Natuurlijk had de ene monteur meer tijd nodig er aan te wennen
dan de andere. Maar iedereen ziet de
toegevoegde waarde, zoals alleen al
het vanuit een afspraak simpel naar een
locatie navigeren of het met één druk op
de knop bellen van een klant. Niemand
wil meer terug. Of ze de track-and-trace
vervelend vinden? Daar werkten we
al mee voordat de app kwam en over
privacygevoelige zaken hebben we
afspraken gemaakt. Tenslotte wordt een
telefoon ook in privétijd gebruikt en is
het niet de bedoeling hun doen en laten
buiten werktijd te volgen. Om de privacy
te waarborgen hebben wij een tijdslot
geïntroduceerd waardoor track-andtrace alleen tijdens werktijd actief is. Net
als wij willen ook zij niet anders meer.’
Volgende stappen
Zijn er nog wensen ter verbetering van
het proces? Richard Ackerstaff tot slot:
De gebroeders Wagelaar demonstreren de flexibiliteit van de app aan de hand van een aantal
‘Onze jongens beschikken over een mo-
kaarten. Elke kaart geeft een dialoog weer zoals die in de VITRISapp gebruikt zou kunnen worden,
biele pinautomaat zodat ter plekke op
naar wens invulbaar door de klant.
www.glasinbeeld.nl
18-19-20-21_bowa.indd 21
21
18-02-14 09:03

Download Report