Bedrijfsplan RBG 2015

Bedrijfsplan RBG 2015
Bedrijfsplan opgesteld in het kader van de mogelijke toetreding van de gemeente
Schiedam tot de gemeenschappelijke regeling RBG per 1 januari 2015
Ter vaststelling DB RBG 23 juli 2014
1 van 32
Inhoud
1
Inleiding
2
Missie en visie
2.1
Voordeel samenwerking
2.2
Missie
2.2.1 Doelstellingen
2.2.2 Missie
2.2.3 Visie
2.3
Sturing
2.4
Identiteit
4
6
6
6
6
7
7
9
9
3
Samenwerkingsvorm
3.1
Juridische structuur
3.1.1 Wijziging en toetreding
3.1.2 Zeggenschap binnen de gemeenschappelijke regeling RBG
3.1.3 Overdracht van bevoegdheden
3.2
Harmonisatie
3.3
Relatiebeheer en accounthouder
3.4
Governance
3.5
Kwaliteit
3.6
Prestatiecontract
10
10
10
11
12
14
14
15
17
17
4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.2
4.2.1
4.3
4.3.1
4.3.2
18
18
18
20
20
20
21
21
23
23
23
Organisatie en personeel
De organisatie
Hoofdstructuur
Management
Ondersteunende taken
Klantencontact
Formatie
Formatie
Rechtspositionele aspecten
Cao
Personele overgang
5
ICT en huisvesting
5.1
ICT voorzieningen
5.1.1 Belastingsysteem
5.1.2 Informatievoorziening
5.2
Huisvesting
24
24
24
24
25
6
Financiën
6.1
Begroting 2015
6.2
Verdeelsleutel en bijdrage per deelnemer
6.2.1 Verdeelsleutel
6.2.2 Bijdragen deelnemers in begroting
26
26
27
27
27
2 van 32
6.3
7
7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
7.1.6
7.1.7
7.2
Fiscaliteit
Implementatie
Globale uitwerking implementatiefase
Nieuwe belastingtaken
Nieuwe medewerkers
Opstellen werkafspraken
Harmonisatie
ICT-voorzieningen
Ontvlechting binnen de gemeente Schiedam
Externe Communicatie
Begroting implementatiefase
29
30
30
30
30
31
31
31
31
32
32
3 van 32
1
Inleiding
De Regionale Belasting Groep (RBG) is een samenwerkingsverband van het hoogheemraadschap van
Schieland en de Krimpenerwaard, het hoogheemraadschap van Delfland en de gemeenten Delft en
Vlaardingen, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. De RBG is in eerste instantie in het leven
geroepen voor de heffing en invordering van de waterschapsbelastingen en is sinds 1 januari 2010
operationeel.
Vanaf de start van de RBG is ingezet op uitbreiding met gemeenten in het verzorgingsgebied, omdat dat
mogelijkheden biedt voor het realiseren van verdergaande (schaal)voordelen in combinatie met een
kwalitatief beter belastingproduct richting burgers en bedrijven (in de vorm van een gecombineerde
aanslag). Per 1 januari 2013 is de gemeente Delft tot de gemeenschappelijke regeling toegetreden; op
1 januari 2014 trad de gemeente Vlaardingen toe.
De RBG streeft een gecontroleerde groei na met gemeenten die liggen in het beheersgebeid van de
beide waterschappen. De RBG zorgt ervoordat deze groei niet ten koste gaat van de kwaliteit van
dienstverlening aan de bestaande deelnemers.
Uitgangspunt voor de gemeente Schiedam - zoals aangegeven in de Programmabegroting 2014-2017 is dat zij wil toegroeien naar een flexibele, slanke en moderne regiegemeente waarin de taken efficiënt
en effectief worden uitgevoerd. Daarom wordt ingezet op een slagvaardige en compacte organisatie die
haar taken adequaat uitvoert met een kwalitatief goede dienstverlening. Daarin hoort ook een geleidelijke
en zorgvuldig begeleide outsourcing van uitvoering- en beheertaken
Op basis hiervan heeft de gemeente Schiedam zich georiënteerd op de mogelijkheden om de
belastingtaken uit te besteden. Dit heeft er toe geleid dat er gesprekken zijn gevoerd met de RBG om na
te gaan of samenwerking in dat verband zinvol zou kunnen zijn.
In december 2013 hebben de gemeente Schiedam en de RBG een intentieverklaring ondertekend
waarin is afgesproken om in juni 2014 - op basis van een daartoe strekkend voorstel - te besluiten of de
toetredingsprocedure in werking zal worden gesteld zodat de samenwerking per 1 januari 2015 van start
kan gaan.
Dit bedrijfsplan belicht alle relevante aspecten die samenhangen met de uitvoering van de aan de RBG
opgedragen taken. Het bouwt voort op de bestaande uitgangspunten en doelstellingen van de
organisatie en de daarmee samenhangende organisatiestructuur en inrichting van de werkprocessen.
In het bedrijfsplan 2015 wordt aangegeven op welke concrete onderdelen zaken veranderen onder
invloed van een eventuele toetreding van de gemeente Schiedam tot de RBG. Daarbij moet vooral
gedacht worden aan: de over te dragen taken (paragraaf 3.1.2); de bestuurssamenstelling (paragraaf
3.1.3); de formatieomvang (paragraaf 4.2.1) en de begroting 2015 inclusief de afzonderlijke bijdragen
van de deelnemers daarin (hoofdstuk 6).
Binnen het samenwerkingsproject wordt ook aandacht besteed aan de mogelijkheden voor de
uitbesteding van de BAG-werkzaamheden. Dit zal gebeuren in het tweede halfjaar van 2014. In beeld zal
gebracht worden wat de voor- en nadelen van een dergelijke taakoverdracht zouden kunnen zijn met
name op het grensvlak van WOZ en BAG (kwaliteit- en efficiency voordeel). Een eventuele
taakoverheveling van de BAG-werkzaamheden zal overigens niet eerder plaats vinden dan per 1 januari
2016.
4 van 32
Dit bedrijfsplan dient als onderbouwing voor de besluitvorming over de eventuele toetreding van de
gemeente Schiedam tot de Gemeenschappelijke regeling RBG. Daarmee wordt de eerste fase van het
samenwerkingsproject afgesloten. Fase twee start direct na de besluitvorming en loopt tot 1 januari
2015. In deze periode zal de implementatie van de belastingtaken van de gemeente Schiedam binnen
de RBG, vorm krijgen.
5 van 32
2
Missie en visie
2.1
Voordeel samenwerking
Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten heeft naast de voordelen van schaalvergroting ook
de voordelen van ‘het ontdubbelen van de klant’. Immers: de ingezetenen en de bedrijven van het
waterschap zijn dezelfden als van de inliggende gemeenten. Waterschap en gemeente beschikken als
zelfstandige decentrale overheden ieder voor zich over een eigen belastinggebied met eigen decentrale
belastingen voor dezelfde burger en dezelfde bedrijven. Anders gezegd: waterschap en gemeente
bedienen dezelfde brievenbus. Dit gegeven en het feit dat het waterschap en de gemeente veelal
dezelfde belastingprocessen kennen en ook gebruikmaken van dezelfde gegevens en
gegevensbronnen, maakt de belastingsamenwerking tussen waterschap en gemeente tot een ideale
combinatie.
Er is dus sprake van een grote overlap in werkzaamheden ten aanzien van belastingen die op de
gecombineerde aanslag kunnen. Processen kunnen daarom worden geïntegreerd en bepaalde
werkzaamheden behoeven slechts eenmaal te worden uitgevoerd (ontdubbeling). Voorbeelden van deze
ontdubbeling zijn:

beheer van dezelfde gegevens (onder andere muteren);

kosten kadaster, porti- en drukkosten aanslagen, aanmaningen en dergelijke;

afhandeling kwijtscheldingsverzoeken; minnelijke en wettelijke schuldhulpverlening

afhandeling plichtbezwaarschriften en beroepszaken;

(dwang)invorderingsacties;

betalingsverwerking;

klantencontacten, balie en kas.
Het is evident dat deze ontdubbeling in werkzaamheden (naast de schaalwinst) niet alleen een
kostenbesparing oplevert, maar ook de dienstverlening naar de burger ten goede komt. De één loket
gedachte komt hiermee heel praktisch een stap dichterbij: de burger heeft met één uitvoeringsinstantie te
maken voor al zijn lokale belastingzaken. Voor de burger betekent dit heel concreet dat veel van zijn
inspanningen die te maken hebben met de lokale belastingen ook ontdubbeld worden. Hij hoeft in de
meeste gevallen: eenmaal te betalen, eenmaal kwijtschelding aan te vragen, eenmaal bezwaar te maken
en eenmaal te bellen.
2.2
Missie
2.2.1
Doelstellingen
De beschreven voordelen van de samenwerking komen ook tot uitdrukking in de belangrijkste
doelstellingen die met de RBG worden beoogd:

het neerzetten van een efficiënte organisatie waardoor de uitvoeringskosten voor de deelnemers
in de samenwerking ten opzichte van de oude situatie worden verlaagd;
6 van 32

het vergroten van de klantgerichtheid naar de burgers en bedrijven.

het beperken van de kwetsbaarheid van de organisatie en het beter waarborgen van de
continuïteit door schaalvergroting;

het borgen van de kwaliteit van de uitvoering op minimaal hetzelfde niveau als het geval was bij
de deelnemers met de ambitie deze voortdurend te verbeteren;

het bereiken van een zodanige performance op het gebied van heffing en inning van
belastinggelden en de uitvoering van de Wet WOZ, waardoor deze taakuitvoering ook voor
andere partijen aantrekkelijk is.
Op welke wijze de RBG invulling geeft aan het verwezenlijken van deze doelstellingen, wordt in dit
bedrijfsplan beschreven. Startpunt daarbij is de missie en de uitwerking daarvan in de visie.
2.2.2
Missie
De missie verwoordt de reden van bestaan van de RBG en de belangrijkste ambitie die zij nastreeft in de
uitvoering van haar taken op het gebied van het heffen en innen van de lokale belastingen en de
uitvoering van de Wet WOZ. De missie van de RBG luidt als volgt:
De RBG maakt het mogelijk om het heffen en innen van de lokale belastingen en waardering van
objecten op een betrouwbare, doelmatige en klantgerichte wijze uit te voeren. De medewerkers van de
RBG werken daarbij servicegericht en hebben oog voor vernieuwing.
2.2.3
Visie
Bij de uitvoering van het proces van heffen en innen van de lokale belastingen en de uitvoering van de
Wet WOZ, dient de RBG zich te onderscheiden om daarmee een aantrekkelijke partij te zijn voor nieuwe
deelnemers. Om deze aantrekkelijke partner te zijn staan vier begrippen centraal bij de uitvoering:
betrouwbaar, doelmatig, klantgericht en vernieuwend.
Betrouwbaar
Belastingen vormen een belangrijk onderdeel van de begrotingen van de deelnemers. Wanneer de
heffing en/of de inning niet goed lopen, komt de financiering van de deelnemers min of meer onder druk
te staan. De RBG moet dus op tijd de juiste prestaties (in termen van belastinginkomsten) leveren.
Bovendien is het zeer schadelijk voor het aanzien van de deelnemers wanneer de aanslagen niet juist
worden opgelegd. Betrouwbaarheid betreft de juistheid, volledigheid en controleerbaarheid van de
uitvoering. Zaken die ook in het kader van ‘good public governance’ een belangrijke rol spelen. Zie ook
paragraaf 3.4.
Betrouwbaarheid wordt binnen de organisatie geborgd door bedrijfszekerheid en wordt bereikt door
gebruik te maken van beproefde methoden en technieken, vooral op het vlak van ICT. Daarnaast wordt
bedrijfszekerheid vergroot door schaalvergroting waardoor kwetsbare posities zoveel mogelijk
voorkomen worden. Een derde aspect hierin is een transparante en controleerbare procesgang waarbij
het onderdeel interne controle volop aandacht krijgt.
7 van 32
Doelmatig
Een belangrijke doelstelling bij de oprichting van de RBG is het kostenniveau omlaag te brengen en laag
te houden door te sturen op een doelmatige (efficiënte) organisatie. Een doelmatige organisatie ontstaat
indien er op alle terreinen kostenbewustzijn aanwezig is. Hierbij staat de verhouding tussen de prijs en
de vereiste kwaliteit voorop en wordt niet alleen het minimaliseren van kosten beoogd. Dit betekent dat
voor de deelnemers met het beschikbaar gestelde budget het best mogelijke resultaat wordt bereikt.
Daar waar doelmatigheid een belangrijke doelstelling voor de organisatie is kan dit uitstekend hand in
hand gaan met de doelstelling van klantgerichtheid. Goed voorbeeld hiervan is de digitale
dienstverlening die beide doelstellingen ondersteunt.
In de uitvoering wordt kostenbewust gewerkt doordat de organisatie effectief en efficiënt wordt ingericht
en prestaties afrekenbaar worden vastgelegd voor de deelnemers. De benodigde middelen worden
doelmatig ingezet, gericht op het realiseren van de prestaties voor de deelnemers. Vanuit het
uitgangspunt van de lerende organisatie wordt de efficiëntie van de uitvoering verder verbeterd door het
verwerken van feedback en het kijken naar en leren van andere organisaties (o.a. door benchmarking).
Klantgericht
De RBG wil klantgericht werken zowel voor de belastingbetalers als voor de deelnemers. Als basis voor
klantgericht werken geldt dat de RBG haar afspraken nakomt. Ook betekent klantgericht werken goed
kijken waar onnodige bureaucratie kan worden voorkomen, zodat de RBG de belastingbetaler
bijvoorbeeld niet twee keer om dezelfde gegevens vraagt.
Klantgerichtheid betekent ook dat de klant kan rekenen op korte responstijden als het gaat om reactie op
bezwaar, afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken en het versturen van gevraagde informatie of
formulieren. Bij afwijkingen van een aanvaardbare responstijd moet de klant daarvan bericht ontvangen.
De dienstverleningseisen zijn opgenomen in het prestatiecontract.
Voor de klanten is vertrouwen in de RBG het hoogste goed. Voorkomen moet worden dat door (de schijn
van) willekeur of een negatieve beeldvorming de klanten (en de deelnemers) het vertrouwen in de
organisatie verliezen. Dit levert direct imagoschade op voor de RBG en doet tevens afbreuk aan de
reputatie van de deelnemers. Integer werken is het werken conform de waarden, wetten, regels en
beginselen van behoorlijk bestuur die gelden bij de belastingheffing en -inning. Integriteit is
vanzelfsprekend.
Klantgerichtheid wordt concreet vorm gegeven in de benaderbaarheid van de RBG. Daarbij zal prioriteit
gegeven worden aan het aanbieden van digitale diensten. Op die manier moet het voor de klant makkelijk worden om vanuit huis zijn zaken met de RBG te regelen zoals het afgeven van een machtiging voor
automatische incasso, het maken van bezwaar, het invullen van een kwijtscheldingsformulier en het
raadplegen van zijn persoonlijk dossier (taxatieverslag, betaalsituatie ed). Daarnaast staan medewerkers
van de frontoffices de klanten snel en deskundig te woord via de telefoon en bij de balie.
Vernieuwend
Een belangrijk kenmerk van de organisatie is de aandacht voor vernieuwing. De organisatie zal steeds
kijken naar nieuwe methoden en technieken die de uitvoering voor de deelnemers en de klanten kunnen
verbeteren met betrekking tot kwaliteit en efficiëntie. ICT is hierin een belangrijk middel. Als uitgangspunt
bij de toepassing van ICT geldt dat de RBG geen koploper hoeft te zijn, echter wel bij de snelste volgers
wil horen. Betrouwbaarheid en continuïteit van gegevens en systemen zijn zeer belangrijk bij de
uitvoering van het belastingproces. Bij vernieuwing moet dus wel worden gewerkt met technologie die
zichzelf reeds bewezen heeft en waarmee eerder ervaring is opgedaan in een vergelijkbaar proces.
8 van 32
Vernieuwing betekent ook: kritisch kijken naar de wijze waarop gewerkt wordt. Elke medewerker heeft
een eigen verantwoordelijkheid om procedures en werkwijzen tegen het licht te houden en zich af te
vragen of deze nog steeds voldoen aan de uitgangspunten van doelmatigheid, betrouwbaarheid en
klantgerichtheid. Procesverbetering is in die zin onderdeel van de taakuitvoering van iedere medewerker.
2.3
Sturing
De doelen die de organisatie nastreeft, de daarbij behorende missie en de uitwerking daarvan in de visie
vormen de basis voor de sturing binnen de organisatie, daarbij zijn de volgende richtingen van belang:

De RBG is een platte, procesgerichte organisatie, waar effectiviteit en efficiency hoog in het
vaandel staan. De sturing is gericht op een optimale balans tussen lage perceptiekosten en hoge
kwaliteit.

De RBG zorgt voor een goede product- en proceskwaliteit met bijzondere aandacht voor de klant
en werkt daarbij conform wettelijke regels en kaders. De organisatie benut hierbij optimaal de
mogelijkheden van automatisering en digitalisering en zoekt in de uitvoering samenwerking met
relevante partners.

De RBG wil een aantrekkelijke partner voor gemeenten zijn. Gestuurd wordt op een
gecontroleerde uitbreiding van de RBG met gemeenten.

De RBG is een aantrekkelijke werkgever die medewerkers een uitdagende werkomgeving biedt.
Medewerkers van de RBG hebben veel eigen verantwoordelijkheid: zij zijn zelf verantwoordelijk
voor de kwaliteit van het werk, voor het vragen van hulp/meedenken bij ingewikkelde(re) zaken
en voor het doen van verbetervoorstellen. De RBG stelt medewerkers in staat om die verantwoordelijkheid ook te kunnen nemen, door te investeren in opleiding, coaching en ontwikkeling
van medewerkers en door feedback en verbetervoorstellen uit de organisatie serieus te nemen.
Daarnaast creëert RBG mogelijkheden voor doorstroming en specialisatie binnen de organisatie.
De sturing zal in operationele zin in eerste instantie vanuit het management plaats vinden. In
strategische zin zullen de bestuursorganen van de RBG richting en koers bepalen. In hoofdstuk 3 wordt
daarop verder ingegaan.
2.4
Identiteit
De RBG als zelfstandige uitvoeringsorganisatie heeft een eigen identiteit om de samenhang van de
organisatie en het organisatorische ‘wij’-gevoel vorm te kunnen geven. Daarnaast is het belangrijk dat de
RBG zich profileert als zelfstandige marktpartij en vanuit die hoedanigheid partijen aan zich weet te
binden. Om die reden voert de RBG een eigen naam en merkteken (logo).
Omdat de RBG ook herkenbaar wil zijn als samenwerkingsverband dat optreedt namens een aantal
lokale overheden, zal de eigen identiteit van deze deelnemers in het opereren van de RBG zichtbaar
blijven. In de communicatie naar buiten toe wordt altijd aangegeven namens welke deelnemers de RBG
haar werk verricht. Zo vermeldt de RBG op de aanslagen altijd de naam van de deelnemer(s) namens
wie de aanslag wordt opgelegd, zodat het voor de belastingplichtige helder is voor welke deelnemer(s)
hij belasting betaalt. Bovendien kunnen deelnemers een bijsluiter meesturen met de aanslag.
9 van 32
3
Samenwerkingsvorm
Het herkenbaar optreden als deelnemende lokale overheden is cruciaal voor het samenwerkingsverband
RBG. Een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam biedt goede
mogelijkheden voor participatie van deelnemers en brengt de samenwerkingsgedachte sterk tot
uitdrukking. Bovendien heeft deze juridische vorm zich elders bij belastingsamenwerking bewezen. Met
de vorm van een gemeenschappelijke regeling kiest de RBG tevens voor een werkwijze waarbij geen
afbreuk wordt gedaan aan de wettelijke beleidsvrijheid van de deelnemers.
3.1
Juridische structuur
De RBG heeft de juridische vorm van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) volgens de
Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).
In een openbaar lichaam zijn onder andere de bevoegdheidsverdeling, de besluitvormingsstructuur, het
toezicht, de begroting en jaarrekening, toetreding en uittreding en openbaarheid goed gewaarborgd;
zeker voor een publiekrechtelijke taak als belastingheffing en –inning en de uitvoering van de Wet WOZ.
Kenmerkend voor het openbaar lichaam is dat het een rechtspersoon is en dat het daardoor zelfstandig
kan deelnemen aan het rechtsverkeer en zelfstandig personeel kan aannemen. De gezagsverhouding en
aansturing is geregeld in een algemeen bestuur (AB), dat bestaat uit leden van de colleges van de
deelnemende organisaties. Het AB kiest uit haar midden een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter.
De deelnemers dragen alle bevoegdheden, die samenhangen met de uitvoering van het heffen en innen
van de lokale belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ, over aan het samenwerkingsverband. Het
betreft uitdrukkelijk de uitvoerende bevoegdheden, omdat de beleidsmatige bevoegdheden het domein
blijven van de respectievelijke bestuursorganen van de deelnemers. Zij blijven autonoom
verantwoordelijk voor de vaststelling van hun eigen belastingverordeningen en tariefstelling.
3.1.1
Wijziging en toetreding
Om de gemeente Schiedam toe te kunnen laten treden tot de gemeenschappelijke regeling RBG moeten
er twee procedures doorlopen worden.
1. Wijzigingsprocedure van de gemeenschappelijke regeling RBG (artikel 44 van de regeling)
2. Toetredingsprocedure van de gemeente Schiedam (artikel 42 van de regeling)
De beide procedures worden parallel doorlopen en de besluitvorming over beide zaken vindt gelijktijdig
plaats. Het tijdschema daarvoor is als volgt:
Data (periode) 2014
Juni/juli
23 juli
September
(nog geen datum bekend)
22 September
Bestuursorgaan
B&W
Schiedam
Onderwerp
Besluit om toe te treden tot de RBG en hiervoor
toestemming te vragen aan de raad
Dagelijks bestuur
RBG
Gemeenteraad
Schiedam
Beoordeling toetredingsverzoek Schiedam en
opstellen advies t.b.v. algemeen bestuur RBG
Toestemming verlenen aan B&W om verzoek tot
toetreding te doen
Algemeen bestuur
RBG
Behandeling advies dagelijks bestuur RBG over
toetreding Schiedam
10 van 32
Oktober
27 nov (Delft)
27 nov (Vlaardingen)
20 nov (HHD)
26 nov (HHSK)
Colleges van B&W
van beide gemeenten
en dagelijks besturen
van beide
waterschappen
Besluiten over het verzoek tot toetreding van
Schiedam.
Gemeenteraden en
VV’s van de
deelnemers
Instemmen met besluit van de colleges
respectievelijk de dagelijks besturen over het
verzoek tot toetreding van Schiedam
De uitvoerende belastingtaken waarop de samenwerking betrekking heeft, betreffen uitsluitend de
uitvoerende bevoegdheden van het dagelijks bestuur van de waterschappen en de college’s van B&W
van de gemeenten. Daarom gaan deze bestuursorganen de regeling aan.
Bij het aangaan van de gemeenschappelijke regeling en de wijzigingen daarvan hebben ook het
algemeen bestuur van de waterschappen en de gemeenteraden een bevoegdheid. De Wet
gemeenschappelijke regelingen vereist dat de gemeenteraden respectievelijk de algemeen besturen van
de waterschappen hun toestemming geven tot het aangaan en wijzigen van de gemeenschappelijke
regeling. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen
belang. De wijze van uittreding uit de gemeenschappelijke regeling wordt bepaald in artikel 43 van de
regeling. Er geldt een opzegtermijn van een jaar en gedurende de eerste 3 jaar, na datum van
toetreding, is het niet mogelijk om uit te treden.
3.1.2
Zeggenschap binnen de gemeenschappelijke regeling RBG
Stemverhouding
Zeggenschap in het kader van de deelname aan de gemeenschappelijke regeling heeft betrekking op de
invloed die de deelnemers binnen de bestuurorganen kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Daarbij is
de invloed binnen het hoogste bestuursorgaan, zijnde het algemeen bestuur, het meest relevant.
Bij het bepalen van de stemverhouding is de kostenverdeelsleutel voor de begroting uitgangspunt en
tevens de afspraak dat de beide waterschappen evenveel zeggenschap hebben. Op deze wijze wordt
tegemoet gekomen aan het belang van ieder van de deelnemers in de RBG, uitgedrukt in hun bijdrage
aan de begroting. In de begroting 2015 na toetreding van de gemeente Schiedam zijn de aandelen van
de deelnemers in de begroting 2015 als volgt:
 De beide waterschappen samen 71,9%
 De gemeente Delft 11,8%
 De gemeente Vlaardingen 8,1%
 De gemeente Schiedam 8,2%
De berekening van deze aandelen treft u aan op blz. 28 van dit bedrijfsplan.
Voor de bepaling van de zeggenschap - tot uitdrukking gebracht in het aantal stemmen dat een
vertegenwoordiger namens zijn college heeft - zijn de percentages van de kostenaandelen afgerond.
Daarmee krijgen we de volgende verdeling van de stemmen over de leden van het AB:
 Het lid namens het dagelijks bestuur van het waterschap heeft 18 stemmen (samen hebben de
waterschappen 72 stemmen, elk waterschap heeft 36 stemmen)
 Het lid namens het college van B&W van de gemeente Delft heeft 12 stemmen
 Het lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen heeft 8 stemmen
 Het lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam heeft 8 stemmen
11 van 32
Samenstelling bestuursorganen
Algemeen bestuur
Omdat wettelijk is bepaald dat het dagelijks bestuur moet bestaan uit minimaal drie leden (inclusief de
voorzitter) is er voor gekozen om het algemeen bestuur in ieder geval te laten bestaan uit meer dan zes
leden, om te voorkomen dat het dagelijks bestuur ‘de meerderheid’ heeft in het algemeen bestuur. Het
algemeen bestuur bestaat daarom uit 7 leden; te weten:
 2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Delfland
 2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de
Krimpenerwaard
 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Delft
 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen
 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam
De bestuurssamenstelling en stemverhouding binnen het algemeen bestuur is opgenomen in artikel 7
respectievelijk artikel 11 van de aangepaste gemeenschappelijke regeling.
Als in de toekomst de kostenverdeling substantieel wijzigt bijvoorbeeld door toetreding van een nieuwe
gemeente, dan zal de stemverhouding daarop worden aangepast en de gemeenschappelijke regeling op
dit punt worden gewijzigd.
Dagelijks bestuur
Het wettelijke minimum voor het aantal leden van het dagelijks bestuur is bepaald op 3 leden inclusief de
voorzitter. Een groter aantal bestuurzetels is gezien de omvang van het algemeen bestuur ook niet
noodzakelijk. De leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter worden gekozen door en uit het midden
van het algemeen bestuur.
Het aantal leden van het dagelijks bestuur blijft gehandhaafd op 3 leden, waarbij 2 leden gekozen
worden uit het midden van de beide waterschappen en 1 lid uit het midden van de gemeenten. Het is
aan het nieuwe algemeen bestuur om in januari 2015, de leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen.
Besluitvorming op basis van unanimiteit
Er zijn een aantal onderwerpen waarbij bestuurlijke belangen een rol van betekenis spelen:

Vaststelling van de begroting, de financiële bijdrage van de deelnemers en de jaarrekening

Toetreding van nieuwe deelnemers tot de gemeenschappelijke regeling

Wijziging van de gemeenschappelijke regeling

Opheffing van de gemeenschappelijke regeling
Gezien het bestuurlijk belang van deze onderwerpen worden besluiten daarover genomen op basis van
unanimiteit. De zeggenschapverdeling zoals die tot uitdrukking komt in de hierboven beschreven
stemverhouding moet in samenhang gezien worden met de besluitvorming op basis van unanimiteit bij
genoemde bestuurlijk relevante onderwerpen.
3.1.3
Overdracht van bevoegdheden
De overdracht van bevoegdheden van de drie deelnemende partijen aan de RBG hebben betrekking op
de uitvoerende taken op het gebied van het heffen en innen van de gemeentelijke- en
waterschapsbelastingen en op de uitvoering van de Wet WOZ. De deelnemers blijven zelf
verantwoordelijk voor het beleid, zoals de vaststelling van de belastingverordeningen en de tariefstelling.
12 van 32
De bevoegdheden hebben betrekking op de uitvoering van de belastingtaken vanaf het belastingjaar
2015. De belastbare feiten in de belastingjaren voor 2015 zullen door de gemeente Schiedam worden
afgehandeld.
Aan de RBG zijn (en blijven) de bevoegdheid tot heffing en invordering van de volgende
waterschapsbelastingen, overgedragen:






Watersysteemheffing
Wegenheffing
Zuiveringsheffing
Verontreinigingsheffing
Precariobelasting
Leges
De uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken wordt door de drie gemeenten aan de RBG
overgedragen. Daarnaast dragen de drie gemeenten de bevoegdheid tot heffing en invordering van de
volgende gemeentelijke belastingen over:
Belastingsoort
Onroerende-zaakbelastingen
Schiedam
Delft
Vlaardingen
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
Precariobelasting
Marktgelden
Leges
Lijkbezorgingsrechten
Reclamebelasting
ja
ja
ja
nee
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
nee
Kadegelden
Toeristenbelasting
Naheffingsaanslagen parkeerbelasting
Havengelden (diverse soorten)
nee
nee
nee
ja
ja
ja
nee
ja
nee
nee
nee
ja
ja
ja
ja
ja
nee
nee
nee
nee
ja
ja
nee
nee
Afvalstoffenheffing
Rioolheffing
Reinigingsrechten
Hondenbelasting
Bedrijfsinvesteringzone
Woonwagenrechten
Woonschepenrechten
De uitvoering van de belastingtaken door de RBG heeft betrekking op de belastingen die een fiscale
grondslag hebben (en dus geen privaatrechtelijke) en bij aparte aanslag worden opgelegd en niet
contant (bijvoorbeeld bij de publieksbalies) worden afgerekend.
De over te dragen bevoegdheden zijn opgenomen in een apart register dat onderdeel uitmaakt van de
gemeenschappelijke regeling.
13 van 32
3.2
Harmonisatie
Het heffen en innen van de lokale belastingen door de RBG is gebaseerd op het werken met een
gecombineerde aanslag. Dit betekent dat de belastingbetaler één biljet ontvangt met daarop zowel de
gemeentelijke belastingen als de waterschapsbelastingen.
Om een gecombineerde aanslag mogelijk te maken zullen werkwijzen en sommige aspecten van beleid
op elkaar moeten worden afgestemd.
Vanuit het perspectief van een efficiënte bedrijfsvoering bij RBG speelt de schaal van harmonisatie een
rol. Harmonisatie is nu nodig voor het overlappende grondgebied van de gemeenten Delft, Vlaardingen
en Schiedam met dat van het hoogheemraadschap van Delfland. Voor de gemeenten Delft en
Vlaardingen heeft harmonisatie reeds plaats gevonden.
In het kader van harmonisatie voor het grondgebied van Schiedam, wordt aan de gemeenteraad van
Schiedam gevraagd om in te stemmen met het voorstel (tevens wijziging verordeningen) om
automatische incasso open te stellen voor particulieren en bedrijven tot een bedrag van € 5.000,- (is nu
€ 2000) en daarbij 10 betaaltermijnen te hanteren (is nu 8 termijnen). Vanwege de combinatie-aanslag
waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen zal het bedrag van de aanslag over het algemeen
hoger zijn dan op dit moment bij de gemeente het geval is. Het optrekken van het maximum bedrag van
de automatische incasso naar € 5000 en de standaard van 10 betalingstermijnen sluiten goed aan op het
hogere aanslagbedrag.
Daarnaast leidt harmonisatie van een aantal uitvoeringsregels tot kleine aanpassingen in de
belastingverordeningen van de gemeente Schiedam. Ingeval van de bepaling over uitstel van betaling
past de RBG haar uitvoeringsregels aan, ook ter verbetering van het eigen proces. Op dit moment werkt
de RBG de mogelijkheden uit voor het toepassen van boetebeleid, bijvoorbeeld ten aanzien van de
aangifte hondenbelasting. Indien de RBG hiertoe besluit zal dit gaan gelden voor inwoners van alle
deelnemende gemeenten.
Met betrekking tot het kwijtscheldingsbeleid zijn er kleine verschillen tussen het hoogheemraadschap
van Delfland en de gemeente Schiedam. Zo houdt de gemeente Schiedam bij het bepalen van de
kwijtscheldingsnorm geen rekening met de AOW-norm en de kosten voor kinderopvang, en doet het
hoogheemraadschap van Delfland dat wel. Overigens gaat het hier om hele kleine aantallen
belastingplichtigen waarop dit van toepassing is. Het harmoniseren op dit beleidsonderdeel zal aan de
gemeenteraad worden voorgelegd.
3.3
Relatiebeheer en accounthouder
Het goed functioneren van de RBG is mede afhankelijk van de goede relatie die de RBG heeft met haar
deelnemers. Deze relatie wordt in belangrijke mate beïnvloed door de toegankelijkheid over en weer en
het vertrouwen in de onderling gemaakte afspraken.
Naast het jaarlijks overleg tussen de gemeentesecretaris van Schiedam en de directeur RBG over
strategische onderwerpen en de algemene voortgang is het van belang om accounthouders aan te
wijzen die op basis van regelmatig contact het relatiebeheer inhoud geven. De accounthouders van de
deelnemers hebben daarmee een spilfunctie in het relatiebeheer. Zij zijn ogen en oor in de eigen
organisatie als het gaat om al die zaken die een relatie hebben met de RBG. Belangrijkste taken van de
accounthouder zijn:
14 van 32

coördinatie en afstemming binnen de eigen organisatie van zaken die de relatie met de RBG
raken;

intermediaire rol tussen eigen organisatie en de RBG: regievoerder;

geïnformeerd zijn en blijven over de ontwikkelingen binnen de RBG en ontwikkelingen op het
gebied van belastingregelgeving (VNG, Unie);

adviseur en aanspreekpunt voor de eigen bestuurders die zitting hebben in de bestuursorganen
van de RBG.
Om deze taken goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat de accounthouder een goede en
makkelijke entree heeft in alle lagen van zijn organisatie. Daarom verdient het aanbeveling om een
accounthouder aan te wijzen die een brede kijk en ervaring heeft en een makkelijke entree heeft bij de
verschillende gemeentelijke organisatie-onderdelen. De accounthouder zal zich in het algemeen laten
bijstaan door een aantal deskundige mensen binnen zijn eigen organisatie op deelgebieden als
financiën, juridische zaken en belastingverordeningen.
De accounthouder speelt een centrale rol (ambtelijk verantwoordelijk) bij het vormgeven, uitvoeren en
controleren van de afspraken die gemaakt worden in het kader van good public governance. Naar de
RBG treedt de accounthouder (of een functionaris namens de accounthouder) op als ‘extern controller’.
Niet om feitelijk controle uit te oefenen, maar om informatie te verzamelen op basis waarvan hij zich een
oordeel kan vormen over het ‘in control’ zijn van de RBG.
De voorstellen voor de nieuwe of te wijzigen belastingverordeningen dienen door de deelnemers te
worden voorbereid. De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid blijft immers bij de deelnemers die zorg
dragen voor de vaststelling en verdere formele afhandeling. Concreet betekent dit voor de deelnemers
dat kennis en capaciteit binnen de organisatie aanwezig moet zijn voor de jaarlijkse voorbereiding van de
voorstellen tot vaststelling van de belastingverordeningen c.a. en de formele afhandeling daarvan.
De betrokkenheid van de RBG bij de voorbereiding van de besluitvorming over de
belastingverordeningen is tweeërlei:

Advisering van de RBG in de fase van het tot stand komen van de verordeningen, om op die
manier harmonisatie (daar waar nodig) te bewerkstelligen en ook om eventuele problemen bij de
uitvoering van de verordeningen te signaleren.

Op verzoek van de deelnemer inhoudelijke ondersteuning bieden bij het opstellen van de
verordeningen. Dat laat onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer voor de
kwaliteit van de voorstellen en de te volgen bestuurlijke procedures.
De accounthouder van de deelnemer en die van de RBG zorgen er voor dat over deze betrokkenheid
goede afspraken worden gemaakt.
3.4
Governance
Ging het in de vorige paragraaf vooral om het creëren van toegankelijkheid en vertrouwen door de inzet
van accounthouders en over hun rol; bij governance gaat het vooral om regels en gedragingen die van
invloed zijn op de manier waarop bevoegdheden worden uitgeoefend, daarbij gaat het om openheid,
betrokkenheid en participatie, verantwoordingsplicht en doeltreffendheid.
15 van 32
Uit een oogpunt van ‘good public governance’ dient een onderscheid gemaakt te worden in de rollen
van:

eigenaar (de dagelijks besturen respectievelijk de colleges van de deelnemers);

opdrachtgever (de ambtelijke top van de deelnemers) en

opdrachtnemer (het samenwerkingsverband, de RBG).
De verhouding tussen eigenaar en opdrachtnemer wordt eenzijdig geregeld in de tekst van de
gemeenschappelijke regeling. Het eigenaarschap wordt verankerd en ingevuld door zitting te nemen in
het algemeen en dagelijks bestuur van de RBG. In de rol van eigenaar wordt vooral gestuurd op behoud
van continuïteit van het samenwerkingsverband en de financiële robuustheid daarvan, evenals op de
leiding van het samenwerkingsverband. In de rol van opdrachtgever heeft vooral het toezicht op de
inhoudelijke uitvoering de aandacht.
De relatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer wordt verankerd in een prestatiecontract; een
overeenkomst tussen enerzijds de ambtelijke representanten van de deelnemers als opdrachtgever en
anderzijds de directeur van de RBG als opdrachtnemer. In het prestatiecontract zijn de voor alle
deelnemers uniform geldende uitvoeringskaders, afspraken over dienstverlening en de daarvoor
geldende kwaliteitseisen en prestatie-indicatoren vastgelegd. Ook is vastgelegd waarover, op welke
wijze en met welke frequentie aan de deelnemers wordt gerapporteerd.
Om toe te zien op de kwaliteit van de samenwerking en om de communicatie tussen de deelnemers te
waarborgen, zal door iedere deelnemer een accounthouder worden aangewezen.
Er is dus een drietal belangrijke instrumenten die borg moeten staan voor het goed besturen van het
samenwerkingsverband:

de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling;

de inhoud van het prestatiecontract en

het relatiebeheer door de accounthouders.
‘Good public governance’ is overigens alleen dan verzekerd indien alle betrokkenen bovenstaande
instrumenten weten te benutten en op die wijze invulling geven aan hun regievoering.
Voor wat betreft de gemeenschappelijke regeling moet niet alleen gekeken worden naar de bepalingen
die daarin zijn opgenomen en die betrekking hebben op het aspect governance, maar ook naar de
daarmee verbandhoudende onderliggende documenten. Zo kent de RBG een eigen verordening
Beleids- en verantwoordingsfunctie, een controle verordening en een treasurystatuut alles conform de
bepalingen uit het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW,
vergelijkbaar met de BBV).
Het algemeen bestuur van de RBG stelt de accountant aan en stelt het controleprotocol vast. Elk jaar
verschijnt er naast de accountantsverklaring bij de jaarrekening, ook een aparte accountantsverklaring
over de belastingopbrengsten per deelnemer. De jaarlijkse boardletter (managementletter) van de
accountant wordt ter kennis van het algemeen bestuur gebracht. Ook kan de rekeningcommissie van
een deelnemer de accountant dan wel een vertegenwoordiger van de RBG uitnodigen om informatie te
verstrekken over de financiële gang van zaken bij de RBG.
Tenslotte is in de gemeenschappelijke regeling een bepaling opgenomen waarin verwezen wordt naar
een door het dagelijks bestuur op te stellen escalatie-regeling. In deze regeling wordt de procedure
beschreven voor het aan de orde stellen van misstanden bij de leiding van de organisatie, tussen leiding
16 van 32
en het dagelijks bestuur en binnen het dagelijks bestuur. De op te stellen procedure voorziet er in dat
wordt aangegeven op welke wijze het naast-hoger gelegen niveau wordt geïnformeerd. In de loop van
2014 zal deze regeling worden vastgesteld.
3.5
Kwaliteit
De meerwaarde van belastingsamenwerking hangt in belangrijke mate af van de prijskwaliteitverhouding van de door RBG te leveren diensten. De geprognosticeerde kostenbesparingen
zullen niet ten koste mogen gaan van de kwaliteit van de dienstverlening. De gemeente Schiedam
verlangt dat de dienstverlening van de RBG minimaal even goed zal zijn als de dienstverlening die op dit
moment door de gemeente zelf wordt geleverd en de huidige deelnemers eisen dat de RBG na
toetreding van de gemeente Schiedam dezelfde kwaliteit levert als daarvoor.
Afspraken over borging van de kwaliteit van de dienstverlening zullen hun basis moeten vinden in de
vastgelegde kwaliteitseisen zoals die terug te vinden zijn in het prestatiecontract. De gemeente
Schiedam en de RBG hebben in principe overeenstemming over de kwaliteitseisen en de wijze waarop
daarover gerapporteerd wordt. In de komende periode (fase 2 van het project) kunnen nog aanvullende
afspraken worden gemaakt over prestatieindicatoren, die dan terug te vinden zullen zijn in het
prestatiecontract 2015.
3.6
Prestatiecontract
Door de deelnemers worden eisen gesteld aan de door de RBG te leveren prestaties/dienstverlening.
Deze zijn opgenomen in het prestatiecontract. Het doel van het prestatiecontract is om de afspraken
tussen de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie vast te leggen voor wat betreft de te leveren
prestaties aan de deelnemers, de afbakening van de dienstverlening, het kwaliteitsniveau, de onderlinge
informatievoorziening en de wederzijdse verantwoordelijkheden.
Het prestatiecontract met de deelnemers bestaat uit een standaard dienstenpakket met de mogelijkheid
om ook afspraken te maken over maatwerk. Bijvoorbeeld over het wegwerken van achterstanden van
nieuw toetredende deelnemers in het kader van ‘schoon over’ of over de mogelijkheid tot het meesturen
van bijsluiters bij aanslagen.
Bij het monitoren van de uitvoering aan de hand van het prestatiecontract spelen kritieke succesfactoren
en prestatie-indicatoren een belangrijke rol. De deelnemers worden door middel van een vast
rapportageschema op de hoogte gehouden van de dienstverlening door de RBG. Met deze rapportages
wordt beoogd om op transparante wijze inzage te geven in de kwaliteit en kwantiteit van de verrichte
werkzaamheden voor de deelnemers.
Het prestatiecontract is een overeenkomst die de RBG met alle deelnemers afsluit en wordt verwoord in
één document. Eventueel maatwerk voor één van de deelnemers wordt in dit document apart
aangegeven. De overeenkomst is van onbepaalde duur en kan op elk moment op verzoek en na
bespreking tussen partijen, worden gewijzigd.
17 van 32
4
Organisatie en personeel
In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten en de contouren van de ambtelijke organisatie beschreven en
bevat daarnaast de hoofdlijnen voor de inrichting van de organisatie, het functiehuis en de daarop
gebaseerde formatieomvang.
4.1
De organisatie
De RBG is een organisatie gericht op groei, die zich staande moet houden in een concurrerende markt
en die klantengericht werken zeer belangrijk vindt. De RBG zet grote volumes om, die leiden tot een
constante werkstroom binnen alle hoofdprocessen. De RBG heeft twee grote steden (Den Haag en
Rotterdam) binnen haar beheersgebied met een specifieke sociale structuur met de daarbij behorende
specifieke betalings/invorderingsactiviteiten (ook grote volumes). Mede vanuit deze omgevingsfactoren
hebben er bij de inrichting van de organisatie een aantal uitgangspunten een belangrijke rol gespeeld:
 Kwaliteit van dienstverlening naar de klant en de deelnemers heeft prioriteit;
 Op het bereiken van verdere efficiency wordt nadrukkelijk gestuurd;
 Werkprocessen zoveel mogelijk binnen één organisatie-eenheid onderbrengen;
 Evenwichtige span of control;
 Organisatiestructuur die toekomst vast is en
 Een uitdagende organisatie voor medewerkers om in te werken.
4.1.1
Hoofdstructuur
De organisatiestructuur van de RBG ziet er als volgt uit:
DIRECTEUR
CONTROLLER/PLV.
DIRECTEUR
- staf
GEGEGEVENSBEHEER
en WOZ
+ clustermanager
WOZ
+ teamleider
+ teamleider
INCASSO
+ clustermanager
ONDERSTEUNING
Flexwerkers
GEGEVENSBEHEER
KLANTEN
+ clustermanager
HEFFEN, BEZWAAR en
BEROEP
+ teamleider
BETALINGSVERWERKING +FA
KLANTENINFO
ADMIN. INVORDERING
+ coördinator/supervisor
+ teamleider
DWANGINVORDERING
18 van 32
Aandachtspunt in een procesgerichte indeling is de klantoriëntatie die niet vanzelfsprekend in de
structuur tot uiting komt. Daarom is het klantencontact zo veel mogelijk georganiseerd binnen één
cluster. Dit cluster klanten verzorgt de afhandeling van het eerstelijns klantencontact en een zeer groot
deel van het tweedelijns klantencontact. Het cluster klanten heeft de taak om op grond van signalen die
voortkomen uit het klantencontact input te geven aan alle clusters voor verbetering van processen en
producten.
De medewerkers hebben een breed werkpakket (waterschaps- en gemeentelijke belastingen,
particulieren en bedrijven als klant) en er zijn mogelijkheden voor specialisatie en doorgroei binnen
specifieke vakgebieden en competenties (gegevensbeheer, heffen, bezwaar en beroep, incasso).
De hoofdstructuur is gebaseerd op een drietal clusters. Binnen deze drie clusters vindt de afhandeling
van alle primaire werkprocessen plaats. Voor de verdeling van taken en processen over de clusters is
bepalend welk cluster in aanmerking komt als eigenaar voor het betreffende proces. Daarbij is het
uitgangspunt dat het proces integraal wordt belegd bij één cluster. Van dat uitgangspunt kan worden
afgeweken als het echt noodzakelijk of gewenst is om deelprocessen elders in de organisatie te
organiseren.
Cluster Gegevensbeheer en WOZ
Het cluster gegevensbeheer en WOZ is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de
gegevensbestanden en een goede en juiste uitvoering van de wet WOZ (tijdige en juiste waardebepaling
van objecten en het afdoen van bezwaar en beroep). Daarmee is dit cluster verantwoordelijk voor het
fundament van de organisatie. De gegevens die hier verzameld en beheerd worden, vormen immers de
basis voor de aanslagoplegging en de invorderingsactiviteiten en het klantencontact dat als gevolg
daarvan ontstaat. Als de kwaliteit van het gegevensbeheer niet op orde is, dan hebben de overige
clusters daar last van.
Cluster Klanten
Het cluster klanten legt o.a. de waterschapsaanslagen voor de bedrijven op en behandelt alle
bezwaarschriften en onderhoudt het contact met de klanten dat naar aanleiding daarvan ontstaat,
behoudens de contacten die te maken hebben met het niet (kunnen) nakomen van de
betalingsverplichting.
Cluster Incasso
Het cluster Incasso is verantwoordelijk om het totaal aan uitstaande vorderingen zo maximaal mogelijk te
innen. De werkprocessen in dit cluster vergen specifieke (specialistische) deskundigheid en
vaardigheden en vereisen een daarop gerichte aansturing. De focus is gericht op de betalingspositie van
de klant en de daarmee verband houdende gegevens(bronnen).
Kwijtschelding is in dit cluster belegd; het vormt de eerste fase van de beoordeling van de
betalingsverplichting, waarvoor gebruik gemaakt wordt van de gegevens over de betalingspositie van de
klant die ook t.b.v. andere incassoprocessen worden gebruikt (vermogensbezit, autobezit). Ook het
proces van de geldmiddelenadministratie (betalingsverwerking) is in dit cluster belegd.
Het werkaanbod binnen dit cluster is omvangrijk, hetgeen o.a. samenhangt met het verzorgingsgebied
van de RBG in de steden Den Haag en Rotterdam die een relatief grote groep mensen kennen die
problemen hebben met betalen
19 van 32
Staf
De processen control, kwaliteitszorg, data-analyse, klachtencoördinatie, bestuursondersteuning,
managementondersteuning en ondersteuning/secretariaat OR zijn in de staf belegd. De staf wordt
aangestuurd door de plaatsvervangend directeur (tevens controller).
4.1.2
Management
De RBG kent twee hiërarchische managementlagen: een directeur en clustermanagers. Daarnaast is er
een controller die tevens optreedt als plaatsvervangend directeur. De directeur, clustermanagers en de
controller zijn integraal manager.
De directeur heeft, binnen de door het bestuur van de RBG gestelde algemene kaders, een integrale
verantwoordelijkheid voor het functioneren van de RBG, voor de inzet en beheer van middelen, voor de
inhoudelijke kwaliteit van de dienstverlening en voor het realiseren van gestelde doelen. Daarnaast is de
directeur verantwoordelijk voor het relatiebeheer. De directeur geeft leiding aan de clustermanagers en
de controller, is bestuurder in de zin van de WOR en secretaris van de bestuursorganen.
De clustermanagers zijn binnen de door de directeur gestelde kaders integraal verantwoordelijk voor de
taken die zijn opgedragen aan hun cluster en geven leiding aan de teamleiders en medewerkers die
rechtstreeks onder hen gesteld zijn. Samen met de directeur en de controller vormen zij het MT. De
controller geeft leiding aan de staf.
De teamleiders geven leiding aan de teams en zijn daarnaast meewerkend voorman. De teamleider
heeft een volwaardig pakket aan functionele en operationele P-taken die te maken hebben met de
dagelijkse aansturing van medewerkers in het team. Hiertoe behoort ook het voeren van gesprekken in
het kader van de PVB-cyclus (planning, voortgang, beoordeling) met medewerkers, in aanwezigheid van
de clustermanager. De clustermanager is eindverantwoordelijk voor de beoordeling van de
medewerkers.
Directeur, clustermanagers en teamleiders dragen actief bij aan een goede samenhang tussen de
verschillende processen en organisatieonderdelen. Zij zijn zich vanuit affiniteit met de inhoud bewust van
de interne afhankelijkheden tussen de verschillende processen en de eisen die gesteld zijn vanuit het
centrale beleid van de deelnemers, en zetten zich in voor een goede procesgang in de uitvoering. Het
vragen naar en reageren op feedback en evaluatie vanuit de deelnemers én vanuit de organisatie
(medewerkers) is hierbij van essentieel belang om verder te kunnen ontwikkelen.
4.1.3
Ondersteunende taken
De RBG heeft met het hoogheemraadschap van Delfland een dienstverleningsovereenkomst m.b.t. de
ondersteunende functie op het gebied van personeelszaken, omdat de RBG de cao van de
waterschappen volgt en hiervoor specifieke deskundigheid vereist is. De financiële administratie voert de
RBG in eigen beheer uit. De informatie- en communicatie technologie is uitbesteed aan commerciële
partijen evenals de meeste facilitaire zaken.
4.1.4
Klantencontact
De bulk van het klantencontact vindt plaats in de front offices. De frontoffice kent drie loketten: een fysiek
loket (balie), een telefonisch loket en een digitaal loket. Uitgangspunten voor de inrichting van de
frontoffice zijn:
20 van 32

In de frontoffice wordt het eerstelijns klantencontact afgehandeld. Het tweedelijns klantencontact
wordt afgehandeld door de backoffice bij de RBG.

Het klantencontact voor de beide waterschappen en de gemeenten Vlaardingen en Schiedam, wordt
door het team Klanteninformatie van de RBG verzorgd. Het klantencontact voor de gemeente Delft
verloopt via het KCC van deze gemeente zelf.

De RBG kent vanaf 1 juni 2014 een centrale publieksbalie aan het Stationsplein in Schiedam. De
publieksbalies bij de beide waterschappen zullen dan gesloten worden. In overleg met de
deelnemers kunnen er afspraken gemaakt worden over dienstverlening op locatie (bijvoorbeeld
spreekuur na het versturen van aanslagen).

De RBG heeft één digitaal loket, vanaf de internetsites van de deelnemers worden klanten daar
automatisch naar toe geleid.
De RBG zal ook voor de gemeente Schiedam alle klantencontacten verzorgen. Als gespecialiseerde
belastingorganisatie is de RBG specifiek ingericht op het afhandelen van grote volumen door
medewerkers met veel ervaring en belastingkennis. De RBG beschikt over een goed - specifiek op
belastingvragen - ingericht telefonieplatform, waardoor zij inzicht heeft in kwantiteit en kwaliteit van
gesprekken. Tevens wordt ieder gesprek gelabeld met een onderwerp, wat RBG weer inhoudelijke
informatie geeft over de processen. Hierdoor kan de RBG zijn processen blijven optimaliseren. De RBG
is in staat haar digitale diensten uit te breiden via het telefonieplatform waardoor telefoongesprekken
effectiever kunnen worden afgehandeld door middel van klantherkenning en de schakeling naar de
klantenkaart in de belasting-portal.
De gemeente Schiedam hecht er aan dat de kwaliteit van de dienstverlening naar de klant minimaal
hetzelfde is als nu het geval is bij de gemeente. De gemeente blijft daarop aanspreekbaar en zal in de
implementatiefase met de RBG goede afspraken maken op welke wijze dat geborgd zal worden.
Uitgangspunt daarbij is het dienstverleningsconcept zoals dat nu binnen de gemeente geldt.
4.2
Formatie
4.2.1
Formatie
De formatieomvang van de RBG is - uitgaande van het overnemen van de belastingtaken van de
gemeente Schiedam - opnieuw berekend en komt uit op bijna 110. Daarbij is rekening gehouden met:


De bestaande personele inzet bij de gemeente Schiedam ten behoeve van het uitvoeren van de
belastingzaken en uitvoering van de Wet WOZ;
Ervaringscijfers met de toetreding van de gemeente Delft en Vlaardingen;

De stijging van de volumes binnen de werkprocessen als gevolg van de toetreding door Schiedam
(bijvoorbeeld: aantal aanslagen; aantal te taxeren objecten; aantal kwijtscheldingsverzoeken ed);

De mogelijkheden van het ontdubbelen (vanwege de gecombineerde aanslag voor waterschaps- en
gemeentelijke belastingen) en het optreden van schaalvoordelen (met name bij management- en
staffuncties).
Dit heeft geleid tot het volgende formatieoverzicht. Tussen haakjes is aangegeven de uitbreiding van de
formatie als gevolg van het overnemen van de belastingtaken van de gemeente Schiedam:
21 van 32
Onderdeel
Functienaam
Formatie 2015
Cluster gegevensbeheer en WOZ
Clustermanager
1
Teamleider
1
Specialist belastingen
2
Consulent gegevensbeheer
4
Medewerker gegevensbeheer
5,2
Medewerker belastingen
1,7
Teamleider
1
Consulent WOZ
2
Taxateur A
1,8
Taxateur B
3
Waarde-analist
2
(2)
Technisch consulent
4,5
(2)
Allround medewerker belastingen
5
(1)
Medewerker DIV
1
Clustermanager
1
Teamleider
1
Specialist belastingen
2,8
Belastingconsulent
13,9
Juridisch adviseur
2
Medewerker belastingen
3
Coördinator klantencontacten
1
Medewerker klantencontacten
7,3
Communicatieadviseur
0,8
Functioneel applicatiebeheerder
3
Senior applicatiebeheerder
0,9
Medewerker work-flow
0,5
Clustermanager
1
Teamleider
0,9
Specialist belastingen
1
Medew. administratieve invordering
9,3
Specialist belastingen
1
Deurwaarder
4,5
Incassoconsulent
5
Financieel consulent
0,9
Medewerker financiële administratie
3
Medewerker belastingen
0,9
Directeur
1
Controller
1
Medewerker kwaliteitszorg
2,5
Data analist
3
Ambt. ondersteuner ondern.raad
0,2
Bestuursadviseur
1
Facilitair medewerker
1
P&O adviseur (via waterschappen)
0,7
Managementassistent
1,8
Team gegevensbeheer
Team WOZ
Ondersteuning
Cluster klanten
Team heffen, bezwaar en beroep
Team klanteninformatie
Ondersteuning
Cluster incasso
Team administratieve invordering
Team dwanginvordering
Financiële administratie
Staf en management
Totaal
112,1
(1)
(0,5)
(1)
(7,5)
22 van 32
4.3
Rechtspositionele aspecten
4.3.1
Cao
De RBG volgt de cao van de waterschappen (SAW). De medewerkers van de gemeente Schiedam die in
dienst komen bij de RBG volgen de arbeidsvoorwaardenregeling van de RBG. Een pakketvergelijking
tussen CAR (Schiedam) en de SAW incl. uitvoeringsregelingen (RBG) laat zien dat er minimale
verschillen zijn en daar waar er wel verschillen zijn vallen deze over het algemeen in het voordeel van de
SAW.
4.3.2
Personele overgang
Omdat op landelijk niveau de vakbonden alle overleg met de gemeenten hebben opgeschort in
afwachting van een akkoord over de nieuwe Cao, heeft er nog geen overleg tussen de commissie voor
georganiseerd overleg en de gemeente Schiedam over het sociaal plan plaats gevonden. In dit sociaal
plan zullen onder andere afspraken gemaakt worden over de wijze waarop een deel van het personeel
van het team belastingen van de gemeente Schiedam zal overgaan naar de RBG. De RBG staat garant
voor het exclusief openstellen van de vacatures (7,5 fte) - die ontstaan vanwege de taakoverheveling voor de medewerkers van het team belastingen van de gemeente Schiedam. De aanstelling bij de
nieuwe werkgever betreft een vaste aanstelling.
De medewerker kan op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep instellen tegen
het aanstelling- en/of ontslagbesluit bij het betreffende bestuursorgaan.
23 van 32
5
ICT en huisvesting
5.1
ICT voorzieningen
5.1.1
Belastingsysteem
De RBG werkt vanaf augustus 2013 met een nieuw belastingsysteem van Centric dat naast de
waterschaps- ook de gemeentelijke belastingen op geïntegreerde wijze kan uitvoeren. In dit
belastingsysteem is tevens de functionaliteit opgenomen voor de waardering van onroerende zaken in
het kader van de wet WOZ.
De gemeente Schiedam werkt op dit moment zowel voor de aanslagoplegging als de waardring
onroerende zaken met een ander systeem (Gouw IT). Na definitieve besluitvorming over toetreding zal in
de implementatiefase extra aandacht besteed moeten worden aan de migratie van de belastinggegevens
van de gemeente Schiedam in het belastingsysteem van de RBG. Omdat geen sprake is van een
conversie van belastinggegevens van voor 2015 (oude jaren worden door de gemeente Schiedam zelf
afgedaan), worden er geen problemen voorzien bij de data-migratie vanuit het bestaande systeem van
Schiedam naar het nieuwe belastingsysteem van de RBG.
Nauw gerelateerd aan het belastingsysteem en de bijbehorende koppelingen is de ontsluiting van
informatie ten behoeve van het eerstelijns klantencontact in de frontoffice. Medewerkers van de
frontoffice krijgen via een portal toegang tot de informatie die nodig is om het eerstelijns klantencontact
af te handelen.
De kosten die verbonden zijn aan de data-migratie zijn opgenomen in de projectkosten van de
implementatiefase, zie paragraaf 7.2. Daar zijn ook de kosten opgenomen voor de aanpassing van de
digitale dienstverlening (zie paragraaf 5.1.2) en het ontkoppelen van het belastingsysteem van Schiedam
uit hun informatie-architectuur.
5.1.2
Informatievoorziening
De RBG maakt gebruik van technieken die een belangrijke bijdrage leveren aan de klantgerichtheid van
de dienstverlening en de doelmatigheid en effectiviteit van de bedrijfsvoering. Veel van de documenten
worden gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd binnen de systemen verwerkt. De processen
worden zoveel mogelijk met behulp van workflow toepassingen ondersteund.
Klanten van de RBG hebben de mogelijkheid om digitaal informatie te verstrekken en te verkrijgen,
elektronisch te betalen en digitaal te reageren. Denk aan: het inzien van eigen gegevens, het
afgeven/wijzigen/intrekken van automatische incasso, duplicaat aanslaggegevens printen, digitaal
indienen van bezwaar, het digitaal bezwaar maken of een kwijtscheldingsverzoekschrift indienen, het
raadplegen van de (status van de) aanslag en betalingen, etc. Deze digitale mogelijkheden dragen niet
alleen bij aan openheid en transparantie, maar ook aan klantvriendelijkheid en efficiëntie.
De RBG blijft de ontwikkelingen met betrekking tot de elektronische overheid (o.a. aansluiting op
‘mijnoverheid.nl’) van zeer nabij volgen en streeft naar een optimale samenwerking met andere
overheden (niet zijnde deelnemers in de RBG) op het gebied van automatisering en de uitwisseling en
verstrekking van gegevens.
24 van 32
5.2
Huisvesting
De RBG is per 26 mei 2014 gehuisvest in het pand aan het Stationsplein in Schiedam, waar ook een
de
de
deel van de gemeente Schiedam gehuisvest is. De RBG heeft 3 verdiepingen (3 t/m 5 ) tot haar
beschikking, die opnieuw zijn ingericht volgens een eigentijds interieurontwerp waardoor bespaard wordt
op de ruimtelijke bezetting (geen vaste werkplekken).
de
De RBG maakt voor haar publieksbalies gebruik van de 2 etage waar ook het Werkplein van de
gemeente Schiedam is gevestigd.
25 van 32
6
Financiën
In dit hoofdstuk komen de financiële aspecten aan de orde die spelen bij de toetreding van de gemeente
Schiedam tot de gemeenschappelijke regeling RBG. Gestart wordt met de structurele exploitatiekosten
in de vorm van de begroting 2015 zoals die eruit komt te zien als de gemeente Schiedam zou toetreden.
Daarna volgt de wijze waarop deze kosten tussen de deelnemers verdeeld worden (kostenverdeelsleutel en bijdrage per deelnemer).
6.1
Begroting 2015
De raming van de begroting 2015 van de RBG , waarin de kosten voor de uitvoering van de
belastingtaken van de gemeente Schiedam zijn meegenomen, is inclusief btw en gebaseerd op:

De begrotingscijfers 2015 van de RBG zoals opgenomen in de ontwerpbegroting die op 25 juni 2014
door het algemeen bestuur van de RBG zal worden vastgesteld. Deze begroting is exclusief de
taakuitvoering t.b.v. de gemeente Schiedam.

De gemiddelde loonsom per fte voor het over te nemen personeel van de gemeente Schiedam (7,5
fte) is gesteld op € 70.000

De gemiddelde stijging van de overhead per medewerker is gesteld op € 8.000

De benodigde formatie-omvang zoals in paragraaf 4.2.1 is aangegeven (109,6 fte).


Geraamd wordt € 80.000 aan meer opbrengsten uit dwanginvordering. Dat is minder dan de
opbrengsten bij de gemeente Schiedam op dit moment. Dit wordt veroorzaakt door het versturen van
gecombineerde aanslagen voor waterschaps- en gemeentelijke belastingen.
Een stijging van de materiële kosten met € 227.000, o.a. als gevolg van meerkosten voor
service&onderhoud belasting-applicatie, controle hondenbelasting, luchtfoto’s en accountant- en
bankkosten etc.
De begroting 2015 RBG (incl. btw) op hoofdlijnen, zonder de gemeente Schiedam (kolom A) en met de
gemeente Schiedam (kolom B), ziet er als volgt uit:
Onderdelen uit de begroting
Eigen personeelskosten
Inhuur derden
A
B
Ontwerp begroting 2015
(excl. Schiedam)
Raming begroting 2015
(incl. Schiedam)
€ 7.220.400
€ 700.200
€ 7.766.300
€
800.200
Materiële kosten
€ 4.752.900
€ 4.967.900
WOZ-kosten waterschappen
€ 2.834.900
€ 2.834.900
Indirecte kosten
€ 1.411.200
€ 1.475.200
Subtotaal
€ 16.919.600
€ 17.844.500
Netto-invorderingsopbrengst
€ 2.795.500 -
€ 2.875.500 -
Totaal
€ 14.124.100
€ 14.969.000
26 van 32
6.2
Verdeelsleutel en bijdrage per deelnemer
6.2.1
Verdeelsleutel
De bijdrage van de afzonderlijke deelnemers in de begroting is gebaseerd op een kostenverdeelsleutel,
waarin elke deelnemer wordt belast met het aandeel van de werkzaamheden die de RBG voor die
deelnemer verricht in de vijf hoofdprocessen.
De verdeelsleutel is gebaseerd op:
Kosten WOZ:
Aantal WOZ-objecten
Kosten Heffen:
Aantal aanslagregels
Kosten Innen:
Aantal aanslagbiljetten
Kosten Kwijtschelding:
Aantal kwijtscheldingsverzoeken
Kosten Klanteninformatie:
Aantal aanslagbiljetten
Verder is ten behoeve van de kostenverdeling het uitgangspunt dat de kosten voor klanteninformatie
volledig worden toegerekend aan de waterschappen en de gemeenten Vlaardingen en Schiedam, omdat
Delft gebruik maakt van het eigen KCC.
Daarnaast zullen de kosten voor de WOZ worden toegerekend aan de gemeenten, behalve de kosten
die de waterschappen dienen te betalen voor het gebruik van de WOZ-waarde voor hun
watersysteemheffing gebouwd. Deze kosten worden alleen aan de waterschappen toegerekend.
6.2.2
Bijdragen deelnemers in begroting
Op basis van deze methode is het aandeel in de bijdrage aan de begroting 2015 voor de gemeente
Schiedam 8,2%, voor de gemeente Delft 11,8%, voor de gemeente Vlaardingen 8,1% en voor de
waterschappen 71,9%. De onderbouwing daarvan treft u aan in de beide onderstaande tabellen.
In de eerste tabel staan de aantallen en percentages van de te verwerken eenheden in de vijf
hoofdprocessen. In de tweede tabel zijn de geraamde kosten van de begroting 2015 op basis van de
percentages uit de eerste tabel verdeeld over de hoofdprocessen, op grond waarvan tenslotte de totaal
verdeling af te leiden is.
Kostenaandelen op basis van te verwerken aantallen
Hoofdprocessen
WOZ, aantal objecten
Totaal
Kwijtschelding, aantal aanvragen
38,74%
30,15%
31,11%
330.464
159.453
162.754
2.638.315
10,04%
4,85%
4,95%
80,17%%
89.296
40.595
40.339
948.665
7,98%
3,63%
3,61%
84,79%
1.118.895
96.159
% van totaal
Klanteninfo, aantal aanslagbiljetten
Waterschappen
3.290.986
% van totaal
1.029.599
39.074
Schiedam
50.215
% van totaal
Innen, aantal aanslagbiljetten
Vlaardingen
129.608
% van totaal
Heffen, aantal aanslagregels
Delft
40.319
5.501
3.783
3.151
83.724
5,72%
3,93%
3,28%
87,07%
40.595
40.339
948.665
3.94%
3.92%
92,14%
27 van 32
Bijdrage deelnemers in begroting 2015 RBG (incl. btw)
Hoofdprocessen
WOZ
Heffen
€
Delft
Vlaardingen
991.646
€
38,74 %
€
771.634
Schiedam
€
30,15 %
632.704
€
10,04 %
305.288
796.220
Kwijtschelding
€
4,85 %
311.608
Compensatie
loonkosten
Totaal
€
4,95 %
€
2.559.500
5.051.300
€
6.300.900
€
2.834.900
€
1.025.800
€
801.800
€
1.331.000
80,17 %
€
2.834.900
100 %
€
81.866
€
7,98 %
€
37.217
€
3,63 %
45.869
€
5,72 %
31.544
€
52.479
36.983
€
3,61 %
€
3,93 %
Klanteninfo
Subtotaal
Totaal
31,11 %
Heffen-WOZ
Innen
Waterschappen
84,79 %
26.274
€
3,28%
€
869.734
698.114
87,07 %
52.148
€
1.226.374
3,94 %
3,92%
92,14 %
€ 1.752.100
€ 1.198.200
€ 1.223.200
€ 10.680.400
11,8 %
8,1 %
8,2 %
71,9 %
€ 16.600
€ 98.500
€ 1.768.700
€ 1.296.700
€ 14.853.900
€ 115.100
€ 1.223.200
€ 10.680.400
€ 14.969.000
Ten opzichte van de ontwerp begroting 2015 (vaststelling 25 juni 2014 door algemeen bestuur RBG;
zonder daarin opgenomen de taakuitvoering voor de gemeente Schiedam), treden m.b.t. de bijdragen
van de deelnemers (incl. btw), de volgende verschillen op:
Deelnemers
Bijdrage in ontwerp
begroting 2015
Bijdrage in begroting
2015 inclusief Schiedam
Verschil
Gemeente Delft
€ 1.831.100
€ 1.768.700
-/- € 62.400
Gemeente Vlaardingen
€ 1.337.900
€ 1.296.700
-/- € 41.200
Waterschappen
€ 10.955.100
€ 10.680.400
-/- € 274.600
€ 1.223.200
Gemeente Schiedam
Totaal
€ 14.124.100
€ 14.969.000
De prognose van dit besparingspotentieel (verschil laatste kolom) is een logisch gevolg van de
toenemende efficiency door schaalvergroting en ontdubbeling bij toetreding van nieuwe gemeenten.
De bijdrage van de gemeente Schiedam in de begroting 2015 van de RBG wordt geraamd op
€ 1.223.200. In deze berekening is niet betrokken het bedrag dat de gemeente aan door te schuiven btw
kan compenseren bij het BTW-compensatiefonds. Dit bedrag wordt geraamd op € 73.000 (zie verder
paragraaf 6.4), waarmee de netto bijdrage van de gemeente op € 1.150.200 komt.
Deze bijdrage zal - bij een gelijkblijvend takenpakket - in meerjarig perspectief alleen stijgen op basis van
de loon- en prijsindex.
28 van 32
6.3
Fiscaliteit
De werkzaamheden van de RBG worden fiscaal technisch zo gestructureerd en vormgegeven dat de
kosten van btw en andere belastingen op dienstverlening zoveel als mogelijk worden beperkt.
De RBG is een btw-ondernemer die diensten verleent welke op grond van artikel 11, eerste lid,
onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting zijn vrijgesteld van heffing van btw.
De gemeentelijke deelnemers kunnen gebruik maken van de btw-transparantiemethode als vermeld in
onderdeel 3.2. van het Besluit ‘ Omzetbelasting en compensatie van omzetbelasting bij publiekrechtelijke
lichamen’ van 25 januari 2012, met nr. BLKB 2012/175M. Op basis van de btw-transparantiemethode
kan de RBG de btw die is betaald ter uitvoering van werkzaamheden voor de gemeentelijke deelnemers
doorschuiven naar de gemeenten. De gemeenten kunnen deze doorgeschoven btw vervolgens
compenseren bij het BTW-compensatiefonds.
De jaarlijkse vast te stellen procentuele omvang van de door te schuiven btw per deelnemer is gelijk aan
het procentuele aandeel in de kosten per deelnemer (zie paragraaf 6.2).
Voor de gemeente Schiedam wordt dit bedrag geraamd op € 73.000 voor de gemeente Delft op
€ 105.000 en voor de gemeente Vlaardingen op € 72.000. Deze berekening is gebaseerd op de btw die
berekend is over de directe kosten (dus exclusief overheadkosten).
29 van 32
7
Implementatie
De implementatiefase begint formeel nadat de besluitvorming over de toetreding van de gemeente
Schiedam en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling, heeft plaats gevonden. Dat zal in de
loopt van de herfst 2014 het geval zijn. Om goed voorbereid van start te kunnen gaan met de uitvoering
van de belastingtaken en de uitvoering van de Wet WOZ op 1 januari 2015, zal een aantal
implementatie-activiteiten eerder moeten worden gestart.
In dit hoofdstuk gaan we globaal in op de onderwerpen die in de implementatiefase aan de orde zijn.
Vóór 1 augustus 2014 zal er een uitgewerkte projectplanning voor de implementatiefase worden
gemaakt.
7.1
Globale uitwerking implementatiefase
7.1.1
Nieuwe belastingtaken
De nieuwe belastingsoorten die de RBG overgedragen krijgt van de gemeente Schiedam moeten in de
bestaande bedrijfsprocessen van de RBG worden ondergebracht. Om alle medewerkers op dezelfde
wijze te laten werken conform de nieuw ingerichte processen, worden deze processen uitgewerkt op het
niveau van werkafspraken (protocollen). De uitwerking verloopt in nauwe afstemming met de
implementatie ervan in het belastingsysteem omdat de processen ook in het systeem moeten worden
ingeregeld. De medewerkers van de RBG krijgen werkinstructies om vanaf 1 januari 2015 de nieuwe
belastingtaken goed uit te kunnen voeren.
De medewerkers van het team klantencontact RBG (eerste lijns) moeten worden geïnstrueerd op het
beantwoorden van vragen over de nieuwe belastingsoorten en de inrichting van onderdelen van de
centrale moet worden aangepast.
7.1.2
Nieuwe medewerkers
Op basis van de afspraken uit het sociaal plan Schiedam zullen gesprekken over de overgang naar de
RBG gevoerd worden met de medewerkers van de gemeente Schiedam die hun belangstelling getoond
hebben voor de bij de RBG beschikbare functies. Nadat de medewerkers een aanstelling bij de RBG
hebben gekregen zullen ze - in overleg met de gemeente - voor 1 januari 2015 een training krijgen voor
de uitvoering van de belastingtaken die voor hen nieuw zijn; dat zullen vooral de waterschapsbelastingen
zijn. Daar waar medewerkers geplaatst worden op een voor hen nieuwe functie, zal zo snel mogelijk
worden geïnventariseerd welke andere vormen van bijscholing of opleiding noodzakelijk zijn.
Het team belastingen van de gemeente Schiedam en de RBG hebben elk hun eigen werkpraktijk en
cultuur. Dat leidt onvermijdelijk tot verschillende ervaringen en verwachtingen over het werken bij de
RBG. In de implementatiefase zullen er kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd worden om de
wederzijdse verwachtingen op elkaar af te stemmen en de medewerkers van de gemeente Schiedam te
informeren over hun mogelijk toekomstige werkgever.
.
30 van 32
7.1.3
Opstellen werkafspraken
Over de samenwerking tussen de gemeente Schiedam en de RBG na 1 januari 2015 moeten in de
implementatiefase een aantal werkafspraken vastgelegd worden. Deze afspraken hebben o.a.
betrekking op:

de wijze van aanlevering van gegevens door de gemeente t.b.v. het heffen, innen en afdoen van
bezwaren van leges, precario en andere specifieke gemeentelijke belastingen waar de RBG
afhankelijk is van aanlevering van gegevens door de gemeente;

de wijze van aanlevering van informatie door de RBG aan de gemeenten ten behoeve van
mutaties in gemeentelijke bestanden, voor zover dat niet via geautomatiseerde koppelingen
gebeurd, of ten behoeve van het bijhouden van gemeentelijke statistieken;

wederzijdse informatie-uitwisseling ten behoeve van de afstemming BAG-WOZ;

de wensen van de gemeente Schiedam op het gebied van het klantencontact (zie paragraaf
4.1.4.).
Afspraken over de aanlevering van informatie vanuit de RBG over de voortgang van de uitvoering van de
belastingtaken en de financiële gegevens die daarmee verband houden, worden vastgelegd in het
prestatiecontract.
7.1.4
Harmonisatie
In de implementatiefase wordt uitvoering gegeven aan de harmonisatieafspraken m.b.t. de uitvoeringsen beleidsregels. Ook zal de gemeente een aantal verordeningen moeten aanpassen. Bekeken wordt
nog of er mogelijkheden zijn om op het gebied van kwijtschelding (doelgroepenbeleid) meer uniformiteit
tussen de deelnemers te bereiken.
7.1.5
ICT-voorzieningen
In de implementatiefase wordt aandacht besteed aan het realiseren van een betrouwbare en veilige
informatievoorziening tussen Schiedam en de RBG, het tot stand brengen van een WOZ-BAG koppeling,
het inrichten van koppelvlakken tussen diverse systemen en de inrichting van de digitale dienstverlening.
Deze activiteiten hebben belangrijke raakvlakken met de ontvlechting binnen de gemeente Schiedam.
Hierover zal dan ook afstemming plaatsvinden.
7.1.6
Ontvlechting binnen de gemeente Schiedam
In situaties waarin, door taakoverheveling, onderdelen uit een organisatie worden gehaald en elders
worden gesitueerd, is vaak sprake van zogeheten ‘ontvlechting’. Het weghalen van
organisatieonderdelen heeft altijd gevolgen voor de achterblijvende organisatie. In de implementatiefase
is het belangrijk dat de gemeente Schiedam nagaat hoe vergaand de gevolgen zijn van het vertrek van
het team belastingen uit de gemeentelijke organisatie. Een essentieel element daarin is de informatie die
vanuit het belastingproces gebruikt wordt in andere gemeentelijke werkprocessen. Daarnaast moet
worden nagedacht over de wijze waarop binnen de gemeente vorm gegeven wordt aan de invulling van
de autonome taak op het gebied van het belastingbeleid (verordeningen) en de invulling van het
accounthouderschap (zie paragraaf 3.3).
31 van 32
7.1.7
Externe Communicatie
Aan het einde van de implementatiefase, december 2014, zal de gemeente Schiedam met burgers en
bedrijven moeten communiceren over het feit dat de RBG in het vervolg de belastingtaken uitvoert en
wat dat voor hen betekent. Daarbij zal ook een aanpassing op de website van Schiedam noodzakelijk
zijn en moeten de medewerkers klantencontact van de gemeente burgers doorverwijzen naar de RBG.
7.2
Begroting implementatiefase
Projectkosten betreffen de kosten die - na positieve besluitvorming over de toetreding - gemaakt moeten
worden voor de implementatie van de toetreding van Schiedam, in het tweede halfjaar van 2014.
Voor deze kosten wordt een bedrag geraamd van € 95.000. De projectkosten zullen gelijkelijk over
partijen worden verdeeld. Een eventuele overschrijding van projectkosten zal voor rekening van de RBG
komen.
In de projectkosten zijn niet meegenomen:

De kosten t.b.v. “schoon over”. Uitgangspunt is dat Schiedam “schoon” over komt: achterstanden in
de aanslagoplegging en de invordering zijn weggewerkt en de bestanden zijn kwalitatief op orde.
Aan het eind van het jaar zal bepaald worden of, en zo ja welke achterstanden er bij de gemeente
Schiedam zijn. Voor de eventuele afwikkeling hiervan zal een aparte begroting worden opgesteld die
ten laste van de gemeente Schiedam komt.

De communicatie van de gemeente Schiedam naar inwoners en bedrijven over het feit dat de RBG
vanaf 2015 de belastingtaken namens de gemeente zal uitvoeren. Deze externe communicatie zal
door de gemeente Schiedam verzorgd worden.

Kosten voor de eventuele externe inhuur door één van beide organisaties bedoeld om gebrek aan
eigen capaciteit voor de uitvoering van de implementatie, te compenseren. Dit zijn kosten die de
deelnemers zelf dragen.
Voor de uitvoering van de implementatiefase die loopt van 1 juli 2014 tot 31 december 2014 worden de
volgende kosten geraamd:
Begeleiding data-migratie belastinggegevens Schiedam in
belastingsysteem Key2GH RBG en aanpassing van de digitale
diensten en de ontkoppeling van het belastingsysteem Schiedam
uit de informatie-architectuur
€ 60.000*
Opleiding, training en interne communicatie
€
Extern projectleider uitvoering implementatiefase, gedurende 6 maanden
€ 20.000
Onvoorzien
€ 10.000
Totaal projectkosten (exclusief btw)
€ 95.000
5.000
*definitieve offerte zal ter goedkeuring aan projectgroep worden voorgelegd
32 van 32

Download Report