Toelichting op de STEK

Toelichting op de STEK-vragenlijsten
Toelichting op vragenlijst ‘Documentencontrole’:
Vraag 2:
Beleidsverklaring
Bijlage I van de STEK-eisen: hier vindt u een voorbeeld beleidsverklaring
Vraag 3:
Monteurs per categorie
Sinds 2010 - met het van kracht worden van de F-gassen verordening - is het mogelijk
om verschillende typen certificaten te behalen. Afhankelijk van het type behaalde
certificaat is een monteur gerechtigd om bepaalde typen werkzaamheden te
verrichten. Daarom is het noodzakelijk om een overzicht te hebben met daarin de
bevoegdheden en/of certificaten van de monteur.
Medewerker belast met specifieke werkzaamheden
De daadwerkelijke handelingen moeten uitgevoerd worden door een gecertificeerde
monteur. Binnen de organisatie zijn er echter misschien meer medewerkers
betrokken bij de projecten; dit kunnen bijvoorbeeld service-, verkoop-, inkoop- of
administratieve medewerkers zijn.
Vraag 4:
Competentiematrix
Als een monteur examen heeft gedaan, heeft hij/zij de minimale kennis voor het
uitvoeren van de werkzaamheden. Het daadwerkelijke vak wordt geleerd in de
praktijk. In een competentiematrix houdt u bij wat een monteur allemaal (succesvol)
gedaan heeft. Een competentiematrix behoort dus inzicht te geven in de
vaardigheden van een monteur. Zo kunt u de juiste monteur met een gerust hart
naar een klant sturen.
In de matrix kunt u ook duidelijk maken welke monteur bij welk soort installatie
bevoegd / competent genoeg is. Denkt u daarbij aan:
- Omvang installatie (koudemiddelinhoud, koelvermogen)
- Complexiteit van de installatie:
o Meer circuits
o Elektronisch expansie ventiel
o Compressorregeling(en)
o Afgiftesysteem (bijv. uitgebreid waternet)
o Gebouwbeheersysteem
o etc.
>>>
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
1/6
-
Vraag 12:
Uitgevoerde werkzaamheden
o Storing zoeken
o Installeren
o Inbedrijfstellen
o Inregelen secundair systeem
o Reparatie
o Schriftelijke rapportage
o Klantvriendelijkheid
o etc.
Procedure voor het omgaan met installaties met terugkerende lekken/gebreken
Het uitgangspunt is uiteraard om alles in één keer goed te doen. Echter de praktijk
wijst uit dat zaken fout gaan. De doelstelling van deze procedure is te achterhalen
wát er fout is gegaan. Is het een incident of een structureel probleem? Hebben we te
maken met menselijk falen of is er een constructie/materiaal probleem?
Hoe het probleem wordt opgelost, is een essentieel onderdeel van de procedure. De
procedure dient te voorzien in een mechanisme (wie doet wat) waardoor herhaalde
lekkages en gebreken inzichtelijk wordt. Belangrijk onderdeel van de procedure is het
op de hoogte stellen van de klant over een oplossing.
Vraag 13:
Procedure omgaan met klachten en afwijkingen.
Klachten van klanten maar ook van medewerkers moeten afgehandeld worden. Of
het nu gaat om een machine die niet goed functioneert of een onderdeel dat foutief
besteld of geleverd is.
Uit de procedure moet duidelijk worden hoe u de klacht registreert, wie hem
behandelt en wat het mandaat van de betreffende medewerker is.
Vraag 14:
Procedure drukbeproeving
Bijlage D STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie drukbeproeving
Vraag 15:
Procedure inbedrijfstellen
Bijlage H STEK-eisen: hier vindt u de ‘Richtlijn inbedrijfstellen van een koelinstallatie’,
aangevuld met instructies van de leverancier.
Vraag 16:
Procedure vacümeren
Bijlage E STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie vacümeren en vullen
installatie
Vraag 17:
Procedure installatiecontrole
Bijlage F STEK-eisen: hier vindt u modelwerkinstructie installatiecontrole
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
2/6
Vraag 18:
Procedure periodiek onderhoud en reparaties
Verwijzen naar leveranciers instructies en de STEK-eisen werkinstructies
Vraag 19:
Procedure vullen installaties met koudemiddel
Bijlage E STEK-eisen: bevat een modelwerkinstructie vacümeren en vullen installatie
Vraag 20:
Procedure lekdichtheidscontrole
Bijlage C STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie lekdichtheidscontrole
Vraag 21:
Procedure afzuigen/verwijderen koudemiddel
Bijlage G STEK-eisen: hier vindt u de ‘Richtlijn verwijderen van koudemiddel
voorafgaande aan reparatie of ontmanteling’
Vraag 22:
Procedure omgaan met tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene
omstandigheden.
Aan de hand van deze procedure moet het duidelijk zijn wat de monteur moet doen
als hij geconfronteerd wordt met tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene
omstandigheden. Wie moet hij/zij bellen, waar wordt e.e.a. genoteerd, hoe wordt de
klant geïnformeerd en wat zijn de bevoegdheden van de monteur om e.e.a. te
corrigeren.
Vraag 23 t/m 30:
Samenhang correctieve en corrigerende maatregel:
Correctieve maatregel:
oplossen van een probleem zodat het werk door kan gaan. De monteur of werkvoorbereider
constateert iets en lost het probleem voor een project op.
Corrigerende maatregel:
beoordelen of de correctie een incident was of een structureel probleem aanduidt. Indien
structureel: welke maatregel moeten we nemen om dit probleem structureel op te lossen.
Heeft u een corrigerende maatregel doorgevoerd (en daarmee een verandering in het systeem
aangebracht)? Dan moet u na een bepaalde periode controleren of deze tot verbetering heeft geleid.
Voorbeeld:
De monteur wordt naar een project gestuurd om onderhoud uit te voeren aan een installatie.
Terplekke constateert de monteur dat de filterdroger vervangen dient te worden. Tevens constateert
de monteur dat hij betreffende filterdroger niet in zijn bus heeft.
Conform interne afspraken mag de monteur het betreffende onderdeel halen bij een leverancier in
de buurt (correctieve maatregel). De monteur noteert dit op de bon.
Deze correctieve maatregel wordt vervolgens beoordeeld op incidenteel of structureel karakter:
De werkbon wordt ingeleverd en iemand op kantoor (bijv. de servicemanager) verwerkt deze.
De opmerking (op werkbon) dat het onderdeel niet voorradig was in de bus, wordt onderzocht.
De manager belt met de monteur en vraagt waarom hij geen voorraad in de bus had.
>>>
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
3/6
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Optie 1:
Voorgaande avond voor een storing bij een klant geweest en heeft daar de laatste filterdroger
gebruikt, en in de daaropvolgende ochtend meteen naar project gereden.
Verdere navraag leert dat dit de afgelopen periode niet vaker is voorgekomen.
Conclusie: Een eenmalig incident
Vervolgstap: Aan het eind van het jaar controleren of dit nog steeds zo is.
Optie 2:
De laatste keer dat de monteur in het magazijn was, hadden ze geen voorraad van het betreffende
artikel. Navraag in het magazijn leert dat de standaard voorraad twee stuks is. Deze waren echter
door een andere monteur meegenomen.
Conclusie:
Nader onderzoek nodig.
- Het blijkt dat ze eens per maand worden besteld
- Het blijkt dat voorraad in de bus twee is, en ze verbruiken er gemiddeld drie per week
- Het blijkt dat de verbruikte artikelen pas na twee weken aan het magazine worden
doorgegeven
- etc.
Vervolgstap: Nadat de mogelijke oorzaak is opgelost, moet u aan het einde van het jaar controleren
of het probleem daadwerkelijk is opgelost.
Vraag 23:
Procedure falende procesbeheersing
Beschreven moet zijn: door wie, volgens welke interval, worden de in paragraaf 3.8.2
genoemde elementen uitgevoerd, en welke formulieren/documenten worden
hiervoor gebruikt.
Vraag 31:
Genormeerde beproevingsmethoden
Om de sterkte van een installatie te controleren, moet er een drukbeproeving
uitgevoerd worden. Op welke manier deze uitgevoerd moet worden, is deels
afhankelijk van de installatie. Hetzelfde geldt voor temperaturen, lekdichtheid,
energie etc. Het uitvoeren van deze controles moet binnen de organisatie door
iedereen op dezelfde wijze gedaan worden. Voor de meeste beproevingen kan
worden volstaan met de werkinstructies.
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
4/6
Toelichting op vragenlijst ‘Bedrijfsaudit:
Vraag 12:
Instructies m.b.t. PBM’s (PBM: Persoonlijke BeschermingsMiddelen)
Meestal worden instructies meegeleverd door de leverancier van de middelen. Deze
kunnen uitgebreid worden met bijvoorbeeld instructies over de minimale voorraad
en of een monteur in geval van nood zelf PBM’s mag aanschaven.
Vraag 13:
Beoordeling medewerker (projectevaluatie)
Naar aanleiding van de werkregistratie en- of andere informatiebronnen moet het
inzichtelijk worden of een monteur de werkzaamheden correct heeft uitgevoerd. Bijv.
een monteur of externe maakt een opmerking over eerder uitgevoerde
werkzaamheden. Maar ook een check op de gebruikte materialen of het aantal keer
dat een herhalingsbezoek plaatsvindt, kan een indicatie zijn.
Vraag 17:
Overzicht effectiviteit correctieve en corrigerende maatregel
Het moet inzichtelijk zijn of een maatregel werkt.
Voorbeeld:
Geconstateerd dat na het aanbrengen van extra leidingbeugels op een koelinstallatie
na enige tijd roestvorming ontstaat bij de boorgaatjes.
Dit is afgelopen periode (01-01-2012 t/m 31-12-2012) 10 keer voorgekomen.
Corrigerende maatregel:
Alle monteurs hebben nu standaard een spuitbus met verf in de bus. Er is instructie
gegeven dat bij het boren in metalen delen van een koelinstallatie de gaatjes
afgewerkt moeten worden met de spuitbus.
Effectiviteit:
In de periode 01-01-2013 t/m 31-12-2013 is er geen roestvorming geconstateerd na
het aanbrengen van extra beugels.
Conclusie:
maatregel is 100% effectief.
Vraag 23
Aantoonbaar werkoverleg
De STEK-eisen vragen om minimaal één keer per jaar overleg te hebben met uw
medewerkers over de STEK-eisen. Advies: maak een vaste agenda en leg de
afspraken vast. Dit vormt een prima bewijs dat u aantoonbaar de STEK onderwerpen
behandeld hebt.
Vraag 24:
Overzicht medewerkers betrokken bij interne kwaliteitsbewaking
Afhankelijk van de organisatiestructuur moet uit het overzicht duidelijk zijn welke
rollen door wie ingevuld zijn.
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
5/6
Vraag 25:
Overzicht kwaliteit ingekochte materialen
Hier wordt gevraagd naar een herleidbaar overzicht van non-conformiteit van
ingekochte materialen. Een methode is bijvoorbeeld om pakbonnen van materiaal
dat niet voldoet, in een map te doen. Voeg daaraan een lijst toe met minimaal
daarop het artikel, de leverancier en een beknopte omschrijving van de nonconformiteit.
Vraag 26:
Operationaliteit ingangscontrole
Feitelijk controleert u de inkomende goederen (bestelling): heeft u datgene gekregen
wat u besteld heeft. In complexere organisaties kan dit uitgebreid worden met een
eenmalige check of materiaal voldoet aan gestelde eisen.
Vraag 31:
RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie)
Elke onderneming, behalve een ZZP er *, is verplicht (Arboregelgeving) om een RI&E
uit te voeren. De actuele RI&E dient minimaal de in paragraaf 5.1 koeltechnische
risico’s te bevatten.
Voor een ZZP’er geldt dat de risico-onderwerpen als checklist gebruikt kunnen
worden.
(* : Indien u – ook al is het eenmalig - een persoon inhuurt, moet u op dat moment
een actuele RI&E bezitten.)
Vraag 33:
Communicatie RI&E
U moet aangegeven welke communicatiekanalen gebruikt worden, en hoe
gewaarborgd wordt dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de RI&E. Ook moet u
aangeven hoe gewaarborgd is dat de medewerker de meest actuele informatie heeft.
Vraag 34
Bedrijfsveiligheid instructies
Veiligheidsrisico’s: voor het gebruik van potentieel gevaarlijk materialen moeten
veiligheidsinstructies aanwezig zijn en worden gecommuniceerd. Veel materiaal
wordt al door leveranciers aangeleverd en kan prima gebruikt worden voor de
bedrijfsveiligheid instructies, aangevuld met bedrijfsspecifieke instructies.
Vraag 35:
Werkplekinspectie
Dit kan de bus van de monteur zijn, de werkplaats/magazijn of daadwerkelijk op
locatie. Het moet aantoonbaar zijn door wie en wanneer de werkplekinspectie is
uitgevoerd. Eventuele bijzonderheden moet u vastleggen.
Vraag 36:
Register voor meldingen ongevallen
Dit register moet goed bereikbaar en actueel zijn. Het moet ook een korte
beschrijving bevatten van elk ongeval.
‘Toelichting op de STEK-vragenlijsten’ - versie 0, april 2014
6/6

Download Report