Kwaliteitszorg binnen Peuterschool Houten

Kwaliteitszorg
Inleiding:
Kwaliteitszorg heeft tot doel om de medewerkers en de leiding van een organisatie bewust te
maken van resultaatgericht werken.
In de organisatie moet men met elkaar de vraag (durven) stellen: doen we het goed? Op basis
van welke norm? Zijn de normen bij iedereen bekend. Kan het ook beter ?
Als een organisatie pretendeert aan kwaliteitszorg te doen, moet kwaliteitsbeleid beschreven
staan en moet dit beleid bekend zijn bij alle medewerkers. De organisatie moet zorgen voor
het verhogen van de klanttevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de
klanten en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op het product of de dienst van de
organisatie. Daarnaast moet de organisatie de bedrijfsprocessen beheersen en dit kunnen
aantonen.
De Peuterschool Houten werkt voor ouders en kinderen in opdracht van de Gemeente Houten
die voor ong. 50% de Peuterschool subsidieert. Het is belangrijk dat als wij de
ouders/verzorgers en kinderen en de gemeente als klant zien, zij tevreden en het liefst zeer
tevreden zijn. Je kunt zeggen dat je daarmee ook een stuk bestaansrecht hebt.
Ook de medewerkers en de leiding en het bestuur moeten tevreden zijn. Zij zijn immers de
interne klant.
Kwaliteitszorg hoeft niet veel tijd te kosten. Het levert zelfs tijd op. Kwaliteitszorg hoort bij
professioneel handelen. Als de Peuterschool Houten pretendeert een professionele organisatie
te willen zijn en/of te willen worden dan schept dat verplichtingen.
Kwaliteitszorgsysteem:
Kwaliteitszorg moet systematisch worden uitgevoerd. Er zijn veel kwaliteitszorgsystemen in
omloop zoals, ISO, INK-model, Lean Six Sigma e.d.
Het bestuur van de Peuterschool Houten heeft gekozen voor de Balanced Score Card. De
keuze is mede ingegeven door de geringe tijdsinvestering, helderheid en eenvoud. Bovendien
is er sprake van ervaring met het werken met dit systeem.
Balanced Score Card
De Balanced Score Card is ontwikkeld door twee mensen : Kaplan en Norton. Zij
schreven dit kwaliteitszorgsysteem omdat in de jaren ’80 er vaak in een organisatie
slechts werd gestuurd op het financieel resultaat. Dit is een eenzijdige prestatiemeting.
Zij kozen voor een meervoudig perspectief waarbij de perspectiefvelden elkaar ook
beinvloeden.
De perspectieven zijn :
A: Het financieel perspectief (opereert de organisatie financieel verantwoord en
gezond)
B: Het klantenperspectief (hoe aantrekkelijk zijn we voor onze klanten)
C: Leer & groeiperspectief (hoe blijven leiding en medewerkers in staat tot
permanente ontwikkeling en verandering)
D: Interne processenperspectief (zijn de bedrijfsprocessen op orde)
Binnen deze perspectiefvelden benoemd men een (beperkt) aantal prestatieindicatoren met een bepaalde norm.
Prestatie-indicatoren :
Binnen elk perspectiefveld worden een (beperkt) aantal zaken benoemd die van belang
zijn voor het functioneren van de organisatie. Aan die zaken wordt en norm verbonden
die gehaald moet worden om te spreken van een goede prestatie. Dat zijn de prestatieindicatoren.
Hierbij is een 0-meting noodzakelijk om vervolgens te bepalen of de norm gehaald
wordt en zo niet, welke acties er nodig zijn om aan de norm te gaan voldoen.
Zo wordt er periodiek onderzoek/metingen gedaan om de vinger aan de pols te
houden.
Concretisering kwaliteitszorg Peuterschool Houten vanaf september 2013
A: Het financieel perspectief (opereert de organisatie financieel verantwoord en
gezond) :
Prestatie-indicatoren :
1 De Peuterschool Houten is afhankelijk van twee inkomensbronnen : de ouderbijdragen en een gemeentelijke subsidie. De
afhankelijkheid van m.n. de subsidie noodzaakt het bestuur van de
peuterschool om op een financieel en sociaal verantwoorde manier
de bestuurlijke verantwoordelijkheid vorm te geven. Op het gebied
van financieel beleid onderkent het bestuur twee pijlers : een
sluitende exploitatie en het streven naar een reservepositie die
gebaseerd is op een solvabiliteitsratio van 30 % van de personele
lasten.
Op 31 december 2012 was deze ratio :128.935/ 1% van 398.947=
32 %.
Indien deze ratio wordt overschreden, zal het meerdere binnen
twee jaar aangewend worden voor nader door het bestuur te
bepalen doelen.
2 De gemiddelde bezettingsgraad van de groepen bedraagt minimaal
92 %
norm
score
30%
35%
100%
B: Het klantenperspectief (hoe aantrekkelijk zijn we voor onze klanten)
Prestatie-indicatoren :
norm
1 De Peuterschool Houten wordt door nader te bepalen percentage
aanbevolen door de huidige ouders. Allereerst wordt er een 0meting gehouden. Per jaar wordt er in oktober een enquête
gehouden onder ouders waarin de mening van de ouders wordt
gevraagd. Er zal ook de mogelijkheid zijn om in een vrij veld
reactie te geven. De uitkomst zal worden gebruikt om
verbeterpunten te benoemen die vervolgens opgenomen kunnen
worden in het kwaliteitssysteem. Hiervoor zal een normpercentage
worden bepaald.
2 Er is een aanmerkelijk verschil aan te geven tussen peuters die de
peuterschool hebben bezocht en andere peuters. De mening van de
basisschool is daarvoor zeer relevant. Elk jaar zal er in november
een onderzoek worden gedaan bij de basisscholen die peuters van
de peuterschool opnemen.
Er wordt in de enqute onderscheid gemaakt tussen VVE-peuters en
reguliere peuters.
50%
score
3 Het bestuur en de directeur zijn verantwoordelijk voor resp. het
beleid en de organisatie van de peuterschool.
Het personeel van de organisatie mag van de leiding verwachten
dat zij alles in het werk stellen om het werken in de school op een
kwalitatief goede manier mogelijk maken. Elk jaar in februari
wordt er aan de leidsters gevraagd of zij vinden dat het bestuur en
de directeur hun verantwoordelijkheid voldoende waarmaken.
Cijfer
8
C: Leer & groeiperspectief (hoe blijven leiding en medewerkers in staat tot
permanente ontwikkeling en verandering)
Prestatie-indicatoren :
1 Er is een scholingsplan vastgesteld in overleg met de leidsters dat
de basis biedt voor een scholingsaanbod van tweemaal per jaar.
Dat scholingsplan is gebaseerd op het beleidsplan van de
peuterschool en het personeelsontwikkelingsplan.
Het scholingsaanbod wordt door de leidsters als relevant ervaren
2 De visienota van de peuterschool kent het perspectief om te willen
groeien naar een kindcentrum in samenwerking met de partners in
het werkveld. Daarbij is het eerste accent de samenwerking en de
afstemming met het basisonderwijs. Elk jaar wordt tenminste één
stap gezet in de richting van het eindperspectief.
norm
80%
score
100%
D: Interne processenperspectief (zijn de bedrijfsprocessen op orde)
Prestatie-indicatoren :
1 De Peuterschool Houten voldoet aan de GGD-normen
2 De Peuterschool Houten voldoet aan de eisen van de
Onderwijsinspectie. Bij de volgende inspectie zullen alle scores 2
gestegen zijn naar score 3.
In de tussenliggende jaren zal elk jaar een evenredig deel voldoen
aan score 3.
norm score
100%
90 %
3 Op de VVE groepen methodisch gewerkt. De komende twee jaar zal 100%
op alle groepen gewerkt gaan worden met een methode. De
methode biedt kansen om op een gestructureerde leerzame manier
de basis te leggen voor een succesvolle start van het
basisonderwijs. Op een thematische werkwijze wordt
spelenderwijs gerichter gewerkt aan de verschillende facetten van
de ontwikkeling.
Het thema kwaliteitszorg komt eens per drie maanden als vast punt op de agenda van de
bestuursvergadering om de voortgang actief te blijven monitoren
Formulering
Nu we komen tot het maken van keuzes van de te realiseren doelen binnen het door ons
gekozen kwaliteitszorgsysteem, is het gewenst om ook aan de formulering van onze doelen
en resultaten (Kritische Prestatie Indicatoren) aandacht te besteden
Uiteindelijk is de volgorde : kijken hoe we het doen, doelen stellen, meten (KPI’s) en
verbeteren. Deming heeft daar een hanteerbaar systeem voor gegeven.
De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn:
•
•
•
•
PLAN : Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering
van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.
DO : Voer de geplande verbetering uit.
CHECK : Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de
oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.
ACT : Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.
Hoe kan je doelen concreet en meetbaar maken.
Doelen vormen de basis onder plannen. Ze zijn het fundament; als er geen goed geformuleerd
doel is, is er ook geen goed plan. Doelen worden gebruikt om de richting en het resultaat van
tevoren vast te leggen. Doelen stellen is echter lastig. Men is geneigd zich te richten op
activiteiten en niet op doelen. Ook het concreet en meetbaar maken van doelen is lastig.
Definitie
Wat is een doel? Een gewenste en duidelijke omschreven situatie die op een vooraf
vastgesteld tijdstip bereikt moet zijn
Wat is een activiteit? Concrete acties die nodig zijn om het doel te behalen.
Wat is resultaat? Concrete gevolgen van de acties die voortkomen uit de doelstelling
Smart
De meest gebruikte manier om goede doelen te maken is de SMART methode. SMART staat
voor:
S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdgebonden
Specifiek
Om een doel specifiek te maken stellen we de W-vragen
·
·
·
·
·
Wat willen we bereiken?
Wie is er bij betrokken?
Waar gaat het gebeuren?
Wanneer gebeurt het?
Waarom willen we het bereiken?
Vervolg :
Er is in de bestuursvergadering van april een keuze gemaakt v.w.b. de thema’s per gebied. In
de mei-vergadering stellen we het document voorlopig vast
Dit document bieden we aan als voorgenomen besluit aan de PVT en de Ouderraad. Na hun
advies met eventuele suggesties stellen we de items vast rekening houdend met de input van
de PVT en de Ouderraad.
In de vergadering van augustus stellen we het document definitief vast en we maken
afspraken voor de verdere implementatie.
Per item moeten we nog definitieve afspraken maken over de wijze waarop we meten en in
welke frequentie.
Uitgangspunt zal moeten zijn : minimale belasting voor de werkorganisatie en meerwaarde.
Henk de Vries
Mei 2013

Download Report