Dit is de handleiding voor bardiensten, zaaldiensten

Dit is de handleiding voor
bardiensten,
zaaldiensten en
klokdiensten
bij Groen Geel
Handleiding Intus Planning
voor vrijwilligers
Deel 1 – Algemene uitleg over Intus Planning
Groen Geel heeft een overeenkomst met Intus Planning om hun software onder de licentie van vrijwilliger
te mogen benutten.
Dit pakket wordt veelvuldig gebruikt bij zorginstellingen waarbij veel mensen hun zowat 24-uurs werk
hiermee goed passend rondom hun privé leven kunnen inplannen.
Met die achtergrond is nu het zelfroosteren bij Groen Geel ingevoerd.
Inloggen
Om te zelfroosteren met Intus Planning, moet je eerst inloggen. Dit doe je door naar het juiste adres te
gaan in je browser: http://ons.rooster.nl (let op: zonder www!).
Je logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord. De eerste keer dat
je inlogt is je wachtwoord gelijk aan je gebruikersnaam.
De inlognaam krijgt elke vrijwilliger via de mail afkomstig van het mail
adres [email protected].
Inlognaam is de eerste vier letters van uw achternaam en de eerste
drie letters van uw voornaam. !! kleine letters !!
Stel de naam van uw kind is Julias Ceasar. Dan is uw inlognaam ceasjul en uw wachtwoord ceasjul. Alles
met kleine letters.
Intus Planning zal vervolgens vragen om een nieuwe wachtwoord in te voeren.
Voortaan als je inlogt moet je het wachtwoord gebruiken dat je zelf gekozen hebt.
Mocht het niet lukken wilt u dan een mail sturen naar [email protected] ?
Schermopbouw
Wanneer je, als vrijwilliger, inlogt in Intus Planning verschijnt het onderstaande scherm.
Er staat in eerste instantie bijna niets op het scherm:
Bij tabblad Rooster, dan
kan je hier de maand
kiezen en zien wie er al
heeft ingeroosterd
Twee tabbladen:


Zelfroosteren -> daar vult u in welke dienst u wilt,
de uitleg gaat vooral over dit deel.
Rooster -> wie heeft er al ingeroosterd?
Wij kiezen nu het tabblad zelfroosteren (meestal staat die al zo).
Je naam
De roosterperioden, door op de linker- en
rechterpijltjes te klikken gaat u naar de
vorige of de volgende maand. Of u klikt op
de naar beneden pijl en kiest een maand.
Als u veel veranderd heeft of als er
veel mensen tegelijk diensten
invoeren is het indrukken van de
ververs knop de oplossing.
Is soms nodig.
Hier kan je kiezen tussen de verschillende
diensten. We starten met twee diensten:


Bardiensten, deze beginnen met een B
Zaaldiensten, deze beginnen met een Z
En over enige tijd volgen de:

Klokdiensten, deze beginnen met een
2 / 9K
Hier staat het zogenaamde
minigrafiekje
We gaan nu starten door de diensten soort te kiezen, voor vele van u is dat de bardienst, maar voor team
3 tot en met 5 (of 6 of 7) is dat ook de zaaldienst.
De kleuren geven de tijdsperiode weer.





Geel geeft starttijden in de ochtend tot 11.00 weer;
Oranje geeft de starttijden van 11.00 t/m 14.00 weer;
Groen met startijden beginnend van 14.00 t/m 17.00;
Blauw heeft startijden die aanvangen van 17.00 t/m 20.00;
En tenslotte, voor de avondmens, in het paars de starttijden vanaf 20.00.
De bardiensten duren gemiddeld 3 uur.
De werkelijke tijden staan in de shift (deze term hanteert Intus) als er bijvoorbeeld staat B 11.00 – 14.00
dan start deze bardienst om 11 uur en duurt tot 14 uur.
We kiezen bardiensten door er op te klikken komt onderstaand beeld in zicht.
Je ziet niet direct welke diensten er zijn je
moet een handeling verrichten om deze te
zien.
Door op de knop in de vorm van een klein
minigrafiekje te klikken zie je welke
3/9
diensten die week nodig zijn; dit zijn de
zogenaamde bezettingseisen.
De bezettingseisen worden vooraf door de
aanzegger van Groen Geel ingevoerd.
Dit gedeelte is nogal klein weergegeven. In de
uitvergroting hiernaast is het beter zichtbaar.
U ziet ook staan Z 15.00 – 17.00. Dit is een
zaaldienst die voor de teams 3 t/m 6 zal
gelden.
Wat zie je in de uitvergroting?
Je ziet de datum bovenaan staan. Laten we zaterdag 29 november bekijken:
Er zijn nog 2 (getal in het rood) diensten nodig van B 10.30 – 13.30 en er is er 0 (getal in het wit) ingevuld.
Dus uit deze kan je nog kiezen.
De dienst van B 17.00 – 20.00 is al volledig ingevuld.
Hier kan je je dus niet meer aanmelden.
Je kan (technisch gesproken) jezelf wel opgeven voor diensten die al vol zijn maar dan kleurt het geheel
geel en zijn er teveel mensen. De aanzegger zal hier een keuze in maken. Meestal zal dat niet
geaccepteerd worden en wordt een ander voorstel gedaan.
Hoe kom je aan je informatie om te kijken welke dienst er mogelijk is?


De eerste manier is door bij zelfroosteren (kies tabblad zelfroosteren) een roosterperiode (maand) te
kiezen en per week op het minigrafiekje te kijken;
De tweede manier is om het tabblad rooster te kiezen en na het kiezen van de juiste maand
onderaan te zien welke diensten er nog ingevuld moeten worden. Dit wordt verderop in deze
handleiding uitgelegd.
4/9
Daadwerkelijk je zelf inroosteren:
Heb je voor een week een voor jou passende dienst gevonden. Dan sleep je die naar de dag waarop die
dienst plaatsvindt.
Stel je vindt op zondag 30 november de
dienst B 14.30 – 17.30 iets voor jou dan
sleep je de dienst met je muis (door de
linker muis toest in te drukken en vast te
houden) van het linkerscherm naar de
zondag. Dit ziet er zo uit:
Door verder te schuiven naar 30 november toe zie je dit:
Je ziet je dienst verschuiven over het
scherm. Het tweede wat je ziet is dat er op
30 november een oranje 1 staat. Dit
betekent dat de dienst die je sleept alleen
op die dag past.
Degene die aanzegt heeft op voorhand
bepaald welke diensten / shifts nodig zijn.
Probeer maar met slepen en loslaten.
Je kan een dienst zo weer verwijderen door
in het gekleurde vlak van die dienst op het
rode kruisje te drukken.
Nu heb je geboekt. En ben je klaar. Verder toelichting op de volgende bladzijden.
5/9
Je gekozen bardienst staat nu op 30
november ingevuld. B 14.30 – 17.30.
Het rode kruisje, om een dienst te
verwijderen zit hier.
6/9
Hoe bekijk je het Rooster
Na kiezen van tabblad Rooster zie je een nagenoeg leeg scherm. De eerste keer zie je aan de linkerkant
een mapje staan met het woord open. Druk hierop en je ziet:
Bij Groen Geel is gekozen voor de term shiftrooster.
Je kan hier kiezen wat je wilt, probeer maar. Het snelste is hier de
standaard aan te houden en de voor gedefinieerde periode te
kiezen en een roosterperiode (kalander maand) te kiezen.
Bijvoorbeeld oktober.
Druk daarna op tonen.
Dan zie je een rooster. Alle knoppen en schuifbalken kan je benutten, de weergave wordt dan anders
maar er kan niks fout gaan er gaat nooit informatie verloren. Dit is weergave klein vierkantje en
onderaan de weergave shiftbezetting Hier zie je een rooster dat bijna volledig is ingevuld.
Andere weergave -> dat doe je hier
Kolom breder of smaller maken hierdoor
is het onderaan beter zichtbaar
Hier heeft Ferry Daman de dienst van B 18.00 - 21.00
Met de muis eroverheen zie je details
Hier zijn alle diensten ingevuld
Hier zijn nog twee diensten nodig
7/9
Dit is in feite dezelfde informatie als op pagina 7 maar dan in een andere weergave. Dit is de maand
november waar nog niet zoveel is ingevuld.
Onderaan zie je weergave schraplijst.
Op deze plek is gekozen voor een grotere weergave groot vierkantje.
Een andere roosterperiode, kies
dan hier Open en selecteer een
andere roosterperiode
Hier zie je de diensten die nog niet ingevuld zijn.
Het rode cijfer geeft het aantal weer. Staat er
geen getal bij in het rood dan is er nog slechts
een enkele persoon nodig.
Als alles is ingevuld dan is deze leeg.
Dezelfde informatie maar op een algemene en andere manier uitgelegd.
Kiezen roosterperiode
Stap 1 is het selecteren van de roosterperiode waar je in wilt plannen. Dat
doe je door rechts boven het rooster te klikken op het zwarte driehoekje.
Kiezen Inzet
Wanneer je vrijwilligerswerk doet in verschillende teams / afdelingen krijg je
voor elk team / afdeling een eigen tabblad binnen het zelfroosterscherm. Je
kunt van tabblad wisselen door te klikken op ‘Afdeling 1’ of juist ‘Afdeling 2’, zie
de afbeelding hieronder.
8/9
Diensten andere inzet
De diensten van de andere inzet zijn in het rooster zichtbaar als ‘grijze diensten’. Je kunt alleen diensten
toevoegen en verwijderen van de inzet waar het tabblad van open staat. Dit betekent dat het niet mogelijk
is om de grijze diensten te veranderen, hiervoor moet je het juiste tabblad selecteren.
Diensten kiezen
Aan de linkerkant van het scherm staan de diensten die je kan kiezen. Je plant een
dienst door deze te 'slepen' naar een dag in het rooster. 'Slepen' wil zeggen dat je
de dienst selecteert met de linkermuisknop, deze knop ingedrukt houdt, je muis
verplaatst naar de dag in het rooster en dan de knop los laat. De dienst komt dan op
die dag in het rooster te staan.
Diensten verwijderen
Je verwijdert tijdens Ronde 1 een dienst door te klikken op het rode kruisje aan de
rechterkant van de
Printen rooster
Ook is het mogelijk om je ingevulde rooster te printen. Als je op het pfd icoontje klikt wordt een
printbare versie van je rooster geopend in een nieuw tabblad.
Bezettingseisen tonen
Het is mogelijk om de bezettingseisen voor een bepaalde week op te vragen. Klik hiervoor op
het icoontje dat aan het begin van een week wordt getoond.
9/9

Download Report