"Veelgestelde vragen Fonds PGO" PDF document

Fonds PGO subsidieert landelijke patiëntenorganisaties en gehandicaptenorganisaties.
Hieronder vindt u informatie over PGO-subsidies tot juli 2011.
1. Wanneer moet ik de verantwoording over mijn projectsubsidie aanleveren?
De verantwoording moet u uiterlijk 6 maanden na de afronding van het project aanleveren.
2. Fonds PGO heeft het in de regeling over tarieven uit het maatschappelijk verkeer. Zijn
deze tarieven vergelijkbaar met de tarieven die de Stichting Fonds PGO eerder
hanteerde?
Ja, Fonds PGO legt de relatie met maatschappelijk gangbare tarieven. Vanuit doelmatigheid is het
wenselijk dat u niet meer betaalt voor diensten en producten dan algemeen gangbaar is.
3. Mijn organisatie hoeft geen werkplan en begroting meer aan te leveren, maar wel een
verantwoording. Waar toetst Fonds PGO deze verantwoordingen straks op? Hoe voorkom
ik dat Fonds PGO subsidie terugvordert omdat blijkt dat bepaalde zaken niet subsidiabel
zijn?
In het Beleids- en beoordelingskader staat waaraan u de subsidie mag besteden. Houdt u zich aan
deze subsidiabele activiteiten? En houdt u de doelmatigheid en rechtmatigheid van bestedingen in
het oog? Dan komt u bij de vaststelling niet voor verrassingen te staan. Natuurlijk kunt u bij twijfel
contact opnemen met Fonds PGO.
4. Moet ik over 2009 een aparte verantwoording indienen voor basisdeel en
ontwikkelingsdeel?
Het verantwoordingsformulier gaat over uw totale instellingssubsidie 2009. Dus zowel basisdeel als
ontwikkelingsdeel. U hoeft geen onderscheid tussen de delen te maken. Beide delen kunt u
besteden aan voorlichting, lotgenotencontact, belangenbehartiging, professionalisering en
exploitatiekosten die daarmee samenhangen.
5. Wat is eigen vermogen?
Eigen vermogen zijn middelen (geld, activa of goederen) die de organisatie zelf inbrengt voor
onbepaalde tijd. Deze reserves zijn vrij beschikbaar, in tegenstelling tot een voorziening, waarbij er
sprake is van een zekere toekomstige kostenpost.
6. Wat is vreemd vermogen?
Vreemd vermogen zijn gelden die u van derden leent en voor een bepaalde tijd. Door een
voorziening te treffen met subsidiegeld leent u als het ware geld van de subsidiegever. Want als u
de met de voorziening bedoelde activiteit niet uitvoert, moet u de voorziening terugbetalen.
1
Fonds PGO subsidieert landelijke patiëntenorganisaties en gehandicaptenorganisaties.
Hieronder vindt u informatie over subsidies die verstrekt zijn over 2012 en 2013.
Algemeen
1. Is de instellingssubsidie alleen voor de 2 kerntaken lotgenotencontact en
informatievoorziening?
Ja, de instellingssubsidie is alleen voor activiteiten op het gebied van
informatievoorziening en lotgenotencontact. In de overgangsperiode in 2012 en 2013
mag u daarnaast nog activiteiten op het gebied van belangenbehartiging,
kwaliteitstoetsing, dienstverlening en professionalisering verrichten.
2. Kan ik minder dan € 25.000 aanvragen?
Nee, een aanvraag van minder dan € 25.000 wordt afgewezen.
3. Hoe ziet de afbouwregeling er uit?
Voor iedere organisatie geldt een zelfde afbouw: 20% in 2012, 50% in 2013 en (bij
beëindiging van de subsidie) 100% in 2014. Uitgangspunt voor de afbouw is de
instellingssubsidie die u in 2011 heeft ontvangen. Als u al eerder het bedrag bereikt
wat u als subsidie gaat ontvangen stopt de afbouw.
4. Mogen we subsidie gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek?
Nee, dat is net als onder de oude regeling niet mogelijk.
5. Is er voor 2012 een subsidieplafond ingesteld?
Voor 2012 en 2013 is er geen subsidieplafond ingesteld.
Financieel
1. Het is niet langer mogelijk om kosten voor bijvoorbeeld computers in 5 jaar
af te schrijven. Maar hoe ga ik om met afschrijftermijnen die nog lopen?
In de overgangsperiode 2012 en 2013 kunt u deze kosten aanmerken als
frictiekosten.
2. Hoe ga ik om met een voorziening die al gedeeltelijk is gevormd?
Op grond van de nieuwe subsidieregeling is het niet mogelijk om een voorziening te
treffen. De al opgebouwde voorzieningen moet u nog wel besteden aan het doel
waarvoor ze zijn opgebouwd. Besteedt u de gevormde voorziening niet binnen de
afgesproken termijn (5 jaar)? Dan valt deze vrij en moet u de voorziening
terugbetalen.
3. Hoe kan ik instandhoudingskosten straks toerekenen aan activiteiten?
In algemene zin is de subsidie niet voor de instandhouding van een organisatie. Het is
alleen nog maar bedoeld voor kosten die direct verband houden met de activiteiten
lotgenotencontact en informatievoorziening. En nodig zijn voor de uitvoering van deze
activiteiten.
4. Hoe moet ik verantwoorden?
2
De aanvraag tot vaststelling (de verantwoording) bestaat uit een verklaring over
werkelijke kosten en opbrengsten. Daarin geeft u aan dat de activiteiten waarvoor u
subsidie krijgt, zijn gedaan. En dat u heeft voldaan aan de verplichtingen die horen bij
de subsidie. Daarnaast geeft u een opgave van de kosten en opbrengsten die verband
houden met de gesubsidieerde activiteit. Heeft uw organisaties een egalisatiereserve?
Dan moet u bij de verantwoording ook een jaarrekening voegen.
5. Hoe zit het met opbrengsten uit een gesubsidieerde activiteit? Zijn deze van
invloed op de hoogte van de subsidie?
Ja, het bedrag bestaat uit de totale werkelijke kosten minus de totale werkelijke
bijdragen van derden en de begrote eigen bijdrage.
6. Stuur ik bij de verantwoording een bestuursverklaring en/of een
accountantsverklaring mee?
De verantwoording bestaat uit een verplicht formulier waarin u een weergave geeft
van de werkelijke kosten en opbrengsten. Dit formulier bevat een bestuursverklaring.
De bestuursleden moeten deze ondertekenen. Een accountantsverklaring (of
controleverklaring) is alleen nodig bij een instellingssubsidie vanaf € 125.000. Deze
hoort bij de verantwoording.
7. Is het mogelijk om een egalisatiereserve aan te houden met inkomsten uit
een andere bron dan de instellingssubsidie?
Nee, dat is niet mogelijk. Het is wel mogelijk een algemene reserve te vormen vanuit
een andere bron van inkomsten.
8. Is het nog mogelijk om een reserve of voorziening te vormen ten laste van de
instellingssubsidie?
Het is niet mogelijk om reserves of voorzieningen te vormen vanuit de
instellingssubsidie. Want de subsidie is voor activiteiten. U kunt wel vanuit eigen geld
een voorziening of reserve vormen.
9. Is het uitgangspunt voor de afbouwregeling de toegekende of vastgestelde
instellingssubsidie 2011?
Het uitgangspunt voor de afbouwregeling is de in 2011 toegekende instellingsubsidie.
10. Mag ik nog een egalisatiereserve vormen vanuit de instellingssubsidie?
U mag een egalisatiereserve opbouwen bij subsidies vanaf € 125.000. Dit betekent dat
het voor de meeste organisaties sinds 2012 niet langer mogelijk is om een
egalisatiereserve op te bouwen vanuit de subsidie.
11. Moet ik alleen het subsidiedeel verantwoorden?
Ja, bij de verantwoording geeft u in een verklaring aan wat de werkelijke kosten en
opbrengsten zijn. Omdat u in 2012, 2013 en 2014 nog de egalisatiereserve mag
gebruiken voor activiteiten, moet u hier ook inzicht in geven. Organisaties die een
egalisatiereserve hebben moeten bij de verantwoording ook een jaarrekening voegen.
12. Wat betekent een deugdelijke financiële administratie?
Dit betekent dat uw administratie zo is ingericht dat de rechten en verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten en kosten en opbrengsten gecontroleerd kunnen worden.
3
13. Wat gebeurt er met de al opgebouwde egalisatiereserve en in hoeverre heeft
deze invloed op de instellingssubsidie?
De egalisatiereserve die u eind 2011 heeft opgebouwd kunt u tot 2014 besteden. Dit
kan aan de taken waarvoor de instellingssubsidie in 2011 is gegeven. Geeft u bij uw
aanvraag instellingssubsidie 2012, 2013 en 2014 aan de egalisatiereserve voor de
hierboven genoemde taken te gebruiken? Dan zijn er geen gevolgen voor de subsidie.
Is dit niet het geval en is de egalisatiereserve nog steeds (deels) beschikbaar? Dan
wordt deze van de instellingssubsidie in 2014 afgetrokken.
14. Welke regels zijn er rondom internationale activiteiten?
Komen de activiteiten ten goede aan de patiënten en gehandicapten in Nederland?
Dan komen internationale activiteiten voor subsidie in aanmerking.
15. Valt lidmaatschap van een internationaal samenwerkingsverband hier ook
onder?
Dit is mogelijk voor zover dit lidmaatschap van belang is voor bijvoorbeeld
informatievoorziening. Ook hier geldt dat het ten goede moet komen aan de patiënten
en gehandicapten in Nederland.
16. Is het zinvol om te fuseren of loop ik dan subsidie mis?
Ja, want onder bepaalde voorwaarden kunt u nog steeds de instellingssubsidie of
vouchers krijgen.
Vouchers
1. Wat is een voucher?
Wilt u subsidie voor activiteiten die te maken hebben met inspraak van patiënten- en
gehandicaptenorganisaties? Dan kunt u een projectsubsidie met vouchers aanvragen.
Pg-organisaties hebben via de voucher een stem in de invulling van de activiteiten en
de uitvoering van het project. Een voucher steunt namelijk de
projectsubsidieaanvraag van de subsidieaanvrager. Het is geen waardebon en ook
geen zelfstandig recht op subsidieverstrekking.
2. Kan ik mijn voucher opknippen?
Nee, een voucher is niet op te knippen. Binnen een projectplan kunt u wel meerdere
thema’s uitwerken. Daardoor kunt u meerdere belangen van meerdere doelgroepen
combineren.
3. Wat gebeurt er met mijn voucher als ik die niet uitgeef?
Zet u een voucher niet op tijd in? Dan verliest deze zijn gebruikerswaarde. Er is
namelijk beperkt geld beschikbaar per jaar. En de projecten moeten plaatsvinden in
het jaar waarvoor de vouchers gelden.
4. De projectsubsidie wordt vastgesteld op basis van werkelijke kosten, wat
betekent dit?
In de kaderregeling en het Beleidskader staat dat Fonds PGO de subsidie vaststelt op
basis van werkelijke kosten (en opbrengsten). Het gaat dus om daadwerkelijk
gemaakte kosten. De totale werkelijke kosten zijn alleen goed te controleren als die in
de begroting (vooraf) en in het financieel verslag (achteraf) goed gespecificeerd zijn.
4
Ook moet er een heldere projectadministratie zijn voor de verplichte
accountantscontrole en voor steekproeven.
5. Kan ik wijzigingen in mijn project doorvoeren?
De realiteit kan soms anders zijn dan uw planning. Wilt u tijdens de uitvoering van
een project wezenlijke veranderingen doorvoeren ten opzichte van het goedgekeurde
projectvoorstel? Dan moet u dit melden bij Fonds PGO.
6. Hoe maak ik kosten van externe inhuur inzichtelijk?
De kosten van extern ingehuurd personeel moet u verantwoorden in de
projectadministratie. Dit doet u met facturen en betaalbewijzen. Op deze manier is te
controleren of de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.
7. Hoe maak ik de kosten voor inzet eigen personeel inzichtelijk?
Zet uw organisatie eigen personeel in voor de uitvoering van het project? Dan is de
verantwoording en de controle complexer. Zonder een controle op de uren kan Fonds
PGO niet vaststellen of de loonkosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Wilt u loonkosten
van intern personeel in aanmerking laten komen voor subsidie? Dan moet u een
urenregistratie bijhouden. Werkt uw organisatie zelf al met een tijdschrijfsysteem?
Dan is dat de basis voor de vaststelling van het aantal uren.
8. Wat zijn overige subsidiabele kosten?
Naast loonkosten zijn er natuurlijk nog andere kosten die voor subsidie in aanmerking
komen. Uitgangspunt is dat het moet gaan om kosten die aan het project zijn toe te
rekenen. Deze kosten moet u in de projectadministratie onderbouwen met facturen en
betaalbewijzen (directe kosten). Is er sprake van indirecte kosten aan het project?
Dan moet u in de administratie een onderbouwing van de toerekening opnemen bij de
factuur. Een voorbeeld van dit laatste is als een deel van de pandhuur aan het project
wordt toegerekend. U moet dan laten zien dat het toegerekende deel van de huur ten
laste van het project komt. Voorbeelden van indirecte kosten zijn reiskosten,
administratiekosten en ICT kosten.
9. Van welk uurloon kan ik uitgaan?
U kunt bij de verantwoording de werkelijke loonkosten opvoeren. Maar u mag hierbij
ook van de volgende formule uitgaan: een forfaitaire opslag (van 30%) op het bruto
uurloon (incl. vakantietoeslag en eventuele eindejaarsuitkering) ter dekking van
kosten als WW-afdrachten, WIA-afdrachten, pensioenafdrachten en CAO-afdrachten.
De formule voor de berekening van het uurloon komt er dan als volgt uit te zien: uren
x (bruto uurloon + 8% vakantietoeslag + toeslag eindejaarsuitkering) x 1,3 (30%
forfaitaire opslag).
10. Zijn de kosten van een accountant subsidiabel?
Ja, voor zover deze zijn toe te rekenen aan het project.
5
Fonds PGO subsidieert landelijke patiëntenorganisaties en gehandicaptenorganisaties.
Hier vindt u informatie over PGO-subsidies 2014.
Algemeen
1. Zijn lidmaatschappen van mondiale organisaties toegestaan?
Het opvoeren van de kosten van het lidmaatschap, is niet mogelijk. Maar is een
Europees initiatief bijvoorbeeld niet voor handen, waardoor u naar een mondiaal
samenwerkingsverband uit moet wijken? Dan kan Fonds PGO van deze regel
afwijken.
2. Wij zijn de enige patiëntenvereniging ter wereld en moeten naar medische
beurzen in Amerika om informatie te halen. Mag dat?
Internationale activiteiten zijn mogelijk. Maar het moet dan wel gaan om
informatievoorziening voor de Nederlandse doelgroep.
3. Komt onderzoek ook voor subsidie in aanmerking binnen stroom 1?
Wetenschappelijk onderzoek is niet subsidiabel binnen stroom 1.
4. Behouden wij bij een samenwerkingsverband de subsidie?
Uw organisatie kan de subsidie behouden als de organisatie wordt samengevoegd met
een andere organisatie. De nieuwe samenwerkingsvorm kan dan als 1 geheel subsidie
aanvragen. U kan daarbij aanspraak maken op de som van de instellingssubsidies van
beide organisaties. Uiteraard moet de nieuwe organisatie wel aan alle voorwaarden
voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen.
5. Tot wanneer blijft die dubbele subsidie bij een samenwerkingsverband in
stand?
Hoogstwaarschijnlijk tot en met 2015. Daarna hangt het af van de beoordeling van het
beleidskader en van de politieke ontwikkelingen.
6. U heeft het over samenwerken in 2014, kunt u al iets zeggen over 2015?
In 2015 wordt het beleidskader geëvalueerd. Er wordt ook gekeken of er genoeg
samenwerkingsverbanden tot stand zijn gebracht. Het beleidskader richt zich namelijk
op samenwerken. Maar hoe dat in de toekomst er precies uit gaat zien is nog niet te
zeggen.
7. Samenwerken kost geld: is daar een apart potje voor?
Nee, maar PGOsupport kan wel ondersteuning geven bij onder andere fusieprocessen.
8. Zijn er andere samenwerkingsverbanden mogelijk dan een fusie?
Jazeker, niet alleen een juridische fusie is subsidiabel. Federatievormen zijn
bijvoorbeeld ook mogelijk.
9. Zijn de kosten van een gezamenlijke ledenadministratie die uitgesplitst wordt
per vereniging subsidiabel?
Nee, dit zijn instandhoudingkosten.
6
10. Is het subsidiabel als 2 organisaties de backoffice samenvoegen?
Als het om de activiteiten die daaruit voortvloeien, lotgenotencontact en
informatievoorziening gaat wel. De organisaties moeten wel apart een aanvraag
indienen.
11. Zijn semi directe kosten (bestuurskosten/voorbereidingskosten) subsidiabel?
Kosten die iedere vereniging moet maken, zoals bestuurskosten zijn niet subsidiabel.
Behalve als bijvoorbeeld 1 bestuurslid wordt vrijgemaakt voor 1 activiteit op het
gebied van lotgenotencontact en/of informatievoorziening.
12. Zijn redactiekosten ook subsidiabel?
Alle kosten die verband houden met een bepaalde activiteit op het gebied van
lotgenotencontact of informatievoorziening zijn subsidiabel. Campagnekosten en
brochures vallen bijvoorbeeld onder informatievoorziening. In het beleidskader staat
wat informatievoorziening is. Maar deze lijst is niet uitputtend.
13. Wie komen er in aanmerking voor instellingssubsidie? Geldt de regel 1
organisatie per aandoening al?
Nee, die regel geldt niet. Wel wordt samenwerking aangemoedigd. In 2015 vindt er
een veldconsultatie plaats. Er wordt dan gekeken in hoeverre er aansluiting is gezocht
tussen verschillende organisaties. Dan worden eventueel verdere aanpassingen van
het beleidskader gedaan.
14. Geldt de regel 1 organisatie per aandoening niet meer? En wat betekent dit
voor eventuele nieuwe organisaties?
Het veld is compleet en alle aandoeningen worden door een organisatie
vertegenwoordigd. Om als nieuwe organisatie voor subsidie in aanmerking te komen is
dus heel lastig.
15. Is er al duidelijkheid over hoe de regelgeving er voor de periode na 2015 uit
zal zien?
Nee, hier is nog geen duidelijkheid over.
16. Waarom werkt Fonds PGO met papier in het tijdperk van digitalisering? En is
er nog geen elektronische handtekening mogelijk?
Binnen het ministerie van VWS is men bezig met digitalisering. In de toekomst wordt
dat ook bij Fonds PGO doorgevoerd.
17. Hoe zit het met het verbeteren van de kwaliteit van de zorg? Is daar geen
subsidiegeld voor beschikbaar?
Niet binnen subsidiestroom 1. Binnen subsidiestroom 2 is daar wel ruimte voor.
18. Hoe zit het met € 25 contributie? Mag ik mijn leden € 1 korting geven als zij
automatische incasso gebruiken?
Korting mag wanneer je het als administratieve last boekt en als het gaat om een
redelijk bedrag (maximaal € 1).
19. Wanneer geldt de eis van minimaal 100 leden die een contributie van
minimaal € 25 per jaar betalen?
7
De peildatum is 1 september 2013.
Aanvragen
1. Hoe zit het met de timing van de aanvraagperiode. Is mijn beschikking na de
vaststellingsaanvraag dan al binnen?
Het is niet 100% zeker dat u voor 1 oktober uw beslissing ontvangen heeft. De
beschikking moet uiterlijk 5 maanden na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling.
Mocht u daar problemen door ondervinden, neem dan contact met Fonds PGO op.
2. Moeten er op beide terreinen (informatievoorziening en lotgenotencontact)
activiteiten ontwikkeld worden om voor subsidie binnen stroom 1 in
aanmerking te komen?
Ja, maar in de praktijk blijkt dat veel activiteiten een tweezijdig karakter hebben. Op
een lotgenotenbijeenkomst kan iemand bijvoorbeeld informatie geven.
3. Hoe moet een activiteitenoverzicht er uitzien? Stelt Fonds PGO daar
kwaliteitseisen aan?
Het activiteitenplan is vormvrij. U hoeft hiervoor geen formulier te gebruiken. Let er
wel op het plan inzicht geeft in de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. Ook
moet de omvang en duur van de activiteit duidelijk zijn. En u moet de activiteiten
doelmatig uitvoeren. De kosten van de activiteit moeten dus in verhouding staan tot
de opbrengsten en bijdragen aan de realisatie van het doel.
4. Is het verrichten van meer activiteiten dan aangegeven in het
activiteitenplan een probleem?
Meer is geen probleem, minder wel.
Financieel
1. Wordt er vastgesteld op basis van een jaarrekening?
Nee, vanaf 2014 wordt niet meer vastgesteld op basis van een jaarrekening. Er wordt
‘ambtshalve’ vastgesteld. Dat betekent dat er geen aanvraag tot vaststelling meer
nodig is. Maar heeft u bij de verantwoording over 2012 en 2013 een egalisatiereserve?
Dan moet u een jaarrekening meesturen. Is uw subsidie hoger dan € 125.000? Dan
valt u onder een andere regeling en gelden er andere regels.
2. Moet de gehele egalisatiereserve opgemaakt worden voor 31 december
2014?
Alleen de egalisatiereserve die u met subsidie heeft gevormd, moet voor 31 december
2014 op zijn. U mag een egalisatiereserve opbouwen bij instellingssubsidies van €
125.000 en meer. Dit betekent dat het voor de meeste organisaties vanaf 2012 niet
langer mogelijk is om een egalisatiereserve op te bouwen vanuit de
instellingssubsidie. De egalisatiereserve die u eind 2011 heeft opgebouwd kunt u tot
en met 2014 besteden. (Aan de taken waarvoor de instellingssubsidie in 2011 is
gegeven.) Geeft u bij uw aanvraag instellingssubsidie 2014 aan de egalisatiereserve
voor die taken te gebruiken? Dan zijn er geen gevolgen voor de instellingssubsidie. Is
dit niet het geval en is de egalisatiereserve in 2015 nog steeds (deels) beschikbaar?
Dan wordt deze van de instellingssubsidie voor 2014 afgetrokken.
8
3. Wij hebben een voorziening gevormd (voor een deel uit subsidiegelden) voor
een lustrum dat valt in 2015. Mag dat?
Dit gaat om een bijzondere voorziening. U kunt deze laten staan als deze is
opgebouwd voor 2012.
4. Volstaat een Excel lijst of moet ik een speciaal boekhoudprogramma
gebruiken om door de steekproef te komen?
Er zijn geen eisen aan de boekhouding. Algemeen geldt wel dat bij Excel de kans
groter is op fouten. Fonds PGO geeft daarom de voorkeur aan een
boekhoudprogramma.
5. Selectie bij de steekproef. Hoe gaat dat?
Dit vindt deels aselectief en deels selectief plaats.
6. Op welke criteria wordt er gelet bij een selectieve steekproef?
Is er een egalisatiereserve en/of een voorziening? Gaat het om organisaties van
ongeveer 100 leden of om nieuwe organisaties? En soms is er vanwege eerdere
onderzoeken reden voor controle.
7. Vindt de steekproef plaats na 2014?
De steekproef kan ook al in 2014 zijn.
8. Moeten we een accountantsverklaring (of controleverklaring) kunnen
overleggen tijdens een steekproef?
Nee, voor Fonds PGO is die accountantsverklaring niet meer nodig. Ontvangt u een
subsidie van meer dan € 125.000? Dan blijft een accountantsverklaring
(tegenwoordig: controleverklaring) vereist.
9. Waar wordt er bij de toets van € 25 op gelet? Op daadwerkelijke betaling of
op vastgesteld bedrag?
Het gaat om de daadwerkelijke betaling.
9

Download Report