Beleid O.S.S. Vastgesteld op 19-06-2014

Beleidsplan OSS Den Dungen
-
Datum
19 juni 2014
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
Inhoudsopgave
Voorwoord
1.
Huidige situatie
2.
SWOT-analyse
3.
Beleids- en actieplannen
•
Veiligheidsbeleid
•
Kwalificatiebeleid
•
Uit te werken beleid
4.
Prioritering/fasering
•
Bij wie dient draagvlak te worden verkregen?
•
Welke acties kunnen van leden/vrijwilligers worden verwacht?
5.
Begroting
6.
Monitoren en evalueren
7.
Opdracht aan het bestuur om het beleid volgens de door de
ledenvergadering vastgestelde kaders uit te
voeren?
2/10
Voorwoord
Vorige ledenvergadering...........
Om de toekomst te kunnen waarborgen stellen wij een beleidsplan op voor de komende jaren.
Dit beleidsplan geeft inzicht in de organisatiestructuur en ambities van OSS Den Dungen en is
de basis voor de uitvoering van alle werkzaamheden
De vereniging OSS bestaat uit een technisch kader (leiding) en een bestuurlijk kader (bestuur).
Het technisch kader is enthousiast, kwalitatief, pedagogisch, methodisch en didactisch opgeleid
(en/of bijgeschoold). OSS biedt het technisch kader voldoende mogelijkheden om zich (bij) te
scholen, te ontwikkelen en te ondersteunen. Het bestuurlijk kader bestaat uit vrijwilligers, maar
genieten geen vrijblijvendheid. Bestuursleden zijn betrokken en bereid de handen uit de
mouwen te steken en in het belang van de hele vereniging te denken. Het bestuur wil zich bezig
houden met het voeren van beleid. Alledaagse activiteiten en problematieken worden
ondergebracht bij de leiding en/of eventuele commissies. Het bestuur wil graag naar ideeën en
problemen van haar leden en het technisch kader luisteren en hierop inspelen. Het bestuur
moet toegankelijk en goed bereikbaar zijn voor zowel leiding, leden en/of hun ouders en
vrijwilligers. Probeert proactief te besturen en leden en/of de ouders van jeugdleden daarbij te
betrekken. Om bovenstaande te concretiseren en te realiseren wordt dit beleidsplan ingevoerd.
Het beleidsplan vormt de basis voor de uitvoering van alle werkzaamheden in de periode 20142016.
De invoering van het beleidsplan gebeurt pas na goedkeuring op de algemene
ledenvergadering 2014. Het bestuur zal zich daarop inspannen om de opgenomen acties uit te
(laten) voeren en zal inspringen op kansen en ontwikkelingen die zich in de loop van de tijd
voordoen
Het bestuur van OSS Den Dungen
Peter van de Ven, voorzitter
3/10
1. Huidige situatie
OSS is een gymnastiek- en turnvereniging die gymmen, turnen en dansen voor jong en oud in
Den Dungen aanbiedt sinds 1927. Wij richten ons op recreatieve sport en willen het bewegen
voor jong en oud op lokaal niveau bevorderen. Voor OSS staat het plezier in verantwoord
bewegen centraal. Daarnaast wil OSS nevenactiviteiten aanbieden om echt te “verenigen”,
zodat leden zich thuis voelen. De vereniging telt nu circa 85 leden.
1.1 Lesrooster en sportaanbod
Maandag
16.15 tot 17.00
17.00 tot 17.45
17.45 tot 18.30
18.30 tot 19.30
Kindergym A
Kindergym B
Kindergym C
Kindergym D
De wegwijzer
De wegwijzer
De wegwijzer
De wegwijzer
Dinsdag
15.45 tot 17.15 Turnen
De Misse
16.45 tot 18.15 Turnen
De Misse
18.30 tot 19.30 Dansen Jeugd De wegwijzer
Zaterdag
09.00 tot 10.30 Turnen
10.30 tot 11.30 Kinderdans
De Misse
De Litserborg
1.2 Leiding en bijbehorende licenties/diploma’s
Gymnastiek / Turnen
Naam hoofdleiding
Karin Willems
Stijn van de Ven
Gymnastiek / Turnen
Naam hulpleiding
Elles Raaijmakers
Merel Kock
Marissa van der Doelen
Michelle van Breugel
______
Dans
Naam leiding
Elles Raaijmakers
Ilona van Schijndel
Licentie/Diploma
-
Overige
Licentie/Diploma
-
Overige
PABO 1e jaars
Licentie/Diploma
-
Fontis hogeschool
Overige
PABO 1e jaars
MBO-sport en bewegen
______
1.3 Activiteiten
Sinterklaasfeest
Show
Uitje
jeugdleden
alle leden
leiding, ondersteunende leden en bestuur
4/10
Met name voor leuke en afwisselende activiteiten naast het gewone sportaanbod is een goede
activiteitencommissie noodzakelijk. De commissie bestaat uit een mix personen uit leden,
leiding en bestuur. Het streven is dat er elk jaar voor minimaal één grote activiteit voor elke
leeftijdsgroep wordt verzorgt. Er is geen standaard budget voor activiteiten beschikbaar.
Voorafgaand aan een (nieuwe) activiteit wordt toestemming gevraagd aan het bestuur. Er wordt
van tevoren per activiteit een begroting opgesteld.
1.4 Overzicht ledenaantal en ontwikkeling
5/10
2. SWOT-analyse (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats)
De SWOT-analyse is samen met de huidige situatie en de toekomstige visie, de basis voor het
beleid van OSS. Hieronder zijn de sterkte en zwakte van OSS en de kansen en bedreigingen
voor OSS opgenomen:
Waar is OSS sterk in:
· Laagdrempelig sporten
· Betrokkenheid van leiding en bestuur bij de vereniging
· Jarenlange ervaring in gymnastiek en turnen
· Vergoedingen van bijscholingen/opleidingen
· Lage contributie
· Accommodatie bij Turnen creeert band bij ouders
Waar is OSS minder sterk in:
· Werven van nieuwe leden
· Afspraken schriftelijk vastleggen
· Op tijd nakomen van afspraken
· Veel taken worden Ad-hoc uitgevoerd
· Behoud van (hulp)leiding
· Stimuleren van leiding om opleiding/cursus te volgen om op het gewenste niveau te
komen/blijven
· Behoud van 12+ leden gym/turnen/dans
· Interne communicatie over
Onderhouden van de website
Plannen van vergaderingen met leiding
Uitdragen waar OSS goed in is
· Inzicht in financiën en ledenadministratie
· Betrokkenheid bij nevenactiviteiten
· Leiding is kwetsbaar, als leiding wegvalt, verdwijnt de dragende kracht
· Weinig betrokkenheid/inbreng van ouders (vooral in vergelijking met teamsporten)
Kansen voor OSS:
· Opstellen van beleidsplan; Taakverdeling, verantwoordelijkheden, aanspreekpunten,
afspraken, regels, doelstellingen etc. vastleggen
· Kloof tussen gym, dans en turnafdeling verder verkleinen
· Opleiden van eigen leden tot (hulp)leiding
· Vrijwilligers: Ouders meer betrekken bij de vereniging
· Betrokkenheid tussen bestuur en leden/ouders vergroten
· 12+ leden bij de vereniging houden, gym/jongens
· 18+ leden bij de vereniging krijgen door gespecialiseerd aanbod voor volwassenen en
senioren
· Meer demonstraties/wedstrijden organiseren voor de leden
· PR: Regionale uitstraling vergroten
· Maatschappelijke uitstraling verbeteren
6/10
·
·
·
Samenwerken met en ondersteuning door gemeente/Partis (projecten, sportstimulering,
accommodaties)
Uitstralen dat OSS een vereniging is met een verleden maar een bruisende toekomst
tegemoet gaat
Onderzoeken en open staan voor nieuwe ontwikkelingen
Bedreigingen OSS:
· Concurrentie van andere sporten binnen de gemeente
· Het wisselen van leiding, lesdag, lestijd
7/10
3. Beleids- en actieplannen
De taken, bevoegdheden, portefeuilles, communicatielijnen, etc. moeten bij alle leden, ouders
van jeugdleden, vrijwilligers, leiding en bestuursleden duidelijk zijn. Daarom stellen wij het
beleid van onze vereniging op. Het beleid moet vóór en dóór leden zijn. Ieder onderwerp wordt
door een commissie (een mix van personen uit leden, leiding en bestuur) uitgewerkt en daarna
toegevoegd aan dit beleidsplan. Regelmatig evalueren we dit plan om het, daar waar nodig, bij
te stellen en aan te passen aan de gewijzigde situatie. Er zijn veel actiepunten aangegeven,
deze moeten nog in volgorde van urgentie worden gezet. Veiligheid en kwalificatie zijn twee
onderwerpen die al (gedeeltelijk) opgepakt zijn en onderdeel vormen van het beleidsplan.
3.1 Veiligheidsbeleid
Tijdens de laatse Algemene ledenvergadering is dit onderwerp naar voren gebracht. Na overleg
met leiding, ouders van leden (met name van het turnen) en bestuur zijn de volgende afspraken
gemaakt:
maximale groepsgrootte is 16 leden
- bij gym is naast de leiding minimaal één hulpleiding aanwezig
- bij turnen is het aantal hulpleiding afhankelijk van het aantal stellingen. Per
stelling is minimaal één (hulp)leiding aanwezig
- per groep is een achtervang bereikbaar
3.2 Kwalificatiebeleid
Al in de jaren negentig is begonnen met de invoering van een licentiesysteem, met als
oogmerk de kwaliteit van het technisch kader te waarborgen en zo mogelijk te verbeteren. De
grote verantwoordelijkheid die verenigingen, en daarbinnen de leiding, dragen voor de bij hen
aangesloten leden, is en blijft daarbij een belangrijk uitgangspunt. Waarborgen van kwaliteit en
veiligheid voor de leden van de verenigingen staan centraal.
De KNGU biedt competentie gerichte opleidingen aan, een samenhangend geheel van kennis,
vaardigheden en attitude aan de hand van beroepsprofielen op 5 niveaus. Binnen de
kwalificatiestructuur zijn vijf niveaus:
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Niveau 5
Assistent
Assistent Leider
Leider
Trainer
Coach
OSS wil dat leiding functioneert op Niveau 3, Leider en hulpleiding op Niveau 1, Assistent. De
volgende kosten worden hiervoor vergoed ten laste van de spaarrekening (bij min. 2 jaar les
blijven geven na volgen van de opleiding):
- licentieaanvraag
- opleiding om het niveau te behalen
e
- reiskosten i.v.m. opleiding (€ 0,19 per km of 2 klas openbaar vervoer)
3.3 Uit te werken beleid
Bestuurlijk beleid
1. Vergroten van betrokkenheid tussen bestuur, leiding, leden ,ouders en vrijwilligers
2. Aanpassen van statuten en opstellen huishoudelijk reglement van de vereniging
8/10
3. Actieve werving van jeugdleden en volwassenen.
Te bereiken door:
- Voorafgaand aan een bestuursvergadering kunnen leiding en ouders/leden punten inbrengen,
dit aangeven via de website.
- Aanwezig zijn bij activiteiten
- Duidelijk herkenbaarheid van bestuursleden
- Foto op de site bij naam en functie met vermelding van hun aandachtsgebied
- Flyeren en voorlichting geven op kinderdagverblijven,basisscholen, naschoolse opvang,
bibliotheek en Vivent.
- Actief deelnemen aan dorpsfestiviteiten zoals braderie, kerstmarkt en opendagen
- Opendagen/ vriendjes en vriendinnetjeslessen organiseren met gratis proeflessen
- Publicaties in regionale en plaatselijke bladeren.
Beleid tav leiding
1. Opstellen taakverdeling/functieomschrijving van leiding en assistenten
2. Aantrekken van coaching (Partis)
3. Streven naar minimaal 75% gediplomeerde leiding (minimaal nivo 3)
4. Verbeteren samenwerking tussen de verschillende disciplines (kindergym, dans en turnen)
Te bereiken door:
- Concept maken, bespreken, vastleggen en structurele gesprekken
stimuleren om cursussen volgen en iemand uitnodigen vanuit de KNGU om te informeren over
de cursus.
- Leidingavond organiseren rondom een centraal thema bijv. actieve werving van nieuwe leden
- Aanwezig zijn bij verschillende activiteiten
- Aantal keren per jaar een overleg plannen met de verschillende disciplines.
Commissie t.a.v. leiding
Op dit moment bestaat er binnen OSS nog geen commissie die zich bezig houdt met de
inhoudelijke aspecten m.b.t. de leidinggevenden. Met dit beleidsplan wordt een eerste stap
gezet om te kijken of er taken en verantwoordelijkheden zijn voor een dergelijke commissie.
Communicatiebeleid
1. Verbeteren Interne communicatie
2. Verbeteren externe communicatie
Te bereiken door:
- In beeld brengen waar je moet zijn voor welke zaken (structuur aanbrengen).
- Foto op de site bij naam en functie en aandachtsgebied.
- Activiteiten organiseren door de activiteitencommissie samengesteld uit alle groepen
- Jaarplanning maken.
- Afspraken maken over mailverkeer en reactietijd.
- Inbreng van ouders aan de vereniging vergroten d.m.v. inbreng in bestuursvergaderingen
Materiaal beleid
Verenigingskleding en materiaalbeheer, aanschaf, huur e.d. inventariseren en vastleggen.
Jaarlijkse controlemomenten vaststellen. Wie doet wat en is daar verantwoordelijk voor.
9/10
Financieel beleid
Opstellen jaarlijkse begroting en financieel/inhoudelijk jaarverslag en voorleggen aan de ALV
Te bereiken door:
-Controle op de contributie.
- Ledenadministratie ondersteunen en begeleiden.
Clubcultuur
1. Uitdragen van de visie van de club
2. Instellen activiteitencommissie om saamhorigheid en het verenigen te bevorderen
Te bereiken door:
- Betrokkenheid bij de vereniging vergroten.
- Leden binden en verbinden.
- Aandacht, waardering, contact voor/met elkaar.
- Iedereen elkaar durven aanspreken.
Beleid t.a.v. nevenactiviteiten
1. Onderzoek naar nevenactiviteiten
Te bereiken door:
- Onderzoek d.m.v. enquête.
- Activiteiten vormgeven.
- Draaiboeken.
-Activiteitenkalender/jaarplanning opzetten
4. Prioritering/fasering
Te bespreken en besluiten tijdens de Algemene Leden Vergadering.
5. Begroting
Inkomsten
2013
Contributie Gym en€Dans
4.160
Contributie Turnen€ 2.268
Subsidie
€ 5.320
2014
€ 4.680
€ 3.130
€ 4.690
Uitgaven
Declaraties Leiding
Huur accommodatie
Contributie KNGU
Overige kosten
Totaal Inkomsten € 11.748 € 12.500 Totaal Uitgaven
Tekort
€ 3.094 € 2.342
2013
€ 6.975
€ 4.496
€ 2.258
€ 1.113
2014
€ 6.975
€ 4.496
€ 2.258
€ 1.113
€ 14.842 € 14.842
10/10