Heirwegs Ouder team Verslag vergadering 16-01-2014

Heirwegs Ouder team
Verslag vergadering 16-01-2014
Aanwezige leden: Jill Dezitter, Lien Decruynaere, Ilja Vandenbroeke, Helena Verhamme, Bart
Van Wonterghem, Sofie Van De Putte, Wendy Hillewaere, Frederik Desmet, Halina
Vanommeslaeger, Vincent Decruyeanere, Yves Faveere, Bart vandendriessche, Greta
Depraetere en Dennis Decouttere
Verontschuldigd: Els Gevaert, Mieke Vanwynsberghe
Woont de vergadering bij: Veronique Amez, Juf Nathalie, Juf Marieke
Verslag vergadering:

Goedkeuren vorig verslag:
o

Financiën:
o


Opmerking op vorig verslag:
 Helena: We houden de boot af betreffende de activiteit van de
gemeente. Onze agenda zit al behoorlijk vol, en extra activiteiten
moeten we vermijden
 Verder geen opmerkingen
Greta licht het kasverslag toe.
Nieuws uit de school en de schoolraad:
o
Toelichting over de infrastructuurwerken aan de school door Veronique.
 De werken van de eerste fase (klooster) worden op dit moment
afgerond. Er zal wel opnieuw geschilderd moeten worden.
 Problemen om een offerte te krijgen voor het nieuwe sanitaire blok. Er
is nog maar 1 offerte binnen, en er moeten er minstens 3 zijn.
 Verder op de planning: de speelplaats en de luifel
o
Juffrouw Leen is vroeger dan verwacht in zwangerschapsverlof gegaan
 Juffrouw Evelyne vervangt haar op dit moment
o
Het nieuwe verkeersbord (ivm tijdelijk verkeersvrij maken van de weg) staat
naast de kerk. De school merkt wel degelijk dat minder mensen rond de kerk
rijden.
Activiteiten
o
Evaluatie van het kerstfeestje
 Alles goed verlopen
 Voldoende helpers
 De kerstman gaat wel iets extra moeten doen om meer interactie te
hebben met de oudere kinderen
o
Schilderwerken
 Enkel de gang kon geschilderd worden, daar de andere werken nog
niet volledig opgeleverd waren.
 Voor de volgende schilderwerken zal er meer geschilderd moeten
worden. De school neemt het initiatief qua organisatie en licht de
ouderraad zo vlug mogelijk in. Eerste stap: Inschatting vragen bij de
schilders
o
Nieuwjaarsreceptie
 Door dubbele boeking moesten we een andere zaal zoeken. De
speldoorn was niet meer beschikbaar
 De ouderraad verkoos om toch op de Heirweg te blijven, en de kerk
zal voor het eerst voor een extern event gebruikt worden
 Voorbereidingen:
o Zaterdagavond wordt de kerk klaargezet om 19:30
(Lien, Greta en Helena)
o Altaar wordt afgezet met nadars
o Versiering zal aangebracht worden
o Er wordt een speelhoek ingericht
o Zondag om 10:00 worden de hapjes verder afgewerkt
 Er is nog extra hulp nodig voor de receptie zelf (bediening van
drank en hapjes)
o Camille (rondgaan met de hapjes)
o Frederik Desmet (vanaf 12:00)
o Thierry (rondgaan met drank)
 De receptie loopt van 11:00 tot 13:00
 Opkuis vanaf 13:00
o Thierry en andere HOT aanwezigen
 Bedankingsetentje in ’t Klokske om 13:30
 Opmerking: Er is tegelijkertijd een receptie van de Gilde, dus
parkeren kan moeilijk worden
o
Nieuwe activiteit: Op zoek naar onze reus Tavie
 22 februari
 fotozoektocht
 Kort: 3 kilometer, zodat kinderen ook meekunnen
 Beloning voor het mooist verlichte huis op de route.
 2 stops onderweg met eten en/of drinken
 Daarna samenkomst in de speldoorn, met prijsuitreiking
 Er worden ook steunkaarten verkocht, en ook uit de steunkaarten
wordt een winnaar getrokken
 Er zullen 200 posters gedrukt worden
 Communicatie:
 Persbericht naar Nieuwsblad, hln, en krant van West
Vlaanderen
 Communicatie op 17/01/2014
 Flyer zal verspreid worden via de school, aangevuld met een
huis-aan-huis ronde
 Inschrijvingsgeld wordt meegegeven naar school, of kan gedeponeerd
worden in de bus van de school
 Pieter gaat de fotozoektocht volledig uitwerken
 Ook de wedstrijdjury zal het traject afwandelen (journalist, lokale
ondernemer, schooldirectrice)
 Randanimatie wordt ook voorzien voor de kinderen.
 Er zijn nog helpers nodig, maar enkel voor in de Speldoorn. Het
benodigde aantal is nog niet gekend.
 Er werd een dotatie aangevraagd bij de gemeente, de beslissing is nog
niet gevallen, het reglement wordt herbekeken
 Deelnameprijs:
 4 euro voor volwassenen bij voorverkoop, 5 euro aan de deur
 2 euro voor kinderen
 Opmerkingen:
 de afstand ook op de affiches plaatsen.
 Opletten met de werken in de Klokketuin, op te volgen met
Yves.
 Nadenken over vervangingsactiviteit bij slecht weer. Gaat op
de poster ook vermeldt worden
 Datum van uiterste vooraf-inschrijving redelijk kort laten
volgen op de distributie van de brieven
 Zorgen dat er bij aanvang voldoende mensen en materiaal is
voor de registratie
 Bij inschrijvingsformulier moet vermeld worden dat de kaarten
verdeeld zullen worden bij de start aan de Speldoorn.
 Vermelden bij start dat inrichters niet verantwoordelijk zijn
voor gebeurlijke ongevallen
o

Nieuws uit andere verenigingen:
o

BBQ --- Reclameboeken
 Lien licht de details toe betreffende de werking en de voorbereiding
 Er wordt een spreadsheet doorgestuurd met alle sponsors naar
alle leden van de ouderraad
 Daar staan alle sponsors in, ook diegene die er de voorgaande
jaren uitgevallen zijn
 Iedereen gaat zijn lijst af, de namen in het vet zijn van exleden en die sponsors moeten dan opnieuw verdeeld worden.
o Lien noteert de nieuwe namen bij de potentiele
sponsors (blanco’s en ex-leden)
 Er gaat werk gemaakt worden van een adressenbestand
Gezins en welzijnsraad organiseert 2 lezingen in samenwerking met LOKA:
 Donderdag 13 maart om 20:00 -> info avond over cyberpesten
 Donderdag 15 mei om 20:00 -> De Stringe, Vichte -> Lezing “positief
opvoeden, tussen koesteren en kaderen”
Varia:
o Frederik en Veronique lichten het nieuwe systeem voor de bussen toe.
 Ipv een prijs per kilometer, wordt nu een prijs per kind per rit
aangerekend
 Is bruikbaar voor bijna alle activiteiten tijdens de schooluren, behalve
voor bijvoorbeeld schoolreizen
 Dit betekent meteen een belangrijke besparing
o
(h)eerlijk ontbijt van de Wereldwinkel Anzegem op zondag 26 januari in de
Speldoorn
 6 euro voor volwassenen, 3 euro voor kinderen
o
Ledenlijst is aangepast. Er werd een uitgeprinte versie ter beschikking gesteld
voor wie het wil
Volgende vergadering: 20 Maart om 20u15 in ’t Klokske
Verslaggever: Bart Van Wonterghem

Download Report