Foto ITU/Araujo Wagner 2014 Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Event Manual DUATLON Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/47.49.32 F: 016/47.48.32 http://vtdl.triathlon.be Dit document bevat de samenwerkingsvoorwaarden voor organisaties die in 2014 willen opgenomen worden in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga. Opgemaakt door de VTDL, oktober 2013 (herziene uitgave) INHOUDSOPGAVE 1. Intro ..................................................................................................................................................... 3 2. Algemene voorwaarden..................................................................................................................... 4 a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Aanvraag ...................................................................................................................................... 4 Aansluitingsbijdrage .................................................................................................................... 4 Verzekering.................................................................................................................................. 4 Daglicentie ................................................................................................................................... 5 Officials ........................................................................................................................................ 5 Inschrijvingsmodule (sign-in)....................................................................................................... 6 Timing & live-results .................................................................................................................... 7 Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) ...................................................................... 8 Veiligheid ..................................................................................................................................... 9 Sporttechnische voorwaarden .................................................................................................... 9 COMMUNICATIE ............................................................................................................................. 9 WEDSTRIJDSECRETARIAAT .............................................................................................................. 9 PARCOURS .................................................................................................................................... 10 WISSELZONE ................................................................................................................................. 10 NON DRAFTING ............................................................................................................................ 10 DOPINGCONTROLE ....................................................................................................................... 11 PRIJZENGELD ................................................................................................................................. 11 G-WEDSTRIJD ................................................................................................................................ 11 k. Partnership VTDL ....................................................................................................................... 11 l. Vlaamse Kampioenschappen – Belgische Kampioenschappen ................................................. 12 m. Financiële voorwaarden ............................................................................................................ 12 n. Sancties...................................................................................................................................... 12 o. Aansprakelijkheid ...................................................................................................................... 12 3. cOMPETITIECIRCUIT: Flanders Cup ................................................................................................. 13 a. Intro ........................................................................................................................................... 13 b. Kandidaturen ............................................................................................................................. 13 4. Voorwaarden Flanders Cup ............................................................................................................. 14 a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series............................................................................ 14 b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series............................................................................ 14 5. Bijlagen .............................................................................................................................................. 15 Event Manual TRIATLON Event Manual JEUGD Event Manual MULTISPORT (cross duatlon, aquatlon) Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 1. Intro ANDERE EVENT MANUALS: 2 1. INTRO Deze manual beschrijft het samenwerkingscontract tussen de Samenwerkingscontract maar ook gids organisatie en VTDL maar is tegelijkertijd een gids voor de dienstverlening van de VTDL. Aangezien elke organisatie specifiek is en de dienstverlening ruimer mikt dan hier beschreven, kan men na het lezen zich steeds verder informeren via de VTDL. Duatlon Deze event manual is van toepassing op alle Vlaamse organisaties die onder de noemer ‘duatlon’ vallen, dus alle formats met een loop-, fiets- en loopgedeelte. Voor proeven die “off road” (cross duatlon) plaatsvinden, wordt verwezen naar de Event Manual Multisport. Hoofdstuk: 1. Intro Alle Vlaamse events die in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga en Belgische Triatlon & Duatlon Federatie willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen BTDF ook voldoen aan algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in deze manual. Door het indienen van een wedstrijdfiche (officiële aanvraag) verklaart de organisatie zich akkoord met de voorwaarden die in deze manual en de Sportreglementen BTDF beschreven zijn. De algemene voorwaarden gelden voor alle soorten Algemene en specifieke voorwaarden evenementen (just for fun, recreatief of competitief), de specifieke voorwaarden zijn vooral van toepassing op één soort evenement. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 3 2. ALGEMENE VOORWAARDEN a. Aanvraag (1) Een officiële aanvraag gebeurt via de wedstrijdfiche1 die correct wordt ingevuld door het LOC en ingediend bij de VTDL, ten laatste 4 maanden voor wedstrijddatum (postdatum). Aanvragen voor Flanders Cup wedstrijden (zie hfdstk 3) moeten voor 11/12/2013 worden ingediend. (2) Pas na het indienen van de aanvraag en de goedkeuring door de VTDL wordt er gestart met de noodzakelijke voorbereidingen voor de dienstverlening (verzekeringsattest, Timing, officials, …) en wordt het evenement gepromoot via de website. Gezien de talrijke aanvragen is het aanbevolen om de wedstrijdfiche zo snel mogelijk in te dienen. (3) De afstanden voor de betrokken jeugdcategorieën mogen de maximumafstanden binnen de Sportreglementen BTDF (appendix A) niet overschrijden. (4) Wijzigingen in de organisatiegegevens na het indienen van de aanvraag dienen zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient het LOC een volledig nieuwe wedstrijdfiche in te dienen. (5) Er kan geen aanvraag worden ingediend indien er nog openstaande schulden zijn ten opzichte van de VTDL of BTDF. b. Aansluitingsbijdrage (1) Voor het LOC is er een jaarlijkse aansluitingsbijdrage van € 50. (2) LOC die als club lid zijn van de VTDL, zijn deze bijdrage niet verschuldigd. (3) De bijdrage omvat een jaarabonnement op het driemaandelijks tri- en duatlonmagazine “stop&go”. c. Verzekering (1) De VTDL voorziet 2 mogelijke verzekeringsformules: 1. Verzekering voor sportpromotionele evenementen 2. Verzekering voor (competitieve) wedstrijden Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (2) Beide polissen omvatten voor de deelnemers2 en medewerkers een verzekering voor lichamelijke schade & burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van schade aan derden. De VTDL voorziet eveneens het wettelijk verplichte verzekeringsattest voor wielerwedstrijden. De polis dekt geen schade aan materiaal, gehuurd materiaal of gebouwen. Contacteer de VTDL voor meer info. SPORTPROMOTIONELE POLIS Deze polis is van toepassing op sportgerelateerde evenementen met een uiterst recreatief karakter, genaamd “just for fun”. Het promotionele, laagdrempelige aspect dient zeker aan bod te komen bij: Deelname – dit is het allerbelangrijkste dus er zijn geen resultaten, uitslag of andere competitieve elementen (podia, prijzengeld, …). Een finisher attest (zonder resultaten) is wel toegelaten; Afstanden – kort en toegankelijk, korter dan de competitieve maximumafstanden die vermeld staan in de Sportreglementen BTDF; 1 2 Zie VTDL-website, klik door naar Downloads. Volgens de officiële startlijst en in overeenstemming met de leeftijdsvoorwaarden van de Sportreglementen BTDF. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 4 Deelnameprijs & inschrijving – laagdrempelig. De kostprijs voor de sportpromotionele polis bedraagt € 50/dag. WEDSTRIJDPOLIS Deze polis is van toepassing zodra er een “wedstrijd” wordt georganiseerd. Deze wedstrijden brengen meer risico met zich mee en dus zijn hier extra kosten aan verbonden. De kostprijs voor de wedstrijdpolis bedraagt € 50/dag + € 5 (daglicentie € 7,5) of € 10 (daglicentie € 15) per team3 en/of niet-gelicentieerde deelnemer. De prijs per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer is gekoppeld aan de daglicentie of –verzekering en wordt dus integraal betaald door hen (zie verder bij punt d). Bij wedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule 4 wordt de verzekeringsbijdrage gelimiteerd tot € 800. Bij wedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule bedraagt de verzekeringsbijdrage maximum € 1.550. Bij de combinatie van beide afstanden op dezelfde wedstrijddag worden de bijdragen gecumuleerd. (3) Wat bij een ongeval? Voor elk LOC wordt een verzekeringsaccount voorzien voor aangifte van ongevallen. Leden van de VTDL doen aangifte via hun club. Niet-leden doen aangifte via het LOC. Na controle van de aangifte wordt een dossiernummer toegekend aan het slachtoffer. Met dit nummer en de medische attesten dient het slachtoffer vervolgens contact op te nemen met Ethias. Meer info over de procedure via http://vtdl.triathlon.be/verzekeringen. (4) Buitenlandse gelicentieerde atleten worden over het algemeen beschouwd als verzekerd. Dit betekent dat een wedstrijdverzekering wordt voorzien door hun federatie. Indien zij geen geldige licentie kunnen voorleggen, dienen zij alsnog een daglicentie aan te schaffen. d. Daglicentie Atleten die wensen deel te nemen aan een wedstrijd en die niet in het bezit zijn van een geldige licentie van VTDL/LBFTD of een andere ITU/ETU erkende triatlonfederatie, zijn verplicht om een daglicentie te nemen. Duatlonwedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule daglicentie € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer. Duatlonwedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule daglicentie € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer. e. Officials 3 4 Vanaf 2 of meer atleten wordt de term “team” gebruikt. Voor meer informatie over afstanden, zie Sportreglementen BTDF. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (1) Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Tot hun takenpakket behoort o.a.: Prospectie of voorafgaand advies door de aangewezen Chief Race Official (CRO). Het is raadzaam de CRO tijdig te betrekken bij het LOC voor een goede communicatie en een grotere garantie op een vlot, sportief en veilig wedstrijdverloop; Controle van de fietsen (check-in) & atleten op de dag zelf. Hierbij primeert veiligheid en het voldoen aan de fietsvoorwaarden volgens de reglementen; Naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten, o.a. om onsportief gedrag te voorkomen of te bestraffen; Controle van het stayergedrag bij non drafting wedstrijden; Officiële goedkeuring van de einduitslag; 5 Het ontvangen en behandelen van klachten of protesten tegen ‘field of play” beslissingen (CRO); Melden van een ongeval tijdens de wedstrijd aan de VTDL (via evaluatieverslag) 5; Evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities. (2) Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, Technical Officials (TO) als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO’s op het wedstrijdparcours6. (3) De bijdrage per official die optreedt tijdens de wedstrijddag bedraagt € 45. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan 4 uur (vanaf check-in tot laatste aankomst) voorziet het LOC een lunchpakket & voldoende drank. Een prospectie door de CRO bedraagt € 30. (4) Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met het LOC) bepaald door de CRO en is afhankelijk van: Type wedstrijd*; *MINIMUM VEREISTE: Aantal deelnemers; DUATLON DRAFTING: 4 TO + 2 M Aantal reeksen of startwaves; DUATLON NON DRAFTING: 8 TO + 6 M Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra TO aangeduid (eventueel met M) Parcours en afstanden tussen start/wisselzone(s)/aankomst; Beschikbaarheid aan officials. (5) De officiële lijst met afgevaardigde officials wordt ongeveer 2 weken voor de wedstrijd door de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL gemaild naar het LOC. f. Inschrijvingsmodule (sign-in) (1) De VTDL voorziet een online systeem dat het mogelijk maakt om de inschrijvingen op een efficiënte manier te verwerken. Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (2) De voordelen zijn: Sign-in wordt gratis ter beschikking gesteld aan VTDL-organisaties; Het online inschrijfformulier kan gekoppeld (hyperlink) of geïntegreerd worden binnen de eigen organisatiewebsite; Het LOC ontvangt een persoonlijke account voor het beheer van de inschrijvingen; Na inschrijving ontvangt de atleet en LOC een automatisch bericht van inschrijving met de betalingsgegevens; Automatische verbinding met de VTDL-database waardoor gelicentieerde leden onmiddellijk herkend worden en sneller kunnen inschrijven; De optie tot een tijdelijk ledenvoordeel voor lokale bewoners (zie verder bij prioritaire inschrijfperiode & specifieke voorwaarden); Aan de inschrijvingen kunnen extra’s (aankoop chip of T-shirt, bestelling maaltijden, …) toegevoegd worden; Er kunnen betalingslijsten opgemaakt worden voor online publicatie op de website (deelnamelijsten); Finale inschrijvingsdata kan men nummeren om startlijsten te bekomen; De aangeleverde informatie kan onmiddellijk gebruikt voor VTDL-timing. (3) Indien gewenst, kan het LOC via sign-in een prioritaire inschrijfperiode (PIP) invoeren voor gelicentieerde atleten7 en eventueel voor lokale bewoners (die tijdelijk kunnen inschrijven zonder extra 5 De CRO meldt een ongeval maar doet geen aangifte. De aangifte zelf dient door het slachtoffer te gebeuren, via de club (indien VTDL-lid) of LOC. 6 Bij crosswedstrijden met een offroad parcours worden geen VTDL motards voorzien. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 6 kost voor de daglicentie). Worden als lokale bewoners beschouwd: bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waar het evenement plaatsvindt of die het parcours doorkruist. (4) Atleten die op een onterechte wijze het systeem gebruiken (bijvoorbeeld bij fraude of het niet correct invullen van gegevens), verliezen hun startrecht op de wedstrijddag. g. Timing & live-results (1) Voor de timing kan men een beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. Indien niet kan voldaan worden aan de vraag, wordt dit onmiddellijk gemeld aan het LOC. (2) Organisaties kunnen in combinatie met de VTDL-Timing een LED-scherm (2,5 m x 1,5 m) huren voor live results, beeldmateriaal of algemene promotie van hun wedstrijd. Het scherm dient op voorhand gereserveerd te worden en wordt prioritair voorbehouden voor Flanders Cup organisaties. Informeer naar de specifieke brochure. (3) Alle LOC die gebruik maken van de VTDL-Timing dienen de sign-in module voor hun inschrijvingen te gebruiken. (4) Bij VTDL-Timing moet elke deelnemer een chip via het LOC nemen (eigen chips worden niet meer toegelaten). Omdat gelicentieerde VTDL-atleten hiervoor niet extra betalen (service zit inbegrepen in hun licentie) en het LOC voor deze atleten (hun chipgebruik) niet moet betalen, dient de huurprijs van een chip voor een atleet bovenop het inschrijvingsbedrag gerekend te worden. (5) Indien de VTDL niet kan voldoen aan de vraag of indien het LOC een beroep doet op een alternatieve timing, dient men onmiddellijk na de wedstrijd de resultaten (scratch + per reeks/geslacht/categorie) digitaal en in Excell te versturen naar [email protected] met volgende chronologische vermelding van exacte gegevens: plaats – naam + voornaam – club – woonplaats – nr – categorie – plaats per categorie – deeltijden & plaats per discipline – eindtijd Bijvoorbeeld: Pl Name Club Place Nr Cat Pl Cat Sw Bike Run Finish 1 Veramme Koen ATRIAC Leuven 181 H24 1 0:16:27(2) 0:56:23(9) 0:32:47(1) 1:45:37 Opgelet: De einduitslag is pas definitief na goedkeuring door de CRO. Wijzigingen na de wedstrijd die effect hebben op de eindposities, dienen ook goedgekeurd te worden door de CRO. Op de uitslag dienen alle atleten vermeld te staan, dus ook atleten die de wedstrijd niet beëindigd hebben (DNF – did not finish), die gediskwalificeerd zijn (DSQ) of die niet zijn komen opdagen (DNS – did not start). ELEKTRONISCHE TIMING Operator € 400/dag (8u) Per extra uur € 50 Verplaatsingskost operator Units Forfaitaire kilometervergoeding9 € 100/unit voor eerste 3 units (low density) € 150/unit vanaf 4e unit Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (6) De kostprijs voor Timing bedraagt: Duur opdracht wordt vanaf aankomst operator (opening wedstrijdsecretariaat8) tot half uur na aankomst laatste atleet Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit € 0,3461/km Units mogen niet verplaatst worden. HD (high-density) is noodzakelijk voor controle op het fietsparcours, bij extreme passage of bij noodzakelijke 7 Verplicht bij Flanders Cup wedstrijden. Bij aankomst van de operator (opening wedstrijdsecretariaat) moet er voldoende tijd voorzien zijn voor het installeren van de nodige meetpunten op de verschillende wedstrijdlocaties. Indien nodig komt de operator vroeger. 9 Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. 8 Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 7 Herbruikbare chips* (Timerchip of Bibtag) Wegwerpchips* (Single Use) Enkelband (neopreen) Reductie € 150 voor HD-unit € 1/chip, geleverd met enkelband € 2,1/chip, geleverd zonder enkelband € 3/band € 125 (lokale) omstandigheden. Chips dienen na de wedstrijd terug gerecupereerd te worden door het LOC. Verloren chips worden gefactureerd aan het LOC (€ 8/chip). Voor gebruik bij wegwerpchips. De VTDL voorziet een korting van € 125 voor LOC die de prioritaire inschrijfperiode hanteren en gebruik maken van de elektronische VTDL-Timing. MANUELE TIMING Enkel mogelijk bij kleine wedstrijden met beperkt aantal deelnemers. Enkel einduitslag zonder tussentijden. Operator € 180/dag Jeugdwedstrijden worden beschouwd als 1 format. Per extra format € 50 Andere formats zijn o.a. triatlon drafting, triatlon non drafting, duatlon drafting, duatlon non drafting en trio/duo-reeks. Verplaatsingskost Forfaitaire Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit € 0,3461/km operator kilometervergoeding Alle prijzen zijn inclusief BTW. De tarieven kunnen nog gewijzigd worden onder invloed van de VTDLleverancier. (7) Het LOC is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de startlijst met alle correcte gegevens en nummering van atleten. Wijzigingen op de dag zelf dienen zo correct mogelijk (informeer naar het dagformulier) en tijdig aangeleverd worden bij de timing en CRO. (8) Noodzakelijke voorzieningen voor Timing: Extra medewerke (bijvoorbeeld voor het inscannen voor de chips), overleg met de operator voor het specifieke aantal; Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat voor het inscannen van de chips; Per meetpunt (o.a. in wisselzone, aankomst, …) 6 nadar- of dranghekken; Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen operator (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V). (9) Bij grotere wedstrijden (ETU/ITU, groot aantal deelnemers, meerdere wedstrijden, …) dienen meerdere timing-operatoren afgevaardigd te worden. Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (10) Elektronische Timing kan bij uitzondering ontregeld worden door storingen vanuit de ondergrond (leidingen, …). Dit kan zorgen voor onregelmatigheden en problemen bij de timing. Indien mogelijk wordt dit voorkomen maar wegens de externe factor kan de operator en de VTDL hier niet verantwoordelijk voor gesteld worden. h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) (1) Net zoals de VTDL erkent de aangesloten organisatie de decretale verplichtingen omtrent MVS (www.gezondsporten.be) en EVS (www.ethischsporten.be). Concreet vertaalt dit zich o.a. in onderstaande richtlijnen. (2) De afstanden per leeftijdscategorieën zijn niet langer dan de maxima die voorzien zijn binnen de Sportreglementen BTDF. Het LOC kan hiervan niet afwijken zonder voorafgaande goedkeuring van de VTDL. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 8 (3) Net zoals de VTDL ondersteunt en promoot het LOC de Rechten van het Kind in de sport, de Panathlon verklaring, inclusie, respect voor diversiteit, fair play, fysieke & psychische integriteit en solidariteit. (4) Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en dus moeten de wettelijke voorzieningen steeds aanwezig zijn. Organisaties die niet voldoen aan de voorwaarden worden verantwoordelijk gesteld voor de aanzienlijke boetes die hiermee gepaard kunnen gaan. Zie verder bij punt j (sporttechnische voorwaarden) voor meer uitleg of informeer via www.dopinglijn.be. (5) Atleten die geschorst zijn wegens doping of andere inbreuken worden niet toegelaten om te starten zolang ze geschorst zijn. Voor schorsingen in verband met doping kan de organisator zich aanmelden op de nieuwsbrief van de dopinglijn (www.dopinglijn.be). Atleten die geschorst zijn door de VTDL, LBFTD of BTDF worden gemeld via de nieuwsbrief van de VTDL. i. Veiligheid (1) Het LOC werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen. (2) Het verdient aanbeveling om medische steun (MS) te voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MS kan de aansprakelijkheid van de organisator in het gedrang komen en neemt de VTDL hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. (3) Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert het LOC zich best via de lokale instanties. (4) De VTDL adviseert een parcours met genummerde seingevers zodat slachtoffers sneller gelokaliseerd kunnen worden. Ook worden de medewerkers (inclusief de officials) best voorzien van telefoonnummers (organisatie en medische instanties) voor noodzakelijke oproepen. j. Sporttechnische voorwaarden COMMUNICATIE Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden De website van de organisatie bevat duidelijke informatie zoals: Duidelijk link naar de Sportreglementen BTDF; Duidelijke atletenbriefing met alle belangrijke wedstrijdinfo (een typebriefing kan bij de VTDL worden opgevraagd); Correct gemeten afstanden van de wedstrijd(en); Bij voorkeur visuele plannen van de verschillende parcoursen; Deelnemers- of startlijst die regelmatig geüpdatet wordt. Communicatie naar atleten (briefing) wordt ook verstuurd naar de CRO. WEDSTRIJDSECRETARIAAT Op de wedstrijddag worden alle deelnemers/teams gecontroleerd door middel van hun licentie met foto of identiteitskaart. De controle bevestigt de identiteit van de inschrijvende atleet/teams en hun verzekering. Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag (no show, ziekte of andere) worden onderaan de uitslag opgenomen met de vermelding “Did Not Start” (DNS). Het startnummer kan eventueel worden overgedragen aan een andere atleet indien dit ten laatste 30 minuten voor de start wordt gemeld aan de timing en CRO waarbij laatste zijn/haar goedkeuring verleent. Voor de timing en officials zijn kwaliteitsvolle & duidelijke startnummers onontbeerlijk, alsook de nummering van atleten (met alcoholstift) op linkerhand, -schouder & onderbeen. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 9 PARCOURS Betrek alle instanties die een invloed kunnen hebben op het wedstrijdparcours: verwittig het openbaar vervoer, lokale boeren, bewoners, toerisme (omleiding fiets- en wandelroutes), … Het LOC zorgt voor een motard met een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een motard met een groene vlag die na de laatste atleet rijdt. Dit is een belangrijk communicatiemiddel naar medewerkers (seingevers) toe om te tonen wanneer vrij verkeer verboden of terug mogelijk is. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor motards te voorzien met ervaring op wielerwedstrijden en dergelijke 10. Er is voldoende bevoorrading in de aankomstzone en om de 2,5 km langs het loopparcours. De bevoorrading wordt bij voorkeur in de schaduw geplaatst. Bij extreme temperaturen dient de bevoorrading in overleg met de CRO aangepast te worden. Dropzones langs het parcours (waar atleten/publiek hun afval kunnen deponeren) zijn een efficiënt middel om de milieubelasting van een wedstrijd drastisch te verlagen. Om de doorstroming van het publiek door het wedstrijdparcours te garanderen, plaatst het LOC dubbele oversteekplaatsen (gescheiden oversteek, telkens in één richting) met medewerkers die de snelheid van aankomende atleten en het publiek goed kunnen inschatten en controleren. Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt A naar punt B Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt C naar punt D WISSELZONE De perfecte wisselzone voorziet voldoende ruimte, een efficiënte structuur, orde en eerlijkheid voor alle atleten. In- en uitgang zijn zodanig opgebouwd dat elke atleet tijdens de wissel dezelfde afstand loopt. Contacteer gerust de CRO voor meer advies. Atleten komen vaak met meer materiaal dan beschikbare ruimte in de wisselzone (rugzakken, …), bij voorkeur maakt het LOC hier een aparte ruimte voor dit overtollige materiaal. Indien het LOC een non drafting-reeks organiseert, dienen volgende voorwaarden gerespecteerd te worden: Maximum aantal fietsronden (bijvoorbeeld: maximum 2 Indien NON DRAFTING moet de organisatie erop toezien dat fietsrondes bij standaard afstand); elke atleet, ongeacht zijn/haar niveau, de mogelijkheid krijgt Maximum aantal deelnemers per om niet te stayeren. Een coëfficiënt wave (in samenspraak met CRO); [aantal meter van 1 parcourslus/aantal Parcours dat zich leent tot nondrafting, zowel naar atleten als de deelnemers = groter dan 100] kan helpen maar officials toe; omstandigheden (wedstrijdparcours, aantal & duur tussen Straflus; waves, niveaugroepen) dienen steeds in rekening worden Uitzonderingen (bijvoorbeeld gebracht. Adviseer jezelf bij de CRO. dubbele standaardafstand 10 Ook deze motards dienen de verkeersreglementen te respecteren (helm, veilige kledij, …). Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden NON DRAFTING 10 duatlon) op aanvraag en na goedkeuring VTDL. DOPINGCONTROLE Volgens het Vlaamse antidopingdecreet is het LOC verplicht om: De identiteit van ALLE deelnemers te controleren via een identificatiebewijs met foto; De adresgegevens van ALLE deelnemers te noteren; Bij voorkeur noteert het LOC ook het gsm-nummer waarop de atleet (of begeleider) onmiddellijk na de wedstrijd te bereiken is. Een dopingcontrole kan op ieder ogenblik (en dus ook op een wedstrijd) plaatsvinden en het decreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles en het toezicht op de controles; Voor een LOC betekent dit specifiek dat een controlearts kan vragen of iemand van de organisatie hem/haar kan bijstaan bij de controle. Daarnaast moet er altijd een dopinglokaal worden voorzien dat voldoet aan volgende voorwaarden: Vlakbij de wedstrijd en met duidelijke signalisatie naar het lokaal; Het dopinglokaal wordt uitsluitend gereserveerd voor deze activiteit; Lokaal is voldoende ruim en voorziet wachtruimte & toilet (eventueel apart lokaal in nabijheid van wachtruimte); Lokaal is voorzien van minstens 6 stoelen en een tafel zodat de arts op een efficiënte manier kan werken met documenten en materialen; Het LOC voorziet minstens 6 ongeopende grote flessen niet-alcoholische drank (bij voorkeur water). Lees de volledige tekst via www.dopinglijn.be/sporters-federaties-clubs/sportfederaties-enclubs/verplichtingen-ivm-dopingbestrijding/. PRIJZENGELD Als er prijzengeld is voorzien, moet er door het LOC een fiscale aangifte gebeuren vanaf € 125/persoon. Dit kan online indien het LOC beschikt over een elektroinsche kaartlezer. Het LOC zorgt voor een fiscaal attest voor de atleet die hij/zij kan inbrengen bij de persoonlijke belastingen. Contacteer de VTDL voor meer info. G-WEDSTRIJD De VTDL werkt samen met de vzw Parantee ter promotie van G-sport. Informeer via de VTDL indien het LOC G-atleten wenst toe te laten. Voor gehandicapte atleten en begeleiders die deelnemen in een open wedstrijd, zorgt het LOC voor de nodige herkenning (ev. polsbandjes). (1) Het LOC neemt het logo van de VTDL op in al haar promotionele met een link naar de VTDL-website. Download het logo via http://vtdl.triathlon.be/downloads/. (2) Het LOC zorgt voor een VIP-accreditatie (indien van toepassing) als de VTDL de voorzitter, de secretarisgeneraal of een bestuurslid afvaardigt. Dit wordt op voorhand gecommuniceerd door de Sporttechnisch Coördinator via de lijst van aanwezige officials. (3) Het LOC zorgt voor een persaccreditatie als de VTDL een fotograaf of redacteur (stop&go) afvaardigt. Het LOC gaat akkoord dat beeldmateriaal, genomen op het evenement, kan gebruikt worden voor publicitaire doeleinden van de VTDL en voor sportpromotie in het algemeen. Het LOC, noch een deelnemer of toeschouwer, kan hiervoor een vergoeding claimen. Het LOC dient ook deze boodschap visueel zichtbaar te verspreiden op de wedstrijdlocatie (of onthaal). Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden k. Partnership VTDL 11 (4) De VTDL heeft een aankomstboog die kan gereserveerd worden via de wedstrijdfiche. De huurprijs bedraagt € 50 voor organisaties die niet als VTDL-club zijn aangesloten. (5) Het LOC aanvaardt alle logo’s van de VTDL-sponsors die vermeld staan op het materiaal dat wordt aangeleverd door de liga (Timing, VTDL-shop, aankomstboog, …). l. Vlaamse Kampioenschappen – Belgische Kampioenschappen (1) Voor kampioenschappen met betrekking tot de jeugd wordt verwezen naar de Event Manual Jeugd. (2) Kampioenschappen: de VK worden toegekend door de VTDL, de BK door de BTDF. Naast de beschreven voorwaarden (een VK of BK moet minstans voldoen aan de voorwaarden van een Flanders Cup A-series, zie verder), moet het LO ook voldoen aan de financiële voorwaarden (fee & prijzengeld) om in aanmerking te komen voor een kampioenschap. Kandidaat-organisatoren kunnen hun kandidatuur indienen bij de VTDL en de toekenning gebeurt op vooraf gemelde tijdstippen, zoals de kalendervergadering in het najaar. Bij meerdere geldt de procedure van opbod (m.b.t. de prijzengelden). Zie bijlage voor financiële voorwaarden VK. (3) Bij VK staat de VTDL in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per geslacht en categorie: Overall, U23 (20-23j), Seniors (24-39j), Masters A (40-49j), Masters B (50-59j), Masters C (60+). (4) Bij BK staat de BTDF in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per categorie en geslacht (zie hierboven) en voor de kampioenentruien voor de overall beste dame en heer. m. Financiële voorwaarden (1) De VTDL streeft naar een dienstverlening met een duidelijke meerwaarde voor organisatoren en dit volgens een zo goed mogelijke verhouding in prijs/kwaliteit. Bepaalde diensten kunnen gratis worden aangeboden, dit volgens de eigen middelen en visie (algemene structuur) van de VTDL. (2) Alle betalende diensten worden na de wedstrijd gefactureerd aan het LOC. Voor Belgische Kampioenschappen dient vooraf een voorschot betaald te worden aan de BTDF. (3) Alle betalingen aan de VTDL/BTDF dienen te gebeuren volgens de factuurvoorwaarden en binnen de vooropgestelde termijn. n. Sancties Indien het LOC niet tegemoet komt aan de voorwaarden van de event manual of in strijd handelt met de Sportreglementen BTDF, kan het Dagelijks Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële VTDL/BTDF-kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden. Geschillen worden geregeld zoals voorzien in het Huishoudelijk Reglement van de VTDL. o. Aansprakelijkheid De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval,…). U vindt een beknopt overzicht van de algemene voorwaarden en de dienstverlening in bijlage. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden (4) Bij nalatigheid kan het LOC verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan VTDL-materiaal. 12 3. COMPETITIECIRCUIT: FLANDERS CUP a. Intro De Flanders Cup is een kwalitatief competitiecircuit voor atleten met prioriteit voor gelicentieerden. Afhankelijk van het niveau van een Flanders Cup wedstrijd, kunnen gelicentieerde atleten meer of minder punten verdienen voor een eindranking. Wie deelneemt aan voldoende De Flanders Cup staat garant voor organisaties die rankingwedstrijden, kan op het einde van het passioneel & professioneel bezig zijn met de sport en seizoen credits inruilen voor een naturaprijs. De die de atleet, veiligheid en sportiviteit centraal stellen. laureaten van deze eindranking komen in aanmerking voor een geldprijs en worden bekroond tijdens de eindhappening. De VTDL is verantwoordelijk voor het constant updaten van de rankings (Flanders Cup), het voorzien van geld- & naturaprijzen voor de Flanders Cup en de organisatie van de eindhappening. (1) Verschillende rankings: Flanders Cup Triatlon Drafting; Flanders Cup Triatlon Non Drafting (niet voor standard of sprint distance); Flanders Cup Duatlon; Flanders Cup Jeugdtriatlon; Flanders Cup Jeugdduatlon; Flanders Cup Jeugdzwemlopen. b. Kandidaturen Elke organisatie kan worden opgenomen in de Flanders Cup, mits te voldoen aan de voorwaarden & procedure die in deze manual beschreven zijn. (1) De kandidatuur voor opname in de Flanders Cup gebeurt door een volledig en correct ingevulde wedstrijdfiche in te dienen bij de VTDL vóór 11 december 201311. (2) Procedure tot opname binnen Flanders Cup: o Correcte aanvraag (wedstrijdfiche) voor 11 december 2013; o Positief advies door organisatorencommissie in december 2013; o Toekenning door Raad van Bestuur; o Bekendmaking Flanders Cup – begin 2014. 11 Belgische Kampioenschappen die toegekend worden na 15/1/2013, komen wel nog in aanmerking voor de Flanders Cup. De BK’s moeten voldoen aan de voorwaarden van de A-series. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Hoofdstuk: 3. cOMPETITIECIRCUIT: Flanders Cup (2) Wedstrijdreeksen worden onderverdeeld in 3 niveaus of series (C, B en A-series) en hoe hoger de serie (met A-series bovenaan), hoe meer punten gelicentieerde atleten kunnen verdienen. Flanders Cup C-series: atleten kunnen tot 500 punten verdienen; Flanders Cup B-series: atleten kunnen tot 750 punten verdienen; Flanders Cup A-series: atleten kunnen tot 1000 punten verdienen. Naarmate het niveau stijgt, worden er meer kwalitatieve eisen gesteld aan het LOC met betrekking tot prijzengeld, sporttechnische aspecten, communicatie, infrastructuur, logistiek, … Het LOC kan per wedstrijdreeks een aanvraag indienen voor een bepaalde serie. 13 (3) Nieuwe organisaties of organisaties die het voorgaande jaar niet hebben plaatsgevonden, kunnen slechts instappen via de C-series. De Raad van Bestuur VTDL kan uitzonderingen toestaan. 4. VOORWAARDEN FLANDERS CUP a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series Afstanden conform de Sportreglementen BTDF. Inschrijvingen MOETEN via de Sign-in inschrijvingsmodule van de VTDL. Opname van de naam “Flanders Cup” op website en promotiemateriaal12. Prioritaire inschrijfperiode voor gelicentieerde deelnemers (VTDL en LBFTD) vanaf de startdatum van de inschrijvingen tot minstens 2 maand13 voor wedstrijddatum. De prioritaire periode is enkel van toepassing op individuele reeksen. Inschrijvingen openen minstens 3 maanden voor wedstrijddatum. Inschrijvingen voor het zomerseizoen (vanaf mei) openen ten vroegste vanaf 1 februari 2014. Het LOC kan ook de optie nemen om niet-gelicentieerde lokale bewoners toe te laten tijdens deze PIP (aan ledentarief). Alle inschrijvingen binnen deze periode worden vrijgesteld van de daglicentie. Drafting: Voor het berekenen van de ranking (per geslacht) dienen alle heren te starten in dezelfde wedstrijd/reeks en apart ook alle vrouwen in dezelfde wedstrijd/reeks. Uitslagverwerking: elektronische timing via de VTDL. Podia volgens de verschillende leeftijdscategorieën (zie Sportreglementen BTDF). VTDL-stand: Op bepaalde wedstrijden is de VTDL-stand aanwezig om de naturaprijzen van de Flanders Cup te verdelen. Als de VTDL zijn aanwezigheid bevestigt (ten laatste 1 maand voor wedstrijddatum), voorziet de organisatie hiervoor gratis plaats (tent 4x4m + grote camionette), nabij aankomst, secretariaat of andere standhouders. b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series B - series Verplicht voor alle podia Geldprijzen Parameter veiligheid Parameter communicatie Parameter infrastructuur Niet verplicht Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen € 810 (verdeelsleutel) Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen 12 13 A - series Verplicht voor elke deelnemer € 1500 (verdeelsleutel) Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen Hoofdstuk: 4. Voorwaarden Flanders Cup Naturaprijs C - series Verplicht voor alle podia Na bevestiging van deelname Flanders Cup. Bij het BK Triatlon Standard Distance duurt de prioritaire inschrijfperiode tot 1 maand voor wedstrijddatum. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 14 5. BIJLAGEN Vlaamse & Belgische Kampioenschappen 2014 VK-bijdrage BK-bijdrage Prijzengeld TRIATLON Sprint Distance (drafting) Wedstrijd € 625 € 1.250 € 2.000 TRIATLON Standard Distance (drafting) € 1.250 € 2.500 € 4.000 TRIATLON Middle Distance (non drafting) € 1.250 € 2.500 € 4.000 TRIATLON Long Distance (non drafting) € 650 € 1.250 € 2.000 TRIATLON Jeugd (drafting) € 250 € 500 € 500 TRIATLON Interclub Enkel BK € 1.500 € 3.500 TRIATLON Interclub Jeugd Enkel BK € 500 € 1.500 TRIATLON Mixed Relay (adults) Enkel BK € 750 € 500 TRIATLON Mixed Relay (youth) Enkel BK € 750 € 750 TRIATLON Cross € 250 € 500 € 1.500 PARATRIATLON Nvt Nvt Nvt DUATLON Sprint Distance (drafting) € 250 € 500 € 1.500 DUATLON Standard Distance (drafting) € 250 € 500 € 1.500 DUATLON Long Distance (non drafting) € 250 € 500 € 1.500 DUATLON Jeugd € 250 € 500 € 500 DUATLON Interclub Enkel BK € 750 € 1.750 DUATLON Interclub Jeugd Enkel BK € 250 € 750 DUATLON Cross € 250 € 500 € 1.500 AQUATLON (open water, vanaf 12j) € 250 € 500 € 1.000 JEUGDZWEMLOPEN € 150 nvt nvt b. Verdeelsleutels prijzengelden Duatlon B-series Plaats 1 2 3 Duatlon B-series Plaats 1 2 3 Duatlon A-series Plaats 1 2 3 4 5 Overall klassement HEREN Bedrag € 80 € 60 € 40 Subklassementen HEREN Bedrag € 20 € 15 € 10 Overall klassement HEREN Bedrag € 150 € 125 € 100 € 75 € 50 DAMES Plaats 1 2 3 Bedrag € 80 € 60 € 40 U23, Senioren, Masters A/B/C DAMES Plaats 1 2 3 Bedrag € 20 € 15 € 10 DAMES Plaats 1 2 3 4 5 Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Bedrag € 150 € 125 € 100 € 75 € 50 Hoofdstuk: 5. Bijlagen a. 15 Duatlon A-series Plaats 1 2 3 Subklassementen HEREN Bedrag € 20 € 15 € 10 U23, Senioren, Masters A/B/C DAMES Plaats 1 2 3 Bedrag € 20 € 15 € 10 Naast de minima uit de tabel, dient het LOC van een A-serie nog € 50 extra te verdelen aan atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). Cumul is niet verplicht. Organisatoren kunnen zich beperken tot de uitbetaling van het grootste bedrag per atleet. c. Vergelijkende tabel Zie volgende pagina. d. Afkortingen - definities Hoofdstuk: 5. Bijlagen BTDF: Belgische Triatlon & Duatlon Federatie CRO: Chief Race Official of hoofdscheidsrechter LBFTD: Ligue Belge Francophone de Triathlon& Duathlon; de Waalse tegenhanger van de VTDL LOC: Lokaal Organisatie Comité Timing: Het geheel aan benodigde apparatuur (units, chips, …) en bediening (operator) die door de VTDL ten dienste staat voor LOC en de tijdsregistratie op hun wedstrijd. timing: het registreren van de (verschillende) tijden van atleten tijdens de wedstrijd. TO: Technical Official of scheidsrechter VTDL: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 16 OVERZICHT EVENT MANUAL DUATLON Just for fun Wedstrijd Flanders Cup: C-series Flanders Cup: B-series Flanders Cup: A-series Lidgeld organisatie (niet € 50 € 50 € 50 € 50 € 50 Inschrijvingen Eigen systeem of Sign-in Sign-in Sign-in Sign-in Timing Geen Reductie timing Geen Verzekeringspolis € 50/dag Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent. bij sprintafstanden of kleiner Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent.bij afstanden groter dan sprint Officials DRAFTING (TO/motards) Nvt Eigen systeem of Sign-in indien timing via liga Eigen systeem of via VTDL € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer 14 € 7,5 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer Elektronische VTDLTiming € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer Elektronische VTDLTiming € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer Elektronische VTDLTiming € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer Nvt € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer Geen Minimum 4/2, met extra TO /M per extra reeks Minimum 4/2, met extra TO /M per extra reeks Minimum 4/2, met extra TO /M per extra reeks Officials NON DRAFTING Podia Naturaprijzen wedstrijd Geldprijzen Puntentabel Flanders Cup Geen Minimum 4/215, met extra TO/M per extra reeks Minimum 8/6, met extra TO /M per extra reeks Facultatief Facultatief Facultatief Geen Minimum 8/6, met extra TO /M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor podia Facultatief Vanaf 500 p. Minimum 8/6, met extra S TO/M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor podia € 810 Vanaf 750 p. Minimum 8/6, met extra TO /M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor iedereen € 1.500 Vanaf 1.000 p. aangesloten VTDL-club) 14 15 Geen Facultatief Geen Geen Afhankelijk van de soort wedstrijd, wordt de bijdrage voor de wedstrijdpolis beperkt tot een bepaald plafond. Indien veel deelnemers, meerdere waves of een uitgebreid parcours, kan de CRO in overleg met het LOC beslissen om het aantal TO’s & motards aan te passen. Event Manual Duatlon 2014 Opgemaakt door de VTDL/BTDF (oktober 2013) Contact: Sporttechnisch Coördinator VTDL: Sofie Dely [email protected] Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg 49 3010 Kessel-Lo +32 (0)16/47.49.32 Verantwoordelijke LOC : Locatie : Datum wedstrijd : Voor akkoord (naam – datum – handtekening) Hoofdstuk: 5. Bijlagen Ondergetekende (organisator) gaat akkoord met de voorwaarden die volgens deze specifieke Event Manual en de nationale Sportreglementen BTDF opgelegd zijn. Gelieve dit laatste blad in te vullen en ondertekend terug te sturen naar bovengenoemd adres. Event Manual DUATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 18
© Copyright 2024 ExpyDoc
