Jaarverslag 2013 - Ex-change The Profit of Learning

Jaarverslag 2013
Beleidsvoornemens 2014
Jaarrekening 2013
Statistiek 2002 - 2013
Inhoudsopgave
Hoofdstuk
Bladzijde
1. Jaarverslag 2013
3
2. Beleidsvoornemens 2014
6
3. Ex-change 2002 - 2013
8
4. Jaarrekening 2013
9
5. Samenvatting en advies
11
6. Bestuursbesluit
12
2
Auteur, Henk Haring
Amersfoort.
1. Jaarverslag 2013
In totaal gingen er in 2013 38 studenten via Ex-change The profit of learning naar een Afrikaans land
voor hun stageopdracht, waarvan 11 in de eerste helft van het jaar en 27 in de 2e helft. Zij werkten
samen met 27 lokale studenten/trainees (twinning). De laatste 4 studenten van deze tweede lichting
keren begin 2014 naar Nederland terug. Er waren 47 aanmeldingen voor een buitenlandse stage; 9
personen haakten af vanwege gezondheid of anderszins.
Stageland : Kenia
Voorjaar
Vrouw
Man
Vanuit HBO
Vanuit MBO
Fontys Hogescholen
Hogeschool van Hall Larenstein
HAS Den Bosch
Hogeschool van Amsterdam
1
10
2
1
1
1
Koning Willem I College
6
vakgebied
Marketing
Grond weg en waterbouw
Watermanagement
ICT
Marketing
Civil engineering
Building / Construction
Furniture
2
1
1
1
1
3
1
1
Leerjaar
1 x 2e jaar – 1 x 4e jaar
1 x 3e jaar
1 x 4e jaar
1 x 4e jaar
1 x 3e jaar
2 x 3e – 1 x 4e jaar
1 x 3e jaar
1 x 3e jaar
De projecten in het voorjaar waren als volgt:
teamcode omschrijving
land
soort project jaar van uitzending
1301
Implementatieplan Green Grams
Jilt heeft als afstudeerproject het eerdere marktonderzoek Green
Grams afgerond. Verder ontwikkelde hij een implementatieplan
voor de introductie van Green Grams bij kleine boeren en coöperaties in het Kitui district.
Kenia HM
2013
1302
Food Security Groups
Aart en Peter hebben Food Security Groepen doorgelicht en advies
en support gegeven. Zij hielpen deze lokale coöperaties van kleine
boeren in Kitui te versterken. Dit project sloot deels aan op de introductie van Green Grams.
Kenia HM
2013
1303
Waterbouw
Joey, Bart, Marc en Max bouwden met de lokale bevolking in het
droge en arme Kitui district een Sand Storage Dam voor verbetering
van de watervoorziening. Max heeft met zijn Keniaanse buddy ook
een calculatie en bestek en werkvoorbereiding uitgewerkt voor een
te bouwen cursuslokaal voor het Multi Purpose Centre (MPC) South
(Informatie en Training Centrum voor arme boerenbevolking in
zuiden van Kitui).
Kenia WB
2013
1304
Meubelmaken
Jeanne heeft kantoormeubilair ontworpen en geproduceerd voor
het open office op het MPC South. Ze verkende ook de lokale markten en producten van de meubel bedrijven in Kitui en de Mulango
Youth Polytechnic.
Kenia MM
2013
1305
Impactstudie Sand Storage Dammen
Jos (Watermanagement) en Gijs (Milieukunde) deden evaluatie en
impact verkenning voor 15 sand storage dammen en voerden de
gegevens in een database in. Naast GPS betrof dit bijv. ouderdom,
technische staat, hydrologische impact, verbetering voedselproductie, invloed op kwaliteit omgeving (water, bodem, vegetatie e.d.).
Kenia WM
2013
3
1306
Data Warehouse MPC South
Sylvester deed voor zijn afstuderen een ICT project voor het MPC
South (Informatie en Training Center). Hij ontwikkelde een Data
Warehouse met relevante lokale informatie, waarmee SASOL met
advies en trainingen effectief kan inspelen op lokale behoeften en
mogelijkheden van de arme boeren.
6
21
Fontys Hogescholen
Hogeschool van Hall Larenstein
HZ University of Applied Science (via H.v.A.)
InHolland Haarlem
Hogeschool van Amsterdam
Hogeschool Rotterdam
1
1
1
1
1
4
Vanuit
MBO
Deltion College
Helicon Velp
Sint Lucas
Koning Willem I College
1
1
5
9
Universitair
London Metropolitan University
Universiteit Utrecht
1
1
2013
Stagelanden : Kenia (22)
Oeganda (5)
Najaar
Dames
Heren
Vanuit HBO
Kenia ICT
vakgebied
Marketing
Watermanagement
Watermanagement
Marketing
Marketing
Marketing
Watermanagement
Furniture
Water management
Furniture
Building / Construction
Civil Engineering
Communication
water management
1
1
1
1
1
2
2
1
1
5
4
5
1
1
Leerjaar
1 x 3e jaar
1 x 4e jaar
1 x 2e jaar
1 x 4e jaar
1 x 3e jaar
1 x 2e – 1x 3e jr.
1 x 2e – 1x 4e jr.
1 x 4e jaar
1 x 2e jaar
4 x 2e – 1x 4e jr.
4 x 3e jaar
1 x 2e – 4x 3e jr.
1 x 4e jaar
1 x 3e jaar
De projecten in het najaar waren als volgt:
teamcode omschrijving
1307
1308
1309
Bouw Trainingslokaal
Eerste fase van de bouw van een dubbel trainingslokaal met
sanitaire voorziening en voorraadkamer, op het Informatie en
Trainingscentrum van SASOL voor (arme) kleine boeren in het
Kitui district.
Waterbouw
Samen met lokale studenten en de bevolking in het Kitui district
van Kenia een Sand Storage Dam gebouwd voor de verbetering
van de watervoorziening. De dam is gelegen bij het Informatie
en Trainingscentrum van SASOL.
Business Development for Small Farmers
Business Support voor kleine boeren in Kitui district. Dit project
sloot aan op de introductie en marketing van Green Grams en
vorming van een Coöperatie voor Food Security Groepen
land
soort project jaar van uitzending
Kenia
BK
2013
Kenia
WB
2013
Kenia
HM
2013
1310
Meubelmaken
Kantoormeubilair ontworpen en geproduceerd voor Informatie
en Training Centrum van SASOL. Ook product en marktonderzoek gedaan in de stad Kitui en gerichte support ontwikkeld en
geboden aan lokale meubelbedrijfjes en technische scholen.
Kenia
MM
2013
1311
Business Development for Cooperative
Business plannen ontwikkeld voor 10 productiegroepen van
kleine boeren, training in groepsdynamiek en conflictoplossing,
en bijdragen aan ontwikkeling JEFFACO coöperatie. Het product
koffie stond centraal. Dit project vond plaats bij partnerorganisatie JESE in West Oeganda, in de regio Kyenjojo bij Fort Portal.
Oeganda HM
2013
4
1312
Haalbaarheidsonderzoek Handgedreven Waterboor
Kenia
Deskresearch Nederland, verkenning marktbehoefte in het Kitui
district, nagaan specificaties lokale condities (zoals bodemgesteldheid) en van de mogelijkheden voor lokale productie. Ter
aanvulling werd een business plan opgesteld voor de introductie
van een Handgedreven Water Boormachine in Kitui door SASOL.
WTB
2013
1313
Watermanagement 3R Kenia
Onderzoek naar meer mogelijkheden voor opvang regenwater
in Kitui district Kenia. 3R staat voor Recharge, Retention en Reuse van regenwater. Dit als aanvulling op bouw van Sand Storage Dammen. Naast deskresearch Nederland werd uitgebreid
veldonderzoek gedaan. Paul richtte zich daarbij speciaal op het
klimaatvraagstuk.
WM
2013
1314
Watermanagement 3R Oeganda
Oeganda WM
Studie naar implementatie geïntegreerd Wetland Management
Plan in Kwamwenge en Ibanda, West Oeganda, bij partnerorganisatie JESE. Naast deskresearch in Nederland werd veldwerk
gedaan bij lokale boeren, gemeenschappen en overheden.
Gekeken werd naar de impact op armoede, inkomens en capaciteitsontwikkeling.
2013
Kenia
De 38 Nederlandse studenten hebben samen gewerkt met 27 lokale studenten/trainees in Kenia (24)
en Oeganda (3). Dankzij deze (extra) veldwerk ervaring hebben zij ervaring en competenties verkregen, waarmee ze sterker komen te staan op de lokale arbeidsmarkt. Ook de lokale bevolking heeft
meer ervaring opgedaan door betrokken te zijn bij veldwerk van Nederlandse en lokale studenten.
Naast deze meerwaarde van "Twinning" zijn er concrete resultaten; twee "sand storage dammen"
(meer water voor veel mensen), een instructielokaal voor training arme boeren, meubilair voor dit
lokaal en bijbehorende kantoor, en praktische onderzoeken/adviezen; meubelmakers, coöperaties
en boeren, evaluaties sand storage dammen, haalbaarheid handgedreven water boormachine, ICT.
Alle teams hebben aan het einde van hun stageperiode een eindrapport overgelegd aan hun school
c.q. Ex-change. Voor geïnteresseerden zijn deze op aanvraag beschikbaar. Ook schreven alle teams
veldpost, die door ons werd gepresenteerd op de website www.ex-change.nl ; deze nog steeds beschikbaar. Opvallende uitspraken zijn o.a. “een heel andere wereld”, “alles gaat daar een stuk langzamer”, en “heeft iets toegevoegd aan mijn wereldbeeld”. En af en toe kritiek op Ex-change, SASOL
(partnerorganisatie in Kenia) of JESE (partnerorganisatie in Oeganda). Soms is deze kritiek terecht en
hebben we daar ook lering uit getrokken, maar soms trekken wij de conclusie, dat studenten wel veel
gewend (en wellicht verwend) zijn in onze Westerse samenleving. Over het algemeen mag de conclusie zijn, gevormd uit gesprekken met studenten die al weer enige tijd geleden op stage zijn geweest,
dat de ervaring in het Afrikaanse land positief heeft bijgedragen aan hun ontwikkeling. In meerdere
gevallen blijkt, dat de student ook daarna nog weer een stage in het buitenland heeft gedaan.
Dit alles bevestigt ons als Ex-change dat de
specifieke stageformule een grote meerwaarde oplevert, en dat we er goed aan
doen om door te gaan met onze ambities,
doelstellingen en dit werk.
5
2. Beleidsvoornemens 2014
Vanuit onze 12,5 jarige ervaring trekken wij de conclusie, dat onze begeleiding vanaf werving, selectie, via de werkelijke uitzending en tot en met de afwikkeling
arbeidsintensief is. Daardoor zijn we ook zelf debet aan de
soms wat gemakkelijke houding van studenten. Zo worden
(Een gedeelte van) Veldpost 3 – Team
zij vanaf de aanmelding / deelnameverklaring wekelijks geïnMeubelmakers 13.10
formeerd over de stand van zaken van hun voorbereiding
voor het vertrek. Het komt echter regelmatig voor dat de
Jambo!
benodigde informatie pas in de laatste week voor vertrek
Hier weer een update uit het bloedhecompleet is, hetgeen veel communicatietijd kost.
Als ‘begeleider’ van de Nederlandse studenten in de voorbereidingsfase menen we dat we de verantwoordelijkheid dichter bij de student moeten leggen. Wat die verantwoordelijkheden zijn wordt bij inschrijving gecommuniceerd via de
handleiding (per stageland verschillend); regelen van reispapieren, inentingen, achterlaten van gegevens voor thuisblijvers, visa en dergelijke. Ook de huisvesting in het stageland
zou de student zelf kunnen regelen ter plaatse in overleg
met de partnerorganisatie en zo ook een financiële afweging
kunnen maken hoe duur of goedkoop de stageperiode mag
zijn. De mogelijkheden daartoe zijn vaak legio. Het blijft de
verantwoordelijkheid van Ex-change onze partnerorganisaties vooraf te informeren over “wie er komt”, “wat hij of zij
gaat doen” en over vertrek en aankomst op luchthaven(s).
Nieuw in 2013 was – althans bij de najaarslichting – dat men
zichzelf moet melden bij het ministerie van Buitenlandse
Zaken, over duur en plaats van de stageperiode en telefonische bereikbaarheid, dit in relatie tot de taken van ambassades en consulaten bij calamiteiten. Tot dat moment informeerde Ex-change steeds de betreffende ambassade of het
consulaat in het land van bestemming.
In 2014 zullen we aandacht besteden aan deze andere
werkwijze, o.a. door de handleiding algemener te maken,
maar met een kernachtige samenvatting van taken in een
van de eerste bladzijden daarvan. Voorbeelden:
 Je paspoort is na terugvlucht nog 6 maanden geldig...
 Een visum kun je aanvragen bij….
 De goedkoopste vluchten vind je op….
 Inenting is niet verplicht voor …. Maar wordt dringend aangeraden….
 Meldt je verblijf in het buitenland via de website ….
te Kitui. We zijn hier inmiddels al 6
weken aan het drinken, zweten, reizen
en leven. Het is hier nog veel warmer
geworden en ook veel droger. Onze
put is helaas al een paar weken leeg.
Dus we moeten steeds op verschillende manieren ons water zien te halen.
Wel komt er tegenwoordig best vaak
water uit de kraan, vaak niet heel
schoon, maar toch alle tonnen vullen
en dan kunnen we er weer even tegenaan! Ook hebben we 3 dagen een
douche gehad, wat is dat fijn!
We zijn er inmiddels achter gekomen
hoe we met de Kenianen om moeten
gaan. Gewoon aanpakken! We zijn na 2
weken ‘afwachten’ zelf met een oplossing gekomen. We hebben met de baas
van sasol, wie tevens onze supervisor is
overlegd dat we graag wat actie wilden
en hebben we een hele planning van
maar liefst 3 maanden voor gelegd.
Onze Keniaanse buddies schrokken er
even van, en wisten niet dat het mogelijk was om een planning te maken. Wij
hebben ze wat anders laten zien en
hebben de afgelopen 4 weken elke dag
plaatsjes bezocht en daar de bedrijfjes
bezocht voor ons onderzoek. Het was
even onze stem laten horen maar we
hebben hierdoor ook veel bereikt! We
hebben een compleet onderzoek
ingeleverd. Het onderzoek wat we
gedaan hebben is om de bedrijven te
verbeteren en een ander zicht te geven
hoe het ook kan.
Even in het kort een rijtje over een
paar dingen die we ontdekt hebben……………..
Verder zal in toenemende mate gebruik gaan worden gemaakt van de beschikbare automatiseringsmogelijkheden (te denken valt aan het zelf downloaden en aanleveren van formele documenten via
de website, maar ook bijvoorbeeld het redigeren en schrijven van de hierboven genoemde veldpost).
Op deze wijze ligt de regie van de projecten steeds dichter bij de student, waardoor deze eigen verantwoordelijkheid nog meer dan nu een deel wordt van de stage. Ook het regelen van sponsors voor
hun stage (nu al een regel) kan door enthousiast overbrengen van de doelstellingen) in het voordeel
van de student werken. Het sponsorbedrag (dat door Ex-change wordt overgemaakt aan de partnerorganisatie) wordt een vast, van tevoren vastgesteld, bedrag. Het meerdere dat zij weten te verkrijgen kunnen zij naar eigen inzicht besteden, ofwel ten gunste van het stageproject, mogelijk aan een
daaraan te koppelen rondreis.
Dat dit ook in het kostenplaatje van Ex-change een belangrijke rol speelt (en niet in de minste plaats
het tijdsbeslag) mag duidelijk zijn. Hiermede wordt tevens ondervangen dat de student inzicht krijgt
in de additionele kosten van de stage en wordt voorkomen dat de student – zoals nu soms gebeurt –
van mening is dat “Ex-change zo duur is”. Arbeid in het stageland is goedkoper, jawel, maar er wordt
veel tijd in ontwikkeling en begeleiding van de stageprojecten gestoken, en een liter diesel voor de
projecttransporten kost daar net zoveel als in Nederland en is dus relatief zeer kostbaar!
Ingeval van calamiteiten, blijft Ex-change natuurlijk het centrale aanspreekpunt, zowel via e-mail als
telefonisch, dit zijn wij verplicht aan verwanten en scholen. Daarnaast dragen stagebegeleiders op de
scholen verantwoordelijkheid, zowel voor, tijdens als na afloop van de stages.
De combinatie van beleidsvoornemens moet ertoe leiden, dat er absolute duidelijkheid vooraf moet
zijn over deelname, projectinhoud, kosten en verantwoordelijkheden, voor zowel de student als ook
voor Ex-change en haar buitenlandse partners, de scholen en de verwanten van de studenten.
7
3. Ex-change van 2002 - 2013
Ex-change in de jaren van haar bestaan
Jaar
aantal
2002
4
2003
17
2004
47
2005
67
2006
mbo
hbo
wo
1
1
9
5
3
22
24
1
39
26
2
93
38
50
5
2007
93
50
37
6
2008
42
22
16
4
2009
87
28
50
9
2010
97
42
47
8
2011
42
12
24
6
2012
22
14
7
1
38
22
2013
649
2
300
In de afgelopen 12 jaar heeft Ex-change 649 studenten
uitgezonden naar Afrika. Het lagere aantal in 2008 kwam
doordat Kenia in dit jaar werd gesloten voor studenten,
door een negatief reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken. En in 2011 stopte de samenwerking
(fusie) met stichting Edukans (na 4,5 jaar) en ging Exchange weer zelfstandig verder. De doorstart laat vanaf
2012 weer een stijgende lijn zien, ondanks de recessie.
14
2
301
48
De aan te passen werkwijze moet er onder andere toe
leiden dat via een kleiner tijdsbeslag per student qua
begeleiding er ruimte beschikbaar komt om meer studenten een stageplek te kunnen bezorgen in een groter aantal partnerlanden, met als uitgangspunt dat de doelstellingen hetzelfde blijven. De beleidswijzigingen in 2014
zullen er ook op gericht zijn het aantal HBO en WO studenten relatief te laten stijgen.
8
100
90
80
70
wo
60
50
hbo
40
mbo
30
20
10
0
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
4. Jaarrekening 2013
Financieel jaarverslag 2013
De boekhouding maakt deel uit van de database van MS Access 2007, waarin tevens
is opgenomen het studentenbegeleidingssysteem, vanwege de noodzakelijke koppelingen met studentgegevens.
De database met de naam “centraldb 1-0”
maakt deel uit van het elektronisch archief
van Ex-change. In de boekhouding is opgenomen een administratie van rechten en
verplichtingen en de waarden van baten en
lasten.
De database is beveiligd met een wachtwoord en wordt dagelijks op 2 afzonderlijke computers actueel gehouden via een VPN verbinding.
Balans
€
Balans Ex-Change per 31 december 2013
Bedrag
Passiva
18.794.34
Algemene reserve per 1 januari 2013
€
Aanloopkosten
€
1.425,80
Afschrijving aanloopkosten
€
475,27
Exploitatieresultaat 2012
€
vooruitbetaalde bijdragen door studenten die
uitgezonden worden in 2014
€
2.835,00
Crediteuren
€
9.058.83
Batig saldo boekjaar 2013
€
4.747,30
Totaal
€ 21.989,64
Activa
ABN-AMRO bank 53.32.46.091
Totaal
1.769,50
€ 21.989,64
bedrag
4.873,24
Toelichting op de balans
 Banksaldo komt overeen met laatste dagafschrift van de ABN-AMRO bank – Amersfoort.
 Aanloopkosten hebben betrekking op de in 2013 gedane uitgaven ter zake van aangekocht
meubilair, kantoorinrichting en dergelijke. De afschrijving daarop wordt gedaan in 3 jaar. De
afschrijving daarop is dit jaar € 475,27.
 Het exploitatieresultaat over 2012 heeft betrekking op nagekomen betalingen in 2013 in verband met vergoedingen aan studenten, die in 2012 hun stageopdracht hebben gedaan.
 De stand van de algemene reserve is ontleend aan de eindbalans per 31 december 2012. Na
verrekening met het nadelig saldo 2012 (zie hiervoor) en het positieve resultaat van het
boekjaar 2013 zal deze op 1 januari 2014 € 7.851,04 bedragen.
 De vooruitbetaalde bijdragen van studenten hebben betrekking op studenten, die zich al
hebben aangemeld voor een stage in 2014 en een deel van de sponsorgelden, c.q. het inschrijfgeld en de kosten van huisvesting hebben voldaan voor 1 januari 2014.
9



De post crediteuren bestaat uit 2 onderdelen, te weten:
Nauwkeurige raming wegens nog te betalen afrekening
van JESE – Oeganda
€ 325,00
Nog af te rekenen met 24 studenten wegens hen toekomende
onkostenvergoeding
€ 8.733, 83
Totaal op de balans
€ 9.058,83
Voor de berekening van het batig saldo over 2013 wordt verwezen naar onderstaande overzichten.
Baten en Lasten
Baten
Grootboek
81100
81200
81300
89100
Omschrijving
Bedrag
€ 9.050,00
€ 56.233,66
€ 7.260,00
€ 7.650,00
€ 80.193,66
Omschrijving
Bedrag
€ 6.586,55
€ 1.881,96
€ 6.769,08
€ 48.876,94
€ 13.101,33
€ 77.215,86
inschrijfgeld studenten
sponsorwerving studenten
huisvestingbijdrage studenten
algemene sponsorbijdragen
Totaal
Lasten
Grootboek
40000
40900
41000
61000
69800
Organisatiekosten
reiskosten binnenland
reiskosten buitenland
partnerbetaling buitenland
toegekende onkostenvergoeding aan studenten
Totaal
Recapitulatie
€ 80.193,66
€ 77.215,86
€ 2.977,80
Totaal wegens baten
Totaal wegens lasten
Per saldo batig exploitatiesaldo
In de balans is dit opgenomen als exploitatiewinst 2013
Exploitatieverlies over 2012
Per saldo derhalve
€
€
€
4.747,30
1.769,50
2.977,80
10
5. Samenvatting en advies
Samenvatting van de conclusies
Niet gedekte kantoorkosten
Saldo op externe kosten / opbrengsten buitenland
Sponsorbedragen zonder expliciete bestemming
Onkostenvergoedingen vorig jaar
Totaal
Gesaldeerd voordelig
Nadelig
voordelig
€ 6.187,59
€ 3.284,89
€ 7.650,00
€ 1.769,50
€ 7.957,09
€ 10.934,89
€ 2.977,80
Bovenstaande jaarrekening is samengesteld op 3 januari 2014
Henk Haring,
Directeur.
Op verzoek van het bestuur van Ex-change The profit of learning heb ik deze jaarrekening onderzocht
en vergeleken met hetgeen uit de boekhouding naar voren kwam.
Dit leidt er toe dat ik kan verklaren dat zowel de balans als de verlies- en winstrekening in deze jaarrekening een goed en getrouw beeld vertonen.
Ik adviseer het bestuur deze jaarrekening conform vast te stellen en daarmede de directeur, de heer
Haring, te dechargeren.
Met vriendelijke groet,
Jan van Tricht
11
6. Besluit van het bestuur
Het bestuur van de Stichting Ex-change the profit of learning heeft in haar bestuursvergadering van 9
januari 2014 besloten de jaarrekening vast te stellen conform het aangeboden ontwerp en daarmede
de heer H. Haring te dechargeren.
De jaarrekening met toelichting, aanbiedingstekst en dit besluit bestaat uit 12 pagina’s.
Het bestuur van de Stichting Ex-change the profit of Learning,
Namens deze,
Max Mulders
12
Voorzitter.

Download Report