Verzenden besluitenlijsten

Lijst van mededelingen en ingekomen stukken gemeenteraad 24 april 2014
gemeente
Schiedam
r Postbus
1501
3 100 EA SCHIEDAM
Stadskantoor
Stadserf l
F010473 7021
W www.schiedam.nl
Aan de geineenteraad van Schiedam
ONS KENAEFN
U\V BRIEF VAN
DATUM
13UIT24990
7 februari 2014
DOORKìESNUhIhIER
E-MAIL
14 010
[email protected]
ONDERWERP
verzenden besluitenlijsten
Geachte dames, heren,
Het goed organiseren van het proces rondom de bestuurlijke stukkenstroom is essentieel om tot
besluitvorming in het college te komen. Algeinene afspraken rondom werkprocessen zijn al eerder
gemaakt en door het college vastgesteld. Aangezien liet college van mening is dat dit een continii
proces betreft zijn de reeds gemaakte afspraken de afgelopen maanden waar nodig geactualiseerd en
aangepast.
Hoewel de werk- en procesafspraken een interne aangelegenheid betreffen wil het college de raad
informeren over een onderdeel van de gewijzigde werkwijze die betrekking heeft op de raad.
Wij hebben er voor gekozen om nog nadrukkelijker stukken openbaar te behandelen en alleen als het
gaat over personen en stukken deel iiitinaltend van een wob-verzoek en in het kader van de AWB voor
vertrouwelijldgeheim te kiezen.
Voor geheiinhouding inoet een belang aanwezig zijn zoals genoemd in aitikel 10 Wet openbaarheid
van bestuur (Wob). Daarmee sliiiten wij aan bij de eerde ingezette lijn. In dit kader hebben wij de
notitie 'openbaar tenzij.. .' ook vastgesteld als leidraad. Deze notitie treft 11 bijgaand ter informatie aan.
Om te voorltoine~idat steeds per onderwerp gelieiinhouding inoet worden opgelegd, wordt op de
collegeagenda voortaan een blokje "geheiin" opgeiiomen. In liet Regleineiit van Orde voor de
collegevergaderingen wordt een teltst opgenomen die bepaalt dat geheiinhouding geldt voor al hetgeen
voor liet geheime deel van de agenda is voorgelegd, besprolteii en verhandeld.
Daarmee vervalt de noodzaak van de vei.teouwelijke besluitenlijsten. Daar waar een onderwerp om
geheime behaiideliilg vraagt, wordt dit besluit opgenomen op een geheime besluitenlijst. Conform
aitiltel 55 Gemeentewet rust er dan geheimhouding op deze besluitenlijst.
In de geest van 'openbaar tenzij.. .' zullen wij hier zo min mogelijk gebruik van inalten.
We willen nog opmerken dat de Gemeentewet (astiltel 60) aangeeft dat liet college de besluitenlijst op
de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar dient te maken. Daarbij is de mogelijldieid gegeven
oin openbaarmaking achteiwege te laten voor zover er geheimhouding is opgelegd of indien
openbaarmaking in strijd komt met het algeineen belang.
Op basis van deze nieuwe aanpak zullen er geen vei-trouwelijl<ebesluitenlijsten meer aan de raad
worden gezonden
Met dit besluit komt het college ook tegemoet aan in het Presidium geuite opmerkingen dat een
vertrouwelijlte besluitenlijst weinig toevoegende informatie kent.
Het college heeft tevens besloten met terugwerkende ksacht geheimhouding te leggen op de
vei-tro~iwelijkebesluitenlijsten vanaf 7 mei 20 13. Vanaf die datum heeft u geen vei-troiiwelijl<e
besluitenlijsten ineer ontvangen, dit vanwege de aanpassing van de werkprocessen waarmee wij
sindsdien bezig waren.
Wij vei-trouwen er op u voldoende geïnformeerd te hebben.
Met het Protocol
Hoogachtend,
burgemeester en wethouders van Schiedam,
de secretaris,
de burgemeest ,
P
Pagina 2 van 2
gemeente
Schiedam
I notitie
DATUM
1 april 201 1
ONDERWERP
Openbaar, tenzij
HANDLEIDING OPENBAAR, TENZIJ
Inleiding
Alle overheidsinformatie en dus ook de gemeentelijlte is in principe openbaar. Artikel 110
van de Grondwet bepaalt dat de overheid bij de uitvoering van haar taak 'openbaarheid
volgens regels bij wet te stellen' betracht. Soms is de informatie echter dusdanig (politiek)
gevoelig dat geheimhouding of vertrouwelijkheid nodig is. Dit moet gaan om
uitzonderingen; het gaat dan immers om een beperking van informatie in het verkeer tiissen
burgemeester, college, raad en raadscommissies.
Deze handleiding geeft een instnictie voor die situaties. De handleiding is bedoeld voor raad
(raadsleden en opvolgers), college(1eden) en ambtelijk organisatie. De handleiding is met
name gericht op het regelen van situaties waarin geheimhouding (of vertrouwelijkheid) op
stuldcen of op mondelinge informatie aan de orde is. De handleiding begint met een duiding
van de termen geheimhouding en vertroiiwelijkheid. Aansluitend wordt eerst het opleggen
van geheimhouding belicht en daarna het gebniilt van liet predicaat veitrouwelijkheid. Het
stukken" te beperken tot de
verdient de voorkeur het fenoiiieen "veitro~~welijke
raadscommissie. Raadsbesluitvorming is immers per definitie openbaar (hoge
uitzonderingen daargelaten). Dit stelt eisen aan de openbare voorstellen en
inforinatiestiildcen daarvoor.
In de handleiding wordt liet vraagstuk van de immuniteit van best~iursledenen de vraag in
lioeverre die zich verhoudt met de gelieimhoudingspliclitniet besprolten, daar dit vraagstuk
thans nog volop in ontwildteling is.
Als bijlage is bijgevoegd een nadere toelichting op het wettelijk ltader. Hierin is tevens de
specifieke toepassing van de Wob opgenomen.
Handleiding aanbieden van en omgaan met geheime en
vertrouwelijke informatie
l. Geheim of vertrouwelijk
Geheim
Overl~eidsinforinatieis in beginsel openbaar. Doorgaans nillen er drie redenen zijn om ten
aanzien van stukken toch geheimhouding op te leggen:
- de openbaarmaking schaadt betrokkenen in hun persoonlijlee levenssfeer
- een geadresseerde inoet als eerste kennis liinnen nemen van de informatie
- de economische enlof financiële belangen van de gemeente verzetten zich tegen
openbaaimaling of
- openbaarmaking levert een onevenredige bevoor- of benadeling op van bij de
aangelegenheid betrokken (rechts-)personen.
Deze redenen voor geheiinhoiiding of vertroiiwelijl&eid van shildcen of informatie worden
in de wet (Gemeentewet en Wet openbaarheid van besttiiir) geregeld. De Gemeentewet
regelt de procedure die moet worden gevolgd voor het opleggen van geheimhouding.
Ver tr oiiwelijk
Naast de genoemde gelieimhoiiding is het mogelijk om voor een enkele specifieke situatie
het predicaat vertrouwelijld~eidte hanteren; dit gaat dan om situaties waarbij de informatie
tijdelijk nog niet openbaar kan worden en als vertroiiwelijk kan worden aangemerkt. Het is
zaak in die gevallen een datum te noemen waarop het stuk of de gegevens openbaar nillen
worden Het gaat dan om informatie die voorlopig niet openbaar kan worden, bijvoorbeeld
als het openbaar zijn van de informatie de belangen van de gemeente of derden zou schaden
(zie verder onder 3.)
In Schiedam komt het voor dat politiek of anderszins gevoelige infoimatie vei-trouwelijlc
wordt verstrelct aan individilele raadsleden, de commissie enlof de raad (zowel schriftelijk
als mondeling). Aangenomen wordt dat personen die kennis hebben van die informatie er
ook vertroiiwelijlc mee omgaan. Vei-troiiwelijlheid is een afspraak, meestal stilzwijgend,
soms uitd~ukkelijlcgemaakt, waarbij de geheimhoudingsprocedure zoals bepaald in de
Gemeentewet niet is gevolgd (het niet openbaar malen van dergelijke infoimatie is een
politieke en bestuiirlijlce fatsoensnorm). Het stempel 'vertrouwelijk' heeft een andere
(juridische) betekenis dan de status 'geheim'; het is - anders dan bij geheimhouding- geen
expliciet beslilit. Maar tegenwoordig kan de schending van deze norm wel strafbaar zijn; er
is inmiddels jurispnidentie waaniit blijkt dat oolc het openbaar maken van vertroiiwelijlce
informatie een strafbaar feit (schending van het ambtsgeheim) kan opleveren. Hiermee is het
onderscheid tussen de begrippen 'vertro~iwelijl<en 'geheim' vervaagd. Ook vertrouwelijke
informatie, zowel schriftelijk als mondeling verstrelct, ten aanzien waarvan niet de vereiste
procedure tot het opleggen van geheimhotiding is gevolgd, inoet vertrouwelijk blijven.
Het verdient de vooskeur het stempel 'vei-tro~iwelijldieid'te beperken tot de
raadscommissie. Raadsbesliiitvorming is immers per definitie openbaar (uitgezonderd de
enkele gevallen waarin geheimhouding is geregeld). De openbare raadsbesluitvonning stelt
dan oolc eisen aan de (openbare) voorstellen en informatiesttikken ter voorbereiding daai-toe.
De raadsstuldeen moeten in zichzelf alle relevante (en desnoods samengevatte) informatie
bevatten om tot een afgewogen besluit te kunnen komen.
2.
Geheimhouding
2.1 Algemeen
Geheimhouding een uitzondering
De raad besluit in een openbare vergadering, op basis van openbare stukken die daaraan ten
grondslag liggen. Hierop is sleclits sporadiscli een uitzondering mogelijk.' De Gemeentewet
(artikel 23) regelt dat de raad kan beslissen met gesloten deuren te vergaderen. Dit gebeurt
op verzoek van ten minste een vijfde van de raadsleden of als de voorzitter dat nodig acht.
Dit moet een expliciet besluit zijn van de raad. Een raadsvergadering begint diis altijd in
openbaarheid; als wordt besloten met gesloten deuren te vergaderen verlaten pers, burgers
en de (in beginsel) ambtenaren de raadszaal. Zie verder voor de aanwezigen bij een besloten
raadsvergadering de bijlage onder I.
Gebniikelijlt is dat er temglioudend met informatie uit besloten raadsvergadering wordt
omgegaan. Het is echter geen automatisine dat het besprokene in een besloten vergadering
geheim of vertroiiwelijk is. De raad neemt vóór de afloop van een besloten raadsvergadering
een besluit over de geheimhouding ten aanzien van hetgeen behandeld is (beraadslaging), de
inhoud van de stuldten die daarbij zijn overgelegd en op liet verslag/nottilen/besluitenlijst.
Met stuldten wordt gedoeld op voorstellen, stukken die voor het uitspreken van wensen en
bedenkingen worden voorgelegd en raadsinformatiestulcken).
Als geen geheimhouding wordt opgelegd (bekrachtigd door de raad), is het mogelijk na
afloop van de vergadering mededeling te doen van het in de vergadering behandelde en de
voorgelegde sttikken2.Als de raad de geheimhouding niet beksachtigd veiwlt de
gelieimhouding op de stukken (zie hiervoor artikel 25 Gemeentewet).
De Gemeentewet regelt de wijze van oplegging en het opheffen of het bekrachtigen van de
geheiinhoudingspliclit.3De geheimhouding blijft van lcraclit totdat degene die de
geheimhouding heeft opgelegd deze opheft dan wel de raad besluit deze op te heffen.
Geheimhouding geldt voor iedereen die kennis neeint van de inforinatie; schending is
strafbaar
De geheimhoudingspliclit geldt voor iedereen die kennis neemt van de informatie waarvoor
geheimhouding is opgelegd: allen die bij de behandeling aanwezig waren, die kennis dragen
van liet behandelde enlof iedereen die Itennis draagt van de gelieiine stukken. Dit gaat dus
om raadsleden (opvolgers), andere bestuurders, ambtenaren en derden.
' Bijvoorbeeld besluitvorming in het kader van de (her)benoenling van de biisgeineester.
2
De vraag is of die bekrachtiging alleen geldt voor raadsvoorstellen met geheimhouding, of
ook voor alle andere stukken met geheimhouding die de raad ontvangt zoals het verzoek om
zienswijzen (wensen en bedenkingen) of stukken ter kennisnaine. De Gemeentewet geeft hierover
geen duidelijkheid. De VNG hanteert het formele standpunt om, ondanks de jurisprudentie (uitspraak
van de rechtbank Assen)3, toch alle stukken die onder geheimhouding naar de raad worden gezonden
te laten bekrachtigen. Dus naast de stukken ter besluitvoriiling ook de stukken ter kennisname en de
stukken die voor een zienswijze aan een voorbereidende raadscommissie worden voorgelegd. Als
argumenten geeft de VNG aan dat hiernlee aan de formele eisen van de wet wordt voldaan.
Zie artikel 2 5 , 5 5 en 86 van de Gemeentewet.
Schending van de gelieimhoiidingspliclitis een inisdrijf (artikel 272 Wetboek van
Strafrecht). De vraag wanneer er sprake van schending van gelieiinhouding is uiteindelijk
ter beoordeling van de rechter. Uitgangspunt is dat liet onderwerp wel genoemd mag
worden, maar dat op geen enkele manier de inhoud of inhoiidelijle gegevens openbaar
geinaalt mogen worden. Opvolgers ontvangen in Schiedam overigens geen geheime
stukken, maar wel vertrouwelijke stuklten.
Er is een algemene geheitnhoudingsverplichtinggeregeld in de Algemene wet beshiiirsrecht
(Awb, artikel 2.5) voor een ieder die betrokken is bij de uitvoering van een taak van een
beshiiirsorgaan en daarbij de beschikking krijgt of heeft over informatie waarvan bekend is
of waarvan men redelijkerwijs kan vermoeden dat deze infonnatie vertrouwelijk is. Voor
ambtenaren geldt de algemene bepaling in artikel 125a, derde lid, van de Ambtenarenwet.
Redenen voor geheimhoiiding (artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur)
Voor gelieimhoiidingmoet een belang aanwezig zijn zoals genoemd in artikel 10 Wet
openbaarheid van bestuur (Wob), waarvan de meest relevante zijn:
- de openbaasmaling schaadt betrokkenen in hun persoonlijke levenssfeer
- een geadresseerde moet als eerste kennis kunnen nemen van de infoimatie
- de economische eníof financiële belangen van de gemeente verzetten zicli tegen
openbaaimaking of
- openbaarmaking levert een onevenredige bevoor- of benadeling op van bij de
aangelegenheid betrokken (rechts-)personen.
In de praktijk moet steeds een afweging worden gemaakt welk belang zwaarder weegt: dat
van de openbaarheid of van het niet openbaar worden van de informatie. Het opleggen van
geheimhouding moet (volgens o.a. de WOB) gemotiveerd worden: in de schriftelijke
infoiniatieoverdracht wordt daarom altijd gemotiveerd waarom de geheimhoiiding voor de
aangeleverde informatie van toepassing is. Bij de bekrachtiging van de geheimhouding
maalt de raad een afweging of hij de motivering valide vindt.
Praktische uitvoering
Van de door het college, de biirgemeester en een raadscommissie opgelegde geheimhouding
wordt op de stukken melding geinaalt, bijvoorkeur inet het stenipel (of sticker) 'geheiiii'.
Geheime stulken zijn tevens van gekleurd papier (ldeur ..?).
Opheffen van gelieiinhouding
Geheiinhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting tot
geheimhouding heeft opgelegd die verplichting opheft, dan wel de raad deze opheft.
Gelieiinhouding specifiek aan de raad opgelegd, wordt geacht direct aansluitend aan de
vergadering te zijn opgeheven indien de geheimhouding niet expliciet, in die eerst volgende
raadsvergadering na liet bescliilbaar stellen van de informatie, is bekrachtigd.
Oin te zorgen dat het ook in de toekomst duidelijk is dat de geheimhouding op liet
betreffende document is opgeheven, wordt onder het stenipel 'geheiin' de aantekening
geplaatst "geheinlhozldingis opgeheven d.d. .... "
2.2.Geheimhouding aan raad overgelegde stukken
Artikel 25 van de Gemeentewet regelt dat de raad gelieiinhouding kan opleggen, op grond
van een belang genoemd in artikel 10, lid 2 van de WOB, omtrent het in een gesloten
vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden
overgelegd. Ook liet college, de burgemeester en een raadscommissie kunnen op die
gronden geheiinhouding opleggen, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad
overleggen (artikel 25, lid 2 Gemeentewet). Daarvoor is een afzonderlijk, vastgelegd besluit
van het desbetreffende (besh1~irs)orgaannoodzakelijk. Een individuele wethouder kan geen
geheimhouding opleggen aan stukken die aan de raad zijn overgelegd.
De raad neemt zoals boven aangegeven vóór de afloop van een besloten raadsvergadering
een besluit over de geheimhouding ten aanzien van hetgeen behandeld is en de inhoud van
de stukken die daarbij zijn overgelegd.
Praktische uitvoering
Als liet college of de biirgeineester op grond van artikel 25, tweede lid, Gemeentewet op een
document geheimhoiiding heeft opgelegd en dit docuinent overlegt aan de raad4 (of
eventueel aan individuele leden van de raad) wordt een geheime collegebrief verzonden aan
de raad. De geheimhouding moet worden beluachtigd door de raad in de eerstvolgende
raadsvergadering. Beluachtiging is ook nodig als het raadsvoorstel in een openbare
vergadering behandeld wordt, maar het college een geheime bijlage ter inzage lieeft gelegd.
Als de raad over de geheime bijlage wil beraadslagen, ligt het in de rede dat de voorzitter de
deuren (tijdelijk) sluit.
Het geheime dociiment ligt voor raadsleden op de griffie ter inzage. De griffier bepaalt in
die gevallen op welke wijze van het desbetreffende document door de leden van het
beshi~irsorgaankennis kan worden genomen. Uitgangspunt is dat het desbetreffende
document de griffie niet verlaat anders dan om te voldoen aan andere wettelijke regelingen
(bijv. de Archiefwet). Ook wordt een register bijgehouden van degenen die kennis hebben
genomen van liet desbetreffende document. Voorts is liet niet toegestaan het document langs
digitale weg te verspreiden.
2.3. Geheimhouding commissie en presidium
Het uitgangspunt is dat het ene beshiursorgaan zich richt tot een ander beshiiirsorgaan, in de
meeste gevallen: het college richt zich met informatie tot de raad. Het bestuiirsorgaan
bestaat uit alle leden die daarvan door benoeming in die hoedanigheid, deel van uitmaken.
Het zenden van stukken tussen (de individuele leden van) het ene bestuursorgaan aan
individuele leden van het andere beshi~~rsorgaan
kan derhalve niet aan de orde zijn.
Wel is het mogelijk dat een best~i~irsorgaan
zich richt tot een besk~~irsorgaan
door
tussenkoinst van een commissie of het presidium, omdat deze door het ontvangende orgaan
is aanwezen hem bij te staan enlof te adviseren in bepaalde werkzaamheden enlof belangen.
De adressering is dan gericht aan het orgaan raad, coinmissie of presidium. Feitelijk worden
de betreffende stukken dan ter inzage voor de leden van dat orgaan. In dat geval wordt de
geheime informatie uitsluitend de leden van de betreffende doelgroep aangeboden.
Als het een coinmissie betreft: de commissie kan besluiten informatie onder geheimhouding
aan te bieden aan de raad, die naar liet oordeel van de commissie van belang kan zijn bij de
besluitvorining. De geheiinhouding blijft van luacht totdat degene die de geheimhouding
lieeft opgelegd deze opheft dan wel de raad besliiit deze op te heffen. Als er onder
geheimhouding (aitilel 25, tweede lid Gemeentewet) stukken voor het presidium ter inzage
worden gelegd, besluit het presidium over beluaclitiging van de opgelegde gelieimlioiiding.
In de Algeinene Coinmissieverordening Schiedam (artikel 12) is geregeld dat de
raadscommissie op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wob geheimhoiiding
kan opleggen, omtrent liet in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de
Denkbaar is ook dat aan een of rileer individ~ieleleden van de raad, als een raadslid vertrouwelijke
informatie wenst geheimhouding wordt opgelegd
inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd. Ook de voorzitter van de
commissie, het college van burgemeester en wetlioiiders en de biirgeineester kunnen deze
geheimhouding opleggen, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie
overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
Additionele inforinatie
Met additionele informatie wordt liier gedoeld op informatie die niet noodzakelijk is voor
besliiitvorining in de raad maar die aan de comnissie wordt aangeboden in het kader van
voorbereiding van aangelegenheden die wel besluitvorming behoeven in de raad. Op deze
informatie kan geheiinhouding wordt opgelegd. Deze additionele informatie kan echter zelf
geen onderwerp van besliiitvorming zijn bij liet betreffende onderweip.
De organen die deze gelieimhouding opleggen moeten zich ervan bewust zijn dat als het
bewuste raadslid in raad of comnissie wil spreken over liet onderwerp waaraan op grond
van het individuele vraagrecht geheiinhouding is opgelegd, deze infomatie - ook onder
geheimhoiiding - moet worden overgelegd aan de raad als geheel (gevolgd door een
raadsbesluit met bekrachtiging).
2.4. Gedeeltelijk openbaar, gedeeltelijk vertrouwelijk of geheim; praktische uitvoering
Het gebeui-t wel eens dat van een document de inhoud integraal als geheim of vertroiiwelijk
is aangeinerkt, terwijl blijkt dat in een document deels openbare (reeds toegankelijlte)
informatie staat en deels gelieimelvertroiiwelijke informatie. Dit is niet logisch; het beperkt
immers de bespreking van informatie in openbaarheid.
Leidend principe is dat zoveel mogelijk informatie via de weg van de openbaarheid ttissen
de beshiursorganen wordt gedeeld. Informatie die is vermeld in andere openbare bronnen of
openbaar vermeld zou kannen worden, behoort in beginsel niet in een integraal geheim (of
vertrouwelijk) stuk. Voorlteur verdient in een dergelijk geval de werkwijze waarbij het hele
stuk een openbaar karakter heeft en in zo'n stuk de geheimelvei-trouwelijk inforinatie wordt
weggelaten met de verwijzing: (..zie bijlage..), en dat alleen de 'geheinielvertrouwelijlce
delen' als geheiinelvertrouwelijke bijlage wordt aangeboden. Vuistregel kan zijn dat een
stuk met meer dan 75 % geheime informatie volledig onder geheimhoiiding wordt
aangeboden en stukken met meer dan 25% openbare informatie worden opgedeeld in een
openbare versie (met weglatingen) en een gecompleteerde geheime versie of geheiine
bijlage.
Als bij een openbaar raadsvoorstel sprake is van een geheiine bijlage en die bijlage maalt
onderdeel iiit van de besluitvorming, dan dient de geheimhouding op die bijlage ook in de
raadsvergadering beluachtigd te worden
2.5. Geheimhouding ten aanzien van college aangelegenheden
Gelieiinhouding opgelegd op shlkken gericht aan het college
Het college kan, op grond van een belang genoeind in artikel 10 Wob, gelieimhouding
opleggen omtrent liet in een gesloten vergadering behandelde (welke geheimhouding tijdens
die vergadering wordt opgelegd) en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college
worden overgelegd (artikel 55 Gemeentewet). Ook de burgemeester (en een coinmissie) kan
op die grond gelieiinhouding opleggen5ten aanzien van de stiildten die hij aan liet college
overlegt.
'Net zoals dat voor het college geldt kan ook de burgemeester aan een individueel raadslid
geheimhouding opleggen op het moment dat deze gebruik maakt van zijn individuele rechten.
Hiervoor gelden dezelfde omstandigheden en randvoorwaarden.
Van die gelieimhoudingwordt op de stukken melding gemaaltt. Oplegging van
gelieimhouding door het college gebeiirt in een afzonderlijk beslispunt in de agendapost. Als
liet college op een skilt geheimhouding lieeft opgelegd blijft het geheim totdat het college de
gelieimhoiiding opheft, Als liet college zich met het stuk heeft gericht tot de raad, dan blijft
de geheimhouding erop tot dat de raad haar opheft.
Praktisclie iiitvoering
Als liet college op een docuinent geheimhouding heeft opgelegd (artikel 55 Gemeentewet)
en liet college zich hieimee riclit tot de raad, dan ligt dit ter inzage bij de gemeentesecretaris
voor de
of bij een door liem aangewezen ambtenaar (van I&A/DIV, bestii~~rsregistratie)
raadsleden, opvolgers, raadscommissieleden en gsiffier. Icopiëren (in welke vorm dan ook)
van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Van belang is dat
het document dat door liet college als gelieim in aangemerkt onder liet beheer en
verantwoordelijldieid van het college blijft. Vertegenwoordigers van andere
bestii~irsorganen(veelal: raadsleden) worden in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van
de inhoud ervan.
College beslzritenlijsten en udviesnotu 's
Collegevergaderingen worden in beginsel in beslotenheid gelioiiden. De college
besluitenlijsten worden echter, voor zover de aard en de inhoud van de besl~iitvormingzicli
daartegen niet verzetten, zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt en toegezonden aan de
leden van de raad, de ambtelijke organisatie en op de gemeentelijke website geplaatst. De
agenda's van de collegevergaderingen worden niet openbaar gelilaakt.
Als de aard en inhoud van de besluitvorming zich tegen openbaarmaking verzetten,
vindt verslaglegging plaats in de voim van een geheime besluitenlijst. Deze lijst
Wordt niet verspreid.
Een adviesnota (openbaar, embargo, geheim) wordt op verzoek van een raadslid per kerende
post verstrekt; in uitzonderlijlte gevallen wordt gekozen voor ter inzage legging bij de
griffie.
3.
Vertrouwelijkheid
3.1. Status vertrouwelijltheid
Het college of leden van het college Ininnen ervoor kiezen de raad of leden van de raad
vei-trouwelijlt(dus niet 'onder geheiiiihouding') schriftelijk te infosineren. De Gemeentewet
kent de categorie vertrouwelijldieid niet; Grondwet en Geineentewet gaan uit van
openbaarheid, tenzij er gelieimhouding is opgelegd. Het betreft bij 'vertrouwelijkheid' dus
een vertrouwenskwestie kissen collegeleden en raadsleden, waarvoor als vangnet de
algeinene regeling uit de Awb (artikel 2.5) geldt (zie 2.1 .). Schending van vei-trouwelijldieid
wordt tegenwoordig in veel gevallen wel strafbaar gesteld (zie onder 1.).
Het verdient de voorkeur het fenoiiieen "vertrouwelijlheid" te beperken tot de
raadscoinmissie. Raadsbesluitvorming is immers per definitie openbaar (uitzonderingen
daargelaten). Hiemit vloeien dan ook eisen voort aan de (openbare) voorstellen en
inforlnatiesti~kkenter voorbereiding daartoe.
Als vertrouwelijkheid wenselijk is, is het verstandig dit vast te leggen in het verslag van de
vergadering waarin dit wordt afgesproken. Ook vei-trouwelijldieidmoet overigens, evenals
gelieimhoiiding, gemotiveerd worden.
3.2. Criteria vertrouwelijkheid
Het verdient de voorlteur om het predicaat vestrouwelijlcheid te hanteren voor situaties
waarin informatie tijdelijk nog niet openbaar ltan worden en het gebruik hiervan te beperkten
tot de raadscommissie. Het is zaak in die gevallen een datum te noemen waarop liet stuk of
de gegevens openbaar nillen worden. Het gaat dan om informatie die voorlopig niet
openbaar kan worden, bijvoorbeeld als het openbaar zijn van de informatie de belangen van
de gemeente of derden zou schaden.
Het college kan een raadscommissie om vertroiiwelijltebehandeling verzoelen op grond
van de volgende criteria:
a. de informatie kan als deze openbaar verstreltt wordt, al dan niet tijdelijk, belangen
van de gemeente of van derden schaden, maar er is geen sprake van (evidente)
gronden tot weigering zoals bedoeld in artikel 10 en 11 van de Wob. Het betreft
onderwerpen/processen die een zorgvuldige beraadslaging in intern beraad
noodzakelijk malen. Het gaat hier bijvoorbeeld om informatie over
onderhandelings strategieën waarvan het openbaar (op enige moment) malen
negatieve effecten heeft voor de gemeente of derden of anderszins (politiek)
gevoelige informatie. Of anderszins informatie die bij openbaar worden financiële
of economische belangen schaadt of onevenredige bevoordeling of benadeling van
derden teweegbrengt.
b. Er is sprake van een belang dat wordt beschermd door artikel 10 en 11 van de Wob:
zie hieronder bij geheim. In deze gevallen kan het predicaat 've~trouwelijkheid'
worden opgelegd. Het is echter zorgvuldiger om in die gevallen 'geheinhouding'
op te leggen. Het opleggen daarvan is met meer waarborgen omkleed (vraagt een
nadiukkelijlter afweging). Bovendien is eventuele strafbaarstelling bij schending
van geheimhouding eenvoudiger.
Het gebeurt ook dat infosinatie liiet de term 'onder embargo' wordt gebracht. Deze vorm
van vertrouwelijlcheid is per definitie tijdelijk. De vorm wordt gebniikt als het van belang is
dat voorlopig alleen de raad of eventuele anderen worden geïnformeerd, een (loite) periode
voorafgaand aan openbaarmaking. Bij deze vorm dient altijd expliciet een
einddatudtijdstip te worden genoemd. Het opsclirift embargo staat met de einddatuid
eindtijd wordt op het vertrouwelijke document vermeld. Zolang liet embargo van toepassing
is worden de desbetreffende stukken uitsluitend verstreltt aan de geadresseerde(n).
3.3. Schending vertrouwelijkheid
Het 'vertrouwelijk houden' van informatie is een afspraak, meestal stilzwijgend, soms
uitdnildtelijlt geinaalt. Deze plicht tot vertroiiwelijlce behandeling geldt voor iedereen die
kennis neemt van de informatie waarvoor gelieiinhouding is opgelegd (raadsleden,
opvolgers, andere bestuurders, ambtenaren en derden). Het stempel 'vertrouwelijk' lieeft op
zichzelf niet direct jiiridisclie betelenis, anders dan schending van een
geheiinhoudingsplicht. Schending van vertrouwelijkheid kan wel leiden tot:
- politieke conseqiienties
- tot minder informatie-uitwisseling eniof
- tot strafieclitelijlte vervolging (er kan een veroordeling op grond van artiltel 272
Wetboek van Strafrecht plaatsvinden) of
- het nemen van disciplinaire maatregelen.
Artikel 4 van de Gedragscode bestuurlijke integriteit van Schiedam bepaalt dat een
raadslid vertsouwelijke infolinatie op dezelfde wijze behandelt als informatie waarover
geheimhouding is opgelegd. De gevolgen van schending van de vertrouwelijkheid staan
niet in de het Reglement van Orde van de raad of de algeinene cominissie verordening.
Bedacht kan hierbij worden dat bij (met zekerheid vastgestelde) ernstige schending of
herhaling er politieke instnimenten tegen kunnen worden ingezet.
Praktisclie uitvoering vertrouwelijke stukken
De griffie zorgt ervoor dat een hardcopy van liet desbetreffende document wordt verstrekt.
Een vertroiiwelijk stuk wordt op gekleurd papier aangeboden (kleur ..?) Het vertroiiwelijke
document wordt behandeld in een besloten commissie- of raadsvergadering. Vertroiiwelijlte
stukken worden geplaatst op het Extranet dat voor raadsleden, opvolgers en collegeleden
raadpleegbaar is.
Bijlage Handleiding Openbaar, tenzij
I Raadsvergaderingen
Besluit tot vergaderen in beslotenheid
Fosmeel moet een raadsvergadering altijd in het openbaar beginnen en kan de raad
vervolgens beslissen of in beslotenlieid wordt vergaderd; er is dus geen sprake van een
besloten vergadering, maar van een besloten deel van een openbare vergadering (artikel 23
Gemeentewet). De deuren van een raadsvergadering worden gesloten als tenminste een
vijfde van het aantal leden (blijkens de presentielijst) daarom verzoekt of de voorzitter dat
nodig aclit. De raad beslist -nadat toelioorders, pers en ambtenaren de raadszaal liebben
verlaten en de deuren zijn gesloten- of in beslotenheid zal worden vergaderd (beslissing met
gewone meerderheid van stemmen). Over het in beslotenheid vergaderen dient diis een
expliciete beslissing te worden genomen door de gemeenteraad (artikel 23, lid 2
Gemeentewet).
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over de toelating van
nieuw benoemde leden; de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van
de jaarrekening; de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen; de
benoeming en het ontslag van wethouders (artikel 24 Gemeentewet).
Aanwezigen bij besloten raadsvergadering
Aanwezige burgers, de pers en de ambtenaren moeten de raadszaal verlaten op het moment
dat om een besloten vergadering wordt verzocht. Foimeel ook de wethoiiders, inaar in
Schiedam hebben de wethoiiders een permanente uitnodiging oin bij de raadsvergaderingen
aanwezig te zijn. Aangenomen mag worden dat deze permanente uitnodiging ook geldt voor
de besloten vergaderingen, tenzij de raad in een concreet geval anders beslist. De
gemeentesecretaris kan, als degene die het college en de burgemeester bij de uitoefening van
hun taak terzijde staat, ook bij besloten raadsvergaderingen aanwezig zijn.
Het is denkbaar dat liet gewenst is dat anderen, dan de in de vergadering aanwezige leden
van de raad, de voorzitter of de raadsgriffier, aanwezig moeten zgn bij de beraadslagingen
in een besloten vergadering. Hierbij ltan worden gedacht aan bepaalde ambtenaren of
externe deskundigen. Daarover zal de raad dan bij de beraadslaging of met gesloten deuren
zal worden vergaderd, een expliciete beslissing moeten nemen.
I1 Commissievergaderingen
Voor de vergaderingen van de raadscommissies gelden dezelfde regels voor wat betreft de
openbaarheid als voor de raadsvergaderingen (artiltel 825Gemeentewet). Over de vraag wie
in een besloten coininissievergadering aanwezig mogen zijn laat de Geineentewet zich niet
uit. De beslissing daarover is aan de commissie. Hiertoe kan worden aangesloten op hetgeen
hierover bij raadsvergaderingen is uitgesproken, Dit geldt ook voor de andere
oingangsregels voor besloten coininissievergaderingen. In de Commissieverordening van
Scliiedain staat hierover 'coniiiiissievergaderingen zijn als regel openbaar. Voor zover met
gesloten deuren wordt vergaderd zijn de beraadslagingen vertroiiwelijk' (artikel 10).
I11 De verslagen van besloten raads- en raadscommissievergaderingen
De verslagen van besloten raads- en raadscommissievergaderingen zijn niet openbaar, tenzij
de raad respectievelijk de raadscommissie anders beslist. Verzoeken van burgers om inzage
in verslagen van besloten raads- enlof raadscommissievergaderingen worden met de
eerstvolgende normale verzending van raads- en raadscornmissiestuldcen doorgezonden naar
de raad respectievelijk de raadscommissie met het verzoek daarop - in een besloten
vergadering - te beslissen. Zowel de raad als de raadscommissies beslis(t)(sen) op zo'n
verzoek bij volstrekte meerderl~eid(dat is de helft plus één van de stemmen) van de zitting
hebbende leden. Voor het bepalen van de meerderheid wordt gebruik geinaalt van de
presentielijst.
IV Collegevergaderingen
De Gemeentewet (artikel 54) bepaalt dat de collegevergaderingen met gesloten deuren
worden gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald. In liet Reglement van
Orde (RvO) van het college van Schiedam (gebaseerd op artikel 54, lid 3 Gemeentewet) is
bepaald dat het college kan besluiten een openbare vergadering te houden en dat de
bepalingen van het RvO voor zover mogelijk van toepassing zijn op een openbare
vergadering. Als er een openbare collegevergadering wordt gehouden maakt de
burgemeester dag, plaats en tijdstip bekend.
V Openbaarheidlgeheimhouding agenda's, verslagen en overgelegde stultlten
Het besloten ltarakter van de collegevergaderingen brengt met zich mee dat er vertrouwelijk
wordt omgegaan met hetgeen in de besloten vergaderingen is behandeld en de inhoud van
stukken die aan het college zijn overgelegd. Maar, het enkele feit dat in beslotenheid is
vergaderd, betekent niet zonder meer dat de agenda's, verslagen (notulen) en de aan de raad,
de raadscommissie of het college overgelegde stuldcen eveneens niet openbaar zijn. Op deze
materie zal hieronder nader worden ingegaan.
V1 Openbaarheid agenda(punten) van een besloten raads- en commissievergadering
De agenda wordt ter inzage gelegd. De wetgever is van oordeel dat voor wat betreft de
vermelding van een agendapunt dat naar verwachting in een besloten vergadering zal
worden behandeld, er geen reden is een uitzondering te maken op de eis van openbare
kennisgeving. Dit standpunt lijkt logisch, omdat tijdens een vergadering die in het openbaar
is begonnen moet worden besloten tot het vergaderen in beslotenheid.
Gedachte is om van de agendapunten, die naar verwachting in een besloten vergadering
zullen worden behandeld, openbare kennisgeving te doen door deze agendapunten in de
openbare agenda op te nemen. Over de wijze waarop een agendapunt op de agenda wordt
vermeld geeft de Gemeentewet geen regels. Dit betekent dat een agendapunt dat naar
verwacliting in beslotenheid zal worden behandeld zodanig kan worden geforin~~leerd,
dat
daaniit voor de gemeente of andere betrokken partijen geen schade kan voortvloeien. Zo kan
bijvoorbeeld als agendapunt 'juridische aangelegenheden' worden vermeld in plaats van het
agendapunt 'instellen juridische actie tegen X'. Overigens kan het openbaar kennis geven
van agendapunten, die naar verwachting in een besloten vergadering nillen worden
behandeld, leiden tot nieuwe, specifielte Wob-verzoelten. Deze verzoeken nillen worden
behandeld op basis van de Gemeentewet en de Wob.
VII Openbaarheid van het verslag van een besloten raads- en commissievergadering
Van een vergadering met gesloten deuren (van raad of raadscoinmissie) wordt een
afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist
(aitiltel23 Gemeentewet). Deze specifielte openbaarheidsregeling zet de algemene
openbaarl~eidsregelingvan de Wob opzij. Deze maatregel is opgenomen in de wet ter
bescherming van raads- en commissieleden die (iiiist) in een besloten vergadering vrijuit
moeten kinnen spreken en daarbij niet worden gehinderd door openbaarmaking van (een
gedeelte van) liet verslag tegen liun wil. Wanneer de raad niet tot openbaarmaking lieeft
beslist (of wanneer formeel geheimhouding is opgelegd) zal een verzoek om
openbaarinaling op grond van de Wob dienen te worden afgewezen. Dit betekent dat de
notulen van besloten vergaderingen niet beschikbaar hoeven te worden gesteld aan
belangstellenden.
Het verslag van een besloten vergadering dient formeel in een besloten vergadering te
worden vastgesteld (Reglement van Orde Raad (RvO) artikel 47). Schiedam hanteert deze
pralctijlc ook.
Gebniilelijk is dat er tenighoiidend met de informatie uit besloten raadsvergaderingen
wordt omgegaan. Het is echter geen automatisine dat liet besprokene in een besloten
vergadering geheim of vertrouwelijk is. Artikel 48 RvO Raad regelt dat de raad voor de
afloop van een besloten vergadering beslist of omtrent de inhoud van de stukken en het
verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te
heffen. Verzoeken om informatie die betreldting hebben op de openbaarheid van liet verslag
van een of meer besloten raads- of commissievergaderingen moeten diis in handen worden
gesteld van raad of raadscommissie (zie voor de procedure voor het opheffen van
gelieimhouding hoofdstuk 4.5. en 4.6.).
V111 Openbaarheid van het behandelde en (de inhoud van) de stuldcen die voor een
besloten raadsvergadering zijn overgelegd
Als openbaarmaking wordt gevraagd van stukken die in een besloten raadsvergadering aan
de orde zijn geweest, kunnen die stukken niet zonder meer met een beroep op het besloten
karakter van die vergadering worden geweigerd. Het behandelde in een besloten
raadsvergadering en (de inhoud van) de stukken die daarin aan de orde zijn geweest, zijn
alleen dan niet openbaar wanneer dienaangaande ingevolge artikel 25 van de Gemeentewet
gelieimhouding is opgelegd, dan wel de geheimhoudingsplicht van artikel 2:5 van de
Algemene wet bestuursrecht van toepassing is.
Geheimhouding ingevolge de Gemeentewet kan alleen worden opgelegd op grond van een
belang dat is ontleend aan artikel 10 van de WOB. Voor de afloop van een besloten
vergadering de raad beslist of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde
geheimhoiiding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te lieffen (artikel 44
RvO Raad). Zie verder par 4.5 en 4.6.).
Geheimhouding over wat in een besloten vergadering wordt besproken kan alleen tijdens
die vergadering worden opgelegd. Het is niet mogelijk om enige tijd na een besloten
vergadering over liet daar beliandelde alsnog geheiinlioiiding op te leggen.
Gelieimhoiiding kan worden opgelegd door:
- de raad;
- het college van biisgemeester en wetliouders, de burgemeester en een commissie, ieder ten
aanzien van stukken die zij aan de raad overleggen;
- liet college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en een commissie, ieder ten
aanzien van stukken die zij aan de leden van de raad overleggen.
De gelieimhoiiding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van
liet beliandelde of de stuldcen kennis dragen, in acht genomen totdat de raad liaar opheft
(artikel 25).
IX Vervallen geheimhouding
De door het college van burgemeester en wethoiiders, de burgemeester of een commissie
ingevolge de Gemeentewet opgelegde geheimhouding vervalt van reclitswege, indien het
orgaan dat de geheimhouding lieeft opgelegd zicli tot de raad lieeft gericht en de oplegging
niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt belaachtigd.
Voor de goede orde wordt opgeinerkt dat belaachtiging ook nodig is als het raadsvoorstel in
een openbare vergadering behandeld wordt, maar het college (of de biisgeineester of een
cominissie) een geheime bijlage ter inzage heeft gelegd. Indien de raad aangeeft dat hij over
de gelieime bijlage wil beraadslagen, ligt liet in de rede dat de voorzitter de deuren (tijdelijk)
sluit. De regel van de belaachtiging in de eerstvolgende raadsvergadering is alleen van
toepassing voor stukken die aan de raad zijn overgelegd.
Als de stukken naar één of ineer individuele raadsleden (bijvoorbeeld de fractievoorzitters)
worden gestuurd geldt de eis van belaachtiging (artikel 25, lid 3 Gemeentewet) niet. In dat
geval is aitikel 25, lid 4 Gemeentewet van toepassing. Dan dient de geheimhouding in acht
te worden genomen totdat liet orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar oplieft.
Als een door het college, de burgemeester of een commissie aan de raad opgelegde
geheimhouding niet in de eerstvolgende raadsvergadering is beksaclitigd, kan een verzoek
om openbaarmaking niet worden geweigerd met een beroep op de Gemeentewet.
Dat wil echter niet zeggen dat de stukken dan per definitie openbaar zijn. Astiltel 2:5, lid 1,
van de Algemene wet besh~iirsrecht(Awb) zegt hierover dat iedereen die bij de uitvoering
van de taak van een bestiiursorgaan is betrokken en daarbij de beschikking laijgt over
gegevens waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden,is
verplicht tot geheimhouding van die gegevens. Dit tenzij uit een wettelijk voorschsift hem tot
mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot niededeling voortvloeit". De Wet
openbaarheid van bestuur is zo'n wettelijk voorschsift als hier bedoeld. De toetsing of tot
openbaasmaling van de aan de raad overgelegde geheime -maar niet bekrachtigde stukken moet worden overgegaan vindt dan via de omweg van de Algemene wet
bestuussrecht alsnog via de WOB plaats. Een weigering kan dan weer gebaseerd worden op
de artikelen 10 en 11 WOB. In hoeverre schending van die geheimhouding een strafbaar feit
opleveit is nog onderwerp van een juridische proced~ire.Een zelfde redenering kan worden
gevolgd als de aantekening of het stempel 'geheiin' ontbreekt.
X Openbaarheid van het behandelde en (de inhoud van) de stultlten die voor een
besloten raadscommissievergaderingzijn overgelegd
Een coinmissie kan in een besloten vergadering geheimhouding opleggen onder dezelfde
condities als de raad. Ook kan de geheimhoiiding worden opgelegd door de voorzitter van
een coinmissie, liet college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die liij aan
een coimissie overlegt. Daarvan wordt op de stikken melding gemaakt. Artikel 12 van de
coinmissieverordening Schiedam regelt dit eveneens. Het artikel bepaalt onder meer dat
stiildcen waaromtrent geheimhoiiding is opgelegd waaronder de daarop betrekking hebbende
~ntwe~pnottilen,
voor de leden van de raad bij de secretaris van de commissie ter inzage
liggen.
De geheiinhotiding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplicliting heeft
opgelegd, dan wel de raad liaar opheft. De wetgever achtte het niet wenselijk dat de
betreffende raadscoinmissie de door de voorzitter van de coinmissie, het college of de
burgeineester opgelegde geheiinhoiiding kan opheffen. Daartoe dient de commissie zich tot
liet orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad te sicliten. Als een commissie
zich ter zake van liet behandelde waarvoor een verplichting tot geheiinhoiiding geldt tot &
&
g heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar oplieft
(artikel 86 Gemeentewet).
X1 Opleggen en weer opheffen van de geheimhouding
Bij het opleggen van geheimhouding inoet expliciet worden getoetst of de betreffende
documenten lwnnen worden geweigerd op grond van een belang ontleend aan ai-tikel 10 van
de WOB. De primaire verantwoordelijldieid voor deze toets ligt bij het orgaan dat de
geheimhotiding oplegt (na een gemotiveerd advies over de wenselijkheid om ten aanzien
van de betreffende stiilken geheiinhotiding op te leggen). Het betreffende orgaan moet zich
elke leer opnietiw afvragen of geheimhouding kan worden opgelegd.
Na afronding van liet besluitvosmingsproces worden de stukken aan het archief ter
arcliivering aangeboden. De geheime stukken worden in afzonderlijke dossiers opgeborgen
(totdat de geheimhoiiding is opgeheven; zie hieronder). De aanbieder geeft daarbij aan
welke ambtenaren (fi~nctionelehoedanigheid) en overige betrokkenen kennis mogen nemen
van de gearchiveerde geheime shiklcen.
X11 De procedure van het opheffen van geheimhouding
Een aiitomatisine met betreldting tot het opheffen van de geheimhouding van documenten
verdient geen aanbeveling, omdat dit vaak maatwerk is. De gedachte is dat een WOBverzoek, voor zover dit betrekking heeft op stukken waaromtrent gelieimhouding is
opgelegd, wordt voorgelegd aan het orgaan dat bevoegd is om de opgelegde geheiinhouding
op te heffen. Dit orgaan beslist daasna of de opgelegde geheimhotiding al dan niet zal
worden opgeheven.
Als de raad of een raadscommissie het bevoegde orgaan is om de opgelegde geheimhouding
op te heffen, dan wordt liet verzoek meegeshi~lrdmet de eerstvolgende normale verzending
van raads- en coinmissiestulcken. Het doctiment waar het verzoek over gaat wordt ter inzage
gelegd. De raad respectievelijk de raadscommissie beslist hierover in een besloten
vergadering (volstrekte meerderlieid). De regels inet betrekking tot de besloten vergadering
gelden dan weer.
Beslmt de raad respectievelijk de raadscoinmissie tot oplieffing van de geheimhouding, dan
wordt het betreffende doctiinent naar de verzoeker toegestuurd of wordt hij in de
gelegenheid gesteld het document in te komen zien.
Besluit de raad respectievelijk de raadscommissie dat er geen reden is tot oplieffing van de
gelieimhoiiding, dan wordt de verzoeker van deze beslissing gemotiveerd in kennis gesteld.
Hiertegen staan de gewone reclitsbeschermingsregels(bezwaar en beroep) open.
Bestuiirlijlc kan het wenselijk zijn om bepaalde sttlklcen op een gegeven moment openbaar te
maken. De ineest praktische werlcwijze is dat dit gemeld wordt aan het orgaan dat bevoegd
is om de opgelegde gelieiinhouding op te heffen, waarna het in een besloten vergadering aan
de orde kan worden gesteld.
X111 Persoonlijke beleidsopvattingen
Bij het opheffen van gehehnhouding inoet nog wel aandacht worden gesclionken aan de
persoonlijlte beleidsopvattingen die in een dossier voor la~nnenloinen. Documenten van
intern beraad zijn in principe openbaar. Wel is het zo dat (Wob ai-tilel 11) geen informatie
wordt verstrekt over in een document opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen (tenzij
deze geanonimiseerd kunnen worden). Onder persoonlijke beleidsopvattingen verstaat de
WOB een opvatting, voorstel, aanbeveling of conclusie van één of meer personen over een
bestu~~rlijke
aangelegenheid en de daartoe aangevoerde argumenten. Het begrip
'persoonlijke beleidsopvattingen' is niet beperkt tot persoonlijke beleidsopvattingen van
bewindslieden, beshiurders of ambtenaren. Zelfs opvattingen van rechtspersonen kunnen in
bepaalde gevallen worden aangeinerkt als 'persoonlijke beleidsopvattingen'.
Persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren zullen niet vaak voorlcomen in shildten die
onder oplegging van geheimhouding ter kennis van de raad en de raadscommissies worden
gebracht. Bij het opheffen van de geheiinhouding van deze stukken zullen zich in het
algemeen dan ook geen probleinen voordoen. Persoonlijke beleidsopvattingen worden wel
ter kennis gebracht van het college en kunnen zich bevinden in het dossier dat over een
bepaalde bestuiirlijlce aangelegenheid is aangelegd. Als persoonlijke beleidsopvattingen van
ambtenaren schriftelijk ter kennis van het college zijn gebracht, kan het college omtrent de
inhoiid daatvan geheimhouding opleggen op grond van een belang genoemd in artikel 10
van de WOB.
XIV College
De openbaarheid van de agenda(punten) van een besloten collegevergadering
De Gemeentewet bevat geen regeling met betrekking tot de openbaarheid van de agenda van
de (in de regel) besloten collegevergaderingen. Artiltel 3 van het Reglement van Orde
bepaalt dat aan de leden van het college door de secretaris een agenda wordt verzonden. Dit
houdt in dat van de agenda van (in de regel) besloten collegevergaderingen geen openbare
kennisgeving wordt gedaan.
Als een aanvrager zonder specificatie om de agenda of agenda's van één of meer besloten
collegevergaderingen vraagt, kan zo'n verzoek zonder meer worden afgewezen. In een
dergelijk verzoek behoort in voldoende mate te worden aangegeven op welke bestu~~rlijke
aangelegenheid het betrekking heeft. Als de aanvrager de beshiurlijlte aangelegenheid niet
vermeldt, is er geen sprake van een verzoek oin informatie in de zin van de Wob. Als
aanvrager wel vermeldt oin welke bestuiirlijlte aangelegenheid liet gaat, zal zijn verzoek
behandeld worden volgens de regels van de Wob.
De openbaarheid van de besluitenlijst van een besloten collegevergadering
De Geineentewet bevat geen openbaarlieidregeling ten aanzien van het verslag van de (in de
regel) besloten collegevergadering. Het Reglement van Orde bepaalt dat de secretaris zorg
draagt voor de besliiitenlijst van de vergadering. De besluitenlijst bevat tenminste:
a) de nainen van de afwezige leden;
b) een vennelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c) een formulering van de door het college genomen besluiten.
Het college kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wob, ointrent liet in
een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het
college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. De openbaarlieidregelingmet
betreldting tot het verslag (besluitenlijst) is op dit punt identiek aan de openbaarheidregeling
met betrekking tot de inhoud van de shildcen.
De openbaarheid van het behandelde en (de inhoud van) de stulclcen die voor een
besloten collegevergadering zijn overgelegd
Het college kan geheimhoiiding opleggen (alleen) op grond van een belang, genoemd in
artikel 10 van de WOB omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de
inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd. Geheimhouding wordt
tijdens die vergadering opgelegd. Naar de letter van de wet betekent dit
dat telkens opnieuw geheimhouding moet worden opgelegd.
De geheimhouding wordt door 'hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van
het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar
opheft'.
Ook kan de geheimhouding in de al genoemde gevallen (WOB, artikel 10) worden opgelegd
door de burgemeester) ten aanzien van de stukken die hij aan het college overlegt (een
individuele wethouder kan dat niet). Daaivan wordt op de sttiklten melding gemaald (artikel
55 Gemeentewet).
Als het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot
geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen
totdat de raad liaar opheft. In dat geval is uitsliiitend de raad bevoegd de
verplichting tot geheimhouding op te heffen. Deze bepaling heeft betrekking op alle vormen
van informatie over liet door het college behandelde aan de raad. De behandeling in het
college hoeft niet altijd aan de hand van (geheime) stuikken te hebben plaatsgevonden,
terwijl de informatie aan de raad niet altijd sclit.iftelij1clioeft plaats te vinden.

Download Report