Samenwerkingsovereenkomst, Projectorganisatieplan en

^
gemeente Roermond
V O O R S T E L AAN B U R G E M E E S T E R EN W E T H O U D E R S VAN DE G E M E E N T E ROERMOND
datum indiening:
27 februari 2014
datum/agendapunt B&Wvergadering: 110314/309
Afdeling:
Onderwerp:
Voorbereiding en Realisatie
Samenwerl^ingsovereenkomst, Projectorganisatieplan en Projectopdracht
N280 wegvak Roermond
Voorstel:
1. besluiten tot het intrekken van B&W besluit nr. 070513/307 d.d. 7 mei 2013 inzake het aangaan van een
Samenwerkingsovereenkomst N280-West en de bijbehorende notitie projectorganisatie;
2. besiuiten tot het aangaan van een (aangepaste) Samenwerkingsovereenkomst en een
bijbehorend Projectorganisatiepian N280, wegvak Roermond;
3. besluiten tot instemming met de Projectopdracht N280, wegvak Roermond;
4. middeis het versturen van bijgaande (concept) brief het B&W besluit aan de Provincie kenbaar maken;
5. besluiten tot het versturen van bijgaande (concept) raadsinformatiebrief aan de voorzitter van de
Gemeenteraad;
6. Ingevolge artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 onder g van de Wob geheimhouding opieggen op de
risicoparagraaf ( bijlage 1) tot het aangaan van een realiseringsovereenkomst
Behandeling in:
raadscommissie:
op:
gemeenteraad van:
overlegorgaan:
Beslissing B&W:
1. akkoord;
2. akkoord;
3. akkoord;
4. akkoord;
5. akkoord;
6. akkoord;
7. besluit is voor college taakstellend, dus het dient gerealiseerd te worden binnen de beschikbare budgettaire
ruimte.
onderwerp:
Samenwerkingsovereenkomst, Projectorganisatieplan en Projectopdractit
N280 wegvak Roermond
pagina: 2
Bijlagen:
Bijlage 1. Risicoparagraaf;
Bijlage 2. Samenwerkingsovereenkomst;
Bijlage 3. Projectorganisatieplan;
Bijlage 4. Projectopdracht.
Bijlage 5. Concept raadsinformatiebrief aan de voorzitter van de gemeenteraad;
Bijlage 6. Concept brief aan de Provincie Limburg;
Samenvatting
Op 7 mei 2013 heeft uw coliege besloten tot het aangaan van de Samenwerkingsovereenkomst
N280- West met de bijbehorende Notitie Projectorganisatie. Na het besluit van uw college heeft de Provincie
Limburg de Stuurgroep N280-West op 28 mei 2013 voorgesteld een quick scan te laten uitvoeren naar de
organisatie van het Project N280-west. De stuurgroep N280 West heeft hiermee ingestemd.
De quick scan is vervolgens in opdracht van de Provincie Limburg uitgevoerd.
De Stuurgroep N280- West heeft op 11 oktober 2013 ingestemd met de aanbevelingen van de quick scan en
heeft de Provincie Limburg opdracht gegeven de noodzakelijke organisatorische maatregelen te treffen in-delijn van de in de quick scan aangegeven aanbevelingen.
Dit is aanleiding geweest om de Samenwerkingsovereenkomst en de bijbehorende projectorganisatie aan te
passen.
Historie
Op 7 mei 2013 heeft uw coilege besloten tot het aangaan van de Samenwerkingsovereenkomst N280West met de bijbehorende Notitie Projectorganisatie. Het besluit is vervolgens schrifteiijk bij
briefnummer 2013/UIT/49287 van 16 mei 2013 kenbaar gemaakt aan Gedeputeerde Staten van Limburg en
via briefnummer 2013/UIT/49286 van 16 mei 2013 kenbaar gemaakt aan de voorzitter van de
gemeenteraad. Na het besiuit van uw coilege heeft de Provincie Limburg de Stuurgroep N280- West op 28 mei
2013 voorgesteld een quick scan te laten uitvoeren naar de organisatie van het Project N280- West.
De Stuurgroep N280- West heeft op 28 mei 2013 hiermee ingestemd. Aansluitend is opdracht verleend.
De aanbevelingen in de rapportage van de quick scan waren voor de Stuurgroep N280- West aanleiding om
de Samenwerkingsovereenkomst en de bijbehorende projectorganisatie in overleg met partijen aan te passen.
Op 13 februari jl. zijn de documenten: samenwerkingsovereenkomst, projectorganisatieplan en projectopdracht
ambtelijk besproken in de Ambtelijke Werkgroep N280-West.
De definitieve documenten zijn als bijiage bij dit voorstel gevoegd.
Toelichting op het voorstel
Samenwerkingsovereenkomst (bijlage 2) en projectorganisatieplan (bijlage 3)
De belangrijkste verschillen van het voorliggende (aangepaste) Samenwerkingsovereenkomst met het
bijbehorende projectorganisatiepian en de vastgestelde Samenwerkingsovereenkomst worden hierbij op
hoofdlijnen toegelicht.
Bestuurlijk
opdrachtgever
Er komen twee stuurgroepen N280-West in de plaats van een Stuurgroep N280- West waan/an
een stuurgroep voor het wegvak Weert- Leudal en een stuurgroep voor het wegvak Roermond.
onderwerp:
Samenwerkingsovereenkomst, Projectorganisatiepian en Projectopdractit
N280 wegvak Roermond
pagina: 3
In de stuurgroep wegvak Roermond heeft de bestuuriijke vertegenwoordiger van de Provincie Limburg, de
bestuurlijke vertegenwoordiger van de gemeente Roermond en bestuurlijke vertegenwoordiger van
Rijkswaterstaat zitting.
Ambtelijk
opdrachtgever
De ambtelijk opdrachtgever voor zowei het wegvak Leudal als het wegvak Roermond wordt de Provincie
Limburg. De Provincie Limburg wordt ais ambtelijk opdrachtgever onder leiding van de Stuurgroep wegvak
Roermond dus eindverantwoordelijk voor het project herinrichting N280, wegvak Roermond.
Projectorganisatieplan
(bijlage 3)
Zoais is aangegeven in het projectorganisatieplan, komt onder leiding van de ambtelijk opdrachtgever een
additioneel opdrachtgever van de Provincie Limburg die de projectmanagers van de 2 iPM teams van de
beide deelprojecten aanstuurt. IPM staat voor Integraal Projectmanagement Model.
Dit is een organisatiemodel dat door Rijkswaterstaat en de Provincie Limburg wordt gehanteerd bij majeure
infrastructurele projecten.
Het IPM model blijft gedurende het gehele project gehandhaafd. Bij faseovergangen van initiatieffase, naar
contractfase en vervolgens naar de realisatiefase wordt de personele capaciteitsinzet aangepast.
Indien door de Provincie Limburg en de gemeente Roermond niet kan worden voldaan aan de voor het project
noodzakelijke capaciteitsvraag wordt personele capaciteit ten laste van het projectbudget ingehuurd.
/P/W kernteam wegvak
Roermond
Het IPM model bestaat uit 5 kernteamleden: een projectmanager, een technisch manager, een
contractmanager, een manager projectbeheersing en een omgevingsmanager. Er is met de Provincie Limburg
ambtelijk overeengekomen dat de gemeente Roermond in het IPM kernteam van wegvak Roermond de IPM
functie van omgevingsmanager invult. De overige 4 kernteamleden worden door de Provincie Limburg
ingevuld.
Volgens het projectorganisatieplan worden ter ondersteuning aan de 5 kernteamleden een aantal
projectmedewerkers toegevoegd voor de uitvoering van specifieke operationele werkzaamheden zoals
bijvoorbeeld op het gebied van planologie, communicatie, stakeholdersmanagement, eigendommenven/verving
etc. In het organisatieplan is de personele capaciteitsvraag hiervan aangegeven.
Financiële
aspecten
in Hoofdstuk 3.1 van de samenwerkingsovereenkomst is aangegeven dat Partijen elkaar constructief
ondersteunen in hun werkzaamheden, daar waar nodig overleggen, samenwerken en afspraken maken met
behoud van ieders verantwoordelijkheid en zonder verrekening van apparaatskosten.
Projectopdracht (bijlage 5)
De Projectopdracht is de formele opdracht van de Stuurgroep N280- West, wegvak Roermond aan de
ambtelijk opdrachtgever voor de planvoorbereiding en planrealisatie van het project.
Planning
De start van de realisatiefase is gepland in het voorjaar van 2016.
Projectbudget
Op basis van beschikbare gemeentelijke en provinciale middelen en afspraken met overige betrokken partijen
is het beschikbare projectbudget momenteel becijfert op € 36.000.000,- exclusief BTW.
onderwerp:
Samenwerkingsovereenkomst, Projectorganisatiepian en Projectopdraclit
N280 wegvak Roermond
pagina: 4
Scope van het project
De scope van iïet project van wegvak Roermond is in de Samenwerkingsovereenkomst als volgt beschreven:
vanaf de kruising van de N280 met het Lateraal kanaal tot aan de aansluiting met RW A73.
Risicobeheersing
project
Het project wordt in alle projectfasen risico gestuurd uitgevoerd middels een risicoanalyse die is voorzien van
beheersmaatregelen.
Mandatering Stuurgroep
Voor een gestroomlijnde en vlotte procesgang en planning alsmede ter bevordering van een uniforme
bestuurlijke besluitvorming in de Stuurgroep N280- West, wegvak Roermond dient het mandaatbesluit van de
bestuurlijk vertegenwoordiger van de gemeente Roermond over een te komen met het mandaatbesluit van de
bestuurlijk vertegenwoordiger van de Provincie Limburg. Hiervoor wordt nog een separaat mandaatbesluit
voorbereid.
Realisatieovereenkomst
In hoofdstuk 10 van de samenwerkingsovereenkomst is opgenomen dat partijen, die rechtstreeks zijn
betrokken bij de realisatie van een deelproject en/of een onderdeei van een deelproject tijdig voor aanvang van
de realisatie van een deelproject en/of een onderdeel van een deelproject een afzonderiijke
realisatieovereenkomst aangaan. In de voor het wegvak Roermond nog op te stellen en bestuurlijk vast te
stellen realisatieovereenkomst zal o.a. worden ingegaan op de kostenverdeling, risicoverdeling, beheers
grenzen en het toekomstig beheer en onderhoud daarbij behorende.
Uitgangspunt bij de nog op te stellen realisatieovereenkomst is dat eventuele mee-/tegenvallers binnen een
deelproject of een onderdeel van een deelproject tussen de aan de realisatieovereenkomst verbonden partijen
worden verrekend en dat er geen verrekening met andere deelprojecten of onderdelen van deelprojecten
plaats vindt. Naar venwachting kan de realisatieovereenkomst ter bestuurlijk besluitvorming worden voorgelegd
in het laatste kwartaal van 2014.
Geheimliouding
Voorgesteld wordt ingevolge, artikel 55 Gemeentewet juncto artikei 10 iid 2 onder g van de Wob
geheimhouding opieggen op de risicoparagraaf ( bijlage 1) tot het tijdstip van het aangaan van een
realiseringsovereenkomst omdat het openbaar maken van de risicoparagraaf kan leiden tot onevenredige
benadeling van de gemeente.
Kerntakendiscussie:
Nvt.
Communicatieparagraaf:
Partijen zuilen gezamenlijk communiceren naar externen inzake de ondertekening van de
samenwerkingsovereenkomst.

Download Report