Communicatieplan - Hooijer Wegenbouw

Communicatieplan [3.C.2]
HOOIJER Renkum B.V.
HOOIJER Wegenbouw B.V.
Versie d.d. 11-7-2013
Geactualiseerd d.d. 04-10-2013
Geactualiseerd d.d. 09-05-2014
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
Inhoudsopgave
Nr.
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
5.
5.1
5.2
6.
6.1
6.2
Titel
Inleiding
Eisen vanuit de CO2 prestatieladder
Communicatiedoelstellingen
Doelgroepen en boodschap
Interne doelgroepen
Externe doelgroepen
Communicatiemiddelen
Interne communicatie
Externe communicatie
Communicatieplanning
Communicatieplanning intern
Communicatieplanning extern
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Pagina
3
3
3
3
3
4
5
5
5
6
6
7
Pagina 2 van 7
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
1. Inleiding
In dit communicatieplan wordt beschreven hoe Hooijer intern en extern gaat communiceren over haar
energiebeleid, de CO2-footprint, CO2-reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve interne en
externe communicatie is essentieel voor een succesvolle implementatie van het
energiemanagementsysteem en reductie van de CO2-uitstoot.
Het communicatieplan heeft betrekking op Hooijer Renkum B.V. en Hooijer Wegenbouw B.V.
Omdat de bedrijven operationeel één geheel vormen is gekozen voor een gezamenlijke doelstelling.
Hooijer streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het energiebeleid. Door effectieve en
gerichte communicatie naar de medewerkers wil Hooijer bewustzijn bij iedereen creëren en medewerkers
stimuleren om te participeren in het reduceren van het energieverbruik.
Hooijer wil de medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik
verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdrages als
optimalisaties binnen het bedrijf.
2. Eisen vanuit de CO2-prestatieladder
Vanuit de invalshoek ‘transparantie’ van de CO2-Prestatieladder worden eisen gesteld aan de interne en
extern communicatie van Hooijer. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en
nodig voor een doeltreffende werking van de CO2-Prestatieladder binnen de branche en daarbuiten.
In de CO2-Prestatieladder wordt extern communiceren nader gespecificeerd. Onderdeel hiervan is het
toegankelijk stellen van de activiteiten op het gebied van de CO2-Prestatieladder via de website van
Hooijer.
3. Communicatiedoelstellingen
De communicatiedoelstellingen van Hooijer zijn:
• Het op transparante wijze informeren van medewerkers over het energiebeleid, de CO2-reductiedoelstellingen en de CO2-footprint van Hooijer via de werkoverleggen;
• Het stimuleren van met name de eigen medewerkers, maar waar mogelijk ook externe
belanghebbenden om mee te werken aan het verwezenlijken van onze doelstellingen.
• Opdrachtgevers via de website van Hooijer minimaal 2 keer per jaar informeren over de voortgang van
de CO2-reductiedoelstellingen en maatregelen die genomen zijn;
• Overige partijen via de website van Hooijer algemeen informeren over de activiteiten in het kader van
de CO2-Prestatieladder.
4. Doelgroepen en boodschap
De doelgroepen die worden onderscheiden, zijn in te delen naar de interne organisatie (eigen
personeelsbestand en partners en/of combinanten) en externe organisatie (opdrachtgevers).
4.1 Interne doelgroepen
Binnen Hooijer zijn diverse doelgroepen te onderscheiden. De manier van communiceren is afhankelijk
van de functie en de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Niet elke medewerker van Hooijer heeft de
beschikking over een eigen werkplek. Medewerkers die op projectlocatie werken, kunnen moeilijk met
digitale hulpmiddelen worden bereikt. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden.
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Pagina 3 van 7
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in:
• Directie en management;
• Medewerkers op kantoor en in de werkplaats;
• Medewerkers op projectlocatie.
4.2 Externe doelgroepen
Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in:
• Algemeen: Opdrachtgevers en onderaannemers;
• Specifiek: Branche en Overheid.
Opdrachtgevers
Belangrijke klanten voor Hooijer zijn:
• Overheden, semioverheden;
• Projectontwikkelaars;
• Bedrijven en particulieren.
Onderaannemers
Onderaannemers kunnen een bijdrage leveren om de CO2-uitstoot te reduceren. Om de onderaannemers
te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren, is het van groot belang een
goede relatie te hebben en te onderhouden met de leveranciers. Onderaannemers worden actief
geïnformeerd over het energiebeleid van Hooijer.
Branche
Binnen de branche zijn er organisaties die de belangen behartigen van de aangesloten leden en ook actief
zijn op het op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
De brancheorganisaties zijn geïnteresseerd in de reductie van de CO2-emissies in de keten. Zij zijn tevens
bereid, mee te denken bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen
en duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor Hooijer en het energiebeleid. Het in gesprek
zijn met, en informeren over, gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisatie.
Belangrijke andere brancheorganisatie of gerelateerde organisaties zijn:
• Cumula Nederland;
• VHG;
• MKB Infra;
• Bouwend Nederland.
Overheid
Overheid en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van Hooijer bestaande uit:
• Landelijke overheden: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Ministerie van Landbouw en Visserij;
• Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Hooijer is gevestigd;
• Overheidsinstellingen: Waterschappen, Politie, Brandweer, etc. waar Hooijer als vestiging mee van
doen heeft.
Projectontwikkelaars
Projectontwikkelaars vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen
wordt. Een CO2-Bewust certificaat wordt mogelijk vereist.
Bedrijven en particulieren
Bedrijven vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen wordt. Een CO2Bewust certificaat wordt steeds vaker vereist.
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Pagina 4 van 7
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
5. Communicatiemiddelen
5.1 Interne communicatie
Voor interne communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO2 worden de volgende
communicatiemiddelen gebruikt:
Publicatiebord in de kantine
Via het publicatiebord wordt het energiebeleid met alle medewerkers gedurende het hele jaar.
Om transparant te zijn wordt ook de CO2-footprint getoond.
Werkoverleg / toolbox
Tijdens het reguliere werkoverleg en/of toolbox worden medewerkers met regelmaat door de
leidinggevende geïnformeerd over het energiebeleid, de CO2-reductiedoelstellingen, CO2-reductiemogelijkheden i.v.m. het CO2-bewustzijn van de medewerker, ingekomen ideeën en de voortgang van
initiatieven.
Personeelsbijeenkomst
Tijdens de personeelsbijeenkomst wordt de status van de energie- en CO2-reductiedoelstellingen
besproken en worden de plannen voor de komende periode bekend gemaakt door de directie.
Omdat de eigen medewerkers direct bij kunnen dragen aan het verwezenlijken van de ambities worden zij
als de belangrijkste doelgroep beschouwd. Daarnaast verwacht de directie van iedere medewerker dat zij
het streven om milieuvriendelijk te werken uitdragen naar buiten.
5.2 Externe communicatie
Afhankelijk van de doelgroep worden verschillen communicatiemiddelen ingezet. De volgende middelen
worden gebruikt.
Internet
Conform de eisen van de CO2-Prestatieladder heeft Hooijer voor haar klanten en andere externe
belanghebbenden haar website ingericht op www.hooijer.nl
Gecommuniceerd wordt over:
– CO2-footprint: 3.A.1
– Periodieke rapportage: 3.A.1
– Energie management actieplan: 3.B.2
– Communicatieplan: 3.C.2
– Communicatie uitingen: 3.C.1
– Deelname initiatief: 3.D.1
Wanneer er een nieuwe versie is van een document moet dit met bekwame spoed op de website worden
geplaatst (gedurende de hele looptijd van het certificaat).
Eveneens wordt het CO2-Bewust certificaat op de website getoond.
Mailings
Omdat het houden van klanten belangrijker is dan het werven van nieuwe klanten heeft Hooijer een
actief communicatiebeleid. Dit beleid houdt in dat de voornaamste opdrachtgevers elk halfjaar worden
geïnformeerd over de ambities en vorderingen van Hooijer inzake de CO2-reductiedoelstellingen.
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Pagina 5 van 7
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
Inschrijvingen
Om werken gegund te krijgen door (potentiële)opdrachtgevers wordt optioneel in offertes of
aanbiedingsbrieven een verwijzing gemaakt naar het (nog te behalen) CO2-Bewust certificaat.
Deelname aan initiatieven
Hooijer neemt actief deel aan sector- en keteninitiatieven.
In 2013 werd deelgenomen aan het initiatief van “Duurzaam Renkum”. Ook is deelgenomen aan de
bijeenkomst “MVO loont” van Gemeente Renkum, COS Gelderland en MVO loont.
In 2014 is deelgenomen aan de bijeenkomst “Nederland CO2 Neutraal”.
Daarnaast is er in 2013 een keteninitiatief opgestart om samen met een afnemer van groenafval
(biomassa) te komen tot optimaal verbruik van de ca. 25.000 ton biomassa met als doel om te voorkomen
dat extra gas verstookt moet worden.
Verder lopen er contacten met MKB Infra en Cumela Nederland (Brancheorganisatie voor ondernemers in
groen, grond en infra) om mee te gaan draaien met sectorinitiatieven.
6. Communicatieplanning
6.1 Communicatieplanning intern
Communicatiemiddel
Inhoud
Planning
Verantwoordelijk
Website
 Energiebeleidsverklaring
 CO2-footprint
 Periodieke rapportage
 Communicatie uitingen
(CO2-Reductiedoelstellingen &
status ontwikkelingen)
 Deelname initiatief
Halfjaarlijks
KAM-medewerker
Website


Jaarlijks
KAM-medewerker
Publicatiebord in
kantine


Halfjaarlijks
KAM-medewerker
Conform
planning
Minimaal 2 / jaar
Ten minste elk
kwartaal
Hoofdbedrijfsbureau
Halfjaarlijks
Directie
Hoofdbedrijfsbureau
Uitvoerdersoverleg /
toolbox
MT-overleg
Personeelsbijeenkomst
Energie management actieplan
Communicatieplan
Energiebeleid
Voortgang
CO2-Reductiedoelstellingen
CO2-footprint
 Energiebeleid
 CO2-Reductiedoelstellingen
 CO2-footprint
 Status CO2-Reductiedoelstellingen
 Status CO2-initiatieven
 Energiebeleid
 Voortgang CO2-Reductie
doelstellingen, resultaten, plannen
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Directie
Pagina 6 van 7
Hooijer Renkum B.V.
Hooijer Wegenbouw B.V.
6.2 Communicatieplanning extern
Communicatiemiddel
Inhoud
Planning
Verantwoordelijk
Website
 Energiebeleidsverklaring
 CO2-footprint
 Periodieke rapportage
 Communicatie uitingen
(CO2-Reductiedoelstellingen & status
ontwikkelingen)
 Deelname initiatief
 Energiemanagement Actie Plan
 Communicatieplan
Halfjaarlijks
KAM-medewerker
Jaarlijks
KAM-medewerker
 Energiebeleid
Indien wenselijk:
 CO2-footprint
 Voortgang
CO2-Reductiedoelstellingen
 Energiebeleid
Indien wenselijk:
 CO2-footprint
 CO2-Reductiedoelstellingen
 CO2-Reductie
 Kennis & ervaring
Doorlopend
Hoofdbedrijfsbureau
Doorlopend
Directie of
bedrijfsbureau
Conform
planning
Directie
Website
Mailings
Gesprekken,
aanbiedingen en
contracten
Deelname initiatieven
Communicatieplan - Hooijer 20140509.doc
Pagina 7 van 7

Download Report