Handleiding Dashboard VO voor scholen v 3 3

Dashboard VO Inschrijvingen
Versie 3.3 van 8 september 2014
Doel
Het doel van de rapportage is om scholen gedurende het inschrijvingsproces op de
hoogte te houden van de bij DUO geregistreerde relevante gegevens.
U vindt de handleiding ook op de site: www.duo.nl/zakelijk/VO/Handleidingen.asp.
Doelgroep
De rapportage is standaard beschikbaar voor de rollen:
•
beheerder VO;
•
behandelaar foto BRON VO;
•
behandelaar inschrijvingen VO;
•
examensecretaris VO.
Frequentie
Het dashboard wordt op maandag en donderdag gedurende de periode 8 september – 17
november in de loop van de dag klaargezet op de beveiligde site.
Dashboard school, stand per dd-mm-jjjj
Dit is de datum waarop de gegevens zijn ververst. Hierin zijn de geconsolideerde
mutaties, die de dag ervoor zijn aangeleverd aan BRON, verwerkt.
Brinnr/schoolnaam
De naam die hier wordt weergegeven is de verkorte naam zoals deze bij DUO bekend is.
Inschrijvingsgegevens
Inschrijvingen in BRON geldig op 1/10
Dit is het aantal inschrijvingen in BRON, dat geldig is op 1 oktober van het betreffende
campagnejaar.
Prognose
De scholen is gevraagd zelf een prognose door te geven van het verwachte aantal
inschrijvingen dat geldig is op 1 oktober van een betreffend campagnejaar.
Verschil inschrijvingen in BRON en prognose
Dit verschil geeft het aantal inschrijvingen aan waar de school nog iets mee moet doen.
Bijvoorbeeld nieuwe leerlingen inschrijven of geslaagde leerlingen uitschrijven. In
principe moet deze regel leeg zijn, want dan is immers het aantal inschrijvingen gelijk
aan de doorgegeven prognose. Ook de prognose kan nog aangepast worden.
Inschrijvingen in BRON gemuteerd na 1/5
Dit is het aantal inschrijvingen in BRON dat geldig is op 1 oktober, waarbij na 1 mei een
mutatie heeft plaatsgevonden.
U kunt uw prestaties meten aan de hand van de volgende criteria die door het
ministerie van OCW en DUO zijn opgesteld.
Er zijn zogenaamde plausibiliteitscriteria afgesproken om te kunnen volgen of scholen
alle verplichtingen met betrekking tot de inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar
hebben gedaan.
Het gaat achtereenvolgens om:
Vullingsgraad op basis van mutaties na 1/5
Geeft het percentage weer van het aantal inschrijvingen gemuteerd na 1 mei ten
opzichte van de door de school doorgegeven prognose*. Hieraan kunt u snel zien of u
alle inschrijvingen hebt aangeleverd. Wanneer de vullingsgraad buiten de bandbreedte
van 97% - 103% ligt, is niet voldaan aan de plausibiliteit die afgesproken is met het
ministerie van OCW. Het kan dan zijn dat nog niet alle inschrijvingen zijn aangeleverd of
dat de doorgegeven prognose niet juist is. Er is dan actie van uw kant gewenst.
* Wanneer de prognose niet is doorgegeven, dan dient het percentage inschrijvingen in
BRON geldig op 1 oktober als basis.
Praktijkjaar / Leerjaarmutaties (> 65%)
De leerjaarmutaties worden door de school doorgegeven wanneer een leerling naar het
volgende leer-/praktijkjaar gaat. Het percentage van 65% is een gewogen gemiddelde
van het aantal VMBO/HAVO/VWO mutaties. Wanneer het percentage beneden de 65%
uitkomt, is dat een indicatie dat er nog leer-/praktijkjaar aanpassingen aan BRON
geleverd moeten worden. Een veel voorkomende oorzaak voor het niet halen van de
norm van >65% is veel zij-instromers of veel eerstejaars leerlingen.
Aantal geslaagde en nog ingeschreven leerlingen
Het aantal leerlingen dat het examen heeft afgerond met als uitslag geslaagd, maar nog
niet is uitgeschreven of is ingeschreven bij een hogere onderwijssoort. (bijvoorbeeld van
klas 4 VMBO TL naar 4 havo). Hierbij is rekening gehouden met de zogenaamde
stapelaars, die binnen het VMBO doorleren. (een leerling die doorstroomt van VMBO-BBL
naar VMBO-KBL wordt niet meegenomen in deze selectie)
Dubbele inschrijvingen PO – VO
Het aantal leerlingen dat is ingeschreven bij uw school en ook is ingeschreven bij een
basisschool (PO) of speciaal onderwijs (VSO). Controleer of de leerling bij u nog
schoolgaand is, zo niet schrijf deze leerling uit. Is de leerling schoolgaand bij uw school
neem dan contact op met de PO school. Vanaf 15 september zal het overzicht dubbele
inschrijvingen PO-VO wekelijks op de beveiligde site worden geplaatst.
Dubbele inschrijvingen VO – VO
Het aantal leerlingen dat is ingeschreven bij uw school en ook is ingeschreven bij een
andere VO school. Controleer of de leerling bij u nog schoolgaand is, zo niet schrijf deze
leerling uit. Is de leerling schoolgaand bij uw school neem dan contact op met de VO
school.
Dubbele inschrijvingen VO - BVE
Het aantal leerlingen dat is ingeschreven bij uw school en ook is ingeschreven bij een
BVE instelling (VAVO en Beroeps Onderijs) Controleer of de leerling bij u nog
schoolgaand is, zo niet schrijf deze leerling uit. Is de leerling schoolgaand bij uw school
neem dan contact op met de bve instelling.
Aantal Rutte inschrijvingen zonder VAVO inschrijving
Het aantal leerlingen dat staat ingeschreven op een Rutte-code (elementcode 4011 tot
en met 4055) waarbij geen inschrijving bij het VAVO is. Dit kan betekenen dat u deze
leerling nog moet uitschrijven of dat het VAVO deze leerling nog moet inschrijven. U kunt
bij twijfel wat u moet doen het beste contact opnemen met het VAVO.
Voor een juiste registratie in BRON kan er niet alleen een Rutte-inschrijving in BRON
staan.
Verwerkingsdatum volledigheidsverklaring
De volledigheidsverklaring bestaat feitelijk uit een vinkje dat door de school middels een
batch aan BRON wordt aangeleverd. Scholen doen dit wanneer zij de inschrijvingen
volledig aan BRON hebben aangeleverd. Het aanzetten van het vinkje zorgt ervoor dat de
inschrijvingen van de school in de voorlopige bekostigingsfoto van DUO worden
opgenomen.
Assurance-rapport gegevens
Datum AR ontvangen
Dit is de datum waarop een verwerkbaar assurance-rapport bij DUO is ontvangen.
Datum AR verwerkt
Dit is de datum waarop een assurance-rapport in BRON is verwerkt.
SE & CE gegevens
Uitslag examen niet verwerkt of aangeleverd aan BRON
Dit is het aantal aangeleverde SE’s waarvoor nog geen CE-cijfer, uitslag of datum uitslag
is ontvangen (incl. VMBO BBL).
Doorverwijzingen volgend tijdvak niet afgeronde examens
Dit is het aantal doorverwijzingen naar een volgend tijdvak. De CE gegevens van deze
examens moeten nog aan BRON geleverd worden.
Doorverwijzingen volgend tijdvak afgeronde examens
Na het afronden van het examen dient de verwijzing naar een volgend tijdvak te worden
verwijderd. Een uitslag is pas geldig als er geen doorverwijzing naar een volgend tijdvak
aanwezig is in BRON.
Examencampagne 2014 volledig afgerond
Wanneer alle examens een uitslag hebben en er geen doorverwijzingen naar een volgend
tijdvak in BRON meer staan is de examencampagne afgerond. Mochten er nog examens
niet volledig zijn afgerond dan moeten er nog mutaties in BRON plaats vinden.
Zolang gegevens rood kleuren, is er aanleiding tot actie van uw kant
Mocht om geldige redenen één van de plausibiliteitscriteria vullingsgraad en leerjaar /
praktijkjaarmutaties afwijken dan kan in overleg met de IPO-medewerker deze
handmatig op OK gezet worden. De overige criteria kunnen niet worden overschreven in
het dashboard.
Dashboard school stand per dd – mm – jjjj
99XX
Voorbeeldschool
Inschrijvingsgegevens
2014/2015
Inschrijvingen in BRON geldig op 1/10
Prognose
3.000
3.500
2.500
2.000
Verschil inschrijvingen in BRON en prognose
Inschrijvingen in BRON gemuteerd na 1/5
U kunt uw prestaties meten aan de hand van de volgende criteria
die door OC&W en DUO zijn opgesteld.
Vullingsgraad o.b.v. mutaties na 1/5 (>= 97% - <= 103%)
Praktijkjaar / Leerjaarmutaties (>65%)
Verwerkingsdatum volledigheidsverklaring
71,4 %
50,0 %
Aantal geslaagde en nog ingeschreven leerlingen
Dubbele inschrijvingen PO-VO
Dubbele inschrijvingen VO-VO
Dubbele inschrijvingen VO-BVE
Aantal Rutte inschrijvingen zonder VAVO
Assurance-rapport gegevens
250
15
10
20
10
2013/2014
AR door DUO ontvangen
AR door DUO verwerkt
1-5-2014
2-5-2014
SE & CE gegevens
2013/2014
Uitslag examen niet verwerkt of aangeleverd aan BRON
Doorverwijzingen volgend tijdvak niet afgeronde examens
Doorverwijzingen volgend tijdvak afgeronde examens
Examencampagne 2014 volledig afgerond
10
5
0
nee
Zolang gegevens rood kleuren, is er aanleiding tot actie van uw kant.
* Prognose: uw school is in september gevraagd de prognose aan IPO door te geven. Heeft u dit gedaan,
dan staat hier uw eigen prognose. Heeft u nog geen prognose doorgegeven, dan verzoeken wij u om deze
door te geven aan IPO.
** Praktij kjaar / Leerjaarmutaties: het percentage leerlingen waarvoor u een leerjaarophoging heeft
doorgegeven aan BRON.
De handleiding van het Dashboard VO kunt u vinden op:
www.duo.nl/zakelijk/VO/Handleidingen.asp

Download Report