Gastouderbureau Speciaal voor gastouderbureau hebben wij een

Handleiding voor
gastouderbureauadministratie
Het is van belang dat je wachtwoord wordt gewijzigd in de webapplicatie!
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ga hiervoor naar je eigen omgeving (zie url die je hebt ontvangen)
Niet direct inloggen
Klik op ’klik hier om te resetten’
Vul je emailadres in
Je krijgt vervolgens Email met instructies
Volg deze goed op
Je kunt nu hierna 2 x een eigen wachtwoord invullen
Je krijgt hierna een Email met je loginnaam
Log nu in met deze loginnaam en je eigen gekozen wachtwoord
Let op: Als je dit niet doet, dan hebben andere mensen snel toegang tot jouw
omgeving!
Let op: Zie je dit balkje in deze handleiding? Dan hebben wij een tip voor je.
Ohw. Wachtwoord kwijt of vergeten? Dan kun je deze opnieuw aanmaken door in
het inlogscherm te klikken op ‘klik hier om te resetten’.
Er wordt om je emailadres gevraagd. Je krijg hierna een mail met instructies om je
wachtwoord te herstellen/resetten.
1. Inhoudsopgave
1.
Inhoudsopgave..................................................................................................... 2
2.
Algemeen & instellingen ..................................................................................... 4
2.1 Het scherm .......................................................................................................... 4
2.1.1 Snelle knoppen met informatie ...................................................................... 4
2.2 Controleren ......................................................................................................... 4
2.3 Algemene instellingen ......................................................................................... 4
2.4 Accountgegevens................................................................................................ 4
2.5 Instellingen facturatie .......................................................................................... 5
2.6 Gebruikers .......................................................................................................... 5
2.7 Wachtwoord wijzigen .......................................................................................... 5
2.8 Testomgeving voor Email .................................................................................... 5
3.
Gastouders ........................................................................................................... 6
3.1 Toevoegen .......................................................................................................... 6
3.2 Overzicht ............................................................................................................. 6
3.3 Details ................................................................................................................. 6
4.
Vraagouders ......................................................................................................... 7
4.1 Toevoegen .......................................................................................................... 7
4.2 Kinderen toevoegen ............................................................................................ 7
4.3 Overzicht ............................................................................................................. 7
4.4 Details ................................................................................................................. 8
5.
Importeren ............................................................................................................ 9
6.
Uren ..................................................................................................................... 10
6.1 Algemene werking uren .................................................................................... 10
6.1.1 Ingevoerd .................................................................................................... 10
6.1.2 Ingediend .................................................................................................... 10
6.1.3 Goedgekeurd .............................................................................................. 10
6.1.4 Afgekeurd .................................................................................................... 10
6.1.5 Gefactureerd ............................................................................................... 10
6.1.6 Uitbetaald .................................................................................................... 10
6.2 Uitleg over de uren ............................................................................................ 10
6.2.1 Uren voor gastouder ................................................................................... 10
6.2.2 Uren voor vraagouder ................................................................................. 11
6.2.3 Uren voor gastouderbureau ........................................................................ 11
6.3 Standaard omgaan met de uren........................................................................ 11
6.4 Als uren niet worden goedgekeurd.................................................................... 11
7.
Financieel ........................................................................................................... 12
7.1 Uren factureren ................................................................................................. 12
7.2 Facturen gastouderbureau ................................................................................ 12
7.3 Facturen gastouders ......................................................................................... 12
7.4 Facturen betaald / verwerken ............................................................................ 12
7.5 Marge of bemiddelingskosten ........................................................................... 12
7.6 Jaaropgave ....................................................................................................... 13
8.
Incassobatch ...................................................................................................... 14
8.1 Algemeen .......................................................................................................... 14
8.1.1 Voorwaarden ............................................................................................... 14
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 2 van 21
8.1.2 Omgeving & account goed instellen ............................................................ 14
8.2 Per vraagouder goed instellen .......................................................................... 14
8.2.1 Voorwaarden ............................................................................................... 14
8.2.2 Werkwijze .................................................................................................... 14
8.3 Facturen gemaakt en incasseren ...................................................................... 14
8.3.1 Voorwaarden ............................................................................................... 14
8.3.2 Werkwijze .................................................................................................... 15
8.4 Stornering ......................................................................................................... 15
9.
Mailing naar ouders ........................................................................................... 16
10.
Taken................................................................................................................... 17
11. Nieuws ................................................................................................................ 18
11.1 Algemeen ....................................................................................................... 18
11.2 Instellingen ..................................................................................................... 18
11.3 Nieuws toevoegen/wijzigen ............................................................................ 18
12. Berichten ............................................................................................................ 19
12.1 Werking .......................................................................................................... 19
12.2 Overzicht ........................................................................................................ 19
12.3 Details van een bericht ................................................................................... 19
12.4 Antwoord sturen ............................................................................................. 19
12.5 Nieuw bericht maken...................................................................................... 19
13. Documenten ....................................................................................................... 20
13.1 Doel en werking van documenten .................................................................. 20
13.2 Documentsoort ............................................................................................... 20
13.2.1 Toevoegen ............................................................................................... 20
13.3 Document van ouders .................................................................................... 20
14. Rapportages & documenten ............................................................................. 21
14.1 Uitleg .............................................................................................................. 21
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 3 van 21
2. Algemeen & instellingen
2.1 Het scherm
Zodra je bent ingelogd vind je alle functionaliteiten bovenin. Door te klikken op een button zoals
‘diversen’ opent het scherm en komen er meerdere mogelijkheden. Klik op bijv. ‘Eigen account’
om je account gegevens te zien en eventueel te wijzigen.
Deze gegevens worden gebruikt in de communicatie, op de website en in de applicatie.
2.1.1 Snelle knoppen met informatie
Aan de rechterzijde van het startscherm (wij noemen dat dashboard) vind je meerdere knoppen
met informatie. Zo zie je bijvoorbeeld ‘vraagouders’ met een nummer. Dat nummer geeft het
aantal vraagouders weer. En zo zijn er meerdere knoppen. Door te klikken op zo’n knop kom je
ook bij dat onderdeel.
2.2 Controleren
De volgende onderdelen moet eerst gecontroleerd en gewijzigd worden:



Eigen account
Instellingen
Generieke documenten
2.3 Algemene instellingen
Kies hiervoor eerst voor ‘diversen’ en dan voor ‘instellingen’.
Hier staan gegevens zoals de marge en andere instellingen.
Maar ook of jouw omgeving een testomgeving voor het
emailen. Tevens stel je hier in of je gebruik maakt van
incasso.
1. Klik op ‘Deze gegevens wijzigen’ en wijzig alle
gegevens.
2. Activeer of deactiveer testomgeving en geef een emailadres op.
3. Activeer of deactiveer de incasso
4. Klik vervolgens op ‘opslaan’.
2.4 Accountgegevens
Kies hiervoor eerst voor ‘diversen’ en dan voor ‘eigen account’.
1. Klik vervolgens op ‘Deze gegevens wijzigen’
2. Wijzig alle gegevens.
a. Zorg ervoor dat je iban, bic goed ingevuld zijn.
b. Als je gebruik maakt van incasso, dan moet ook jouw eigen creditor id
ingevuld zijn!
3. Voeg eventueel een eigen logo toe!
4. Klik vervolgens op ‘opslaan’.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 4 van 21
2.5 Instellingen facturatie
Bij instellingen kun je ondermeer de manier van factureren instellen. Ga naar ‘instellingen’ bij
account en kies voor ‘deze gegevens wijzigen’. Er komen meerdere tabs. Klik voor de tab
‘factureren’.
Vul hier de marge in welke je per uur extra wil berekenen op het tarief van gastouder.
Je kunt bij instellingen een standaard bemiddelingskosten per kind instellen. Bij het aanmaken
van een kind bij een vraagouder wordt dit dan meteen ingevuld voor je!
2.6 Gebruikers
Er kunnen meerdere gebruikers gebruik maken van deze
webapplicatie. Deze hebben dus ook allemaal een eigen account.
Klik op je eigen naam rechtsboven. Er komt een keuze voor
‘gebruikers’. Klik hierop en je krijgt een overzicht van alle gebruikers
die admin zijn in dit systeem.
Klik op ‘voeg toe’ om een nieuwe gebruiker toe te voegen.
Tip: Gebruik je dit programma alleen? Dan is het niet nodig om accounts aan te
maken, dat werkt meestal verwarrend
2.7 Wachtwoord wijzigen
Het wachtwoord kan niet worden gewijzigd in de applicatie zelf. Dit kan enkel door het te
resetten. Hiervoor moet je eerst uitloggen. Ga vervolgens naar je loginpagina en kies voor
‘wachtwoord resetten’..
2.8 Testomgeving voor Email
Als je wil testen, dan is dat mogelijk. Ga naar ‘instellingen’ en klik voor ‘wijzigen’. Hier kun je
aangeven of alle mail (die normaal gesproken naar de gebruikers (vraag- en gastouders) gaan)
naar jullie toe moet of naar de vraag- of gastouders.
Als je dit insteld op ‘ja’, dan krijgen jullie de mail en de ouders niet. Dus ook niet van accounts
die worden aangemaakt.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 5 van 21
3. Gastouders
Gastouders zijn de mensen die op kinderen passen, de nanny’s
3.1 Toevoegen
Klik eerst op ‘gastouders’. Je komt meteen in het overzicht en ziet alle gastouders die al
toegevoegd zijn.
Klik op ‘voeg toe’ om nieuwe gastouder toe te voegen.
Geef aan of deze actief is (ja/nee)
Vul alle gegevens in
Vul bij ‘vast uurtarief’ het tarief in welke standaard geldt.
Vul bij ‘flexibel uurtarief’ het tarief in welke geldt bij flexibele uren. Indien dit niet van
toepassing is, vul dan ook hier het standaard tarief in.
6. Klik op ‘opslaan’.
1.
2.
3.
4.
5.
Belangrijk: Adresgegevens van gastouder worden gebruikt voor facturatie. Vul deze dus
volledig in.
Let op: Bij het aanmaken van een account wordt er meteen een mailtje gestuurd naar de
gastouder met logingegevens. Deze logingegevens krijg je niet te zien (mits testomgeving op
nee staat).
3.2 Overzicht
In het overzicht van gastouders zie je alle gastouders. Wil je snel een gastouder vinden? Vul
dan enkele letters in van de naam (rechtboven) en druk op [enter].
Vanuit het overzicht kun je meteen een gastouder bekijken, wijzigen of verwijderen. Je kunt ook
meteen op de envelop klikken om een intern bericht te sturen.
3.3 Details
Zodra je de details hebt geopend van een gastouder zie je meerdere blokken met informatie.
Aan de linkerzijde alle adresgegevens. Wil je deze wijzigen, klik dan eerst op ‘bewerk’.
Linksonder zie je de kinderen die gekoppeld zijn. Aan de rechterzijde de loginnamen waarmee
deze gastouder kan inloggen. Vervolgens daaronder zie je de eventuele facturen die
aangemaakt zijn.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 6 van 21
4. Vraagouders
Vraagouders zijn de mensen die graag willen dat er op hun kinderen wordt gepast.
4.1 Toevoegen
Klik eerst op ‘vraagouders’. Je komt meteen in het overzicht en ziet alle vraagouders die al
aanwezig zijn.
1.
2.
3.
4.
Klik op ‘voeg toe’ om nieuwe vraagouder toe te voegen.
Geef aan of deze actief is (ja/nee)
Vul alle gegevens in
Vul eventueel bemiddelingskosten in per gezin of per kind (dit stel je in bij instellingen).
Let op: Adresgegevens van vraagouders worden gebruikt voor facturatie. Vul deze dus
volledig in.
Tip: Bij het aanmaken van een account wordt er meteen een mailtje gestuurd naar de
vraagouder met logingegevens. Deze logingegevens krijgt u niet te zien (als je testomgeving
niet op JA hebt staan).
Als er voor deze vraagouder incassoovereenkomst
aanwezig is, geef dit dan aan. Klik hiervoor op
‘incasso’ onderaan de pagina en vul ALLE gegevens
in. Alleen dan zal het mogelijk zijn om later voor deze
vraagouder incasso te realiseren.
4.2 Kinderen toevoegen
Zodra een vraagouder is toegevoegd roep je deze op.
Dit kan door naar ‘vraagouders’ te gaan en uit de lijst
te kiezen. Je kunt ook zoeken op naam rechtsboven in
het venster waar ‘gastouder, vraagouder etc’ staat. Vul
hier een naam in en druk op [enter].
Zodra een vraagouder opgeroepen is krijg je een scherm met alle details van die vraagouder.
Klik op ‘voeg toe’ bij overzicht kinderen.
Vul alle gegevens in. Geef aan bij ‘vasttarief’ of dit kind inderdaad een vasttarief heeft (van
gastouder) of een flexibel tarief (nee). Indien een kind normale uren afneemt, dan kies je hier
voor ‘ja’. Heeft dit kind een flexibel contract voor wisselende uren, dan kies je voor ‘nee’.
Belangrijk: Flexibel of vast tarief moet hier worden gekozen. Dit wordt gebruikt bij het
factureren van de uren als ‘marge’ aan staat bij instellingen.
Zodra er is geklikt op ‘opslaan’ kom je in het scherm van die vraagouder. Eventueel kun je
meteen andere akties uitvoeren.
4.3 Overzicht
In het overzicht van vraagouders zie je alle vraagouders. Wil je snel een vraagouder vinden?
Vul dan enkele letters in van de naam (rechtboven) en druk op [enter].
Vanuit het overzicht kun je meteen een vraagouder bekijken, wijzigen of verwijderen. Je kunt
ook meteen op de envelop klikken om een intern bericht te sturen.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 7 van 21
4.4 Details
Zodra je de details hebt geopend van een vraagouder zie je meerdere blokken met informatie.
Aan de linkerzijde alle adresgegevens. Wil je deze wijzigen, klik dan eerst op ‘bewerk’.
Daaronder zie je alle kinderen. Als je er 1 wil toevoegen klik je op ‘voeg toe’.
Aan de rechterzijde zie je de gastouders die gekoppeld zijn aan deze vraagouder. Als je er 1
wil toevoegen/koppelen klik je op ‘koppelen’. Wil je een gastouder verwijderen, klik dan op
‘verwijder’.
Hieronder zie je de loginnamen waarmee deze gastouder kan inloggen. Dit mogen er dus meer
zijn. Ieder emailadres moet overigens wel 1 keer voorkomen en moet uniek zijn.
Vervolgens daaronder zie je de eventuele facturen die aangemaakt zijn door het systeem.
Helemaal onderaan zie je een blok ‘Voor vraagouder specifieke documenten/rapportages’. Hier
is het mogelijk om specifiek voor deze vraagouder overeenkomsten, rapportages etc toe te
voegen die enkel voor deze vraagouder te zien zijn.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 8 van 21
5. Importeren
Dit stuk wordt later nog gevuld
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 9 van 21
6. Uren
6.1 Algemene werking uren
Zodra je als admin bent ingelogd op gobadmin zie je
in het dashboard (de beginpagina van Planaday) aan
de rechterzijde de meest voorkomende uren inclusief
het aantal hiervan.
Per onderdeel/status kun je klikken en krijg je een
overzicht van die uren.
6.1.1 Ingevoerd
Dit zijn de uren die ingevoerd zijn door gastouders,
maar nog niet doorgevoerd (ingediend) zijn. Een gastouder kan bijvoorbeeld per dag uren
invullen en aan het einde van een bepaalde periode deze indienen.
Eventueel kun je deze uren per stuk meteen op een andere status zetten. Zoals bijvoorbeeld
goedgekeurd.
6.1.2 Ingediend
Dit zijn de uren dit ingediend zijn door een gastouder, maar nog gekeurd moeten worden door
een vraagouder. Eventueel kun je deze zelf als gastouderbureau overrullen en meteen
factureren.
6.1.3 Goedgekeurd
Dit gebeurd door de vraagouders. Deze uren zijn goedgekeurd door vraagouders, nadat deze
waren ingediend door een gastouder. De uren kunnen ook goedgekeurd zijn door een
gastouderbureau.
6.1.4 Afgekeurd
Dit wordt gedaan door vraagouders of door een gastouderbureau. De reden wordt altijd bij
iedere regel getoond.
6.1.5 Gefactureerd
Dit zijn uren die waren ingevoerd, goedgekeurd en vervolgens zijn gefactureerd door het
gastouderbureau
6.1.6 Uitbetaald
Dit zijn de uren die reeds zijn gefactureerd en uitbetaald zijn.
6.2 Uitleg over de uren
6.2.1 Uren voor gastouder
-
De gastouder logt in op het systeem.
Vervolgens kan men uren invullen.
Kies bij uren het kind en vul van en tot tijd in.
Zodra dat is gebeurd wordt dit in een overzicht getoond.
Als alle uren van alle kinderen zijn ingevuld, dan kan men deze doorvoeren
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 10 van 21
-
Alle uren worden nogmaals getoond
Na het vinken van ‘akkoord’ en drukken op de button zijn alle uren doorgevoerd
De uren moeten nu worden gekeurd door vraagouder.
Als vraagouder dit niet doet binnen een bepaalde tijd, kan het gastouderbureau deze
goed- of afkeuren.
Nadat dit is gebeurd zal het gastouderbureau de uren factureren
6.2.2 Uren voor vraagouder
-
De vraagouder logt in op het systeem.
Vervolgens kan men de uren controleren die klaar staan.
Per regel kan eventueel worden aangegeven of dit akkoord is
Vervolgens in het overzicht kan de vraagouder deze bevestigen
De afgekeurde uren worden beoordeeld door het gastouderbureau.
Als vraagouder dit niet doet binnen een bepaalde tijd, kan het gastouderbureau deze
goed- of afkeuren.
Nadat dit is gebeurd zal het gastouderbureau de uren factureren
6.2.3 Uren voor gastouderbureau
-
Gastouder vult alle uren in.
Deze worden eventueel gekeurd of afgekeurd door vraagouder.
Zodra dit is gebeurd kan het gastouderbureau deze factureren
6.3 Standaard omgaan met de uren
Normaal gesproken voeren gastouders de uren in (ingevoerd). Hierna kunnen zij alle
ingevoerde uren indienen (ingediend).
Vervolgens worden deze gekeurd door de vraagouders. Zodra dat is gebeurd kies je voor
‘financieel’ en dan voor ‘uren factureren’. Je krijgt een overzicht van alle goedgekeurde uren.
Deze kun je klaarzetten om te factureren door te klikken op ‘Ja alle regels factureren’.
Alle uren worden verwerkt, op ‘gefactureerd’ gezet en er staan vervolgens facturen klaar voor
het gastouderbureau en voor de vraagouders.
6.4 Als uren niet worden goedgekeurd
Uren die goedgekeurd moeten worden door vraagouders, maar niet wordt gedaan staan
bij ‘ingediend’. Deze kunnen door het gastouderbu reau alsnog worden gefactureerd. Klik
op ‘ingediend’ en kies per regel wat er mee moet gebeuren. Zodra deze goedgekeurd zijn (er is
geklikt op ‘factureer’, dan staan deze klaar om te factureren.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 11 van 21
7. Financieel
7.1 Uren factureren
Als je uren wil factureren dan gaan we ervan uit dat alle uren gekeurd zijn. Dus ook de uren die
een vraagouder niet zelf heeft gekeurd, maar door het gastouderbureau op ‘gefactureerd’ gezet
zijn.
Zodra dat is gebeurd kies je voor ‘financieel’ en dan voor ‘uren factureren’. Je krijgt
een overzicht van alle goedgekeurde uren. Deze kun je klaarzetten om te factureren door te
klikken op ‘Ja alle regels factureren’.
Alle uren worden verwerkt, op ‘gefactureerd’ gezet en er staan vervolgens facturen klaar voor
het gastouderbureau en voor de vraagouders.
Let op: Als ‘incasso’ aan staat in jouw omgeving moet je na het factureren nog een
incassobatch aanmaken. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘incassobatch’.
7.2 Facturen gastouderbureau
Een overzicht van alle facturen die bestemd zijn voor vraagouders staan bij ‘financieel’ > ‘facturen gob’. Per vraagouder en per periode staan de facturen klaar.
Per factuur kan worden geklikt om deze te bekijken.
Handig: Iedere vraagouder die op gastouderbureauadministratie inlogt ziet ook
deze facturen.
7.3 Facturen gastouders
De facturen die gastouders moeten sturen naar het gastouderbureau staan ook al klaar. Dit zijn
de credit-facturen die uitbetaald moeten worden aan de gastouders. Per gastouder en
per periode staan deze facturen klaar in ‘financieel’ -> ‘facturen gastouders’.
7.4 Facturen betaald / verwerken
Per factuur kan meteen worden aangegeven of deze betaald zijn. Klik op ‘zet op betaald’ om
deze op ‘betaald te zetten’. Dit kan vanuit een overzicht van facturen of per factuur als je de
details bekijkt.
Het is raadzaam om uw bankrekening of girorekening per regel te bekijken en de juiste factuur
op betaald te zetten. Zodra gobadmin gelijk loopt met je bankrekening.
7.5 Marge of bemiddelingskosten
Bij iedere factuur die is gemaakt voor een vraagouder zal of een marge toegevoegd zijn op het
uurtarief of bemiddelingskosten staan.
Deze is in te stellen bij ‘instellingen’
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 12 van 21
7.6 Jaaropgave
Voor ieder kind waarvoor uren zijn geboekt en gefactureerd zijn jaaropgaves beschikbaar. Deze
worden op het moment van opvragen gegenereerd. Het heeft dus geen zin om halverwege het
jaar een jaaropgave op te vragen, dan deze zal het hele jaar veranderen.
Voor het opvragen van zo’n jaaropgave ga je naar het kind. Als je de details hebt opgeroepen
zie je onderin ‘Jaaropgaves’ van alle jaren dat er uren geboekt en gefactureerd zijn.
Per jaar kun je een jaaropgave tonen in het scherm, tonen als PDF of mailen naar de
vraagouder met PDF als bijlage.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 13 van 21
8. Incassobatch
8.1 Algemeen
De webapplicatie bied de mogelijkheid om een incassobatch aan te maken voor die
vraagouders waarvoor een incasso-overeenkomst is.
8.1.1 Voorwaarden



Het is van belang dat je een overeenkomst hebt met je eigen bank om incasso's te
kunnen aanbieden.
Je moet een creditor-id hebben van de bank
Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil doen moet je een overeenkomst hebben.
8.1.2 Omgeving & account goed instellen
Het is van belang dat de instellingen goed staan. 'Is incasso actief voor deze omgeving' moet op
'JA' staan. Pas nu bij 'eigen account ' de benodigde gegevens aan, zoals:



Eigen Iban nummer
Eigen BIC nummer
Creditor id (dat wat je van de bank hebt gekregen)
Handig: Ga in je eigen omgeving naar ‘help’ en kies voor ‘sepa incasso’. Hier krijg je snel
een overzicht of je alles goed hebt ingesteld. Dus ook per vraagouder kun je dat snel
zien!
8.2 Per vraagouder goed instellen
8.2.1 Voorwaarden


Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil doen met je een overeenkomst hebben
met vraagouder.
Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil moet er een incasso-id zijn.
8.2.2 Werkwijze






Bewerk de betreffende vraagouder.
Vul juiste IBAN en BIC nummer in.
Kies onderin bij 'Facturatie methode' voor 'incasso'.
Kies (als dat zo is) voor 'incasso accoord'
Vul datum van eerste incassodatum in (moet in verleden liggen).
Vul incasso ID in (uniek nummer per vraagouder welke je zelf toekent).
8.3 Facturen gemaakt en incasseren
8.3.1 Voorwaarden

Er moeten facturen aangemaakt zijn voor vraagouders
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 14 van 21
8.3.2 Werkwijze







Ga naar incassobatch bij 'financieel'.
Klik op 'maak incassobatch aan'
Er worden facturen getoond die geincasseerd mogen worden
Klik op aanmaken
Zodra de batch is aangemaakt worden deze facturen op 'betaald' gezet
Download het bestand (xml)
Bied deze bij je bank aan
8.4 Stornering
Als er om welke reden een stornering is, moet je dit verwerken bij de betreffende factuur.
Werkwijze:




Ga naar betreffende factuur
Klik op 'stornering'
De factuur wordt op onbetaald gezet
Mail de factuur opnieuw naar de vraagouder
Het is hierna NIET meer mogelijk om de betreffende factuur als incasso aan te bieden. Mail
deze dus apart naar de vraagouder. Bij de volgende incasso-batch is het wel weer mogelijk om
een incasso aan te bieden voor de betreffende vraagouder. Dit kan net zo lang als bij de
vraagouder de incasso op ‘ja’ staat.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 15 van 21
9. Mailing naar ouders
Dit stuk wordt later ingevuld
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 16 van 21
10. Taken
Deze hoofdstuk wordt later gevuld
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 17 van 21
11. Nieuws
11.1 Algemeen
Indien je algemene berichten of nieuws
hebt voor al je gast- en/of vraagouders,
kun je dit eenvoudig via de webapplicatie
delen.
11.2 Instellingen
Om nieuws te kunnen laten zien aan je gast- en/of vraagouders
moet dit geactiveerd worden. Ga hiervoor naar ‘instellingen’ en
activeer dit. Zodra dat is gebeurd, zal hiervan geen melding worden
gemaakt bij ‘nieuws’.
11.3 Nieuws toevoegen/wijzigen
Ga via ‘diversen’ naar ‘nieuwsartikelen’. Je komt meteen in het overzicht. Wijzig een bestaand
artikel of voeg een nieuwe toe door te klikken op ‘voeg toe’.
Kies voor wie het artikel is bestemd. Dit kan enkel voor vraagouder of gastouder zijn, maar ook
beide. Vul vervolgens een titel in en kies eventueel een andere datum dan aangegeven.
Hierna kun je het artikel vullen. Zodra dat is gebeurd (en nieuws is geactiveerd) is dit artikel te
zien voor de ouders in het dashboard.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 18 van 21
12. Berichten
12.1 Werking
Het gobadmin systeem voorziet in een intern berichtsysteem. Dit is vooral handig als er een kort
bericht moet worden gestuurd naar een vraagouder of een gastouder.
Let op: Het is een interne berichten-systeem. Puur om een bericht naar elkaar te sturen.
Klik op ‘gelezen’ als je het bericht hebt gelezen.
Er kunnen geen bijlages worden gestuurd bij een bericht.
Het berichtensysteem is eigenlijk heel simpel.
12.2 Overzicht
Klik op ‘berichten’ en je ziet alle bericht die naar je toe zijn gestuurd. Klik op
‘verstuurd’ aan de rechterzijde om te zien welke berichten er zijn verstuurd.
12.3 Details van een bericht
Per bericht kun je zien wie het heeft gestuurd, de datum en of het is gelezen.
Het op gelezen zetten kan enkel door diegene aan WIE het is gestuurd.
Let op: Klik op ‘gelezen’ per bericht. Zo weet het gastouderbureau dat het bericht is
gelezen. Wel zo handig en overzichtelijk.
12.4 Antwoord sturen
Op ieder bericht dat je krijgt kun je ook een antwoord (reply) sturen. Klik op ‘beantwoord’ en typ
je bericht. Zodra je klaar bent klik je op ‘verstuur reply’.
Diegene die een bericht ontvangt krijgt hiervan GEEN email. Er wordt enkel getoond hoeveel
ongelezen berichten er zijn.
12.5 Nieuw bericht maken
Kies voor een gastouder of vraagouder (het kan ook vanuit zo’n overzicht). Klik op het
envelopje bij gastouder/vraagouder. Vul het onderwerp in en in het ‘bericht’ je bericht.
Zodra het klaar is, klik je op ‘verstuur bericht’.
Vraag- of gastouders krijgen geen email van een bericht die nieuw is. Echter zodra zij inloggen
kunnen zij alle berichten inzien en eventueel beantwoorden.
Als je inlogt zie je bovenin het aantal ongelezen berichten, dus ook de antwoorden van het
gastouderbureau.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 19 van 21
13. Documenten
13.1 Doel en werking van documenten
Het onderdeel documenten is van belang indien er documenten
uitgewisseld moeten worden. Denk hierbij aan een overeenkomst,
een id-bewijs etc.
Het gastouderbureau bepaald welke documenten aangeleverd
moeten worden voor een gastouder of een vraagouder. Dit kan dus
ook via dit systeem. Per document kan er worden bepaald of deze
verplicht is.
Klik op ‘documenten-soorten’ om te zien welke het zijn.
13.2 Documentsoort
Indien er bijvoorbeeld een contract nodig is voor een gastouder, dan kun je bij
‘documentsoorten’ een ‘regel’ toevoegen met ‘contract’. En als deze verplicht is, dan geef je dat
aan. Bij iedere gastouder komt er bij ‘documenten’ een melding te staan bij documenten. En dat
zij dit moeten aanleveren. Zodra zij dat hebben gedaan kun jij dat zien per gastouder en/of
vraagouder.
13.2.1 Toevoegen
Klik op ‘document soorten’ en vervolgens op ‘voeg toe’.
Vul alle velden in.
1.
2.
3.
4.
Vul een goede titel in
Kies of deze verplicht is
En geef aan voor welke ouder het nodig is.
Vul eventueel opmerkingen toe
Klik op ‘opslaan’ om deze toe te voegen en op te slaan.
Zodra dit is gebeurd kunnen vraag- en/of gastouders
via hun eigen omgeving een document aanleveren.
13.3 Document van ouders
Ouders die een document hebben aangeleverd zijn te zien via ‘documenten’ in hun omgeving.
Ga dus naar een vraag- of gastouder en bekijk welke zij al hebben aangeleverd en welke nog
niet.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 20 van 21
14. Rapportages & documenten
14.1 Uitleg
Per gastouder en/of vraagouder kun je een rapportage of ander document toevoegen die enkel
voor die ouder beschikbaar is.
Ga hiervoor naar betreffende ouder (gastouder of vraagouder). Klik op ‘voeg toe’ bij
‘rapportages’. Je kunt nu 1 document toevoegen voor die betreffende ouder. Enkel die ouder zal
dit document kunnen inzien. Voor de rest kunnen zij het document niet wijzigen of verwijderen.
handleiding gobadmin voor admin, versie 1.10, pagina 21 van 21

Download Report