Richtlijnen en afspraken cluborganisaties U15/U18/U21+

Vlaamse Judofederatie VZW
Maatschappelijke zetel:
Lange Akker 10 – 9240 Zele
Draaiboek
Richtlijnen en afspraken voor
cluborganisaties U15/U18/U21+
Draaiboek – Richtlijnen en afspraken
Cluborganisaties U15/U18/U21+
Geschreven door:
Sporttechnisch secretariaat VJF
Contactinformatie:
Vlaamse Judofederatie VZW vzw
Lange Akker 10
9240 Zele
Telefoon
Fax
E-mail
Website
: 052 44 90 16
: 052 44 97 20
: [email protected]
: www.vjf.be
DOCUMENTINFORMATIE
Geschreven voor
: Vlaamse Judofederatie VZW
Geschreven door
: Silvia Buysens, Bram Van Elsen, Bart Geelen
Laatste herziening
: 26/09/2014
Door
: Bart Geelen
Versie
: 1.00
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 2/21
Draaiboek – Richtlijnen en afspraken
Cluborganisaties U15/U18/U21+
Inhoudsopgave
1. Reglement aanvraag tornooi U15/U18/U21+.............................................................................................. 4
1.1. Algemene procedure ............................................................................................................................ 4
1.2. Aanvraagformulier VJF ........................................................................................................................ 5
2. Fiche organisatie- en contactgegevens cluborganisatie............................................................................. 6
2.1. Organisatie ........................................................................................................................................... 6
2.2. Algemene Coördinatie.......................................................................................................................... 6
2.3. Organisatie zaal ................................................................................................................................... 6
2.3. Wedstrijdorganisatie............................................................................................................................. 6
2.3.1. Aanstelling scheidsrechters en tijdopnemers ............................................................................... 6
2.3.2. Aantal matten ................................................................................................................................ 7
2.4. Veiligheidsverantwoordelijke................................................................................................................ 7
3. Algemene tornooi-informatie ....................................................................................................................... 8
3.1. Uurregeling ........................................................................................................................................... 8
3.2. Deelnamevoorwaarden ........................................................................................................................ 8
3.3. Gewichtsklassen .................................................................................................................................. 8
3.4. Wedstrijdinformatie .............................................................................................................................. 8
3.5. Inschrijving ........................................................................................................................................... 8
4. Materiaal- en takenlijst ................................................................................................................................ 9
4.1. Materiaallijst ......................................................................................................................................... 9
4.2. Takenlijst ............................................................................................................................................ 10
5.Organisatievoorwaarden U15/U18/U21+ clubtornooien ............................................................................ 11
5.1. Accommodatie ................................................................................................................................... 11
5.2. Wedstrijdruimte .................................................................................................................................. 12
5.3. Weging ............................................................................................................................................... 13
5.4. Wedstrijdformule ................................................................................................................................ 13
5.5. Loting.................................................................................................................................................. 13
5.6. Verzorgingspost ................................................................................................................................. 14
5.7. Uitnodiging ......................................................................................................................................... 15
5.7.1 Voorbeeld uitnodiging .................................................................................................................. 16
5.8. Opvolging ........................................................................................................................................... 17
5.9. Financieel ........................................................................................................................................... 17
5.10. Verzekering en voorwaarden tot deelname ..................................................................................... 18
5.10.1. Medisch attest – medische controles ....................................................................................... 18
5.10.2. Geldige vergunning ................................................................................................................... 18
5.10.3. Minimumgraad voor deelname en bewijs van graadclassificatie ............................................. 18
5.10.4. Verzekering ............................................................................................................................... 18
6. Controlelijst ................................................................................................................................................ 19
7. Subsidies voor je evenement .................................................................................................................... 20
7.1. Ondersteuning sportpromotionele evenementen Vlaamse Overheid ............................................... 20
7.2. Gemeentelijke sportsubsidies ............................................................................................................ 20
7.3. Provinciale sportsubsidies: G-judo .................................................................................................... 20
7.4. Jeugdjudofonds .................................................................................................................................. 21
8. Sponsoring voor je evenement ................................................................................................................. 21
8.1. Model sponsorovereenkomst ............................................................................................................. 21
8.2. Model sponsorformules ...................................................................................................................... 21
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 3/21
1. Reglement aanvraag tornooi U15/U18/U21+
1.1. Algemene procedure
1. 2 jaar voor de organisatie van het tornooi dient het aanvraagformulier voor de deadline in
november/december ingediend te worden op het secretariaat van de VJF of het provinciale
comité, waarna dit wordt overdragen aan de kalendercommissie. Met de aanvraag
onderschrijft men de sportcode en het huishoudelijk reglement.
2. 1 jaar voor de organisatie van het tornooi wordt de aanvraag op de agenda van de
kalendercommissie geplaatst.
 officiële kampioenschappen, KBJB/VJF-activiteiten en rankingtornooien krijgen voorrang.
3. 1 voor de organisatie van het tornooi volgt een goed-/afkeuring
 opname in VJF-kalender
 toewijzing VJF-officials
Meer informatie: zie handboek sportcode VJF punt 10.1.1.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 4/21
1.2. Aanvraagformulier VJF
Aanvraagformulier inrichting ontmoeting
Cluborganisatie
Tornooi
datum:………………………………………….……………………………………………………..
Niveau tornooi: club/provinciaal/regionaal/nationaal (schrappen want niet past)
Benaming Tornooi:
………………………………………………………………………………………….
Categorieën Dames/Heren:
(aanduiden welke leeftijd van toepassing)
 U11
 U13  U15  U18
 U14
 U21
 U23  +21  U21+
 U16/U17
Inrichter naam: ……………………..…………………………………… Club nr.: ……………..
Adres sporthal:
………………………………………………………………………………………………..
Verantwoordelijke Tornooi:
…………………………….……………………………………………
Aantal matten: ………………..
Afmeting matten: …………………….…
Informatie dag indeling:
Categorie
weging tijdstippen
lottrekking
wedstrijden aanvang
……………
……………
……………
……………
……………………
……………………
……………………
……………………
………….
………….
………….
………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
Aantal scheidsrechters: ……SRC……… Aantal tijdopnemers:………SCR….…
Voorziet EHBO: ja
Voorziet Dokter: ja/neen
Voorziet ziekenwagen: ja/neen
AANVRAGER CLUB
ADVIES PROV.COM.
ADVIES Kalendercommissie
Datum + handtekening
Datum + handtekening
Datum + handtekening
Opmerkingen:……………………………………………………………………………..
Opgelet: Voor U11 en U13 ontmoetingen die op dezelfde dag doorgaan, dient slechts 1
aanvraag te gebeuren. Voor U11 en U13 ontmoetingen die op een verschillende dag doorgaan,
dienen 2 aanvragen te worden ingediend (voor elke dag 1 aanvraag).
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 5/21
2. Fiche organisatie- en contactgegevens cluborganisatie
2.1. Organisatie
De cluborganisaties U15/U18/U21+ zijn een organisatie van de plaatselijke aanvragende judoclubs
aangesloten bij de VJF.
Clubnaam:
Clubnummer:
2.2. Algemene Coördinatie
De algemene coördinator wordt aangeduid door organiserende judoclub aangesloten bij de VJF.
Naam algemene coördinator:
Functie club:
Telefoon:
E-mail:
2.3. Organisatie zaal
De verantwoordelijke organisatie van de zaal wordt aangeduid door de organiserende judoclub
aangesloten bij de VJF.
Naam zaalverantwoordelijke:
Functie club:
Telefoon:
E-mail:
Adres zaal tornooi:
Naam sporthal / zaal:
Adres:
Telefoon:
E-mail:
Conciërge:
Naam:
Adres:
Telefoon:
E-mail:
2.3. Wedstrijdorganisatie
De wedstrijdorganisator wordt aangesteld door de organiserende judoclub aangesloten bij de VJF.
Naam verantwoordelijke wedstrijdorganisatie:
Functie club:
Telefoon:
E-mail:
2.3.1. Aanstelling scheidsrechters en tijdopnemers
De aanstelling van de SR en TO gebeurt door de provinciale dispatchers: schriftelijk aan te vragen bij
uw provinciale comité
Voor organisatie in Antwerpen: [email protected]
Voor organisatie in Vlaams Brabant: [email protected]
Voor organisatie in West Vlaanderen: [email protected]
Voor organisatie in Oost Vlaanderen: [email protected]
Voor organisatie in Limburg: [email protected]
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 6/21
De inrichtende instantie kan echter bij zijn aanvraag zijn voorkeur vermelden.
2.3.2. Aantal matten
Afhankelijk van het toegepaste wedstrijdsysteem (Braziliaans, enkele of dubbele herkansing) dient er
rekening gehouden te worden met de bezetting van de matten.
Aantal matten bij:
-Braziliaans wedstrijdsysteem- 1 mat per 50 deelnemers
-Enkele (en dubbele) herkansing – 1 mat per 75 deelnemers
1 mat
2 matten
3 matten
4 matten
5 matten
Contacten
 Huur matten: Stad Lommel
Jo Van Den Broeck
E-mail: [email protected]
 Aankoop matten: Wilsport-Matsuru - verdeler Agglorex Tatami’s
Eddy Willeput
Website: http://www.matsuru-wilsport.be/
E-mail: [email protected]
Instructies gebruik matten:
 De judomatten om op te trainen of voor wedstrijden dienen te voldoen aan een bepaalde
kwaliteit afhankelijk van het gebruik en doelpubliek:
De mat moet een zeer compacte vulling hebben - met een densiteit van 210 tot 280 kg/m3:
-210-220 kg/m³ - 3 cm dikte: geschikt voor initiatie en voor scholen waarbij kinderen
gebruik maken van de matten.
-230-240 kg/m³ - 4 cm dikte: “standaard mat” = geschikt voor trainingen in clubverband
en cluborganisaties voor alle leeftijdsgroepen (meest gebruikt en aangeraden)
-270-280 kg/m³ - 5 cm dikte: “olympische mat” = geschikt voor de getrainde competitie
judoka (internationaal).
 De onderkant is voorzien van speciaal rubber antislip (zal het uiteen schuiven van de matten
meer verhinderen).
 Standaard: Afmeting (l x b x h) 100 x 100 x 4 cm of (l x b x h) 200 x 100 x 4 cm.
 De kleur kan je zelf kiezen. Vaak hanteert men de volgende kleuren op judowedstrijden: geel
en blauw. Maar je kan ook gerust nog rood en groen (of blauw-groen, rood-geel, groengeel) combineren indien je dit wenst. Zolang het contrast tussen de 2 kleuren duidelijk genoeg
blijft.
 Hygiëne: de mat dient volledig proper te zijn.
2.4. Veiligheidsverantwoordelijke
De veiligheidsverantwoordelijke wordt aangesteld door de organiserende judoclub aangesloten bij de
VJF.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 7/21
3. Algemene tornooi-informatie



Inleidende tekst:
Locatie:
Datum:
3.1. Uurregeling

Uurregeling weging en start wedstrijden per leeftijds- geslachtscategorie
3.2. Deelnamevoorwaarden



Geldige vergunning kunnen voorleggen (weging)
Identiteitsbewijs kunnen voorleggen (weging), al dan niet digitaal (zie sportcode punt 1.1.3.)
Minimum 3de kyu (U15/U18/U21+-
3.3. Gewichtsklassen
 U15 meisjes 9 gewichtsklassen -32 -36 -40 -44 -48 -52 -57 -63 +63
 U15 jongens 9 gewichtsklassen -34 -38 -42 -46 -50 -55 -60 -66 +66
 U18 meisjes 8 gewichtsklassen -40 -44 -48 -52 -57 -63 -70 +70
 U18 jongens 10 gewichtsklassen -42 -46 -50 -55 -60 -66 -73 -81 -90 +90
 U21 dames 8 gewichtsklassen -44 -48 -52 -57 -63 -70 -78 +78
 U21 heren 8 gewichtsklassen -55 -60 -66 -73 -81 -90 -100 +100
 +21 dames 7 gewichtsklassen -48 -52 -57 -63 -70 -78 +78
 +21 heren 7 gewichtsklassen -60 -66 -73 -81 -90 -100 +100
! Organisaties U21+ wordt georganiseerd volgens regels U21
! Organisaties U14 wordt georganiseerd volgens regels U15 en organisaties U17 wordt
georganiseerd volgens regels U18
3.4. Wedstrijdinformatie

Golden score. Wedstrijdsysteem. Prijzen.
3.5. Inschrijving





Wijze van inschrijven: duidelijk vermelden hoe men dient in te schrijven: mail, brief, online
inschrijvingssysteem, online formulier,…). Hou steeds alle inschrijvingen keurig bij om latere
betwistingen te vermijden.
Deadline: uiterste datum tot waarop men kan inschrijven. Wees hier strikt in en communiceer
deze datum vanaf in het begin.
Laat je deelnemer steeds betalen in € en tracht dit ook te vermelden op het
inschrijvingsformulier, samen met de correct bankgegevens.
Naargelang de grootte van de organisatie dient er gewerkt te worden met een
inschrijvingslimiet om het organisatorisch haalbaar te houden. Je kan deze limiet best ook op
voorhand communiceren zodat deelnemende teams hier rekening mee kunnen houden bij
inschrijving. Vermeld dit ook bij het stellen van een deadline.
Ter plaatse laten inschrijven wordt afgeraden en is alleen haalbaar bij kleinere organisaties.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 8/21
4. Materiaal- en takenlijst
4.1. Materiaallijst
Maak een volledige opsomming te maken van al het materiaal dat er nodig is voor je organisatie.
Idealiter kan je werken met exacte aantallen en/of een extra kolom van personen die voor het
materiaal zorgen.
Voorbeeld a.d.h.v. 4 wedstrijdmatten:
#
WAT?
WIE?
4
2
1
1
4
4
1
4
8
matten
netwerkkabel (lang)
tafel voor de medailles
clubvlag
tafels voor de tijdopnemers + 8stoelen
tafels voor CARE systemen + 8 stoelen
geluidinstallatie met micro
tafels
stoelen
 Centrale tafel
printer
Laptops
Ippontoetsenborden
geluidsboxen
copier
stoelen voor EHBO
schuifwanden voor EHBO
kassa’s met €200 wisselgeld
tafel
stoelen
stempel voor weging
flesjes water voor dopingcontrole
dopinglokaal inschrijvingslijst voor NADO
Bart
Fred
Bart
Michiel
Bart
Bart
Bart
Bart
T-shirts medewerkers
10 x LARGE
10 x MEDIUM
10 x SMALL
Plasmaschermen voor scores
weegschalen
verlengsnoeren (20 meter)
podiumelementen
podiumdoeken
Medailles
52 GOUD
52 ZILVER
104 BRONS
fluo-hesjes
Toegangsbandjes
(foto)camera (opgeladen)
kopie van sportcode
…
1
5
4
4
1
4
3
2
1
3
1
20
1
1
30
4
3
6
4
2
208
10
500
1
1
…
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
CHECK
voor








Bram
Bram


Bram
Bart
Fred
Fred




Fred
Fred


Bram

Bram
Bart
Fred
Koen
Koen
Ann






Ann
Ann
Fred
Bart
…




…
CHECK
na
…
blz. 9/21
4.2. Takenlijst
Een duidelijke takenlijst geeft structuur aan de medewerkers. Medewerkers kunnen terugvallen op
subverantwoordelijken voor specifieke taken. De aangestelde subverantwoordelijken aan wie de
algemene coördinator rechtstreekse verantwoordelijkheden heeft toevertrouwd zijn een essentiële
schakel om een werkbare hiërarchie te creëren.
Opbouw
VERANTWOORDELIJKE
TAAK
MEDEWERKERS
Naam subverantw.
Transport matten
Transport materiaal
Vloerbedekking +
bedrading
Matten leggen
Aankleding zaal + tafels
en stoelen zaal
Catering: dranken, tafels
en stoelen,
Keuken inrichten
Reclame + sponsoring
wegbewijzering
Matten kuisen +
kleedkamers
Namen medewerkers
TAAK
Stewards
Aanwezig zijn om 7.45u
Geluid en materiaal
Aanwezig zijn om 7.45u
Weging meisjes
Weging jongens
Vuilnis + toiletten
MEDEWERKERS
Wedstrijddag: zaal
VERANTWOORDELIJKE
inkom
Assistentie WOC
Wedstrijddag: Cafetaria
VERANTWOORDELIJKE
TAAK
Verkoop bonnetjes
Aanwezig zijn 7.45u
Catering: dranken
Aanwezig zijn 7.45u
VIP: dranken
Vanaf 14.00u
Keuken: broodjes verkoop
Aanwezig zijn 7.45u
Oppoetsen: Cafetaria,
keuken
MEDEWERKERS
TAAK
Oppoetsen
Cafetaria, keuken,
Opruimen stoelen tafels
Matten Opruimen
MEDEWERKERS
Afbraak
VERANTWOORDELIJKE
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 10/21
Opruimen zaalaankleding
+ tafels en stoelen zaal
Materiaal verzamelen +
transport materiaal
Kleedkamers poetsen
Tribunes poetsen + vuilnis
verzamelen
Reclame opruimen
Transport materiaal
Transport matten
5.Organisatievoorwaarden U15/U18/U21+ clubtornooien
5.1. Accommodatie
Opmerking: zorg eerst voor beschikbare zaal en datum en controleer of de voorwaarden van deze
zaal voldoen!
Het tornooi zal worden ingericht in een zaal die voldoet aan de vereisten voor het inrichten van
sportieve evenementen:
1. Parking: voldoende parkeerruimte (aantal +/- inschrijvingen)
2. Inkomhal: 1 afgescheiden inkomhal (1 onthaal betalende bezoekers en 1 onthaal deelnemers
en coaches)
Opmerking: je kan ingang beperken maar nooit nooduitgangen afsluiten!
Maak eventueel gebruik van stewards om bepaalde in en uitgangen te beperken.
3. Kleedkamers: minstens 2 gescheiden jongens en meisjeskleedkamers
4. Weeglokalen: minstens 2 gescheiden jongens en meisjesweeglokalen die voldoende groot zijn
om de weging vlot te laten verlopen.
5. Sanitaire faciliteiten: gescheiden afzonderlijke sanitaire faciliteiten
6. Cafetaria: Dranken of etenswaren verkopen of verbruiken in de onmiddellijke omgeving van de
wedstrijdoppervlakte is niet toegestaan. De cafetaria moet gescheiden zijn van het
wedstrijdgedeelte.
7. Tribune: voldoende zitplaatsen voor de judoka’s en toeschouwers.
8. Scheidsrechters: afgescheiden scheidsrechterslokaal (waar het middagmaal kan genuttigd
worden indien officials aangesteld zijn voor een volledige dag)
9. Polyvalente zaal: wedstrijdruimte (zie verder).
10. Veiligheid: in regel met de veiligheidsvoorschriften BLOSO ter inrichting van sportieve
evenementen.
11. Risico analyse: in bezit voor gehuurd materiaal zoals vb. tribunes, zaal enz. (kb 25 april 2004
voor actieve ontspanningsevenementen).
Zoek een geschikte zaal:
 Sportdatabank Vlaanderen is een realisatie van
Bloso voor al wie op zoek is naar een sportclub of
sportaccommodatie.
Website: http://www.bloso.be/Sportdatabank/Pages/Overdesportdatabank.aspx
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 11/21
5.2. Wedstrijdruimte
1. Matten – tatami: materiaal conform de huidige wedstrijd en organisatiebepalingen van de VJF.
Het wedstrijdgedeelte is in één kleur en het veiligheidsgedeelte is in een andere kleur. Deze
kleuren zijn niet bepaald maar moeten duidelijk te onderscheiden zijn. (Blauw en geel zijn
aangewezen, maar niet verplicht.)
2. Wedstrijdruimte: De wedstrijdzone bedraagt minimum 7m X 7m. De veiligheidszone bedraagt
langs buiten 3 meter. Tussen twee aangrenzende wedstrijdruimtes is de gemeenschappelijke
veiligheidszone 4 meter aanbevolen, doch minstens 3 meter verplicht. Deze veiligheidszone
van 3 meter moet gerespecteerd worden.
3. Wedstrijdzone: in de wedstrijdzone wordt een rode en witte kleefstrip aangebracht.
4. Afbakening: de kampoppervlakte is van het publiek gescheiden door een duidelijke afsluiting
om het publiek uit de neutrale zone te houden.
5. Plaats coach: de coach mag zich tijdens de wedstrijd van de betreffende deelnemer uit hun
team, bevinden op de daartoe door de organiserende instantie aangegeven plaatsen buiten
de wedstrijdruimte.
6. Omroepsysteem: een degelijk omroepsysteem moet aanwezig zijn, minstens één micro per
wedstrijdoppervlakte en minstens één micro aan de centrale tafel. Elke microfoon dient een
aan en -uitschakelaar te hebben.
7. Tafels: Aan elke wedstrijdoppervlakte dient één voldoende grote tafel voorzien te worden met
3 stoelen. De tafel moet voorzien zijn van een officieel scorebord (manueel of elektrisch) , 3
klokken (inclusief 1 reserveklok) en één duidelijk te onderscheiden tijdssignaal.
8. Officiële tafel: een voldoende ruime en goed overzichtelijke centrale tafel dient voorzien te
worden met 4 stoelen voor de wedstrijdorganisatie. Ter hoogte van de officiële tafel moet
steeds een elektrische aansluiting aanwezig zijn (220V AC)
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 12/21
5.3. Weging
1. Lokaal: de weging moet gebeuren in een tot dat doel ingericht, afzonderlijk en ruim lokaal,
gescheiden voor jongens en meisjes.
Te voorzien in elk weeglokaal: tafel, 2 stoelen en weegschaal.
2. Weegschaal: de weging moet gebeuren op een degelijke en nauwkeurige weegschaal (geen
badkamermodel).
3. Weegofficials: Bij cluborganisaties (wedstrijden en ontmoetingen georganiseerd door de clubs
VJF en voorkomend op de kalender VJF) gebeurt de weging door scheidsrechters of
tijdopnemers of clubmedewerkers onder de supervisie van een verantwoordelijke
scheidsrechter of tijdopnemer of door meerdere verantwoordelijke scheidsrechters of
tijdopnemers of wedstrijdorganisatiecommissie (WOC).
5.4. Wedstrijdformule
Wedstrijdformules bij individuele tornooien




Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling zonder herkansing.
Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling en enkele herkansing.
Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling en dubbele herkansing.
Dubbele eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling.
 Het aantal wedstrijdformules is niet limitatief. De VJF promoot de wedstrijdschema’s waarbij de
deelnemers de gelegenheid wordt geboden minstens twee wedstrijden te kampen.
 Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.1.
Wedstrijdformules bij poule wedstrijden
 Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.2.
Wedstrijdformules bij dubbele poule wedstrijden
 Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.3.
Wedstrijdformules bij VJF-Rankingtornooien

Braziliaanse wedstrijdformule
 Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.9.
5.5. Loting
Loting in wedstrijdtabel.
Men zal vermijden dat deelnemers van eenzelfde club onmiddellijk tegenover elkaar uitkomen. Zij
zullen achter elkaar uitgeloot worden, zodat zij over de verschillende tabelluiken (A, B, C, D) van de
wedstrijdtabel opgesteld worden.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 13/21
5.6. Verzorgingspost
De organiserende instantie is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een medische begeleiding
en verzorgingspost gedurende de ganse wedstrijddag (periode). De minimum vereisten voor de
verzorgingspost zijn:
1. De verzorgingspost (een nodig aantal personen met een EHBO-diploma of officiële instanties
zoals vb. Rode Kruis, Vlaamse Kruis of andere officiële instantie) moet voor de aanvang van
de wedstrijden aanwezig zijn en bemand blijven met voldoende verzorgers zolang er
wedstrijden zijn. Is ook ter beschikking van het aanwezige publiek.
2. 1 EHBO’er aan de rand van de mat per mat is een absoluut minimum.
3. Minimum benodigdheden medische uitrusting:







1 tafel met minimum 2 stoelen voor de EHBO’ers.
1 medisch inspectie bed.
2 of 3 stoelen afgeschermd om privacy te verzekeren.
1 volledig uitgeruste eerste hulp koffer.
Voldoende ijszakken en gekoeld water over ganse wedstrijddag.
1 stretcher (draagberrie).
Radioverbinding of telefoon met dichtstbijzijnde kliniek met een spoedafdeling.
4. De aanwezigheid van een dokter in de zaal wordt aanbevolen (eventueel telefoon met
wachtdienst). Bij een gebeurlijk ongeval moet efficiënt en snel ingegrepen kunnen
worden.
5. De onmiddellijke beschikbaarheid van een ziekenwagen wordt aanbevolen (eventueel
telefoon met wachtdienst). Bij beslissing dokter is een snelle evacuatie belangrijk.
6. Gemakkelijke toegankelijkheid ziekenwagen. De ziekenwagen moet te allen tijde een
vrije uitrit hebben tot op de aansluiting met de openbare weg.
Algemene contacten
 Rode Kruis Vlaanderen
Website: http://www.rodekruis.be/NL/
E-mail: [email protected]
 Het Vlaamse Kruis vzw
Website: http://www.hetvlaamsekruis.be/
E-mail: [email protected]
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 14/21
5.7. Uitnodiging

De officiële uitnodiging wordt opgemaakt door de organiserende club en wordt uiterlijk 3
maanden voor aanvang van het tornooi, toegestuurd aan het secretariaat van de Vlaamse
Judofederatie VZW (digitale versie). Deze uitnodiging zal gratis gelinkt worden aan de officiële
kalender van de VJF.

Op de officiële uitnodiging dient het volgende vermeld te worden:
 Info betreffende de inrichtende instantie
 Doelgroep(pen) – leeftijden (volgens afkortingen gerespecteerd
door VJF, zie formulier aanvraag)
 Plaats en datum
 Weging met uurregeling (dit mag een eerste richtlijn zijn.
Wijzigingen dienen ten laatste 2 weken voor de aanvang van het tornooi schriftelijke
aan het VJF secretariaat overgemaakt te worden.)
 Aanvang van wedstrijden met uurregeling (dit mag een eerste richtlijn zijn. Wijzigingen
dienen ten laatste 2 weken voor de aanvang van het tornooi schriftelijke aan het VJF
secretariaat overgemaakt te worden.)
 Wedstrijdformule: vanaf U15 via een eliminatiesysteem
 Deelnemingsvoorwaarden
 Inkomgelden
 Inschrijvingsmodaliteiten
 Bij beperking deelnemers vermelding maximaal toegestane
deelnemers
 Gebruiksvriendelijke inschrijvingslijst
 Deadline voor inschrijven
 Inschrijvingslimiet
 Website

De clubs die opgenomen zijn in de officiële kalender van de Vlaamse Judofederatie VZW en
waarvan de uitnodiging is goedgekeurd, verbinden zich ertoe om 1 maand voor datum hun
tornooi aan te kondigen (zelfstandig of via de kanalen van de VJF). Er bestaat de mogelijkheid
om aankondiging op te sturen via de VJF-nieuwsbrief. De tarieven voor het verspreiden van
documenten via de nieuwsbrief VJF zijn te raadplegen in het financieel handboek. Aanvragen
dienen in pdf-vorm aangeleverd te worden. Elk tornooi dient in een apart document
aangeleverd te worden.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 15/21
5.7.1 Voorbeeld uitnodiging
TITEL TORNOOI U15, U18,U21+
EEN ORGANISATIE VAN CLUBNAAM I.S.M HET PROVINCIAAL COMITE PROVINCIENAAM
Inleidende uitnodigende openingszin. …
Algemeen
Wanneer: XX/XX/2014
Waar: Naam sporthal, straat + nummer, postcode + gemeente ,
België
Inkom coaches en toeschouwers: €5
Vrijkaarten VJF zijn niet geldig
Deelnemersvoorwaarden
•
•
•
Geldige vergunning kunnen voorleggen
Identiteitsbewijs kunnen voorleggen
Minimum 3de kyu
Weging / Wedstrijden
U15 (Dames):
weging vanaf 08u30 - 09u00
wedstrijden vanaf 09u30
geboortejaar 2000 – 2001
U15 (Heren) :
weging vanaf 08u30 - 09u00
wedstrijden vanaf 09u30
geboortejaar 2000 – 2001
U18 (Dames):
weging vanaf 11u30 - 12u00
wedstrijden na de U15
geboortejaar 1997 – 1998 – 1999
U18 (Heren):
weging vanaf 11u30 - 12u00
wedstrijden na de U15
geboortejaar 1997 – 1998 – 1999
U21+(Dames):
weging vanaf 13u00 - 13u30
wedstrijden na de U18
geboortejaar 1996 en vroeger
U21+(Heren):
weging vanaf 13u45 - 14u15
wedstrijden na de U18
geboortejaar 1996 en vroeger
Wedstrijdsysteem
Na elke afgewerkte reeks zullen de medailles worden overhandigd. Prijzen voor de eerste, tweede en 2 derde plaatsen per
categorie.
De judoka’s U15, U18 en U21+ kampen in een tabel met dubbele herkansingen.
Bij categorieën met minder dan 6 deelnemers gaan door in poule.
Bij 2 deelnemers in een categorie is “best of three” van toepassing.
Sportcode VJF van toepassing. Klemmen en wurgingen toegestaan vanaf U18.
Inschrijvingen
Inschrijvingen kunnen online gebeuren via het inschrijvingssysteem (link inschrijvingssysteem). De inschrijvingen worden
afgesloten op (deadline opgeven) of bij het bereiken van de inschrijvingslimiet (limiet opgeven).
Inschrijvingsbedrag €10 per judoka te storten op rekening BEXX XXXX XXXX XXXX (geen inschrijving of betaling
ter plaatse).
Contactgegevens organisatie: website, mail, tel.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 16/21
5.8. Opvolging
De clubs die opgenomen zijn in de officiële kalender van de Vlaamse Judofederatie VZW verbinden
zich ertoe om binnen de 15 dagen na het tornooi een kopie van de volledige uitslag en alle poulebladen
door te sturen naar het secretariaat van de Vlaamse Judofederatie VZW.
Na gegronde klacht t.o.v. de inrichter kan een inrichter geen toelating meer krijgen voor het organiseren
van een tornooi.
Bij niet nakomen van de afspraken vermeld in dit reglement kan een inrichter geen toelating meer
krijgen voor het organiseren van een tornooi.
Interne opvolging:
 statistieken per jaar
 bedankingen naar alle partners, sponsors, coaches, judoka’s,…
5.9. Financieel

Alle inkomsten en uitgaven zijn voor de inrichtende instantie.
Het is aangeraden om vooraf een sluitende begroting op te stellen om niet voor verrassingen
te komen staan en om alles gebudgetteerd te krijgen.
1. INKOMSTEN
 Inschrijvingsrecht deelnemende judoka’s
 Inkomgelden
 Broodjesverkoop, cafetaria en allerhande
 Overige inkomsten (zoals gemeentelijke subsidies en sponsoring)
2. UITGAVEN conform het financieel handboek van de VJF
 Medailles of trofeeën voor 1ste 2de en twee 3de plaatsen
 De vergoeding van de scheidsrechters, tijdopnemers en leden van de
organisatiecommissie VJF zijn vastgelegd in het financieel handboek van de VJF en
zijn ten laste van de organiserende instantie.
 Huur evenementenzaal
 Evenementenvergunning- / + gemeentetaksen
 Verzekering: aanbevolen verzekeringen individueel te onderschrijven door de club (zie
Hoofdstuk 3, pg. 10)
 Huur wedstrijdmatten
 Vervoer wedstrijdmatten + plaatsing wedstrijdmatten + verzekering
 Kosten verbonden aan organisatie en decoratie zaal
 Kosten EHBO / EHBO-post
 Animatie (muziek, ...): Sabam en billijke vergoeding!
 Drank + broodjesmaaltijd voor de officials en organisatie (indien organisatie volledige
dag).
 Eventuele kosten voor opmaak informatiefolder
 Eventuele kosten om de organisatie te promoten
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 17/21
5.10. Verzekering en voorwaarden tot deelname
5.10.1. Medisch attest – medische controles
Er mogen geen medische bezwaren bestaan tegen deelname aan tornooien of ontmoetingen. Wanneer
de personen aangeduid voor de medische begeleiding beslissen dat een deelnemer vanwege ziekte of
blessure niet verder kan deelnemen, is deze beslissing bindend. Alle judoka’s dienen zich te schikken
naar het Decreet over het Medisch Verantwoord Sporten van 13 juli 2007, verschenen in het Belgisch
staatsblad op 13/09/2007.
www.bloso.be/topsport/andereactoren/pages/medischverantwoordsporten.aspx
De leden vergunninghouders zijn verplicht een regelmatige medische controle te ondergaan. De
clubverantwoordelijken worden erop gewezen dat zij dit kenbaar moeten maken aan hun leden. Ieder
lid club is vrij hieromtrent een regeling uit te werken en dit administratief op punt te stellen.
Bij deelname aan competities wordt verondersteld dat iedere deelnemende judoka zich regelmatig
medisch laat onderzoeken.
5.10.2. Geldige vergunning
Als geldige vergunning wordt aanvaard:
 Vergunning Vlaamse Judofederatie vzw (VJF).
 Vergunning Fédération Francophone Belge de Judo (FFBJ).
 Licentiebewijs (geldig lidmaatschap) van buitenlandse federatie erkend door Europese Judo
Unie / Internationale Judofederatie (EJU / IJF).
5.10.3. Minimumgraad voor deelname en bewijs van graadclassificatie
Tornooien U15/U18/U21+: minimum 3de Kyu
Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer dat de deelnemers aan eender welke wedstrijd over
de minimum graad voor deelname beschikken en dat de wijzigingen van de graad van hun judoka’s
stipt en correct worden ingegeven in het ledenbestand.
Voor deelname aan U15/U18/U21+ clubtornooien wordt de graad op de vergunningskaart niet
gecontroleerd.
5.10.4. Verzekering
Welke verzekeringen zijn automatisch verworven als lid van de Vlaamse Judofederatie en welke dien
of kan ik nog extra af te sluiten als organisator?
Lees het hier op het vademecum verzekeringen of ga naar onze website (www.vjf.be), log je in en klik
op ‘Verzekeringen) in rubriek Clubs/Leden voor meer informatie.
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 18/21
6. Controlelijst
TAKEN
TO DO : WANNEER
1 Optie zaal
2 Bespreken tornooi
clubbestuur
3 Aanvraag tornooi provinciaal
comité
4 Opstellen uitnodiging tornooi
5 Doorsturen tornooi informatie
VJF
6 Reservatie matten en ander
nodig wedstrijd materiaal
7 Reservatie tafels en stoelen
sporthal
8 Beleggen vergadering
sportdienst of dienst sportzaal
9 EHBO post aanvragen
December 2 jaar voorafgaand tornooi
December 2 jaar voorafgaand tornooi
/
/
/
/
JA / NEEN
JA / NEEN
December 2 jaar voorafgaand tornooi
/
/
JA / NEEN
Na goedkeuring tornooi-inrichting
Ten laatste 1 maand na goedkeuring
tornooi-inrichting
Minimum 6 maand voor aanvang
tornooi
Minimum 6 maand voor aanvang
tornooi
Minimum 6 maand voor aanvang
tornooi
6 maand voor aanvang tornooi
/
/
/
/
JA / NEEN
JA / NEEN
/
/
JA / NEEN
/
/
JA / NEEN
/
/
JA / NEEN
/
/
JA / NEEN
10 Bestellen medailles of
trofeeën
11 Samenstellen ploeg
vrijwilligers club
12 Opmaken takenpakket
vrijwilligers
13 1ste briefing ploeg
vrijwilligers club
14 Sabam – billijke vergoeding
15 Verzekeringen in orde
maken : BA + evenementen +
vrijwilligers
16 Promotie tornooi
17 Opvolging door algemene
coördinator club
18 Administratie en opvolging
inschrijvingen
19 Bestelling broodjes + drank
SR+TO+vrijwilligers (indien
hele dag)
20 2de briefing ploeg
vrijwilligers club
21 Opstellen zaal
6 maand voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
3 maand voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
3 maand voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
3 maand voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
3 maand voor aanvang tornooi
3 maand voor aanvang tornooi
/
/
/
/
JA / NEEN
JA / NEEN
3 maand voor aanvang tornooi
Vanaf 3 maand voor tornooi tot op
einde tornooi!!
Vanaf 2 maand voor tornooi
/
/
/
/
JA / NEEN
JA / NEEN
/
/
JA / NEEN
2 weken voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
1 week voor aanvang tornooi
/
/
JA / NEEN
Dag voor tornooi of dag tornooi
/
/
JA / NEEN
22 Afbraak zaal
23 Doorsturen tornooi uitslag
met originele poulebladen
Dag tornooi of dag na tornooi
15 dagen na tornooi
/
/
/
/
JA / NEEN
JA / NEEN
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
DATUM
VOLTOOID
blz. 19/21
7. Subsidies voor je evenement
7.1. Ondersteuning sportpromotionele evenementen Vlaamse Overheid
Vlaams minister van Sport blijft sportpromotionele evenementen ondersteunen, ook jouw judotornooi
kan hiervoor in aanmerking komen!
In zijn tweede legislatuur wenst Vlaams minister, bevoegd voor sport, Philippe Muyters, opnieuw
sportpromotionele evenementen te ondersteunen. De minister wil blijvend inzetten op recreatieve
sportevenementen met de nadruk op participatie enerzijds en competitieve evenementen met een
bovenlokale dimensie anderzijds.
De criterialijsten en aanvraagformulieren werden eind 2013 na een
evaluatie aangepast. Op basis van deze aangepaste criteria zullen de
evenementen, die plaatsvinden tussen 1 januari en 30 juni van 2015,
beoordeeld worden.
Ga naar volgende link voor meer informatie (criterialijst, aanvraagformulier,…):
http://www.cjsm.vlaanderen.be/sport/subsidiering/
7.2. Gemeentelijke sportsubsidies
Ook lokale overheden (steden en gemeenten) ondersteunen sportclubs en sportevenementen. Voor
meer informatie kan u terecht bij uw gemeente.
7.3. Provinciale sportsubsidies: G-judo
De provinciale sportsubsidies voor sportevenementen met een breed sportaanbod werden samen
met de provinciale sportdiensten vanaf 2014 geschrapt.
Wel blijft de Vlaamse Overheid via de provincies G-sport initiatieven ondersteunen.
Je kan bij de sportdienst van elke provincie en van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (Brussel)
informeren naar de verschillende mogelijkheden voor G-sportspecifieke ondersteuningsmaatregelen
voor jouw club, sportdienst of vereniging. Je vindt enkel de subsidies terug die toegekend worden
door de provinciale overheden én die specifiek betrekking hebben op G-sport. Deze subsidies
kunnen, maar zijn niet altijd combineerbaar met andere subsidies binnen de provincie.
Algemene voorwaarden voor al deze subsidies:
 Een bovenlokaal karakter hebben
 Plaatsvinden op het grondgebied van de provincie
 Geen commerciële doelstellingen nastreven
Ga naar volgende linken per provincie voor meer informatie (criterialijst, aanvraagformulier,…):
 Antwerpen
 Limburg
 Oost-Vlaanderen
 Vlaams-Brabant
 West-Vlaanderen
 Vlaamse Gemeenschapscommissie (Brussel)
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 20/21
7.4. Jeugdjudofonds
Het VJF Jeugdjudofonds (JJF) is een project georganiseerd door de VJF met de steun van de
Vlaamse Overheid & Bloso om de kwaliteit van het jeugdjudo op een nog hoger niveau te brengen. In
2014 namen 37 VJF clubs succesvol deel aan het JJF en mogen gemiddeld €594,59 investeren in
hun jeugdwerking.
Wedstrijdorganisatie voor jeugd wordt beloond in het puntensysteem en de
toegekende budgeten kunnen geïnvesteerd worden in het wedstrijdjudo.
Alle info vindt u op de website van de VJF onder de rubriek Jeugdsport:
http://www.vjf.be/category/jeugdjudofonds/jeugdjudofonds
8. Sponsoring voor je evenement
8.1. Model sponsorovereenkomst
Via deze sponsorovereenkomst maak je duidelijke
afspraken met je sponsors.
http://www.dynamoproject.be/document/402-model-sponsorovereenkomst
8.2. Model sponsorformules
Is je sportclub op zoek naar sponsors en wil je sponsorformules opstellen? Dan kan dit model een
goede leidraad zijn!
http://www.dynamoproject.be/document/401-model-sponsorformules
Draaiboek Cluborganisatie U15/U18/U21+
Versie: 1.00 – laatste herziening: 26/09/2014
blz. 21/21