Dance4life event 2014

Middelburg, november 2014
Aan alle ouders, docenten en overige begeleiders van de scholieren die naar het
dance4life event in Heineken Music Hall (HMH) te Amsterdam gaan en natuurlijk de
scholieren zelf.
Op maandag 1 december is het zo ver, dan vindt in Heineken Music Hall te Amsterdam het
dance4life event plaats. Dit is het afsluitende event van het scholenprogramma van dance4life.
Wij hebben er enorm veel zin in en zijn momenteel hard bezig alles in orde te maken om er een
onvergetelijke dag van te maken voor alle scholieren die zo actief zijn geweest voor dance4life!
De leerlingen van de CSW hebben al meer dan €22.000,- ingezameld, een geweldig resultaat!
Met onderstaande brief willen we iedereen informeren over het dance4life event. We hopen
antwoord te geven op de vragen die er bij jullie leven. Mochten er na het lezen van de
informatie toch nog vragen zijn, aarzel dan niet om contact met het organisatieteam van school
op te nemen:
R. Verburg tel. 06 36102482 [email protected]
Of met het dance4life team: Marleen, Lisa, Kirsten of Karima op 020-4205755 of mail naar
[email protected]
Het organisatieteam van de CSW en dance4life Nederland
We hopen dat iedereen een geweldige dag zal hebben!
Dance4life event 2014 – 1 december – HMH A’dam
Allereerst benadrukken we dat dance4life alle mogelijke maatregelen neemt om het dance4life
event in HMH zo veilig, leuk en bijzonder mogelijk te maken voor alle scholieren.
Algemeen
Het dance4life event is speciaal voor alle leerlingen van scholen die deelnemen aan het
scholenprogramma van dance4life in 2014. Introducees zijn dan ook niet toegestaan.
Dresscode: Wit!!! Liefst shirt en broek/rok ( maar in ieder geval shirts) ook begeleiders.
De bussenvertrekken op 1 december tussen 09.00 en 10:00uur vanaf het transferium aan
de Mortiere (bij Groenrijk).
Definitieve vertrektijd zullen we nog doorgeven aan de leerlingen.
Heb je op 17 november €50,- of meer, dan komt je naam op de lijst met deelnemers.
Deze wordt 19 november opgehangen bij het leerling servicepunt, controleer of je naam
er op staat.
De definitieve vertrektijd en de indeling van de leerlingen over de bussen wordt rond
26 november op lijsten bij het leerling servicepunt van de school opgehangen.
Het dance4life event start om 12.30 uur, het hoofdprogramma start om 13:00 uur en
eindigt om 16.00u. Tijdens het programma blijven de deuren gesloten.
Veiligheid
Tijdens het dance4life event vallen alle leerlingen en docenten/begeleiders onder de
ongevallenverzekering en WA dekking van school.
Tijdens de reis naar het event deelt het OT in de bus de Dance4life entreekaarten uit. Dit
om fraude te voorkomen. Introducees zijn niet toegestaan.
In de HMH zullen zo’n 5000 jongeren aanwezig zijn. Met dit aantal kan de veiligheid van
alle jongeren gewaarborgd worden.
Er zal in de HMH voldoende beveiliging aanwezig zijn zodat bij mogelijke calamiteiten,
direct adequaat kan worden opgetreden. De beveiliging is in het bezit van een mobiel
nummer van een contactpersoon van elke school.
Bij de ingang én tijdens het event zal er door de aanwezige security (voor ieders veiligheid)
gecontroleerd worden op drugs, alcohol, glas, blikwerk e.d. Deze zaken zullen ter plekke
in beslag worden genomen.
Er is in de HMH een volledig uitgeruste EHBO-unit ingericht en er lopen EHBO-ers rond
om alles voortdurend in de gaten te houden.
Er zal in de HMH voldoende bewegwijzering worden geplaatst voor o.a. de routing, de
EHBO en de nooduitgangen.
In de HMH wordt gezorgd voor herkenbare ontmoetingspunten voor de scholen. Dit is
een rustige plek waar docenten en leerlingen elkaar kunnen treffen.
Mochten er leerlingen zijn die slecht ter been zijn of met een rolstoel zijn, laat dit dan
uiterlijk 20 november weten, dan kan de school contact opnemen met het dance4life
team. Samen zullen we dan een gepaste oplossing bedenken.
Het busvervoer
Op 1 december vertrekken we rond 09.00uur vanaf het transferium Mortiere
(parkeerplaats Groenrijk/Mediamarkt/Karwei) van Middelburg, definitieve vertrektijd wordt
opgehangen in de hal van de school.
Na afloop van het event wordt iedereen naar diezelfde plek teruggebracht.
Het Event duurt tot 16.00 uur. Afhankelijk van de evt files, kunnen we een indicatie geven
dat alle bussen rond 19.30 uur op de locatie terug zullen zijn.
De definitieve vertrektijd wordt gecommuniceerd naar de docenten en de leerlingen.
In de bussen worden door de docenten de dance4life polsbandjes uitgereikt. Deze
polsbandjes verlenen toegang tot Ahoy en voor alle docenten/begeleiders en leerlingen is er
een polsbandje. Op dit polsbandje wordt door de docenten/begeleiders het nummer
genoteerd dat de bus krijgt bij aankomst op het parkeerterrein van Ahoy. Hierdoor kan
iedereen zijn/haar eigen bus weer makkelijk terugvinden na afloop van het event.
De bussen staan na afloop van het event op precies dezelfde plek als waar de leerlingen
zijn afgezet. Wat het ook makkelijk maakt om de eigen bus terug te vinden.
Pas wanneer de begeleiders van alle bussen hebben doorgegeven dat hun bus compleet is
mag de eerste bus vertrekken voor de terugweg, ook weer om zo de veiligheid van alle
leerlingen te kunnen waarborgen.
Eten & drinken
Gezien de reistijd is het aan te raden om de scholieren een lunchpakket mee te laten
nemen. Etenswaren zoals chips en nootjes, mogen niet in de bus genuttigd worden
(vanwege de troep die het maakt). Zorg wel dat het evt. overgebleven eten achterblijft in
de bus, want eten en drinken mag niet mee naar binnen en zal bij aankomst door de
bewaking ingenomen worden.
Er wordt tijdens het event géén alcohol geschonken.
HMH verzorgt een uiteenlopend aanbod aan drinken en eten (bv. fruitsalade, broodje
gezond of gefrituurde snacks). Ook voor vegetariërs is er voldoende aanbod.
Een indicatie van de kosten voor drinken en snacks: frisdrank kost €2,50 en een snack
tussen de €2,00- €4,00.
Mensen met een speciaal dieet en/of benodigde medicijnen wordt gevraagd dit vooraf
en uiterlijk 20 november te melden. Samen zullen we dan een gepaste oplossing
bedenken. Mogelijk hebben we een doktersverklaring nodig.
Er is ook een stand met dance4life merchandising aanwezig waar t-shirts, armbandjes etc.
verkocht worden. Een korte prijslijst ter indicatie:
dance4life t-shirt
€10,dance4life armband € 4,-
dance4life zonnebril € 5,dance4life pen
€ 1,-
Wat neem je mee?
Aan de leerlingen zal gevraagd worden om hun jassen, tassen en evt. waardevolle
spullen achter te laten in de bus. Dat scheelt veel tijd bij binnenkomst/uitloop van het
event én leerlingen lopen minder risico iets te verliezen.
Om te voorkomen dat de leerlingen kou vatten, adviseren wij om een oude trui/vest/jas
mee te nemen dat binnen makkelijk omgebonden kan worden en bij verlies geen ramp is.
Tassen zijn binnen niet toegestaan.
In de HMH is een garderobe aanwezig waar de jongeren eventueel hun jas kunnen
opbergen. Voorkeur is alsnog om jassen in de bus te laten liggen i.v.m. wachtrijen na het
event en de bussen z.s.m. richting huis te laten gaan. Er zijn ook lockers aanwezig, de
garderobe is gratis voor jassen, tassen €2,-, lockers €5,- waarvan €2,- borg.
Per bus zullen we een rol vuilniszakken meenemen. Bij regen kan hiervan gebruik
gemaakt worden (een simpele, goedkope en doeltreffende oplossing.
De HMH is een goed overdekte en verwarmde locatie.
We adviseren de leerlingen niet meer dan €10 a €20 contant mee te laten nemen voor
eten en drankjes en/of dance4lifespullen. De HMH heeft geen pinautomaat.
Fototoestellen, mobieltjes e.d. kunnen (op eigen risico!) mee worden genomen.
Professionele video- & filmapparatuur is alleen toegestaan na akkoord van de organisatie).
Ook zullen op het event oordopjes te verkrijgen zijn. Zolang de voorraad strekt.
Programma en media
Het evenement zelf zal een aaneenschakeling zijn van optredens, acts en prijsuitreikingen
in meerdere zalen. Ook zijn er verschillende doe-dingen, dus voor elk wat wils. Houd verder
voor de programmering de nieuwsbrieven en de site in de gaten
[email protected]
Tijdens het event zal er media aandacht zijn. Bij het betreden van het event geven de
leerlingen en begeleiders dance4life, mediapartners en toegestroomde vrije pers
toestemming om beeld- en geluidopnamen waar zij bij betrokken zijn te allen tijde te
mogen gebruiken.
Waarschijnlijk zal op 1 december de NOS een programma uitzenden over
dance4life op NPO 3.

Download Report