Download - Gemeente Deventer

Nota voor burgemeester en wethouders
Team
Onderwerp
DIR
Plan van Aanpak Ontvlechting SAB en Herpositionering Gemeentelijke Onderdelen SAB
1- Notagegevens
2- Bestuursorgaan
Notanummer
2014-001840
[X]B & W
14-10-2014
Datum
08-10-2014
[ ]Raad
-Programma:
[ ]Burgemeester
-10 Economie, kunst en cultuur
College van B & W
Portefeuillehouder Burgemeester
- Burgemeester
- Weth. Kolkman
Weth. Hartogh Heys
- Weth. Hartogh Heys
- Weth. Rorink
- Weth. Grijsen
Besluitenlijst
[ ]Akkoordstukken
Routing
Ambtelijk Opdrachtgever
Portefeuillehouder
Portefeuillehouder
d.d.
--
d.d.
14-10-2014
[X]Openbaar
d.d.
08-10-2014
08-10-2014
--
[ ]Besloten
[ ]adj.secr.
[ ]gem.secr.
BIS Openbaar
Status
d.d.
--
par.
---
Bijlagen
Plan van Aanpak Ontvlechting SAB en Herpositionering Gemeentelijke Onderdelen SAB
Brief Georganiseerd Overleg
B & W d.d.: 14-10-2014
Besloten wordt:
1 Plan van Aanpak Ontvlechting SAB en Herpositionering Gemeentelijke Onderdelen SAB vast te stellen;
2 georganiseerd Overleg te informeren;
3 de nota en het besluit openbaar te maken.
Financiële aspecten:
Financiële gevolgen voor de gemeente?
Begrotingswijziging
Financiële gevolgen opvangen
incidentele algemene middelen
Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob)
[X] De nota en het besluit openbaar te maken
[ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht
[ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat
[ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve…
[ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel:
[ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:
Kennisgeving/ Bekendmaking Awb
Ja
Nee
Kennisgeving (publicatie) conform Awb
Bekendmaking conform Awb
ADVIESRADEN:
Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
Nee
Nee
Nee
Toelichting
Inleiding
Het College van Bestuur van Saxion heeft de gemeente medegedeeld dat het heeft besloten om het convenant
met de Gemeente Deventer inzake het Stadsarchief en Athenaeum Bibliotheek (SAB) per 1 januari 2016 of
zoveel eerder als door beide partijen gewenst en mogelijk wordt geacht te beëindigen. Dit besluit is in eerste
instantie mondeling toegelicht en later schriftelijk bevestigd. De huidige overeenkomst is per 1 januari 2011
verlengd en geldt voor een periode van vijf jaar.
Voor de gemeente betekent dit dat wij de consequenties van het besluit van het College van Bestuur van Saxion
en de mogelijkheden en gevolgen die daaruit voortvloeien nader zullen moeten verkennen en uitwerken. Diverse
gemeentelijke onderdelen maken op dit moment onderdeel uit van de huidige SAB organisatie. De dynamiek
van de ontwikkelingen rondom deze onderdelen - (1) historisch archief en dynamisch archief, (2) de
Atheneumbibliotheek en (3) het erfgoed deel van de Atheneumbibliotheek- verschilt dusdanig dat de
perspectieven en het tempo van besluitvorming in ontvlechting en eventuele herpositionering per onderdeel kan
verschillen.
De gemeente zal zich ten behoeve van dit transformatieproces derhalve eerst verder oriënteren op mogelijke
perspectieven, verbindingen leggen met de uitvoering van reeds lopende gemeentelijke bestuursopdrachten dan
wel nieuwe gemeentelijke bestuursopdrachten opstellen.
In aansluiting daarop zal de gemeente in overleg treden met het College van Bestuur van Saxion om afspraken
te maken over de uitwerking van de aanpak voor het daadwerkelijk ontvlechten van de gemeentelijke
onderdelen uit de huidige SAB organisatie.
Beoogd resultaat
Ontvlechten van de gemeentelijke onderdelen (1) historisch en dynamisch archief, (2) Atheneumbibliotheek en
(3) erfgoed uit de huidige organisatievorm van SAB en herpositioneren van de gemeentelijke onderdelen in
(nieuwe) passende (publiek- publieke en/of publiek private) organisatievormen. Een en ander zal uiterlijk 1
januari 2016 gerealiseerd moeten zijn.
Kader
De richtinggevende kaders voor deze opdracht zijn o.a. vastgelegd in:

Het huidige convenant tussen Saxion en de gemeente Deventer inzake SAB 2011 - 2015.

Het sociaal Statuut 2010 van de Gemeente Deventer voor de gemeentelijke onderdelen in SAB.
Ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het tempo van besluitvorming in ontvlechting en herpositionering
per onderdeel betreft o.a.:

Deventer Erfgoed Museale functie 'Nieuwe Stijl' in Zelfstandige vorm (Deventer Verhaal)

Uitvoeringsstrategie en bedrijfsplan Deventer 2.18: Gemeentebrede Programmering, Stadsmarketing en
Serviceverlening

Besluit Nieuwbouw bibliotheek

Vastgoednota

Vervolg op Pilot E-depot met HCO en provincie Overijssel

Implementatie Archiefwet

Digitalisering informatie- en archiefbeheer

ICT/digitale infrastructuur en zaakgericht werken met Dimpact

Samenwerking in DOWR verband m.b.t. archieffunctie
Voor overige kaders die van invloed kunnen zijn, wordt verwezen naar het plan van aanpak
Argumenten voor en tegen
Betreft niet door de gemeente beïnvloedbare eenzijdige contractbeëindiging vanuit Saxion.
De gemeente en Saxion hebben in de afgelopen jaren in het kader van de samenwerking een wederzijdse
verantwoordelijkheid opgebouwd ten aanzien van de verplichtingen die beide partijen in het kader van het
convenant zijn aangegaan (personeel, huisvesting, licenties, contracten voor levering van diensten etc.). De
gemeente gaat ervan uit dat zij in goede verstandhouding met Saxion tot daadwerkelijke ontvlechting van de
diverse onderdelen zal komen, waarbij uitgangspunt is dat er geen afwenteling van kosten plaatsvindt.
Extern draagvlak (partners)
Betreft niet door de gemeente beïnvloedbare eenzijdige contractbeëindiging vanuit Saxion.
Het College van Bestuur van Saxion heeft aangegeven dat het graag wil overleggen over de totstandkoming van
een voorstel voor herpositionering van de verschillende onderdelen van het SAB. Tevens stelt het College van
Bestuur dat het hecht aan een goede en constructieve relatie met de gemeente Deventer en dat het streeft naar
(meer) zichtbaarheid en participatie van Saxion in de Deventer samenleving.
Financiële consequenties
De benodigde ambtelijke inzet om te komen tot de ontvlechting van de gemeentelijke onderdelen uit SAB zijn
opgenomen in de meerjarenprogrammabegroting 2014 - 2017. Hiertoe kan worden geput uit de daartoe
bestemde middelen in de relevante producten in begrotingsprogramma 10 en de paragraaf bedrijfsvoering.
Uitzondering hierop vormt de inzet van projectassistentie en afhankelijk van de uitkomsten van de verkenning in
de eerste fase mogelijk benodigde inzet van een onafhankelijk kwartiermaker en een ad-interim teammanager
voor fase 2 en 3 en incidentele extra inzet voor deskundig advies (ca. 20.000 euro) voor de gemeentelijke
onderdelen uit SAB die vanwege de niet door de gemeente beïnvloedbare eenzijdige contractbeëindiging vanuit
Saxion op incidentele algemene middelen zullen worden verhaald.
Bij de ontvlechting en de herpositionering van de gemeentelijke onderdelen uit SAB kunnen zich onvoorziene
risico’s voordoen. Dit kan leiden tot frictie. Of de beschikbare middelen toereikend zijn voor het opvangen van
deze risico’s is afhankelijk van de omvang waarin de risico’s zich zullen voordoen.
Zie verder plan van aanpak.
Aanpak/uitvoering
Conform plan van aanpak wordt gefaseerd gewerkt volgens een viertal processtappen:
Fase 0
Fase 1
Fase 2
Fase 3
opstarten (juli – oktober 2014):

opstellen directieopdracht/plan van aanpak en inrichten projectorganisatie (juli - september
2014)
richting bepalen (oktober 2014 – januari 2015):

verkennen van kansen en mogelijkheden per organisatieonderdeel van het gemeentelijke
deel van de SAB organisatie, resulterend in een hoofdlijnennotitie met een concreet
scenario per onderdeel voorzien van organisatorische, personele, financiële en digitale
consequenties
uitwerken en besluiten (februari – mei 2015):

opstellen van een organisatieontwerp per organisatieonderdeel met een nadere
gedetailleerde uitwerking van de organisatorische, personele, financiële en digitale
consequenties

voorbereiding van de implementatie van de ontvlechting per organisatieonderdeel
inrichten en starten (juni – december 2015):

implementatie van de ontvlechting per organisatieonderdeel

start van de nieuwe situaties

Download Report