veelgestelde vragen Onderwijscontroleprotocol 7 maart 2014

Onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2013
Vragen- en antwoordenrubriek
7 maart 2014
jaargang 2014, nummer 1
Algemeen
Geregeld ontvangt de Inspectie vragen, die ook relevant kunnen zijn voor de andere partijen die
betrokken zijn bij de accountantscontrole en het onderzoek bij de onderwijsinstellingen. De
Inspectie zal deze vragen met antwoorden daarom via deze vragen- en antwoordenrubriek
regelmatig beschikbaar stellen.
In dit verband wordt opgemerkt dat de onderstaande vragen en antwoorden betrekking hebben op
het kalenderjaar 2013.
De rubriek wordt per email toegezonden aan de contactpersonen van de accountantskantoren,
koepelorganisaties, NBA en administratiekantoren en daarnaast wordt de rubriek geplaatst op de
website van de Inspectie, die u via de volgende link kunt raadplegen:
http://www.onderwijsinspectie.nl/actueel/publicaties/onderwijscontroleprotocol-ocw-ez-2013.html
Indeling
• Sector PO
• Sector VO
• Sector VO/MBO
• Sector MBO
• Sector HO
• Sectoren PO / VO / MBO
• Alle onderwijssectoren
Sector PO
1. Aanvullend criterium vanaf peildatum 1 oktober 2013 in het PO is: “de leraar op de
teldatum ook daadwerkelijk les geeft op de school (BRIN) waar hij voor de berekening van
de GGL is opgenomen. Dit is bijvoorbeeld vast te stellen aan de hand van de
schoolgids, waarin de geplande inzet van leraren aan de ouders wordt meegedeeld”
Nu de controleteams bezig zijn met dit onderzoek, stuiten we op de volgende vragen. Hoe
om te gaan met:
•
Leraren die tijdelijk geen lesgeven vanwege bijvoorbeeld disfunctioneren
•
Leraren die tijdelijk lesgeven op een andere locatie (invalkrachten)
•
Leraren die zijn gedetacheerd
Hoe moeten we deze laten verwerken in de GGL-berekening?
Reactie IvhO:
•
Leraren die tijdelijk geen lesgeven vanwege bijvoorbeeld disfunctioneren
De aanstelling van de leraar is hierbij bepalend. De leraar moet voor de GGL worden
meegeteld bij het brinnummer waar hij is aangesteld.
•
Leraren die tijdelijk lesgeven op een andere locatie (invalkrachten)
De leraar moet aangesteld worden op het brinnummer waar hij les geeft. Bij het
brinnummer waar hij op 1 oktober les geeft, dient hij voor de GGL worden meegeteld.
•
Leraren die zijn gedetacheerd
De aanstelling van de leraar is hierbij bepalend. De leraar moet voor de GGL worden
meegeteld bij het brinnummer waar hij is aangesteld.
Sector VO
2. Wij stellen voor de totale leerlingenpopulatie middels lijncontrole en proceduretests vast te
stellen dat leerlingen daadwerkelijk schoolgaand zijn. Als de uitkomst hiervan positief is,
dan kan de accountant bij de LGF-controle hierop steunen en hoeft bij de LGF-controle niet
alsnog te worden vastgesteld of deze leerlingen daadwerkelijk schoolgaand zijn. Enkele
jaren geleden is hierover een discussie geweest en toen heeft een teamleider van de
Inspectie deze handelwijze goedgekeurd. Betekent dit dat de Inspectie nu een ander beleid
heeft dan toen? Als dit het geval is kan de Inspectie dan aangeven waarom op dit punt niet
gesteund kan worden op de AO/IB, die door het accountantskantoor bij de reguliere
leerlingencontrole al is getoetst?
Reactie IvhO:
1
Voor de LGF-leerlingen wordt een extra subsidie verstrekt. Ook wordt in het
onderwijscontroleprotocol voor deze leerlingen expliciet gevraagd om vast te stellen dat
deze leerlingen daadwerkelijk zijn ingeschreven op de school/instelling en daar het
onderwijs daadwerkelijk volgen. Bij de LGF-subsidie geldt een aparte aan- en
afmeldprocedure voor de leerlingen waardoor het kan voorkomen dat de LGF-subsidie
doorloopt terwijl de leerling reeds is uitgestroomd naar een andere school. Het risico op
onrechtmatige verkrijging van deze subsidie is groter dan bij een reguliere leerling. Gezien
het voorgaande kan niet gesteund worden op de AO/IB die de accountant bij de reguliere
leerlingencontrole al heeft getoetst. Er moeten voldoende gegevensgerichte
werkzaamheden in deze categorie plaatsvinden.
Sector VO/MBO
3. Bij bekostigingsonderzoeken bij VO-instellingen zien we dat VAVO-deelnemers nog steeds
in de leerlingenadministratie zijn opgenomen van VO-instellingen én voor bekostiging
worden opgevoerd. Volgens ons zijn er geen wijzigingen in het normenkader VO op basis
waarvan dit fout is, maar het lijkt ook niet de bedoeling dat zowel de VO-instelling als de
BVE-instelling (dezelfde) VAVO-deelnemers opvoeren voor bekostiging. Hoe moet hiermee
worden omgegaan?
Reactie IvhO:
De leerlingen mogen of voor VAVO (web) of voor VO (het besluit samenwerking VO-BVE)
worden bekostigd, niet voor beiden. Bij de invoering van het besluit is nadrukkelijk
aangegeven dat de VO-leerlingen die aan bepaalde voorwaarden voldoen bekostigd mogen
worden via VAVO route bij het VO onderwijs. Maar zij mogen niet ook via VAVO (BVE)
worden bekostigd.
In het VO staat specifiek dat de accountant moet vaststellen dat de leerlingen
daadwerkelijk schoolgaand zijn (art 25a WVO).
In het BVE moet de vavo deelnemer een getekende OOK hebben en cursusgeld betalen.
Het lijkt niet logisch dat aan al deze voorwaarden tegelijk wordt voldaan.
Daarnaast zou de accountant dit bij het bestuur nog kunnen benadrukken door een tekst
op te nemen in de LOR bijvoorbeeld:
“Het bestuur (bve) verklaart dat in de voor bekostiging in aanmerking gebrachte vavo
deelnemers geen vavo deelnemers zijn opgenomen die op grond van een
samenwerkingsbijeenkomst onderwijs volgen bij de bve instelling, maar al zijn
ingeschreven en bekostigd worden bij de betreffende VO instelling”.
Als sprake is van een sector overschrijdende dubbele inschrijving worden de betreffende
scholen door BRON gesignaleerd. Beide scholen/instellingen weten dan dat er een dubbele
inschrijving is. Indien het aantal dubbele inschrijvingen per school oploopt dan wordt hier
door DUO Groningen actie op ondernomen.
In de controle kunnen de signaallijsten vanuit BRON gebruikt worden.
Sector MBO
4. In het controleprotocol staat:
Betaling van het

Cursusgeld
(artikel 11, lid 1
van het
Uitvoeringsbesluit
LCW 2000 en
artikel 6, lid 3 en
lid 6 van de Lesen
cursusgeldwet)
van elke geselecteerde deelnemer van 18 jaar of ouder aan
deeltijd BOL of BBL het wettelijke cursusgeld is geïnd dan
wel een betalingsregeling is vastgelegd. Bij betaling door
derden een machtiging aanwezig is.
Er wordt hier niet nadrukkelijk gesproken over 1 oktober. Wij komen bij instellingen tegen
dat facturering plaatsvindt ná 1 oktober en in de OOK niet nadrukkelijk is opgenomen dat
sprake is van een verplichting, echter impliciet is dat een logisch gevolg van het
ondertekenen van de OOK. Als dit betekent dat deze inschrijvingen niet voor bekostiging in
aanmerking komen, zou dat een grote impact hebben. Op welke wijze wordt hier door de
2
Inspectie naar gekeken? Kan een deelnemer voor bekostiging in aanmerking komen als niet
formeel is overeengekomen dat sprake is van een verplichting? Variant hierop is nog hoe
om te gaan met de situatie dat de OOK na 1 oktober wordt getekend.
Reactie IvhO:
Om voor bekostiging in aanmerking te komen moet een deelnemer aan alle
bekostigingsvoorwaarden voldoen. Ten aanzien van de datum van inschrijving is wel
bekend dat dit voor problemen zorgt. Formeel kan een deelnemer pas ingeschreven worden
nadat aan alle voorwaarden is voldaan. We weten dat dit in praktijk anders loopt o.a. i.v.m.
studiefinanciering en de vakantieperiode. Echter om op 1 oktober mee te kunnen tellen
voor de bekostiging moet op dat moment wel aan alle bekostigingsvoorwaarden zijn
voldaan voor de betreffende deelnemer. In de in wet- en regelgeving, zoals die ook in het
OCP wordt genoemd, staat ook duidelijk dat op moment van inschrijving de betaling van
het cursusgeld geregeld moet zijn.
5. Mogen we diploma’s, certificaten en cijferlijsten als één massa benaderen voor onze
deelwaarneming/steekproef?
Reactie IvhO:
Nee, er is een onderscheid in 2 massa’s, namelijk de massa diploma’s vavo en de massa
certificaten en cijferlijsten.
Dit sluit ook aan op de indeling in het OCP 2013.
Sector HO
6. Vanuit het onderwijsveld ontvangen wij vragen over de adresverificatie in het HO in het
kader van geen GBA-verificatie. In het controleprotocol staat hierover het volgende:
 indien de student niet over een door DUO geverifieerd GBAadres beschikt, aan de hand van bewijsstukken die bij de
instelling aanwezig zijn duidelijk is waar de student
woonachtig is, en dat de instelling dit adres heeft
geverifieerd;
In het gespreksverslag van de DUO-bijeenkomst staat: "Paul van Capelleveen geeft aan dat
het adres dat studenten, met een adres in het buitenland, doorgeven aan studielink door
de instellingen als juist adres mag worden beschouwd. Instellingen mogen er vanuit gaan
dat de student de juiste adresgegevens naar waarheid doorgeeft en hoeven dit niet te
controleren".
Dit staat volgens ons haaks op elkaar en wij zijn geneigd om het controleprotocol te
volgen: instellingen moeten het adres dat de student heeft ingevoerd controleren.
Is het gestelde in het controleprotocol juist of is deze controle overbodig?
Reactie IvhO:
De Inspectie heeft eerder aangegeven dat ten aanzien van de werkzaamheden van de
accountant dat het voldoende is om vast te stellen dat de instelling het door de
student/leerling opgegeven adres gebruikt in de correspondentie met de
student/leerling.(woonplaatsvereiste).
Ten aanzien van de werkzaamheden a.g.v. de koppelingswet (zie OCP 2013) is er geen
wijziging t.o.v. eerdere jaren.
7. Wat wordt verstaan onder ‘het promotieverslag’?
Reactie IvhO:
Onder het promotieverslag wordt verstaan een schriftelijke vastlegging van de commissie,
die de promotie, namens de rector van de universiteit heeft goedgekeurd.
8. We willen een steekproef uitvoeren op de inschrijvingen (ISG) en de graden (GRD). Van de
in de steekproef geselecteerde inschrijvingen en graden controleren we ook andere
recordsoorten (PER, NAT, VBT, VBV).
De inschrijvingen bevatten de volgende volgens ons niet-bekostigingsrelevante records:
•
Inschrijvingsvorm: Extraneus
•
Datum inschrijving: alle inschrijvingen met startdatum vanaf 1 september 2012 tot en
met 1 oktober 2013 zijn opgenomen. De peilperiode volgens het protocol moet zijn: 2
oktober 2012 tot en met 1 oktober 2013. Bijna de helft van alle inschrijvingen heeft als
3
datum inschrijving 1 september 2012 en zijn al in de massa van vorig jaar in de
steekproef betrokken.
De graden bevatten de volgende volgens ons niet-bekostigingsrelevante records:
•
Opleidingsfase
•
D = Propedeuse bachelor
•
P = Propedeuse
•
T = Tussentijds doctoraal examen
De vraag is dus of we ons steekproefprogramma los laten op een ongewijzigde OBO en dus
alle records (inclusief niet bekostigingsrelevante) trekkingskans hebben. Of dat we dus
eerst de OBO ‘schonen’ voor bovengenoemde niet-bekostigingsrelevante records. Het
Onderwijscontroleprotocol lijkt uit te gaan van het schonen van bovengenoemde nietbekostigingsrelevante records.
Reactie IvhO:
Ten aanzien van de inschrijvingen richt het onderzoek zich op inschrijvingen van studenten
in de peilperiode (conform het OCP), dus inderdaad niet op de extraneus en niet op de
inschrijvingen buiten de peilperiode.
Ten aanzien van de graden richt het onderzoek zich op graden van studenten in de
peilperiode (bachelor, master en AD).
Het is dus inderdaad nodig om de bestanden eerst te schonen, voordat het aantal records
beschikbaar is, ten behoeve van de werkzaamheden van de accountant zoals opgenomen
in het OCP.
9. Gelet op de vorige vraag kan er nog een verschil van interpretatie zitten in wat te doen met
de inschrijvingen per 1 september 2012. Onze interpretatie is dat die niet uitgefilterd
moeten worden (ook al zaten ze in de populatie van vorig jaar), omdat deze studenten ook
gedurende de peilperiode 1 oktober 2012 tot 2 oktober 2013 ingeschreven waren.
In het voorbeeld zou dat betekenen dat we steken op een dubbel aantal studenten ten
opzichte van het werkelijke aantal studenten dat op de universiteit rond loopt. Wat heeft
jullie voorkeur? Inschrijvingen per 1 september 2012 er uit laten of meenemen in de
steekproef.
Reactie IvhO:
In het controleprotocol staat dat de controle zich richt op inschrijvingen van studenten in
de peilperiode. Na de wetswijziging is de periode: 2 oktober 2012 tot en met 1 oktober
2013.
10. In het Onderwijscontroleprotocol is opgenomen dat we zowel voor de inschrijvingen als
graden de velden “Verblijfsdocumentgegevens” en “Nationaliteitsgegevens” (bij ontbreken
GBA-relatie) moeten onderzoeken.
In tegenstelling tot de overige genoemde velden komen deze velden in de OBO echter niet
voor. Wel bestaat er een tabel “Verblijfsvergunningsgegevens” en een tabel
“Nationaliteitsgegevens”. Deze tabellen bevatten vervolgens echter eveneens weer diverse
velden. Voor nationaliteitsgegevens is dit burgerservicenummer, onderwijsnummer,
begindatum, einddatum, nationaliteitscode en omschrijving nationaliteit.
Kan de Inspectie nader toelichten wat wordt verstaan onder de niet bestaande velden
“verblijfsdocumentgegevens” en “nationaliteitsgegevens”?
Indien het de bedoeling is dat de hiervoor genoemde tabellen worden onderzocht kan dan
worden aangegeven welke velden binnen deze tabellen dienen te worden onderzocht?
Reactie IvhO:
Nuttige informatie t.a.v. de OBO is te vinden in bijlage 6 (vanaf blz. 133) in het PvE :
http://www.ibgroep.nl/zakelijk/ho/BRON_HO_Nieuw/informatieve_documenten/programma_van
_eisen.asp
Relevante velden zijn:
Indicatie GBA relatie (record persoon)
Nationaliteitscode (record nationaliteit) (bij ontbreken GBA relatie)
Omschrijving Nationaliteit (record nationaliteit) (bij ontbreken GBA relatie)
Verblijfstitelcode (record verblijfstitel)
Omschrijving verblijfstitel (record verblijfstitel)
Type verblijfsvergunning (record verblijfsvergunning)
4
Omschrijving verblijfsvergunning (record verblijfsvergunning)
Er is een landelijke tabel NATIONALITEIT en een landelijke tabel VERBLIJFSRECHT, ten
aanzien van de betekenis van de gebruikte codes.
Sectoren PO / VO / MBO
11. Waar staat in de regeling lerarenbeurs voor scholing en zij-instroom 2009-2011 dat de
accountant moet controleren of het studieverlof is verleend aan de leraar die de
lerarenbeurs ontvangt, dit staat nu alleen in de toelichting van de wijzigingsregeling
Reactie IvhO:
De werkzaamheden die in de toelichting van deze wijzigingsregeling staan zijn niet
opgenomen in het OCP 2013 en worden daarom niet van de instellingsaccountant
gevraagd.
In het FR kader 2013 is vooruitlopend op de wijziging van de regeling de volgende
opmerking over opgenomen:
“Op moment van vaststellen van het OCP OCW/EZ 2013 is artikel 18a nog van toepassing.
Er wordt echter nog een wijziging op de Regeling lerarenbeurs voor scholing en zijinstroom 2009-2011 verwacht, waarin met terugwerkende kracht artikel 18a vervalt.
Indien dit inderdaad van kracht wordt dan maakt artikel 18a geen onderdeel meer uit van
het FR kader voor 2013”.
Verder heeft de Inspectie aan de Directie Leraren aangegeven dat de opmerking in de
toelichting t.a.v. de werkzaamheden voor de accountant niet passen in het
verantwoordingsmodel en de USK uitgangspunten. Er is momenteel nog contact met de
Directie Leraren om te kijken of dit alsnog gewijzigd kan worden voor het jaar 2014.
Alle onderwijssectoren
12. Hoe kan de omvangsbasis bij de WNT in geld worden uitgedrukt (Tot. Personele lasten met
een maximum van € 500.000) terwijl het om aantallen gaat?
Reactie IvhO:
De controletolerantie is bedoeld om te helpen bij de werkzaamheden van de accountant
m.b.t. het ‘vinden van de interimmers. Vervolgens moeten alle gevonden interimmers
worden gerapporteerd. (NB ten aanzien van het te hanteren normen kader verwijzen wij
voor de recente ontwikkelingen en aanpassingen naar de website www.topinkomens.nl )
13. Ten aanzien van de volledigheid en juistheid van de opgenomen kosten per persoon/functie
geldt bij de WNT een controletolerantie van 3%. (omvangsbasis = €228.599 = €6.857).
Waarom wordt een minimum van € 3.000 gesteld. Wat is hiervan de reden?
Reactie IvhO:
Bij toezichthoudende functionarissen zou het bedrag lager dan € 3.000 kunnen zijn.
5
Heeft u de vragen- en antwoordenrubriek nog niet per email ontvangen en wilt u dit graag dan
kunt u zich hiervoor aanmelden bij Frank Scheltinga, email [email protected]
6

Download Report