Indeling administratie - Moneywood Administraties

Borgerstraat 98
1053 PW Amsterdam
Tel 020 - 616 56 83
Email: [email protected]
www.moneywood.nl
Aanwijzingen omtrent het ordenen en bewaren van uw financiële administratie
voor ondernemers.
Per jaar 1 ordner – 10 tabbladen. Als de administratie te groot wordt voor één ordner kunnen
onderdelen in aparte ordners ondergebracht worden, te beginnen met kas-bank-giro.
Indeling van de tabbladen:
1. Dit betreft alléén de financiële correspondentie tussen u en mij.
2. Omzetbelasting: kopieën van aangiften en aanslagen, berekeningen en/of
computeruitdraaien. Ingeval er loonheffing aangegeven moet worden komen hier ook de
kopieën van de aangiften loonbelasting.
3. Jaarstukken: de jaarrekening van vorig jaar of eventueel de beginbalans. Verder de
stukken die betrekking hebben op de aangifte inkomstenbelasting (jaaropgaven, giften,
buitengewone lasten, enz.) Ook de (voorlopige) aanslagen inkomstenbelasting,
zorgverzekeringwet en de beschikking zorgverzekeringwet. Voor BV’s: daarnaast ook
vennootschapsbelasting.
4. Memoriaal: alle financiële transacties die niet via kas-bank-giro gaan. Bijvoorbeeld:
afschrijvingen, nog te betalen/ontvangen bedragen, voorraadopname, voor privé uit
voorraad genomen goederen, uit privé betaalde kosten, cataloguswaarde van de auto,
verreden zakelijke kilometers, enz.
5. Crediteuren: ontvangen facturen die nog niet voldaan zijn – met name aan het eind van
het jaar.
6. Debiteuren: alle verzonden facturen.
7. Uit privé betaalde kosten: heeft u kosten van een privérekening betaald? Hier de bonnen
opbergen met de betreffende afschriften.
8. Zakelijke spaarrekening: de afschriften en/of het jaaroverzicht van de bank
9. Bank: alle afschriften en bijlagen van de zakelijke girorekening – van achteren naar voren
genummerd. Achter elk afschrift de bijlagen, de bonnen, facturen, enz..
10. Kas: per maand een kasblad met daarachter de bonnen, kwitanties, enz. Ook van achter
naar voren ingedeeld, dus januari achteraan.
Voor elk bedrijf kunnen aanpassingen gemaakt worden. Deze ordner(s) blijft (blijven) in
principe in mijn kantoor tot de jaarrekening opgesteld is. Het kan zijn dat ik de ordner nog wil
hebben bij het opstellen van de volgende jaarrekening, zodat ik terug kan bladeren. Daarna
kan de ordner terug naar u en daar bewaard worden.
Voor losse bijlagen, enveloppen, plastic mapjes etc. naast de ordner, kan ik geen
verantwoordelijkheid nemen. Alles zal zo aangeleverd moeten worden dat het in een (of
meer) ordner(s) opgeborgen kan worden.
UW ADMINISTRATIE DIENT U 7 JAAR TE BEWAREN!
Vermeld duidelijk de bedrijfsnaam op de ordner en het lopende jaar (dit laatste kan met
potlood zodat het uitgegumd kan worden).
NB! Naast deze “financiële” ordner is het handig om een tweede ordner aan te leggen met
overige zakelijke bescheiden: contracten, correspondentie, inschrijvingen, licenties,
garantiebewijzen, publiciteitsovereenkomsten, leningovereenkomsten, e.d.

Download Report