notulen 2014 - Dorpsfeesten

Notulen jaarvergadering VVV 18 februari 2014
Aanwezig: Louw Walda, Ineke Walda, Riekje Drijver, Koen Hogenes, Zus Rozema, Sietse Jonker, de
heer en mevrouw Bruining, Harrie Bruining, Trudie, Rita Ritskes, Marike v/d Molen, Anna Martha
Brandsma, Herman Veenstra, Dennis Dijkstra, Erik van der Let, Hindrik Kooistra en Nynke Jensma Dijkstra.
1. Opening
Herman heet iedereen welkom.
2. Ingekomen stukken
Overeenkomst muziek vrijdag, zaterdag en zondag
Overeenkomst van Kammen
Overeenkomst toiletwagenverhuur
Aanvraag overeenkomst Drank en Horecawet
Aanvraag overeenkomst Evenementenvergunning
Overeenkomst Kooistra te Leeuwarden (zweef)
Overeenkomst Arjaans te Ryperkerk (schiettent)
Overeenkomst Patatkraam Van der Laan te Drachten
Dorpsfeest 2014 flyer van het VVV
3. Notulen jaarvergadering 2013
Notulen staan ter inzage op de website. Er zijn geen op of aanmerkingen over.
4. Financieel verslag van de penningmeester
Dennis deelt het financieel verslag uit en laat de presentielijst rond gaan.
In 2014 heeft de VVV een klein ingecalculeerd verlies gedraaid van €247,00. Dit is volgens
plan, als ook genoemd in de notulen van het jaarverslag 2103.
Dennis loopt het verslag punt voor punt kort door. Bij punt 4 staat een korte toelicht. Ook
het financieel verslag is terug te lezen op de website van het VVV.
Zus Rozema vindt het bedrag bij punt 10 attenties relatief hoog. Dit betreft bloemen,
munten, kleine presentjes voor de vrijwilligers die helpen tijden het Dorpsfeest. In 2013 is uit
deze pot ook een rouwadvertentie voor Nanne Nicolai betaald.
5. Begroting
De begroting wordt aan alle aanwezigen uitgereikt. Zowel Harry Bruining als Zus Rozema
merkt op dat de opbrengst uit entree dit jaar hoger wordt begroot. Herman Veenstra geeft
aan dat de prijzen op met name de vrijdag vorig jaar bewust heel laag zijn gehouden; dit jaar
zullen die weer ‘normaal’ zijn. Marike van der Molen licht toe, dat er vorig jaar op vrijdag
een gezellig familieavond is georganiseerd met eerst een vroege activiteit en daarna de band.
Om van de vrijdag weer een ouderwetse familieavond te maken, pasten daar in de ogen van
het bestuur hele laagdrempelige toegangsprijzen bij.
Zus Rozema vraagt zich af of de verwachtingen die het VVV heeft bij het Dorpsfeest in de
afgelopen vijf jaar zijn waargemaakt. Ja, geeft Herman Veenstra aan. De bezoekers zijn meest
dorpsgenoten en weinig mensen van buiten de dorpen. Het bezoekers aantal ligt ieder jaar
rond hetzelfde aantal.
6. Verslag kascommissie en benoeming nieuw lid
Rita Ritskes vertelt dat de kas er keurig uitziet. Dit wordt gevolgd door applaus.
Andert Bootsma heeft zich afgemeld voor de vergadering en treedt af. Harrie Bruining treedt
toe tot de kascommissie. Er meldt zich geen nieuw reservelid voor de kascontrole. VVV gaat
op zoek.
7. Bestuursverkiezing
Marike van der Molen treedt af en is niet herkiesbaar. Wel blijft zij zich als vrijwilliger tijdens
de voorbereiding van het feest in zetten. Er hebben zich geen nieuwe kandidaten gemeld.
Marike wordt door Herman bedankt voor haar inzet en voor alles wat het bestuur van haar
heeft kunnen leren in de afgelopen jaren.
8. Brainstormsessie: wat ios er nodig en kan er geboden worden om he tVVV en daarmee het
Dorpsfeest voor de drie dorpen te behouden?
Herman schetst de toekomst van het VVV zoals die er op dit moment uitziet.
Er zijn op dit moment zeven bestuursleden
Marike treedt af, dat betekent dat er nog zes bestuursleden zijn. In 2015 treedt Dennis af,
dat vijf en in 2016 zullen Herman en Anna Martha niet herkiesbaar zijn. Dat betekent dat er
in 2016 nog drie bestuursleden zullen zijn (mits deze personen tot die tijd blijven zitten) en
dat het daarmee bijna onmogelijk wordt een Dorpsfeest te organiseren. Daarnaast is het
aantal vrijwilligers in 2013 ineens heel sterk gedaald. Veel mensen zegde n op het laatste
moment af. Zonder vrijwilligers is er geen Dorpsfeest mogelijk. Het bestuur ziet als
toekomstig beleid voor zich, dat een bestuurslid een bepaald onderdeel voor zijn/ haar
rekening neemt. Hij/ zij zoekt vrijwilligers die dit onderdeel met hen organiseert. Dat lukt nu
slechts ten dele. Voordeel van dit model is, dat je met minder bestuursleden toe kunt.
Er worden verschillende suggesties gedaan:
- Er is een grote, hechte groep ‘jongeren’ (tussen de 20 en de 30 jaar oud) Willen die niets
doen? Zij zijn niet vertegenwoordigd.
- Zou je ook terug kunnen in dagen? Bijvoorbeeld twee ipv drie dagen?
- Of een dorpsfeest van één dag georganiseerd vanuit het Dorpshuis. Vraag is wel of het
de moeite loont om voor één dag een heel Dorpsfeest op te tuigen
- Ook wordt er aangegeven dat het steeds vaker gebeurt, dat er iets georganiseerd wordt
en dat er vervolgens niemand op komt dagen
Feit is dat het Dorpsfeest van én voor iedereen uit de drie dorpen is. Het klink allemaal erg
dramatisch, maar dat is het feitelijk ook. Over drie jaar zijn wij niet meer in staat een
Dorpsfeest te organiseren. Herman roept de aanwezigen op om het erover te hebben, en zo
met z’n allen hopelijk meer mensen te enthousiasmeren voor een rol als bestuurslid van het
VVV of als vrijwilliger tijdens het Dorpsfeest.
9. Toelichting programma
Anna Martha geeft een toelichting op het programma voor 2014. Het feest begint dit jaar op
vrijdag ipv donderdag. We starten met het schoolfeest, thema WK Voetbal. Om 1600 uur
opent het VVV bestuur het Dorpsfeest 2014. Om 1900 uur begint de kinderdisco en ’s avonds
speelt de band District 7.
Op zaterdag starten om 1030 uur zowel de Bullemolencross, als een mini bulle voor de kids
als het jeugdkaatsen. Aansluitend is er de matinee. ’s Middags is er een volleybaltoernooi en
’s avonds een optreden van de Kofferband.
Zondags is er kaatsen en zal er tijdens een gezellige familieochtend koffie met taart zijn. De
taarten worden dit jaar door de dorpsgenoten gebakken. Aansluitend is er een ‘pearkebingo’
voor senioren met junioren. ’s Middags zijn er de variospelen, gaan we vlaggen versieren met
de kinderen en zullen Auke en Ellen weer optreden.
10. Rondvraag
Ineke Walda vraagt of de prijs van de consumptiemunten ook in 2014 €1,50 zal zijn. Het
antwoord hierop is ‘nee’ Door accijnsverhogingen zijn de prijzen bij Heineken gestegen en zal
de nieuwe prijs €1,60 per munt worden.
Blijft men bier in plastic bekers schenken? Ja, dit wordt verplicht gesteld bij het verlenen van
een evenementen vergunning. En, geeft het bestuur aan, we organiseren het feest ook voor
kinderen. Het wordt veel te gevaarlijk als je eerst steeds overal glas zou moeten opruimen.
Koen Hogenes vindt de Buorren een heel lange straat om ineens te benaderen voor het
versieren van de straat. Het bestuur heeft hier ook over nagedacht en Marike heeft hier
reeds actie op uit gezet. In feite geldt dit ook voor Oan é dyk, echter is Snakkerburen tijdens
deze jaarvergadering niet vertegenwoordigt. Marike en Koen zullen nog contact over dit
onderwerp hebben.
Er wordt nog kort gesproken over een poort op de Buorren, zodat je echt het gevoel krijgt
dat je een dorp met een dorpsfeest binnen rijd. Hier moeten vergunningen voor worden
aangevraagd, het bestuur zal kijken of er nog mogelijkheden zijn.
11. Sluiting
Herman sluit om 21.00 uur de vergadering en bedankt iedereen voor zijn komst.

Download Report