ARIS proceshandboek Verstrekken gelden aan studenten

ARIS proceshandboek
Verstrekken gelden aan studenten
Versie:
3
Status:
Productie
Datum:
17-04-2014
Pagina:
1 van 14
Verstrekken gelden aan studenten
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
27-03-2014
AC
Else Schot (Studenten Services)
07-02-2013
AC
21-03-2012
AC
Onderhouden
procesbeschrijving
Uitdraaien nieuw
proceshandboek
Verwerken reacties
20-03-2012
AC
Verwerken reacties
08-03-2012
AC
18-01-2012
AC
14-03-2011
AC
07-02-2011
AC
18-11-2010
AC
Verwerken bespreking
proceseigenaar
Verwerken bespreking
proceseigenaar
Vaststellen
procesbeschrijving
Verwerken
opmerkingen
Controllersoverleg
Vastleggen besproken
processen
Procesbeschrijving
onderhouden
Nieuw proceshandboek
uitgedraaid
Versie ter accordering
proceseigenaar
Versie ter reactie
proceseigenaar
Versie ter reactie
proceseigenaar
Bespreken aangepaste
versie handboek
Handboek vastgesteld
Geselecteerd model:
In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 17-04-2014
N.v.t.
Else Schot (Studenten Services) en
Gsus Flores Monteverde
Else Schot (Studenten Services) en
Gsus Flores Monteverde
Else Schot (Studenten Services)
Else Schot (Studenten Services)
Chris Schut (AC) en Arne Brentjes
(Concern Control)
Andrea Demmendaal (Concern Control)
Peter Klaver (UB) en Else Schot
(Studenten Services)
Verstrekken gelden aan studenten
Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel
management\Verstrekken gelden aan studenten
Pagina 2 van 14
Handboek akkoord
voor vaststellen
Concern Control
Akkoord
proceseigenaar
Verstrekken gelden aan studenten
Inhoudsopgave
1.
PROCES: VERSTREKKEN GELDEN AAN STUDENTEN ............................................................................ 4
1.1
2.
PROCES: ACCORDEREN VERSTREKKEN GELDEN ................................................................................. 6
2.1
3.
PROCESKETEN: ACCORDEREN VERSTREKKEN GELDEN ................................................................................... 7
PROCES: AANMAKEN BETAALOPDRACHT .............................................................................................. 9
3.1
4.
PROCESKETEN: VERSTREKKEN GELDEN AAN STUDENTEN ............................................................................... 5
PROCESKETEN: AANMAKEN BETAALOPDRACHT ............................................................................................ 10
PROCES: AANVRAGEN CASH CARD ....................................................................................................... 12
4.1
PROCESKETEN: AANVRAGEN CASH CARD.................................................................................................... 13
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Pagina 3 van 14
Verstrekken gelden aan studenten
1.
Proces: Verstrekken gelden aan studenten
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Financieel management
• Uitstaande en aangetrokken gelden
Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de kosten van het eerste verblijf
van (internationale) studenten en de overige kosten van studenten in de vorm van
beurzen kunnen worden opgevangen.
Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun.
Regeling verschillende fondsen:
Amsterdam Merit Scholarships
Huygensbeurzen
BIS (of UvA) beurzen
ISEP beurzen
Erasmus
Erasmus Mundus
Noodfonds
Afstudeerfonds
Bestuursbeurzen
De Studentendecanen, Casuscommissie Studentendecanen of
Noodfondscommissie zorgen ervoor dat:
- aanvragen voor financiële steun worden beoordeeld, inclusief juridische toetsing
- aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen.
De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat:
- aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen
- geld ter beschikking komt aan de student als gift
- het fonds waar de gift als subsidie geboekt moet worden doorgeven aan de
medewerker Grootboekadministratie
- opdracht aan de medewerker Crediteurenadministratie wordt gegeven tot
eenmalige of doorlopende betaling aan de student.
De medewerker Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat:
- de student door middel van een eenmalige of doorlopende periodieke
boekingsopdracht wordt betaald.
Triggers
Afbakening
Prestatie-maatstaf
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Datum opgeslagen: 17-04-2014
De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
- gelden ten laste van het juiste fonds worden geboekt.
* aanvraag van financiële steun
* betalingsachterstand
Aanvraag van financiële steun tot en met het ter beschikking stellen van gelden.
[email protected]
Apr 9, 2014 8:52:38 AM
rkieft1
Pagina 4 van 14
Verstrekken gelden aan studenten
1.1
Procesketen: Verstrekken gelden aan studenten
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Pagina 5 van 14
Accorderen verstrekken gelden
2.
Proces: Accorderen verstrekken gelden
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 17-04-2014
• Verstrekken gelden aan studenten
Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat aanvragen voor financiële steun
worden beoordeeld om te worden goedgekeurd of afgewezen.
Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun.
Regeling verschillende fondsen:
Amsterdam Merit Scholarships
Huygensbeurzen
BIS (of UvA) beurzen
ISEP beurzen
Erasmus
Erasmus Mundus
Noodfonds
Afstudeerfonds
Bestuursbeurzen
De Studentendecanen, Casuscommissie Studentendecanen of
Noodfondscommissie zorgen ervoor dat:
- aanvragen voor financiële steun worden beoordeeld, inclusief juridische toetsing
- aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen.
* aanvraag van financiële steun
* betalingsachterstand
Aanvraag van financiële steun tot en met het goedkeuren of afwijzen van
aanvragen.
[email protected]
Apr 9, 2014 8:52:39 AM
rkieft1
Productie
Pagina 6 van 14
Accorderen verstrekken gelden
2.1
Procesketen: Accorderen verstrekken gelden
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Pagina 7 van 14
Accorderen verstrekken gelden
Korte uitleg per processtap van proces: Accorderen verstrekken gelden
Processtappen / objecten
1
Afspraak maken met
studentendecaan
2
In behandeling nemen van de
aanvraag
3
Beoordelen aanvraag
4
Accorderen aanvraag
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Beschrijving / doel
In geval van acute financiële nood is er voor studenten een universitair noodfonds
beschikbaar.
Om een beroep te kunnen doen op het Noodfonds kunnen studenten via het Service &
Informatiecentrum een afspraak maken met een studentendecaan:
Studenten Services,
afdeling Studentendecanen UvA,
Binnengasthuisstraat 9,
1012 ZA Amsterdam,
Tel: 020-525 8080.
Wanneer een aanvraag om financiële steun vanuit het Noodfonds wordt gedaan of een
studentendecaan aan de hand van gegevens van de faculteiten financiële steun aan studenten
beoordeelt, wordt gecontroleerd of het verstrekken van een gift is geoorloofd. Het verzoek
wordt uitgeschreven op een formulier Noodfonds of een lijst als het internationale beurzen
betreft, en door twee studentendecanen ondertekend. Het kan ook zijn dat meerdere aanvragen
door de Studentendecanen op een verzamellijst worden vastgelegd.
De studentendecaan, Casuscommissie Studentendecanen of de Noodfondscommissie
beoordelen de aanvraag om te zien of steun kan worden gegeven en of aan de voorwaarden
van een fonds wordt voldaan.
De studentendecaan, Casuscommissie Studentendecanen of de Noodfondscommissie zetten
hun handtekening voor akkoord. Voor het Noodfonds op het zogenaamde giftformulier.
Pagina 8 van 14
Aanmaken betaalopdracht
3.
Proces: Aanmaken betaalopdracht
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 17-04-2014
• Verstrekken gelden aan studenten
Het doel van dit proces is om aanvragen voor financiële steun te behandelen,
zodat gelden ter beschikking komen aan studenten als gift.
Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun.
Regeling verschillende fondsen:
Amsterdam Merit Scholarships
Huygensbeurzen
BIS (of UvA) beurzen
ISEP beurzen
Erasmus
Erasmus Mundus
Noodfonds
Afstudeerfonds
Bestuursbeurzen
De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat:
- aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen
- opdracht aan de medewerker Crediteurenadministratie wordt gegeven tot
eenmalige of doorlopende betaling aan de student.
De medewerker Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat:
- de student door middel van een eenmalige of doorlopende periodieke
boekingsopdracht wordt betaald.
* geaccordeerde aanvragen van financiële steun
Van geaccordeerde aanvragen van financiële steun tot en met het verwerken en
opdragen van de wijze van honoreren van de aanvragen.
[email protected]
Apr 9, 2014 2:22:38 PM
rkieft1
Productie
Pagina 9 van 14
Aanmaken betaalopdracht
3.1
Procesketen: Aanmaken betaalopdracht
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Pagina 10 van 14
Aanmaken betaalopdracht
Korte uitleg per processtap van proces: Aanmaken betaalopdracht
Processtappen / objecten
1
Controleren aanvraagformulier
2
3
Verzenden kopie formulier of email aan de student
Lezen formulier of e-mail
4
Uitschrijven en ondertekenen
betaalopdracht
5
Aanleveren lijst aan
Immigration/StS
Beoordelen noodgeval
Beoordelen doorlopende of
eenmalige betaalopdracht
6
7
8
9
10
11
Invullen doorlopende
betaalopdracht
Invullen eenmalige
betaalopdracht
Verzenden betaalopdracht en
formulier of lijst
15
Ontvangen getekende
betaalopdracht en formulier of
lijst
Overboeken gift naar de
rekening van de student
Ontvangen geld op zijn
rekening
Ontvangen e-mail verwerking
overboekingen
Boeken verstrekte giften
16
Controleren geïnde bedragen
12
13
14
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Beschrijving / doel
Een gemandateerde medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt aan de hand van
de voorwaarden de aanvraag om te zien of steun kan worden verleend en accordeert eventueel
het aanvraagformulier.
De medewerker Administratie Studenten Services verzendt een kopie (doorslag) van het
aanvraagformulier voor het Noodfonds of een e-mail voor een ander fonds aan de student.
De student leest het copie aanvraagformulier voor het Noodfonds of de e-mail voor een ander
fonds.
De medewerker Administratie Studenten Services kan op basis van het ondertekende
aanvraagformulier of de lijst het GWK verzoeken om een cash card op naam van de student
uit te geven.
De medewerker Administratie Studenten Services levert een lijst aan Immigration/StS aan.
Immigration/StS stuurt daarop een e-mail aan de student.
De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt of het om een noodgeval gaat.
De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt welk formulier betaalopdracht
zal worden gebruikt. Voor de eerste maand wordt het formulier eenmalige betaalopdracht
gebruikt. Voor de doorlopende betaalopdrachten wordt een formulier doorlopende boeking
gebruikt.
De medewerker Administratie Studenten Services vult een doorlopende betaalopdracht in.
De medewerker Administratie Studenten Services vult een
eenmalige betaalopdracht in.
De meeste giften aan studenten gaan via de normale betaalprocedure.
De medewerker Administratie Studenten Services scant en verzendt de getekende
betaalopdracht en het formulier of de lijst naar de medewerker Crediteurenadministratie van
het AC, die de gift overboekt naar de rekening van de student.
De medewerker Crediteurenadministratie ontvangt de getekende betaalopdracht en het
formulier of de lijst.
De medewerker Crediteurenadministratie boekt de gift over naar de rekening van de student.
De student ontvangt het geld op zijn rekening.
De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt van
de medewerker Crediteurenadministratie een e-mail van de verwerking van de overboekingen.
De medewerker Grootboekadministratie verwerkt de verstrekte gift in de financiële
administratie. Hiertoe wordt op basis van de gegevens uit het mr payout-systeem van het
GWK het geïncasseerde bedrag naar het bijbehorende budgetnummer geboekt. Alle beurzen
hebben hun eigen WBS-element.
De budgethouder controleert de geïnde bedragen in het betaalsysteeem.
Pagina 11 van 14
Aanvragen cash card
4.
Proces: Aanvragen cash card
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 17-04-2014
• Verstrekken gelden aan studenten
Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de kosten van het eerste verblijf
van internationale studenten kunnen worden opgevangen.
Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun.
Regeling verschillende fondsen:
Amsterdam Merit Scholarships
Huygensbeurzen
BIS (of UvA) beurzen
ISEP beurzen
Erasmus Mundus
Noodfonds
De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat:
- aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen
- geld ter beschikking komt aan de student als gift
- aan de medewerker Grootboekadministratie wordt doorgegeven waar de gift als
subsidie geboekt moet worden.
De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
- gelden ten laste van het juiste fonds worden geboekt.
* geaccordeerde aanvragen van financiële steun
Van geaccordeerde aanvragen van financiële steun tot en met het verwerken en
opdragen van de wijze van honoreren van de aanvragen.
[email protected]
Apr 9, 2014 2:22:38 PM
rkieft1
Productie
Pagina 12 van 14
Aanvragen cash card
4.1
Procesketen: Aanvragen cash card
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Pagina 13 van 14
Aanvragen cash card
Korte uitleg per processtap van proces: Aanvragen cash card
Processtappen / objecten
1
Beoordelen direct geld nodig
2
Invullen en verzenden opdracht
tot uitbetaling cash card
3
Ophalen geld bij GWK
4
Ontvangen betaalopdracht cash
card
Verwerken opdracht tot uitgifte
cash card
Uitgeven cash card aan de
student
Ophalen cash card
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Versturen e-mail uitgegeven
cash card
Incasseren kosten cash card
Innen gift
Verzenden EBS-specificatie
Ontvangen e-mail levering cash
card
Ontvangen EBS-specificatie StS
Controleren geïnde bedragen
met overzicht uitgegeven cash
cards
Boeken verstrekte giften
Datum opgeslagen: 17-04-2014
Beschrijving / doel
De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt, (op advies van de
studentendecaan), of de student direct geld nodig heeft.
Als de gang via het AC te lang duurt (het gaat hier soms om echte noodgevallen), dan wordt
door de medewerker Administratie Studenten Services een betaalopdacht tot een cash card bij
het GWK gemaakt. De betaalopdracht wordt getekend en in het systeem mr payout van het
GWK ingevoerd. Het verwerken van de levering wordt ook aan de medewerker
Grootboekadministratie van het AC doorgegeven. Deze methode wordt ook gebruikt bij de
eerste maandbetaling van internationale studenten die nog geen Nederlandse bankrekening
hebben.
De student kan zich met de e-mail van StudentenServices voor het Noodfonds of een ander
fonds melden en geld ophalen op het GWK-kantoor aan de Oostzijde van station Amsterdam
Centraal of op Schiphol. In hoogst uitzonderlijke gevallen - bijvoorbeeld bij verlies of diefstal
van paspoort - pint de medewerker Administratie Studenten Services geld voor de student bij
een bank.
Het GWK geeft op basis van de ontvangen opdracht tot uitgifte een cash card uit aan de
student.
Het GWK verwerkt de opdracht tot uitgifte van de cash card.
Het GWK geeft de cash card uit aan de student.
De student haalt de cash card op bij het GWK. Hij moet zich daarvoor door middel van een
paspoort identificeren en tekenen voor ontvangst van de cash card. Het GWK tekent voor de
uitgifte en het bedrag.
Het GWK verstuurt een e-mail van de uitgegeven cash cards aan de medewerker
Grootboekadministratie met c.c. aan de medewerker Administratie Studenten Services.
Het GWK incasseert de waarden van de cash card van de UvA bankrekening.
De student int de gift.
Het GWK stuurt een e-mail met B2B-report over de EBS-specificatie aan de medewerker
Administratie Studentenservices en de medewerker Grootboekadministratie.
De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt een e-mail over het leveren van de
cash card aan de student.
De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt de EBS-specificatie.
De medewerker Administratie Studentenservices controleert de geïnde bedragen met het
overzicht uitgegeven cash cards.
De medewerker Grootboekadministratie verwerkt de verstrekte gift in de financiële
administratie. Hiertoe wordt op basis van de gegevens uit het mr payout-systeem van het
GWK het geïncasseerde bedrag naar het bijbehorende budgetnummer geboekt. Alle beurzen
hebben hun eigen WBS-element.
Pagina 14 van 14

Download Report