ARIS proceshandboek Verstrekken gelden aan studenten Versie: 3 Status: Productie Datum: 17-04-2014 Pagina: 1 van 14 Verstrekken gelden aan studenten Documenthistorie Datum Eenheid Activiteit Besproken met: Uitkomst 27-03-2014 AC Else Schot (Studenten Services) 07-02-2013 AC 21-03-2012 AC Onderhouden procesbeschrijving Uitdraaien nieuw proceshandboek Verwerken reacties 20-03-2012 AC Verwerken reacties 08-03-2012 AC 18-01-2012 AC 14-03-2011 AC 07-02-2011 AC 18-11-2010 AC Verwerken bespreking proceseigenaar Verwerken bespreking proceseigenaar Vaststellen procesbeschrijving Verwerken opmerkingen Controllersoverleg Vastleggen besproken processen Procesbeschrijving onderhouden Nieuw proceshandboek uitgedraaid Versie ter accordering proceseigenaar Versie ter reactie proceseigenaar Versie ter reactie proceseigenaar Bespreken aangepaste versie handboek Handboek vastgesteld Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur: Datum opgeslagen: 17-04-2014 N.v.t. Else Schot (Studenten Services) en Gsus Flores Monteverde Else Schot (Studenten Services) en Gsus Flores Monteverde Else Schot (Studenten Services) Else Schot (Studenten Services) Chris Schut (AC) en Arne Brentjes (Concern Control) Andrea Demmendaal (Concern Control) Peter Klaver (UB) en Else Schot (Studenten Services) Verstrekken gelden aan studenten Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel management\Verstrekken gelden aan studenten Pagina 2 van 14 Handboek akkoord voor vaststellen Concern Control Akkoord proceseigenaar Verstrekken gelden aan studenten Inhoudsopgave 1. PROCES: VERSTREKKEN GELDEN AAN STUDENTEN ............................................................................ 4 1.1 2. PROCES: ACCORDEREN VERSTREKKEN GELDEN ................................................................................. 6 2.1 3. PROCESKETEN: ACCORDEREN VERSTREKKEN GELDEN ................................................................................... 7 PROCES: AANMAKEN BETAALOPDRACHT .............................................................................................. 9 3.1 4. PROCESKETEN: VERSTREKKEN GELDEN AAN STUDENTEN ............................................................................... 5 PROCESKETEN: AANMAKEN BETAALOPDRACHT ............................................................................................ 10 PROCES: AANVRAGEN CASH CARD ....................................................................................................... 12 4.1 PROCESKETEN: AANVRAGEN CASH CARD.................................................................................................... 13 Datum opgeslagen: 17-04-2014 Pagina 3 van 14 Verstrekken gelden aan studenten 1. Proces: Verstrekken gelden aan studenten Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden • Financieel management • Uitstaande en aangetrokken gelden Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de kosten van het eerste verblijf van (internationale) studenten en de overige kosten van studenten in de vorm van beurzen kunnen worden opgevangen. Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun. Regeling verschillende fondsen: Amsterdam Merit Scholarships Huygensbeurzen BIS (of UvA) beurzen ISEP beurzen Erasmus Erasmus Mundus Noodfonds Afstudeerfonds Bestuursbeurzen De Studentendecanen, Casuscommissie Studentendecanen of Noodfondscommissie zorgen ervoor dat: - aanvragen voor financiële steun worden beoordeeld, inclusief juridische toetsing - aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen. De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat: - aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen - geld ter beschikking komt aan de student als gift - het fonds waar de gift als subsidie geboekt moet worden doorgeven aan de medewerker Grootboekadministratie - opdracht aan de medewerker Crediteurenadministratie wordt gegeven tot eenmalige of doorlopende betaling aan de student. De medewerker Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat: - de student door middel van een eenmalige of doorlopende periodieke boekingsopdracht wordt betaald. Triggers Afbakening Prestatie-maatstaf E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Datum opgeslagen: 17-04-2014 De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat: - gelden ten laste van het juiste fonds worden geboekt. * aanvraag van financiële steun * betalingsachterstand Aanvraag van financiële steun tot en met het ter beschikking stellen van gelden. [email protected] Apr 9, 2014 8:52:38 AM rkieft1 Pagina 4 van 14 Verstrekken gelden aan studenten 1.1 Procesketen: Verstrekken gelden aan studenten Datum opgeslagen: 17-04-2014 Pagina 5 van 14 Accorderen verstrekken gelden 2. Proces: Accorderen verstrekken gelden Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Datum opgeslagen: 17-04-2014 • Verstrekken gelden aan studenten Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat aanvragen voor financiële steun worden beoordeeld om te worden goedgekeurd of afgewezen. Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun. Regeling verschillende fondsen: Amsterdam Merit Scholarships Huygensbeurzen BIS (of UvA) beurzen ISEP beurzen Erasmus Erasmus Mundus Noodfonds Afstudeerfonds Bestuursbeurzen De Studentendecanen, Casuscommissie Studentendecanen of Noodfondscommissie zorgen ervoor dat: - aanvragen voor financiële steun worden beoordeeld, inclusief juridische toetsing - aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen. * aanvraag van financiële steun * betalingsachterstand Aanvraag van financiële steun tot en met het goedkeuren of afwijzen van aanvragen. [email protected] Apr 9, 2014 8:52:39 AM rkieft1 Productie Pagina 6 van 14 Accorderen verstrekken gelden 2.1 Procesketen: Accorderen verstrekken gelden Datum opgeslagen: 17-04-2014 Pagina 7 van 14 Accorderen verstrekken gelden Korte uitleg per processtap van proces: Accorderen verstrekken gelden Processtappen / objecten 1 Afspraak maken met studentendecaan 2 In behandeling nemen van de aanvraag 3 Beoordelen aanvraag 4 Accorderen aanvraag Datum opgeslagen: 17-04-2014 Beschrijving / doel In geval van acute financiële nood is er voor studenten een universitair noodfonds beschikbaar. Om een beroep te kunnen doen op het Noodfonds kunnen studenten via het Service & Informatiecentrum een afspraak maken met een studentendecaan: Studenten Services, afdeling Studentendecanen UvA, Binnengasthuisstraat 9, 1012 ZA Amsterdam, Tel: 020-525 8080. Wanneer een aanvraag om financiële steun vanuit het Noodfonds wordt gedaan of een studentendecaan aan de hand van gegevens van de faculteiten financiële steun aan studenten beoordeelt, wordt gecontroleerd of het verstrekken van een gift is geoorloofd. Het verzoek wordt uitgeschreven op een formulier Noodfonds of een lijst als het internationale beurzen betreft, en door twee studentendecanen ondertekend. Het kan ook zijn dat meerdere aanvragen door de Studentendecanen op een verzamellijst worden vastgelegd. De studentendecaan, Casuscommissie Studentendecanen of de Noodfondscommissie beoordelen de aanvraag om te zien of steun kan worden gegeven en of aan de voorwaarden van een fonds wordt voldaan. De studentendecaan, Casuscommissie Studentendecanen of de Noodfondscommissie zetten hun handtekening voor akkoord. Voor het Noodfonds op het zogenaamde giftformulier. Pagina 8 van 14 Aanmaken betaalopdracht 3. Proces: Aanmaken betaalopdracht Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Datum opgeslagen: 17-04-2014 • Verstrekken gelden aan studenten Het doel van dit proces is om aanvragen voor financiële steun te behandelen, zodat gelden ter beschikking komen aan studenten als gift. Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun. Regeling verschillende fondsen: Amsterdam Merit Scholarships Huygensbeurzen BIS (of UvA) beurzen ISEP beurzen Erasmus Erasmus Mundus Noodfonds Afstudeerfonds Bestuursbeurzen De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat: - aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen - opdracht aan de medewerker Crediteurenadministratie wordt gegeven tot eenmalige of doorlopende betaling aan de student. De medewerker Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat: - de student door middel van een eenmalige of doorlopende periodieke boekingsopdracht wordt betaald. * geaccordeerde aanvragen van financiële steun Van geaccordeerde aanvragen van financiële steun tot en met het verwerken en opdragen van de wijze van honoreren van de aanvragen. [email protected] Apr 9, 2014 2:22:38 PM rkieft1 Productie Pagina 9 van 14 Aanmaken betaalopdracht 3.1 Procesketen: Aanmaken betaalopdracht Datum opgeslagen: 17-04-2014 Pagina 10 van 14 Aanmaken betaalopdracht Korte uitleg per processtap van proces: Aanmaken betaalopdracht Processtappen / objecten 1 Controleren aanvraagformulier 2 3 Verzenden kopie formulier of email aan de student Lezen formulier of e-mail 4 Uitschrijven en ondertekenen betaalopdracht 5 Aanleveren lijst aan Immigration/StS Beoordelen noodgeval Beoordelen doorlopende of eenmalige betaalopdracht 6 7 8 9 10 11 Invullen doorlopende betaalopdracht Invullen eenmalige betaalopdracht Verzenden betaalopdracht en formulier of lijst 15 Ontvangen getekende betaalopdracht en formulier of lijst Overboeken gift naar de rekening van de student Ontvangen geld op zijn rekening Ontvangen e-mail verwerking overboekingen Boeken verstrekte giften 16 Controleren geïnde bedragen 12 13 14 Datum opgeslagen: 17-04-2014 Beschrijving / doel Een gemandateerde medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt aan de hand van de voorwaarden de aanvraag om te zien of steun kan worden verleend en accordeert eventueel het aanvraagformulier. De medewerker Administratie Studenten Services verzendt een kopie (doorslag) van het aanvraagformulier voor het Noodfonds of een e-mail voor een ander fonds aan de student. De student leest het copie aanvraagformulier voor het Noodfonds of de e-mail voor een ander fonds. De medewerker Administratie Studenten Services kan op basis van het ondertekende aanvraagformulier of de lijst het GWK verzoeken om een cash card op naam van de student uit te geven. De medewerker Administratie Studenten Services levert een lijst aan Immigration/StS aan. Immigration/StS stuurt daarop een e-mail aan de student. De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt of het om een noodgeval gaat. De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt welk formulier betaalopdracht zal worden gebruikt. Voor de eerste maand wordt het formulier eenmalige betaalopdracht gebruikt. Voor de doorlopende betaalopdrachten wordt een formulier doorlopende boeking gebruikt. De medewerker Administratie Studenten Services vult een doorlopende betaalopdracht in. De medewerker Administratie Studenten Services vult een eenmalige betaalopdracht in. De meeste giften aan studenten gaan via de normale betaalprocedure. De medewerker Administratie Studenten Services scant en verzendt de getekende betaalopdracht en het formulier of de lijst naar de medewerker Crediteurenadministratie van het AC, die de gift overboekt naar de rekening van de student. De medewerker Crediteurenadministratie ontvangt de getekende betaalopdracht en het formulier of de lijst. De medewerker Crediteurenadministratie boekt de gift over naar de rekening van de student. De student ontvangt het geld op zijn rekening. De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt van de medewerker Crediteurenadministratie een e-mail van de verwerking van de overboekingen. De medewerker Grootboekadministratie verwerkt de verstrekte gift in de financiële administratie. Hiertoe wordt op basis van de gegevens uit het mr payout-systeem van het GWK het geïncasseerde bedrag naar het bijbehorende budgetnummer geboekt. Alle beurzen hebben hun eigen WBS-element. De budgethouder controleert de geïnde bedragen in het betaalsysteeem. Pagina 11 van 14 Aanvragen cash card 4. Proces: Aanvragen cash card Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Datum opgeslagen: 17-04-2014 • Verstrekken gelden aan studenten Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de kosten van het eerste verblijf van internationale studenten kunnen worden opgevangen. Directe afhandeling bij iedere aanvraag of lijst aanvragen voor financiële steun. Regeling verschillende fondsen: Amsterdam Merit Scholarships Huygensbeurzen BIS (of UvA) beurzen ISEP beurzen Erasmus Mundus Noodfonds De medewerker Administratie Studenten Services zorgt ervoor dat: - aanvragen voor financiële steun in behandeling worden genomen - geld ter beschikking komt aan de student als gift - aan de medewerker Grootboekadministratie wordt doorgegeven waar de gift als subsidie geboekt moet worden. De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat: - gelden ten laste van het juiste fonds worden geboekt. * geaccordeerde aanvragen van financiële steun Van geaccordeerde aanvragen van financiële steun tot en met het verwerken en opdragen van de wijze van honoreren van de aanvragen. [email protected] Apr 9, 2014 2:22:38 PM rkieft1 Productie Pagina 12 van 14 Aanvragen cash card 4.1 Procesketen: Aanvragen cash card Datum opgeslagen: 17-04-2014 Pagina 13 van 14 Aanvragen cash card Korte uitleg per processtap van proces: Aanvragen cash card Processtappen / objecten 1 Beoordelen direct geld nodig 2 Invullen en verzenden opdracht tot uitbetaling cash card 3 Ophalen geld bij GWK 4 Ontvangen betaalopdracht cash card Verwerken opdracht tot uitgifte cash card Uitgeven cash card aan de student Ophalen cash card 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Versturen e-mail uitgegeven cash card Incasseren kosten cash card Innen gift Verzenden EBS-specificatie Ontvangen e-mail levering cash card Ontvangen EBS-specificatie StS Controleren geïnde bedragen met overzicht uitgegeven cash cards Boeken verstrekte giften Datum opgeslagen: 17-04-2014 Beschrijving / doel De medewerker Administratie Studenten Services beoordeelt, (op advies van de studentendecaan), of de student direct geld nodig heeft. Als de gang via het AC te lang duurt (het gaat hier soms om echte noodgevallen), dan wordt door de medewerker Administratie Studenten Services een betaalopdacht tot een cash card bij het GWK gemaakt. De betaalopdracht wordt getekend en in het systeem mr payout van het GWK ingevoerd. Het verwerken van de levering wordt ook aan de medewerker Grootboekadministratie van het AC doorgegeven. Deze methode wordt ook gebruikt bij de eerste maandbetaling van internationale studenten die nog geen Nederlandse bankrekening hebben. De student kan zich met de e-mail van StudentenServices voor het Noodfonds of een ander fonds melden en geld ophalen op het GWK-kantoor aan de Oostzijde van station Amsterdam Centraal of op Schiphol. In hoogst uitzonderlijke gevallen - bijvoorbeeld bij verlies of diefstal van paspoort - pint de medewerker Administratie Studenten Services geld voor de student bij een bank. Het GWK geeft op basis van de ontvangen opdracht tot uitgifte een cash card uit aan de student. Het GWK verwerkt de opdracht tot uitgifte van de cash card. Het GWK geeft de cash card uit aan de student. De student haalt de cash card op bij het GWK. Hij moet zich daarvoor door middel van een paspoort identificeren en tekenen voor ontvangst van de cash card. Het GWK tekent voor de uitgifte en het bedrag. Het GWK verstuurt een e-mail van de uitgegeven cash cards aan de medewerker Grootboekadministratie met c.c. aan de medewerker Administratie Studenten Services. Het GWK incasseert de waarden van de cash card van de UvA bankrekening. De student int de gift. Het GWK stuurt een e-mail met B2B-report over de EBS-specificatie aan de medewerker Administratie Studentenservices en de medewerker Grootboekadministratie. De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt een e-mail over het leveren van de cash card aan de student. De medewerker Administratie Studenten Services ontvangt de EBS-specificatie. De medewerker Administratie Studentenservices controleert de geïnde bedragen met het overzicht uitgegeven cash cards. De medewerker Grootboekadministratie verwerkt de verstrekte gift in de financiële administratie. Hiertoe wordt op basis van de gegevens uit het mr payout-systeem van het GWK het geïncasseerde bedrag naar het bijbehorende budgetnummer geboekt. Alle beurzen hebben hun eigen WBS-element. Pagina 14 van 14
© Copyright 2025 ExpyDoc