HUISHOUDELIJK REGLEMENT 2014

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
TV DE OOIEVAARS
HANK.
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
Editie 2014.
Artikel 1.
Leden van TV de ooievaars dienen zich overeenkomstig de geldende normen en waarden in
de tenniswereld te gedragen. Deze verplichtingen geldt (gelden) voor de leden onderling
maar ook voor niet-leden en leden van andere verenigingen.
!
Artikel 2.
!
Leden zijn verplicht adreswijzigingen met onmiddellijke ingang bekend te stellen (maken)
bij het secretariaat, inclusief veranderingen van mobiele telefoonnummers en emailadressen.
!
Artikel 3.
!
Leden dienen voor 1 april van het lopende seizoen de contributie te hebben voldaan d.m.v.
een machtiging of overboeking op rekening van de vereniging.
!
Artikel 4.
!
Leden hebben het recht bij alle evenementen van de vereniging aanwezig te zijn m.u.v.
bestuursvergaderingen en bestuursoverleg van de diverse commissies. Leden kunnen op
uitnodiging van het bestuur of de commissies en op eigen verzoek aanwezig zijn op (bij)
vergaderingen en/of bijeenkomsten. Beslissingen over het al dan niet aanwezig mogen zijn
berusten bij het bestuur en de commissies. Nadere omschrijving staat o.a. in de Statuten
van de vereniging.
!
Artikel 5.
!
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door het tijdig (in principe 14
dagen)bekend stellen (maken)van de vergadering d.m.v. een van de moderne media. De
voorzitter of een verzoek van tenminste 3 leden zijn bevoegd tot het bijeenroepen van
een bestuursvergadering. (De voorzitter is bevoegd tot het bijeenroepen van een
vergadering. Een vergadering kan tevens plaatsvinden op verzoek van minimaal 3
leden)Een bestuurvergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter of op verzoek van
tenminste 3 leden)Indien op verzoek van tenminste 3 leden na 28 dagen nog geen
vergadering is belegd, zijn de leden bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen.
!
Artikel 6.
!
Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris
geschiedt door het bestuur en/of door 5 senior leden. Kandidaatstelling door het bestuur
geschiedt , nadat het bestuur zich er van heeft overtuigd, dat de te stellen kandidaat een
eventuele benoeming zal aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt d.m.v.
inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld
van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de
algemene ledenvergadering.
!
Artikel 7.
!
Een besluit van of benoeming door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks
betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering is ongeldig met inachtneming
van hetgeen in de Statuten is vermeld. Een uitzondering op deze regel geldt indien een
zodanig besluit is opgenomen, of een zodanig benoemde is gekozen met tenminste 2/3 van
het geldig uitgebrachte stemmen blanco stemmen daaronder niet begrepen en naar
aanleiding van een voorstel dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen
tenzij het een voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging
betreft.
!
!
Artikel 8.
!
Tijdens de Algemene Ledenvergadering worden alle agendapunten zoals vermeld in de
Statuten behandeld. Aanvullende agendapunten kunnen door tenminste 5 leden voor
verzending van de convocaties schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat. Alle
agendapunten worden vastgelegd in een verslag inclusief de inbreng van bestuur en leden
tijdens de vergadering. Voortgang van de actiepunten wordt bewaakt door de secretaris.
Stemming over personen geschiedt altijd schriftelijk. Over overige zaken kan mondeling of
indien gewenst schriftelijk worden gestemd.
!
Artikel 9.
!
Alle commissies bij TV de Ooievaars hebben een gedelegeerde bevoegdheid en zijn
verantwoording verschuldigd aan het dagelijkse bestuur. Benoeming van commissieleden
geschiedt in overleg met het dagelijks bestuur. De diverse commissies hebben een eigen
verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van de taken die bij de commissie zijn
ondergebracht. Een keer per seizoen neemt een commissielid deel aan een
bestuursvergadering voor evaluatie en toekomstig beleid.
!
Artikel 10.
!
De onderhoudscommissie pleegt in overleg met het 2e lid van het dagelijks bestuur
onderhoud aan de kantine en het park zo vaak als nodig om de vereniging naar binnen en
buiten te kunnen vertegenwoordigen. Het bestuurslid verzorgt de communicatie met de
gemeente m.b.t. groot onderhoud aan het park door de gemeente en afvoer groen. Het 2e
lid van het bestuur coördineert alle betalingen gedaan door de onderhoudscommissie met
de penningmeester. Voor investeringen is vooraf toestemming nodig van het dagelijks
bestuur. Bedragen tot euro 500,= kunnen door het 2e bestuurslid achteraf aan het bestuur
bekend worden gesteld.
!
Artikel 11.
!
Het jeugdbestuur van TV de Ooievaars heeft een zelfstandig mandaat m.b.t. de jeugd.
Tijdens de Algemene ledenvergadering presenteert het jeugdbestuur het beleid voor het
komende jaar en legt verantwoording af aan de leden en het dagelijks bestuur. Het
jeugdbestuur dient vooraf een mandaat te verkrijgen van het dagelijkse bestuur voor het
doen van uitgaven. In overleg met het 3e bestuurslid kunnen bedragen tot euro 500,=
achteraf worden bekend gesteld bij het dagelijks bestuur.
!
Artikel 12.
!
De competitieleider stelt alle leden in staat tijdig een competitieteam op te geven.
Vervolgens verzorgt de competitieleider opgave van de teams bij de KNLTB. Voor aanvang
van de diverse competities reikt de competitieleider de bescheiden uit aan de team
captains en zorgt voor de afdracht van de competitiegelden aan de penningmeester. Indien
nodig worden nieuwe captains tijdig geïnstrueerd. De competitieleider meldt captains en
een reserve per team aan bij de KNLTB voor het digitaal doorgeven van de uitslagen.
Competitieleider stelt teams en namen bekend voor huldiging binnen en buiten de
vereniging.
!
Artikel 13.
!
De kantinecommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de in- en verkopen van de
kantine. Rekeningen worden door de kantinecommissaris betaald van een eigen rekening.
Kantine-inkomsten worden dagelijks gestort bij de bank en verantwoord richting de
penningmeester. Van elk evenement ontvangt de penningmeester binnen 14 dagen een
eindoverzicht. Investeringen vinden in overleg met het dagelijks bestuur plaats. Voor
details wordt verwezen naar het kantinereglement zoals dat in de kantine aanwezig is en
door de gemeente is goedgekeurd. Jaarlijkse update van het kantinereglement is een
gezamenlijke verantwoording van de kantinecommissaris en de voorzitter.
!
!
!
!
Artikel 14.
!
De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het tijdig (eerste kwartaal seizoen)
verzenden van de acceptgiro’s richting de adverteerders. Tijdens een, in onderling overleg,
gekozen toernooi wordt een sponsordag gehouden. De sponsorcommissie informeert alle
sponsoren in een brief over beleid van de commissie inclusief de uitnodiging voor de
sponsordag. Sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het toonbaar houden van de
reclameborden. Indien een contract niet wordt verlengd of een sponsor weigert te betalen
dient het reclamebord tijdig te worden verwijderd, nadat alle mogelijkheden tot behoud
van de sponsor zijn genomen. Verantwoording van de ingekomen gelden vindt plaats in
overleg met de penningmeester.
!
Artikel 15.
!
Voor toegang tot het terrein van de tennisvereniging en toegang tot de kantine worden
door de vereniging toegangspasjes uitgegeven. Uitgifte geschiedt op naam en nummer.
Gebruik van de pasjes wordt door de vereniging geregistreerd en indien nodig voor
evaluatie gebruikt. Eenieder dient toe te zien op het juiste gebruik van de pasjes. Indien
daarvoor aanleiding bestaat dient onjuist gebruik of misbruik te worden gemeld aan de het
1e lid van het bestuur die tevens verantwoordelijk is voor de uitgifte van de
toegangspasjes op naam en inname van verstrekte pasjes van leden of toegangsbevoegden
die geen lid meer zijn of geen toegang meer tot de vereniging hebben. Onjuist gebruik van
de pasjes kan leiden tot het activeren van het alarmsysteem in de kantine, waardoor
diverse functionarissen, inclusief politie en toezichthouders, worden gealarmeerd.
Zorgvuldigheid is in deze gewenst. Volgorde van alarmering is bekend bij het bestuur en
Patrick Schalken, die eventuele wijzigingen doorgeeft aan de meldkamer in Eindhoven.
!
Artikel 16.
!
Leden van de vereniging zijn niet gerechtigd verplichtingen aan te gaan voor de vereniging
zonder uitdrukkelijke toestemming van het dagelijks bestuur.
!
Artikel 17.
!
Vrienden van de Ooievaars is een zelfstandig onderdeel van de vereniging. Doel is een
financiële ondersteuning te leveren bij noodzakelijke relatief kleine projecten. In de
kantine hangt een bord waarop de Vrienden van de Ooievaars zijn vermeld. Leden van
Vrienden van de Ooievaars kunnen financieel te ondersteunen projecten opgeven bij de
verantwoordelijke functionarissen die de verantwoordelijk zijn voor bestuur en beheer van
de Vrienden van de Ooievaars. De kantinecommissaris in samenspraak met het 1e
bestuurslid zijn verantwoordelijk voor de Vrienden van de Ooievaars. Plannen worden ter
informatie voorgelegd aan het bestuur.
Artikel 18.
!
De site van TV de Ooievaars is een verantwoordelijkheid van de het 3e bestuurslid. Hij
verzorgt de site zelfstandig. Alle noodzakelijk, maar niet de privacy gevoelige informatie,
wordt op de site geplaatst. Leden zijn mede verantwoordelijk voor aanlevering van de
juiste informatie om leden en niet-leden op de juiste manier te informeren over TV de
Ooievaars. Leden dienen zorgvuldig om te gaan met codes teneinde onbevoegden geen
toegang tot gevoelige gedeelten van de site te geven.
!
!
!
Artikel 19.
!
Beveiliging van het sportpark van TV de Ooievaars is elektronisch in overleg met een
beveiligingsbedrijf en de politie. Na alarmering worden politie en een van de op de
alarmeringslijst voorkomende leden gewaarschuwd. In principe dient een bestuurslid en de
kantinecommissaris op de alarmeringslijst voor te komen. Tenminste 3, maar bij voorbaat
5, leden staan op de alarmeringslijst om er zeker van te zijn dat er wordt gereageerd op
een alarmering.
!
Artikel 20.
!
Het bestuur is gemandateerd tot het doen van uitgaven tot maximaal euro 5.000,= Voor
bedragen boven euro 5.000,= dient toestemming van de leden te worden gevraagd. Voor
investeringen boven euro 10.000,= dient toestemming te worden verkregen tijdens een
(ingelaste) Algemene Ledenvergadering. Voortgang van investeringsprojecten boven euro
10.000,= dienen op regelmatige basis bekend te worden gesteld bij de leden.
!
Artikel 21.
!
Het kantinereglement voorziet in door wie en aan wie en op welke tijden zwak
alcoholische dranken mogen worden geschonken. Kantinecommissie is verantwoordelijk
voor uitvoering van het kantinereglement. In het begin van elk verenigingsjaar worden
wijzigingen in het reglement doorgevoerd en bekend gesteld aan de gemeente.
Kantinereglement is een verantwoordelijkheid van de voorzitter.
!
Artikel 22.
!
Door privatisering is TV de Ooievaars zelf verantwoordelijk geworden voor onderhoud en
beheer van de vereniging. Eenieder dient hierin een bijdrage te leveren, hetzij door
afkoop van de verplichting (euro 75,= per jaar in 2014), (hetzij door) het draaien van
kantinediensten zoals opgegeven door de kantinecommissaris, (hetzij door) het uitvoeren
van regulier onderhoud aan het sportcomplex en de groenvoorziening. Door zitting te
nemen in een van de door de vereniging georganiseerde toernooien kan vrijstelling van
kantine diensten of onderhoud worden verleend, afhankelijk van het aantal behaalde
punten volgens het Vrijwillig Bijdrage Systeem (VBS).
!
Artikel 23.
!
De vereniging beschikt over 2 laptops. Een voor de toernooiorganisatoren en een voor het
bestuur. In principe is de bestuurslaptop bij de penningmeester. De toernooilaptop bij
Anton de Witt, die zorg draagt voor het up-to-date houden van de laptop.
!
Artikel 24.
!
Alle data van het elektronische toegangsysteem worden vastgelegd. Waarborging van de
privacy is een “must”. Uitlezen van de data is voorbehouden bij uitzonderlijke
omstandigheden, zoals bij calamiteiten of onachtzaamheid van leden. Data zullen nooit ter
beschikking worden gesteld aan derden, tenzij gezagsdragers ( Openbaar Ministerie etc.)
daar om verzoeken.
!
Artikel 25.
!
Op het terrein van de tennisvereniging bevindt zich een kledingcontainer. Op de container
staat een 06-nummer dat kan worden gebeld indien de container vol is. Elk lid dient in
deze zijn verantwoordelijkheid te nemen door zelf te bellen of een van de bestuursleden
te informeren. De kledingcontainer is financieel aantrekkelijk voor de vereniging en zal op
de site van de vereniging worden vermeld.
!
Artikel 26.
!
Afgewerkt frituurvet of olie kan worden gedeponeerd in de vetcontainer. Olie of vet dient
in dichte verpakkingen te worden aangeleverd en niet los in de container te worden
gestort. Elke volle container levert de verenging een leuk bedrag op. Vermelding vindt
plaats op de site.
!
Artikel 27.
!
De nieuw aangeschafte baanverlichting en de schakeling in de kast in de hal is van een
uitstekende kwaliteit waardoor het mogelijk is bij duisternis bij gebruik van 1 baan alleen
de verlichting voor die baan in te schakelen (banen 1 en 2). Juist gebruik kan tot een
aanzienlijke besparing voor de vereniging zorgen.
Artikel 28.
!
Elk lid is verplicht na gebruik van de tennisbanen de banen te vegen, tenzij tijdens een
toernooi of competitie doorlopend gebruik wordt gemaakt van de banen. Indien niet meer
wordt gespeeld op de banen dienen aan het einde van elke partij of dag de banen te
worden geveegd.
!
Artikel 29.
!
De laatste die het tenniscomplex verlaat dient zich ervan te overtuigen dat de
kantinedeuren en het toegangshek goed zijn afgesloten en alle verlichting gedoofd is.
!
Artikel 30.
!
Grof en intimiderend taalgebruik bij de tennisvereniging dient ten alle tijden te worden
vermeden. Misbruik van drank of gebruik van andere geestverruimende middelen op de
vereniging is verboden. Alle leden zien toe op handhaving van een goede orde en netheid
op de vereniging. Misbruik wordt gemeld bij het dagelijks bestuur.
!
Artikel 31.
!
Elk lid is verplicht gebreken of vernielingen te melden aan het bestuur.
!
Artikel 32.
!
Naast de Statuten van de vereniging zal ook het Huishoudelijk Reglement op de website
worden gepubliceerd.
!

Download Report