Handleiding website leden DMHC

Handleiding website leden DMHC
versie 5 september 2014
Inhoud
1
Leden informatie systeem (LISA) .................................................................................................. 1
2
De website .................................................................................................................................... 1
3
Toegang tot Inlog Leden en de DMHC App ................................................................................... 3
4
Inlog Leden .................................................................................................................................... 4
5
De DMHC app ............................................................................................................................... 6
6
Sponsorportaal ............................................................................................................................. 8
7
Vragen? Vragen!............................................................................................................................ 8
1 Leden informatie systeem (LISA)
DMHC maakt al enkele jaren gebruik van LISA, een geautomatiseerd Leden Informatie Systeem. LISA
is de centrale plek binnen de club waar de administratieve werkzaamheden van de vele vrijwilligers
samenkomen. In LISA wordt bijvoorbeeld informatie opgeslagen over
(aspirant)leden, teams, wedstrijden, scheidsrechters, trainingen, materialen
en sponsoren en in de toekomst ook over de prestaties van de selectieteams.
Zo maakt de penningmeester gebruik van LISA voor de inning van de contributie, het
wedstrijdsecretariaat voor het plannen van de wedstrijden en de technische commissie van de
teamindeling en de begeleiding daarvan. LISA is gekoppeld met de Koninklijke Nederlandse
Hockeybond (KNHB) voor de uitwisseling van gegevens over leden en wedstrijden.
LISA biedt tevens mogelijkheden voor de communicatie naar leden via mail of sms, het beheer van
de verenigingsagenda, evenementen en het toevoegen van berichten voor de website. LISA ligt
hiermee aan de basis voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening
binnen onze vereniging. Veel van de informatie die op onze website wordt getoond komt daarom
direct uit LISA.
2 De website
De website (www.dmhc.nl) is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden. Hier
vind je snel en makkelijk informatie over onze vereniging zoals organisatie, teams, wedstrijd- en
trainingsschema, sponsoring, de Club van 100, foto albums, lidmaatschap en vacatures. Je treft
hier geen privégegevens aan of informatie die enkel geschikt is voor leden.
De website kan worden gezien als het centrale communicatiekanaal van de vereniging met haar
leden. De nieuwsitems houden iedereen op de hoogte van de meest actuele zaken. Leden dienen
dus regelmatig de website te bezoeken. Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van
de mogelijkheden vanaf de homepage van de website.
1
DMHC app
downloaden
Menubalk met
toegang tot
andere pagina’s
site
Links social
media DMHC
Zoeken op
de site
Sponsorportaal en
clubshop
Toegang
beveiligde
onderdelen
Actuele
nieuwsberichten
Archief
nieuwsberichten
Sponsorinfo
Wedstrijdverslagen
Fotoalbums
Agenda
Twitterberichten
met #dmhc
2
Vanuit de website hebben leden tevens toegang tot:
 Het voor niet-leden afgeschermde gedeelte van de website: Inlog leden. Hoe je toegang krijgt
tot deze omgeving wordt toegelicht in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 behandelt de mogelijkheden
en het gebruik van Inlog leden. De toegang tot LISA is voorbehouden aan bepaalde leden die
een rol hebben binnen de organisatie van DMHC
 Het sponsorportaal. Dit wordt nader toegelicht in hoofdstuk 6.
 De online Clubshop.
Naast de website beschikt DMHC ook over een eigen app. De DMHC app neemt naast de website
een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen DMHC en is bedoeld voor gebruik op mobiele
apparaten. Meer informatie over de app is terug te vinden in hoofdstuk 5.
3 Toegang tot Inlog Leden en de DMHC App
Het Inlog Leden-deel van de website en de bepaalde informatie binnen de DMHC app zijn alleen
toegankelijk voor leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Mensen die niet
betrokken zijn bij DMHC, zullen geen toegang krijgen tot de informatie binnen Inlog Leden. Om in te
kunnen loggen dien je de beschikking te hebben over een lidnummer en wachtwoord. Dit
lidnummer en wachtwoord kun je dus ook gebruiken voor de DMHC app en het Digitale Wedstrijd
Formulier (DWF). Inloggen in Inlog Leden kan door op de website in de rechterbovenhoek de
betreffende optie te kiezen.
Behoor je tot genoemde doelgroep en heb je geen lidnummer en wachtwoord ontvangen stuur dan
een email naar [email protected] vanaf het email adres dat gebruikt dient te worden met
vermelding van je gegevens (naam, adres, telefoonnummer en email adres). Als je je wachtwoord
bent vergeten kun je via de link in het inlogscherm je wachtwoord opvragen.
Inloggen Inlog Leden
Met je lidnummer en wachtwoord kun je inloggen op Inlog Leden. Door een vinkje te zetten bij
'Onthoud mij!' worden je inloggegevens bewaard en ben je de volgende keer als je de DMHC website
weer bezoekt automatisch ingelogd.
In hoofdstuk 4 worden de mogelijkheden binnen Inlog Leden toegelicht.
3
4 Inlog Leden
Inlog Leden is jouw persoonlijk gedeelte van de DMHC website. Je kunt hier zelf gegevens wijzigen
en hebt toegang tot de voor jou belangrijkste informatie.
Dashboard
Als eerste zie je alle activiteiten voor de komende maand, twee weken, week of dag. Door te klikken
op een event kun je meer details zien. Ben je coach, manager of aanvoerder? Dan kun je ook zelf
een teamactiviteit aanmaken door te klikken op de dag van je keuze.
Je vindt in de menubalk de menuopties Ik, Club en Team. In het midden een vergrootglas om te
Zoeken, als je hier tenminste voor geautoriseerd bent. En aan de rechterkant je Profiel. We zullen de
opties hieronder nader toelichten.
Ik
Hier vind je per team een overzicht. Je vindt hier bijv. de wedstrijddata en –tijden, de uitslagen, het
trainingsschema en bijv. ook de spelerslijsten. Je vindt alle teams waarin je speelt, waar je aan
verbonden bent en ook vind je de teams waarin een gezinslid speelt of dat je als favoriet hebt
aangegeven in bijv. de DMHC app. Ben je bij meer teams betrokken, selecteer dan aan de linkerkant
het team dat je verder wilt bekijken.
Club
Dit onderdeel heeft verschillende submenu’s. Afhankelijk van jouw activiteiten binnen DMHC
kunnen dit zijn:
 Teams - Op deze pagina zie je een lijst van alle teams van de club. Je kunt hier oa. het
trainingsschema, de spelerslijst en het wedstrijdschema terugvinden. Tevens kun je een team
markeren als favoriet zodat de wedstrijden ook in jouw persoonlijke overzicht worden
weergegeven.
 Arbitrage – als je in LISA staat geregistreerd als scheidsrechter zie je deze knop - via deze
pagina zie je een overzicht van de wedstrijden die door scheidsrechters van de club gefloten
moeten worden. Door te klikken op een wedstrijd krijg je meer informatie en kun je jezelf
inplannen.
 Diensten - Op deze pagina kun je jezelf inplannen voor bardiensten op de club.
 Verslagen - Hier kun je de verslagen terugvinden die door de teams zijn geschreven.
 Events - Alle events waar je aan kunt deelnemen worden hier getoond. Na inplannen kun je
eventuele opmerkingen of introducees doorgeven.
 Trainingsschema - Je kunt hier per week het trainingsschema van de club terugvinden.
 Clubagenda - per maand tref je hier de events van de club aan.
 Documenten - hier staan alle documenten die de club vanuit LISA heeft gedeeld met de leden.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan verslagen van de Algemene Leden Vergadering (ALV).
4

Materialen – hier zie je de materialen van de club die in jouw bezit zijn en die zijn uitgegeven
via de Materiaal module van LISA.
Team
hier vind je gedetailleerde en inhoudelijke informatie per team. Denk aan spelerslijsten, takenlijsten
en de e-mailmogelijkheid.
 Spelerslijsten - je kunt hier per persoonlijk team de spelerslijst met contactgegevens
terugvinden. Indien je coach of manager bent kun je de contactgegevens van de teamleden
aanpassen.
 Aanwezigheid - via deze pagina kun je de presentie van jezelf doorgeven voor trainingen en
wedstrijden. Indien je coach of manager bent kun je de presentie van alle teamleden
aanpassen.
 Email team - op deze pagina kun je het hele of een deel van een team een mailtje sturen.
Indien men reageert op het mailtje wordt het antwoord op jouw persoonlijke emailadres
bezorgd.
 Taken - op deze pagina tref je een overzicht aan van de aankomende wedstrijden en de taken
die aan jou of een teamgenoot zijn toebedeeld. Indien je coach, manager of trainer bent van
een team kun je de taken toekennen aan teamleden.
 Geld – LISA omschrijft dit als: ‘Bierpot functionaliteit’. Je kunt het echter ook gebruiken om
bij te houden wie iets betaald heeft of nog moet betalen.
 Verslag invoeren - hier kun je per wedstrijd een verslag invoeren of wijzigen.
 Teamdocumenten - Hier staan alle documenten die binnen het team zijn gedeeld en
geüpload. Je kunt hier onbeperkt bestanden uploaden. Onder de menubalk is het item ‘Voeg
document toe’ verschenen en hier kun je op de gebruikelijke manier uploaden.
 Teamkalender – hier vind je de kalender met overzicht van activiteiten van jouw eigen team.
 TIPS – DMHC gebruikt TIPS om spelers in team te beoordelen. Indien je door de club bent
uitgenodigd om een TIPS beoordeling in te vullen voor het team waar je aan verbonden bent
dan kun je deze hier invullen.
Profiel
Als je bent ingelogd zie je rechtsboven in het scherm je naam staan zodat je kunt zien dat je bent
ingelogd. Hier kun je eventueel ook weer uitloggen. Als je rechts in de menubalk op het shirtje klikt,
heb je de mogelijkheid om enkele persoonlijke gegevens te wijzigen maar ook om jouw wachtwoord
te wijzigen. Jouw profielfoto kun je bijv. via de DMHC app uploaden.
Het is belangrijk om zelf je mailadressen en telefoonnummers actueel te houden! Indien je een
adreswijziging hebt kun je dat hier niet aanpassen en dien je een mail aan
[email protected] te sturen.
Zoeken
Via het vergrootglas kan worden gezocht binnen het ledenbestand van DMHC naar leden, trainers,
coaches, begeleiders en commissieleden. Om privacy redenen is dat alleen voorbehouden aan die
DMHC leden en vrijwilligers die ook over een LISA account beschikken. Veel leden zullen daarom
het vergrootglas ook niet in hun menubalk zien. Gegevens over de organisatie van DMHC vind je
op de website onder ‘Organisatie’ – ‘Wie doet wat?’.
5
5 De DMHC app
De DMHC app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de
communicatie binnen DMHC. Inloggen doe je met de inlogcode die je ook voor
Inlog Leden gebruikt. De mogelijkheden van de app kom je vanzelf tegen als je hem
gaat gebruiken, maar de meest interessante staan hieronder.



Uitslagen snel bekend: het leukst van de app is misschien wel dat de uitslagen direct via het
Digitale Wedstrijd Formulier (DWF) binnenkomen. Uitslagen zijn meteen zichtbaar nadat een
scheidsrechter die heeft ingevoerd. De uitslagen die nog niet 100% zeker zijn, staan als vanouds
weer tussen haakjes.
Koppeling DWF/teammanager: de toegang tot het DWF is een sterk punt van de app: maar 1x
inloggen en vervolgens koppelt hij de app aan de coach of aanvoerder. De coach, begeleider of
aanvoerder heeft dan ook meteen de mogelijkheden van ‘Team’ zoals eerder in deze handleiding
beschreven met bijv. taken, presentie, spelerslijst en contactgegevens. Via ‘push-berichten’ kan
er direct informatie naar teamleden worden gestuurd.
Gezinsagenda: heel handig is de gezinsagenda, die geeft in één overzicht alle hockey-activiteiten
van het gezin voor de komende weken. Met trainingen, wedstrijden (met verzameltijden,
standen, uitslagen, programma), bardiensten, fluitbeurten en team/clubactiviteiten.
De DMHC app is gratis beschikbaar via de ITunes store voor Iphone-bezitters en via Google Play Store
voor Android-telefoons.
In principe is de app zo gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Voor de volledigheid
volgt hieronder een korte functionele beschrijving van de mogelijkheden (versie 2.1.1).
Nieuws



Clubnieuws – is hetzelfde nieuws als ook op de website staat. Je kunt hier ook reageren op
nieuwsberichten. Het toevoegen of verwijderen van nieuwsberichten rechtstreeks in de app
(incl. foto/video) is alleen mogelijk voor leden die hiervoor een aparte autorisatie hebben.
Uitslagen - recente uitslagen via het digitaal wedstrijdformulier.
Hockey.nl - nieuwsberichten van hockey.nl.
Ik




Account – voor het wijzigen van je eigen contactgegevens met een link naar de
ledenadministratie. Je kunt hier ook een foto toevoegen. Via je deze knop kun je ook bij
Berichtgeving de instellingen aanpassen voor het ontvangen van pushberichten voor
afgelastingen, uitslagen en nieuwsberichten. Verder kun je hier Uitloggen en Inloggen.
Team - lijst met spelers en teamondersteuners, inclusief contactgegevens. Hier kun je ook je
team een e-mail sturen.
Wedstrijden – geeft alle wedstrijden van het team, inclusief route, analyse, taken, foto’s,
presentie en een link naar het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF).
Taken – overzicht van alle taken waarbij teamondersteuners ook taken kunnen toevoegen.
Stand – uitslagen, programma, stand in competitie voorzien van logo’s KNHB-partners.
6





Foto’s – alle foto’s die bij het team horen, je kunt hier eigen albums aanmaken en foto’s
toevoegen die direct vanuit de app zijn gemaakt.
Verjaardag – overzicht van verjaardagen van (team)leden.
Geld – ‘bierpot’ functionaliteit, te beheren door teamondersteuners.
DWF – hiermee ga je direct naar het digitaal wedstrijdformulier, ook voor arbitrage.
Presentie – geeft het aan/afwezigheidsoverzicht voor alle toekomstige wedstrijden.
Agenda
Familie-agenda op basis van adres met daarin alle activiteiten die relevant zijn voor het gezin.
Inclusief trainingen, wedstrijden, arbitrage-, bar- en andere diensten. Aangevuld met wedstrijden
van Oranje en belangrijk evenementen zoals de EHL. Per element kunnen er details worden
opgevraagd met bijvoorbeeld informatie over de training (locatie, trainer, tijdstip), wedstrijd
(inclusief programma, route, stand, uitslagen en spelerslijst). Ook kunnen er favoriete teams worden
toegevoegd en is er een export mogelijkheid voor het overnemen van afspraken naar een eigen
agenda op de telefoon.
Club










Agenda –club-agenda
Teams – alle teams van de vereniging, met de mogelijkheid tot het ‘volgen’ van een team.
Standen, uitslagen, programma en spelerslijst per team zijn hier beschikbaar
Wedstrijden – compleet wedstrijdprogramma, inclusief oefenwedstrijden per datum. Te
filteren op thuis/uit, sortering tijd/categorie
Clubs – alle hockeyclubs uit Nederland, inclusief route, contactgegevens en foto’s. Gegevens
zijn door de club zelf te managen.
Acties – specifieke (sponsor)acties van DMHC
Sponsors – complete sponsorlijst, inclusief pagina per sponsor met mogelijkheid tot foto, film
en tekst (en hyperlinks).
Uitslagen – uitslagen van de vereniging direct vanuit het DWF
My Order – Cashless betalen met saldo, opwaarderen en inzien transacties
Clubgids – Gouden gids principe voor de vereniging
Zoek – zoeken door de ledenlijst (alleen voor LISA-gebruikers/organisatie van de vereniging)
Overig


Rabohockey now! - social media overzicht van internationals en hoofdklassespelers
(twitter/foto’s).
Over deze app – geeft nadere informatie over de app zoals het versienummer.
7
6 Sponsorportaal
Het sponsorportaal is een verlengstuk van de website en geeft sponsoren de gelegenheid om zich
optimaal te presenteren. Het SponsorPortaal zorgt ervoor dat sponsoren actiematiger kunnen
adverteren met interessante ledenaanbiedingen. Kijk dus regelmatig op de website wat sponsoren
aan nieuwe en speciale aanbiedingen hebben!
Naast het SponsorPortaal is er nog een speciaal gedeelte voor leden: de ClubMarkt. Hier kun je
onder leden je producten zélf kopen en verkopen. Vergelijkbaar met Marktplaats.nl en met het grote
voordeel dat je binnen de vertrouwde DMHC community blijft!
7 Vragen? Vragen!
Mocht je ondanks deze gebruikershandleiding toch nog vragen hebben over de website, de DMHC
app of een van de ledensystemen, aarzel niet en laat het weten via: [email protected]
8

Download Report