Een WBSO-RDA aanvraag en dan 2014

Een WBSO/RDAaanvraag en dan...
Leidraad voor het gebruik van de WBSO en RDA in 2014
U maakt gebruik van de WBSO en eventueel de
RDA. Dit brengt een aantal verplichtingen met
zich mee. Zo moet u bijvoorbeeld een administratie bijhouden. Ook moet u de gerealiseerde
S&O-uren en kosten en uitgaven doorgeven
aan Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
(RVO.nl). In deze brochure zetten we deze
verplichtingen voor u op een rij.
Een S&O-administratie
Als u van de WBSO gebruik maakt, bent u verplicht een
administratie bij te houden. Zorg ervoor dat u deze administratie
vanaf de start van een project bijhoudt, ook als u nog geen
S&O-verklaring hebt ontvangen. Een goede S&O-administratie
geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard,
de inhoud, de voortgang en de omvang van de uitgevoerde
werkzaamheden. De werkzaamheden die u uitvoert, moeten
overeenkomen met de projecten die RVO.nl heeft goedgekeurd.
De administratie kan bestaan uit verschillende (digitale)
documenten.
• vergaderstukken en rapportages;
• tekeningen;
• correspondentie;
• foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen,
berekeningen;
• etc.
In de S&O-administratie houdt u ook bij op welke dagen en
hoeveel uur per dag een medewerker S&O verricht en aan welk
project hij heeft gewerkt. Zorg ervoor dat de S&O-administratie
klopt met de verlof- en ziekteregistratie.
Op www.rvo.nl/wbso (onder Aangevraagd. En dan?  verplichtingen
WBSO) staat een model voor het bijhouden van de S&O-uren
(model urenstaat).
Een RDA-administratie
Als u van de RDA gebruik maakt op basis van kosten en uitgaven,
bent u verplicht om een administratie bij te houden die per
S&O-project inzicht geeft in de gemaakte kosten en uitgaven
en de daaraan verbonden betalingen. De wijze waarop u de
administratie per project bijhoudt, mag zoveel mogelijk
aansluiten bij wat gangbaar is binnen uw onderneming.
De RDA-administratie kan bestaan uit verschillende (digitale)
documenten:
• offertes;
• opdrachtbevestigingen;
• facturen;
• betaalbewijzen.
Voor RDA-beschikkingen die tot stand zijn gekomen op basis
van het forfait, hoeft geen aanvullende administratie te worden
bijgehouden. Het bijhouden van de S&O-uren is voldoende.
Mededeling
Voor S&O-verklaringen, afgegeven met betrekking tot het jaar 2014
bent u verplicht om een mededeling te doen van de gerealiseerde
S&O-uren. Aan de hand van uw S&O-administratie verifieert
u nogmaals welke medewerkers een echte dienstbetrekking
hebben met uw onderneming (werknemers) en hoeveel S&Ouren zij hebben gerealiseerd voor de goedgekeurde projecten
in de periode waarop de S&O-verklaring betrekking heeft.
Hebt u tevens een RDA-beschikking op basis van kosten en
uitgaven, dan bent ook u verplicht de werkelijk gemaakte
kosten en uitgaven mede te delen. Aan de hand van de RDAadministratie bepaalt u welke kosten en uitgaven u per S&Oproject en per aanvraagperiode hebt gemaakt en betaald.
Tips voor een goede S&O-administratie
• Zorg ervoor dat de S&O-administratie tenminste voldoet
aan de wettelijke eisen. Verder mag u de administratie
naar eigen inzicht opzetten.
• Als u met meerdere ondernemingen aan één gezamenlijk
S&O-project werkt, moet ieder bedrijf een eigen
administratie bijhouden waaruit de eigen inbreng blijkt.
• Als u met meerdere ondernemingen binnen een fiscale
eenheid aan een gezamenlijk goedgekeurd S&O-project
werkt, dan kunt u volstaan met één S&O-administratie.
Wel moet de inbreng per onderneming en per S&Oproject uit deze administratie af te leiden zijn.
• Bundel documenten overzichtelijk per S&O-project.
• Voorzie documenten van datum en naam van de opsteller.
• Maak regelmatig een korte samenvatting.
• Bewaar ook tussentijdse informatie, niet alleen het
eindresultaat is belangrijk.
• Leg binnen tien werkdagen uw gemaakte S&O-uren vast.
Binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal moet
de rest van uw S&O-administratie gereed zijn.
Tips voor een goede RDA-administratie
• Als u met meerdere ondernemingen aan één gezamenlijk
S&O-project werkt, moet ieder bedrijf een eigen RDAadministratie bijhouden waaruit de eigen gemaakte en
betaalde kosten en uitgaven blijken.
• Als u met meerdere ondernemingen binnen een fiscale
eenheid aan een gezamenlijk goedgekeurd S&O-project
werkt, dan moeten de kosten en uitgaven per onderneming
en per S&O-project uit deze administratie af te leiden zijn.
• Bewaar RDA-documenten overzichtelijk per S&O-project.
Wat bewaart u?
• De S&O- en RDA-administratie
(de bewaartermijn is zeven jaar).
• Kopieën van de aanvra(a)g(en), S&O-verklaring(en)
en RDA-beschikking(en).
• De correspondentie met RVO.nl over uw aanvra(a)g(en)
• Eventuele correctie- en/of aanvullende S&O-verklaringen
en correctie- en/of aanvullende RDA-beschikkingen.
Let op
• Ook als u meer uren, kosten en uitgaven hebt gemaakt
dan oorspronkelijk zijn goedgekeurd, moet u de
werkelijke gerealiseerde uren, kosten en uitgaven
mededelen.
• S&O-uren zijn uren van medewerkers die direct
betrokken zijn bij het S&O-project.
• Geen S&O-uren zijn uren voor reizen, beurs- en
congresbezoeken, de projectadministratie, secretaresse,
afstudeerder, stagiair of marketingmanager, installatie
technische werkzaamheden etc.
• Geen kosten en uitgaven voor de RDA zijn kosten en
uitgaven die niet dienstbaar zijn aan eigen S&O.
Hoe moet u een mededeling doen?
U kunt eenvoudig voor de WBSO en RDA een mededeling via
internet indienen. Doe dit wel uiterlijk 31 maart 2015 of, indien
uw laatste beschikking over 2014 pas in 2015 is verstuurd, drie
maanden na de verzenddatum van de laatste beschikking. Doet
u dit niet of niet tijdig, dan moet u er rekening mee houden dat
RVO.nl een boete oplegt. U ontvangt daarover in 2015 bericht.
Tip: Geef gelijk BSN-nummers door
Gaat u een mededeling doen? Geeft u dan ook gelijk de
burgerservicenummers (BSN’s) van uw S&O-medewerkers
uit 2014 door. Deze BSN’s gebruikt RVO.nl om het S&Ouurloon te berekenen voor uw eventuele WBSO-aanvraag
voor 2016. Voor het doorgeven van BSN’s gaat u naar
www.rvo.nl/digitaal-indienen/eloket. Wanneer u BSN’s hebt
aangeleverd, ontvangt u ter informatie in oktober 2015
het berekende S&O-uurloon voor 2016.
Correctie-S&O-verklaring
Voor het deel van de uren dat u niet hebt gerealiseerd, ontvangt
u een correctie-S&O-verklaring met daarin het correctiebedrag.
Indien nodig verrekent u dit correctiebedrag vervolgens in uw
aangifte loonheffingen of inkomstenbelasting.
Correctie-RDA-beschikking
Voor het deel van de uren of kosten en uitgaven dat u niet
hebt gerealiseerd, ontvangt u een correctie-RDA-beschikking
met daarin het correctiebedrag. Indien nodig verrekent u dit
correctiebedrag vervolgens in uw aangifte vennootschaps
belasting of inkomstenbelasting.
Het financiële voordeel verrekenen in uw aangifte
De toegezegde S&O-afdrachtvermindering verrekent u in uw
aangiftes loonheffingen over de aangiftetijdvakken waarop
de S&O-verklaring betrekking heeft. Vanaf het moment dat
u de S&O-verklaring hebt ontvangen, kunt u verrekenen in
de dan nog resterende aangiftetijdvakken. Per aangiftetijdvak
kunt u maximaal een evenredig deel van het nog niet gebruikte
bedrag verrekenen. Als er na afloop van de periode waarop
de S&O-verklaring betrekking heeft dan nog een bedrag aan
S&O-afdrachtvermindering resteert, dan kunt u dit via correctieberichten verrekenen in aangiftetijdvakken binnen de periode
van de S&O-verklaring waarin nog loonheffing is afgedragen.
Als er daarna nog S&O-afdrachtvermindering resteert dan kunt
u dit toepassen in andere aangiftetijdvakken in hetzelfde
kalenderjaar die buiten de periode van de S&O-verklaring vallen.
Dit laatste is vanaf 2014 toegestaan.
Het is niet nodig om de verrekening te baseren op de werkelijk
gerealiseerde uren. Maakt u minder S&O-uren dan zijn toegekend,
dan hoeft u pas na afloop van het kalenderjaar actie te ondernemen
door de gerealiseerde uren tijdig te melden en zo nodig de
correctie-S&O-verklaring die naar aanleiding van uw mededeling
wordt afgegeven te verrekenen. U kunt er ook voor kiezen om
de S&O-verklaring niet geheel te verrekenen. Bent u zelfstandige
en realiseert u 500 S&O-uren of meer dan neemt u de aftrek S&O
op in uw aangifte inkomstenbelasting.
Het toegezegde RDA-bedrag is een aftrekpost op de te betalen
winstbelasting. Maakt u geen winst dan kunt u als inkomsten
belastingplichtige het RDA-bedrag met belastbare winst uit
de drie voorgaande jaren en negen volgende jaren verrekenen.
Als vennootschapsbelastingplichtige kunt u het RDA-bedrag
in het voorgaande jaar en de negen volgende jaren verrekenen.
Voorbeelden over het verrekenen kunt u vinden in de WBSO/
RDA-Handleiding (een PDF staat onder ‘Publicaties’ op
www.rvo.nl/wbso).
RVO.nl controleert
RVO.nl kan bij een controlebezoek (achteraf ) de S&O-werkzaamheden, de S&O-uren en indien van toepassing de kosten
en uitgaven toetsen aan de hand van uw S&O- en eventueel
uw RDA-administratie. RVO.nl gebruikt hierbij ook gegevens
van de Belastingdienst. Bij constatering van fouten in de
S&O- en/of RDA-administratie ontvangt u een correctie op de
S&O-afdrachtvermindering en/of het RDA-bedrag. Naast een
correctie kan RVO.nl ook een boete opleggen. De Belastingdienst
controleert uw aangiftes en toetst of het bedrag van de S&Overklaring en eventueel de RDA-beschikking juist wordt
verrekend.
Voorkom de volgende fouten
• De S&O/RDA-administratie is onvolledig of afwezig.
• S&O-uren zijn niet per persoon, per dag en per project
bijgehouden.
• De kosten en uitgaven zijn niet per project bijgehouden
• Werkzaamheden komen niet overeen met de door RVO.nl
goedgekeurde projecten.
• Er zijn kosten en uitgaven meegenomen die niet
gerelateerd zijn aan de goedgekeurde projecten.
• Er is niet of niet tijdig een mededeling gedaan van
de gerealiseerde uren, kosten en uitgaven.
• Er zijn uren buiten de aanvraagperiode meegenomen
of er is geschoven met uren tussen S&O-verklaringen.
• Er zijn S&O-uren geschreven op verlofdagen en ziektedagen.
• Er zijn S&O-uren geschreven door stagiairs en/of
afstudeerders.
• De S&O-medewerker staat niet op de loonlijst.
Veel gestelde vragen
Wat doe ik een S&O-project niet succesvol verloopt?
U kunt S&O-uren schrijven (en gebruik maken van de WBSO)
ongeacht of u het resultaat bereikt dat u voor ogen hebt.
Dus ook van niet-succesvolle projecten houdt u een S&O- en
een RDA-administratie bij.
De S&O-werkzaamheden gaan niet door, wat moet ik doen?
Na afloop van het kalenderjaar bent u verplicht aan RVO.nl
mee te delen dat u geen uren hebt gerealiseerd.
U ontvangt van RVO.nl een correctie-S&O-verklaring.
Mag ik als ondernemer schuiven met uren tussen goedgekeurde
S&O-projecten?
U mag geen uren schuiven tussen verschillende S&O-verklaringen,
maar binnen een S&O-verklaring wel met de S&O-uren tussen
goedgekeurde projecten. Wanneer u bijvoorbeeld aan een
bepaald project minder tijd besteedt, mag u de resterende
uren van dat project overhevelen naar één of meer andere
goedgekeurde S&O-projecten (binnen dezelfde S&O-verklaring)
die meer uren vragen.
Mag ik als ondernemer schuiven tussen kosten en uitgaven
en tussen perioden?
U mag binnen de RDA schuiven met kosten en uitgaven tussen
goedgekeurde projecten en tevens tussen perioden waarop de
RDA-beschikkingen betrekking hebben in hetzelfde boekjaar.
U ontvangt één correctie-RDA-beschikking per jaar, deze is
nooit hoger dan het totaal van de eerder afgegeven RDAbeschikkingen. U dient wel in uw mededeling per afgegeven
RDA-beschikking de gerealiseerde kosten en uitgaven te melden.
Let op: hebt u een RDA-beschikking op basis van het forfaitaire
tarief (€ 15 per uur als het aantal S&O-uren per kalendermaand
gemiddeld 150 of minder bedraagt), dan bepalen de gerealiseerde
S&O-uren de hoogte van uw eventuele correctie-RDA-beschikking
en is schuiven dus niet mogelijk.
De WBSO en de RDA
De WBSO en de RDA zijn regelingen van het ministerie van
Economische Zaken. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
voert beide regelingen uit.
Met de WBSO kunt u uw loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O, vergelijkbaar met R&D) verlagen. Iedere ondernemer in
Nederland die S&O verricht, kan van de regeling gebruik maken.
Oók als het onderzoek mislukt. U verrekent het voordeel via de
aangifte bij de Belastingdienst. Bedrijven dragen minder loonheffing
af en zelfstandigen krijgen een vaste aftrek.
Meer informatie: www.rvo.nl/wbso
Klant Contact Centrum (KCC)
Telefoon 088 042 42 42 (bereikbaar op werkdagen
van 8.30 uur tot 17.00 uur)
E-mail naar [email protected]
De Belastingdienst
Financiële verrekening
Voor vragen over de financiële verrekening van de WBSO en RDA
kunt u contact opnemen met de Belastingtelefoon, T 0800 0543,
of met het Belastingdienstkantoor waar uw onderneming
onder valt.
Innovatiebox
Bedrijven die gebruik maken van de WBSO kunnen hun R&D-kosten
nog verder verlagen met de RDA (Research en Development Aftrek).
De RDA biedt ondernemers een extra aftrekpost. Aftrekbaar zijn
bijvoorbeeld kosten voor prototypes, proefopstellingen of
onderzoeksapparatuur. U moet de RDA en de WBSO tegelijkertijd
aanvragen in een gezamenlijke WBSO/RDA-aanvraag. U verrekent
het voordeel via de aangifte bij de Belastingdienst.
Meer informatie: www.rvo.nl/rda
Dit is een publicatie van:
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
Prinses Beatrixlaan 2
Postbus 93144 | 2509 AC Den Haag
T +31 (0)88 042 42 42
E [email protected]
www.rvo.nl
Als een R&D-project succesvol is en winst gaat opleveren, kunnen
bedrijven gebruik maken van de innovatiebox. Over de winst die
is toe te rekenen aan de innovatie geldt dan een belastingtarief
van effectief 5% in plaats van 20 of 25%. Bedrijven moeten voor
het project wel een octrooi of S&O-verklaring (WBSO) hebben.
Meer informatie kunt u vinden op de website van de
belastingdienst > zakelijk > winst > vennootschapsbelasting.
Andere interessante regelingen
Energie Investeringsaftrek (EIA)
Fiscaal voordelig investeren in energiezuinige systemen
en -technieken en duurzame energie
www.rvo.nl/eia
Milieu Investeringsaftrek (MIA) en Vamil
© Rijksdienst voor Ondernemend Nederland | februari 2014
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) stimuleert
ondernemers bij duurzaam, agrarisch, innovatief en internationaal
ondernemen. Met subsidies, het vinden van zakenpartners,
kennis en het voldoen aan wet- en regelgeving. Rijksdienst voor
Ondernemend Nederland is onderdeel van het ministerie van
Economische Zaken. De organisatie bestaat sinds 2014 en is
ontstaan uit een fusie van Agentschap NL en Dienst Regelingen.
Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samen
gesteld kan Rijksdienst voor Ondernemend Nederland geen enkele
aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Niets uit deze
uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door
middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze
ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Fiscaal voordelig investeren in milieuvriendelijke systemen
en -technieken
www.rvo.nl/miavamil
Innovatiefonds MKB+
Het Innovatiefonds MKB+ ondersteunt innovatieve ondernemers
met drie financieringsinstrumenten: het Innovatiekrediet, de SEED
Capital-regeling en Fund-of-Funds
www.rvo.nl/innovatiefonds-mkb
BMKB
Bankkrediet met gunstige voorwaarden
www.rvo.nl/bmkb
Overige ondernemersondersteuning
www.rvo.nl/ondernemingsfinanciering

Download Report