Verslag ALV 2013-2014 - Pandergroep Scouting Abcoude

Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
Verslag Algemene Ledenvergadering 2013-2014
Pandergroep Scouting Abcoude
d.d. 25-juni-2014
1
Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
Aanwezig Pandergroep: Erik de Otter (voorzitter), Frans Cornelissen (penningmeester), Arthur
Reuling (groepsbegeleider),Kai de Bruin (gebouwbeheerder), Suzanne Bank (secretaris),
Jeffrey Merkus, Wesley Vermeulen, Lisan Nagel, Boudewijn Oudemans, Wijnand de Graaf,
Sjoukje van de Pool
Aanwezige ouders / leden: Ron van Soest, Carolien Dammers, Rob Niekus, Ans Roest, Sascha
de Otter, Michel Geurten en Sietse Bakker
Opening en welkom
Erik de Otter opent de vergadering. Iedereen stelt zich voor.
1. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken of andere vergaderpunten te melden.
2. Notulen ALV/ groepsraad 25 juni 2013
Er zijn geen opmerkingen op de notulen. Deze zijn vastgesteld.
3. Jaarverslagen
3a Bevers
Goed jaar. In aanvulling op het geschrevene, hebben de Bevers ook nog een bever-doedag gehad afgelopen weekend, zo vertelt Sjoukje. Dat was een succes.
3b Welpen
Jeffrey vertelt dat de welpen ook een succesvol jaar hebben. Helaas met een afscheid van
Jolien Verwey. Zij hebben deelgenomen aan de regionale dag met andere welpen, dat was
erg leuk!
3c Scouts
Boudewijn licht toe dat de Scouts dit jaar meer gewerkt hebben aan de echte
Scoutingtechnieken zoals pionieren en vuur bouwen. De eerste toren van de Scouts is te zien
op het terrein en de installatie is bovenop de toren gehouden. Dat vonden de kinderen heel
erg leuk! De welpen komen een opkomst kijken en dan gaan de twee speltakken samen het
eigen gemaakte ijs opeten. Vieren van Sinterklaas wordt in ere hersteld met een weekend.
3d Zeeverkenners
Vanuit de Zeeverkenners vertelt Wesley dat er nog een aantal leuke opkomsten zijn toe te
voegen aan het jaarverslag. Zoals deelname met 2 boten aan de nationale zeilwedstrijden in
Harderwijk, waarvan 1 boot in de hoofdklasse. Ze mogen dit jaar wéér, maar de kosten voor
het weekend zijn erg hoog en de deelname is daarmee geen garantie, helaas. Ook
praktisch gezien is het lastig. Want de boten moeten met een trailer daar naartoe.
Verder is ook op Panderhorst een Sinterklaasopkomst gehouden met surprises. Onderhoud
aan de boten was minder groot op het programma, Wesley was als schipper minder
aanwezig omdat hij zelf op zee zat, maar dat wordt voor volgend jaar een groter deel van
de tijdsbesteding.
Het eiland, Ahoy, waar de Zeeverkenners op zitten is aan het afslaan. We zijn op dit moment
in onderhandeling met de verhuurder hoe we dat kunnen oplossen. Ron vertelt dat de
gemeente voor 2015-2016 eilanden wil aanpakken om te verstevigen. Daar kijken wij
inderdaad ook naar, maar de actie voor ons eiland is eerder nodig.
Zoals het nu gaat, draaien de Zeeverkenners goed.
3e STAM
De Stam is voor oud-leiding en oud-leden die nog graag bij Scouting Abcoude betrokken wil
blijven. Ze komen maandelijks bij elkaar. Boudewijn licht toe. Er zijn veel leuke bijeenkomsten
gehouden met een nog te komen de dag op de plassen als afsluiter van het seizoen. De
Stam zoekt nieuwe leden, omdat er minder leden zijn dan vorig jaar. Elaine en Annelies zijn
2
Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
afgelopen jaar gestopt en Arthur en Boudewijn hebben hun taken overgenomen. De huidige
secretaris wil graag een opvolger voor deze taak.
3f Groepsbegeleider
Groepsbegeleider Arthur vraagt de speltak-leiding om de maand bij elkaar om te horen wat
er speelt binnen de groepen. Daarnaast koppelt hij mededelingen, besluiten en vragen
vanuit het bestuur terug. Grote, speltakbrede, opkomsten worden door Arthur begeleid. Ook
werving is een groot agendapunt omdat we hard op zoek zijn. Vooral voor de Bevers! We
blijven op zoek, dus laat iedereen weten dat we leiding zoeken! Lukt het niet om nieuwe
leiding te werven voor deze groep, dan zal het bestaan van de bevers heroverwogen
moeten worden, op één leiding draaien kan niet. Arthur heeft een informatiepakket
samengesteld voor nieuwe leden en vrijwilligers met allerlei informatie over de groepen, het
lidmaatschap en wat te verwachten.
4 Panderhorst; verslag gebouwbeheerder
Het nieuwe clubgebouw vraagt gelukkig nog niet om veel onderhoud, maar dat neemt niet
weg dat er nog veel te doen is. Vooral buiten. Er zijn nieuwe technische middelen gekomen,
zoals licht en geluid, gesponsord door Laurens Geerlings. Er wordt wel gezocht naar een
nieuwe gebouwbeheerder, want er blijft veel werk te verzetten, naast de klusdagen die
regelmatig plaatsvinden. De rol van verhuurder is inmiddels vervuld door Sascha de Otter.
Het terrein blijft een aandachtspunt. Waternet heeft het plan om de dijk rondom ons terrein
te verhogen. Dat hebben ze uitbesteed aan Grondmij. Wij zijn nu in onderhandeling met
Grondmij. Een van de dingen die we al hebben weten te bereiken is dat het gehele grasveld
opgehoogd wordt, ipv een deel waardoor een hoge bult zou ontstaan midden op het
grasveld. Ron van Soest is hierin adviseur voor onze vereniging en voegt daar heel veel
waarde toe. De materialen die wij hebben zijn voor Grondmij niet zoveel waard, maar voor
de Pandergroep wel en daar ligt nu de afstemming. Het terrein is eigendom van de
Pandergroep, daarom hebben wij wel wat te vertellen. De gemeente heeft geen invloed
meer in de gesprekken. Wij worden behandeld als een particuliere eigenaar en regelen zelf
onze onderhandelingen. Het jammere is dat wij ons terrein nu niet willen aanpakken om
geldverspilling te voorkomen, maar Grondmij en Waternet stellen steeds hun plannen uit,
waardoor we per saldo nog steeds met een terrein zitten waar we niet tevreden mee zijn.
Grondmij is bezig met onderhandelen en onze ALV is namens de Pandergroep
stemhebbende. Het bestuur heeft daartoe goedkeuring van de ALV nodig om de afspraken
met de Grondmij te kunnen maken als die uitonderhandeld zijn.
Het bestuur vraagt de ALV om mandaat voor tekenbevoegdheid om deze afspraken te
ondertekenen. Het bestuur zal zijn uiterste best doen om het beste voor de Pandergroep uit
te onderhandelen met ondersteuning van de adviseurs (mensen die verstand hebben van
zaken; Ron van Soest en Jos Eveleens). Ron voegt toe; mensen kunnen altijd mede-advies
geven indien gewenst, we willen de definitieve afspraken ook via de mail rondsturen om nog
verbeterpunten te kunnen toevoegen. Dit wordt als plan aanvaard.
 Wie is voor dit mandaat afgeven aan bestuur om afspraken met Grondmji/ Waternet
te ondertekenen: Mandaat is vergeven door de ALV.
5 Donateurs
Arthur vertelt dat wij gebruik maken van donateurs. Dat geld is meer dan welkom! Er wordt
gevraagd of er ook donateurs in natura bestaan en of daar een lijstje van is. Dat is nu niet het
geval, maar daar kunnen we zeker naar kijken. Een verlanglijstje kunnen we opstellen en
delen met de leden. Arthur zal daar naar kijken.
6a Toelichting jaarrekeningen
De manier waarop de vereniging werkt is dat iedere speltak zijn eigen rekening beheert.
Daarmee hebben we dus ook voor elke speltak een eigen balans.
Ons grootste goed is het gebouw, dat is op dit moment nieuw en mooi en staat voor slechts €
1,- op de balans. We tonen daardoor een relatief gering eigen vermogen.
We hebben in 2013 voor het eerst sinds de brand in 2010 een normaal een jaar gehad. Nu is
ook weer in de boekhouding te zien dat we in een normaal jaar circa € 30.000,- ontvangen
3
Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
en uitgeven. Het jaar 2012 was immers niet representatief omdat de afbouw van de nieuwe
ark in dat jaar is verwerkt. Het jaar 2013 was zelfs eigenlijk beter dan normaal. Waarom? Er
waren in 2013 geen speciale kosten zoals het openingsfeest in 2012 en kosten voor de
herbouw van de ark uit het lopende budget. Ook hebben sommige acties in 2013 veel
opgebracht zoals de kaarsenactie van de Zeeverkenners. Er waren goede huuropbrengsten,
terwijl deze er de afgelopen jaren er wegens de herbouw er niet meer waren. We hebben
echter een algemene reserve gevormd van €5.000 om kosten te kunnen dragen voor
opknappen van het terrein en het onderhoud aan Ahoy dat eraan zit te komen. We hebben
nog een tegoed van de Rabobank van € 2.500,- voor het opknappen van het terrein, maar
we lopen tegen de deadline aan, omdat dit geld besteed dient te worden voor 1 oktober.
Wij wachten echter op het startpunt van de Dijkverzwaring, anders is het verkwisting van
geld. We hebben eenmalig al uitstel gekregen en misschien vragen we daar nog een keer
uitstel voor.
De vraag komt of de Rabobank wellicht een pro-forma factuur accepteert Dat is zeker een
overleg waard en willen we gaan proberen. Inzetten voor het eiland is niet zomaar mogelijk,
omdat het geld omschreven is om te besteden aan het terrein van Panderhorst en aan die
afspraak willen we zeker voldoen! We kunnen wel denken aan inkoop van materiaal wat
later geplaatst kan worden. We hebben nog tot 1 oktober en we zien nog wel mogelijkheden
om het in te zetten en na te gaan hoe hard de deadline is. We willen uiteraard voorkomen
dat dit geld ‘kwijtraakt’.
Waarom zijn alle losse balansen? Het werk is daardoor verdeeld. We hebben daar wel naar
gekeken het afgelopen jaar. Enerzijds moet één iemand alle tijd investeren en anderzijds is
diegene niet volledig op de hoogte van wat er nodig is per speltak. Er wordt centraal geïnd
wat er nodig is voor de gezamenlijke lasten, maar de reguliere uitgaven van de speltak is
efficiënter als elke speltak dat zelf doet. Er wordt wel toezicht gehouden op de kassen van de
speltakken. Bijvoorbeeld uitgaven boven bepaalde bedragen moeten goedgekeurd worden
door de penningmeester van de vereniging. Dit jaar zijn de regels duidelijker op papier gezet
we behouden de inrichting die we hadden, maar afspraken zijn verscherpt.
Opmerking: een pluim voor de Zeeverkenners; van een dikke min naar een mooie plus! Goed
gedaan. De penningmeester van de Zeeverkenners is niet aanwezig, maar Wesley vertelt dat
er goede verkoop van de Kaarsenactie is geweest. Helemaal opverkocht, inclusief restant
van vorig jaar is verkocht. Dat is een top-resultaat! Ook de Jantje Beton-actie heeft goed
gelopen. En er zijn wat minder uitgaven geweest aan de boten, maar die kosten zullen wel
gemaakt moeten worden. Het balansbedrag is heel mooi, maar gezien de komende kosten
voor Ahoy zal dat voor het lopende jaar anders zijn. Daar vallen bedragen van 20.000 tot
30.000 en dat zijn enorme bedragen voor ons.
Het probleem is acuut en we zijn bezig met offertes van lokale partijen om zo een goede
deal te kunnen sluiten. Het aanvragen en wachten op een bijdrage van de gemeente lijkt
ons te onzeker en snel te lang duren. We moeten in de gaten houden dat wij de
investeringen die wij moeten doen nog wel ‘terugverdienen’. We hebben geen afspraken tot
wanneer we mogen huren en wat de huurprijs zal worden, daarom vinden we het moeilijk
om in te schatten hoeveel geld hierin geïnvesteerd moet worden om het voor ons reëel te
houden. Ouders zijn bij dezen uitgenodigd om mee te denken over de onderhandelingen,
het is een complex geheel waarbij we meerdere mogelijkheden bekeken hebben, dat gaat
te diep voor deze vergadering.
Bij het resultaat staat nog ‘subsidie gemeente Abcoude’, dat moet zijn Ronde Venen. Dat
staat ook bij de begroting. Frans zal dit aanpassen.
De subsidie moet jaarlijks aangevraagd worden. De gemeente vraagt daartoe een
jaarverslag, verantwoording over het afgelopen jaar en aanvragen voor het komende jaar.
De subsidiepot wordt minder, maar we zijn blij dat we iets krijgen! Gelukkig zijn we vrij
zelfstandig, hoewel de subsidie heel welkom is, kunnen we de mindering wel opvangen als
het echt zou moeten. Wellicht moet dan wel de contributie omhoog.
Het totaaloverzicht van het aantal leden is te vinden op blz 30; het ledental schommelt al
jaren rond de 100 (dat is inclusief de leiding en bestuur). Is er een trend te zien? De trend is
dus dat het stabiel blijft en in tegenstelling tot de dalende trend bij sommige andere
4
Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
scoutinggroepen. We lopen nu wel het risico dat we dalend worden omdat de Bevers
misschien moeten stoppen in dit jaar. De Bevers kennen een grote instroom en die verzorgen
de stabiliteit van de rest van de vereniging. Het zou dus heel jammer zijn als die groep
ophoudt te bestaan.
6b Verslag kascommissie
De kascommissie heeft schriftelijk aangegeven dat zij akkoord zijn.
De kascommissie heeft aangegeven dat zij nogmaals willen deelnemen; Jos Eveleens,
Fredericke Hannes en Peter Woorts. Peter Woorts is ook ons contact met de Rabobank en
heeft aangegeven dat hij voor het laatst mee wil doen. Als het nuttig is, dan is Michel
Geurten beschikbaar.
6c Goedkeuring van resultaten en baland
 Bestuur vraagt ALV om decharge voor het bestuur: aangenomen
7a Toelichting van begroting
Er zitten geen verassingen in de begroting. De begroting zoals nu voorgesteld komt zonder
subsidie in de min. Met de subsidie komen we ongeveer op 0 uit.
Het eiland staat er niet in, omdat we daar geen bedragen voor kunnen geven (eerder al
toegelicht). Voor het terrein van Panderhorst gaan we ervan uit dat (een deel van) de
voorziening van €5000 dekkend is, waarvoor we ook nog de toezegging van de Rabobank
hebben. Als de kosten voor het eiland veel hoger komen te liggen, zullen we dat elders
vandaan moeten halen, want dat hebben we niet. De ontwikkelingen rondom het eiland zijn
ná het opstellen van de begroting gekomen en zijn er pas bedragen genoemd toen deze al
gemaakt was. Het is verstandig om daar in de begroting toch rekening mee te houden. Het is
een kwestie die al 10 jaar speelt, maar nu wordt er over concrete bedragen gesproken en
daarom is het wel reëel om er nu toch wat mee te doen. De penningmeester zegt toe dit in
het volgende verslag (over 2014) te doen.
7b Goedkeuring van begroting
 Bestuur vraagt ALV goedkeuring van de begroting: aangenomen.
8 Verantwoording en verkiezing van bestuursleden
We hebben 6 actieve leden, waarvan 1 vertrekkend.
We zoeken nog een 7e lid. Dit jaar zijn de resterende leden allemaal nog een jaar inzetbaar.
We hebben ons ingezet voor de vereniging op meerdere gebieden, al dan niet met behulp
van adviseurs. We blijven ons extra inzetten voor werving van leiding.
 Bestuur vraagt decharge voor het gevoerde bestuursbeleid: aangenomen.
In onze zoektocht naar een nieuwe gebouwbeheerder hebben zich 2 interne kandidaten
gemeld. In de aanloop naar deze bijeenkomst heeft het bestuur nog geen gesprek met
beide kandidaten gehad. Dat betekent dat we nu niet kunnen kiezen op de ALV voor een
concreet persoon, dan moeten we het officiële besluit een jaar uitstellen. Het bestuur stelt
voor: we houden gesprekken en maken plannen met de 2 kandidaten en vragen volgend
jaar mandaat voor de toetreding. Dan hebben we het komende jaar een aspirant
gebouwbeheerder. Kai blijft als oud-gebouwbeheerder betrokken voor de verbetering van
het terrein. Dit was ook onderdeel van het plan van een van de kandidaten. Hij wil meer
groepen inrichten om de klussen te verdelen met als eind-verantwoordelijke naar het bestuur
de gebouwbeheerder.
Kai treedt officieel af als bestuurder, maar treedt aan als adviseur. Hij heeft dus geen
stemrecht meer. We houden dan 5 stemgerechtigde bestuursleden over. Mbt de
dijkverzwaring hebben de voorzitter, penningmeester en secretaris tekenbevoegdheid, dus
daar hebben we geen issue.
5
Pandergroep Scouting Abcoude
Horn 8
1396 HT Baambrugge
We zoeken dus, naast gebouwbeheerder, nog een extra bestuurslid, bij voorkeur iemand
vanuit de ouders.
De wettelijke vertegenwoordigers van de kinderen zijn verouderd. We zijn op zoek naar
nieuwe vertegenwoordigers. Die worden per direct gemeld:
- Michel Geurten (Bevers)
- Ron van Soest (welp)
- Sascha de Otter (scout)
- Ans Roest (zeeverkenner)
9. Rondvraag
Wijnand: Wat is er aan de hand met de Waterleiding op het terrein? We hebben
toestemming verleend om de waterleiding op te leggen middels opstalrecht. Maar
wanneer daar wat mee gebeurt, dat weten wij ook niet.
- Michel: Een aantal ouders hebben aangeboden om per toerbeurt te helpen bij de
Bevers. Als er in september geen leiding bijgekomen is, dan houdt de speltak op te
bestaan vanaf de herfstvakantie. Tot die tijd is alle hulp welkom en is het inzetten van
ouders wellicht ook een oplossing in de zoektocht! Sjoukje en Michel kunnen zaterdag
de lijst daarvan bekijken.
6

Download Report